a/ Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch: Đối với Bảng Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch do
phịng đào tạo và phịng quản lý đào tạo khơng chính quy lập ra, các số liệu dự tốn về chỉ tiêu tuyển sinh ở các bậc học được lấy bằng với số liệu tuyển sinh của năm hiện tại khơng được ước tinh theo nhu cầu thực tế và khơng cĩ sự xem xét đến quy mơ phát triển của từng ngành, phương pháp lập này chưa tính đến chiến lược phát triển về quy mơ đào tạo của trường trong tương lai. Điều này là hồn tồn khơng phù hợp với tình hình thực tế tại Nhà trường.
b/ Báo cáo quy mơ đào tạo năm kế hoạch theo lĩnh vực:Do số sinh viên dự kiến tuyển
mới được lấy theo chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch, mà chỉ tiêu tuyển sinh năm KH chưa được ước tính một cách phù hợp nên điều này ảnh hướng đến việc tính tốn quy mơ đào tạo dự kiến.
c/ Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm kế hoạch:Lệ phí tuyển
sinh ước tính năm KH được lấy bằng số lệ phí tuyển sinh của năm HT; trong khi đĩ, một thực tế là lệ phi tuyển sinh sẽ thay đổi theo số lượng tuyển sinh và tình hình chi phí thực tế phát sinh.
Mức chi cho 1 SV do kế tốn trưởng ước lượng dựa vào số liệu của các năm trước cĩ điều chỉnh tăng thêm, tuy nhiên, số tiền tăng thêm này là chưa cĩ căn cứ để tính tốn.
d/ Thực hiện nhiệm vụ thu sự nghiệp mang tính chất kinh doanh khơng thuộc nguồn
thu NSNN năm hiện tại và năm kế hoạch: Nhà trường khơng ước tính số thu theo nguồn thu
hiện cĩ, mà tổng số thu được ước tính bằng cách lấy bằng với số dự tốn được giao ở năm hiện tại trong khi trên thực tế, Nhà trường cĩ rất nhiều các nguồn thu như: Thu hợp tác đào tạo quốc tế, thu ký túc xá, thu lãi ngân hàng, thu mặt bằng, thu đào tạo ngắn hạn, thu tài trợ bằng hiện vật…
e/ Thực hiện nhiện vụ thu, chi ngân sách năm hiện tại và kế hoạch năm kế hoạch:
Nhìn chung, hiện nay việc lập dự tốn của Trường Đại học SPKT TP. HCM chủ yếu được thực hiện bằng cách ước lượng số thực hiện thu, chi năm báo cáo rồi nhân với tỷ lệ phần trăm (%) nhất định để ra được dự tốn thu, chi năm dự tốn. Khi dự tốn các nhu cầu chi hoạt động nghiệp vụ, Nhà trường khơng dự tốn một cách khách quan mà chỉ thực hiện ước tính dựa
trên kinh nghiệm quản lý Trưởng phịng KHTC đã cĩ, dựa trên số liệu của quá khứ và số dự tốn được giao của năm hiên tại, kết hợp với tầm nhìn về những định hướng phát triển của Nhà trường, rồi sau đĩ sẽ thuyết phục BGH ký dự tốn để chuyển ra Bộ Giáo dục và Đào tạo. Điều này đã làm cho việc dự tốn của trường Đại học SPKT TP. HCM cịn mang tính chủ quan và cảm tính. Cĩ một số các nội dung thuộc phạm vi kiểm sốt của các phịng ban khác và các khoa nhưng Trưởng phịng KHTC vẫn tự thực hiện ước tính dự tốn mà khơng cĩ sự tham khảo ý kiến thực tế, cụ thể là các nội dung về: cơ sở vật chất (mua sắm, sửa chữa, duy tu tài sản phục vụ chuyên mơn), nhu cầu chi tiêu (văn phịng phẩm và dụng cụ văn phịng, thơng tin, liên lạc, tuyên truyền), …. Một số các số liệu được đưa ra thiếu căn cứ vì hồn tồn khơng cĩ thuyết minh cơ sở tính tốn, ví dụ con số 15% tính thêm so với dự tốn được giao trong năm hiện tại đối với các nhu cầu chi hoạt động nghiệp vụ là chưa khoa học và hợp lý, vì nĩ khơng xuất phát từ nhu cầu chi tiêu dự kiến của các đơn vị trong tốn trường, và nhu cầu chi tiêu đối với những lĩnh vực khác nhau trên thực tế sẽ phải cĩ sự tăng giảm khác nhau. Một số chỉ tiêu được tính bằng với năm hiện tại là khơng cĩ khoa học vì chắc chắn các chi phí này phải thay đổi khi mức độ hoạt động của Nhà trường thay đổi.
Tĩm lại: Trường Đại học SPKT TP. HCM mặc dù là một trường đại học cĩ quy mơ lớn và lâu đời nhưng vẫn cịn tồn tại một số những mặt hạn chế nhất định trong mơ hình, quy trình và cơng tác lập các dự tốn ngân sách. Nhà trường cịn chưa chú trọng và chưa cĩ sự quan tâm đúng mức đến cơng tác lập dự tốn, sự thiếu các hướng dẫn chi tiết đã gây ra những khĩ khăn cho việc thiết lập dự tốn. Các báo cáo do các phịng ban lập ra vẫn cịn chậm tiến độ và hết sức sơ sài, mang tính đối phĩ. Quy trình lập dự tốn chưa cĩ sự tham gia của các khoa. Ngân sách phần nhiều do trưởng phịng KHTC lập nên dựa trên số liệu quá khứ và kinh nghiệm quản lý nên thiếu tính thực tế và khơng khả thi.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2: Trong chương 2 của luận văn, tác giả đã nghiên cứu hai nội dung chính: Tìm hiểu tổng quan về trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM (quá trình hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ và sứ mạng; tổ chức bộ máy quản lý tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM; đánh giá chung về tình hình hoạt động và phương hướng phát triển của Nhà trường); phân tích thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại trường Đại học SPKT TP. HCM về mơ hình dự tốn ngân sách; quy trình lập dự tốn ngân sách ở các giai đoạn chuẩn bị, lập dự tốn và theo dõi dự tốn; thực trạng cơng tác lập các dự tốn ngân sách tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM. Qua đĩ, tác giả đã đánh giá những ưu và nhược điểm của cơng tác lập các dự tốn ngân sách tại Nhà trường. Với những nhược điểm cịn tồn tại trong cơng tác lập các dự tốn ngân, Trường Đại học SPKT TP. HCM cần thiết phải hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách.
CHƢƠNG 3: HỒN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT TP. HCM. 3.1 Quan điểm và nguyên tắc hồn thiện:
3.1.1 Quan điểm hồn thiện:
Hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách trên cơ sở phù hợp với cơ chế quản lý và các chính sách, quy định của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và đào tạo; phù hợp với những đặc điểm và tình hình hoạt động của Nhà trường.
Hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách trên cơ sở kế thừa và khơng phủ nhận tồn bộ hệ thống dự tốn ngân sách cũ. Tuy nhiên, cơng tác dự tốn ngân sách chưa được tổ chức tốt tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM nên sẽ hồn thiện lại từ đầu của qui trình dự tốn ngân sách, tổ chức lại cơng tác dự tốn ngân sách tại Nhà trường để các báo cáo dự tốn ngân sách thực sự hữu ích cho cơng tác quản lý trong tồn trường.
Hồn thiện hệ thống các báo cáo dự tốn dựa trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích cho việc lập dự tốn ngân sách. Lập dự tốn ngân sách sao cho ít tốn thời gian, tiền bạc và cơng sức nhất nhưng mang lại lợi ích cao nhất cho Nhà trường.
Hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách dựa trên sự quan tâm đến nhân tố con người trong việc lập dự tốn bởi đây là nhân tố rất quan trọng. Khi các tổ chức xây dựng dự tốn ngân sách, khơng nên chỉ quá tập trung vào việc áp dụng các kỹ thuật tính tốn, mà cần phải quan tâm và xem xét đến nhân tố con người, bởi vì dự tốn ngân sách cĩ vai trị động viên và tạo sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức nhằm hướng đến mục tiêu chung. Một dự tốn ngân sách thành cơng phải được sự chấp thuận và ủng hộ của lãnh đạo các cấp trong tổ chức. Nếu lãnh đạo các bộ phận thiếu quan tâm đến dự tốn ngân sách hoặc xem dự tốn ngân sách chỉ mang tính hình thức, thì họ sẽ tỏ thái độ thiếu nhiệt tình trong việc xây dựng và thực hiện dự tốn ngân sách. Cơng tác lập dự tốn địi hỏi người lập dự tốn phải cĩ đủ hiểu biết, kinh nghiệm, khả năng dự đốn các doanh thu và các khoản chi phí cĩ thể phát sinh. Trong quá trình xây dựng và thực hiện dự tốn ngân sách, nhà quản trị khơng nên gây áp lực căng thẳng đối với nhân viên. Nếu dự tốn ngân sách được xây dựng khơng hợp lý, cĩ thể dẫn đến tình trạng căng thẳng, hồi nghi hay chống đối từ phía các nhân viên, thay vì cùng nhau hợp tác để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức; bên cạnh đĩ việc gây áp lực đến nhân viên buộc họ phải đạt được mục tiêu mà dự tốn đề ra bằng mọi giá sẽ làm nảy sinh những tiêu cực khi nhân viên tìm mọi cách, kể cả gian dối, thậm chí cĩ động cơ “bĩp méo” số liệu để đạt được mục tiêu của dự tốn ngân sách. [19]
3.1.2 Nguyên tắc hồn thiện: Hồn thiện hệ thống dự tốn NS cần dựa trên các nguyên tắc: + Lập dự tốn ngân sách phải chú trọng đến nguyên tắc ngày càng phát triển trong + Lập dự tốn ngân sách phải chú trọng đến nguyên tắc ngày càng phát triển trong tương lai của Nhà trường, và sự phát triển này là sự phát triển cĩ trọng tâm, khơng được mang
tính dàn trải, cào bằng, cần chú trọng nhiều hơn đến quy mơ phát triển và tính hoạt động hiệu quả của Nhà trường.
+ Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải thu hút mọi người, mọi bộ phận tham gia. Dự tốn ngân sách khơng phải là cơng việc riêng của trưởng các đơn vị. Tất cả các bộ phận, phịng ban, khoa đều tham gia vào cơng tác lập dự tốn ngân sách nhằm đưa ra các thơng tin trên các báo cáo dự tốn ngân sách chính xác nhất với bộ phận mình phụ trách.
+ Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải đảm bảo nguyên tắc khơng nĩng vội khi dự tốn ngân sách. Các bộ phận tham gia lập dự tốn ngân sách phải cần cĩ thời gian để thu thập tất cả các thơng tin hữu ích cho việc lập kế hoạch và dự tốn ngân sách cho Nhà trường để cĩ thể lập ra những báo cáo dự tốn ngân sách cĩ tính thực tế. Các chỉ tiêu, thơng tin trên các báo cáo dự tốn ngân sách cĩ liên quan chặt chẽ với nhau, vì vậy chỉ cần một bộ phận đưa ra các chỉ tiêu dự tốn ngân sách khơng phù hợp sẽ làm ảnh hưởng đến các thơng tin, các chỉ tiêu trên các báo cáo dự tốn ngân sách khác.
+ Hệ thống chỉ tiêu ngân sách được xây dựng riêng cho từng quá trình, chi tiết cho từng nội dung. Mục tiêu của dự tốn ngân sách phải mang tính vừa sức nhằm tạo động lực cho nhân viên thực hiện mục tiêu mà dự tốn ngân sách đề ra. Nếu mục tiêu từ dự tốn ngân sách là quá cao, nhân viên sẽ buơng xuơi khi biết rằng, mục tiêu là khĩ đạt được; ngược lại, nếu mục tiêu là quá thấp, họ sẽ khơng cĩ động cơ phấn đấu. [3]
+ Dự tốn ngân sách được lập cho cả năm. Để việc lập dự tốn chính xác và cĩ tính khả thi thì Nhà trường sẽ căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn năm trước và các yếu tố ảnh hưởng của năm tiếp theo để lập dự tốn.
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM
3.2.1 Hồn thiện mơ hình lập dự tốn ngân sách: Việc xây dựng dự tốn ngân sách cần phải cĩ sự tham gia của tất cả các đơn vị trực thuộc trường. Nghĩa là, đối tượng lập dự tốn cần phải cĩ sự tham gia của tất cả các đơn vị trực thuộc trường. Nghĩa là, đối tượng lập dự tốn khơng chỉ là các phịng ban, mà cần cĩ sự tham gia của các bộ phận khác như các trung tâm và các khoa trong trường. Các đơn vị trực thuộc trong trường cần cung cấp kịp thời và đầy đủ nguồn lực, thơng tin cần thiết cho dự tốn nhân sách. Mơ hình mới cĩ điểm tiến bộ hơn so với mơ hình cũ là: bổ sung và quy định rõ đối tượng lập dự tốn là:
Tất cả các đơn vị trực thuộc cĩ sử dụng kinh phí của trường phục vụ cho các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;
Các tổ chức đồn thể cĩ sử dụng kinh phí hàng năm;
Các đơn vị sự nghiệp cĩ thu (cĩ dấu trịn, khơng dấu trịn) và các đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc trường.
BAN GIÁM HIỆU
Với việc tham gia xây dựng dự tốn của tất cả các đơn vị trong trường sẽ đảm bảo cho dự tốn ngân sách của năm kế tiếp bám sát yêu cầu thực tế từ các đơn vị cơ sở, do đĩ dự tốn ngân sách cĩ độ tin cậy và chính xác cao. Dự tốn ngân sách tổng hợp được căn cứ trên số liệu dự tốn chi tiết của các đơn vị nên bản dự tốn cĩ cơ sở và cĩ tính thống nhất cao Kế hoạch tài chính được xây dựng cho các hoạt động sẽ gĩp phần vào việc bảo đảm chất lượng tồn diện của nhà trường. Bên cạnh đĩ, việc tham gia vào quá trình lập và kiểm sốt ngân sách cịn giúp thúc đẩy nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo các đơn vị trong việc thực hiện các mục tiêu của Nhà trường, các phịng ban và các khoa sẽ thực hiện KH một cách chủ động hơn, thoải mái hơn và tính hiệu quả sẽ cao hơn. Ngược lại, nếu cĩ những biến động xảy ra trách nhiệm trước hết là ở các đơn vị.
3.2.2 Hồn thiện qui trình dự tốn ngân sách:
Trường Đại học SPKT TP. HCM cần chú trọng đến việc hồn thiện qui trình dự tốn ngân sách, xây dựng một quy trình dự tốn ngân sách chi tiết, cụ thể, rõ ràng để đảm bảo cĩ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong tồn trường, quy định rõ nội dung và các báo cáo mà từng đơn vị phải thực hiện, thời gian thực hiện và các trách nhiệm cĩ liên quan đến việc lập dự tốn; xây dựng các biểu mẫu chi tiết hướng dẫn các bộ phận lập các báo cáo và các dự tốn cĩ liên quan. Cơng tác xây dựng dự tốn thu chi ngân sách nhà nước cĩ thể được thực hiện tại Trường như sau:
CÁC ĐƠN VỊ (KHOA, TRUNG TÂM, PHÕNG BAN)
(Lập các dự tốn chi tiết)
Sơ đồ 3.1 Sơđồ mơ hình dự tốn ngân sách
PHÒNG KẾ HOẠCH TAØI CHÍNH (Lập dự tốn tổng hợp)
CÁC PHÕNG BAN CHỨC NĂNG
STT Trách nhiệm
Sơ đồ quy trình Biểu mẫu
1 Các đơn vị Biểu 02, 03, 05, 08, 09, 10, 12, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 21, 22, 24 2 Các phịng ban chức năng Biểu 01, 04, 06, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 23, 24 3 Kế tốn viên Biểu 06, 13, 25, các biểu dự tốn nhà nước quy định 4 Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính 5 Hiệu trưởng 6 Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính 7 Trưởng các đơn vị
Sơ đồ 3.2: Xây dựng qui trình dự tốn ngân sách
Nhận kết quả phê duyệt từ cấp trên. Xem xét điều chỉnh dự tốn của Trường theo kết quả phê duyệt
Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện
Thơng báo cơng khai dự tốn ngân sách được giao
Khơng đạt Xem xét, tổng hợp
Xây dựng dự tốn ngân sách của đơn vị Thu thập thơng tin số liệu và soạn thảo dự tốn
Đạt Khơng đồng ý Đồng ý Lập thủ tục trình Bộ phê duyệt Đạt Khơng đạt Đạt
Nhu cầu, đề xuất sử dụng kinh phí
Phê duyệt Sốt xét
- Tổng hợp dự tốn của các đơn vị, lập dự tốn chung cho tồn trường
a/ Giai đoạn chuẩn bị: Vào đầu tháng 6 hàng năm, trường Đại học SPKT TP. HCM sẽ tổ chức lập kế hoạch và dự tốn ngân sách cho năm hoạt động kế tiếp. Dựa vào những văn bản hướng dẫn thực hiện của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và đào tạo, theo sự chỉ đạo của Ban Giám Hiệu về cơng tác tổ chức lập kế họach năm, phịng KHTC của Trường sẽ gửi thơng báo về