- Giai đoạn chuẩn bị: Nhà trường chưa cĩ một Quy trình lập dự tốn xuống đến các khoa và các đơn vị khác trong trường, Nhà trường chưa xây dựng biểu mẫu và quy định thời gian lập dự tốn cho các khoa nên chưa thu thập được ý kiến của tất cả các bộ phận tham gia vào
quá trình lập dự tốn.
Trang Website của Nhà trường chưa xây dựng được quy trình lập dự tốn chính thức cho tồn trường, cũng như các biểu mẫu lập dự tốn chưa được đăng tải rộng rãi gây khĩ khăn cho các phịng ban trong việc tham khảo biểu mẫu lập dự tốn ngân sách trong quá trình làm việc.
Ngồi những mẫu biểu lập dự tốn do Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục – đào tạo quy định, Nhà trường chưa cĩ những mẫu biểu dự tốn chi tiết cho các phịng ban để việc dự tốn dự tốn trở nên thuận lợi hơn. Chính vì vậy, dự tốn ngân sách khĩ phù hợp với thực tế.
Một điểm bất lợi khác là vì thời gian thực hiện cơng tác đánh giá và dự tốn trùng với thời gian tuyển sinh, nên các đơn vị dễ rơi vào tình trạng bị động về thời gian thực hiện. Điều này làm ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của các báo cáo do các phịng ban lập ra.
- Giai đoạn lập các dự tốn: Các phịng ban khi lập dự tốn cịn làm việc máy mĩc do trình độ về kế tốn tài chính của trưởng các đơn vị cịn nhiều hạn chế hoặc do trưởng các đơn vị cịn chưa nhận thức được vai trị và tầm quan trọng của các báo cáo dự tốn. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu sự chủ động trong cơng việc của trưởng các phịng ban, đa số cịn chậm trễ trong việc nộp báo cáo của đơn vị mình. Trưởng phịng KHTC cho biết trên thực tế cĩ đơn vị cịn khơng nộp hoặc lập một cách sơ sài mặc dù đã cĩ sự đốc thúc của Trưởng phịng KHTC, các báo cáo dự tốn nộp lên cịn mang tính chất chung chung, đối phĩ, thiếu các chữ ký xét duyệt. Điều này làm cho Trưởng phịng KHTC thường rất vất vả trong việc thu thập và tổng hợp số liệu. Các số liệu của một số phịng ban đưa ra cịn hết sức sơ sài và chưa thật sát với tình hình thực tế. Vì vậy, về thực chất, cĩ thể nĩi việc lập dự tốn vẫn cịn qua loa, chiếu lệ, mang tính đối phĩ là nhiều. Cơng tác dự tốn ngân sách tại trường Đại học SPKT TP. HCM chưa được quan tâm và đánh giá đúng mực, quan điểm của một số các phịng ban cịn chưa coi trọng việc dự tốn ngân sách. Đa số các cá nhân tham gia vào việc lập dự tốn cĩ trình độ và kỹ năng về cơng tác lập dự tốn cịn hạn chế.
Nhà trường chưa cĩ sự truyền tải thơng tin đến các bộ phận nhanh, kịp thời, do chưa phát huy tính ứng dụng của hệ thống mạng nội bộ thơng qua việc chia sẻ các thơng tin, số liệu phục vụ cho cơng tác lập dự tốn, Phịng Kế hoạch Tài chính cũng chưa cĩ những hướng dẫn cụ thể, kịp thời nếu các đơn vị cĩ những khĩ khăn, vướng mắc trong quá trình lập dự tốn.
Nhà trường chưa quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị trực thuộc trong việc lập dự tốn, chưa cĩ những xử lý và chế tài đối với các đơn vị thiếu nghiêm túc và thiếu sự phối hợp trong quá trình lập dự tốn. Bên cạnh đĩ, Nhà trường cịn chưa đưa ra các biện pháp đảm bảo các phịng ban dự tốn đúng thời hạn. Đồng thời, Nhà trường chưa cĩ một sự ràng buộc về tính sát thực của các báo cáo dự tốn, chưa cĩ khâu xét duyệt với các dự tốn của các đơn vị lập ra, dẫn tới các đơn vị hay lập qua loa, chiếu lệ, khơng đưa ra được kết quả dự báo và tham mưu cho việc ra quyết định của lãnh đạo Nhà trường.
- Giai đoạn theo dõi: Cơng tác theo dõi dự tốn của Nhà trường chưa tốt, Nhà trường chưa thực sự quan tâm đến việc theo dõi và kiểm sốt dự tốn. Dự tốn sau một năm thực hiện khơng được đánh giá về tình hình thực hiện các chỉ tiêu trong dự tốn. Nhà trường chưa tiến hành phân tích chênh lệch giữa số liệu thực tế phát sinh so với dự tốn để cĩ những hiệu chỉnh kịp thời. Nhà trường cũng chưa phân tích được những khĩ khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện dự tốn và chưa rút ra được những bài học kinh nghiệm từ thực tế tổ chức thực hiện dự tốn cho lần lâp dự tốn ngân sách kế tiếp; chưa cĩ những đề xuất và kiến nghị về cơ chế, chính sách của Nhà nước hoặc đối với ngành về cơng tác lập dự tốn ngân sách hàng năm. Chính vì vậy, dự tốn ngân sách của Nhà trường chưa phát huy hết các vai trị quan trọng của nĩ trong việc hỗ trợ cho các cơng việc của lãnh đạo Nhà trường.