Theo QĐ 493, TCTD nào chưa đủ điều kiện để xây dựng được hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ thì cĩ thể thực hiện phân loại nợ theo Điều 6. Theo đĩ, cơ sở để phân nhĩm nợ là thời gian quá hạn của từng khoản vay cụ thể hoặc thời gian nhận nợ vay bắt buộc đối với các khoản bảo lãnh, chấp nhận thanh tốn và cam kết cho vay khơng hủy ngang vơ điều kiện và cĩ thời điểm thực hiện cụ thể. Vì thế, Ngân hàng sẽ theo dõi các khoản vay, đơn đốc khách hàng trả nợ vay đúng hạn, theo dõi các mĩn vay bị quá hạn và tính số ngày quá hạn, số lần gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ để phân nhĩm cho các khoản nợ vay của khách hàng chính xác.
Để thực hiện được điều này, địi hỏi cán bộ quản lý nợ phải hệ thống tất cả các khoản vay, theo dõi ngày đến hạn của từng khoản vay. Nếu cĩ khoản vay nào bị quá hạn thì phải ghi chú để theo dõi riêng, đơn đốc khách hàng trả nợ trước khi bị phân loại vào nhĩm 2, vì chỉ cần một khoản vay bị phân loại vào nhĩm khác 1
25
thì tất cả các khoản vay khác, kể cả các cam kết ngoại bảng của khách hàng đĩ mặc dù khơng bị quá hạn cũng bị phân loại vào nhĩm nợ cĩ rủi ro cao hơn. Và những khoản vay đang cơ cấu lại thời hạn trả nợ cũng phải theo dõi riêng để thu hồi nợ và tính tốn thời gian thử thách. Cơng việc này yêu cầu phải được thực hiện và theo dõi hàng ngày, để đảm bảo các khoản nợ được phân loại vào nhĩm nợ đúng với mức độ rủi ro của nĩ. Cách tốt nhất là các ngân hàng nên hỗ trợ cán bộ làm cơng tác phân loại nợ bằng cách xây dựng hệ thống phân loại nợ tự động, các khoản nợ sẽ được hệ thống phân vào các nhĩm nợ theo thơng tin về ngày quá hạn, số lần cơ cấu lại nợ và tự động trả về nhĩm nợ cĩ rủi ro thấp hơn khi hết thời gian thử thách để đảm bảo tính chính xác. Cán bộ quản lý nợ hàng ngày căn cứ vào kết quả phân loại nợ từ hệ thống, đối chiếu với hồ sơ thực tế và điều chỉnh khi phát hiện cĩ sai sĩt và cuối mỗi tháng sẽ làm báo cáo gửi lên Hội đồng xử lý rủi ro tín dụng để cĩ biện pháp xử lý kịp thời.