Đây là một hoạt động mà cơng ty Long Thành cần cải tiến, nĩ mang tính chất cấp thiết để cĩ những kế hoạch nguyên liệu, vật tư cho phù hợp cho kế hoạch
sản xuất tránh tình trạng ùn ứ nguyên liệu và mang lại hiệu quả cao, bộ phận mua hàng và kế hoạch sẽ kết hợp các giải pháp sau để cĩ được bảng kế hoạch phù hợp cho sản xuất như :
a.Các phương pháp dự báo nhu cầu sử dụng nguyên liệu:
+ Lấy ý kiến từ Ban tổng giám đốc dựa theo kinh nghiệm và sử dụng tổng hợp các số liệu thống kê phối hợp với các kết quả đánh giá của cán bộ điều hành marketing, kỹ thuật, tài chính và sản xuất để đưa ra những con số dự báo về nhu cầu sản phẩm trong thời gian tới. Phương pháp này sử dụng được trí tuệ và kinh nghiệm của những cán bộ trực tiếp liên quan đến hoạt động thực tiễn. Phương pháp này cĩ ưu điểm là nhanh và dễ dàng. Tuy nhiên, các quyết định được nhất trí này cũng cĩ những thiếu sĩt, bởi vì nĩ chỉ là sự tiên đốn của cá nhân, mang tính chủ quan dựa theo kinh nghiệm.
+ Tổng hợp dự tốn của phịng kinh doanh: do những nhân viên bán hàng là những người thường hiểu rõ nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Vì thế họ cĩ thể dự đốn được lượng hàng cĩ thể bán được trong thời gian tới tại khu vực mình bán hàng. Nếu cơng ty yêu cầu đưa ra doanh số bán hàng cho từng loại sản phẩm thì khả năng chính xác cũng khá cao.
+ Nghiên cứu thị trường người tiêu dùng: tiến hành thu thập nguồn thơng tin từ khách hàng về nhu cầu hiện tại cũng như tương lai. Cuộc điều tra nhu cầu được thực hiện bởi những nhân viên bán hàng hoặc nhân viên nghiên cứu thị trường. Họ thu thập ý kiến khách hàng thơng qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp hay điện thoại, email.Cách tiếp cận này khơng những giúp cho cơng ty dự báo nhu cầu mà cả trong việc cải tiến thiết kế sản phẩm. Tuy nhiên nĩ cũng mất nhiều thời gian, việc chuẩn bị phức tạp, khĩ khăn và tốn kém nhưng độ chính xác cũng khá cao.
+ Dự báo định lượng: bộ phận phụ trách mua hàng sẽ định lượng dự báo theo chuỗi thời gian dựa vào các số liệu thống kê để dự báo nhu cầu tương lai. Ở đây mối quan hệ giữa thời gian và nhu cầu để lấy trung bình dựa theo tình hình thị trường theo cơng thức: phương pháp trung bình giản đơn là phương pháp dự báo
trên cơ sở lấy trung bình của các nhu cầu sử dụng hạt nhựa của tháng đã qua, trong đĩ các nhu cầu của các tháng trước đều cĩ trọng số như nhau, nĩ được tính theo cơng thức : [7] ,[8]
Ft - Nhu cầu dự báo cho kỳ t Dt-i - Mức nhu cầu thực ở kỳ t-i n - Số kỳ quan sát
Ví dụ nhu cầu sử dụng của tháng sẽ là trung bình của các tháng sử dụng trước. Nhu cầu Hạt nhựa tháng 7 = ( 1000 + 1300 + 1700 +1500 ) /4 = 1.375 tấn + Phương pháp định lượng trung bình động cĩ trọng số:
Với :
Ft - Mức nhu cầu dự báo kỳ t Dt-i - Mức nhu cầu thực kỳ t-i n - Số kỳ quan sát
αt-i - Trọng số của kỳ t-i
Dựa theo những mùa vụ của từng vùng để cĩ những dự báo sẽ chính xác hơn nhờ cĩ trọng số như : mùa trái cây thanh long ở Phan Thiết, hay thời điểm đựng hàng tại cảng Cá Qui Nhơn ,…...
Ví dụ với trường hợp cĩ trọng số của tháng 7 = ( 1000 x 0.5 + 1300 x 0,6 + 1700x 0.9 + 1500 x 0.8 )/4 = 1.002 tấn
b. Đánh giá độ chính xác và kiểm sốt dự báo nhu cầu sử dụng
Độ chính xác của dự báo rất quan trọng trong cơng tác kế hoạch và các quyết định quan trọng đến kế hoạch của cơng ty.Để kiểm sốt tốt độ chính xác của dự báo ta sử dụng cơng thức: [7] ,[8]
+ Độ lệch tuyệt đối trung bình :
Với: Di – Mức nhu cầu thực của kỳ i Fi – Mức nhu cầu dự báo của kỳ i n – Số kỳ quan sát
Ví dụ: độ lệch trung bình MAD = (( / 1100- 1000/ ) + ( /1200 -1300/) + ( /1500- 1700/) + (/1550-1500/) ) / 4 =112.5 + Việc kiểm sốt và theo dõi kết quả thực hiện theo các số liệu đã dự báo so với số liệu thực tế được tiến hành dựa trên cơ sở “Tín hiệu theo dõi”. Để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế .Tín hiệu theo dõi được tính bằng cách lấy “Tổng sai số dự báo dịch chuyển” chia cho độ lệch tuyệt đối trung bình MAD. [6],[7]
Nếu tín hiệu theo dõi là dương (+) thì nĩ cho ta biết nhu cầu thực tế lớn hơn nhu cầu dự báo. Nếu tín hiệu theo dõi âm, thì nĩ cho ta biết nhu cầu dự báo cao hơn nhu cầu thực tế. Tín hiệu theo dõi được coi là tốt nếu cĩ RSFE nhỏ và cĩ sai số âm.
Nĩi cách khác, cĩ độ lệch nhỏ đã là tốt, nhưng các sai số dương và âm cân bằng lẫn nhau để cho đường tâm của tín hiệu theo dõi nằm quanh số 0. Để kiểm sốt một cách tốt nhất các kết quả dự báo, cơng ty nên đưa ra các giới hạn kiểm sốt dự báo. Một khi tín hiệu dự báo tính được vượt quá giới hạn trên hoặc giới hạn dưới là cĩ báo động. Điều đĩ cĩ nghĩa là dự báo của cơng ty đang cĩ vấn đề và cần đánh giá lại phương thức dự báo nhu cầu của mình.
Việc xác định phạm vi chấp nhận được chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, sao cho khơng quá hẹp, cũng khơng quá rộng. Nếu quá hẹp thì với sai số nhỏ đã phải điều chỉnh phương pháp dự báo. Nếu quá rộng thì ý nghĩa thực tế của các số liệu dự báo sẽ giảm đi rất nhiều.Trong trường hợp mặt hàng nhựa thì sai số trong phạm vi khoảng +/- 150 hoặc 200 tấn là chấp nhận được.