2.2.2.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý kho hàng Mục đích đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu được việc quản lý kho, giảm tối đa quá trình mất mát trong quá trình xuất nhập kho. Đảm bảo tính thống nhất trong tồn hệ thống.
Sơ đồ 2.3 Qui trình tổng quát quản lý kho
( Nguồn : hoạt động thực tế tại cơng ty )
Hiện nay Cơng ty đang chạy theo hai chương trình quản lý là: Paperless và Accnet và đang trong quá trình triển khai phần mềm ERP.
a. Quản lý mã : Khi phát bắt đầu tạo
( Nguồn : hoạt động thực tế tại cơng ty )
Mơ tả chi tiết: STT
BƯỚC
THỰC HIỆN PHỊNG BAN NỘI DUNG
1
Yêu cầu cấp mã mới hoặc sửa tên mã đã cĩ P.Kinh doanh,Kế hoạch,mua hàng,Xuất nhập khẩu
Khi cĩ một nhu cầu hoặc một nghiệp vụ phát sinh sẽ vào hệ thống Paperless vào module tạo mới để lập yêu cầu tạo mới hoặc sữa tên mã cũ .Yêu cầu này sẽ được chuyển đến bước
kế tiếp.
Đính kèm tài liệu chứng minh: Hợp đồng ,báo giá ,Giấy phép kinh doanh,….
2
Kiểm tra tính hợp hệ của yêu cầu theo đúng qui định tạo mã của cơng ty.
Phịng QA/QC hoặc - P.Kế tốn
Tùy vào hoạt động nghiệp vụ liên quan đến mã vật tư hay mã nhà cung cấp mới thì hệ thống sẽ chuyển đến phịng QA/QC hoặc phịng kế tốn kiểm tra tính hợp lệ ,hợp lý của mã cần tạo tên.Sau đĩ yêu cầu này sẽ được chuyển đến bước kế tiếp.
3
Kiểm tra sự tồn tại của mã mới
trong hệ thống
Accnet
Phịng IT
Dựa vào yêu cầu tạo mới hay cập nhật mã cũ thì cán bộ phịng IT sẽ kiểm tra trong hệ thống: Đối với yêu cầu tạo mã mới : nếu trong hệ thống khơng tồn tại thì tiếp tục chuyển sang bước 4 ,nếu mã này đã cĩ trong hệ thống thì trả về bước 1. Sau đĩ yêu cầu này sẽ được chuyển trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
4 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào yêu của các phịng ban thì Ban Tổng Giám đốc sẽ phê duyệt cho hệ thống chạy. Sau đĩ phê duyệt này sẽ được chuyển đến phịng IT cập nhật vào hệ thống.
5 Cập nhật dữ
liệu vào hệ thống Phịng IT
Dựa vào yêu cầu tạo mới hay cập nhật mã cũ thì cán bộ phịng IT sẽ cập nhật vào hệ thống và đĩng hành động này .Sau khi hồn thành việc cập nhật thì hệ thống sẽ tự động gửi mail thơng báo cho người yêu cầu được biết.
( Nguồn : hoạt động thực tế tại cơng ty )
Chi tiết :
STT
BƯỚC
THỰC HIỆN PHỊNG BAN NỘI DUNG
1 Lập phiếu yêu
cầu mua hàng
Bộ phận cĩ nhu cầu
Khi bộ phận nào cĩ nhu cầu sử dụng vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Ban Tổng Giám đốc xin mua.Sau khi được phê duyệt sẽ chuyển phiếu yêu cầu sang phịng mua hàng. 2 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Ban Tổng Giám đốc sẽ dựa vào nhu cầu thực tế của bộ phận đĩ đồng ý cho mua vật tư theo yêu cầu. 3 Nhận phiếu yêu cầu và lập PO đặt hàng Phịng mua hàng
Dựa vào Phiếu yêu cầu đã được phê duyệt phịng mua hàng sẽ trình duyệt giá, lập PO mua hàng theo qui định.
4 Kiểm tra hàng hĩa và nhận hàng Phịng QA/QC- phịng mua hàng
Phịng QA/QC dựa vào các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ kiểm tra vật tư theo PO cùng với nhân viên phịng mua hàng, thủ kho. Sau đĩ phịng mua hàng sẽ lập biên nhận mua hàng trong hệ thống trình BTGĐ phê duyệt. 5 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào xác nhận của các phịng ban thì BTGĐ sẽ xác nhận đồng ý cho nhập kho và xác nhận cơng nợ trong hệ thống.
c/ Qui trình xuất kho bán hàng :
Chi tiết
STT
BƯỚC THỰC HIỆN
PHỊNG
BAN NỘI DUNG
1 Lên đơn hàng Phịng kinh
doanh
- Phịng kinh doanh lập đơn hàng trên hệ thống Accnet và lập phiếu thơng tin đơn hàng. Sau đĩ chuyển đơn hàng sang phịng kế tốn xác nhận.
- Sau khi phịng kế tốn xác nhận sẽ đơn hàng sẽ chuyển đến Ban Tổng Giám đốc, phịng kinh doanh sẽ trực tiếp trình duyệt.
Sau đĩ phịng kinh doanh chuyển Đơn hàng đã được phê duyệt sang phịng Điều vận yêu cầu giao hàng. 2 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc Ban Tổng Giám đốc sẽ duyệt đơn hàng và phiếu xuất kho. 3 Nhận đơn hàng và lên kế hoạch giao hàng theo yêu cầu phịng kinh doanh Điều vận
Dựa vào Đơn hàng đã được duyệt, phịng Điều vận sẽ lên kế hoạch giao hàng.Và chuyển thơng tin chính xác đến bộ phận kho. 4 Kiểm tra hàng hĩa và xuất kho Phịng QA/QC- kho thành phẩm -tổ bảo vệ Thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho theo đơn hàng . Phịng QA/QC dựa vào các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ kiểm sốt chất lượng, số lượng của
đơn hàng, cùng sự xác nhận của bảo vệ trên phiếu xuất kho, sau đĩ trình lên Ban Tổng Giám đốc phê duyệt .
5 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào xác nhận của các phịng ban thì BTGĐ sẽ xác nhận đồng ý cho xuất kho và xác nhận cơng nợ trong hệ thống.
2.2.2.2 Áp dụng 5S vào việc quản lý kho
5S NGHĨA YÊU CẦU
S1 Sàng lọc Phân loại những thứ cần thiết và
khơng cần thiết ,loại bỏ những thứ khơng cần thiết
S2 Sắp xếp Sắp xếp đúng vật ,đúng chỗ,và cĩ
đánh số ký hiệu.Dễ tìm ,dễ thấy
S3 Sạch sẽ Giữ gìn nơi làm việc,thiết bị ,dụng cụ
luơn sạch sẽ
S4 Săn sĩc Duy trì 3S (sàng lọc ,sắp xếp,sạch sẽ )
S5 Sẵn sàng Rèn luyện việc tuân thủ 3S một
cách tự giác và tự nguyện.
Sơ đồ 2.5 Hình ảnh thực hiện 5S tại cơng ty Nhựa Long Thành
( Nguồn : Báo cáo việc thực hiện 5S của khối văn phịng tại kho của showroom năm 2011–Người thực hiện : tác giả )