Hiện tại hệ thống quản lý chất lượng của Long Thành khá chặt chẽ tuy nhiên cũng vẫn thường xuyên gặp những lỗi của hệ thống, theo kinh nghiệm thực tế mà bộ phận Quản lý chất lượng cĩ thể tham khảo nhằm cải thiện hệ thống cơng ty tốt hơn và cĩ những hành động phịng ngừa phù hợp .
a. Các đợt xem xét của lãnh đạo phải thường xuyên hơn: xem xét của lãnh đạo hiện này là 6 tháng 1 lần là quá dài, hệ thống cần được Ban tổng giám đốc xem xét 2 tháng hoặc 1 tháng để phân tích dữ liệu, đưa ra các quyết định và thực hiện các hành động. Quá trình phịng ngừa cĩ thể chỉ ra các nguy cơ trước khi chúng trở thành các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Chỉ thơng qua việc xem xét số liệu một cách kịp thời và thường xuyên, các hành động phịng ngừa mới cĩ thể được thực hiện.
b. Chỉ đào tạo một số nhân viên trực tiếp cịn một số thì lại khơng được đào tạo: phần lớn các bộ phận bỏ quên đội ngũ gián tiếp, quản lý thường bị bỏ quên vì cho rằng các nhân viên gián tiếp và quản lý cấp trung khơng ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm. Đây thực sự là một sai lầm rất nghiêm trọng, tất cả các nhân viên phải được đưa vào trong quá trình đào tạo. Những người làm việc gián tiếp và quản lý cần được đào tạo nhiều hơn, chứ khơng phải ít hơn, vì các cơng việc và quyết định của họ cĩ tác động lớn hơn và lâu dài hơn. Khi một cơng nhân cĩ sai sĩt, điều này sẽ phát sinh chi phí cho tổ chức. Nếu một quản lý cấp cao cĩ sai sĩt, điều này rất nguy hiểm. Cơng ty hãy đào tạo các nhân viên quản lý ngay từ đầu và đào tạo thường xuyên.
c. Kiểm sốt đối với sản phẩm khơng phù hợp
Hiện nay vẫn cịn tình trạng khách hàng phàn nàn sản phẩm khơng phù hợp và thủ tục này cần được cải tiến hơn nữa nhằm kiểm sốt tất cả các sản phẩm khơng phù hợp đối với yêu cầu của khách hàng và chính sách chất lượng của cơng ty, phịng ngừa việc sử dụng những sản phẩm khơng phù hợp một cách vơ tình, đồng thời đưa ra những biện pháp xử lý thích hợp .Bộ phận QC phải cĩ trách nhiệm đưa ra các bộ tiêu chuẩn kiểm tra cho từng cơng đoạn, từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản xuất ra thành phẩm phải được kiểm sốt chặt chẽ để cĩ hành động khắc phục mang tính chất giải quyết hiện trạng hay tính nhất thời, khơng tìm hiểu gốc rễ của các vấn đề, phát hiện nguyên nhân và cĩ biện pháp phịng ngừa khơng cho chúng lặp lại nữa.Tiến hành thống kê phân loại mã lỗi và tiến hành phân tích một cách nghiêm túc để cĩ sự phản hồi khách hàng khiếu nại trong một thời gian qui định .
Sơ đồ 3.5 Mơ hình nhân quả phân tích sản phẩm khơng phù hợp (nguồn: tác giả ) Và việc phân tích này được xem là một hướng đi đúng khi bước đầu cĩ những thành cơng đáng kể như việc thống kê của Xưởng thổi cho thấy sản phẩm lỗi đã giảm rõ rệt.
Bảng 3.1 Bảng thống kê sản phẩm lỗi trước và sau cải tiến
(Nguồn : Báo cáo thống kê sản phẩm lỗi của bộ phận QC xưởng thổi) [3]
+ Kiểm tra trong chuyền: trách nhiệm chính của cơng tác kiểm tra chất lượng được thực hiện trên chuyền sản xuất bởi cơng nhân, khơng phải bởi các nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập lấy mẫu xác suất. Mặc dù một số nhân kiểm sốt chất lượng vẫn thường được sử dụng trong các chuyền, vai trị của họ khá hạn chế. Tuy nhiên cĩ nhân viên kiểm sốt chất lượng cũng được xem là một dạng lãng phí . + Kiểm sốt tại nguồn: với yêu cầu này, bản thân các nhân viên kiểm tra chất lượng khơng thể tìm khuyết tật của nguyên vật liệu,phụ tùng,…cần phải cĩ mặt của nhân viên kỹ thuật hỗ trợ kiểm tra. Cần cĩ bộ qui định kiểm tra cho từng loại sản phẩm để nhân viên chất lượng kiểm sốt, trong trường hợp phát sinh khuyết tật trên sản phẩm, họ cĩ thể chịu trách nhiệm xác định nguồn gốc của các khuyết tật này. Từ cách làm này, cơng việc chủ yếu của nhĩm kiểm sốt chất lượng là giải quyết các nguồn gốc gây ra lỗi sản phẩm, triển khai các biện pháp ngăn ngừa và đào tạo cho cơng nhân để khuyết tật khơng tái xuất hiện.
+ Trách nhiệm rõ ràng giữa các cơng nhân: việc cố ý tồn kho bán thành phẩm, các cơng đoạn sẽ bàn giao sản phẩm trực tiếp, cĩ nghĩa rằng các cơng nhân thuộc cơng đoạn trước chịu trách nhiệm hồn tồn về chất lượng sản phẩm họ bàn giao cho cơng đoạn kế và nhận trách nhiệm khi cĩ phát sinh khuyết tật trên sản phẩm. Mặt khác, nếu lượng tồn kho cao giữa hai cơng đoạn sản xuất, các cơng nhân
thuộc cơng đoạn trước sẽ ít cảm thấy cĩ trách nhiệm cá nhân đối với bất kỳ khuyết tật sản phẩm nào.
+ Dừng quy trình khi phát hiện sản phẩm lỗi : hoạt động sản xuất sẽ bị dừng cho đến khi nguyên nhân gây lỗi được khắc phục. Hành động này giúp duy trì văn hố khơng nhân nhượng khuyết tật đồng thời ngăn khơng để sản phẩm lỗi lọt sang quy trình sau và gây nhiều hậu quả lớn hơn. Điều này giúp đảm bảo trách nhiệm giải trình bởi các cơng nhân ở cơng đoạn trước.
d.Vận dụng mơ hình Lean manufacturing
+Trình tự cơng việc chuẩn: đây là trình tự một người cơng nhân phải tuân thủ khi thực hiện cơng việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện cơng việc. Việc mơ tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các cơng nhân đều thực hiện cơng việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn cĩ khả năng gây ra phế phẩm. Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hố cơng việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi cơng nhân. Ví dụ với cơng đoạn cắt gỗ, trình tự cơng việc chuẩn sẽ mơ tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý cơng việc. Đối với cơng đoạn lắp ráp, bảng mơ tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm.
+Thời gian chuẩn: nhịp độ là tần suất một sản phẩm được làm ra, được sử dụng để mơ tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các cơng đoạn khác nhau. Đối với các nhà sản xuất, nhịp độ của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục. Lean thường nhắm tới việc triển khai một quy trình sản xuất liên tục, khơng bị ùn tắc, gián đoạn, đi vịng lại, trả về hay phải chờ đợi.
+ Cơng cụ và kỹ thuật được sử dụng để duy trì và cải tiến hệ thống Lean: các cơng cụ và kỹ thuật được sử dụng để giới thiệu, duy trì và cải tiến hệ thống lean là 5S: Năm bước được đưa vào hệ thống này nhằm tổ chức nơi làm việc và tiêu chuẩn hố đều bắt đầu bằng các chữ S trong tiếng Nhật (Serri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sĩc, Shitsuke – Sẵn sàng).
Sàng lọc: Phân loại những gì cần thiết và những gì khơng cần thiết để những thứ thường được cần đến luơn cĩ sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy. Những mĩn ít khi hay khơng cần dùng đến nên được chuyển đến nơi khác hay bỏ đi.
Sắp xếp : Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy. Mục tiêu của yêu cầu này là giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà cơng nhân thực hiện cho một cơng việc. Ví dụ, hộp cơng cụ cho cơng nhân hay nhân viên bảo trì cĩ nhu cầu cần sử dụng nhiều cơng cụ khác nhau. Trong hộp cơng cụ, từng dụng cụ được xếp ở một nơi cố định hoặc cĩ đánh số, ký tự để người sử dụng cĩ thể nhanh chĩng lấy được cơng cụ mình cần mà khơng mất thời gian tìm kiếm. Cách sắp xếp này cũng cĩ thể giúp người sử dụng ngay lập tức biết được dụng cụ nào đã bị thất lạc.
Sạch sẽ: Giữ các máy mĩc và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do vệ sinh kém. Trong một số ngành, bụi bẩn là một trong những tác nhân chính gây lỗi cho bề mặt hay nhiễm bẩn màu trên sản phẩm. Để tăng ý thức về mức độ bụi bẩn, một số cơng ty cho sơn nơi làm việc và thiết bị với màu sáng đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc; hạn chế nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi và đồng thời tăng cường “ý thức lau chùi” đến mọi người.
Săn sĩc: duy trì thành quả đạt được từ 3 bước trên và liên tục phát triển 3S Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ mọi lúc mọi nơi. Trong khâu này địi hỏi phải tuân thủ nguyên tắc 3 khơng: khơng cĩ vật dụng, khơng bừa bãi, khơng dơ bẩn.
Sẵn sàng: Đưa 3 cơng việc trên trở thành việc áp dụng thường xuyên bằng cách quy định rõ các thủ tục thực hiện các cơng việc sàng lọc, sắp xếp và giữ sạch sẽ; đồng thời phải rèn luyện nhân viên ý thức tuân thủ 3S đầu tiên một cách tự giác tự nguyện.
Khi áp dụng thành cơng lean thì các việc được chuẩn hĩa, cải tiến liên tục thì chất lượng sẽ được kiểm sốt một cách dễ dàng.