Hiện tại cơng ty đang trên đà phát triển và mở rộng quy mơ thì trong quá trình kiểm sốt, quản lý gặp phải những vấn đề mà Ban tổng giám đốc phải xem xét ứng dụng các ưu điểm của phầm mềm tích hợp tất cả dữ liệu vào hệ thống cơng ty. Hiện tại qui trình, hệ thống số liệu của Long Thành đang chạy trên quá nhiều phần mềm. Vì vậy rất cần thiết Ban Tổng giám đốc giải quyết các vấn đề nêu trên, ngồi việc cần cĩ những thay đổi trong cách thức quản trị và điều hành, thay đổi trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, cịn cần cĩ những thay đổi căn bản trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin phục vụ cơng tác quản lý, tập trung dữ liệu chuyển các phần mềm đơn lẻ cho từng phịng ban như là một cơng cụ hỗ trợ những cơng việc cụ thể sang xây dựng một hệ thơng thơng tin tích hợp, thực hiện việc quản trị điều hành tồn diện các quy trình sản xuất kinh doanh một cách tồn diện. Ngay sau khi cơng việc được thực hiện xong ở một cơng đoạn thì thơng tin cập nhật sẽ cĩ ngay cho mọi người tham gia đều biết, giúp cho mỗi phịng ban cĩ
đủ thơng tin để thực hiện cơng việc tiếp theo. Điều này sẽ giúp nâng cao năng suất lao động và tăng sự hài lịng của khách hàng cũng như của các đối tác. Thơng tin được cập nhật thống nhất, tồn diện và được tổng hợp, cung cấp kịp thời giúp các cán bộ quản lý cĩ cái nhìn tổng thể cũng như những phân tích chi tiết, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình điều hành và ra quyết định. Đĩ chính là giải pháp phầm mềm ERP tích hợp tồn bộ hệ thống một cách chặt chẽ với nhiều phân hệ.
Sơ đồ 3.1 Mơ hình hệ thống phần mềm ERP
( Nguồn: www.sinnovasoft.com/vn/tintuc/003-003-05_ kien_thuc ERP )[11]
Việc cơng ty ứng dụng ERP là đúng theo xu thế tất yếu, là cơng cụ quan trọng để cơng ty nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nĩ cũng giúp cơng ty tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch cĩ liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Cơng ty cĩ khả năng kiểm sốt tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời cĩ khả năng tối ưu hĩa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân cơng, máy mĩc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thơng tin của cơng ty được tập trung, đầy đủ, kịp thời và cĩ khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thơng tin như khách hàng, đối tác, cổ đơng. Khách hàng sẽ hài lịng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng
hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của cơng ty theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đĩ nĩ nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của cơng ty.
Đề áp dụng thành cơng ERP thì cần chuẩn bị các bước quan trọng sau: a. Hồn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật, các phân hệ phụ trợ-các qui trình, biểu mẫu
- Cơ sở hạ tầng thơng tin: cơng ty tiến hành chuẩn bị cơ sở hạ tầng thơng tin cần thiết theo yêu cầu của nhà cung cấp dịch vụ như: máy chủ và các máy trạm cĩ cấu hình đủ sức vận hành tồn bộ hệ thống, và hệ thống mạng (mạng LAN, Internet).
- Các phần mềm hiện tại của cơng ty như: Accnet, Paperless, Human Resour, Purchase Order và một số phần mềm hỗ trợ kế tốn khác sẽ được tổng hợp lại, sẽ chuyển tồn bộ dữ liệu qua phần mềm ERP khi nĩ đã sẵn sàng.
- Các số liệu ban đầu là các số liệu phản ánh hệ thống thơng tin của doanh nghiệp tại thời điểm đưa phần mềm vào áp dụng bao gồm số liệu kế tốn và các số liệu khai báo đầu vào cho các phân hệ ERP.
- Đối với số liệu kế tốn sẽ là các dữ liệu cố định dạng danh mục (như danh sách khách hàng, vật tư, hàng hố...) và dữ liệu số dư ban đầu là số dư các tài khoản kế tốn tổng hợp hoặc chi tiết (như số dư tài khoản tiền, các tài khoản cơng nợ chi tiết theo đối tượng, các tài khoản kho chi tiết theo vật tư, hàng hố...). Đối với các phân hệ ERP khác là các số liệu liên quan đến sản phẩm như danh mục các sản phẩm, các thơng tin về định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, các số liệu phản ánh quy trình sản xuất của từng sản phẩm. Các số liệu danh mục như danh sách nhân viên, năng lực nhân viên, danh sách trang thiết bị và các thuộc tính cần phải được chuẩn bị sẵn sàng để chuyển đổi.
-Cơng ty cũng cần sốt xét lại các tài liệu, các biểu mẫu nằm trong qui trình cụ thể theo tiêu chuẩn Iso tránh trường hợp các khĩ khăn cĩ thể xảy ra do hệ thống thơng tin của thời điểm ban đầu áp dụng ERP và cũng phải chỉnh sửa rất nhiều trước khi cĩ được các số liệu chính thức làm đầu vào cho hệ thống ERP. Ngồi ra việc hệ thống hố các số liệu để phục vụ cho đầu vào của các phân hệ ERP khơng
phải kế tốn cũng hay gặp khĩ khăn nhất là đối với phân hệ quản trị sản xuất. Đặc biệt là khi dữ liệu đang cĩ lại nằm trên phần mềm khác đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Cơng việc trợ giúp này là lập các đoạn chương trình nhỏ để chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn khác vào phần mềm ERP.
b.Tổ chức nhân sự cho việc áp dụng ERP
- Đây là bước rất quan trọng và khơng thể bỏ qua được. Tất cả đội ngũ nhân viên sẽ tham gia vào chương trình này, nếu cĩ những cá nhân chưa thơng hiểu về ý nghĩa của nĩ hoặc chưa xác định được cần sự cần thiết và phải cĩ quyết tâm để tiến hành dự án hoặc cịn chưa sẵn sàng cho cơng việc (ví dụ: ngại học hỏi, ngại thực hiện cơng việc trên máy do tuổi tác và trình độ, sợ bị ảnh hưởng về quyền lợi hoặc vai trị của mình trong phần mềm mới...) thì việc triển khai dự án chắc chắn sẽ gặp khĩ khăn. Chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần cho đội ngũ nhân viên trước tiên là nhiệm vụ của Ban tổng giám đốc cơng ty và sau đĩ là các trưởng phịng ban.
- Thơng qua các buổi đào tạo, các cuộc họp phổ biến, quán triệt chủ trương, ý nghĩa của phần mềm mới... đội ngũ nhân viên sẽ dần dần "thấm nhuần" chủ trương của Ban Tổng Giám đốc và hiểu được những cơng việc sẽ phải làm và ý nghĩa của những cơng việc này. Họ sẽ hiểu được viễn cảnh tương lai sau khi thực hiện dự án và do đĩ sẽ cĩ những động lực và hứng khởi để bắt tay vào cơng việc. Khi nhận thức và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên tốt thì dự án đã cĩ được bước khởi sắc tốt và đã cĩ dấu hiệu của sự thành cơng. Rất cần những buổi đào tạo khi cơng ty quyết định triển khai ERP nhằm bảo đảm là đội ngũ nhân viên đã sẵn sàng cho việc tiếp nhận các thao tác sử dụng các phần hành ERP khi triển khai dự án phần mềm này.