Phương pháp lập và hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1. 5 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.5.2 Phương pháp lập và hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do vật tư, sản phẩm, hàng hoá có thể bị giảm giá trong năm kế hoạch.

Cả Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kế toán Quốc tế đều quy định về việc điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu xuống bằng giá trị thuần có thể thực hiện được. Vật liệu trong quá trình sản xuất không được lập dự phòng giảm giá nếu thành phẩm sản xuất từ vật liệu đó được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. Tuy nhiên, theo Chuẩn mực kế toán Quốc tế thì doanh nghiệp có thể lập dự phòng giảm giá khi doanh nghiệp nhận thấy giá trị nguyên vật liệu giảm, còn Chuẩn mực kế toán Việt Nam quy định chỉ lập dự phòng giảm giá vào cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính của năm.

Về chế độ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì theo Chuẩn mực kế toán số 2 - Tồn kho ( IAS 2) đoạn 25 có nêu: “ Giá trị tồn kho có thể không thu hồi được nếu chúng bị hư hỏng hoặc chúng bị lỗi thời toàn bộ hay từng phần, hoặc giá bán của hàng hoá thay thế giảm xuống. Giá trị tồn kho cũng có thể không thu hồi nếu giá trị hoàn toàn thiện ước tính hoặc giá trị ước tính phát sinh để tiêu thụ tăng lên. Việc ghi giảm giá trị tồn kho dưới mức giá phí cho sát với giá trị thực hiện ròng ( net realiable value) là phù hợp với quan điểm: các tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện mong đợi từ việc bán hay sử dụng chúng. Như vậy có thể thấy, việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của quốc tế được thực hiện khi:

- Giá bán của hàng hoá, vật tư thay thế bị giảm xuống.

- Có tính đến tổn thất của bộ phận hàng hoá, vật tư tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời.

34

Đối chiếu với các quy định về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Thông tư 64/TC/TCDN của Bộ Tài Chính thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ áp dụng cho hàng hoá, vật tư bị giảm giá.

- Điều kiện lập dự phòng:

+ Phải có chứng từ hợp pháp xác minh giá vốn của hàng tồn kho

+ Hàng tồn kho phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và có giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm thấp hơn giá trị ghi sổ.

Với trường hợp vật tư của doanh nghiệp bị giảm giá nhưng giá bán của sản phẩm, dịch vụ đó không bị giảm giá thì cũng không được lập dự phòng.

- Phương pháp tính dự phòng:

Mức dự phòng Số lượng HTK Giá đơn vị Giá đơn vị thực

cần lập cho = bị giảm giá tại thời * ghi sổ - tế trên thị trường

năm kế hoạch điểm lập BCTC năm kế toán khi lập BCTC

- Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Sơ đồ 1.7: HẠCH TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO

(1): Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi niên độ kế toán khi hàng tồn kho của doanh nghiệp có giá thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán.

Hoặc: Bổ sung số dự phòng thiếu trong trường hợp mức dự phòng cho năm kế hoạch lớn hơn mức dự phòng đã lập cuối năm trước.

(2): Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong trường hợp mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn mức dự phòng đã lập cuối năm trước.

1.6 – Các hình thức sổ kế toán trong hạch toán nguyên vật liệu

(2) (1)

35

Theo quy định hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 4 hình thức sổ sau:

- Nhật ký - Sổ cái - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ

Mỗi hình thức có hệ thống sổ, cách trình bày, hệ thống sổ cũng như những ưu nhược điểm riêng, mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hình thức sổ phù hợp. Và khi đã lựa chọn phải áp dụng nhất quán, thống nhất. Việc lựa chọn hình thức sổ nào căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, qui mô sản xuất, yêu cầu quản lý cũng như trình độ của đội ngũ kế toán, điều kiện thực hiện kế toán thủ công hay hiện đại.

 Hình thức Nhật ký chung

Là hình thức mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký và phải ghi theo trình tự thời gian phát sinh. Số liệu trên Nhật ký chung được dùng để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trong hình thức Nhật ký chung, kế toán nguyên vật liệu sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu là Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, Sổ cái TK 152, 151, ….và các sổ chi tiết nguyên vật liệu, thanh toán với người bán.

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm

Rất dễ áp dụng máy vi tính vào kế toán Thuận lợi cho phân công lao động kế toán - Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp

Không thích hợp ghi sổ bằng tay.

Hình thức này thích hợp với những doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, ghi sổ bằng máy.

36

Sơ đồ 1.8: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ Đối chiếu

 Hình thức Nhật ký - Sổ cái

Là hình thức sổ kế toán dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Nhật ký - Sổ cái dùng để lập Báo cáo tài chính. Trong hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái, kế toán sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký - Sổ cái, thẻ kho, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán.

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra

Phù hợp với nhân viên kế toán có trình độ thấp, ghi sổ bằng tay.

- Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp

Không thuận tiện cho phân công lao động kế toán, khó áp dụng máy vi tính trong kế toán.

Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh ít. P.nhập, P.xuất,

bảng phân bổ vật tư

Nhật ký chung

Nhật ký đặc biệt Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ cái TK 152,153

37

Sơ đồ 1.9: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ Đối chiếu

 Hình thức chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian ( nhật ký). Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ và dùng để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 152,153…các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết.

- Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp trong ghi sổ kế toán Thuận tiện trong phân công lao động kế toán Dễ áp dụng máy vi tính

- Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót khó đối chiếu, kiểm tra

Hình thức sổ này thích hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc ghi sổ bằng tay hoặc bằng máy.

Sơ đồ 1.10: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ - GHI SỔ

P. Nhập, P.Xuất, Bảng phân bổ vật liệu

Nhật ký - Sổ cái TK 152,153

Báo cáo kế toán

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết tuỳ theo phương pháp

38

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ Đối chiếu

 Hình thức Nhật ký - Chứng từ

Là hình thức sổ kế toán tổng hợp mà hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký - chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký - chứng từ với các sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng ghi vào sổ cái các tài khoản.

Hình thức nhật ký - chứng từ sử dụng các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,6,7,1; Bảng kê số 3, Bảng phân bổ số 2, Sổ cái TK 152,153…và các sổ chi tiết liên quan.

- Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp giữa các sổ kế toán Thuận lợi cho phân công lao động kế toán - Nhược điểm: Khó áp dụng máy vi tính

Nếu có sai sót rất khó phát hiện và kiểm tra. P.Nhập, P.Xuất, Bảng phân bổ vật liệu CTGS nhập, xuất Sổ đăng ký CTGS Sổ cái TK 152,153 Bảng CĐ số PS

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết tuỳ theo phương pháp

hạch toán chi tiết

39

Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có qui mô lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, nhân viên kế toán có trình độ cao, ghi sổ kế toán bằng tay.

Sơ đồ 1.11: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ