Trong việc quản lý và hạch toán vật liệu vẫn thường xuyên xảy ra sại lệch giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế phát sinh, những chênh lệch về số liệu nói trên cần được định kỳ kiểm tra và phát hiện thông qua kiểm kê. Tuỳ từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu. Thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý hoặc kiểm kê bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý.
- Kiểm kê toàn bộ: Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản về số lượng , giá trị kiểm kê toàn bộ được thực hiện mỗi năm một lần trước khi lập báo cáo kế toán.
- Kiểm kê từng phần: Thực hiện kiểm kê với từng loại tài sản ở từng bộ phận theo yêu cầu của quản lý.
- Kiểm kê chọn mẫu: Hình thức kiểm kê này chủ yếu để kiểm tra chất lượng của vật liệu.
- Kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê theo thời gian quy định tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản, kiểm kê định kỳ có thể được thực hiện vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý.
- Kiểm kê bất thường: Thường tiến hành khi có thay đổi người quản lý tài sản, khi phát hiện sự cố làm hư hao , mất mát tài sản hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên.
Để tiến hành kiểm kê thì trước hết phải lập “ Biên bản kiểm kê” do thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ về nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê. Trước khi tiến hành kiểm kê thì doanh nghiệp phải:
- Xác định kế hoạch kiểm kê - Hoàn thành việc ghi sổ kế toán - Sắp xếp tài sản theo từng loại
31
Trong quá trình kiểm kê phải có sự tham gia của người có trách nhiệm bảo quản tài sản. Khi kiểm kê cần kết hợp đánh giá chất lượng tài sản và phát hiện các tài sản hư hỏng, kém phẩm chất.
Kết quả kiểm kê phải được ghi vào “ Biên bản kiểm kê”.Mọi chênh lệch phải được phân tích nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
Tài khoản sử dụng hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu
- TK 1381 “ Tài sản thiếu chờ xử lý”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị vật liệu thiếu so với sổ sách sau khi kiểm kê đánh giá vật liệu mà chưa rõ nguyên nhân.
Kết cấu TK :
+ Bên Nợ: Giá trị vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân + Bên Có: Xử lý giá trị vật liệu thiếu hụt
+ Dư Nợ: Số thiếu hụt chờ xử lý
- TK 3381 “ Tài sản thừa chờ xử lý”: Tài sản thừa chờ xử lý dùng để theo dõi giá trị vật liệu thừa so với sổ sách sau khi kiểm kê đánh giá vật liệu chưa rõ nguyên nhân.
Kết cấu TK :
+ Bên Nợ: Xử lý giá trị vật liệu thừa
+ Bên Có: Giá trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý + Dư Có: Số thừa chờ xử lý
Nếu vật liệu thừa do khách hàng giao nhầm, kế toán ghi đơn bên Nợ TK 002 “ Vật tư nhận giữ hộ”
Hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê
32
(1): Giá trị vật liệu thừa trong định mức (2): Thừa ngoài định mức chờ xử lý (3): Giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê
(4): Xử lý nguyên vật liệu thiếu do người chịu trách nhiệm vật chất bồi thường (5): Vật liệu thiếu hụt tổn thất do hao hụt trong định mức
(6): Vật liệu thừa do bên ngoài bàn giao nhằm xử lý (7): Xử lý vật liệu thừa nhận giữ hộ, gia công
Riêng về hạch toán nguyên vật liệu thiếu sau kiểm kê thì theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, giá trị vật liệu thiếu khi có quyết định xử lý, một phần còn lại sau khi trừ đi giá trị vật liệu thiếu do tổ chức, cá nhân bồi thường được đưa vào giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, theo Chuẩn mực kế toán Quốc tế thì giá trị đó được đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.