Việt Nam
2.3.1. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí QLKD của Công ty bao gồm các chi phí phát sinh hàng ngày phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí: Chi phí nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài,…
Công ty sử dụng TK 642 để hạch toán chi phí QLKD và chi tiết theo bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý:
TK 6421 - Chi phí bán hàng
TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ sử dụng để kế toán làm căn cứ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh chi phí QLKD gồm:
Hóa đơn GTGT đầu vào, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi; Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lƣơng; Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
Chi phí nhân viên
Chi phí nhân viên là các khoản chi phí ncho nhân viên bộ phận bán hàng và nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp bao gồm lƣơng, các khoản phụ cấp và các khoản bảo hiểm trích theo lƣơng.
Ví dụ: Quy trình tính lƣơng, phụ cấp và các khoản trích theo lƣơng của Công ty CPTM Nishu Việt Nam nhƣ sau:
Công ty ký hợp đồng dài hạn với kế toán viên Phạm Minh Hà vào ngày 1/7/2012 với mức lƣơng chính là 4.000.000 đồng. Hàng tháng, kế toán viên này sẽ đƣợc Công ty trích đóng các khoản bảo hiểm theo quy định.
Hàng tháng, dựa vào bảng chấm công, kế toán sẽ xác định đƣợc số ngày công mà 01 nhân viên đi làm trong tháng. Khi đó, kế toán tính lƣơng ngày công theo công thức:
Lƣơng ngày công = Lƣơng chính x
Tổng số ngày công Số ngày làm việc trong tháng
66
Trong tháng 07/2014, có 27 ngày làm việc, kế toán viên Phạm Minh Hà đi làm đủ 27 ngày, nên:
Lƣơng ngày công = 4.000.000 x 27
= 4.000.000 27
Theo hợp đồng lao động đã kí kết, kế toán Minh Hà nhận đƣợc hai khoản phụ cấp hàng tháng là phụ cấp trách nhiệm 500.000 đồng và phụ cấp ăn trƣa 600.000 đồng.
Tổng lƣơng = Lƣơng ngày công + Tổng phụ cấp
= 4.000.000 + 1.100.000 = 5.100.000 Tiếp theo, kế toán xác định các khoản trích theo lƣơng. Hàng tháng, Công ty CPTM Nishu Việt Nam chỉ trích lập 3 khoản bảo hiểm là: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, không trích lập Kinh phí công đoàn. Tỷ lệ trích bảo hiểm năm 2014 đƣợc quy định nhƣ sau:
Các khoản bảo hiểm Tính vào chi phí của doanh nghiệp (%)
Trừ vào lƣơng nhân viên (%)
Bảo hiểm xã hội 18 8
Bảo hiểm y tế 3 1,5
Bảo hiểm thất nghiệp 1 1
Tổng 22 10,5
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tổng hợp)
Công ty áp dụng trích các khoản này trên lƣơng chính của mỗi nhân viên. Lƣơng chính của kế toán Minh Hà là 4.000.000 đồng. Vì vậy, ta tính đƣợc các khoản trích theo lƣơng của kế toán viên Minh Hà nhƣ sau:
Các khoản bảo hiểm Tính vào chi phí của doanh nghiệp
Trừ vào lƣơng nhân viên
Bảo hiểm xã hội 720.000 320.000
Bảo hiểm y tế 120.000 60.000
Bảo hiểm thất nghiệp 40.000 40.000
Thực lĩnh của kế toán Minh Hà sẽ là:
5.100.000 - 420.000 = 4.680.000
Tƣơng tự theo quy trình này, dựa vào bảng chấm công của từng bộ phận (Bảng 2.25), kế toán lập ra bảng chi tiết thanh toán tiền lƣơng (Bảng 2.26) của từng bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp.
68
Bảng 2.25. Bảng chấm công
BẢNG CHẤM CÔNG - BỘ PHẬN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (Trích)
Tháng 07 năm 2014 Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng số 1 2 3 4 5 CN 7 8 9 10 11 12 CN 14 15 16 17 18 19 CN 21 22 23 24 25 26 CN 28 29 30 31 ngày công Phạm Ngọc Lân GĐ X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 27 Nguyễn Hà Thanh KTT X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 26 Phạm Minh Hà KT X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 27 Vũ Quỳnh Trâm KT X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 24 Trần Bích Ngọc KT X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 25 Nguyễn Thị Mai KT X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 26 Tạ Hồng Phƣơng TQ X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 25 .... (Nguồn: Phòng Kế toán - Tổng hợp)
Bảng 2.26. Bảng chi tiết thanh toán tiền lương
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƢƠNG - BỘ PHẬN QUẢN LÝ (Trích)
Tháng 07 năm 2014 ST
T
Họ và tên Lƣơng chính Lƣơng ngày công
Phụ cấp Tổng lƣơng Các khoản phải khấu trừ vào lƣơng Số tiền thực lĩnh Trách nhiệm Ăn trƣa BHXH BHYT BHTN Cộng
1 Phạm Ngọc Lân 16.000.000 16.000.000 1.000.000 600.000 17.600.000 1.280.000 240.000 160.000 1.680.000 15.920.000 2 Nguyễn Hà Thanh 7.000.000 6.740.741 700.000 600.000 8.040.741 560.000 105.000 70.000 735.000 7.305.741
3 Phạm Minh Hà 4.000.000 4.000.000 500.000 600.000 5.100.000 320.000 60.000 40.000 420.000 4.680.000
....
Tổng 49.000.000 48.498.220 4.700.000 4.800.000 57.998.220 3.920.000 735.000 490.000 5.145.000 52.853.220
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƢƠNG - BỘ PHẬN BÁN HÀNG (Trích)
Tháng 07 năm 2014 ST
T
Họ và tên Lƣơng chính Lƣơng ngày công
Phụ cấp Tổng lƣơng Các khoản phải khấu trừ vào lƣơng Số tiền thực lĩnh Trách nhiệm Ăn trƣa BHXH BHYT BHTN Cộng
1 Trần Minh Đức 7.000.000 7.000.000 700.000 600.000 8.300.000 560.000 105.000 70.000 735.000 7.565.000 2 Nguyễn Hà My 5.000.000 4.629.630 500.000 600.000 5.729.630 400.000 75.000 50.000 525.000 5.204.630 3 Nguyễn Văn Tƣ 5.000.000 4.814.815 500.000 600.000 5.914.815 400.000 75.000 50.000 525.000 5.389.815
....
70
Bảng 2.27. Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội
BẢNG PHÂN BỔ LƢƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Tháng 07 năm 2014
S T T
Đối tƣợng sử dụng TK 334 - Phải trả ngƣời lao động TK 338- Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng
Lƣơng Các khoản khác Cộng có TK 334 BHXH BHYT BHTN Cộng có TK 338 A B (1) (2) (3)=(1)+(2) (4) (5) (6) (7)=(4)+(5)+(6) (8)=(3)+(7) 1 TK 6421- Chi phí bán hàng 67.928.150 11.600.000 79.528.150 12.420.000 2.070.000 690.000 15.180.000 94.708.150
2 TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
48.498.220 9.500.000 57.998.220 8.820.000 1.470.000 490.000 10.780.000 68.778.220
3 TK 334 - Phải trả ngƣời lao động 9.440.000 1.770.000 1.180.000 12.390.000 12.390.000
Cộng 116.426.370 21.100.000 137.526.370 30.680.000 5.310.000 1.181.180 38.350.000 175.876.370
Chi phí trả trƣớc
Trong tháng 07/2014, kế toán phải phân bổ chi phí trả trƣớc cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp nhƣ: tiền thuê văn phòng, chi phí mua đồ dùng phục vụ văn phòng,… Trong tháng 07/2014, Công ty chỉ phát sinh chi phí trả trƣớc ngắn hạn và cần phân bổ, chi phí trả trƣớc dài hạn đã đƣợc phân bổ hết vào tháng 06/2014. Kế toán dựa vào bảng phân bổ chi phí trả trƣớc để xác định chi phí trong tháng cho từng bộ phận.
Dựa vào giá trị và mục đích sử dụng của khoản chi phí trả trƣớc, kế toán xác định thời gian phân bổ từ đó tính ra giá trị phân bổ trong từng kỳ với công thức sau:
Giá trị phân bổ trong kỳ =
Giá trị ban đầu Thời gian phân bổ
Ví dụ: Ngày 01/07/2014, Công ty chi tiền là 54.000.000 đồng để thanh toán tiền thuê văn phòng 03 tháng. Để tính chi phí thuê văn phòng trong tháng 07, ta tính giá trị phân bổ trong kỳ bằng cách dựa vào công thức trên, ta đƣợc:
Giá trị phân bổ trong kỳ =
54.000.000
= 18.000.000 3
Tƣơng tự với các loại chi phí trả trƣớc ngắn hạn khác, kế toán dựa vào bảng phân bổ chi phí trả trƣớc ngắn hạn – 142 (Bảng 2.28) để xác định chi phí trong kỳ:
72
Bảng 2.28. Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn
BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ TRẢ TRƢỚC NGẮN HẠN – 142 Tháng 07 năm 2014 Đơn vị tính: VNĐ STT Chi phí trả trƣớc Ngày tháng mua SL Giá trị ban đầu Giá trị còn lại đầu kỳ TG phân bổ (tháng)
Giá trị phân bổ Giá trị còn
lại cuối kỳ Bộ phận sử dụng Trong kỳ Lũy kế TK 6421 TK6422 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 1 Thuê văn phòng 01/07/14 01 54.000.000 54.000.000 03 18.000.000 18.000.000 36.000.000 18.000.000 2 Tủ lạnh Toshiba 07/04/14 01 6.000.000 3.000.000 06 1.000.000 4.000.000 2.000.000 1.000.000 Tổng cộng 60.000.000 57.000.000 19.000.000 22.000.000 38.000.000 1.000.000 18.000.000 (Nguồn: Phòng Kế toán - Tổng hợp)
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí khấu hao là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Công ty CPTM Nishu Việt Nam tính khấu hao tròn ngày, theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Theo thông tƣ 45/2013/TT-BTC kết hợp với tần suất sử dụng TSCĐ của Công ty, kế toán đã tính đƣợc thời gian khấu hao phù hợp của mỗi TSCĐ.
Giá trị khấu hao phân bổ
trong kỳ =
Nguyên giá Số kỳ khấu hao
Dựa vào danh mục TSCĐ đầu kỳ và phát sinh trong kỳ (Bảng 2.29), kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng (Bảng 2.30).
Ví dụ: Ngày 10/7/2014, Công ty CPTM Nishu Việt Nam mua thêm một xe tải nhẹ có nguyên giá 176.400.000 đồng. TSCĐ này đƣợc xếp vào loại Thiết bị và phƣơng tiện vận tải, nên có thời gian khấu hao là 10 năm (120 tháng), do đó:
Giá trị khấu hao 1 tháng =
176.400.000
= 1.470.000 120
Xe tải đƣợc đƣa vào sử dụng bắt đầu vào ngày 10/07/2014, tức là trong tháng 07, TSCĐ này đƣợc sử dụng (31-10+1)= 22 ngày, do vậy giá trị khấu hao của xe tải nhẹ trong tháng 07 là:
1.470.000 X 22 = 1.043.226 31
74
Bảng 2.29. Danh mục tài sản cố định đầu kỳ và phát sinh trong kỳ
DANH MỤC TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ĐẦU KỲ VÀ PHÁT SINH TRONG KỲ
MÃ TÀI SẢN NXKT01 PTVT01 PTVT02
Tên tài sản Kho hàng Xe ô tô Xe tải nhẹ
Nƣớc sản xuất Việt Nam Nhật Nhật
Năm sản xuất 2012 2010 2011
Số hiệu 101 201 202
Chứng từ giao nhận BBGNTS01 BBGNTS02 BBGNTS03
Nhóm TS N01 N02 N02
Số thẻ TSCĐ T01 T02 T03
Lý do tăng TS Xây dựng Mua sắm Mua sắm
Ngày tăng TS 01/07/2012 01/07/2012 10/07/2014
Ngày đƣa vào sử dụng 01/07/2012 01/07/2012 10/07/2014
Số tháng tính khấu hao 210 108 120 Bộ phận sử dụng BH QL BH TK TSCĐ 2111 2111 2111 TK khấu hao 2141 2141 2141 TK chi phí 6421 6422 6421 Vốn tự có Nguyên giá 840.000.000 486.000.000 176.400.000
Giá trị khấu hao 96.000.000 108.000.000
Giá trị còn lại 744.000.000 378.000.000 176.400.000
Giá trị KH 1 tháng 4.000.000 4.500.000 1.470.000
Bảng 2.30. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Tháng 07 năm 2014 Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Ngày bắt đầu/ ngừng sử dụng Thời gian sử dụng (tháng) Nơi sử dụng
toàn Doanh nghiệp TK 6421
CPBH TK6422 CPQLDN Nguyên giá TSCĐ Số khấu hao A B 1 2 3 4 5 6 1 I - Số khấu hao trích tháng trƣớc 1.326.000.000 8.500.000 4.000.000 4.500.000
2 II - Số khấu hao tăng trong tháng (II=1+2) 176.400.000 1.043.226 1.043.226
1. KH tính bổ sung cho TSCĐ tăng trong tháng trước
2. Khấu hao tính bổ sung cho TSCĐ tăng
trong tháng này 176.400.000 1.043.226 1.043.226
Xe tải nhẹ 10/07/2014 120 176.400.000 1.043.226 1.043.226
3 III – Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng này
4 IV – Số khấu hao trích tháng này (I+II-
III) 1.502.400.000 9.543.226 5.043.226 4.500.000
76
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhƣ: chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê vận chuyển hàng hóa đi bán, tiền điện, nƣớc, điện thoại, internet,…
Ví dụ: Ngày 05/07/2014, Công ty nhận đƣợc hóa đơn GTGT tiền internet của FPT phát sinh trong tháng 06 nhƣ sau:
Bảng 2.31. Hóa đơn GTGT dịch vụ mua ngoài
HÓA ĐƠN GTGT (DỊCH VỤ)
FPT Telecom North Liên 2: GIAO CHO KHÁCH HÀNG
Ngày phát hành (Bill date) Mã số thuế (Custumer ID) Tổng số tiền (Amount) Đơn vị tính (Unit) 05/07/2014 0105928003 308.000 VNĐ
Kính gửi (To): Công ty CPTM Nishu Việt Nam
Địa chỉ (Address) Lô 109, TT3 Khu đô thị mới Mỹ Đình, xã Mễ trì, Huyện Từ Liêm, Hà Nội
Khách hàng Thu ngân GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ký hiệu: AA/13T Số: 0001011 CN Hà Nội 1 Công ty TNHH Viễn thông FPT Miền Bắc
Địa chỉ: 48 Vạn Bảo – Ba Đình – Hà Nội Mã số thuế: 0102713634-004
Tên truy cập: HNDSL-126-998 Mã khách hàng: HND029912 Cƣớc phí từ ngày (From): 01/06/2014 Đến ngày (To): 30/06/2014 Chi tiết (Detail)
STT Khoản (Items) Số tiền (Amount)
1 Cuoc thue bao Monthly Fee 280.000
Cộng (Total) 280.000 Thuế suất GTGT (VAT): 10% Tiền thuế GTGT (VAT Amount): 28.000
Tổng cộng (Grand total) 308.000 Số tiền bằng chữ (Sum in word): Ba trăm lẻ tám nghìn đồng chẵn.
Kế toán lập phiếu chi (Bảng 2.32) để chi tiền thanh toán cho ngƣời bán:
Bảng 2.32. Phiếu chi
CÔNG TY CPTM NISHU VIỆT NAM Lô 109 - TT3- Khu đô thị mới Mỹ Đình - xã Mễ Trì - Huyện Từ Liêm – TP Hà Nội
Mẫu số: 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 5 tháng 7 năm 2014 Số: PC01124 Nợ: 331 Có: 1111
Họ tên ngƣời nhận tiền: ….. Nguyễn Thị Mai……….
Địa chỉ:….Phòng Kế toán - Tổng hợp……….
Lý do chi:.. Chi thanh toán tiền internet tháng 06……….
Số tiền:…… 308.000…………(Viết bằng chữ): Ba trăm lẻ tám nghìn đồng chẵn./...
Kèm theo:…… 01……… Chứng từ gốc: HĐGTGT………
……… Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): nt………
Ngày 05 tháng 07 năm 2014 Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý):...
+ Số tiền quy đổi:...
78
Kế toán chi phí quản lý kinh doanh của Công ty không sử dụng sổ chi tiết các tài khoản TK 6421, TK 6422 mà ghi sổ Nhật ký chung và theo dõi trực tiếp trên các Sổ cái tài khoản tƣơng ứng. Do đó, ta có sổ Nhật ký chung (trích) (Bảng 2.33):
Bảng 2.33. Sổs Nhật ký chung (Trích) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 07 năm 2014 Đơn vị tính: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có 05/07 0001011 05/07 Chi phí internet tháng 06 x 6422 280.000 x 133 28.000 x 331 308.000
05/07 PC01124 05/07 Thanh toán tiền internet x 331 308.000
x 1111 308.000
… … … …
31/07 BPBL 31/07 Lƣơng các bộ phận x 6421 79.528.150
x 6422 57.998.220
x 334 137.526.370 31/07 BPBL 31/07 Các khoản trích theo lƣơng x 6421 15.180.000
x 6422 10.780.000
x 338 25.960.000 31/07 BPBL 31/07 Các khoản trích theo lƣơng x 334 12.390.000
x 338 12.390.000 31/07 BPBCPTT 31/07 Phân bổ CPTT ngắn hạn x 6421 1.000.000 x 6422 18.000.000 x 142 19.000.000 31/07 BTPBKH 31/07 Phân bổ chi phí KH TSCĐ x 6421 5.043.226 x 6422 4.500.000 x 214 9.543.226
… … … …
Cộng số phát sinh Số lũy kế chuyển kỳ sau
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tổng hợp)
Sau khi các nghiệp vụ đƣợc ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế toán vào sổ cái các tài khoản tƣơng ứng. Sau đây là mẫu sổ cái (Trích) cuả TK 6421 (Bảng 2.34), TK 6422 (Bảng 2.35):
Bảng 2.34. Sổ cái TK 6421 (Trích)
SỔ CÁI
Tháng 07 năm 2014
Tài khoản: 6421 – Chi phí bán hàng
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu NT Nợ Có … … … …
31/07 BTTTL 31/07 Lƣơng phải trả ngƣời lao động 334 79.528.150 31/07 BTTTL 31/07 Các khoản trích theo lƣơng 338 15.180.000 31/07 BPBCPTT 31/07 Phân bổ chi phí trả trƣớc 142 1.000.000 31/07 BTPBKH 31/07 Phân bổ chi phí khấu hao 214 5.043.226
31/07 PKT 31/07 K/c chi phí bán hàng 911 179.466.100
Cộng phát sinh 179.466.100 179.466.100
Số dƣ cuối kỳ
80
Bảng 2.35. Sổ cái TK 6422 (Trích)
SỔ CÁI
Tháng 07 năm 2014
Tài khoản: 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu NT Nợ Có
05/07 0001011 05/07 Chi phí tiền internet tháng 06 331 280.000
… … …
31/07 BTTTL 31/07 Lƣơng phải trả ngƣời lao động 334 57.998.220 31/07 BTTTL 31/07 Các khoản trích theo lƣơng 338 10.780.000 31/07 BPBCPTT 31/07 Phân bổ chi phí trả trƣớc 142 18.000.000 31/07 BTPBKH 31/07 Phân bổ chi phí khấu hao 214 4.500.000
31/07 PKT 31/07 K/c chi phí QLDN 911 201.176.600
Cộng phát sinh 201.176.600 201.176.600
Số dƣ cuối kỳ
2.3.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng
Cuối kỳ, kế toán xác định kết quả bán hàng trên sổ cái TK 911 theo công thức sau:
Kết quả bán hàng
= Doanh thu thuần từ bán hàng
- Giá vốn hàng bán
- Chi phí quản lý kinh doanh
Dựa vào sổ cái các TK 511, TK 521, TK 632, TK 6421, TK 6422, kết quả bán hàng tháng 7 năm 2014 đƣợc xác định nhƣ sau:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ = 6.120.558.000
Các khoản giảm trừ doanh thu = 41.850.000