Sơ đồ qui trình giám định
2.2.2.1 Nhận yêu cầu giám định/ thông tin tổn thất từ NĐB/Khách hàng
• Khi nhận thông tin tổn thất từ người được BH (NĐBH), Trưởng bộ phận khai thác (BPKT) có trách nhiệm gửi ngay Giấy đề nghị thu xếp giám định tổn thất hàng hóa cho Trưởng bộ phận giám định (BPGĐ).
• Khi nhận được yêu cầu giám định, các thông tin liên quan đến đối tượng cần giám định, giám định viên/người được phân công (GĐV/NĐPC) vào Sổ thống kê giám định tổn thất hàng hóa theo mẫu.
• GĐV/NĐPC nhận thông tin phải báo Trưởng BPGĐ/NĐUQ (người được ủy quyền) biết để phân công giám định viên (GĐV) xử lý. • Trường hợp tổn thất lớn và phức tạp (Số tiền bồi thường ước tính
trên phân cấp và/hoặc trên mức báo TBH), Trưởng BPGĐ cần báo cáo GĐ/TGĐ/NĐUQ, phòng Giám định – Bồi thường Công ty và đề xuất hướng xử lý để phối hợp giải quyết; thực hiện theo quy trình thông báo TBH.
• Thời gian thực hiện: Thực hiện ngay nhưng không muộn hơn 24h.
2.2.2.2 Xử lý thông tin ban đầu
• Trên cơ sở các thông tin do người yêu cầu giám định (NYC) cung cấp, GĐV/NĐPC hướng dẫn cho NĐBH / khách hàng thiết lập, thu thập cung cấp những hồ sơ ban đầu và những xử lý để hạn chế tổn thất ... theo đúng những quy định trong Đơn bảo hiểm, Quy tắc bảo hiểm và/hoặc Hợp đồng bảo hiểm mà đối tượng bảo hiểm đang tham gia.
• GĐV/NĐPC kiểm tra các giấy tờ, tài liệu hiện có liên quan tới tổn thất/tai nạn: B/L, đơn bảo hiểm, chứng từ giao nhận với người vận chuyển, cảng xếp, dỡ hàng … Trên cơ sở các chứng từ thu thập ban đầu: kiểm tra thời hiệu, hiệu lực và các điều kiện tham gia bảo hiểm.
• GĐV/NĐPC báo cáo Trưởng ĐVGĐ phân công GĐV thực hiện hoặc yêu cầu các Đơn vị khác/công ty giám định độc lập giám định Thông tin liên quan được GĐV/NĐPC ghi vào Sổ thống kê giám định tổn thất hàng hóa.
• GĐV/NĐPC hướng dẫn cho NĐBH / khách hàng chuẩn bị những giấy tờ pháp lý nhằm bảo lưu quyền khiếu nại với các bên liên quan
• Đối với những vụ tổn thất lớn, phức tạp GĐV/NĐPC thực hiện theo quy trình, hướng dẫn thông báo TBH.
• Tất cả các công ty giám định độc lập được chỉ định phải thuộc danh sách các công ty giám định độc lập đã được Công ty phê duyệt.
• Thời gian thực hiện: Thực hiện ngay nhưng không muộn hơn 24h.
2.2.2.3 Tiến hành giám định
Công tác chuẩn bị:
• Trên cơ sở các thông tin do NYC, NĐBH / khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáo sơ bộ về tổn thất của các bên liên quan, GĐV phải tự chuẩn bị đầy đủ những vấn đề liên quan đến tổn thất:
Kiến thức về tổn thất hoặc rủi ro, tai nạn liên quan đến sự kiện bảo hiểm.
Những dụng cụ hoặc thiết bị cần thiết phải mang theo để phục vụ giám định.
Nội dung giám định
Khi tiến hành giám định, GĐV cần:
• Kiểm tra và đối chiều về mặt giấy tờ bảo hiểm liên quan với đối tượng được bảo hiểm để xác định đúng đối tượng đang giám định và đối tượng được ghi trên giấy tờ là trùng hợp.
• Ghi nhận chính xác, trung thực thời gian, địa điểm, diễn biến, tình trạng, mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây nên tổn thất/thiệt hại bằng Báo cáo giám định và ảnh chụp mô tả chi tiết rõ ràng về đối tượng tổn thất.
Xác định tình trạng tổn thất
• Giám định tình trạng bên ngoài container, kiện hàng: Kiểm tra tình trạng container, niêm chì.
Kiểm tra bao bì , vật liệu làm bao bì. Kiểm tra chất lượng bao bì (cũ, mới).
Kiểm tra mác, ký mã hiệu: tên hàng, ký hiệu đề phòng hạn chế tổn thất, số kiện hàng…
Dấu vết tổn thất bao bì: rách vỡ, thủng, ngấm bẩn (nước, dầu…) nay đã khô hoặc có dấu vết bị cậy đinh sau đó đóng lại …
Nếu bao bì có niêm phong, kẹp chì: thì cần kiểm tra xem có khác gì với sự miêu tả trong chứng từ vận chuyển không.
• Giám định tình trạng bên trong container, kiện hàng: Cách sắp xếp và chèn lót bên trong.
Cách hàng hóa đóng trong kiện và tính chất của loại hàng đó. Kiểm tra để phát hiện các dấu vết biểu hiện khả năng mất, thiếu
bẩn, ướt mốc, có các vật lạ…
Kiểm tra để phát hiện các hiện tượng khả nghi khác. Xác định mức độ tổn thất
• Xác định số lượng thiếu của riêng từng loại hàng đóng trong bao hoặc kiện .
• Xác định số lượng hỏng của từng loại hàng đóng trong bao, kiện theo từng mức độ hư hỏng được phân loại một cách hợp lý.
• Cân nhắc giá trị ước tính giá bán hàng kém phẩm chất để xác định mức độ giảm giá hợp lý, tránh tình trạng giảm tỷ lệ một cách tùy tiện.
• Tỷ lệ giảm giá cần phải căn cứ vào giá thị trường hàng tốt và giá thị trường hàng hư hỏng tại cùng một nơi, cùng thời điểm và cùng một cơ sở so sánh.
• Nếu có điều kiện, cần xác định mức độ tổn thất cho hàng hóa theo từng nguyên nhân khác nhau để xác định tổn thất riêng và tổn thất chung hoặc xác định người chịu trách nhiệm hợp lý.
• Khi tổn thất lớn hoặc dạng đặc biệt cần lấy mẫu và phân tích theo các chỉ tiêu kỹ thuật của hàng nguyên chất (có thể thuê cơ quan chuyên môn).
• Xác định các chi phí cứu chữa, sửa chữa, chỉnh lý, thay thế hàng hợp lý để ghi vào biên bản (nếu có).
Xác định nguyên nhân gây ra tổn thất:
GĐV cần dựa vào kết quả giám định thực tế tại hiện trường, tham khảo các tài liệu liên quan để xác định một cách chính xác nhất nguyên nhân gây ra tổn thất.
Lập biên bản giám định hiện trường:
Kết thúc quá trình thực hiện giám định tại hiện trường, GĐV lập Biên bản giám định hiên trường ). Biên bản giám định và hoặc mẫu giám định cần có chữ ký của đại diện các bên tham gia giám định.
2.2.2.4 Thỏa thuận và theo dõi khắc phục hậu quả:
GĐV phải:
• Phối hợp cùng với khách hàng tiến hành giám định, phân loại và xác định mức độ tổn thất/thiệt hại.
• Đề xuất các biện pháp bảo quản và đề phòng hạn chế tổn thất, sửa chữa, khắc phục, thay thế hoặc cứu vớt hàng hóa bị tổn thất.
Thời gian thực hiện: Thực hiện khẩn trương hợp lý. Thời hạn cụ thể không xác định do phụ thuộc vào các bên liên quan.
2.2.2.5 Báo cáo giám định hàng tổn thất:
GĐV phải bảo đảm:
• Nội dung của Báo cáo giám định hàng tổn thất phải thể hiện tính trung thực, chính xác, rõ ràng và cụ thể sự việc xảy ra gây nên tổn thất/thiệt hại. Các số liệu phải phù hợp với các tài liệu dẫn chứng. • Đối với những vụ tổn thất quan trọng và phức tạp, phải có ý kiến
của tập thể và chỉ đạo của Trưởng ĐVGĐ, GĐ Đơn vị, TGĐ / NĐUQ trước khi lập Báo cáo giám định.
Thời gian thực hiện: Thực hiện khẩn trương hợp lý nhưng chậm hơn 5 ngày làm việc.
2.2.2.6 Cấp Báo cáo giám định và thu phí giám định:
• ĐVGĐ cấp Báo cáo giám định cho NYC theo số lượng đã ghi rõ trên giấy yêu cầu giám định. Trường hợp không có yêu cầu cụ thể thì cấp ra 02 bản gốc tiếng Việt, trong đó:
01 bản cấp cho NYC.
01 bản lưu tại ĐVGĐ / Đơn vị
Trong trường hợp có yêu cầu thì cấp thêm bản tiếng Anh hoặc các ngoại ngữ khác.
• Phí giám định:
Khách hàng yêu cầu: ĐVKT có trách nhiệm thu đòi phí giám định từ NĐBH / Khách hàng.
2.2.2.7 Công ty giám định độc lập giám định :
• Đối với trường hợp thuê giám định ngoài: NĐPC phải theo dõi tiến độ thực hiện giám định của Công ty giám định thuê ngoài. Nếu có vấn đề phát sinh cần giải quyết, NĐPC phải báo cáo Trưởng ĐVGĐ để có phương hướng xử lý.
• Nhận Báo cáo giám định: Khi nhận biên bản, NĐPC cần kiểm tra số lượng, nội dung biên bản. Nếu có sai sót, chưa rõ cần yêu cầu công ty giám định sửa chữa, bổ sung hoặc có ý kiến trả lời, đặc biệt là các kết luận về mức độ và nguyên nhân tổn thất.
• Sau khi nhận giấy báo nợ, nếu mức phí giám định là phù hợp với biểu phí giám định đã thỏa thuận thì NĐPC thông báo cho công ty giám định để xuất hóa đơn thanh toán.
• NĐPC đánh giá hoạt động, chất lượng dịch vụ của các Công ty giám định được thuê hoặc được chỉ định giám định theo từng vụ việc trên cơ sở: chất lượng của Báo cáo giám định, sự tinh thông nghiệp vụ và mẫn cán của giám định viên, thời gian hoàn thành Báo cáo giám định, mức phí giám định…