- Đội ngũ CCV trên địa bàn thành phố những năm qua phát triển nhanh về số lượng nhưng do quy định LCC 2006 về đào tạo, bổ nhiệm CCV còn chưa chặt chẽ nên chất lượng và đạo đức hành nghề của một số CCV còn thấp.
Trong quá trình hoạt động, thông thường thư ký của CCV (nhân viên của tổ chức HNCC) sẽ là người tiếp nhận yêu cầu công chứng, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục, nhận hồ sơ, soạn thảo văn bản … sau đó CCV sẽ kiểm tra lại tính hợp pháp hồ sơ và hướng dẫn khách hàng ký vào văn bản.
Tuy nhiên do một số CCV của tổ chức HNCC thiếu kinh nghiệm, thiếu thận trọng trong tra cứu thông tin về tài sản, dữ liệu phục vụ giải quyết hồ sơ
95
của người yêu cầu công chứng, chưa thực hiện đúng trình tự, thủ tục công chứng, chưa giải thích rõ quyền và nghĩa vụ cũng như hậu quả pháp lý cho người yêu cầu công chứng, có hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh, thậm chí bớt đi một số giấy tờ và thủ tục cần thiết để thu hút khách hàng dẫn đến phát sinh tranh chấp, khiếu kiện, gây tổn hại đến uy tín của cá nhân và tổ chức HNCC.
Theo số liệu báo cáo của các Sở tư pháp và thanh tra Bộ tư pháp từ năm 2007 đến hết tháng 7 năm 2012, tính trên phạm vi cả nước, các Sở tư pháp đã phát hiện và xử lý bằng hình thức khiển trách, cảnh cáo đối với 24 trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm pháp luật trong lĩnh vực công chứng; Thanh tra Bộ tổ chức 07 cuộc thanh tra đối với 66 tổ chức hành nghề, ban hành 29 quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với 20 tổ chức và cá nhân với số tiền là 63.000.000 đồng [23].
Cũng theo số liệu báo cáo, các hành vi sai phạm và bị xử lý trong lĩnh vực công chứng bao gồm:
- Vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; - Nhũng nhiễu trong thi hành công vụ;
- Vi phạm quy trình thực hiện công chứng; - Công chứng hợp đồng trái pháp luật;
- Mạo danh để công chứng hợp đồng ủy quyền;
- Thực hiện công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định;
- Thực hiện sửa lỗi kỹ thuật hợp đồng, văn bản không đúng quy định; - Không niêm yết phí công chứng tại trụ sở;
- Thực hiện công chứng hợp đồng không đúng thẩm quyền;
- Thực hiện công chứng hợp đồng, giấy ủy quyền, văn bản phân chia di sản không đúng quy định;
- Sử dụng giấy tờ giả mạo để công chứng;
- Công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng vi phạm pháp luật;
96
- Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV.
- Thu lệ phí không đúng quy định. Một số VPCC chưa thực hiện đúng các quy định của pháp luật thuế, có hiện tượng trốn thuế.
- Không lập, quản lý, sử dụng các loại sổ sách theo quy định.
- Đa số các tổ chức HNCC thực hiện chưa đúng quy định về lời chứng. - Nhiều tổ chức HNCC vẫn thực hiện công chứng các hợp đồng giao dịch trong trường hợp Chứng minh nhân dân của người yêu cầu công chứng đã quá hạn sử dụng.
- Một số hồ sơ công chứng của nhiều tổ chức HNCC thiếu bản sao giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu riêng, sử dụng riêng tài sản.
- CCV thực hiện công chứng đối với các hợp đồng mà đối tượng của hợp đồng là quyền sử dụng đất cấp cho hộ gia đình nhưng hồ sơ công chứng chỉ có bản sao trang hộ khẩu của vợ, chồng mà không có các trang hộ khẩu của các con, hoặc thiếu văn bản xác nhận của Cơ quan công an, UBND xã phường về các thành viên hộ gia đình tại thời điểm được giao đất, do đó chưa có căn cứ để xác định đầy đủ các thành viên hộ gia đình ký kết hợp đồng theo quy định tại Điều 109 Bộ luật Dân sự và các quy định của pháp luật về đất đai. Hoặc đối tượng là hộ gia đình nhưng không đầy đủ các thành viên trong hộ, điều này dễ dẫn đến hợp đồng bị vô hiệu khi tranh chấp xảy ra, ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên tham gia hợp đồng.
- Theo quy định tại Khoản 6, Điều 35, Khoản 3 Điều 36 và Khoản 1 Điều 41 Luật công chứng thì người yêu cầu công chứng phải ký vào từng trang hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ của CCV thiếu chữ ký của Ngân hàng vào từng trang hợp đồng thế chấp tài sản; CCV ở một số tổ chức HNCC thực hiện ký tắt vào các trang hợp đồng trong hồ sơ công chứng và không đăng ký chữ ký này theo quy định. Do đó, việc ký tắt của CCV là không thực hiện đúng theo quy định của Luật công chứng [23].
97
- Số lượng tổ chức HNCC tuy đã phủ khắp các quận, huyện, thị xã nhưng chất lượng và tính chuyên nghiệp chưa cao; còn hiện tượng một số tổ chức HNCC do quá chú trọng đến việc thu hút khách hàng, nên còn giản đơn trong trình tự, thủ tục công chứng hoặc thực hiện công chứng không phù hợp với quy định, không bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch; vẫn còn tình trạng “cạnh tranh” không lành mạnh của một số VPCC.
Có thể nói, các thiếu sót trong quy định của pháp luật và cơ chế quản lý lỏng lẻo là nguyên nhân chính dẫn đến các bất cập trong hoạt động công chứng trên địa bàn Hà Nội hiện nay. Ví dụ: theo quy định tại Ðiều 57, Luật Công chứng, thù lao công chứng do người yêu cầu công chứng và tổ chức HNCC thỏa thuận. Do đó, việc thu thù lao công chứng mỗi nơi một khác. Ðơn cử như, cùng là công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhu cầu công chứng tại nhà, Văn phòng công chứng Ðại Việt (địa chỉ: số 335 phố Kim Mã, Ba Ðình, Hà Nội) đưa ra mức phí là 800 nghìn đồng, trong khi Văn phòng công chứng Hồng Hà (địa chỉ: 11 Huỳnh Thúc Kháng, Ðống Ða, Hà Nội) có mức phí là 1,4 triệu đồng (bao gồm: phí công chứng tại nhà 650 nghìn đồng, phí công chứng ngoài giờ 350 nghìn đồng; phí soạn thảo, đánh máy hồ sơ 400 nghìn đồng) [23].
Việc cho phép thu phí dịch vụ theo thỏa thuận như kể trên đã dẫn tới tình trạng "loạn phí" trong hoạt động công chứng, nơi thì thu quá cao, nơi lại thu rất thấp. Ðây chính là "lỗ hổng" pháp lý, tạo kẽ hở cho việc cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng, làm méo mó, thiếu đi sự minh bạch trong hoạt động này.
2.3.2. Hoạt động quản lý nhà nước về công chứng còn bị buông lỏng
Các quy định về quản lý nhà nước còn có những sơ hở, lỏng lẻo, thiếu những chế tài mạnh để xử lý các hành vi vi phạm của CCV, tổ chức HNCC, người yêu cầu công chứng, dẫn đến hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố Hà Nội còn chưa cao.
98
Sự phối hợp giữa Sở Tư pháp với Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND các quận, huyện, thị xã còn hạn chế, có những lúc chưa kịp thời bàn bạc, trao đổi, thống nhất để giải quyết các khó khăn, vướng mắc dẫn đến tình trạng Văn bản công chứng khi đi đăng ký bị chậm chễ, trả đi trả lại nhiều lần. Việc xã hội hóa công chứng một cách mạnh mẽ trên địa bàn thành phố Hà Nội góp phần thuận lợi cho người dân khi có nhu cầu giải quyết công việc. Tuy nhiên, khi lực lượng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra còn quá mỏng so với yêu cầu công việc cộng với số lượng, trình độ, năng lực cán bộ, công chức viên chức, các chức danh tư pháp còn chưa đáp ứng yêu cầu công việc thì việc xảy ra các vi phạm pháp luật trong lĩnh vực công chứng rất dễ xảy ra. Việc quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng chưa theo kịp tình hình mới dẫn đến phát sinh những hiện tượng vi phạm, cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức HNCC.