Trước khi LCC 2006 được ban hành, pháp luật công chứng nước ta quan niệm công chứng là hoạt động của Nhà nước, các văn bản pháp luật về công chứng đều quy định chủ thể của hoạt động này phải là cơ quan nhà nước, trong đó các CCV là công chức, được hưởng lương từ ngân sách. Thời kỳ này, các Phòng công chứng đã có những đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí, vai trò của công chứng trong đời sống xã hội. Chỉ tính trong năm năm, kể từ khi ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng chứng thực, các Phòng công chứng trên cả nước đã công chứng hơn một triệu hợp đồng, giao dịch, qua đó đảm bảo an toàn pháp lý cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, góp phần phục vụ quản lý nhà nước hiệu quả.
Tuy nhiên, trong quá trình phát triển, với xu hướng của công chứng thế giới là chuyển đổi tổ chức công chứng từ chỗ là cơ quan nhà nước sang các tổ chức dịch vụ công, cùng với đó là sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong điều kiện hội nhập quốc tế thì việc duy trì mô hình công chứng nhà nước ở nước ta là không còn phù hợp. Bởi vậy, việc chuyển đổi mô hình công chứng theo hướng từng bước xã hội hóa - CCV không nhất thiết phải là công chức, tổ chức HNCC không nhất thiết phải là cơ quan nhà nước là việc làm cần thiết. Qua đó, một mặt có thể huy động nguồn lực to lớn của xã hội để phát triển đội ngũ CCV và tổ chức HNCC đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao, mặt khác tạo ra sự “cạnh tranh lành mạnh” giữa những người làm nghề công chứng, giữa các tổ chức HNCC nhằm nâng cao chất lượng phục vụ. Đây
47
là một đòi hỏi khách quan, không những góp phần giảm bớt gánh nặng về biên chế và kinh phí của Nhà nước mà còn phù hợp với thông lệ công chứng trên thế giới [15, tr.120]. Cùng với chủ trương xã hội hóa công chứng, LCC 2006 tại Chương III - Tổ chức hành nghề công chứng đã quy định hai hình thức tổ chức HNCC đó là Phòng công chứng và VPCC.
2.1.1.1. Phòng công chứng
Phòng công chứng là hình thức tổ chức HNCC do Nhà nước thành lập. Hình thức tổ chức HNCC này đã tồn tại từ kể từ khi hệ thống công chứng nước ta được hình thành và tiếp tục được quy định trong Luật công chứng theo hướng duy trì những mặt tích cực của hình thức tổ chức hành nghề này, đồng thời khắc phục những mặt hạn chế, qua đó bảo đảm tính ổn định của hoạt động công chứng phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong giai đoạn hiện nay.
- Thành lập Phòng công chứng
Việc thành lập Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định. Trình tự để thành lập một Phòng công chứng được thực hiện theo các bước sau:
+ Trên cơ sở nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp xây dựng Đề án thành lập Phòng công chứng trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ về sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện (Điều 25, LCC 2006).
+ Sau khi đề án được hoàn chỉnh, Sở Tư pháp gửi UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định. Trong trường hợp để cơ quan này quyết định thành lập Phòng công chứng thì trong thời hạn 30 ngày kể từ khi có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập trong ba số liên tiếp. Nội dung đăng báo gồm các thông tin như: tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng; số, ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng
48
công chứng. Trong trường hợp UBND cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó tương tự như đối với việc đăng báo về việc thành lập Phòng công chứng để các tổ chức, cá nhân biết.
Một điểm cần lưu ý khi thành lập Phòng công chứng đó là vấn đề tên gọi của Phòng công chứng. Theo quy định, tên gọi của tổ chức HNCC này phải bao gồm cụm từ Phòng công chứng, số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập. (Ví dụ: Phòng công chứng số 1 thành phố Hà Nội, Phòng công chứng số 2 tỉnh Hà Tĩnh…).
- Cơ cấu tổ chức và chế độ tài chính
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 24 LCC 2006 thì: “Phòng công chứng
là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng”.
So sánh với các quy định trước đây của pháp luật thì cũng không có sự thay đổi quá lớn về địa vị pháp lý của Phòng công chứng. Tại điểm 1, Phần I, Công văn số 554/CV-CC ngày 10/07/1989 của Bộ Tư pháp về việc bổ sung một số điểm trong việc triển khai thực hiện Thông tư số 574/QLTPK và Thông tư số 858/QLTPK ngày 15/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, đã ghi nhận: “Phòng công chứng nhà nước là
cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân và không nằm trong cơ cấu của Sở tư pháp. Trường hợp được UBND tỉnh ủy quyền thì Giám đốc Sở tư pháp trực tiếp quản lý Phòng công chứng Nhà nước” và một nội
dung như vậy cũng được quy định tại Điều 11, Nghị định số 45/HĐBT, cụ thể: “Phòng công chứng nhà nước là cơ quan thuộc UBND tỉnh, có tư cách
pháp nhân, có tài khoản riêng ở ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy”. Tuy nhiên, đến Nghị định số 31/CP thì: “Phòng công chứng nhà nước thuộc Sở tư pháp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng và có con dấu riêng theo quy định của Chính phủ” (Điều 12, Nghị định 31/CP) trong khi
49
quản lý của Giám đốc Sở tư pháp, có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, tài khoản riêng và con dấu theo quy định của pháp luật về con dấu”. Như vậy, từ
các điều luật trên, chúng ta thấy cơ cấu của Phòng công chứng không có mấy thay đổi qua từng thời kỳ nếu như chúng vẫn nằm trong khối cơ quan hành chính sự nghiệp. Nội dung cụ thể của các quy định có khác nhau nhưng thay đổi chủ yếu chỉ xoay quanh Phòng công chứng có hay không có tư cách pháp nhân, chịu sự quản lý trực tiếp của UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hay Sở tư pháp ... Đến quy định của Luật công chứng thì đã khẳng định rõ Phòng công chứng do UBND tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, tài khoản riêng và con dấu theo quy định của pháp luật về con dấu. Bằng quy định này, một mặt Nhà nước trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các Phòng công chứng trong việc tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ máy, sư dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao; mặt khác đây cũng là một biện pháp nhằm thực hiện chủ trương xã hội hóa trong việc cung cấp dịch vụ công cho xã hôi, từng bước giảm dần bao cấp từ ngân sách nhà nước. Như vậy có thể khẳng định Phòng công chứng cũng là một tổ chức hành chính nhưng “là một cơ quan tương đối độc lập” và “được Nhà nước giao cho thực
hiện một quyền năng nhất định là quyền năng công chứng” [44, tr.332-335].
+ Cơ cấu tổ chức
Theo Điều 24 Luật công chứng thì hiện nay , Phòng Công chứng gồm có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, CCV, nhân viên nghiê ̣p vụ , bô ̣ phâ ̣n kế toán, bô ̣ phâ ̣n lưu trữ và bộ phận hành chính . Trưởng phòng Công chứng điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng cũng là người đại diện theo pháp luật của phòng công chứng. Ngoài ra, trưởng phòng công chứng còn có nhiệm vụ giải quyết các khiếu nại, tố cáo, quy hoạch, phát triển tổ chức HNCC. Trưởng phòng công chứng phải là CCV và do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. CCV trong các phòng công chứng là viên chức Nhà nước và họ không phải chịu trách nhiệm trực tiếp đối với
50
người yêu cầu công chứng, trong trường hợp gây ra thiệt hại cho người yêu cầu công chứng. Tại các phòng công chứng, Nhà nước vừa quản lý chuyên môn nghiệp vụ của CCV vừa quản lý nhân sự đối với các CCV. CCV hành nghề tại phòng công chứng phải tuân thủ quy định tại Luật công chứng và các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng.
+ Chế độ tài chính
Theo quy định của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, các Phòng công chứng được phân loại để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau:
Loại thứ nhất: Phòng công chứng tự bảo đảm chi phí hoạt động là Phòng công chứng có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên bằng hoặc lớn hơn 100%.
Loại thứ hai: Phòng công chứng tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động là Phòng công chứng có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên từ trên 10% đến dưới 100%, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp.
Loại thứ ba: Phòng công chứng do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động là Phòng công chứng có nguồn thu sự nghiệp thấp (mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên từ 10% trở xuống).
Trên cơ sở phân loại như trên, các Phòng công chứng thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của mình tương ứng với loại đơn vị sự nghiệp đã được xác định trong thời gian 3 năm sao cho vừa đảm bảo phát huy mọi khả năng của Phòng để cung cấp dịch vụ với chất lượng cao cho xã hội, đồng thời tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho người lao động. Sau thời hạn 3 năm, Phòng công chứng sẽ được xem xét phân loại lại cho phù hợp
51
- Quyền và nghĩa vụ của Phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 31 và 32 của Luật công chứng, Phòng công chứng có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
+ Có quyền thuê nhân viên làm việc: đây là quyền cơ bản của tổ chức HNCC nói chung và của Phòng công chứng nói riêng. Hoạt động công chứng là một hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng như nghiên cứu áp dụng pháp luật; hướng dẫn khách hàng về thủ tục; kiểm tra giấy tờ về nhân thân, tài sản; soạn thảo hợp đồng; lưu trữ hồ sơ... Những công việc này cần được tiến hành nhanh chóng, chính xác để đảm bảo cho hoạt động công chứng luôn được trôi chảy, không bị ùn tắc. Do đó, bên cạnh CCV là người đóng vai trò trung tâm, chỉ đạo, điều hành và phối hợp các hoạt động, Luật công chứng cho phép các tổ chức HNCC được thuê nhân viên để làm việc cho tổ chức của mình. Những nhân viên này sẽ hỗ trợ CCV trong từng hoạt động cụ thể, qua đó giúp hoạt động công chứng đạt hiệu quả cao nhất.
Đối với Phòng công chứng, ngoài CCV và nhân viên trong biên chế được duyệt, Trưởng phòng công chứng được quyết định ký hợp đồng thuê lao động, khoán công việc đối với những công việc không cần thiết bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng và các hình thức hợp tác khác với chuyên gia, nhà khoa học trong và ngoài nước đáp ứng yêu cầu chuyên môn của Phòng công chứng.
+ Có quyền thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác
Phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác được coi là nguồn thu phát sinh từ hoạt động sự nghiệp của Phòng công chứng.
Đối với phí công chứng, mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng do pháp luật quy định tại Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC- BTP Hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng. Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng công chứng và VPCC.
52
Thù lao công chứng bao gồm thù lao soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác có liên quan đến việc công chứng (Ví dụ như đề nghị xác minh, giám định, đề nghị công chứng ngoài trụ sở của khách hàng đối với tổ chức HNCC …). Mức thù lao đối với từng loại việc nêu trên do tổ chức HNCC xác định hoặc do người yêu cầu công chứng và tổ chức HNCC thỏa thuận với nhau.
Ngoài các quyền trên, Phòng công chứng còn có các quyền khác theo quy định của Luật công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Đồng thời, Phòng công chứng còn có các nghĩa vụ như:
+ Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức HNCC.
+ Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước.
+ Chấp hành các quy định cả pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
+ Chấp hành yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra.
+ Bồi thường thiệt hại do lỗi mà CCV của Phòng công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng: Khi CCV của Phòng công chứng không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ của mình gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng thì Phòng công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng trên nguyên tắc toàn bộ và kịp thời. Đây là quy định mới của Luật công chứng phù hợp với các nguyên tắc chung của pháp luật về trách nhiệm dân sự.
+ Lưu trữ hồ sơ công chứng: Hồ sơ công chứng là một nguồn chứng cứ quan trọng nên pháp luật các nước nói chung và pháp luật Việt Nam nói riêng đều rất chú trọng đến vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng. Theo pháp luật công chứng của Pháp, bản chính văn bản công chứng và các hồ sơ liên quan phải được lưu trữ trong thời hạn 100 năm. Luật công chứng nước ta quy định tổ
53
chức HNCC phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ ít nhất là hai mươi năm, các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất trong thời hạn năm năm [15, tr.126].
+ Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Giải thể phòng công chứng
Theo quy định của Điều 33 Luật công chứng, trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng, báo cáo UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày UBND cấp tỉnh quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo Trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.
Để duy trì sự ổn định trong hoạt động công chứng, đồng thời bảo vệ quyền, lợi ích của các tổ chức, cá nhân có liên quan, pháp luật quy định việc giải thể Phòng công chứng chỉ được thực hiện sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao