a. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Chủ yếu sử dụng các tài khoản sau : TK 138(8) UTX, TK 632 UTX, TK 338(8) UTX, TK5111 UTX và các tài khoản cĩ liên quan
b. Phương pháp hạch tốn:
- Sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác xuất với Cơng ty trong nước, Cơng ty được ủy quyền nhận tiền từ khách hàng nước ngồi và chuyển trả tiền cho Cơng ty trong nước.
- Do Cơng ty chủ yếu áp dụng phương thức giao hàng tay ba tại cảng nên khi làm xong thủ tục xuất, hàng đã chuyển lên tàu, phịng kinh doanh vừa lập phiếu nhập hàng ủy thác xuất đồng thời phiếu xuất kho ủy thác xuất kho khách hàng nước ngồi.
- Kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho ủy thác, ghi : Nợ 632 UTX TGHT
Cĩ 3388 TGHT
- Căn cứ vào phiếu xuất kho và hố đơn kế tốn ghi nhận khoản phải thu với khách hàng nước ngồi.
Nợ 131 NN TGHT Nợ (cĩ) 413 Cĩ 5111 UT TGHT Chừng từ ghi sổ Nợ 5111 UT Cĩ 632 UTX
- Kế tốn ghi nhận hoa dồng ủy thác xuất căn cứ vào hố đơn (hợp đồng ủy thác xuất)
Nợ 1388 UTX TGHT
Cĩ 5113 HHUT TGHT
- Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế tốn ghi nhận khoản phí ngân hàng Cơng ty đã nộp hộ
Nợ 1388 UTX Cĩ 112
- Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế tốn ghi nhận tiền hàng của khách hàng nước ngồi thanh tốn
Cĩ 131 NN TGHT
- Chuyển trả tiền hàng cho đơn vị ủy thác căn cứ vào giấy báo nợ hoặc phiếu chi theo hợp đồng ủy thác xuất, ghi :
Nợ 3388 UTX TGHT
Cĩ 112, 111 TGHT
- Đơn vị ủy thác chuyển trả tiền cho Cơng ty TNHH MD-DV Hồng Phước về khoản hoa hồng ủy thác xuất và lệ phí ngân hàng mà Cơng ty đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu ghi :
Nợ 111, 112
Cĩ 1388 UTX
- Cuối tháng đánh giá chênh lệch tỷ giá căn cứ vào tỷ giá thực tế do ngân hàng cơng bố tại thời điểm điều chỉnh
+ Nếu TGHT < TGTT Nợ 1388 UTX Cĩ 515 + Nếu TGHT > TGTT Nợ 635 Cĩ 1388 UTX Sơ đồ 3.4 : Sơ đồ hạch tốn : 111, 112 3388 UTX 632 UTX 5111 UT 131 NN Chuyển trả tiền cho đơn vị
Phiếu NK Chứng từ ghi sổ Phải thu khách hàng nước ngoài 5113 HHX 1388 UTX 111, 112 Nộp hộ phí ngân hàng Hoa hồng ủy thác xuất Nhận tiền hoa hồng và phí NH nộp hộ 635 Lỗ CLTG Lãi CLTG 515
c. Ví dụ minh hoạ :
Ngày 13/7/2004 Cơng ty TNHH TM-DV Hồng Phước ký kết hợp đồng nhận xuất khẩu ủy thác bánh tráng với cơ sở bánh tráng Lâm Đệ theo hợp đồng ủy thác xuất khẩu số 54/UTX/01. Tổng trị giá lơ hàng 8530USD FOB.HCMC.
Ngày 03/7/2004 Cơng ty ký kết hợp đồng xuất khẩu với cơng ty ETTASON PTY LTD, thuế suất khẩu 0%. Phí ủy thác 0.2% trên tổng giá trị lơ hàng. Phương thức thanh tốn TTR.
Ngày 02/8/2004 Cơng ty làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng tại cảng Khánh Hội.
Ngày 20/8/2004 Cơng ty nhận giấy báo của Ngân hàng Ngoại thương, phí ngân hàng 8,54 USD đã trừ vào tiền hàng cùng ngày cơng ty tiến hành chuyển trả tiền hàng cho cơ sở bánh tráng Lâm Đệ, đồng thời cơng ty cũng nhận tiền hoa hồng và phí ngân hàng mà cơng ty đã nộp hộ.
Tỷ giá hạch tốn trong tháng là 15725 VNĐ/USD TGTT ngày 20/8/2004 15.738 VNĐ/USD.
Kế tốn hạch tốn :
- Căn cứ vào phiếu nhập kho kế tốn ghi : Nợ 632 UTX x $530 x 15725 = 134.134.250
Cĩ 3388UTX 134.134.250
- Căn cứ vào phiếu xuất kho kế tốn ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng nước ngồi.
Nợ 131 NN 134.134.250
Cĩ 5111 UTX $8530 x 15.738 = 134.245.140 Chứng từ ghi sổ
Nợ 5111 UT 134.245.140 Cĩ 632 UTX 134.245.140
- Căn cứ vào hố đơn kế tốn ghi nhận hoa hồng được hưởng Nợ 1388 UTX $8530 x 2,2% x 15.725 = 268.269
Cĩ 5113 HHX 268.269
Ngày 20/8/2004 căn cứ vào giấy báo cĩ của ngân hàng, kế tốn ghi : Nợ 112 $8521,46 x 15.725 = 133.999.959
Nợ 1388 UTX $8.54 x 15725 = 134.291
Cĩ 131 NN 134.134.250
- Chuyển trả tiền hàng cho cơ sở bánh tráng Lâm Đệ, căn cứ vào giấy báo nợ kế tốn ghi :
Nợ 3388 UTX 134.134.250 Cĩ 112 134.134.250
- Nhận tiền hoa hồng và phí ngân hàng cơng ty đã nộp hộ ghi : + Hoa hồng ủy thác xuất
Nợ 111 (1) 268269
Cĩ 1388 UTX 268269 + Phí ngân hàng :
Nợ 112 134.291
Cĩ 1388 UTX 134.291 - Chênh lệch tỷ giá hoa hồng UT
Nợ 1388 UTX 8530 x 0,2% x 15738 - 15725 = 221,78
Cĩ 413 221,78
3.2.3. KẾ TỐN BÁN HÀNG TRONG NƯỚC : 3.2.3.1. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Cơng ty sử dụng các tài khoản sau :
+ 131 - phải thu khách hàng (bao gồm 131BL - bán lẻ, 131TN - trong nước)
+ 511 (1) - doanh thu bán hàng hố + 333 (1) - thuế GTGT đầu ra + Các tài khoản vốn bằng tiền
- Cơng ty mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng và từng mặt hàng được xuất bán ra trong kỳ.
3.2.3.2. Phương pháp hạch tốn :
- Dựa vào phiếu xuất kho, kế tốn ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ 632
Cĩ 156
- Đồng thời căn cứ vào hố đơn để ghi nhận doanh thu : Nợ 111, 112, 131, 136
Cĩ 511 (1) Cĩ 333 (1)
- Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như : chi phí vận chuyển, bốc dỡ ... ghi : Nợ 642 Nợ 133 Cĩ 111, 112 Sơ đồ 3.5 :Sơ đồ hạch tốn. 3.2.3.3. Ví dụ minh hoạ : 156 632 511 111, 112, 131 642 333 133
Ngày 15/7/2004 Cơng ty xuất kho bán cho Trung tâm thương mại Metro Sài Gịn 2 các mặt hàng nhang trừ muỗi bao gồm :
- Nhang trừ muỗi Condor : 324 lốc (1 lốc = 10 hộP), đơn giá 30.417 đồng/lốc, giá vốn 29.800 đồng/lốc
- Nhang trừ muỗi Fanlcol : 324 lốc (1 lốc = 10 hộp), đơn giá 26.250 đồng/lốc, giá vốn 20.850 đồng/lốc
- Xịt muỗi Falcon 680 ml : 324 lốc (1 lốc = 4 chai), đơn giá 99.000 đồng/lốc, giá vốn 89.000 đồng/lốc
Thuế GTGT 5%, chi phí vận chuyển 400.000 đồng thanh tốn ngay. Ngày 28/7/2004 TNHH Metro Sài Gịn 2 đã thanh tốn tiền hàng cho cơng ty.
Kế tốn hạch tốn :
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế tốn ghi :
Nợ 632 (298.000 + 208.504 + 89.000) x 324 = 45.246.600 Cĩ 156 45.246.600
+ Căn cứ vào hố đơn GTGT ghi : Nợ 131 52.957.913
Cĩ 511(1) (30.417 + 26.250 + 99.000) x 324 = 50.436.108 Cĩ 333 (1) 50.436.108 x 5% = 2.521.805
+ Chi phí vận chuyển ghi : Nợ 642 400.000
Cĩ 111 400.000
Ngày 28/7/2004 ghi nhận khách hàng thanh tốn Nợ 111 (1) 52.957.913
Cĩ 131 52.957.913
3.2.4. KẾ TỐN BÁN HÀNG NHẬP KHẨU :
Hạch tốn giống như bán hàng trong nước :
Ví dụ minh hoạ :
Ngày 03/8/2004 Cơng ty TNHH TM-DV Hồng Phước xuất bán đồng thau cho Cơng ty Cổ phần cơ khí Bình Triệu. Tổng giá trị hàng bán là 825.751.056 đồng, giá vốn 783.457.920 đồng. Thuế GTGT 5%. Hàng giao tại
kho của Cơng ty. Ngày 13/8/2004 Cơng ty Cổ phần cơ khí Bình Triệu đã thanh tốn bằng chuyển khoản.
Kế tốn hạch tốn :
- Dựa vào phiếu xuất kho, ghi : Nợ 632 783.457.920
Cĩ 156 783.457.920 - Dựa vào hố đơn, ghi :
Nợ 131TN 867.038.609 Cĩ 511 (1) 825.751.056 Cĩ 333 (1) 41.287.553 - Khách hàng thanh tốn ghi : Nợ 112 867.038.609 Cĩ 131 TN 867.038.609 - Thuế GTGT phải nộp : (825.751.056 - 783.457.920) x 5% = 2.114.657 - Khi nộp thuế ghi :
Nợ 333 (1) 2.114.657
CHƯƠNG 4 :
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.1. Nhận xét :
4.1.1. Về tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty : 4.1.1.1. Ưu điểm :
Đối với hàng hĩa, các khoản phải thu hoặc phải trả, cơng ty theo dõi chi tiết từng mặt hàng, tên khách hàng hoặc người cung cấp và theo từng hợp đồng mua bán hàng hĩa nhằm để tiện theo dõi và xác định đúng hơn các khoản phải thanh tốn.
Do cơng ty đã trang bị hệ thống máy tính theo chương trình kế tốn đã cài sẵn nên khi cĩ nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế tốn đưa vào máy xử lý. Việc hạch tốn này giúp cho cơng ty theo dõi chính xác, nhanh chĩng và cĩ hiệu quả, đồng thời cũng giúp cho việc ghi chép của các nhân kế tốn nhẹ hơn và khơng mất nhiều thời gian nhưng vẫn đảm bảo được nội dung cần phản ánh.
4.1.1.2. Nhược điểm :
Nhìn chung, sổ sách của cơng ty được ghi chép vẫn cịn gặp một số sai sĩt sở dĩ như thế là do người ghi chép sổ khơng phải là kế tốn bộ phận nên khơng nắm cách thức ghi chép sổ sách.
4.1.2. Phương thức hạch tốn hàng hĩa xuất nhập khẩu :4.1.2.1. Ưu điểm : 4.1.2.1. Ưu điểm :
Cơng ty TNHH TM – DV Hồng Phước chủ yếu là xuất nhập khẩu hàng hĩa nên các mặt hàng của cơng ty rất phong phú, đa dạng và nhiều chủng loại. Hiện nay khi nền kinh tế đã mở cửa thì xuất nhập khẩu càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị trường. Cơng ty khơng những thực hiện xuất nhập khẩu cho chính mình mà cịn thực hiện các dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu để hưởng hoa hồng. Do đĩ các khách hàng của cơng ty và ngồi nước rất nhiều, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của cơng ty.
Việc hạch tốn hàng hĩa được kế tốn theo dõi chặt chẽ. Ngồi cơng tác kiểm tra đối chiếu hàng hĩa (định kỳ) với bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn của hàng hĩa cơng ty cịn thực hiện kiểm tra thường xuyên kho. Điều này giúp cơng ty tránh được thất thốt hàng hĩa.
4.1.2.2. Nhược điểm :
Việc hạch tốn hàng hhĩa cơng ty sử dụng tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường” vì nếu cĩ thì cơng ty sẽ lưu trữ hồ sơ của hàng hĩa chưa về nhập kho riêng. Khi hàng về đến kho thì kế tốn mới phản ánh hàng đã về nhập kho.
Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc nhập khẩu hàng hĩa, cơng ty khơng hạch tốn vào TK 156(2) “chi phí mua hàng” mà hạch tốn vào TK 642 “chi phí QLDN”. Cách hoạch tốn này khơng phản ánh đúng giá trị thực của hàng hĩa. Cũng như chi phí mua hàng thì chi phí bán hàng hoặc các chi phí liên quan đến xuất khẩu cơng ty khơng hạch tốn vào TK 641 “chi phí bán hàng” mà hạch tốn vào TK 642. Cách hạch tốn này cũng khơng phản ánh đúng giá trị của hàng hĩa bán ra, vì các chi phí này phát sinh trong quá trình mua hàng và tiêu thụ hàng hĩa khơng liên quan đến hoạt động của tồn cơng ty.
Cơng ty khơng sử dụng TK 159 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho vì cơng ty thường thực hiện theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Nhưng do đặc điểm của cơng ty thì hàng hĩa chiếm tỷ trọng rất lớn và giá cả trên thị trường luơn biến động cĩ thể dẫn đến lỗ.
4.2. Kiến nghị :
4.2.1. Kiến nghị về tổ chức cơng tác kế tốn :
Cơng ty cần phải chú trọng việc phân cơng cơng việc cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên ghi chép sổ sách kế tốn. Cơng việc này cần phải do nhân viên kế tốn đảm nhận chứ khơng thể giao cho nhân viên khơng đủ khả năng, khơng đủ trình độ, chuyên mơn nghiệp vụ phụ trách.
4.2.2. Kiến nghị về phương pháp hạch tốn hàng hĩa xuất nhập khẩu :
Đối với các nghiệp vụ mua hàng và nhập khẩu hàng hĩa thì cần khoảng thời gian để hàng về nhập kho. Việc khơng sử dụng tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi đường” khơng phải ánh đúng mọi tài sản thuộc quyền sở hữu của cơng ty. Do đĩ cơng ty nên sử dụng tài khoản 151 để hạch tốn cho hàng hĩa của cơng ty đã mua nhưng chưa về nhập kho.
Chi phí là một trong những nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của cơng ty. Vì vậy cần phải hạch tốn các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng vào tài khoản 1562 và chi phí bán hàng vào tài khoản 641 để đánh giá đúng giá trị của hàng hĩa và các chi phí bỏ ra để cĩ được hàng hĩa hoặc mang lại lợi nhuận cho cơng ty. Việc cơng ty hạch tốn các chi phí trên vào tài khoản 642 dù khơng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty nhưng cần phải hạch tốn riêng để theo dõi từng khoản chi phí và cĩ biện pháp hạ thấp chúng hoặc tránh được những chi phí khơng cần thiết.
Do đặc điểm của cơng ty là kinh doanh hàng hĩa nên hàng hĩa tại cơng ty chiếm tỷ trọng rất lớn nhưng cơng ty lại khơng sử dụng tài khoản 159 “dự phịng giảm giá hàng tồn kho”. Điều này cho thấy cơng ty đã chấp nhận rủi ro khi khơng sử dụng tài khoản này. Trong nền kinh tế hiện nay thì giá cả trên thị trường luơn luơn biến động. Nếu giá cả biến động theo chiều hướng khơng tốt thì sẽ gây ra tổn thất rất lớn ảnh hưởng đến hoạt động của cơng ty. Do đĩ cơng ty nên sử dụng tài khoảng 159 để đề phịng trường hợp xấu xảy ra. Khoản dự phịng này tạo ra
nhằm để bù đắp những tổn thất do giá cả biến động. Tuy trường hợp này khơng thường xuyên xảy ra nhưng theo nguyên tắc thận trọng của kế tốn thì việc sử dụng tài khoản 159 “Dự phịng giảm giá hàng tồn kho” là rất cần thiết.
Cơng ty nên tăng cường các chính sách chiết khấu để khuyến khích khách hàng thanh tốn trước thời hạn trong hợp đồng. Ngồi ra cơng ty cũng nên sử dụng các chính sách như giảm giá, bớt giá hoặc khuyến mãi để thu hút khách hàng. Thơng qua các chính sách này giúp cơng ty giữ chân được khách hàng hiện tại đồng thời phát hiện ra những khách hàng mới hoặc những khách hàng tiềm năng.
Cơng ty Hồng Phước là cơng ty hoạt động dưới hình thức cơng ty thương mại nên việc tiêu thụ hàng hĩa rất quan trọng. Do đĩ cơng ty cần chú trọng đến vấn đề để tìm hiểu và nghiên cứu thị trường để biết rõ nhu cầu của khách hàng cũng như người tiêu dùng. Bên cạnh đĩ cơng ty cần phải tìm kiếm những nguồn hàng để cung cấp cho việc xuất khẩu với giá rẻ nhưng đảm bảo chất lượng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì chất lượng là yếu tố rất quan trọng quyết định khả năng lưu chuyển hàng hĩa. Điều này sẽ làm cho doanh thu từ việc ke hàng hĩa sẽ tăng lên đồng thời tìm kiếm được thị trường để phục vụ thường xuyên và lâu dài. Phát hiện được thị trường tiềm năng để tìm cách thâm nhập vào thị trường đĩ. Đây là một trong những cách tốt nhất để mở rộng thị trường và tạo được ưu thế của mình trên thương trường quốc tế.
KẾT LUẬN
Trong các cơng ty thương mại, lưu chuyển hàng hĩa là khâu cơ bản trong cơng tác hạch tốn kế tốn. Để thực hiện được nhiệm vụ trên, địi hỏi các cơng ty thương mại phải thường xuyên khơng ngừng cải tiến và hồn thiện cơng ty hạch tốn kế tốn.
Cơng ty TNHH TM – DV Hồng Phước luơn phấn đấu để trở thành một cơng ty cĩ uy tín trên thị trường, cụ thể là Cơng ty tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng phát triển đồng thời cạnh tranh với các Cơng ty khác. Để giữ vững uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hĩa là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Cơng ty. Chính vì thế mà Cơng ty đã tạo điều kiện cho sinh viên thực tập nhằm nhận được những cái nhìn khác nhau về cơng tác kế tốn ở cơng ty, từ đĩ đưa ra những ý kiến để cơng tác kế tốn lưu chuyển hàng hĩa được hồn thiện hơn.
Qua thời gian thực tập tại Cơng ty TNHH TM – DV Hồng Phước.