a. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Tài khoản 156 - giá mua hàng hố vá các tài khoản liên quan như : TK 333(1) - Thuế XNK 333(12) - Thuế GTGT hàng NK, TK vốn bằng tiền và phải trả người bán.
- Sổ sách :
+ Sổ chi tiết mua hàng hĩa – 156 : theo dõi số lượng và giá trị từng loại hàng nhập khẩu trong kỳ của Cơng ty.
+ Sổ tổng hợp mua hàng hĩa NK : theo dõi giá trị của hàng hố nhập khẩu trong kỳ.
b. Phương pháo hạch tốn :
Sau khi ký kết hơïp đồng nhập khẩu thì kế tốn ngân hàng tại Cơng ty sẽ dùng tiền gởi ngân hàng để ký quỹ mở L/C (10% giá trị lơ hàng nhập khẩu).
- Dùng nguyên tệ của ngân hàng để ký quỹ mở L/C, ghi :
Nợ 144 KQM TGHT
Cĩ 112(2) TGHT
- Dùng tiền Việt Nam mua ngoại tệ để ký quỹ mở L/C, ghi :
Nợ 144 KQM TGTT
Cĩ 112(1) GTTT
Khi hàng về cùng với bộ chứng từ phịng kinh doanh căn cứ vào tờ khai hải quan để lập phiếu nhập kho.
Nếu giao nhận hàng ngày tay ba tại cảng thì sẽ lập phiếu xuất kho đồng thời lập phiếu nhập kho và phiếu đề nghị nhận hàng.
Kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi nhận giá trị của lơ hàng và xác định khoản phải trả cho nhà xuất khẩu theo tỷ giá hạch tốn, ghi :
Nợ 156(1) TGTT
Nợ 635 CLTG
Cĩ 331 NN (nước ngồi) TGHT - Thuế nhập khẩu phải nộp
Cĩ 333(3) TGTT
- Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Nợ 133(1)
Cĩ 333(12)
Khi bộ chứng từ về thì Cơng ty mua ngoại tệ để thanh tốn hết số tiền cịn lại (90%), ghi :
Nợ 144 KQTT TGTT
Cĩ 122(1) TGTT
Khi ngân hàng thanh tốn căn cứ vào giấy nợ kế tốn ghi:
Nợ 331 NN TGTT
Cĩ 144 KQMTGTT Cĩ 144 KQTT
Các khoản chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu như : vận chuyển, vận tải, bốc dỡ... căn cứ vào hố đơn kế tốn, ghi :
Nợ 642
Cĩ 111, 112
Cuối tháng ghi chênh lệch tỷ giá : nếu qua tháng khác thanh tốn cho nhà xuất khẩu thì điều chỉnh TGHT mới :
TGHT cũ < TGHT mới Lỗ Nợ 635 Cĩ 331 NN TGHT cũ > TGHT mới Lãi Nợ 331 NN Cĩ 515
Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ hạch tốn ghi :
c. Ví dụ minh hoạ :
Ngày 01/6/2004 Cơng ty TNHH Hồng Phước ký kết hợp đồng nhập khẩu với Cơng ty POONGSAN CORPORATION để nhập khẩu đồng thau (mới 100%). Tổng giá trị hàng nhập 53,626 USD/CIP.HCMC phương thức thanh tốn
111, 112(2) 144 331NN 156(1)
111, 112(1)
Ký quỹ mở L/C bằng nguyên tệ
Thanh toán Nhập kho
Ký quỹ mở L/C bằng mua ngoại tệ 333(3) 635 Nộp thuế 333(12) 133 Thuế NK phải nộp Chi phí mua hàng NK 642 111, 112 133 515 Lãi
bằng L/C. Cơng ty đã đến ngân hàng ký quỹ mở L/C 10% trên tổng giá trị lơ hàng nhập (dùng nguyên tệ để ký quỹ).
Ngày 20/6/2004 Cơng ty dùng ngoại tệ ký quỹ thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty nước ngồi để nhận bộ chứng từ nhập khẩu hàng hố.
Cùng ngày đã giao nhận tại cảnh Sài Gịn, chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hố 2.000.000 VNĐ. Thuế nhập khẩu 0%, thuế GTGT 5%.
Biết TGHT trong tháng là 15.600 VNĐ/USD, TGTT 15,735 VNĐ/USD Kế tốn hạch tốn như sau:
Ngày 01/6/2004
Dùng ngoại tệ ký quỹ mở L/C (10% giá trị hàng nhập) kế tốn hạch tốn như sau :
Nơï 144 KQM ($53,626 x 15.600 x 10%) = 83.656.560
Cĩ 112(2) 83.656.560
Ngày 20/6/2004
Dùng ngoại tệ ký quỹ thanh tốn tiền hàng cho nhà xuất khẩu, kế tốn ghi :
Nợ 144 KQTT 752.909.040 ($ 53626 x 15.600 x 90%) Cĩ 112 (2) 752.909.040
+ Khi hàng về nhập kho, kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho ghi : Nợ 156 (1) 843.805.110 ($53.626 x 15735 VND/USD)
Cĩ 331 NN 836.565.600 ($53.626 x 15600 VND/USD) Cĩ 413 7.239.510
+ Thuế GTGT đầu vào = ($53.626 x 15735 x 5%) = 42.190.255,5 Kế tốn hạch tốn :
Nợ 133 (1) 42.190.255,5 Cĩ 333 (12) 42.190.255,5
+ Khi ngân hàng đã thanh tốn cho nhà xuất khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ kế tốn ghi :
Nợ 331 NN 836.565.600 Cĩ 144 KQM836.565.600
+ Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hố, ghi : Nợ 642 2.000.000 Cĩ 111 (1) 2.000.000 + Nộp thuế, ghi : Nợ 333 (12) 42.190.255,5 Cĩ 111 (1) 42.190.255,5 3.1.3.2. Nhập khẩu ủy thác : a. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Cơng ty hạch tốn các khoản phải thu từ bên ủy thác nhập trên tài khoản 138(8) UTN
- Ghi nhận trị giá l6 hàng mà Cơng ty nhập khẩu hộ trên tài khoản 632 UT và 511 UT. Ngồi ra cịn cĩ các khoản liên quan khác như các tài khoản vốn bằng tiền...
- Cơng ty theo dõi từng hợp đồng ủy thác nhập trên sổ chi tiết.
b. Phương pháp hạch tốn :
- Khi ký kết hợp đồng ủy thác nhập với Cơng ty khác thì Cơng ty thực hiện đầy đủ các thủ tục để nhập khẩu lơ hàng đồng thời chuyển tiền đến Cơng ty đĩ để Cơng ty thanh tốn tiền hàng, thanh tốn các chi phí khác. Hàng hố ủy thác đều được giao nhận tay ba tại cảng và đơn vị ủy thác nhập phải chịu chi phí vận chuyển bốc dỡ về kho mình. Trường hợp này kế tốn hạch tốn như sau:
+ Nhận ngoại tệ của bên ủy thác và Cơng ty đã chuyển tiền đến ngân hàng để ký quỹ mở L/C.
Nợ 112(2) TGHT Cĩ 1388 UTN Nợ 144 KQM TGHT
Cĩ 112(2)
+ Khi hàng về Cơng ty thanh tốn tiền cho nhà sản xuất để nhận bộ chứng từ và làm thủ tục hải quan để nhận hàng. Lúc này phịng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho (giao tay ba). Kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho ghi :
+ Giá vốn của hàng nhập ủy thác Nợ 632 UT
+ Chứng từ ghi sổ Nợ 511 UT
Cĩ 632 UT
+ Căn cứ vào hố đơn và phiếu xuất kho kế tốn ghi nhận tiền hàng, hoa hồng, thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp cho đơn vị UTN. + Tiền hàng Nợ 1388 UTN TGHT Cĩ 511 UTN + Hoa hồng Nợ 1388 UTN TGHT Cĩ 5113 HHN
+ Thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập nộp hộ
Nợ 1388 UTN TGTT Cĩ 3333 UT TGTT Cĩ 3331 UT + Khi nộp thuế NK và GTGT hàng nhập Nợ 3331 Nợ 3333 Cĩ 111
- Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng giử đến về việc đã thành tốn tiền hàng cho nhà xuất khẩu, ghi :
Nợ 311 NN TGHT Cĩ 112(2)
- Khi nhận được hoa hồng ủy thác, ghi : Nợ 111(1) TGTT
Sơ đồ 3.2 : Sơ đồ hạch tốn : 112 1388 UTN 111, 112 331UTX 632 UT 511 UT 333 UT 5113 Thuế NK VAT và hàng nhập
Phí ngân hàng Nhận tiền Thanh toán tiền hàng Phiếu NK Chứng từ ghi số HHUT 711 Chênh lệch do thanh lý HĐ Chênh lệch do thanh lý HĐ 811 515 635 Phiếu XK Chênh lệch tỉ giá Chênh lệch tỉ giá
c. Ví dụ minh hoạ :
Ngày 04/7/2004 Cơng ty Hồng Phước ký kết hợp đồng nhập khẩu ủy thác với Cơng ty TNHH TM SX Như Phong mặt hàng thức ăn gia súc men phức hợp (complex Enzyme for Fobage) với tổng giá trị lơ hàng 7004,76 USD, CIF, HCMC. Thuế nhập khẩu 10%, thuế GTGT 5%, phương thức thanh tốn TTR, phí giao dịch 0,25% giá trị lơ hàng, phí ngân hàng 10 USD.
Ngày 18/7/2004 hàng về đến cảng, Cơng ty tiến hành làm thủ tục hải quan và nhận tay ba tại cảng.
Ngày 30/7/2004 nhận tiền phí ủy thác của Cơng ty TNHH SXTM Như Phong 1.816.000 đồng.
Ngày 10/ 8/2004 nhận tiền thanh tốn tiền hàng, phí giao dịch và phí ngân hàng của Cơng ty TNHH SXTM Như Phong.
Ngày 17/8/2004 Cơng ty Như Phong chuyển tiền thanh tốn thuế nhập khẩu và thuế GTGT.
Cùng ngày Cơng ty đã tiến hành thanh tốn tiền hàng và các khoản thuế và phí phải nộp TGHT 15.708 VNĐ/USD, TGTT 15.738 VNĐ/USD.
Kế tốn hạch tốn :
- Khi hàng về cảnh căn cứ vào phiếu xuất khi ghi : Nợ 632 UT $ 7004,76 x 15.708 = 110.030.770
Cĩ 331 NN $ 7004,76 x 15.708 = 110.030.770 Chứng từ ghi sổ :
Nợ 5111 UT 110.030.770 Cĩ 632 UT 110.030.770
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT phải nộp căn cứ vào thơng báo thuế + Thuế nhập khẩu = $ 7004,76 x 10% x 15.738 = 11.024.091 Nợ 1388 UTN 11.024.091 Cĩ 3333 11.024.091 + Thuế GTGT = ($70004,76 x 15.738 + 11.024.091) x 5% = 6.063.250 Nợ 1388 UTN 6.063.250 Cĩ 3331 6.063.250 - Ghi nhận hoa hồng ủy khác
Nợ 1388 UTN 1.816.000 Cĩ 5113 HHN 1.816.000
- Thanh tốn phí giao dịch và phí ngân hàng
Nợ 1388 UTN ($7004,76 x 0,25% + 10) x 15.738 = 432.982 Cĩ 112 ($7004,76 x 0,25% + 10) x 15.738 = 432.982 - Nhận tiền cơ sở Như Phong về phí ủy thác
Nợ 112 1.816.000
Cĩ 1388 UTN 1.816.000
- Nhận tiền cơ sở Như Phong tiền hàng, phí giao dịch và phí ngân hàng Nợ 112 (110.030.770 + 432.982) = 110.463.752
Cĩ 1388 UTN 110.463.752 - Nhận tiền thanh tốn thuế nhập khẩu, thuế GTGT : Nợ 111 11.024.091 + 6.063.250 = 17.087.341
Cĩ 1388 UTN 17.087.341
- Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc thanh tốn tiền hàng : Nợ 331 NN 110.030.770 Cĩ 112(2) 110.030.770 - Khi nộp thuế : Nợ 3333 11.024.091 Nợ 3331 6.063.250 Cĩ 111 17.087.341
3.1.4. KẾ TỐN MUA HÀNG TRONG NƯỚC : 3.1.4.1. Mua hàng của các Cơng ty , xí nghiệp :
a. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Tài khoản sử dụng :
156(1) - giá trị hàng mua 133 - Thuế GTGT đầu vào
331 TN - phải thu của khách hàng trong nước 111, 112
- Sổ sách : Cơng ty theo dõi chi tiết lượng hàng nhập kho trong kỳ và chi tiết cho từng đơn vị cung cấp. Việc theo dõi này được thực hiện trực tiếp trên máy. Cuối kỳ in ra báo cáo.
b. Ví dụ minh hoạ :
Ngày 12/7/2004 Cơng ty Hồng Phước mua các mặt hàng từ Cơng ty Phương Đơng theo HĐ 0184876 - 0018501
Căn cứ vào phiếu nhập kho 47/3/KDTN ngày 12/7/2004 bao gồm các mặt hàng sau :
- Nhang condor : 192 thùng, đơn giá 181.723 đồng/thùng - Nhang Falcon : 129 thùng, đơn giá 157.166 đồng/thùng
- Xịt muỗi Falcon 680 ml : 214 thùng, đơn giá 648.309 đồng/thùng Thuế GTGT 5%
- Căn cứ vào phiếu nhập kho, hố đơn và biên bản kiểm nhận kế tốn xác định tổng giá trị hàng hố nhập kho ngày 12/7/2004
Nhang condor : 182 th x 181.723đ/th = 34.890.816 đồng Nhang Falcon : 129 th x 157.166đ/th = 20.274.414 đồng Xịt muỗi Falcon : 214 th x 648.309đ/th = 138.73.126 đồng -> Tổng giá trị hàng hố nhập kho là : 193.903.356 đồng Kế tốn ghi : Nợ 156(1) 193.903.356 Nợ 133 9.695.168 (193.903.356 x 5%) Cĩ 331 TN 203.598.524
- Khi thanh tố cho Cơng ty Phương Đơng ghi : Nơï 331 TN 203.598.524
Cĩ 112 203.598.524
3.1.4.2. Mua hàng của người trực tiếp sản xuất hoặc người kinhdoanh khơng cĩ hố đơn : doanh khơng cĩ hố đơn :
Ngày 14/7/2004 mua 3.500 tấn bắp khơ Buơn Mê Thuộc, tỉnh Đắc Lắc đơn giá 1.560đồng/kg theo bảng kê số 20/9/01KD của người bán lẻ.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho 19/9/KD, phiếu đề nghị nhận hàng, bảng kê thu mua hàng hố ghi :
Nợ 156 35.000 x 1.560 = 54.600.000 Cĩ 133 54.600.000 x 3% = 1.638.000 Cĩ 111(1) 52.962.000
3.2. KẾ TỐN BÁN HÀNG :
3.2.1. ĐẶC ĐIỂM LƯU CHUYỂN HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY : 3.2.1.1 Phương thức bán hàng và phương thức thanh tốn :
a. Bán hàng trong nước :
* Phương thức bán hàng :
Cơng ty TNHH TM - DV Hồng Phước là Cơng ty hoạt động cĩ quy mơ nên phương thức bán hàng chủ yếu là bán buơn hàng hố. Đối với bán lẻ thì Cơng ty chủ yếu bán cho người trực tiếp đến Cơng ty mua với số lượng lớn và trả tiền ngay hoặc Cơng ty bán chuyển hàng cho người mua.
- Bán buơn cĩ hai hình thức là bán buơn qua kho và bán buơn vận chuyển thẳng.
+ Bán buơn qua kho là hình thức Cơng ty mua hàng về nhập kho dự trữ và sau đĩ xuất ra đển bán.
+ Bán buơn vận chuyển thằng là hình thức Cơng ty mua hàng về nhưng khơng nhập kho mà vận chuyển thẳng đến giao cho người mua. Thường Cơng ty bán buơn vận chuyển thẳng cĩ tham gia thanh tốn. Hình thức này Cơng ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết và thơng báo cho nhà cung cấp biết để chuyển hàng cho người mua. Sau đĩ Cơng ty tiến hành thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp và thu tiền của người mua. Hình thức này làm tăng tốc độ lưu chuyển hàng hố giảm bớt khâu vận động qua kho, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng nên hình thức này Cơng ty thường áp dụng.
- Bán tại kho của Cơng ty hoặc chuyển hàng giao cho người mua. * Phương thức thanh tốn :
- Khách hàng thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty bằng tiền hoặc bằng chuyển khoản.
- Nếu thanh tốn theo hình thức trả chậm thì người mua phải chịu thêm x % lãi xuất trên tổng giá trị lơ hàng.
b. Xuất khẩu :
- Cơng ty xuất khẩu hàng hố ra nước ngồi theo điều kiện FOB (Free On Board). Theo điều kiện này thì Cơng ty giao hàng hố lên tàu do người mua chỉ định tại cảng bốc hàng quy định đã ký kết trong hợp đồng và làm mọi thủ tục để xuất khẩu cũng như chịu mọi chi phí, rủi ro tổn thất khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc hàng.
- Phương thức thanh tốn trong xuất khẩu hàng hố cũng giống như trường hợp nhập khẩu, nghĩa là thanh tốn bằng TTR và L/Cơng ty.
3.2.1.2 Chứng từ và thủ tục :
* Sơ đị luân chuyển chứng từ bán hàng: CHỨNG TỪ GỐC (Hóa đơn bán hàng,
phiếu xuất kho)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 1561, 131… SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CT GHI SỔ SỔ CÁI TK 511, 131, 632, 1561 … BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP XUẤT HAØNG HÓA TK 1561 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TAØI CHÍNH * Chú thích : Ghi sổ hàng ngày : Ghi sổ cuối tháng : Đối chiếu, so sánh :
a. Bán hàng trong nước :
- Chứng từ bao gồm : + Hố đơn giá trị gia tăng + Phiếu xuất kho
+ Phiếu đề nghị xuất hàng
- Khi chuyển hàng thì phịng kinh doanh sẽ lập phiếu đề nghị xuất hàng. Phiếu này chuyển đến thủ kho để tiến hành xuất hàng. Khi xuất hàng thì lập phiếu xuất kho.
Thời điểm xác định hàng tiêu thụ là khi hàng hố đã giao cho khách hàng và khách hàng chấp nhận thanh tốn.
+ Nếu bán hàng qua kho thì hố đơn GTGT được lập thành 3 liên : liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho sau đĩ chuyển đến cho phịng kế tốn để hạch tốn.
+ Nếu bán hàng vận chuyển thẳng thì hố đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 gửi theo hàng cùng với vận đơn, liên 3 dùng để thanh tốn.
b. Xuất khẩu trực tiếp :
- Giấy phép xuất khẩu : hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh cĩ thể ký kết hợp đồng xuất khẩu mà khơng cần xin giấy phép, chỉ cần cĩ giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, cĩ mã số thuế và cĩ thị trường để xuất khẩu. Do đĩ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Cơng ty khơng cần phải xin giấy phép xuất khẩu.
- Thủ tục thanh tốn :
+ Nếu thanh tốn bằng L/C - A/S thì Cơng ty yêu cầu đối tác mở L/Cơng ty. Khi nhận được L/C Cơng ty phải đĩng lệ phí từ 20 - 30 USD để cán bộ thủ tục kiểm tra L/C và tiến hành giao hàng.
+ Nếu thanh tốn bằng TTR thì sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, cán bộ phịng kinh doanh tiến hành cơng tác chuẩn bị hàng hố để giao cho nhà nhập khẩu.
- Chuẩn bị giao hàng :
+ Nếu hợp đồng ủy thác xuất khẩu thì Cơng ty yêu cầu bên ủy thác chuẩn bị giao hàng hố, bao bì, ký mã hiệu theo đúng thời gian, chất lượng, số lượng đã ký kết trong hợp đồng.