3.2.1. ĐẶC ĐIỂM LƯU CHUYỂN HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY : 3.2.1.1 Phương thức bán hàng và phương thức thanh tốn :
a. Bán hàng trong nước :
* Phương thức bán hàng :
Cơng ty TNHH TM - DV Hồng Phước là Cơng ty hoạt động cĩ quy mơ nên phương thức bán hàng chủ yếu là bán buơn hàng hố. Đối với bán lẻ thì Cơng ty chủ yếu bán cho người trực tiếp đến Cơng ty mua với số lượng lớn và trả tiền ngay hoặc Cơng ty bán chuyển hàng cho người mua.
- Bán buơn cĩ hai hình thức là bán buơn qua kho và bán buơn vận chuyển thẳng.
+ Bán buơn qua kho là hình thức Cơng ty mua hàng về nhập kho dự trữ và sau đĩ xuất ra đển bán.
+ Bán buơn vận chuyển thằng là hình thức Cơng ty mua hàng về nhưng khơng nhập kho mà vận chuyển thẳng đến giao cho người mua. Thường Cơng ty bán buơn vận chuyển thẳng cĩ tham gia thanh tốn. Hình thức này Cơng ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết và thơng báo cho nhà cung cấp biết để chuyển hàng cho người mua. Sau đĩ Cơng ty tiến hành thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp và thu tiền của người mua. Hình thức này làm tăng tốc độ lưu chuyển hàng hố giảm bớt khâu vận động qua kho, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng nên hình thức này Cơng ty thường áp dụng.
- Bán tại kho của Cơng ty hoặc chuyển hàng giao cho người mua. * Phương thức thanh tốn :
- Khách hàng thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty bằng tiền hoặc bằng chuyển khoản.
- Nếu thanh tốn theo hình thức trả chậm thì người mua phải chịu thêm x % lãi xuất trên tổng giá trị lơ hàng.
b. Xuất khẩu :
- Cơng ty xuất khẩu hàng hố ra nước ngồi theo điều kiện FOB (Free On Board). Theo điều kiện này thì Cơng ty giao hàng hố lên tàu do người mua chỉ định tại cảng bốc hàng quy định đã ký kết trong hợp đồng và làm mọi thủ tục để xuất khẩu cũng như chịu mọi chi phí, rủi ro tổn thất khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc hàng.
- Phương thức thanh tốn trong xuất khẩu hàng hố cũng giống như trường hợp nhập khẩu, nghĩa là thanh tốn bằng TTR và L/Cơng ty.
3.2.1.2 Chứng từ và thủ tục :
* Sơ đị luân chuyển chứng từ bán hàng: CHỨNG TỪ GỐC (Hóa đơn bán hàng,
phiếu xuất kho)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 1561, 131… SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CT GHI SỔ SỔ CÁI TK 511, 131, 632, 1561 … BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP XUẤT HAØNG HÓA TK 1561 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TAØI CHÍNH * Chú thích : Ghi sổ hàng ngày : Ghi sổ cuối tháng : Đối chiếu, so sánh :
a. Bán hàng trong nước :
- Chứng từ bao gồm : + Hố đơn giá trị gia tăng + Phiếu xuất kho
+ Phiếu đề nghị xuất hàng
- Khi chuyển hàng thì phịng kinh doanh sẽ lập phiếu đề nghị xuất hàng. Phiếu này chuyển đến thủ kho để tiến hành xuất hàng. Khi xuất hàng thì lập phiếu xuất kho.
Thời điểm xác định hàng tiêu thụ là khi hàng hố đã giao cho khách hàng và khách hàng chấp nhận thanh tốn.
+ Nếu bán hàng qua kho thì hố đơn GTGT được lập thành 3 liên : liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho sau đĩ chuyển đến cho phịng kế tốn để hạch tốn.
+ Nếu bán hàng vận chuyển thẳng thì hố đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 gửi theo hàng cùng với vận đơn, liên 3 dùng để thanh tốn.
b. Xuất khẩu trực tiếp :
- Giấy phép xuất khẩu : hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh cĩ thể ký kết hợp đồng xuất khẩu mà khơng cần xin giấy phép, chỉ cần cĩ giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, cĩ mã số thuế và cĩ thị trường để xuất khẩu. Do đĩ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Cơng ty khơng cần phải xin giấy phép xuất khẩu.
- Thủ tục thanh tốn :
+ Nếu thanh tốn bằng L/C - A/S thì Cơng ty yêu cầu đối tác mở L/Cơng ty. Khi nhận được L/C Cơng ty phải đĩng lệ phí từ 20 - 30 USD để cán bộ thủ tục kiểm tra L/C và tiến hành giao hàng.
+ Nếu thanh tốn bằng TTR thì sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, cán bộ phịng kinh doanh tiến hành cơng tác chuẩn bị hàng hố để giao cho nhà nhập khẩu.
- Chuẩn bị giao hàng :
+ Nếu hợp đồng ủy thác xuất khẩu thì Cơng ty yêu cầu bên ủy thác chuẩn bị giao hàng hố, bao bì, ký mã hiệu theo đúng thời gian, chất lượng, số lượng đã ký kết trong hợp đồng.
+ Nếu là hợp đồng xuất khẩu trực tiếp hàng hố của Cơng ty thì cán bộ phịng kinh doanh sẽ tiến hành tập trung hàng hố lại thành lơ hàng, đĩng gĩi bao bì và ghi ký mã hiệu.
- Kiểm tra hàng xuất khẩu : đối với những mặt hàng xuất khẩu thực phẩm chế biến thì Cơng ty phải xin giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn. Ngồi ra cịn cĩ giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận vệ sinh thực phẩm.
- Làm thủ tục hải quan : tại đây nhân viên hải quan sẽ kiểm tra tính chất của việc khai báo trong phiếu đĩng gĩi cĩ đúng hay khơng và tính thuế xuất khẩu.
- Giao hàng cho đơn vị chuyên chở : cán bộ tổ giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để nhận container. Sau khi hàng đã giao lên tàu Cơng ty sẽ nhận biên lai xác nhận hàng đã lên tàu và liên hệ với chủ tàu để nhận vận đơn đồng thời thơng báo cho nhà nhập khẩu biết kết quả giao hàng.
- Thanh tốn : Phịng tài vụ sẽ lập bộ chứng từ thanh tốn để chuyển đến cho ngân hàng thơng báo và nhờ ngân hàng thơng báo địi tiền từ ngân hàng mở L/C.
+ Hố đơn thương mại (commercial Invoice), packing list, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận vệ sinh thực phẩm (tùy theo mặt hàng) tờ khai hàng hố xuất khẩu.
+ Ngồi ra Cơng ty cịn lập hố đơn GTGT, giá trên hố đơn là giá FOB và được quy đổi ra VNĐ theo TGTT do ngân hàng cơng bố tại thời điểm cĩ doanh thu và hàng chuyển qua lan can tàu của nước nhập khẩu.
c. Xuất khẩu ủy thác : chứng từ gồm cĩ
- Phiếu nhập kho ủy thác xuất
- Phiếu đề nghị nhận hàng ủy thác xuất.
- Hố đơn GTGT (liên 2) với đơn vị ủy thác xuất - Hợp đồng ủy thác xuất khẩu
- Hố đơn GTGT (liên 3) của Cơng ty thanh tốn với nước ngồi. - Phiếu đề nghị xuất hàng ủy thác xuất khẩu
- Contract
- Provisonal invoice (hố đơn tạm thời)
- Fina linvoice (hố đơn chốt giá của hàng hố xuất khẩu để thanh tốn) và các chứng từ khác giống như xuất khẩu trực tiếp.
3.2.2. KẾ TỐN XUẤT KHẨU HÀNG HỐ :3.2.2.1. Xuất khẩu trực tiếp : 3.2.2.1. Xuất khẩu trực tiếp :
a. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Chủ yếu sử dụng các tài khoản sau : 511(1) - Doanh thu hàng xuất khẩu 632 - Giá vốn hàng bán
131 NN - phải thu đơn vị nước ngồi 333(3) - thuế xuất khẩu
và các tài khoản liên quan khác
b. Phương pháp hạch tốn :
- Khi nhận được L/C do Ngân hàng chuyển đến, phịng kinh doanh sẽ kiểm tra lại và làm thủ tục hải quan để tiến hành xuất hàng.
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho ghi nhận giá vốn Nợ 632
Cĩ 156
+ Dựa vào hố đơn thương mại kế tốn ghi nhận doanh thu và khoản phải thu
Nợ 131 NN TGHT Nợ 635
Cĩ 5111 TGTT
+ Nếu hàng về chuyển thẳng ra cảnh khơng nhập kho ghi : Nợ 632
Cĩ 111, 112, 331
- Khi nhà nhập khẩu thanh tốn tiền hàng, kế tốn dựa vào giấy báo cĩ của ngân hàng chi :
Nợ 112 Có 131 NN
- Căn cứ vào háo đơn vận chuyển, bốc dỡ và phiếu chi, kế tốn hạch tốn vào TK chi phí QLDN
Nợ 642
Cĩ 111(1)
- Căn cứ vào thơng báo thuế, kế tốn ghi nhận thuế xuất khẩu phải nộp (thuế GTGT của hàng xuất khẩu 0%)
Nợ 5111
Cĩ 333(3) - Khi nộp thuế, ghi : Nợ 333(3)
Cĩ 111, 112
- Khi thanh tốn phí ngân hàng, ghi Nợ 642
Sơ đồ 3.3 : Sơ đồ kế tốn :
c. Ví dụ minh hoạ :
Ngày 10/8/2004 Cơng ty TNHH TM-DV Hồng Phước ký kết hợp đồng xuất khẩu với cơng ty Mitsubishi Corporation. Tổng giá trị lơ hàng là 1.000061,4 USD theo điều kiện FOB. HCMC
- Bánh tráng mè trắng 20 CTN (200gr/gĩi - 60 gr/ctn), giá bán là 14,52 USD/CTN, giá vốn 3,833,333 đồng
- Bánh phịng mực 30 CTN (200gr hộp - 55 hộp/ctn), giá vốn 7.200.000 đồng, giá bán 18,5 USD/ctn.
- Tranh sơn mài 14 ctn (20 tấn/ctn), giá bán 69 USD/ctn giá vốn 12.250.000 đồng.
Phương thức thanh tốn TTR, thuế xuất khẩu 5%
156 632
Xuất kho hàng hoá
Chi phí vận chuyển, bố dỡ 111, 112 642 3333 5111 131 NN 111, 112 635 Lỗ CLTG Thuế XK phải nộp Doanh thu bán hàng Thu tiền khách hàng 515 Lãi CLTG
Ngày 20/8/2004 hàng đã giao tại cảnh, phí vận chuyển 2.000.000 đồng đã trả bằng tiền mặt.
Ngày 30/8/2004 Cơng ty đã nhận được tiền hàng từ khách hàng nước ngồi, phí ngân hàng 20 USD trừ vào tài khoản của Cơng ty.
Bít TGHT trong tháng 15.725 VNĐ/USD, TGHT ngày 30/9/2004 là 15.740 VNĐ/USD
Hạch tốn :
- Khi nhận được chứng từ do phịng kinh doanh chuyển đến căn cứ vào phiếu nhập kho kế tốn, ghi :
Nợ 131 NN $10061,4 x 15.725 = 158.215.515 Nợ 413 144.625 Cĩ 511 $10061,4 x 15.720 = 158.360.140 - Kế tốn tổng hợp và ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ 632 131.083.333 Cĩ 156 131.083.333
- Căn cứ vào hố đơn vận chuểyn, kế tốn lập phiếu chi và ghi nhận chi phí vận chuyển
Nợ 642 2.000.000
Cĩ 111(1) 2.000.000
Ngày 30/8/2004, khi nhận được giấy báo cĩ của ngân hàng, kế tốn ghi : Nợ 112 158.215.515 Cĩ 131 NN 158.215.515 - Phí ngân hàng, ghi : Nợ 642 $ 20 x 15.000 = 300.000 Cĩ 112 $20 x 15.725 = 314.500 Cĩ 413 $20 x (15.740-15.725) = 300
3.2.2.2. Xuất khẩu ủy thác :
a. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Chủ yếu sử dụng các tài khoản sau : TK 138(8) UTX, TK 632 UTX, TK 338(8) UTX, TK5111 UTX và các tài khoản cĩ liên quan
b. Phương pháp hạch tốn:
- Sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác xuất với Cơng ty trong nước, Cơng ty được ủy quyền nhận tiền từ khách hàng nước ngồi và chuyển trả tiền cho Cơng ty trong nước.
- Do Cơng ty chủ yếu áp dụng phương thức giao hàng tay ba tại cảng nên khi làm xong thủ tục xuất, hàng đã chuyển lên tàu, phịng kinh doanh vừa lập phiếu nhập hàng ủy thác xuất đồng thời phiếu xuất kho ủy thác xuất kho khách hàng nước ngồi.
- Kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho ủy thác, ghi : Nợ 632 UTX TGHT
Cĩ 3388 TGHT
- Căn cứ vào phiếu xuất kho và hố đơn kế tốn ghi nhận khoản phải thu với khách hàng nước ngồi.
Nợ 131 NN TGHT Nợ (cĩ) 413 Cĩ 5111 UT TGHT Chừng từ ghi sổ Nợ 5111 UT Cĩ 632 UTX
- Kế tốn ghi nhận hoa dồng ủy thác xuất căn cứ vào hố đơn (hợp đồng ủy thác xuất)
Nợ 1388 UTX TGHT
Cĩ 5113 HHUT TGHT
- Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế tốn ghi nhận khoản phí ngân hàng Cơng ty đã nộp hộ
Nợ 1388 UTX Cĩ 112
- Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế tốn ghi nhận tiền hàng của khách hàng nước ngồi thanh tốn
Cĩ 131 NN TGHT
- Chuyển trả tiền hàng cho đơn vị ủy thác căn cứ vào giấy báo nợ hoặc phiếu chi theo hợp đồng ủy thác xuất, ghi :
Nợ 3388 UTX TGHT
Cĩ 112, 111 TGHT
- Đơn vị ủy thác chuyển trả tiền cho Cơng ty TNHH MD-DV Hồng Phước về khoản hoa hồng ủy thác xuất và lệ phí ngân hàng mà Cơng ty đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu ghi :
Nợ 111, 112
Cĩ 1388 UTX
- Cuối tháng đánh giá chênh lệch tỷ giá căn cứ vào tỷ giá thực tế do ngân hàng cơng bố tại thời điểm điều chỉnh
+ Nếu TGHT < TGTT Nợ 1388 UTX Cĩ 515 + Nếu TGHT > TGTT Nợ 635 Cĩ 1388 UTX Sơ đồ 3.4 : Sơ đồ hạch tốn : 111, 112 3388 UTX 632 UTX 5111 UT 131 NN Chuyển trả tiền cho đơn vị
Phiếu NK Chứng từ ghi sổ Phải thu khách hàng nước ngoài 5113 HHX 1388 UTX 111, 112 Nộp hộ phí ngân hàng Hoa hồng ủy thác xuất Nhận tiền hoa hồng và phí NH nộp hộ 635 Lỗ CLTG Lãi CLTG 515
c. Ví dụ minh hoạ :
Ngày 13/7/2004 Cơng ty TNHH TM-DV Hồng Phước ký kết hợp đồng nhận xuất khẩu ủy thác bánh tráng với cơ sở bánh tráng Lâm Đệ theo hợp đồng ủy thác xuất khẩu số 54/UTX/01. Tổng trị giá lơ hàng 8530USD FOB.HCMC.
Ngày 03/7/2004 Cơng ty ký kết hợp đồng xuất khẩu với cơng ty ETTASON PTY LTD, thuế suất khẩu 0%. Phí ủy thác 0.2% trên tổng giá trị lơ hàng. Phương thức thanh tốn TTR.
Ngày 02/8/2004 Cơng ty làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng tại cảng Khánh Hội.
Ngày 20/8/2004 Cơng ty nhận giấy báo của Ngân hàng Ngoại thương, phí ngân hàng 8,54 USD đã trừ vào tiền hàng cùng ngày cơng ty tiến hành chuyển trả tiền hàng cho cơ sở bánh tráng Lâm Đệ, đồng thời cơng ty cũng nhận tiền hoa hồng và phí ngân hàng mà cơng ty đã nộp hộ.
Tỷ giá hạch tốn trong tháng là 15725 VNĐ/USD TGTT ngày 20/8/2004 15.738 VNĐ/USD.
Kế tốn hạch tốn :
- Căn cứ vào phiếu nhập kho kế tốn ghi : Nợ 632 UTX x $530 x 15725 = 134.134.250
Cĩ 3388UTX 134.134.250
- Căn cứ vào phiếu xuất kho kế tốn ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng nước ngồi.
Nợ 131 NN 134.134.250
Cĩ 5111 UTX $8530 x 15.738 = 134.245.140 Chứng từ ghi sổ
Nợ 5111 UT 134.245.140 Cĩ 632 UTX 134.245.140
- Căn cứ vào hố đơn kế tốn ghi nhận hoa hồng được hưởng Nợ 1388 UTX $8530 x 2,2% x 15.725 = 268.269
Cĩ 5113 HHX 268.269
Ngày 20/8/2004 căn cứ vào giấy báo cĩ của ngân hàng, kế tốn ghi : Nợ 112 $8521,46 x 15.725 = 133.999.959
Nợ 1388 UTX $8.54 x 15725 = 134.291
Cĩ 131 NN 134.134.250
- Chuyển trả tiền hàng cho cơ sở bánh tráng Lâm Đệ, căn cứ vào giấy báo nợ kế tốn ghi :
Nợ 3388 UTX 134.134.250 Cĩ 112 134.134.250
- Nhận tiền hoa hồng và phí ngân hàng cơng ty đã nộp hộ ghi : + Hoa hồng ủy thác xuất
Nợ 111 (1) 268269
Cĩ 1388 UTX 268269 + Phí ngân hàng :
Nợ 112 134.291
Cĩ 1388 UTX 134.291 - Chênh lệch tỷ giá hoa hồng UT
Nợ 1388 UTX 8530 x 0,2% x 15738 - 15725 = 221,78
Cĩ 413 221,78
3.2.3. KẾ TỐN BÁN HÀNG TRONG NƯỚC : 3.2.3.1. Tài khoản sử dụng - sổ sách :
- Cơng ty sử dụng các tài khoản sau :
+ 131 - phải thu khách hàng (bao gồm 131BL - bán lẻ, 131TN - trong nước)
+ 511 (1) - doanh thu bán hàng hố + 333 (1) - thuế GTGT đầu ra + Các tài khoản vốn bằng tiền
- Cơng ty mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng và từng mặt hàng được xuất bán ra trong kỳ.
3.2.3.2. Phương pháp hạch tốn :
- Dựa vào phiếu xuất kho, kế tốn ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ 632
Cĩ 156
- Đồng thời căn cứ vào hố đơn để ghi nhận doanh thu :