chất lượng và quản lý chất lượng đề tài kaizen

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN – ĐHQG TP.HCM Khoa Toán - Tin học CHẤT LƯỢNG VÀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Đề tài: KAIZEN Giảng viên : ThS Đinh Thị Kim Liên Nhóm sinh viên: Trần Anh Thuận 1511297 Lê Thị Mai Huỳnh 1511120 Nguyễn Đức Anh Tuấn 1511327 Hà Huy Hải 1511079 1511 TP Hồ Chí Minh 22/ 03/2018 Mục lục Phần  Chương 1: Tìm hiểu Kaizen Lịch sử hình thành thuật ngữ “Kaizen” Khái niệm Kaizen 3.Các bước thực Kaizen nơi làm việc 4.Đặc điểm Kaizen Lợi ích Mục đích hoạt động Kaizen Chương 2: Kaizen đổi Phần  Chương 3: Đào tạo người lao động thông qua hoạt động Kaizen Chương 4: Những nguyên tắc Kaizen Phần I Chương 1: Tìm hiểu Kaizen Lịch sử hình thành thuật ngữ “Kaizen” Năm 1986, Masaaki Imai xuất sách tên tiếng anh với tựa đề “Kaien” Nó tác động mạnh mẽ đến phương thức kinh doanh tồn giới Mặc dù Kaizen giải thích từ nhiều góc độ khác ứng dụng trọng nhiều loại hình dự án thực nghiệm, khái niệm Kaizen Nhật Bản khó diễn đạt vài từ Kaizen nhiểu nước áp dụng lý Kaizen khơng khái niệm người Nhật Bản mà trở thành khái niệm toàn cầu sử dụng thừa nhận rộng rãi toàn giới Kaizen trở thành thuật ngữ quốc tế triết lý công việc Khái niệm Kaizen - Kaizen thuật ngữ kinh tế người Nhật, ghép từ 改 (“kai”) có nghĩa thay đổi từ 改 (“zen”) có nghĩa tốt hơn, tức “thay đổi để tốt hơn” “cải tiến liên tục” - Kaizen hoạt động cải tiến liên tục với tham gia moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, sống cá nhân, gia đình - Khi áp dụng nơi làm việc, Kaizen nghĩa cải tiến liên tục đòi hỏi cam kết nỗ lực liên tục người, cán quản lý công nhân Kaizen cải tiến nhỏ thực bước thời gian dài Kaizen tốn mang lại hiệu cao việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ giảm chi phí hoạt động => Tóm lại, Kaizen hoạt động cải tiến liên tục với tham gia tất người nhằm cải thiện môi trường làm việc Để thực Kaizen, ban lãnh đạo cần nắm bắt vận dụng khái niệm bản: – Kaizen quản lý – Quá trình kết trình – Chu trình PDCA ((Lập kế hoạch – Thực – Kiểm tra – hành động) – Chất lượng hàng đầu – Quyết định dựa kiện – Quá trình khách hàng 3.Các bước thực Kaizen nơi làm việc: Các bước thực Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA (Plan – Do – Check – Act) trình cải tiến kết cải tiến Khi kết không đạt sai lỗi q trình Người quản lý cần phải nhận biết phục hồi trình sai lỗi Từ bước đến bước P (kế hoạch), bước D (thực hiện), bước C (kiểm tra) bước 7, A (hành động khắc phục cải tiến) Các bước thực Kaizen giúp giải vấn đề dựa việc phân tích liệu Các bước thực Kaizen tiêu chuẩn hoá sau: _Bước : Lựa chọn chủ đề _Bước : Tìm hiểu tình trạng xác định mục tiêu _Bước : Phân tích kiệu thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ _Bước : Xác định biện pháp thực dựa sở phân tích liệu _Bước : Thực biện pháp _Bước : Xác nhận kết thực biện pháp _Bước : Xây dựng sửa đổi tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn _Bước : Xem xét trình xác định dự án Cần cho vd chổ 4.Đặc điểm Kaizen • Là q trình cải tiến liên tục nơi làm việc • Tập trung nâng cao suất thoả mãn yêu cầu khách hàng thơng qua giảm lãng phí • Triển khai dựa tham gia nhiệt tình thành viên với cam kết mạnh mẽ lãnh đạo • Đặc biệc nhấn mạnh hoạt động nhóm • Thu thập phân tích liệu cơng cụ hữu hiệu Lợi ích Lợi ích hữu hình: - Tích luỹ cải tiến nhỏ trở thành kết lớn; - Giảm lãnh phí, tăng suất Lợi ích vơ hình: - Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có ý tưởng cải tiến; - Tạo tinh thần làm việc tập thể, đồn kết; - Tạo ý thức ln hướng tới giảm thiểu lãng phí; - Xây dựng văn hố cơng ty Mục đích hoạt động Kaizen Về bản, Kaizen hoạt động nhằm giúp xóa bỏ khoảng cách trạng trạng thái lí tưởng mà người hướng tới Để định nghĩa trạng thái việc áp dụng phương pháp 5S, Mieruka (Quản lý mắt), tiêu chuẩn hóa… quan trọng Những phương pháp giúp nhìn khác biệt trạng trạng thái lý tưởng Đây vấn đề Việc giải vấn đề đồng nghĩa với việc đưa tổ chức tiến gần với trạng thái lý tưởng hay mục đích hướng tới Quay lại viết trước, nói tính cần thiết việc Kaizen ngành sản xuất sống thường nhật người Chung quy lại, để đơn giản dễ nhớ tơi định nghĩa mục đích hoạt động Kaizen qua từ khóa sau: – Chính xác: Đây yếu tố quan trọng lĩnh vực Đối với doanh nghiệp xem chất lượng “mạng sống” hiểu tầm quan trọng yếu tố Một sản phẩm mang tính xác cao mang lại niềm tin từ bạn hàng, từ khách hàng hay người sản xuất sản phẩm Đối với nhân viên học sinh sinh viên mà nhận lời khen ngợi, lòng tin tưởng từ cấp thầy – Nhanh chóng: Thời gian khơng chờ đợi Cùng với biến đổi chóng mặt khoa học kĩ thuật kinh tế bắt kịp dòng chảy giúp bạn tồn Khách hàng đợi ngày qua ngày khác để nhận sản phẩm Giáo viên đợi học sinh để xem đánh giá báo cáo Vì thời gian yếu tố khơng lãng phí – An tồn: Khơng phải ngẫu nhiên mà ỏ hầu hết công xưởng nhìn thấy biểu ngữ hay băng rơn an tồn lao động “sản xuất an tồn”, “An tồn số 1”…Khi máy móc gặp hỏng hóc, tức việc sản xuất phải dừng lại Hậu rõ, chi phí tu sửa chuyện vấn đề lớn chậm giao hàng hay sản phẩm không đạt chất lượng… xảy Điều ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp Còn người lao động? Tất nhiên, người lao động người chịu hậu thương tật mang người, tiếp tục việc thời gian điều trị ảnh hưởng không nhỏ đến sống họ Không việc ảnh hưởng lớn tới uy tín cơng ty nơi họ làm việc Những nguy nêu hồn tồn xảy Vì thế, an tồn yếu tố cần trọng hàng đầu không xưởng sản xuất mà trường học hay công sở – Vui vẻ: Một yếu tố nghe kì koặc lại quan trọng Đây tâm lý người sản xuất Một công việc buồn chán khó trở thành nơi sản sinh ý tưởng Một môi trường làm việc không tốt khơng thể kích thích người nhân viên cho cơng việc Vì vậy, để cơng việc tiến hành cách vui vẻ, thuận lợi, nhẹ nhàng làm nâng cao xuất giá trị cơng việc Một nơi làm việc coi nhà khơng có lý mà người nhân viên lại khơng cống hiến Đây khởi nguồn ý tưởng chắp cánh cho phát triển doanh nghiệp Một góc học tập gọn gàng kích thích tinh thần học tập Một không gian hợp lý khiến bạn đắm vào sách Một tinh thần vui vẻ sảng khoái khiến tiếp thu nhanh hơn, làm việc hiệu Tóm lại, sản xuất, Kaizen giúp sản xuất sản phẩm cách xác hơn, nhanh hơn, an tồn hơn, vui vẻ Hay cơng cụ giúp nâng cao tầm vóc sức mạnh doanh nghiệp Vậy cịn chờ nữa, bắt tay vào Kaizen thứ xung quanh Tập Kaizen cách để bạn rèn luyện lực để ý quan sát, lực suy nghĩ đánh giá, lực hành động Dưới đưa dàn ý cho ví dụ Kaizen (trang bên) Nếu điền đầy hết dàn ý này, tức bạn Kaizen vấn đề Hãy biến môi trường học tập, làm việc, môi trường sống tốt với ví dụ Kaizen Đây kĩ quan trọng để nhân viên đóng góp nhiều cho cơng ty, để bạn sinh viên rèn luyện nâng cao lực Nào điều nhỏ Chương 2: KAIZEN VÀ ĐỔI MỚI Đổi a Khái niệm: - Khái niệm đổi suy nghĩ người có cách nghĩ khác, ví dụ như:  Đổi thay đổi hoàn toàn, phá bỏ cũ thay  Đổi phát minh hay khám phá  Đổi thay đổi làm cho thay đổi tốt hơn, tiền so với trước - Vậy đổi mới là thay đổi cái cũ bằng cái mới bằng những sáng tạo có sự tham gia của người và đặc biệt là khoa học kỹ thuật tiên tiến - Đổi có nhiều loại khác như: Đổi kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, hành động, phương thức ứng xử, phương pháp giảng dạy, chế tổ chức quản lý, cách thức sản xuât, cấp độ khác với quy mô nhỏ, vừa, lớn, b Đặc điểm: - Đổi đột phá công nghệ áp dụng kỹ thuật sản xuất - Có tham gia người, cơng nghệ giữu vai trị chủ đạo - Đổi bao gồm kết hợp trình phát triển thực sáng tạo - Đổi đạt thành tựu chưa có - Thay đổi mang tính cách mạng ngắn hạn có tác dụng đột ngột - Đổi cần nhiều vốn đầu tư nỗ lực trì người, tập trung vào cơng nghệ - Đổi có tham gia người nhấn mạnh vai trò người lãnh đạo, người có lực xuất sắc người lao động - Mang chủ nghĩa cá nhân, ý kiến nỗ lực cá nhân - Tính chất Đổi phá bỏ xây dựng lại - Mục tiêu Đổi nhắm vào lợi nhuận thích hợp với cơng nghiệp phát triển nhanh - Tạo bước lớn, sánh ngang tầm vũ trụ Vai trò người lao động ( Japan Human Relations Association, 1980) Japan Human Relations Association (JHRA), tên tiếng việt Hiệp hội Quan hệ Con người Nhật Bản Tổ chức ln khuyến khích hoạt động thúc đẩy “Đề xuất cải tiến liên tục” (Kaizen Teian) Chúng tơi mong muốn xóa bỏ lối suy nghĩ tập trung vào cách thức làm việc “của công ty khác”, đề cao kỹ thuật mục đích Kỹ đơn không đủ để nuôi dưỡng trình “nảy mầm bén rễ” Quá nhiều tình khơng lường trước xảy ra, tình lại đòi hỏi cách giải khác Chỉ cách hiểu mục đích q trình – trả lời câu hỏi – bạn phát triển kỹ thuật phù hợp Mọi cơng việc có hai thành phần quan trọng Một thành phần trì hỗ trợ nguyên trạng thành phần phá hủy trạng để cải thiện tình hình Duy tri nghĩa trì tiêu chuẩn mức độ tại, trì tính chất công việc, v.v… Bao gồm quy định rõ ràng thủ tục hoạt động theo quy chuẩn mục tiêu đặt phương pháp thực để đạt mục tiêu Nhưng có trì tồn cấu doanh nghiệp chưa đủ Thành phần quan trọng thứ hai yếu tố phá hủy, yếu tố loại trừ Theo suy nghĩ người Nhật, việc phá bỏ nguyên trạng xảy hai cấp độ phổ biến Một cấp độ Kaizen cấp độ Đổi Hệ thớng đề xuất – góp ý: 3.1 Hệ thớng đề xuất khác với hệ thớng góp ý Đề xuất đưa nội dung không bắt buộc người nhận đề xuất phải thực mà muốn người nhận đề xuất có đồng ý góp ý, bổ sung cho nội dung đưa Vd: Đào Trọng Thi : Đề xuất tăng lương giáo viên miễn học phí THCS (Theo báo vietnamnet 14/03/2018) Góp ý đưa ý kiến thân, đánh giá để với ý kiến người khác tạo thành quan điểm chung Từ quan điểm chung mà có hành vi ứng xử, việc làm đúng, có ý nghĩa Vd: Góp ý Chương trình giáo dục phổ thông Bảng so sánh hệ thống đề xuất Nhật Bản hệ thớng góp ý Mỹ năm 1989 Mỹ Nhật Bản  Số lượng tổ chức tham gia khảo sát 282 666  Số lượng đề xuất hợp lệ 8.642.269 1.646.960  Tổng số đề xuất chấp nhận 996.694 60.343.937 12 3.664 75  Số lượng đề xuất / 100 đề xuất hợp lệ  Số lượng người lao động đưa đề xuất / 100 đề xuất hợp lệ  Tỉ lệ đề xuất sử dụng (%)  Tiền thưởng trung bình cho / đề xuất sủ 32 dụng ( đô – la) 87 602,15 2.2* 6,114 100** 22.285 365.656***  Tiền tiết kiệm trung bình / đề xuất sủ dụng ( đô – la)  Số tiền tiết kiệm / 100 đề xuất hợp lệ ( – la) Chú thích : Nhật Bản: Tổng số kết bao gồm tổ chức nhà nước tư nhân  (*) Phản ánh kết 555 tổ chức  (**) Phản ánh kết 555 tổ chức  (***) Phản ánh kết 357 tổ chức Tính tốn dựa tỷ giá 150 yên/ đô – la 3.2 Hai phương hướng hoạt động Kaizen Hai phương hướng hoạt động Kaizen - Cải thiện dịch vụ sang tạo – đúc kết kinh nghiệm từ khứ bắt đầu phát huy vai trị quan trọng Kaizen.Ta phân lạo vấn đề sau: - Những vấn đề “chú ý phát hiện” - Những vấn đề “đào bới” - Những vấn đề “tạo ra” Những vấn đề “chú ý phát hiện” Loại vấn đề dễ dàng xác định Người lao động quan sát kỹ nơi làm việc tự nhận thấy vấn đề cần cải tiến công việc họ Đó vấn đề chất lượng quy trình chưa hồn hảo hay bất cập gây khó khăn công việc Nhà lãnh đạo hay người đứng đầu phải khuyến khích tồn đội ngũ lao động tham gia vào hoạt động cải tiến Ít nhận từ người lao động vấn đề, bất cập liệt kê thứ họ khơng hài lịng để đưa trao đổi Đây hoạt động quan trọng giúp ang lại nhiều thơng tin xác có giá trị cao Nền giáo chụng nước ta thiết kế để dạy giải quiets vấn đề giao Teo thời gian, trưởng thành ngây thơ tin giải vấn đề đơn giải phần nhiệm vụ giao ngày củng cố vững Quan niệm cịn q hạn hẹp xét mơi trường kinh doanh nói riêng mơi trường khác nói chung Ở đây, khả phát vấn đề điều kiện kiên để giải vấn đề Rõ ràng nhiệm vụ đào tạo người lao động cách thức giải vấn đề vô quan trọng hoạt động Kaien Ở giai đoạn đầu tiện, nhà quản lí nên để người lao động tiếp xúc khu vực có vấn đề, hướng dẫn họ cách vận hành hệ thống Kaizen giao nhiệm vụ Tuy nhiên, vài khía cạnh đó, người lao động phải học cách tự nhận biết nhiệm vụ cần xác định liên quan đến công việc Khả điểm xuất phát hệ thống Kaizen, thời điểm này, người lao động bắt đầu đối mặt với vấn đề tồn doanh nghiệp Những vấn đề “đòa bới” Các bạn thử tưởng tượng công việc nơi làm việc bạn đạt đến trang thái mong đợi, nghĩa tất điều vận hành tốt khơng có vấn đè xảy Đó trạng bannj ngày hơm mang tính tất thời, nhiên, ngày mai sao? Không có điều đảm bao tình trạng kéo dài mãi Cho dù việc có vận động nào, chúng dễ dàng quay trở lại trạng thái khơng mong đợi, nghĩa vấn đề xảy Thật vậy, tiếp tục theo lối mòn, tuơng lai hành động làm nảy sinh vấn đề Trong trường hợp đó, vấn đề phải “đào bới” Khác với trình ý phát vấn đề tồn tại, đòa bới vấn đề yêu cầu khả tươ ngr tượng, đốn đánh giá xác việc Bạn phải có khả nhận thức xu hướng tương lai từ tình hình thực tế loại hình Kaizen gọi Kaizen phòng ngừa Vấn đề “tạo ra” Hai loại vấn đề liên quan đến phân biệt giữ tình hình trạng thái mong đợi Hơn nữa, chúng nhận thức vấn đề, vấn đề phát “đào bới” tìm cách giải Xu hướng nhận thức tự nhiên Xuất phát từ thái độ thụ động vấn đề người khác cho Quan niệm dần đồng hành với suy nghĩ rằng: Tiêu chuẩn dduocj nhà quản lý cấp cao công ty đưa Điểm khác biệt với hai vấn đề trên: vấn đề “tạo ra” cách áp dụng tiêu chuẩn riêng, tạo vấn đề ( với nghĩa tích cực) có nghĩa xác định mục tiêu hướng tới cao mục tiêu Để trì khác biệt giữ vấn đề tích cực vấn đề thụ động tồn nảy sinh tương lai, nên nghĩ rằng: Các vấn đè tạo “những nhiệm vụ” cải tiến tích cực II Phát triển ý tưởng – Kaizen loại bỏ nguyên nhân: Giai đoạn giai đoạn liên quan đến việc bắt kịp ý tưởng đề xuất sang tạo Vì thế, phương pháp tư sang tạo kỹ thuật làm nảy sinh ý tưởng phát huy hiệu Chúng giúp bạn không ràng buộc ý tưởng cũ xem xét vấn đề nhiều góc độ khác Chương 4: Những nguyên tắc Kaizen A Những nguyên tắc Kaizen Triết lý quản lý người Nhật - Kaizen áp dụng rộng rãi thành công cơng ty Nhật vịng 50 năm qua, đóng góp lớn vào phát triển doanh nghiệp toàn kinh tế Nhật Bản Tuy nhiên, Việt Nam, Kaizen phổ biến vài năm gần số doanh nghiệp quan tâm đến triết lý quản lý Bởi vậy, Kaizen chưa trở thành triết lý quan trọng, chưa hiểu áp dụng cơng ty Bài viết xin góp phần giúp doanh nghiệp Việt Nam hiểu thêm tầm quan trọng Kaizen – Cải tiến liên tục cách thức triển khai triết lý hoạt động kinh doanh Muốn triển khai triết lý Kaizen - Cải tiến liên tục thành công, trước tiên doanh nghiệp cần hiểu tuân theo 10 nguyên tắc cốt lõi Kaizen Nguyên tắc thứ nhất: Tập trung vào khách hàng Một nguyên tắc bất biến hàng đầu quản trị kinh doanh đại sản xuất cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường đáp ứng nhu cầu khách hàng Một công ty định hướng khách hàng cơng ty xác định rõ đối tượng khách hàng nhu cầu họ định vị khách hàng tương lai Đây cơng ty mà hoạt động sản xuất kinh doanh quan sát mắt khách hàng Cơng ty thường xun giám sát giá trị sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng ln ln tìm cách để cải tiến chúng Các cơng ty, xí nghiệp hoạt động kinh doanh theo phương thức quản lý kiểu truyền thống lạc hậu trước khơng cịn thích hợp khó tồn lâu dài Khách hàng có nhiều quyền việc lựa chọn sản phẩm dịch vụ mà họ muốn mua Họ lựa chọn sản phẩm, dịch vụ dựa vào nhận thức chất lượng giá trị chúng Bởi doanh nghiệp cần nắm yếu tố định giá trị hài lịng khách hàng Khó khăn lớn doanh nghiệp phải đảm bảo có nhận thức đầy đủ tất người công ty khách hàng đảm bảo cho khơng có người trực tiếp liên quan đến việc bán hàng dịch vụ người cơng ty đánh giá hiểu biết khách hàng Điều có nghĩa người tổ chức phải suy nghĩ cơng việc họ góc độ để cung cấp giá trị cho khách hàng Tuy công cụ Kaizen triết lý chủ yếu tập trung vào cải tiến quản trị chất lượng sản phẩm, song mục tiêu cuối nhằm phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hố hài lòng khách hàng Người hưởng lợi cuối khách hàng nên hoạt động không nâng cao giá trị sản phẩm khơng nâng cao thoả mãn khách hàng bị loại bỏ Triển khai Kaizen, thiết doanh nghiệp phải theo nhu cầu khách hàng cố gắng đáp ứng nhu cầu Trường hợp kể đến máy nghe Sony Walkman tung thị trường với hàng trăm hình dáng kích cỡ khác nhau, đáp ứng sở thích đa dạng người tiêu dùng Các công ty Nhật Bản Sharp Canon thường xuyên làm thỏa mãn khách hàng pha trộn công nghệ khác vào sản phẩm kỹ thuật nhiếp ảnh vào máy văn phịng Tóm lại:  Ngun tắc bất biến: sản xuất cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường đáp ứng nhu cầu khách hàng  Mục tiêu: chủ yếu tập trung vào cải tiến quản trị chất lượng sản phẩm, nhằm phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hóa hài lịng khách hàng  Người hưởng lợi cuối khách hàng nên hoạt động không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm không ngừng nâng cao thỏa mãn khách hàng bị loại bỏ Nguyên tắc thứ hai: Luôn cải tiến Trong thực tế khơng có tồn vĩnh cửu, tất hệ thống đến xuống cấp sau chúng thiết lập Bởi vậy, để cải thiện trì hệ thống thiết phải có nỗ lực liên tục Điều triết lý Kaizen Khi khơng có nỗ lực cải tiến liên tục xuống cấp khơng tránh khỏi Theo đó, hồn thành cơng việc khơng có nghĩa kết thúc cơng việc mà hoàn thành giai đoạn trước chuyển sang giai đoạn Nguyên tắc cải tiến thói quen nhân viên thường chuyển sang công việc khác sau thành cơng nhiệm vụ Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm chi phí cơng ty khơng cịn phù hợp với nhu cầu khách hàng tương lai Do đó, doanh nghiệp tập trung cải tiến mẫu mã, suất chất lượng sản phẩm hiệu nhiều Điều mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất sản phẩm tối đa hóa lợi ích cho khách hàng Bởi vậy, trình cải tiến sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cần lập kế hoạch rõ ràng thực cách liên tục Trong nhà máy Nhật, nhiều nhãn hiệu sản phẩm điện tử, ô tô… đời liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ doanh số gia tăng đặn Tại sản phẩm “made in Japan” lại có thành cơng rực rỡ vậy? Bí Kaizen – triết lý quản lý – Cải tiến liên tục người Nhật Các nhà sản xuất liên tục cải tiến sản phẩm trước để đáp ứng nhu cầu khách hàng, có số sản phẩm Quá trình đánh giá cải tiến liên tục kỹ sư Nhật gặt hái sản phẩm thương hiệu “đổi mới” hàng đầu giới NISSAN, HONDA, TOYOTA, MITSUBISHI, MATSUSHITA, SONY, SANYO, HITACHI… Lấy ví dụ thành cơng Toyota đất Mỹ, đánh bại hai đại gia General Motors Ford Nguyên nhân quan trọng hai hãng xe có nhiều nhãn hiệu phải quản lý nên cải tiến hay làm nhãn hiệu tốn nhiều công sức, thời gian, tiền bạc Hãng GM có đến 11 nhãn hiệu khác (chưa kể nhãn hiệu đối tác), cịn Ford có nhãn hiệu Trong đó, Toyota có nhãn hiệu Lexus, Scion Toyota nên muốn làm dịng xe, Toyota cần đầu tư cơng sức, thời gian tiền bạc hai đại gia Tóm lại  Ngun tắc: Hồn thành khơng có nghĩa kết thúc cơng việc mà hồn thành giai đoạn trước chuyển sang giai đoạn  Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã chi phí khơng đáp ứng nhu cầu khách hàng tương lai  Tập trung cải tiến sản phẩm hiệu nhiều, góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất sản phẩm Vì trình cải tiến sản phẩm, dịch vụ cần lập kế hoạch thực cách liên tục rõ ràng Nguyên tắc thứ ba: Xây dựng “văn hóa khơng đổ lỗi” Đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng tính tự giác, ý thức trách nhiệm công ty thông qua việc ban hành quy định, chế tài lao động Trên sở đó, nhà quản lý trì cải tiến môi trường làm việc thừa nhận vấn đề cách thẳng thắn, thu hút tất nhân viên tham gia Từng cá nhân từ nhân viên thấp đến cán lãnh đạo cao phải tự chịu trách nhiệm hồn tồn cơng việc giao Đối với công chúng, khách hàng, công ty, doanh nghiệp phải xây dựng môi trường “văn hố khơng đổ lỗi” Vì doanh nghiệp định hướng khách hàng nên việc thỏa mãn khách hàng phải mục tiêu động lực toàn doanh nghiệp Khi có vấn đề, khó khăn xảy ra, doanh nghiệp cần xin lỗi tự giác nhận trách nhiệm Trên sở đó, thành viên cố gắng sửa lỗi, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đóng góp vào thành cơng tập thể, xây dựng cơng ty ngày vững mạnh Tóm lại  Phương châm “lỗi tôi, thành công tâp thể”, quy trách nhiệm đắn phù hợp cho cá nhân, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ giao  Không báo cáo, xin lỗi lý khơng đáng như: trời nắng, trời mưa, điều kiện nghèo nàn…  Phát huy lực thành viên để sửa lỗi, hồn thiện sản phẩm tốt có thể…Từ đó, uy tín doanh nghiệp tăng, sản phẩm dịch vụ có chỗ đứng vững thị trường Nguyên tắc thứ tư: Thúc đẩy mơi trường văn hố mở Một trở ngại lớn thường hay xảy đa số nhân viên khơng muốn nói lỗi cá nhân khơng thích thay đổi Bởi vậy, muốn xây dựng mơi trường “văn hóa khơng đổ lỗi” cần thúc đẩy cởi mở nơi làm việc Mơi trường văn hóa mở giúp nhân viên mạnh dạn nói sai sót, khó khăn cơng việc yêu cầu đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội để nhân viên chia sẻ trao đổi kinh nghiệm, thông tin với nhau, với phận, với lãnh đạo tồn cơng ty ngược lại Tóm lại  Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo tiêu chí ” doanh nghiệp cho sản phẩm “trên thị trường  Xây dựng mơi trường văn hóa mở, văn hóa khơng đổ lỗi, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, điểm yếu yêu cầu đồng nghiệp, lãnh đạo giúp đỡ  Xây dựng tốt hệ thống thơng tin nội bộ, có kênh thơng tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ trao đổi kinh nghiệm phận, đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo ngược lại tồn cơng ty Ngun tắc thứ năm: Khuyến khích phương pháp làm việc theo nhóm Một phương pháp hữu hiệu để phát huy sáng kiến giúp người lao động tham gia làm việc theo nhóm Các cơng ty nước ngồi, đặc biệt công ty Nhật Bản hỗ trợ tốt khuyến khích người lao động làm việc theo nhóm Bởi thơng qua hoạt động theo nhóm, đề xuất, sáng kiến cải tiến nhân viên thực hóa; kỹ kiến thức người lao động nâng cao Tuy người lao động Việt Nam xa lạ với kỹ làm việc theo nhóm, tổ chức hoạt động theo nhóm khuyến khích phát triển giúp người lao động Việt Nam động hơn, hăng hái hoạt động cải tiến Nhóm hoạt động nhiều lĩnh vực nhóm chất lượng – tìm cách giảm tỷ lệ sản phẩm sai hỏng, nâng cao chất lượng; nhóm tiết kiệm – tìm cách giảm lãng phí nhiên liệu, thời gian,… Ví dụ cơng ty Đèn hình Orion – Hanel, số lượng nhóm tăng từ nhóm với 25 thành viên năm 1998 lên 42 nhóm với 320 thành viên năm 2003 Tóm lại  Tạo dựng nhóm làm việc hiệu phần quan trọng cấu trúc công ty  Mỗi nhóm cần phân quyền hạn định: Trưởng nhóm cần bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu có khả tập hợp, biết đánh giá xếp phù hợp lực thành viên để triển khai dự án hiệu Thành viên cần nỗ lực phối hợp để nhóm đạt hiệu tốt, hiệu liên tục cải tiến  Tôn trọng uy tín cá tính thành viên Nguyên tắc thứ sáu: Quản lý theo chức chéo Sự thành công doanh nghiệp định hướng khách hàng không phụ thuộc vào kết công tác tốt phận riêng rẽ mà phụ thuộc vào việc phối hợp tốt hoạt động phận khác Thực tế cho thấy, phận doanh nghiệp thường có xu hướng tăng tối đa lợi ích phận mình, khơng lợi ích cơng ty khách hàng Ví dụ, phận bán hàng vội vàng cam kết với khách hàng sản phẩm, dịch vụ mà không cần tìm hiểu cặn kẽ nhu cầu mong muốn thực họ gì, khơng cần biết liệu phận sản xuất, phận bảo hành có khả đáp ứng khơng, mà để hồn thành tiêu doanh thu phận Từng phận tạo nên trở ngại gây chậm trễ cho việc giao hàng giảm chất lượng phục vụ khách hàng Để giải tồn cần trọng nhiều đến việc quản trị hài hòa trình kinh doanh cốt lõi, hầu hết q trình địi hỏi đầu vào hợp tác đan chéo chức Bởi vậy, cơng ty muốn triển khai Kaizen thành cơng phải quản lý dự án kết hợp phận chức Theo nguyên tắc này, dự án lập kế hoạch thực sở kết hợp nguồn lực từ phận, phòng ban cơng ty, kể tận dụng nguồn lực bên ngồi Một minh chứng điển hình Tập đồn Boeing kết hợp phận nội công ty liên kết với khách hàng tiềm nhà cung cấp để sản xuất hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân cánh máy bay Kết Boeing giảm chi phí thời gian sản xuất, mà cịn kiểm sốt lãng phí ngun vật liệu, thời gian nhân cơng Hơn nữa, hài lịng khách hàng với sản phẩm công ty tăng lên rõ rệt Tóm lại  Theo nguyên tắc này, nhà quản lý nhân cần bố trí hợp lý nguồn lực kết hợp từ phận, phòng ban công ty kể tận dụng nguồn lực từ bên để làm dự án Nguyên tắc thứ bảy: Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo” Người lao động trì ý thức, kỷ luật lao động từ lãnh đạo cao tới bán cấp trung gương mẫu, tôn trọng thực tin tưởng vào tiềm họ, đối xử công thẳng thắn với họ Để đạt điều này, ngồi việc xây dựng mơi trường văn hóa mở, văn hóa khơng đổ lỗi, nhà lãnh đạo cần nuôi dưỡng mối quan hệ tốt nhân viên Có vậy, tinh thần đồn kết nội cơng ty, văn hóa tập thể phát triển Tại Nhật, doanh nghiệp thường đầu tư nhiều cho chương trình đào tạo kỹ giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt khoá đào tạo dành cho người quản lý lãnh đạo, lẽ người có trách nhiệm cao đảm bảo cho q trình giao tiếp trao đổi thơng tin cách tốt đẹp Kinh nghiệm lãnh đạo công ty Nhật triển khai Kaizen gần 10 năm cho thấy: “Người lãnh đạo phải học tính kiên nhẫn tơn trọng tính tự chủ người lao động” Có trường hợp, giám đốc nhìn thấy chưa hợp lý nhân viên khơng dám có ý kiến nặng lời ơng quan niệm tơn trọng ý kiến cá nhân tính tự chủ người Cùng với thời gian, kiên trì triển khai triết lý, cơng ty ơng thay đổi ngày đạt thành công Kaizen Tóm lại  Khơng tạo dựng quan hệ đối đầu hay kẻ thù  Đầu tư vào chương trình đào tạo kỹ giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt khóa đào tạo cho nhà quản lý lãnh đạo, người có trách nhiệm cao đảm bảo cho trình giao tiếp, trao đổi thông tin tốt đẹp  Đầu tư để tạo dựng niềm tin cho nhân viên ln có lòng trung thành cam kết làm việc lâu dài công ty Nguyên tắc thứ tám: Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác Hoạt động Kaizen thành công thiếu ý thức kỷ luật tự giác người tham gia, nhân viên nhà quản lý Vì vậy, cơng ty thực Kaizen thành công thời gian dài Toyota, Nissan…, ý thức kỷ luật tự giác thành viên công ty cao Đây yếu tố quan trọng giúp Kaizen trở thành thói quen, nếp suy nghĩ triển khai công việc nhân viên Bất kể áp đặt lãnh đạo, Kaizen thành công không thu hút đông đảo nhân viên tham gia Tại Việt Nam, ý thức kỷ luật tự giác người lao động so với người lao động quốc gia khác nên việc triển khai Kaizen doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn chưa vào chiều sâu, mang tính phong trào Do đó, để áp dụng Kaizen nhà lãnh đạo cần trì nâng cao công tác xây dựng, rèn luyện ý thức kỷ luật cho nhân viên thời gian dài Nhiệm vụ nhà lãnh đạo chuyển đổi người thừa hành miễn cưỡng thành người làm việc tự nguyện Nếu bạn lãnh đạo cách mệnh lệnh, ba điều xấu xảy ra: nhân viên bị áp lực thụ động mà khơng có động làm việc, nặng quy trình nhẹ thực chất, tổ chức khơng phát triển Tóm lại  Tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ xã hội  Hy sinh quyền lợi thân để có đồng với đồng nghiệp cương lĩnh công ty  Luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính riêng mình, đặt lợi ích cơng việc lên hết Ngun tắc thứ chín: Thơng tin đến nhân viên Một đặc điểm Kaizen thu hút đông đảo người lao động tham gia cam kết mạnh mẽ nhà lãnh đạo Do đó, việc thơng tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo yếu tố kịp thời, xác, đầy đủ, đối tượng Nhân viên hoàn thành nhiệm vụ chưa hiểu mục tiêu, yêu cầu lãnh đạo giá trị, kết kinh doanh … cơng ty Việc trì hệ thống thông tin đầy đủ, rõ ràng, nhanh chóng cơng ty giúp cho việc triển khai chiến lược kinh doanh, dự án cải tiến đạt hiệu thúc đẩy nhân viên hăng hái làm việc Tóm lại  Thơng tin yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trình sản xuất kinh doanh đại  Nhân viên đạt kết xuất sắc ngồi mong đợi khơng thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết kinh doanh, nhân kế hoạch khác công ty  Duy trì việc chia sẻ thơng tin cho nhân viên phương thức san sẻ khó khăn, thách thức cơng ty cho thành viên 10 Nguyên tắc thứ mười: Thúc đẩy suất hiệu Năm 1948, “Liên hiệp nhà bác học kỹ sư Nhật” tổ chức hàng loạt seminar hội thảo quản lý chất lượng Năm 1949, phủ Nhật đưa chương trình nâng cao chất lượng hàng hóa kêu gọi tổ chức doanh nghiệp tham gia tích cực để đưa vào sống Đầu năm 60, phong trào chất lượng cao Nhật chuyển sang giai đoạn phát triển thời điểm mà Kaizen áp dụng công ty Bên cạnh việc xây dựng hệ thống đề xuất ý tưởng Kaizen Teian nhằm thu thập ý kiến đóng góp nhân viên, doanh nghiệp Nhật thành lập tổ, nhóm chất lượng Nếu năm 1962, Nhật có nhóm chất lượng thành lập đến năm 1968 có 16.000 nhóm chất lượng Kết chất lượng hàng hóa Nhật đạt tiêu chuẩn hàng đầu giới vòng thập kỷ Ra đời từ phong trào nâng cao chất lượng, mục tiêu triết lý Kaizen thúc đẩy suất hiệu công việc, tạo sản phẩm, dịch vụ với suất chất lượng cao nhất, chi phí – thời gian - lãng phí thấp nhất, tối đa hóa lợi ích cho khách hàng Bởi vậy, việc áp dụng Kaizen tổng hợp phương pháp: đào tạo đa kỹ năng; khuyến khích tạo động làm việc; xây dựng tinh thần trách nhiệm công việc; phân quyền cụ thể… nhằm tạo chuẩn mực suất hiệu công việc So với phương pháp khác Lean hay Sigma, Kaizen có ưu tính đơn giản Các doanh nghiệp Việt Nam hồn tồn áp dụng Kaizen thành công hiểu áp dụng triệt để triết lý Lãnh đạo cơng ty chọn Kaizen Đề xuất cải tiến, Kaizen Hệ thống (cải tiến quy trình: hệ thống, điều kiện, phương pháp vận hành) Kaizen Cơ khí để áp dụng kết hợp ba Trong đó, gộp Kaizen Hệ thống Kaizen Cơ khí lại với nhau, gọi chung Kaizen Event hay Dự án cải tiến để phân biệt với Kaizen Đề xuất cải tiến Ngay từ bắt đầu thực Kaizen, doanh nghiệp cần bắt đầu tiến hành với 5S điểm cốt yếu hoạt động Kaizen Không thực 5S tiến hành hoạt động khác Lợi ích 5S nhân viên tham gia hoạt động mà khơng cần phải có kiến thức kỹ liên quan đến Kaizen Mặt khác, kết việc thực 5S rõ ràng, tạo phương thức làm việc mới: khoa học, hệ thống hoàn thiện Môi trường sống, làm việc trở nên sẽ, ngăn nắp hơn; tài liệu, trang thiết bị phục vụ cho công việc xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm; điều kiện hỗ trợ ln thuận tiện sẵn sàng Điều có nghĩa tiết kiệm nhiều thời gian mà trước bị đánh cắp hoạt động khơng chuẩn tác nhân viên Bởi vậy, hoạt động hữu hiệu việc củng cố tinh thần nhân viên mở đầu cho việc áp dụng Kaizen tồn cơng ty Tại Việt Nam nhiều doanh nghiệp triển khai Kaizen/5S tỷ lệ doanh nghiệp đạt thành cơng cịn ít, công ty Thủy điện Ialy ví dụ Sau tháng thực với bước tiến hành, tháng năm 2008, công ty Thủy điện Ialy chuyên gia Trung tâm Năng suất Việt Nam (VPC) Jaica đánh giá đạt 505 điểm thực hành 5S tổng số 600 điểm khu vực, tương ứng với tỷ lệ 83,8% vượt mức yêu cầu cấp (70%) 13,8% Đây doanh nghiệp miền Trung áp dụng thành công Kaizen/5S vào hoạt động quản lý, điều hành sản xuất Tóm lại  Đào tạo đa kỹ  Khuyến khích tạo động làm việc  Xây dựng tinh thần trách nhiệm công việc  Phân quyền cụ thể  Phát huy khả chủ động tự định  Tạo điều kiện tiếp cận sử dụng nguồn lực, khuyến khích nhân viên đưa ý kiến phản hồi  Luân chuyển công việc khen thưởng kịp thời B Các chương trình KAIZEN * 5S Đây tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng người Nhật, gồm từ sau:  Seiri (改改 Sàng lọc), tức lọc vật không cần thiết nơi làm việc loại bỏ chúng Nơi làm việc khác đối tượng khác có tiêu chuẩn khác Ví dụ: Tại dây chuyền sản xuất, cần dự trữ đủ lượng cần thiết cho hoạt động hàng ngày, ngày, giảm xuống ½ ngày… Đối với vật nhỏ, để lượng nhiều cần thiết cho không ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất cơng việc Người cơng nhân sử dụng “nhãn đỏ” để nhận biết rõ ràng vật không cần thiết phân loại chúng  Seiton (改改 Sắp xếp), tức xếp ngăn nắp, có trật tự vật cần thiết cho dễ dàng lấy chúng để sử dụng Điều nhằm xếp vật cần thiết “điều kiện tốt” (sẵn sàng để dùng), “đảm bảo an toàn” (không bị dùng sai để ngăn ngừa cố) “dễ làm theo” lúc Ví dụ: Trong cặp file tài liệu, có người dùng tài liệu đó, khơng biết dùng Bằng cách tách riêng tài liệu dùng đính tên người dùng lên phía biết dùng  Seiso (改改 Sạch sẽ), tức dọn, vệ sinh hoàn toàn chỗ nơi làm việc để khơng cịn rác, bụi bẩm bám sàn nhà, máy móc trang thiết bị Ngun tắc địi hỏi người cơng nhân ln phải dọn vệ sinh khu vực làm việc họ, kiểm tra máy móc xem có bụi bẩn hay khơng? Vì bụi bẩn, rác thải ngun nhân gây ảnh hưởng tới q trình hoạt động sử dụng máy móc, thiết bị Người cơng nhân dính nhãn đánh dấu kiểm tra phận để thu thập liệu cố xảy phận  Seiketsu (改改 Săn sóc), tức trì tiêu chuẩn cao giữ gìn vệ sinh xếp nơi làm việc gọn gàng vào lúc cách liên tục thực Seiri, Seiton Seiso Nghĩa gốc từ tiếng Nhật “Seiketsu” “vệ sinh” Trong 5S thông thường, “Seiketsu” định nghĩa hoạt động Seiri, Seition Seiso cấp độ cao, nhiên hoạt động có nhiều cấp độ nên ln trì liên tục nâng cấp “Seiketsu” hiểu hoạt động cấp độ cao nhiều dừng lại việc đảm bảo hoạt động Seiri, Seiton Seiso cấp độ cao Hoạt động giúp ngăn ngừa bụi bẩn cấp độ mà mắt thường khơng thể nhìn thấy Ví dụ phòng vệ sinh bệnh viện, phòng vệ sinh cơng nghiệp IC… Chìa khóa để thực thành công “Seiketsu” “ngăn ngừa” “vệ sinh”  Shitsuke (改 Sẵn sàng), tức đào tạo người tự giác làm việc tốt tuân thủ nguyên tắc nơi làm việc Từ kết hợp chữ “cơ thể” chữ “đẹp” tiếng Trung Quốc Hoạt động hướng tới cấp độ tự phát triển cao không dễ dàng Bởi vậy, hoạt động 5S, trước hết để người tuân theo Seiri, Seiton, Seiso Seiketsu cấp độ hợp lý Khi nhà máy, công ty bắt đầu vào hoạt động, nên triển khai hoạt động “Shitsuke” trước tiên để phát triển quan điểm cấp độ cao đội ngũ nhân viên * KSS Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần tham gia tích cực người lao động thơng qua khuyến khích tài phi tài *QCC Nhóm chất lượng nhóm nhỏ tình nguyện thực hoạt động kiểm soát chất lượng nơi làm việc, thực công việc tự phát triển, đào tạo Kaizen nơi làm việc *JIT Đúng thời hạn kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho sản xuất, phần hệ thống sản xuất TOYOTA Hệ thống Taiichi Ohno thiết kế hoàn thiện công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí sản xuất *BẢY CƠNG CỤ THỐNG KÊ Là phương pháp thu thập phân tích liệu làm để định, bao gồm: - Lưu đồ (Flow chart) sử dụng để phác hoạ hoạt động công đoạn tạo sản phẩm theo trình tự định từ lúc tiếp nhận đầu vào đến kết thúc trình - Phiếu kiểm tra (Checksheet) sử dụng để thu thập, xếp trình bày thơng tin/dữ liệu Các bảng thường dùng để đếm loại lỗi khác - Biểu đồ nhân (Cause and Effect Diagram) công cụ sử dụng để biểu thị mối quan hệ đặc tính chất lượng nhân tố ảnh hưởng đến đặc tính Phương pháp não cơng phương pháp đặt câu hỏi lần sao? (để tìm nguyên nhân gốc rễ) công cụ để hỗ trợ cho việc sử dụng biểu đồ nhân cách hiệu - Biểu đồ Pareto (Pareto Diagram) biểu đồ hình cột sử dụng để phân loại ngun nhân/nhân tố ảnh hưởng có tính đến tầm quan trọng chúng sản phẩm Sử dụng biểu đồ giúp cho nhà quản lý biết nguyên nhân cần phải tập trung xử lý, ví dụ như: sản phẩm lỗi, giao hàng trễ hẹn…) Lợi ích việc sử dụng biểu đồ Pareto phân tích ngun nhân chi phí ngun nhân gây - Biểu đồ phân bố (Histogram) sử dụng để theo dõi phân bố thông số sản phẩm/q trình từ đánh giá lực q trình Q trình có đáp ứng yêu cầu sản xuất sản phẩm hay không? - Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) sử dụng để theo dõi biến động thông số đặc tính chất lượng sản phẩm/q trình - Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) sử dụng để phân tích mối quan hệ nhân tố Dựa vào việc phân tích biểu đồ thấy nhân tố phụ thuộc vào nhân tố khác mức độ phụ thuộc chúng