PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG và đề XUẤT GIẢI PHÁP về VIỆC tổ CHỨC KHÔNG GIAN làm VIỆC của CÔNG TY cổ PHẦN CAO SU PHƯỚC hòa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ TIỂU LUẬN MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU PHƯỚC HÒA Giảng viên hướng dẩn : Nguyễn Thị Hồng Hạnh Sinh viên thực hiện: PHẠM THỊ HẢI ANH MSSV: 2023401010693 Bình Dương, tháng 11/2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ Bình Dương, tháng 11/2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU PHƯỚC HÒA Giảng viên hướng dẩn : Nguyễn Thị Hồng Hạnh Sinh viên thực hiện: PHẠM THỊ HẢI ANH MSSV: 2023401010693 NGUYỄN THỊ QUỲNH NHƯ MSSV: 2023401010658 ĐẶNG THANH XUÂN MSSV: 2023401010321 Bình Dương, tháng 11/2021 KHOA KINH TẾ CTĐT KẾ TOÁN PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần: Quản trị hành văn phịng Lớp/Nhóm mơn học: HK1.TT.07 Mã học phần: LING221 Học kỳ Năm học: 2021 - 2022 Danh sách nhóm SV: Đặng Thanh Xuân MSSV: 2023401010321 Nguyễn Thị Quỳnh Như MSSV:2023401010658 Phạm Thị Hải Anh MSSV: 2023401010693 Đề tài: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU PHƯỚC HỊA Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ (Cho điểm vào trống, thang điểm 10/10) TT Tiêu chí đánh giá Điểm tối đa Điểm đánh giá Cán chấm 1 Phần mở đầu 0.5 đ Chương sở lý thuyết 1.5 đ Chương -Mục 2.1 Thực trạng 2.0 đ Chương -Mục 2.2 Ưu, khuyết điểm 1.5 đ Chương 3- Đề xuất/ giải pháp 1.5 đ Kết luận + TLTK 1.0 đ Hình thức trình bày 1.0 đ Chỉnh sửa ĐC + trả lời câu hỏi vấn đáp 1.0 đ Điểm tổng cộng Cán chấm … 10 Bình Dương, ngày 15 tháng 11 năm 2021 Cán chấm Cán chấm Điểm thống BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Người thực Công việc Thời gian Đặng Thanh Xuân - Làm PowerPoint - Bắt đầu 10/2021 - Chỉnh sửa nội dung - Hồn thành 11/2021 - Lí chọn đề tài - Chương + Tổng quan công ty - Tài liệu tham khảo Nguyễn Thị Quỳnh Như - Chương - Bắt đầu 10/2021 + Thực trang - Hoàn thành 11/2021 + Đánh giá chung - Chương : + Đề xuất giải pháp PhạmThị Hải Anh - Phần mở đầu - Bắt đầu 10/2021 - Chương 1: Cơ sở lý - Hoàn thành 11/2021 thuyết - Chương 2: làm phụ thêm nội dung - Chương 3: + Kiến nghị - Kết luận RUBIK LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, cho phép gửi lời chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hồng Hạnh tận tâm bảo hướng dẫn tơi qua buổi nói chuyện, thảo luận thắc mắc quá trình hồn thành tiểu luận lời cảm ơn sâu sắc Để hoàn thành chuyên tiểu luận lần này, trước hết xin gửi đến Ban giám hiệu quý thầy, cô giáo trường Đại Học Thủ Dầu Một tạo điều kiện sở vật chất với hệ thống thư viện online với các loại sách, tài liệu thuận lợi cho việc tìm kiếm, nghiên cứu thơng tin mùa dịch em xin gửi lời cảm ơn chân thành Tôi xin chân thành cảm ơn bạn bè giúp đỡ quá trình tìm kiếm tài liệu để bổ sung kiến thức quá trình hồn thành tiểu luận Do chưa có nhiều kinh nghiệm làm đề tài hạn chế kiến thức, tiểu luận chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận nhận xét, ý kiến đóng góp, phê bình từ phía thầy để tiểu luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa đề tài 6.Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG :CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC 1.1 Các khái niệm văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.2.1 Chức giúp việc điều hành : 1.1.2.2 Chức tham mưu tổng hợp: 1.1.2.3 Chức hậu cần: 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 Các khái niệm không gian làm việc 1.2.1 Khái niệm không gian làm việc 1.2.2 Khái niệm tổ chức không gian làm việc 1.3 Thiết kế văn phịng 1.3.1 Khơng gian văn phịng đóng 1.3.2 Khơng gian văn phòng mở 1.4 Điều kiện vật lý 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới khả làm việc 1.5.1 Khơng khí 1.5.2 Nhiệt độ 1.5.3 Ánh sáng 1.5.4 Màu sắc 1.5.5 Tiếng ồn 1.5.6 Âm CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC TỔ CHỨC, KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN CAO SU PHƯỚC HỊA 2.1Tổng quan cơng ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa 2.1.1 Giới thiệu công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty 2.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 2.1.4 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ công ty 2.2 Thực trạng việc tổ chức không gian làm việc công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hòa 2.2.1 Thiết kế văn phòng 2.2.2 Điều kiện vật lý 2.2.2.1 Khơng khí 2.2.2.2 Nhiệt độ 2.2.2.3 Ánh sáng 2.1Tổng quan công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa 2.1.1 Giới thiệu cơng ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa Cơng ty cổ phần cao su Phước Hịa các đơn vị có diện tích lớn ngành cao su Việt Nam, nằm vùng chuyên canh cao su, vị trí trung tâm vùng cao su Đơng Nam Bộ, cách TP Hồ Chí Minh 65km thuận lợi mặt giao thông Công ty Cổ phần Cao su Phước Hòa niêm yết cổ phiếu PHR ngày 04/08/2009 Sở Giao Dịch Chứng Tp.HCM (HOSE) thức giao dịch ngày 18/08/2009 - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN CAO SU PHƯỚC HỊA - Tên tiếng Anh: PHUOC HOA RUBBER JOINT STOCK COMPANY - Tên giao dịch (tên viết tắt) doanh nghiệp: PHURUCO - Mã Chứng khoán: PHR - Mã số thuế: 3700147532 - Địa trụ sở chính: Ấp - Xã Phước Hịa - Huyện Phú Giáo - Tỉnh Bình Dương - Điện thoại: 0274 - 3657106 - Fax: 0274 - 3657110 - Email: phuochoarubber@phr.vn - Website: http://www.phuruco.vn http://www.phr.vn http://caosuphuochoa.vn http://phuochoarubber.vn - Logo: - Tổng Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Tược - Vốn điều lệ: 1.354.991.980 đồng 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty - Từ thành lập vào ngày 25 tháng năm 1982, đến nay, với nhiều tên gọi khác nhau, Công ty cổ phần cao su Phước Hoà, trải qua 30 năm xây dựng phát triển - Sau năm 1975, tiền thân công ty Quốc doanh cao su Phước Hoà, thành lập sở đồn điền cao su J.lab be' (Plan tations de Phước Hoà thành lập trước năm 1927) người Pháp quản lý khai thác Đến tháng năm 1982, Công ty cao su Phước Hoà, đến ngày 26 tháng 11 năm 2007, theo Quyết định số 1194/ QĐ- CSVN, Tập đồn Cơng nghiệp Cao su Việt Nam, chuyển đổi thành Cơng ty Cổ phần Cao su Phước Hịa - 30 năm xây dựng phát triển, vùng đất chiến khu Đ lịch sử Từ diện tích vườn cao su khai thác lại Pháp 699 ha, bị chiến tranh tàn phá, cằn cỗi, suất thấp; sở vật chất máy móc trang thiết bị, vốn tài sản cố định không đáng kể Ngày Công ty quản lý 16.000 cao su trải rộng huyện Tân Uyên, Bến Cát Phú Giáo thuộc tỉnh Bình Dương, suất vườn cây, suất lao động, tiền lương bình quân, tỷ suất lợi nhuận đứng tốp đầu Tập đồn Cơng nghiệp Cao su Việt Nam Cơng ty ln hồn thành vượt mức tiêu kinh tế - xã hội; đời sống người lao động không ngừng nâng cao; thực tốt công tác an ninh quốc phịng; chấp hành tốt chủ trương sách Đảng, Pháp luật Nhà nước; góp phần tích cực xứng đáng vào quá trình phát triển Tập đồn, địa phương, làm thay đổi mặt nơng thơn, nơng nghiệp địa bàn, quá trình cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước - Cơng ty Cổ phần Cao su Phước Hịa khơng ngừng phát triển Vị uy tín Cơng ty khẳng định Công ty chủ động chuyển đổi cấu kinh tế đẩy mạnh đầu tư đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm, đa dạng hóa sở hữu chủ nhằm giữ bền vững tốc độ tăng trưởng kinh tế xây dựng thương hiệu có uy tín thị trường ngồi nước 2.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm dụng cụ thể thao; xuất kinh doanh cao su hàng tiêu dùng; nhập các loại vật tư nguyên liệu phục vụ cho sản xuất dụng cụ thể thao : - Trồng cao su; - Hoạt động dịch vụ trồng trọt; - Khai thác gỗ rừng trồng; - Bán bn phân bón, hóa chất (trừ thuốc bảo vệ thực vật, hóa chất bảng theo công ước quốc tế); Bán buôn mủ cao su; - Ban buôn gỗ cao su; - Đầu tư tài chính; - Xây dựng cơng trình dân dụng, công nghiệp; - Chế biến gỗ cao su; - Bán lẻ xăng dầu; - Dịch vụ ủy thác xuất nhập hàng hóa; - Đầu tư, kinh doanh sở hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư, khu thương mại (theo quy định tỉnh); kinh doanh bất động sản; - Xây dựng sửa chữa cơng trình đường bộ; - Khai thác chế biến mủ cao su; - Kinh doanh vận tải hàng hóa tơ; - Sản xuất sản phẩm từ plastic; - Sản xuất phân bón hợp chất ni tơ 2.1.4 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ cơng ty Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức (nguồn: http://phuochoarubber.vn )  Chức nhiệm vụ: * Hội Đồng Cổ Đông: - Gồm cổ đơng có quyền biểu quyết, quan có quyền lực cao Cơng Ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa - Nhiệm Vụ: Thơng qua, sửa đổi, bổ sung điều lệ - Thông qua kế hoạch phát triển công ty, thông qua báo cáo tài năm, báo cáo hội động quản trị ban kiểm soát - Quyết định số lượng hội đồng quản trị - Bầu bãi nhiệm các thành viên hội đồng * Hội đồng quản trị: - Quyết định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi, tăng, giảm vốn điều lệ, định thời điểm phương thức huy động vốn trừ vấn đề thuộc thẩm quyền đại hội cổ đông.Là quan quản lí cao cơng ty - Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị chuyển giao công nghệ, thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài thời điểm cơng bố gần công ty - Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách thức, kí chấm dứt hợp đồng lao động Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phịng Hành nhân sự, Kế toán trưởng theo quy định điều lệ cơng ty * Ban kiểm sốt - Là quan trực thuộc đại hội đồng cổ đông đại hội đồng cổ đông bầu ▪ Trưởng ban - Tiếp nhận nhiệm vụ, triễn khai công việc, kiểm tra chất lượng công việc - Hổ trợ quản trị dự án Lên kế hoạch thực giám sát chất lượng các lập phận cán bộ, phòng ban - Trực tiếp đào tạo cho các thành viên công ty các kiến thức sử dụng dự án, kế hoạch công ty - Hướng dẫn chia kinh nghiệm, hiểu biết thân với các thành viên khác - Báo cáo tiến độ dự án thường xuyên với giám đốc, ban lảnh đạo - Đề xuất các cải tiến, đổi với ban lảnh đạo ▪ Chức quản lí dự án - Hổ trợ quản trị dự án công tác tiến hành thực các dự án Lên kế hoạch thực giám sát chất lượng cơng trình các đơn vị đầu tư - Quản lí thời gian: Lập lịch, kiểm tra đối chiếu quá trình thực dự án với lịch trình, điều chỉnh lịch trình cần thiết - Quản lí sản phẩm: Thêm, bớt phù hợp với yêu cầu địa bàn u cầu cơng ty đề - Quản lí rủi ro: xác định , phân tích rủi ro đề xuất giải pháp khắc phục * Ban tổng giám đốc - Tổng giám đốc: Là người điều hành định cao tất các vấn đề liên quan đến ngày công ty chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị việc thực các quyền nghĩa vụ giao - Phó tổng giám đốc điều hành: Phụ trách các hoạt động tổ chức hành chính, thay mặt tổng giám đốc ủy quyền, phụ trách xử lí các hoạt động ngày công ty, các vấn đề liên quan chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc: Phụ trách hoạt động công tác ISO, quản lí chất lượng chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc kỹ thuật: Phụ trách toàn các hoạt động liên quan tới kỹ thuật chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc * Phòng kế tốn tài - Theo dõi phản ánh vận động vốn kinh doanh công ty - Tham mưu cho ban tổng giám đốc đề chế độ kế toán - Huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh theo các quy định nhà nước - Kiểm tra hoạt động kế toán tài các đơn vị cơng ty - Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh Tiếp nhận phân phối các nguồn tài ( trợ cước, trợ giá, hổ trợ lãi xuất dự trữ lưu thông, cấp bổ sung vốn lưu động các nguồn hổ trợ khác nhà nước… ) - Nhiệm vụ: Sao chép, phản ánh số liệu có kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty cao su Phước Hịa * Phòng tổ chức lao động - Tiền lương - Quản lí nhân theo các nội quy, quy chế công ty - Thực các chế độ cho người lao động theo quy định luật lao động các quy định có liên quan - Các vấn đề liên quan đến tổ chức lao động quá trình đổi các doanh nghiệp thuộc cơng ty * Văn phịng cơng ty - Soạn thảo trình lãnh đạo duyệt nội quy làm việc Văn phòng công ty, theo dõi, đôn đốc việc thực nội quy - Bố trí xếp chỗ làm việc cho tồn Văn phịng cơng ty khoa học hợp lý Thực bảo trì, sữa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn trụ sở văn phịng cơng ty Quản lí các tài sản thuộc văn phòng, sữa chữa thay kịp thời các trang thiết bị hỏng - Xây dựng kế hoạch thực mua sắm trang thiết bị làm việc cho công ty hàng tháng, hàng quý, năm - Xây dựng các quy định sử trang thiết bị Văn phòng, theo dõi việc thực quy định - Mua sắm cấp phát văn phịng phẩm, báo chí, tài liệu, lịch các loại Hướng dẫn khách đến làm việc với công ty, tổ chức tiếp khách nước quốc tế lịch chu đáo * Phịng kế hoạch vật tư: - Chủ trì tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động gồm: + Hoạt động cơng ích: Quản lý khai thác bảo trì các cơng trình, quản lý tu bảo dưỡng cầu đường + Hoạt động SXKD: Sản xuất - thương mại - dịch vụ ▪ Chủ trì tham mưu trình tự thủ tục đầu tư - xây dựng, đấu thầu - giao thầu - Xây dựng kế hoạch đầu tư sữa chữa xây dựng sở hạ tầng, mua - bán phương tiện thiết bị, vật tư đặc chủng phục vụ hoạt động cơng ích - Mua sắm phương tiện, thiết bị, vật tự, nhiên liệu, hợp đồng sữa chữa phương tiện thiết bị hợp động các lĩnh vực khác theo quy định hành - Tham mưu công tác Quản Lý các dự án đầu tư triển khai công ty làm chủ đầu tư - Tham mưu giúp tổng giám đốc công tác quản lý thiết bị, xe máy vật tư nguyên liệu * Phòng kỹ thuật - Nghiên cứu ưng dụng tiến khoa học kỹ thuật để phục vụ ngành Thực các đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ các dự án nghiên cứu triển khai thử nghiệm lĩnh vực sản xuất - Giúp Tổng Giám đốc quản lý các dự án, đề tài khoa học kỹ thuật, cơng nghệ tồn cơng ty - Quy định an toàn lao động vệ sinh cơng nghiệp máy móc thiết bị người lao động - Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thành viên sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm quy định, quy trình đề 2.2 Thực trạng việc tổ chức không gian làm việc cơng ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa 2.2.1 Thiết kế văn phòng - Thiết kế theo văn phịng làm việc với khơng gian đóng tạo mơi trường làm việc tập trung, giảm thiểu tiếng ồn, tránh các tác động bên ngồi - Các phịng ban làm việc phân chia rõ ràng, riệng biệt khép kín 2.2.2 Điều kiện vật lý 2.2.2.1 Khơng khí - Xung quanh nhiều xanh nên nguồn khơng khí lành, thoáng mát Khi đặt chân đến công ty nhân viên mà khách hàng cảm nhận dễ chịu , mát mẻ - Theo tiêu chuẩn 7m3 khơng khí bốn làm việc cơng ty dựa vào tiêu chuẩn khối lượng khơng khí cho khơng gian người phịng làm việc nên thiết kế phịng làm việc có diện tích 25m2 2.2.2.2 Nhiệt độ - Trang bị máy lạnh điều hòa cho nhân viên tạo cảm giác mát mẻ, thoải mái làm việc nhân viên, tự điều chỉnh nhiệt độ cho phù hợp với thể để thúc đẩy suất cao làm việc 2.2.2.3 Ánh sáng - Phịng làm việc ln đảm bảo đủ ánh sáng, chất lượng ánh sáng đặc biệt với các phịng ban khơng bị các vật cản, che chắn hưởng trọn vẹn đủ nguồn ánh sáng từ thiên nhiên - Ngược lại với các phòng ban khác phải dùng đến ánh sáng nhân tạo để mang đến đủ nguồn ánh sáng làm việc 2.2.2.4 Âm - Mặc dù xa khu dân cư với việc dùng các thiết bị cách âm nên ảnh hưởng tiếng ồn hầu hết nguyên nhân khơng có, khá gần khu sản xuất các loại máy photocopy, việc ảnh hưởng tiếng ồn có khó tránh khỏi 2.2.2.5 Màu sắc - Với gam màu xanh lá chủ đạo, làm rõ nét đặc trưng mang đậm dấu ấn màu logo - Màu xanh lá có độ phản xạ 40% không gian làm việc gắn liền với màu thiên nhiên xung quanh công ty 2.2.3 Cơ sở vật chất 2.2.3.1 Trang thiết bị làm việc - Mỗi nhân viên trí máy tính riêng để cơng việc không bị gián đoạn ảnh hưởng đến chất lượng công việc - Gồm các trang thiết bị Tủ, kệ giá đỡ , máy chiếu, bút văn phòng, Folder/ bìa kẹp để đựng tài liệu, cặp trình ký, cặp trình ký, sổ, sách văn phịng, máy in, máy photocopy, máy scan, máy đóng sách, máy hủy giấy, máy chấm cơng…được mua từ thương hiệu uy tín, chất lượng, đảm bảo độ xác - Được bố trí gọn gàng, phù hợp, đảm bảo tính thẩm mỹ cao Đồng thời giúp cho việc xếp quản lý thông tin cách có hiệu cho cơng việc Làm cho cơng việc hồn thành cách nhanh chóng xác - Tùy theo tính chất nhu cầu cơng việc mà phịng ban trang bị phù hợp tạo cảm giác không nhàm chán, đại, chuyện nghiệp, thuận tiện phù hợp các phòng ban 2.2.3.2 Thiết kế bàn ghế - Với nơi làm việc nhân viên thiết kế bàn làm việc đơn giản, ghế ngồi thoải mái, tự điều chỉnh tùy theo nhân viên góc độ thích hợp để vừa chân sàn - Với nơi tiếp khách cần bàn ghế sofa mang phong cách tinh tế lịch sự, trang trí tỉ mỉ, bắt mắt - Nhưng phịng họp lại cần loại bàn lớn to rộng, số lượng ghế ngồi nhiều để có đủ vị trí cho người, bàn làm việc đại xếp phù hợp, khoa học 2.4 Đánh giá chung tổ chức không gian làm việc công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa 2.4.1 Ưu điểm tổ chức khơng gian làm việc cơng ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa - Thiết kế văn phòng: + Đảm bảo quyền riêng tư, tự làm việc không gian cá nhân mà không sợ làm phiền + Bảo mật thông tin diễn các họp, gọi điện quan trọng, tránh rị rỉ thơng tin ngồi, đảm bảo an tồn bảo mật, có người phịng nắm bắt các thơng tin + Đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên, giúp hạn chế các bệnh lây lan qua đương không khí + Văn phịng đóng cịn tạo mơi trường phù hợp làm việc tập trung cao , giảm thiểu tiếng ồn, tranh các tác động bên + Thiết kế các văn phịng thích hợp, rộng rãi, thoải mái , thuận tiện tạo hứng thú cho nhân viên, nâng cao suất làm việc - Điều kiện vật lí: + Khơng khí: xung quanh trồng nhiều xanh mang đến cho cơng ty nguồn khơng khí lành, thoáng mát Hầu xung quanh công ty khá yên tĩnh với việc xa khu vực sản xuất chế biến nên khơng khí xung quanh cơng ty Và trồng nhiêu xanh bao quanh công ty tạo thảm xanh mát dịu mắt cho nhân viên lẫn khách hàng đến công ty + Nhiệt độ: sử dụng các thiết bị hệ thống thơng gió, máy lạnh điều hịa suốt quá trình làm việc cho nhân viên, đem lại cảm giác mát mẻ ,thoải mái, dễ chịu làm việc + Ánh sáng: Phịng làm việc ln đủ ánh sáng, sử dụng kính để có ánh sáng tự nhiên đảm bảo chất lượng làm việc nâng cao tiến độ hiểu làm việc cho nhân viên + Âm thanh: Đảm bảo việc cách âm tốt vị trí xa khu dân cư nhà máy sản xuất, với cách âm hiệu không làm ảnh hưởng đến tiến độ, kết qủa làm việc các phịng ban khác, thúc đẩy quá trình làm việc cho nhân viên cách tốt + Màu sắc: sử dụng màu xanh chủ đạo, làm rõ nét đặc trưng mang đậm dấu ấn màu logo Màu xanh tạo cho khơng gian làm việc thoáng đãng, sẽ, gắn liền với màu thiên nhiên xung quanh cơng ty giúp nhân viên có suất làm việc công việc - Cơ sở vật chất: Trang thiết bị đại, đầy đủ, phù hợp thuận tiện phù hợp cho công việc phận, làm cho cơng việc hồn thành cách nhanh chóng, hiệu xác 2.4.2 Một số hạn chế tổ chức không giam làm việc công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa - Thiết kế văn phịng: + Diện tích khơng gian làm việc lớn để tạo không gian thoải mái đủ không gian để người làm việc + Hạn chế việc trao đổi, khó kiểm tra cơng việc + Khả giám sát nhân viên thấp + Giảm tốc độ truyền mạng wifi + Làm chi phí tăng trả tiền điện, các trang thiết bị văn phịng làm việc +Thay đổi cơng việc, vị trí làm ta uyển chuyển - Điều kiện vật lí: + Khơng khí: hạn chế việc khói bụi từ khu sản xuất chế biến, khơng khí không sẽ, ảnh hưởng tới nhân viên không thoải mái, căng thẳng gây nhiều bệnh tật + Nhiệt độ: công ty nằm khu vực miền nam có mùa mưa nắng nhiệt độ phịng làm việc ln thay đổi theo thời tiết Khi ngồi làm việc phòng máy lạnh thường xuyên làm giảm tập trung làm việc ảnh hưởng đến sức khỏe nhân viên khiến họ cảm thấy khó chịu Dù nhiệt độ thấp hay cao tác động dến quá trình , suất làm việc nhân viên + Ánh sáng: hạn chế việc sử dụng quá nhiều ánh sáng nhân tạo, hạn chế vị trí, khu vực ảnh hưởng đến ánh sáng tự nhiên văn phịng, để quá nhiều ánh hay ánh sáng, chất lượng ánh sáng dẫn tới stress, đau đầu, căng mắt … +Âm thanh: có tiếng ồn trật tự làm việc từ nhân viên, các âm các thiết bị gây ồn (máy photocopy, máy tính, điện thoại…) tiếng ồn phần ảnh hưởng tới tập trung, không thoải mái cho nhân viên làm việc - Cơ sở vật chất: Tổn thất chi phí xây dựng, làm tăng nhiều chi phí việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng Tổn thất chí phí vệ sinh, tu sửa các thiết bị không gian làm việc bị hư hỏng 2.4.3 Nguyên nhân tổ chức không gian làm việc cơng ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa - Thiết kế văn phịng: + Do tính chất cơng việc cần bảo mật cao + Nhân viên có tinh thần tập trung cao để chất lượng công việc không bị ảnh hưởng + Đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên - Điều kiện vật lý: + Mang đến khơng khí lành, tránh các loại bệnh lây lan qua đường khơng khí + Tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái để nhân viên hoàn thành tốt công việc + Cần cung cấp đủ ánh sáng, đặc biệt dùng ánh sáng tự nhiên nhiều dùng ánh sáng nhân tạo để không làm lại đến đơi mắt nhân viên + Vì tính chất cơng việc cần tập trung cao nên đa phần xung quanh khu vực cơng ty khơng có tiếng ồn, bên cạnh lắp đặt các thiết bị cách âm để đảm bảo công việc mức độ tập trung nhân viên - Cơ sở vật chất: Cơng ty đủ điều kiện đáp ứng chi phí các vật chất, lắp đặt thiết bị việc tu sửa CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CỦA CONG TY CAO SU PHƯỚC HÒA 3.1 Đề xuất giải pháp việc tổ chức không gian làm việc cong ty cao su phước hòa - Thiết kế văn phịng: + Nên để phịng ban có cục wifi riếng để tốc độ truyền mạng không bị hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ công việc + Những văn phòng làm việc nên tránh xa các khu vực gây tiếng ồn - Điều kiện vật lý: + Lắp đặt máy điều hịa khơng khí các loại tinh dầu làm giảm căng thẳng để giúp nhân viên hồn thành tốt cơng việc + Nên để phịng có nhiều ánh sáng tự nhiên cho nhân viên làm việc, phòng dùng nhiều ánh sáng nhân tạo để làm phòng chưa đồ nơi để tài liệu + Nên dùng ánh sáng tự nhiên chung với cửa sổ thay tranh cỏ, phong cảnh để giúp cho phịng làm việc trơng mát mẻ, khơng khí lành , thân thiện + Lắp đặt thiết bị cách âm tối ưu để hạn chế tối thiểu tiếng ồn - Cơ sở vật chất: Cần tu sửa lại văn phịng làm việc có các thiết bị bị hư hỏng, sơn lại toàn cơng ty để mang đến vẻ ngồi tươi 3.2 Kiến nghị việc tổ chức không gian làm việc cơng ty cao su Phước Hịa - Cần thường xuyên kiểm tra điều kiện vật lý sở vật chât không gian làm việc công ty để đảm bảo chất lượng suất làm việc cho nhân viên tốt - Cần tổ chức đánh giá lấy ý kiến nhân viên việc tổ chức không gian làm việc để điều chỉnh, xếp lại phù hợp với tính chất công việc khả nhân viên để thúc đẩy tinh tần làm việc hăng hái hiệu - Cần xếp bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp, trang trí đồ dùng mục đích; Khơng gian phịng phải sẽ, thoáng mát; Giấy tờ, tài liệu để nơi lưu trữ để công việc diễn nhanh chóng hiệu - Cần nhắc nhở nhân viên tránh gây ồn trật tự làm việc - Cần trang bị thêm các dụng cụ để phòng chống dịch covid để phòng tránh dịch bệnh PHẦN KẾT LUẬN Việc nghiên cứu đề tài “phân tích thực trạng đề xuất giải pháp việc tổ chức không gian làm việc cơng ty Cao Su Phước Hịa” giúp có cái nhìn tổng quan tổ chức không gian làm việc Với sở lý thuyết tổ chức không gian làm việc, thực trạng thiết kế văn phòng, các yếu tố điều kiện vật lý: khơng khí, nhiệt độ, âm thanh,…, sở vật chất từ đánh giá ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân tổ chức không gian làm việc công ty đưa đề xuất kiến nghị giải pháp hợp lý, khoa học, để hoàn thiện việc tổ chức không gian làm việc cho công ty Cổ Phần cao su phước hòa nhằm đảm bảo suất chất lượng làm việc cho nhân viên người công ty Là sở vững giúp nhân viên cảm thấy tự hào đồng thời khẳng định thương hiệu công ty hỗ trợ quảng cáo việc tuyển dụng cách hiệu nhất, muốn làm việc đây, khơng gian làm việc khơng thể chê Vì thế, bên cạnh việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng chun mơn doanh nghiệp nên quan tâm đến không gian làm việc làm việc nhằm tạo niềm tin cho khách hàng quá trình phát triển Một văn phòng làm việc độc đáo, chuyên nghiệp, hài hòa giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu Đồng thời, hình ảnh cơng ty ấn tượng mắt đối tác, khách hàng TÀI LIỆU THAM KHẢO ... LÀM VIỆC CỦA CONG TY CAO SU PHƯỚC HÒA 3.1 Đề xuất giải pháp việc tổ chức không gian làm việc cong ty cao su phước hòa 3.2 Kiến nghị việc tổ chức không gian làm việc công ty cao su Phước Hòa PHẦN... tổ chức không giam làm việc công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hòa 2.4.3 Nguyên nhân tổ chức không giam làm việc công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hòa CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN. .. 2: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC TỔ CHỨC, KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN CAO SU PHƯỚC HỊA 2.1Tổng quan cơng ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa 2.1.1 Giới thiệu công ty Cổ Phần Cao Su Phước Hịa Cơng ty cổ