KHÁI lược về QUẢN TRỊ văn PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HẢI PHÒNG – 2021 Chương 1: KHÁI LƯỢC VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng Khái niệm văn phòng - Nghĩa rộng: máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị - Nghĩa hẹp: trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị Kết luận: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức Đặc điểm chung văn phòng: - Bộ máy văn phịng phải tổ chức thích hợp - Văn phịng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch định Vị trí, quy mơ vật chất văn phịng phụ thuộc vào đặc điểm, quy mô đơn vị Chức văn phòng 2.1 Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu tổng hợp họat động tham vấn, trợ giúp văn phòng nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan, đơn vị, giúp cho trình quản lý, định thủ trưởng có hiệu Văn phịng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chun mơn, từ tổng hợp thành hệ thống thống để trình ban lãnh đạo để đưa định đắn, mang tính khoa học, kịp thời 2.2 Chức hỗ trợ điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp hỗ trợ việc điều hành ban lãnh đạo thông qua công việc như: hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, công tác soạn thảo văn bản, chuẩn bị chuyến công tác… 2.3 Chức hậu cần Văn phịng bảo đảm vận hành bình thường phận quan tổ chức Muốn vận hành quan tổ chức phải có phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết yếu tố cần có bàn tay can thiệp văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu quan đơn vị Các điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính… Nhiệm vụ văn phịng - Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan, đơn vị Văn phòng kết nối, tổng hợp kế hoạch phận, điều chỉnh cho chúng thống nhất, ăn khớp nhau, hỗ trợ hướng tới mục tiêu chung đơn vị Mặt khác, văn phịng cịn xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần lãnh đạo - Thu thập xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin Dựa vào thông tin mà lãnh đạo định, kịp thời xác Thơng tin đa dạng phải thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, người lãnh đạo tự thu thập thơng tin mà cần có phận trợ giúp, văn phịng Văn phịng thu thập thơng tin, từ phân loại, tổng hợp để đưa thơng tin hữu ích, giúp tham mưu cho ban lãnh đạo - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động để báo cáo lãnh đạo, đề xuât biện pháp - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu, tư vấn văn cho thủ trưởng - Tổ chức công tác lễ tân, tổ chức họp, lễ nghi khánh tiết - Bảo vệ trật tự an toàn quan, phối hợp cơng đồn chăm lo đời sống sức khỏe cán nhân viên quan - Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo - Bảo đảm yếu tổ vật chất cho quan Quản trị văn phòng 4.1 Các chức quản trị - Lập kế hoạch - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm tra 4.2 Khái niệm Quản trị VP Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp thực kiểm soát hoạt động văn phòng Quản trị văn phòng đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc) hiểu biết lực quản trị nói chung, cịn phải có hiểu biết sâu sắc vị trí, vai trị, tính chất, đặc điểm hoạt động văn phòng đội ngũ nhân làm việc để vận dụng hiệu lý thuyết quản trị vào việc tổ chức, điều hành hoạt động khu vực phận văn phòng Các chức quản trị VP: - Hoạch định công việc vp - Tổ chức công việc vp - Lãnh đạo cơng việc vp - Kiểm sốt cơng việc vp II Tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.1 Lãnh đạo Văn phòng - Chánh văn phòng: Chánh VP người điều hành chung, chịu trách nhiệm tồn cơng tác VP, đạo số công việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch cơng tác, hồn chỉnh dự thảo quan trọng, cơng tác yếu… Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan - Giúp việc có Phó văn phịng 1.2 Các phận trực thuộc Văn phòng - Bộ phận hành chính, văn thư: + Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn quan, doanh nghiệp; + Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư - Bộ phận tổng hợp: thực lĩnh vực chuyên môn liên quan đến việc tư vấn cho thủ trưởng, theo dõi tình hình hoạt động quan, đề xuất phương án giải - Bộ phận quản trị: cung cấp quản lý phương tiện, điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động quan - Bộ phận lưu trữ: + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Bộ phận tài vụ (nếu có): thực việc dự trù theo dõi, cấp phát kinh phí - Bộ phận tổ chức nhân (nếu quan khơng có phận chun trách): xây dựng kế hoach, tổ chức thực hoạt động tuyển dụng, sử dụng, đào tạo bồi dưỡng lao động, công tác khen thưởng, kỷ luật… - Bộ phận bảo vệ: thực công tác bảo vệ trật tự trị an cho quan Mỗi phận có người phụ trách, điều hành chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Tổ chức bố trí nơi làm việc Nơi làm việc khoảng không gian định trang bị bố trí phương tiện cần thiết cho người lao động thực nhiệm vụ 2.1 u cầu bố trí văn phịng - Phù hợp: tính chất, quy mơ đơn vị - Tối ưu: Mặt bằng, chi phí lắp đặt, khơng q phơ trương - Thuận lợi: di chuyển phận, liên hệ giao dịch - An toàn: kỹ thuật, lao động - Bảo mật 2.2 Phương pháp bố trí - Căn vào liên kết không gian Đặc VP bố trí đóng VP bố trí mở phịng, phận tách nhau, có Các phịng ban ngăn thành cách điểm Ưu điểm tường ngăn cách, cửa vào - độc lập, k ồn ô, cách vách ngăn kính, mica … - tận dụng diện tích vp - thơng tin bí mật - Giảm thời gian di chuyển, dễ giao tiếp Nhược - tốn diện tích, thời gian di chuyển, - điểm chi phí lắp đặt - Dễ kiểm soát nhân viên ồn ào, giảm tập trung Khó đảm bảo bí mật thơng tin - khó kiểm sốt hd nhân viên Bố trí hỗn hợp - Căn vào trình độ trập trung hóa Đặc điểm Bố trí phân tán Bố trí tập trung Các phận có đầy đủ nhân Bố trí tập trung theo chuyên trách Ưu điểm viên, trang thiết bị Tiện lợi, tiết kiệm thời gian phận - Giảm chi phí vp Chi phí cao, lãng phí - Tận dụng tối đa suất - Có thể ùn tắc cơng việc Nhược điểm Bố trí hỗn hợp Trang thiết bị văn phòng Là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phịng, gồm nhóm: - Nhóm đồ dùng văn phịng: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, đồ vật khác… - Nhóm thiết bị phục vụ cho cơng tác thu thập thơng tin: máy tính, máy photo, máy in, điện thoại bàn, máy fax…  Xu hướng đại hóa cơng tác văn phịng: - Sự phát triển mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin - Văn phịng khơng giấy - Văn phịng điện tử hóa CHƯƠNG II: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG CƠ BẢN I Nghiệp vụ tổ chức hội họp Khái niệm hội họp Hội họp việc tập trung nhiều người khoảng thời gian định, nhiều địa điểm định để bàn luận tìm giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải vấn đề trao đổi truyền đạt thông tin mệnh lệnh cần thiết dể điều hành hoạt động tổ chức Ý nghĩa hội họp - Tạo phối hợp hành động công việc, nâng cao tinh thần tập thể - Khai thác trí tuệ tập thể, tạo hội cho người đóng góp ý kiến sáng tạo thân - Phổ biến quan điểm tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chửa lệch lạc trình thực nhiệm vụ, thúc đẩy việc phát triển Phân loại hội họp 3.1 Căn vào tính chất mục đích hội họp - Hội họp để phát triển: phổ biến chủ trương, đường lối mới, sách nhằm nâng cao trình độ nhận thức, tạo tiền đề cho việc thực chủ trương đường lối sách - Hội họp trao đổi thơng tin: hội nghị họp để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận tổ chức - Hội họp mở rộng dân chủ: giúp người phát biểu ý kiến, bày tỏ quan điểm chủ trương, đường lối thực hiện, sách đơn vị để giúp lãnh đạo có thơng tin để điều chính, bổ sung, hồn chỉnh sách - Hội họp bàn bạc giải vấn đề: hội họp bàn vấn đề cụ thể mà tập thể gặp vướng mắc phải triển khai mà cần ý kiến tập thể 3.2 Căn vào quy trình trình quản lý - Hội họp bàn bạc, định - Hội họp phổ biến triển khai: quán triệt tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai định thông qua, - Hội họp kiểm tra đôn đốc: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác đạo, uốn nắm kịp thời lệch lạc, có - Hội họp sơ kết, tổng kết: đánh giá, rút kinh nghiệm hoạt động vừa qua đưa phương hướng cho hoạt động 3.3 Căn vào hình thức hội họp - Hội họp thức: tổ chức công khai, theo định lãnh đạo - Hội họp khơng thức: tổ chức diện hẹp, khơng cơng khai mang tính nội nhằm bàn bạc vấn đề quan trọng có nội dung bí mật chưa cần phổ biến rộng rãi Quy trình tổ chức hội họp 4.1 Chuẩn bị hội họp  Xây dựng kế hoạch hội họp, kế hoạch cần nêu: tên hội họp, mục đích, yêu cầu, nội dung, đối tượng, thành phần tham gia, địa điểm, thời gian, kinh phí…  Chuẩn bị cụ thể: - Quy định thành phần họp: Lập danh sách cụ thể để vào gửi giấy triệu tập thư mời - Xác định thời gian họp: ngày khai mạc họp, thời gian tiến hành - Lựa chọn trang trí phịng họp: chuẩn bị phịng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), hiệu, cờ hoa… - Chuẩn bị phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát tài liệu phục vụ họp, trang thiết bị máy ghi âm, loa đài, tăng âm phương tiện khác - Làm kịp thời gửi thư mời: Giấy mời cần có nội dung người mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, giấy tờ cần mang theo … - Chuẩn bị việc ghi biên làm văn kiện cho hội họp - Dự trù kinh phí 4.2 Tiến hành hội họp - Tổ chức đón tiếp khách mời, phát tài liệu (nếu có) - Khai mạc, triển khai, phát biểu thảo luận: Trước lúc khai mạc, họp lớn, hội thảo cần tiến hành nghi thức nhà nước định làm lễ chào cờ … - Tuyên bố lý do, giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, đại biểu tham dự… - Mời chủ tịch thư ký lên làm việc Chủ tịch điều khiển hội họp diễn - Ghi biên - Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa kết luận Có thể có diễn văn bế mạc - Phục vụ hội họp: phân công người lo mặt: giải lao, nước uống… 4.3 Cơng việc sau hội họp - Hồn thiện văn kiện; biên hội họp - Thông báo cho quan hữu quan nội dung kết họp; - Lập hồ sơ họp Đối với họp thông thường cần lưu giữ biên bản, hội họp lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội họp Hổ sơ thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, người mời tham dự; báo cáo tham luận, phát biểu; Nghị họp; Biên bản; Lời bế mạc - Thanh, toán chi phí chi phí cho họp - Triển khai nội dung thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp II Tổ chức chuyến cơng tác lãnh đạo Vai trị, phân loại - Thực nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế sở, học tập kinh nghiệm đối tác ngồi nước, tìm kiếm hội hợp tác ký kết hợp đồng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, chuyển giao công nghệ… - Phân loại: +Các chuyến công tác thường kỳ địa phương; + Các chuyến công tác nước ngồi + Các chuyến cơng tác đột xuất Quy trình tổ chức chuyến cơng tác 2.1 Trước lãnh đạo công tác - Lập kế hoạch chuyến công tác: mục tiêu, nội dung, thời gian, cán cùng, phương tiên giao thông, tài liệu kèm theo, kinh phí - Thư ký nhận bàn giao ủy quyền công việc 2.2 Chuẩn bị cụ thể: - Liên hệ với nơi công tác - Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu kèm, giấy tờ cần thiết (giấy giới thiệu, giấy đường, vé…) - Chuẩn bị phương tiện giao thơng - Kinh phí - Chuẩn bị kế hoạch thực trách nhiệm nhà mà lãnh đạo ủy quyền 2.3 Trong thời gian lãnh đạo công tác - Thực nhiệm vụ lãnh đạo giao - Theo dõi tiến độ thực công việc phận, ghi chép lại để báo cáo cho lãnh đạo 2.4 Sau chuyến công tác - Báo cáo với lãnh đạo công việc nhà (công việc chưa giải quyết) bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc tiếp khách lãnh đạo - Kiểm tra, hệ thống hoá đơn, chứng từ để toán kinh phí tạm ứng - Nhận tài liệu biên tập, soạn thảo văn liên quan chuyến công tác III Cơng tác lễ tân Khái niệm, vai trị, nguyên tắc công tác lễ tân - Khái niệm: tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức, cá nhân nội nước nước + Lễ tân ngoại giao + Lễ tân nội đất nước + Lễ tân kinh doanh - Vai trị: 10 + Thơng báo thơng tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý tiến hành thời gian tiến hành hoạt động + Kết thúc thơng báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc nội dung xã giao, cảm ơn thấy cần thiết Soạn thảo biên 4.1 Khái niệm - Biên văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy xảy hoạt động quan tổ chức người chứng kiến thực - Biên khơng có hiệu lực pháp lý - Biên có nhiều loại khác biên hội nghị, họp; biên việc xảy ra; biên xử lý; biên bàn giao, nghiệm thu; biên hoà giải, … 4.2 Yêu cầu biên - Số liệu, kiện phải xác, cụ thể - Khơng bình luận, thêm bớt, suy diễn chủ quan - Nội dung phải có trọng tâm 4.3 Bố cục biên - Ghi diễn biến kiện Nội dung biên phải ghi chép xác, cụ thể, trung thực số liệu, kiện, không suy đoán chủ quan - Ghi thời gian kết thúc Soạn thảo Quyết định 5.1 Khái niệm: Quyết định loại văn thông dụng, nhiều quan, tổ chức nhân có thẩm quyền ban hành - Quyết định QPPL ban hành quan Quyết định QPPL Thủ tướng Chính phủ , Bộ trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp để định chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động, quy định biện pháp để thực chức quản lý ngành, quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội… 18 - Quyết định cịn ban hành để hợp lý hóa văn QPPL điều lệ, quy chế, quy định phụ lục kèm theo (nếu có); - Ngồi định trên, quan ban hành định cá biệt để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể Đó định tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng lương, kỷ luật, điều động công tác, xử phạt vi phạm hành chính… 5.2 Bố cục Quyết định : - Căn ban hành định cần dựa vào nguồn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao - Căn dựa vào tình hình thực tế địi hỏi phải xử lý kịp thời - Nội dung Quyết định: thường viết theo dạng điều khoản, điều trình bày đọng, khơng dùng câu từ chuyển tiếp, xếp theo trình tự logic định - Điều khoản thi hành: nêu rõ cụ thể đối tượng chịu trách nhiệm thi hành Soạn thảo công văn 6.1 Khái niệm Cơng văn văn khơng có tên loại, dùng để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi cơng tác chủ thể có thẩm quyền để giải nhiệm vụ có liên quan 6.2 Yêu cầu - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề - Rõ ràng, ngắn gọn, súc tích - Ngơn ngữ, nghiêm túc, có sức thuyết phục 6.3 Một số loại công văn * Công văn đạo: Là văn quan cấp thông tin cho quan cấp công việc cần phải triển khai, cần phải thực Nội dung công văn đạo có kết cấu sau: - Đặt vấn đề: nêu rõ mục đích, u cầu cơng việc cần phải triển khai, cần phải thực - Giải vấn đề: nêu yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để đạt yêu cầu 19 - Nêu yêu cầu mà cấp cần phải thực báo cáo kết cho cấp đạo * Công văn phúc đáp: Là văn dùng để trả lời vấn đề mà quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức nhiệm vụ quan ban hành văn Nội dung thường bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu lý viết công văn, ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngày tháng nào, vấn đề gì… - Giải vấn đề: trả lời vấn đề mà nội dung văn gửi đến yêu cầu phải giải đáp quan phúc đáp có đầy đủ thơng tin xác để trả lời; trình bày giải thích lý từ chối trả lời hẹn thời gian trả lời quan phúc đáp không đầy đủ thông tin - Phần kết luận: Đề nghị quan phúc đáp có vấn đề chưa rõ, chưa thoả đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời Cách trình bày phải lịch sự, thể quan tâm quan phúc đáp * Công văn đề nghị: Là văn quan cấp gửi cho quan cấp trên, quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với để đề nghị, yêu cầu giải cơng văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Nội dung thường bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu lý mục đích việc đề nghị, yêu cầu - Giải vấn đề: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị yêu cầu; nội dung cụ thể việc đề nghị, yêu cầu; thời gian cách thức giải đề nghị, yêu cầu - Phần kết luận: Thể mong mỏi quan tâm, xem xét đề nghị yêu cầu * Công văn đôn đốc, chấn chỉnh: Là văn quan cấp gửi cho quan cấp nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động thi hành chủ trương, biện pháp hay định nhằm thực tốt Nội dung công văn đôn đốc nhắc nhở thường bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu tóm tắt nhiệm vụ giao,ưu điểm, khuyết điểm 20 - Giải vấn đề: nêu rõ nội dung yêu cầu thực nhiệm vụ giao cho cấp , đề biện pháp thời gian thực hiện, vạch biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh Và giao trách nhiệm cụ thể cho tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực - Phần kết luận: yêu cầu tổ chức cá nhân triển khai thực báo cáo kết thực lên cấp vào thời hạn định * Công văn mời họp, dự hội nghị: Là văn để mời quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận…về vấn đề có liên quan Nội dung mời họp bao gồm: - Đặt vấn đề: Nêu rõ lý mời họp - Giải vấn đề: Nêu nội dung họp (về vấn đề gì) Thời gian, địa điểm họp, đề nghị, yêu cầu cần thiết… - Phần kết luận: Nêu yêu cầu đến họp thành phần, mờivà không đến dự xin thông báo cho biết theo địa chỉ…trước ngày….giờ * Cơng văn giải thích: cụ thể hoá, chi tiết hoá nội dung văn nghị quyết, thị… việc thực công việc mà cá nhân, quan nhận chưa rõ, hiểu sai thực chưa thống Nêu cứ, trích yếu văn đồng thời nêu nội dung chưa rõ giải thích cụ thể, tương ứng Nêu cách thức tổ chức thực biện pháp thực * Ngoài cịn có cơng văn giao dịch, cơng văn hướng dẫn 21 CHƯƠNG IV: CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I Công tác văn thư Khái lược công tác văn thư 1.1 Khái niệm Công tác văn thư bao gồm công việc: + soạn thảo + ban hành văn + quản lý văn tài liệu khác + quản lý sử dụng dấu 1.2 Vai trị cơng tác văn thư - Đảm bảo yêu cầu thông tin cho nhà quản lý toàn tổ chức - Là minh chứng pháp lý cho hoạt động tổ chức - Làm tiền đề cho công tác lưu trữ 1.3 Những yêu cầu cơng tác văn thư - Nhanh chóng - Chính xác + Về nội dung: dẫn chứng nêu phải xác, số liệu đầy đủ, luận rõ ràng + Về hình thức: áp dụng theo thể thức quy định + Về quy trình kỹ thuật: đảm bảo quy trình từ soạn thảo, đăng ký, chuyển giao, quản lý VB quy định - Bí mật 1.4 Nhiệm vụ văn thư quan - Tiếp nhận, đăng ký, đôn đốc việc giải văn đến, VB - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, ký duyệt - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Quản lý số sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu 22 - Soạn thảo, ban hnh văn Quản lý văn 2.1 Tổ chức giải văn đến Văn đến tất tài liệu, thư từ mà quan nhận từ bên nguồn khác Quy trình tổ chức giải VB đến: Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Kiểm tra xem văn đến có gửi địa khơng, có cịn ngun vẹn khơng - Xác định loại văn bản: + Loại khơng bóc phong bì,: sách báo, tài liệu tham khảo, thư gửi riêng cho cá nhân, văn mật, văn gửi cho đoàn thể quan, văn ghi rõ tên người nhận + Loại bóc phong bì: ngồi bì mang tên quan, khơng có dấu mật - Bóc bì văn bản, sơ phân loại văn theo loại hình VB - Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến - Đăng ký vào sổ: ghi lại thông tin văn nhằm nắm số lượng, nội dung đối tượng giải để nắm văn nằm đâu, phận giải Mẫu sổ đăng ký văn đến: Số Ngày Nơi Số, ký Ngày, Tên loại trích Nơi đến đến gửi hiệu tháng yếu nội dung nhận nhận VB VB VB VB Ký Ghi Bước 2: Trình, chuyển giao văn đến - Vào sổ, trình Chánh Văn phịng xem tồn VB đến để xin ý kiến phân phối giải - Giao người chịu trách nhiệm giải giữ bí mật nội dung văn - Văn đến ngày đăng ký chuyên ngày hơm Bước 3: Giải theo dõi việc giải văn - Khi văn giải xong, người thừa hành phải có văn trả lời có yêu cầu trả lời bẳng văn 23 2.2 Tổ chức, giải văn Mọi công văn, tài liệu thư từ quan gửi quan gọi “văn đi” Quy trình: Bước 1: Kiểm tra thể thức đóng dấu văn - Kiểm tra hình thức kỹ thuật trình bày - Ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Bước 2: Vào sổ đăng ký văn Đăng ký văn vào sổ theo mẫu: Số ký Ngày hiệu văn tháng văn trích bản nội văn Tên loại Người yếu ký Nơi Đơn nhận người lượng dung nhận vị Số Ghi bản lưu Bước Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Thực bao gói văn bản, ghi bìa - Chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Văn chuyển cho nơi nhận Fax, bưu điện, văn thư mang đến tận nơi vào sổ chuyển giao văn bản: Ngày tháng gửi Số, ký hiệu văn Số lượng bì văn Nơi nhận văn Ký nhận, đóng văn bản bản dấu Bước Lưu văn - Mỗi văn phải lưu 02 chính; lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ 24 - Văn lưu phải xếp, bảo quản cẩn thận Cuối năm, nhân viên văn thư xếp lại lập hồ sơ chuyển giao cho lưu trữ quan 2.3 Quản lý văn mật - Xác định đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” - Thực quy phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật + Chỉ phổ biến văn mật phạm vi đối tượng cần biết có trách nhiệm thi hành + Đối với văn tuyệt mật, tối mật có Thủ trưởng quan người ủy quyền bóc quản lý -Thực quy định báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật - Tuyển chọn Cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật theo quy định Những người làm công tác bảo mật phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Công tác lập hồ sơ 3.1 Khái niệm - Hồ sơ tập hợp văn tài liệu có liên quan với phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành q trình giải cơng việc - Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn tài liệu thành vấn đề, vụ việc 3.2 Phân loại - Hồ sơ công việc: tập hợp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc cụ thể - Hồ sơ nguyên tắc: tập hợp văn pháp quy có liên quan cơng tác nghiệp vụ định - Hồ sơ nhân sự: tập văn phản ánh thân thế, q trình cơng tác nhân viên - Hồ sơ trình duyệt ký 3.3 Yêu cầu - Hồ sơ phải phản ảnh chức nhiệm vụ, hoạt động quan 25 - Các văn tài liệu đưa hồ sơ phải văn - Các văn loại hồ sơ phải có mối liên hệ với - Hồ sơ phải biên mục đầy đủ, xác thuận lợi cho việc sử dụng, bảo quản 3.4 Nội dung công tác lập hồ sơ * Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm duyệt theo chế độ định Danh mục hồ sơ gồm có: - Danh mục hồ sơ tổng hợp - Danh mục hồ sơ riêng Quy trình lập danh mục hồ sơ: - Xác định loại danh mục hồ sơ - Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ: theo vấn đề theo phận - Dự kiến tiêu đề hồ sơ: rõ ràng, ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung hồ sơ - Quy định ký hiệu hồ sơ - Phân công người lập hồ sơ - Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ + Năm bảo quản: thời hạn lưu giữ hồ sơ quan để phục vụ công tác Sau năm bảo quản kết thúc, hồ sơ có giá trị lịch sử thu thập bảo quản kho lưu trữ nhà nước, tài liệu hết giá trị huỷ theo quy định nhà nước + Thời hạn bảo quản: thời hạn lưu lại kho lưu trữ nhà nước, vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Khi hồ sơ giao nộp vào kho lưu trữ nhà nước chúng đánh giá lại ghi thời hạn bảo quản thức theo luật định * Quy trình lập hồ sơ công việc Bước 1: Mở hồ sơ Bước 2: Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ, phân loại theo đăc trưng sau: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dịch Bước 3: Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ Văn hồ sơ phải xếp cách khoa học, hợp lý Hồ sơ xếp theo: 26 + Theo thứ tự thời gian hình thành văn + Theo trình tự giải vấn đề thực tiễn: văn đề xuất,văn giải + Theo tác giả kết hợp với thời gian + Theo vấn đề kết hợp với thời gian + Theo vần chữ tên người địa phương + Theo số thứ tự văn + Theo mức độ quan trọng văn - Bước 4: Kết thúc hồ sơ Hồ sơ kết thúc công việc liên quan đến hồ sơ kết thúc Nếu hết năm cơng việc chưa kết thúc phải để lại ghi vào danh mục hồ sơ năm sau Khi kết thúc hồ sơ cần phải: + Đánh giá tính đầy đủ, hồn chỉnh + Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn tờ kết thúc Bước 5: Đóng Bước 6: Lưu hồ sơ: Hàng năm, đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu vào phòng lưu trữ quan kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm tiêu hủy theo thủ tục * Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc * Quy trình lập hồ sơ nhân * Quy trình lập hồ sơ trình duyệt Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hồ sơ tài liệu sau kết thúc công việc để lại phận năm để theo dõi nghiên cứu, sau phải nộp vào lưu trữ quan Gồm loại: - Hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn: phải nộp vào lưu trữ - Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị Nếu khơng cần lưu trữ tiêu hủy theo quy định II Khái lược công tác lưu trữ 27 Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản để phục vụ nghiên cứu Đặc điểm: - Chứa đựng thông tin khứ, phản ánh kiện lịch sử - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao: Tài liệu lưu trữ gốc, (trong trường hợp khơng có gốc thay có giá trị chính) - Được tập trung bảo quản lưu trữ, phục vụ việc khai thác sử dụng 1.2 Phân loại * Căn vào nội dung, tác giả tài liệu - Tài liệu quan hành Nhà nước - Tài liệu quan Đảng, Đoàn thể - Tài liệu quan, đơn vị kinh doanh * Căn vào kỹ thuật chế tác - Tài liệu giấy (tài liệu hành chính) - Tài liệu khoa học kỹ thuật - Tài liệu phim ảnh, băng hình, ghi âm 1.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ - Ý nghĩa lịch sử - Ý nghĩa khoa học - Ý nghĩa kinh tế - Ý nghĩa văn hóa Cơng tác lưu trữ 28 -Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức bảo quản cách khoa học văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết - Theo luật lưu trữ: hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm công việc: - Thu thập, xác định tài liệu - Phân loại, thống kê tài liệu - Tổ chức cơng cụ tìm tài liệu lưu trữ, - Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Áp dụng biện pháp bảo quản an tồn tài liệu u cầu: - Tính khoa học: lưu trữ khoa học giúp cho việc tìm kiếm, sử dụng dễ dàng - Tính mật: tài liệu để lộ cho người ảnh hưởng nghiêm trọng đến quan II Các nghiệp vụ lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ a Khái niệm: Là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ quan , kho lưu trữ nhà nước, TW, địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống b Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: Phông lưu trữ quốc gia:Các tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước; cq thuộc quyền cũ để lại chưa thu thập hết; tài liệu bảo quản thư viện, bảo tàng… Chỉnh lý tài liệu lưu trữ a Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ để 29 tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng toàn diện hiệu b Nội dung công tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: Kiểm tra hồ sơ lập hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ Chọn xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, phương pháp phân loại Đồng thời dự kiến nhân lực thời gian thực Xác định giá trị tài liệu 3.1 Khái niệm Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức theo giá trị mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…để từ lựa chọn tài liệu để bổ sung cho lưu trữ Nhà nước Mục đích, ý nghĩa: - Quy định thời hạn cần thiết cho loại tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu quý, huỷ bỏ tài liệu hết giá trị 3.2 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu - Tổ chức hội đồng: hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ gồm: + Thủ trưởng quan chánh văn phịng chủ trì + Cán lưu trữ quan + Cán phận có tài liệu Hội đồng lựa chọn tài liệu lưu trữ quốc gia để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy - Tiêu hủy tài liệu: tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản, thống kê thành mục lục hồ sơ Hội đồng xác định giá trị tài liệu phê duyệt, thủ trưởng quan định tiêu hủy - Sau tiêu hủy tài liệu phải có văn báo cáo cho thủ trưởng quan 30 Thống kê kiểm tra tài liệu kho lưu trữ a Khái niệm thống kê lưu trữ: Thống kê lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ * Nội dung thống kê lưu trữ: - Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ ( tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu chun mơn, tài liệu văn học nghệ thuật) - Thống kê hệ thống công cụ tra cứu khoa học quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ quan quản lý lưu trữ.Các công cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, công cụ tra cứu máy vi tính băng, đĩa từ - Thống kê phương tiện bảo quản - Thống kê cán lưu trữ quan quản lý ngành lưu trữ - Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê lượt người b Kiểm tra tài liệu lưu trữ: Công tác kiểm tra tiến hành nhằm mục đích: - Nắm bắt thực tế tài liệu phông lưu trữ, đối chiếu với số liệu ghi sổ sách thống kê; phát tài liệu bị hư hỏng mặt vật lý: bị mờ không đọc được, bị ẩm mốc… - Phát sai sót cơng tác quản lý, đánh giá, thống kê…để có biện pháp khắc phục kịp thời * Chế độ kiểm tra: - Kiểm tra định kỳ theo thời kỳ 3năm hay năm tiến hành lần - Kiểm tra đột xuất trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa; Phát tài liệu bị hư hỏng điều kiện bảo quản không tốt; Sau lần di chuyển tài liệu người phụ trách tài liệu thay đổi Hoặc vì1 ngun nhân mà tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều 31 Bảo quản tài liệu lưu trữ a Khái niệm: Là tồn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn, lâu bền an tồn phịng lưu trữ b Nội dung công tác bảo quản tài liệu : - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi tho - Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hoá tài liệu - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, thực nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu - Kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hư hỏng c Yêu cầu CSVC phục vụ công tác lưu trữ: - Địa điểm, thiết kế, kiến trúc nhà kho thơng thống - Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ … Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 6.1 Khái niệm: trình cung cấp cho quan, phận, tổ chức kinh tế, xã hội, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ 6.2 Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Thơng báo tài liệu lưu trữ: thông tin cho quan, phận tài liệu có kho lưu trữ để họ nghiên cứu, khai thác - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Công bố tài liệu: công bố cho quần chúng biết tài liệu có ý nghĩa 32 ...Chương 1: KHÁI LƯỢC VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng Khái niệm văn phòng - Nghĩa rộng: máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ... Bảo đảm yếu tổ vật chất cho quan Quản trị văn phòng 4.1 Các chức quản trị - Lập kế hoạch - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm tra 4.2 Khái niệm Quản trị VP Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức,... động văn phòng Quản trị văn phòng đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc) hiểu biết lực quản trị nói chung, cịn phải có hiểu biết sâu sắc vị trí, vai trị,