tổng quan về quản trị văn phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TIỂU LUẬN MƠN: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG GVHD : TS Nghiêm Kỳ Hồng Sinh viên : Trần Thị Huyền Thơm MSSV : 1656130087 Lớp : Lưu trữ K16 Tp HCM, ngày 10 tháng năm 2018 Câu 1: Trình bày chức văn phòng? Chức văn phòng đại quan niệm nào? Tại lại nhấn mạnh chức đó? Trong cơng trình nghiên cứu văn phòng, diễn đạt khác chức văn phòng - Văn phòng có chức hậu cần, khơng làm tham mưu có văn phòng, ban - chun mơn khác Văn phòng có chức tham mưu Văn phòng có chức thu thập xử lý thơng tin Văn phòng có chức năng: chức tham mưu, tổng hợp; chức hậu cần chức hậu cần chức đại diện Những cách diễn đạt nêu có sở khoa học định, chưa làm bật mặt hoạt động văn phòng khác biệt vai trò, tính chất tham mưu văn phòng đơn vị khác cấu tổ chức quan, tổ chức Dựa theo giáo trình Quản trị văn phòng nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng có hai chức sau: a) Chức tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu, phát hiện, đề xuất vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan; giúp lãnh đạo ban hành định, lãnh đạo, quản lý quan; giúp người lãnh đạo đạo, điều hành hoạt động quan nhanh chóng, thơng suốt, hiệu quả; thực cơng tác tổng hợp xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý người lãnh đạo Cần hiểu chức văn phòng tham mưu tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo huy, điều hành chung hoạt động, đơn vị tổ chức quan, làm cho máy tổ chức quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trơi chảy; tham mưu đơn vị tổ chức khác quan tham mưu chuyên sâu nội dung theo lĩnh vực b) Bảo đảm điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động quan (gọi tắt chức hậu cần), với nhiều công việc cụ thể như: bố trí, xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị; quản lý tài sản, kinh phí; chăm lo phương tiện, điều kiện làm việc cung ứng số dịch vụ khác Cần lưu ý rằng, hai chức nói chức bản, quan trọng thiếu Giữa hai chức có mối quan hệ mật thiết, có tác động qua lại lẫn nhau; đó, chức tham mưu tổng hợp thể mục đích cần đạt đến hoạt động văn phòng, chức hậu cần để đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho quan, cho người lãnh đạo, góp phần làm cho chức tham mưu tổng hợp văn phòng đạt hiệu cao  Quan niệm chức văn phòng đại: Ngồi hai chức nêu trên, văn phòng đại có chức quan trọng chủ động xử lý thông tin, mặt hoạt động chủ yếu, bao trùm tồn cơng việc văn phòng đại Khác với việc xử lý thơng tin giản đơn mang tính tập hợp tình hình, báo cáo lại văn phòng kiểu cũ biên tập văn bản, đánh máy, … việc xử lý thông tin văn phòng đại đòi hỏi phải chủ động, nhanh chóng, khái qt nắm bắt tình hình ngồi quan tổ chức, dự báo hội, rủi ro, thách thức, tiềm lực tương lai, tạo thông tin để tham mưu cho lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo, quản lý dự báo tình hình định quản lý cách hiệu Với vị trí thế, văn phòng đại có vai trò quan trọng quan, tổ chức Mọi thông tin mà văn phòng xử lý, tổng hợp sở để nhà lãnh đạo định quản lý Chất lượng thơng tin văn phòng cung cấp ảnh hưởng đến chất lượng định quản lý hoạt động toàn quan, tổ chức Văn phòng khơng phận giúp việc vụ đơn mà phải trở thành nhân tố đóng góp vào hiệu hoạt động, suất lao động, tồn phát triển quan, tổ chức, doanh nghiệp Chức chủ động xử lý thơng tin văn phòng nhấn mạnh xuất hiện tượng bùng nổ thông tin phạm vi tồn cầu Dựa theo giáo trình Quản trị văn phòng nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: Bùng nổ thơng tin tượng phản ánh dạng thông tin hội tụ đột ngột yếu tố mang tính thời đại Hiện tượng dẫn đến số hệ như:  Yêu cầu thông tin đảm bảo thông tin ngày cao  Thơng tin ngày đa dạng, phong phú đòi hỏi việc thu thập, xử lý thông tin phải kịp thời, xác chắt lọc  Thông tin làm cho nhà lý, chủ doanh nghiệp hiểu rằng: bên cạnh nguồn lực truyền thống, thơng tin nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên nguồn lực khác  Thông tin quan trọng việc nắm bắt, xử lý tốt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý trở thành mục tiêu hàng đầu cấp quản trị Trong bối cảnh đó, văn phòng kiểu cũ khơng thích hợp, văn phòng đại phải hướng tồn hoạt động vào xử lý thơng tin trở thành trung tâm xử lý thông tin kịp thời, chủ động, đầy đủ, xác Câu 2: Thực trạng cơng tác văn phòng nước ta Cơng tác văn phòng cơng tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt công tác văn phòng Văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, Văn phòng tổ chức làm việc khoa học cơng việc khác của quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, đạt hiệu cao  Thực trạng công tác văn phòng nước ta năm gần có nhiều bước tiến đáng kể kể đến như: a) Đảng Nhà nước ban hành nhiều văn quy định, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ văn phòng hướng dẫn khâu cơng tác nghiệp vụ văn phòng làm sở pháp lý đầy đủ cho hoạt động văn phòng Ví dụ:  Nghị định số 150/2016/NĐ-CP ngày 11/11/2016 Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng phủ  Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23/10/2015 Văn phòng Chính phủ Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương  Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Nhiều sở đào tạo, bồi dưỡng quản trị văn phòng thành lập đào tạo cho đất nước đội ngũ cơng chức văn phòng ngày lớn mạnh Ví dụ:  Bộ mơn Lưu trữ học Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh  Khoa Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG Hà Nội  Khoa quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c) Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng có bước phát triển nhanh mạnh mẽ, ngày đại, đa dạng, tiện dụng Ví dụ: hầu hết văn phòng trang bị máy vi tính kết nối internet, máy in, điện thoại, máy điều hòa, bàn ghế làm việc đại, phòng họp…  Nhìn chung, cơng tác văn phòng dần quan tâm cải thiện, phát triển cho phù hợp với yêu cầu xu thời đại Tuy nhiên khơng tồn tại, yếu phổ biến thực trạng cơng tác văn phòng quan, tổ chức như: a) Quan niệm, nhận thức vai trò, chức văn phòng nhiều lệch lạc, chậm đổi mới: Cụ thể, viết Một số suy nghĩ văn phòng cấp ủy, cơng tác văn phòng cấp ủy Đảng sở trang thơng tin Trường Chính trị Nghệ An có nêu: “Tuy nhiên thực tế nhiều cấp ủy chưa nhận thức vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng cấp ủy, từ bố trí cán làm cơng tác văn phòng cấp ủy chưa có đủ lực, trình độ Đồng thời chế độ sách đãi ngộ cán văn phòng cấp ủy lại thấp số cấp ủy đảng có quan niệm cán làm cơng tác văn phòng thường để “Điếu đóm” đón tiếp khách, họp nghị.” Hay viết Nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Hệ thống tổ chức THADS: Cần “tầm nhìn” Bộ Tư pháp có nêu: “Nhận thức người đứng đầu quan Thi hành án dân địa phương chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng, vị trí, vai trò cơng tác văn phòng chưa đầy đủ; túy coi văn phòng phận phục vụ, chưa quan tâm mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực kế hoạch, điều phối chung quản lý, đạo, điều hành đơn vị Nhiều Văn phòng tồn đơn vị hành - quản trị thơng thường.Việc triển khai cơng tác văn phòng Chi cục chưa quan tâm, hướng dẫn cụ thể.” Việc nhận thức đắn chức năng, nhiệm vụ Văn phòng việc quan trọng, khâu phải tiến hành muốn cải tiến, đổi văn phòng Tình trạng nhận thức khiến văn phòng tiếp tục tồn nhiều bất cập Vì vậy, vấn đề đặt phải thay đổi nhận thức cho quan, tổ chức ý thức tầm quan trọng văn phòng b) Quy định pháp luật văn phòng chưa thật đầy đủ, thống nhất, nhiều mâu thuẫn, chồng chéo Ví dụ viết Cán văn phòng cấp ủy xã, thị trấn Thạch Hà (Hà Tĩnh) đăng trang Tạp chí Xây dựng Đảng đề cập đến nguyên nhân dẫn đến tình trạng chất lượng trình độ cán văn phòng huyện ủy nhiều hạn chế có nêu: “Hiện chức danh văn phòng đảng ủy chức danh khơng chun trách, làm việc hình thức hợp đồng Vì cán làm kiêm nhiệm văn phòng văn phòng Đảng ủy khơng đào tạo chun mơn nghiệp vụ văn phòng, hoạt động không chuyên trách hưởng phụ cấp, không hưởng lương công chức nên không khuyến khích họ gắn bó chưa trở thành động lực để n tâm cơng tác.” Quy đinh, sách sở để xây dựng cơng tác văn phòng đại cách hệ thống, hiệu Vì vậy, bất cập tồn mặt quy định, sách ngun nhân lớn khiến cho cơng tác văn phòng vấp phải nhiều khó khăn, hạn chế c) Tổ chức nhân văn phòng nhiều vấn đề tồn mơ hình tổ chức, lề lối làm việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn phòng Cụ thể, viết Cán văn phòng cấp ủy xã, thị trấn Thạch Hà (Hà Tĩnh) đăng trên Tạp chí Xây dựng Đảng đề cập vấn đề sau: “Trên thực tế, đội ngũ cán làm công tác văn phòng đảng ủy xã, thị trấn Thạch Hà thiếu yếu, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Hiện 7/31 đảng ủy xã, thị trấn Thạch Hà khơng có nhân viên làm cơng tác văn phòng, đồng chí bí thư phó bí thư trực đảng phải trực tiếp làm công việc vụ văn phòng Đội ngũ cán làm văn phòng đảng ủy hầu hết chưa đào tạo chun mơn, nhiều người tuổi cao nên khó khăn việc tiếp cận cơng việc Trình độ chun mơn hạn chế khiến khả tham mưu yếu, hầu hết văn phòng đảng ủy Thạch Hà khơng đáp ứng nhiệm vụ này.” Văn phòng huyện ủy huyện Phước Sơn, tỉnh Quảng Nam gặp tình trạng tương tự: “Tuy nhiên, bên cạnh tồn tại, hạn chế, là: Đơi lúc thiếu chủ động việc tham mưu, đề xuất chương trình, kế hoạch công tác Ban Thường vụ Huyện ủy; chưa thực tốt nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra, phản biện đề án, báo cáo, văn trình Ban Thường vụ Huyện ủy, nội dung liên quan đến lĩnh vực kinh tế - xã hội; số văn tham mưu chất lượng chưa cao; chưa làm tốt chức trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo Huyện ủy, việc nắm bắt tình hình sở hạn chế Cơng tác quản trị, phục vụ đơi lúc bị động…” Đào tạo, bồi dưỡng người làm cơng tác văn phòng nội dung công đổi đại hóa văn phòng Có thể nói, người nhân tố quan trọng cơng đổi Theo giáo trình Quản trị văn phòng nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: “Trong văn phòng đại, nhân tố người coi trọng hết Lao động văn phòng coi lao động thơng tin với tính sáng tạo, trí tuệ động ngày cao Do người lao động văn phòng cần đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ chuyên môn, kỹ tổ chức công việc, đặc biệt kỹ xử lý thông tin kỹ giao tiếp - ứng xử ” Như vậy, thấy, để tiến lên văn phòng đại, yêu cầu đòi hỏi đặt với người làm văn phòng nhiều Tuy nhiên, thực tế kể trên, tình trạng đội ngũ cán nhiều vấn đề bất cập Với thực trạng kể trên, việc tiến lên văn phòng đại khoảng cách lớn nhiều khó khăn Nhà nước cần có sách thích hợp để bồi dưỡng, đào tạo cán Và thân cán làm công tác văn phòng cần tự ý thức vai trò, nhiệm vụ mình, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc, tinh thần học hỏi nâng cao kĩ nghiệp vụ d) Các khâu nghiệp vụ hành văn phòng nhiều thiếu sót, soạn thảo văn bản, ban hành văn nhiều nghiệp vụ chuyên sâu công tác văn thư, lưu trữ… Tệ quan liêu giấy tờ nặng, chu chuyển giấy tờ chậm trễ, cơng tác lưu trữ yếu … Cụ thể, theo viết Một số suy nghĩ văn phòng cấp ủy, cơng tác văn phòng cấp ủy Đảng sở Trường Chính trị Nghệ An: “Khi cấp ủy giao cho việc tham mưu xây dựng loại văn văn phòng thường chủ yếu chép lại loại văn kỳ Đại hội qua, làm cơng việc để đối phó với kiểm tra cấp ủy cấp cấp ủy cấp trên, dẫn đến chất lượng số văn thấp.” Hay quan địa bàn tỉnh Phú Yên gặp nhiều bất cập vấn dề ban hành văn bản: “Thông qua kiểm tra, đánh giá, Sở Tư pháp Phú Yên báo cáo tình trạng ban hành văn quy phạm pháp luật địa bàn tỉnh sau: “Tình trạng nợ đọng chậm ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND Tỉnh liên quan đến nhiều lĩnh vực Một số quan soạn thảo văn quy phạm pháp luật khơng có sở pháp lý, khơng phù hợp thẩm quyền, chất lượng dự thảo chưa đảm bảo, có trường hợp văn chép lại văn Trung ương, khơng có nội dung quy định chi tiết.” (Theo Sở Tư pháp Phú Yên - Những tồn tại, hạn chế liên quan đến công tác văn biện pháp khắc phục) Một vấn đề phổ biến bệnh quan liêu giấy tờ Cụ thể, Bí thư Thành ủy TP Hà Nội nói vấn đề sau: “Có nhiều dẫn chứng Đơ trưởng TP Viêng Chăn có gửi thư chúc mừng tới lãnh đạo TP Quốc khánh 2-9 Thế mà tới 30 ngày sau, thư trả lời cảm ơn bạn trình tới tay tơi Khi kiểm tra Văn phòng UBND TP chậm 22 ngày, Sở Ngoại vụ chậm ngày Không chủ động tham mưu thiếu sót, đến việc trả lời chậm Tơi khó chịu cảm ơn nữa” (Theo báo Thể thao văn hóa Cảnh báo bệnh quan liêu, giấy tờ tăng trở lại) e) Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng việc văn phòng, văn thư lưu trữ chưa đạt yêu cầu Hiện nay, hầu hết quan, tổ chức tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng Thế nhưng, hiệu việc ứng dụng nhiều hạn chế, chưa đạt yêu cầu đề Cụ thể Hà Nội, sau thông qua Chương trình mục tiêu Ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước nhận thấy thực trạng sau: “Việc hoàn thiện hạ tầng nội kết nối với mạng WAN TP cấp xã đạt 47%, tỷ lệ cán cơng chức trang bị máy tính đạt khoảng 65% Đó chưa kể tới chất lượng cấu hình máy tính nhiều đơn vị thấp, gây khó khăn cho cán bộ, công chức thực thi nhiệm vụ Việc ứng dụng tốt phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc đạt 50%; ứng dụng tốt phần mềm "một cửa điện tử" đạt 45% có 16% khơng ứng dụng phần mềm "một cửa điện tử Ngay việc xây dựng website, cổng giao tiếp điện tử, có 100% quận, huyện, sở, ngành thực hiện, song theo đánh giá Ban Văn hóa - xã hội HĐND TP, trang mức công bố thông tin, thiếu nội dung giao dịch với tổ chức, công dân.” (Theo Hà Nội - Ứng dụng CNTT quan nhà nước: Chưa rõ vai trò “nhạc trưởng”) Trình độ CNTT cán văn phòng hạn chế lớn: “Đa số nhân viên văn phòng đảng ủy chưa qua đào tạo tin học văn phòng, chí làm quen với máy vi tính nên cơng việc giải chậm, nhiều lúc sai sót, đặc biệt việc ứng dụng mạng nội bộ, tiến hành gửi, nhận thư qua hệ thống điện tử Chính vậy, cơng tác văn thư, lưu trữ, quản lí hồ sơ đảng viên… số nơi gặp nhiều lúng túng, chưa vào nếp.” (Theo Tạp chí Xây dựng Đảng - Cán văn phòng cấp ủy xã, thị trấn Thạch Hà (Hà Tĩnh) f) Cải cách hành nói chung lĩnh vực văn phòng nói riêng chậm, chưa đạt tiến thật Vấn đề cải cách hành ln tốn khó Với máy cồng kệnh, nặng nề tồn từ trước, việc nhiều hạn chế điều khó tránh khỏi Cụ thể số hạn chế sau: “Chúng ta chưa tạo lập hệ thống thể chế đồng Chất lượng văn luật nhiều hạn chế, từ quy trình xây dựng, ban hành đến áp dụng Thủ tục hành có tiến bộ, rút ngắn quy trình, thời gian cho người dân doanh nghiệp, nhìn chung phức tạp, rườm rà, so với nhiều nước khu vực có khoảng cách lớn Bộ máy hành cồng kềnh, chức năng, nhiệm vụ có lúc, có nơi chồng chéo bỏ sót nhiệm vụ quản lý Cách thức thực cải cách hành nhà nước từ năm 2000 đến nay, mức độ định, chưa gắn kết chặt chẽ với thực dân chủ, ngược lại Hệ số biện pháp thực cải cách hành nhà nước chưa đạt mục đích phục vụ người dân theo nguyên tắc dân chủ - pháp quyền; chẳng hạn, tượng “một cửa nhiều khóa” hay thí điểm khơng tổ chức Hội đồng nhân dân số cấp quyền lại làm tăng nguy chuyên quyền người đứng đầu Ủy ban nhân dân, ” (Theo Ban đạo trung ương đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức) Như vậy, thấy, để tiến lên văn phòng đại, yêu cầu đòi hỏi đặt nhiều Tuy nhiên, thực tế kể trên, thực trạng văn phòng nhiều vấn đề bất cập Đây thật toán khó cho cơng đổi văn phòng Với thực trạng kể trên, việc tiến lên văn phòng đại khoảng cách lớn nhiều khó khăn Trước hết phải thay đổi từ nhận thức, sách; tiến hành đào tạo bồi dưỡng người cho phù hợp với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ công việc, đầu tư trang thiết bị văn phòng Con đường cải cách trước mắt dài có nhiều khó khăn Tuy nhiên, việc nhận thức tình trạng bất cập máy bước tiến đáng kể Việc nhận thức thiếu sót tiền đề cho công cải cách đại hóa Hy vọng từ việc nhìn nhận thực trạng này, Đảng Nhà nước điều chỉnh sách cho phù hợp, giúp nâng cao vai trò văn phòng, đẩy mạnh bồi dưỡng cơng tác văn phòng để cơng đại hóa văn phòng bước hồn thiện Câu 3: Tìm sách, báo, tạp chí để giới thiệu vấn đề đề cập đến thực trạng cơng tác văn phòng đại hóa văn phòng mà anh chị quan tâm Nhận xét vấn đề đó? Đổi đại hóa trang thiết bị văn phòng nội dung cơng đại hóa văn phòng Thiết bị đại có vai trò quan trọng hoạt động văn phòng, hỗ trợ đắc lực cho người làm cơng tác văn phòng việc thực nhiệm vụ họ cách nhanh chóng hiệu nhiều lần, góp phần đảm bảo cho cho văn phòng đủ sức thực chức xử lý thơng tin văn phòng đại Do mức độ cần thiết quan trọng đó, trang thiết bị đại ngày nhận quan tâm đầu tư quan, tổ chức, doanh nghiệp.Một dẫn chứng đại thiết bị văn phòng đại ngày đời phần mềm văn phòng điện tử Xin trích dẫn giới thiệu loại phần mềm văn phòng điện tử - Cloudoffice Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị công việc toàn diện chuyên nghiệp, phần mềm thiết kế cách khoa học với đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến mạng máy tính Có khả theo dõi xử lý văn điều hành công việc từ xa thông qua Internet Một số chức phần mềm văn phòng điện tử:  Cho phép tạo lập, quản lý văn đến, tờ trình, văn đi, phân loại văn bản, giao cấp xử lý theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết xử lý  Cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực công việc, theo dõi tận kết công việc  Cho phép quản lý Tài liệu dùng chung Hồ sơ, Sự kiện, Hợp đồng, văn liên quan theo chủ đề, lưu trữ cách khoa học, dễ dàng tra cứu tìm kiếm, chia sẻ nội  Cung cấp đầy đủ tính tiện ích văn phòng giúp người dùng trao đổi thơng tin nội nhanh chóng, xác thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, chat, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc  Giúp quản lý phân quyền, quản lý người dùng, quản lý ủy nhiệm, triển khai mơ hình tập trung nhiều cấp Một số quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp áp dụng phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam ,Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…” (Theo Cloudoffice.com) Như vậy, thấy, đời thiết bị văn phòng đại, mà cụ thể phần mềm văn phòng điện tử nêu có đóng góp lớn cơng tác văn phòng ngày Với chức hỗ trợ xử lý văn bản, xử lý công việc, quản lý tài liệu … công việc người làm văn phòng nhanh chóng, xác tiện lợi nhiều, áp lực công việc 10 giảm tải Tình trạng giấy tờ, hồ sơ chất đống, thiếu khoa học, thiếu hệ thống khắc phục, giải phóng khơng gian lưu trữ tài liệu Việc đổi quy trình, cách thức làm việc với phong cách đại, nâng cao lực xử lý công việc nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo định điều hành cơng việc quan nói chung giúp hoạt động văn phòng diễn nhanh chóng, hiệu hơn, tiết kiệm thời gian tiền bạc Việc áp dụng khoa học – công nghệ thông tin đại vào văn phòng xu hướng tất yếu phát triển tương lai Rất nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ta áp dụng loại hình cơng nghệ để hỗ trợ cho hoạt động Đây vừa giải pháp cho việc cải cách, đổi văn phòng, vừa thách thức Các thiết bị đại giúp giải nhiều công việc thời gian ngắn hơn, nhu cầu nhân giảm Đây thách thức người làm văn phòng, cán văn phòng phải thứ thích nghi sử dụng thành thạo thiết bị đại thứ hai nâng cao chun mơn, trình độ để khơng phụ thuộc v cơng việc vụ giản đơn mà máy móc thay thế, hướng vào công việc tham mưu, cố vấn cần đến trí tuệ người mà máy móc khơng thể thay Các thiết bị kĩ thuật đại dần trang bị ngày nhiều văn phòng quan, tổ chức Đây bước tiến rõ rệt cơng đại hóa văn phòng nói riêng cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước nói chung Việc đại hóa văn phòng đem lại cho nhiều chuyển biến tích cực bên cacnhj thách thức mà người làm văn phòng nhưu nhà quản lý cần đối mặt để bắt kịp xu hướng thời đại đạt hiệu công việc cao 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phòng - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2015 Bài viết Một số suy nghĩ văn phòng cấp ủy, cơng tác văn phòng cấp ủy Đảng sở trang thơng tin Trường Chính trị Nghệ An Bài viết Nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Hệ thống tổ chức THADS: Cần “tầm nhìn” Bộ Tư pháp Bài viết Cán văn phòng cấp ủy xã, thị trấn Thạch Hà (Hà Tĩnh) đăng trang Tạp chí Xây dựng Đảng Bài viết Nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Huyện ủy đăng trang thông tin điện tử huyện Phước Sơn Bài viết Những tồn tại, hạn chế liên quan đến công tác văn biện pháp khắc phục Sở Tư pháp Phú Yên Bài viết Cảnh báo bệnh quan liêu, giấy tờ tăng trở lại đăng báo Thể thao văn hóa Bài viết Ứng dụng CNTT quan nhà nước: Chưa rõ vai trò “nhạc trưởng” đăng trang Hà Nội Bài viết Đẩy mạnh cải cách hành nhà nước thực dân chủ nhằm xây dựng, hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Ban đạo trung ương đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức 10 Trang web Cloudoffice.com 12