quản lý văn bản và lập hồ sơ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HÀ NỘI - 2018 MỤC LỤC Phần mở đầu 1: lý chọn đề tài 2: mục tiêu nghiên cứu 3: nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Chương 1: sở lý luận công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ 1: sở lý luận công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ 2: ý nghĩa công việc quản lý, giải lập hồ sơ 3: nguyên tắc quản lý, giải văn lập hồ Chương 2: thực trạng công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ kiểm toán nhà nước 2.1: khái quát kiểm toán nhà nước 2.2: nhiệm vụ quyền hạn kiểm toán nhà nước 2.3: thực trạng công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ kiểm toán nhà nước Chương 3: nhận xét công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ kiểm toán nhà nước PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, tổ chức mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay khơng Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật quan, tổ chức Nắm bắt tầm quan trọng đó, không quan, tổ chức Nhà nước mà doanh nghiệp đầu tư vào công tác văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, quản lý sử dụng dấu Ngày cơng tác văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trị quan trọng Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận nhằm đạt mục tiêu sau: - Khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác quản lý, giải lập hồ sơ Sở Kiểm Toán Nhà Nước từ đưa nhận xét ưu điểm, hạn chế công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ Kiểm Toán Nhà Nước Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để đạt mục tiêu nói trên, khóa luận cần phải thực nhiệm vụ sau: - Một là, nghiên cứu số vấn đề lý luận chung công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ - Hai là, tìm hiểu trình hình thành phát triển - Ba là, tìm hiểu, khảo sát tình trạng để đánh giá, đưa ưu điểm, hạn chế công tác - Bốn là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, giải lập hồ sơ CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ Cơ sở lý luận công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ Một số khái niệm bản: Trong hoạt động quan tổ chức nay, lĩnh vực, công việc từ đạo đến điều hành, định, thi hành văn Văn phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu cơng việc doanh nghiệp nói riêng quan, tổ chức nói chung Tìm hiểu cơng tác QLVB, LHS để thấy rõ ý nghĩa mặt lý luận mặt thực tiễn, em xin trình bày số khái niệm sau: Văn bản: Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư quy định: Văn thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định Quản lý văn bản: Văn tất loại văn quan, tổ chức ban hành Văn đến tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Hồ sơ: Theo khoản 14, Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư quy định: Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Lập hồ sơ: Theo khoản 15, Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư quy định: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định Giải văn bản: Văn đi: Bước 1: đánh máy văn Các thảo cần đánh máy phải có chữ ký đồng chí phụ trách đơn vị có thảo Người đưa thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu số lượng thời gian hồn thành, u cầu cách trình bày Chánh văn phịng trưởng phịng hành chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn trước đưa đánh máy Khi giao nhận văn đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo năm Bước 2: trình ký, ghi số, ký hiệu văn bản: Văn thư quan chịu trách nhiệm trình ký văn quan Ký văn ban hành phải thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ giao; thẩm quyền ký văn người đứng đầu quan Trung ương tổ chức quy định Người ký phải chịu trách nhiệm nội dung văn ký phải đăng ký chữ ký mẫu văn thư quan Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ loại mức dễ phai để ký văn Tất văn trình đồng chí lãnh đạo Đảng, lãnh đạo Văn phịng Trung ương tập trung Vụ Hành - Cơ yếu để trình Văn trình đồng chí lãnh đạo Đảng phải có ý kiến đồng chí Chánh Văn phịng Trung ương đồng chí Phó Chánh Văn phòng Trung ương phụ trách Bước 3: đăng ký văn đi: Các văn quan, tổ chức ban hành phải tập trung thống văn thư quan số đăng ký Số văn quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội đánh chữ số ả rập theo thể loại văn nhiệm kỳ cấp ủy nhiệm kỳ ban chấp hành tổ chức trị xã hội Bước 4: nhân bản, đóng dấu văn Nhân bản: Đúng số lượng quy định phần nơi nhận văn Đóng dấu: Trước đóng dấu, phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thẩm quyền ký chữ ký, số Người giao giữ dấu phải tự đóng dấu vào văn Đối với văn có chữ ký, dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái; văn đứng tên tập thể (khơng ký), dấu đóng ngắn dòng chữ tên quan ban hành văn Chỉ có người giao trách nhiệm quản lý giữ dấu đóng dấu, khơng nhờ người khác đóng dấu hộ Trường hợp người giao giữ dấu vắng, Trưởng PhòngVăn thư trực tiếp đóng dấu phân cơng người khác đóng dấu thay Khơng đóng dấu khống vào văn bản, giấy tờ chưa có nội dung chữ ký người có thẩm quyền Văn sau có chữ ký người có thẩm quyền, phải đóng dấu quan, tổ chức làm thủ tục phát hành Bước 5: phát hành văn Kịp thời, xác theo nơi nhận ghi văn theo danh sách thực nhận Lãnh đạo quan phê duyệt Đối với văn thức phát hành có độ “tối mật” , “tuyệt mật” đăng ký, khơng đính kèm tệp tồn văn Văn điển tử phát hành mạng phải đảm bảo thể thức, xác nội dung văn giấy tương ứng Văn phát hành có sai sót nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày phải kịp thời gửi thay có đính quan ban hành văn Bước 6: lưu văn - Mỗi văn phát hành thức quan lưu gốc(lập hồ sơ tên gọi) chính(lập hồ sơ vụ việc, vấn đề”) - Bản gốc đóng dấu, xếp theo số thứ tự văn lưu văn thư quan; lưu hồ sơ công việc đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo – - Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, văn thư quan lưu dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số kèm với gốc tiếng Việt - Với văn đăng ký máy tính, văn thư quan lưu trữ tệp tồn văn sở liệu ngày văn phát hành trừ văn mật Tất ý kiến đạo lãnh đạo (ghi phiếu xử lý kèm theo thảo văn ghi trực tiếp vào thảo) tài liệu kèm dự thảo phải chuyển lại cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo lưu kèm với để lập hồ sơ cơng việc nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ quan Văn có độ mật “tuyệt mật” cho vào hai phong bì niêm phong để lưu quản lý theo chế độ mật Bản thảo văn khác: Lưu lại năm để đối chiếu cần thiết Văn đến: Bước 1: tiếp nhận văn đến Tất văn bản, tài liệu quan đơn thư khiếu nại, tố cáo cá nhân gửi đến quan, tổ chức từ nguồn (bưu điện, trực tiếp, qua mạng ) kể bì có ghi tên riêng đồng chí lãnh đạo, cán quan phải tập trung văn thư quan, TC để đăng ký vào sổ máy tính Những văn đến không đăng ký văn thư quan, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Bước 2: đóng dấu đăng ký văn đến - Mỗi văn giấy gửi đến quan, tổ chức phải đóng dấu đến - Dấu đến đóng vào góc trái, trang đầu, số, ký hiệu văn đến - Trường hợp văn thư khơng bóc bì đóng dấu lên góc trái bì + Đăng ký văn đến sổ: Lập sổ: Mỗi quan tuỳ theo số lượng văn gửi đến quan năm nhiều hay mà sử dụng số lượng sổ đăng ký văn đến cho phù hợp Số văn đến đánh theo năm theo sổ Văn đến mật mở sổ đăng ký riêng; đơn thư khiếu nại, tố cáo mở sổ đăng ký riêng Sổ đăng ký VB trước sử dụng phải đồng chí Chánh Phó Văn phịng phụ trách ký đóng dấu quan vào trang đầu Đối với bì văn đến khơng bóc bì văn thư quan đăng ký theo bì Những bì văn đến có dấu “tối mật”, “tuyệt mật” phải người người đứng đầu quan ủy quyền mở bì đăng ký, quản lý theo chế độ mật Bước Phân phối chuyển giao văn đến • VB đến phải trình ngày, chậm ngày làm việc tiêp theo • Văn đến có dấu mức độ khẩn trình sau nhận • Việc chuyển giao văn đảm bảo xác giữ gìn nội dung văn Bước Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Giải văn đến: - Việc giải văn đến cần tổ chức tốt, đảm bảo xác kịp thời; văn đến có dấu mức độ khẩn phải ưu tiên giải trước - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Căn vào nội dung văn đến, người đứng đầu quan giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo quy định quan Ý nghĩa việc công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ: Quản lý văn lập hồ sơ việc làm thường xuyên quan trọng quan, doanh nghiệp nói chung Kiểm tốnh nhà nước nói riêng Và để làm tốt công tác quản lý, giải lập hồ sơ văn cần quản lý, phân loại tổ chức xếp cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh rủi ro mát, thiếu sót Làm tốt cơng tác quản lý, giải văn lập hồ sơ góp phần xây dựng cách khoa học kế hoạch, tiền lương, định tiêu chuẩn Quản lý tốt văn bản, tài liệu, hồ sơ giúp đưa định xử lý công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian văn tài liệu lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm Xuất phát từ ý nghĩa tầm quan trọng công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ quan áp dụng chung cho công tác việc quản lý, giải văn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu Kết hoạt động quản lý nhận thức rõ hơn, đầy đủ vị trí, vai trị, tầm quan trọng công tác này; vậy, lãnh đạo quan tâm nhiều đến công tác từ việc ban hành quy định riêng quản lý văn bản, lập danh mục hồ sơ đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ cho bên lưu trữ hồ sơ tài liệu Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác quan tăng cường nhiều so với thời gian trước đây, thiết bị phục vụ thường xuyên như: sổ theo dõi văn đi, đến, bìa hồ sơ, cặp ba dây, văn phòng phẩm khác 3: Nguyên tắc quản lý, giải văn lập hồ sơ Để thực tốt công tác quản l, giải văn lập hồ sơ ta cần đảm bảo nguyên tắc sau: Nhanh chóng: Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Tập trung: Tất văn đi, văn đến văn phòng quan phải quản lý tập trung văn phòng để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký, tránh việc lộn xộn, thất lạc tài liệu Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý Chính xác: số liệu văn bản, tài liệu, hồ sơ củacơ quan quan trọng, sai số, sai thứ tự, … gây khó khăn cho việc tìm kiếm hoàn thành hồ sơ Tiểu kết chương Trong chương 1, em khái quát số nội dung công tác quản lý văn lập hồ sơ khái niệm, nội dung, ý nghĩa, ngun tắc để thấy vai trị cơng tác quản lý, giải văn lập hồ sơ hoạt động quan kiểm toán nhà nước để thấy tầm quan trọng công tác không quan Nhà nước CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC 2.1: Khái quát Kiểm toán nhà nước Kiểm toán nhà nước thành lập theo Nghị định số 70/CP ngày 11/7/1994 Chính phủ, hoạt động theo Điều lệ tổ chức hoạt động Kiểm toán nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 61/TTg ngày 24/01/1995 Thủ tướng Chính phủ Ngay sau thành lập, Kiểm tốn nhà nước vừa hình thành máy tổ chức, xây dựng sở vật chất, tuyển dụng đào tạo cán bộ, Kiểm toán viên, vừa xây dựng Chuẩn mực, Quy trình kiểm tốn tổ chức thực nhiệm vụ kiểm toán Chính phủ Thủ tướng Chính phủ giao Luật Kiểm toán nhà nước Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khố XI thơng qua ngày 14/6/2005, có hiệu lực từ ngày 01/01/2006, mở thời kỳ phát triển Kiểm toán nhà nước với vị quan chuyên môn lĩnh vực kiểm tra tài Nhà nước Quốc hội thành lập, hoạt động độc lập tuân theo pháp luật; thực chức kiểm tốn báo cáo tài chính, kiểm tốn tuân thủ, kiểm toán hoạt động quan, tổ chức quản lý, sử dụng ngân sách, tiền tài sản Nhà nước Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (sửa đổi) thông qua Kỳ họp thứ 6, Quốc hội khóa XIII ngày 28/11/2013 hiến định địa vị pháp lý Kiểm toán nhà nước Tổng Kiểm toán nhà nước Điều 118, đánh dấu bước ngoặt chặng đường phát triển KTNN với vị vai trò ngày nâng cao 2.2: Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể kiểm toán nhà nước Nhiệm vụ: Quyết định kế hoạch kiểm toán năm báo cáo Quốc hội trước thực Tổ chức thực kế hoạch kiểm toán năm thực nhiệm vụ kiểm toán theo yêu cầu Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Xem xét, định việc kiểm tốn có đề nghị Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan, tổ chức khơng có kế hoạch kiểm toán năm Kiểm toán nhà nước Trình ý kiến Kiểm tốn nhà nước để Quốc hội xem xét, định dự toán ngân sách nhà nước, định phân bổ ngân sách trung ương, định chủ trương đầu tư chương trình mục tiêu quốc gia, dự án quan trọng quốc gia, phê chuẩn toán ngân sách nhà nước Tham gia với quan Quốc hội, Chính phủ việc xem xét dự toán ngân sách nhà nước, phương án phân bổ ngân sách trung ương, phương án điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước, phương án bố trí ngân sách cho chương trình mục tiêu quốc gia, dự án quan trọng quốc gia Quốc hội định toán ngân sách nhà nước Tham gia với quan Quốc hội hoạt động giám sát việc thực luật, nghị Quốc hội, pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội lĩnh vực tài - ngân sách, giám sát việc thực ngân sách nhà nước sách tài có u cầu Tham gia với quan Quốc hội, Chính phủ, quan có thẩm quyền trình dự án luật, pháp lệnh có yêu cầu việc xây dựng thẩm tra dự án luật, pháp lệnh Báo cáo tổng hợp kết kiểm toán năm kết thực kết luận, kiến nghị kiểm toán với Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội; gửi báo cáo tổng hợp kết kiểm toán năm kết thực kết luận, kiến nghị kiểm tốn cho Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội; cung cấp kết kiểm toán cho Bộ Tài chính, Đồn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân nơi kiểm toán quan khác theo quy định pháp luật Giải trình kết kiểm tốn với Quốc hội quan Quốc hội theo quy định pháp luật 10 Tổ chức công bố công khai báo cáo kiểm toán, báo cáo tổng hợp kết kiểm toán năm báo cáo kết thực kết luận, kiến nghị kiểm toán theo quy định Điều 50, Điều 51 Luật quy định khác pháp luật có liên quan 11 Tổ chức theo dõi, kiểm tra việc thực kết luận, kiến nghị Kiểm toán nhà nước 12 Chuyển hồ sơ cho quan điều tra, Viện kiểm sát nhân dân quan khác Nhà nước có thẩm quyền xem xét, xử lý vụ việc có dấu hiệu tội phạm, vi phạm pháp luật quan, tổ chức, cá nhân phát thông qua hoạt động kiểm toán 13 Quản lý hồ sơ kiểm tốn; giữ bí mật tài liệu, số liệu kế tốn thơng tin hoạt động đơn vị kiểm toán theo quy định pháp luật 14 Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực kiểm tốn nhà nước 15 Tổ chức quản lý cơng tác nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực Kiểm toán nhà nước 16 Tổ chức thi, cấp, thu hồi quản lý chứng Kiểm tốn viên nhà nước 17 Tổ chức thơng tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật kiểm tốn nhà nước 18 Xây dựng trình Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Chiến lược phát triển Kiểm toán nhà nước 19 Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật Quyền hạn Kiểm tốn nhà nước Trình dự án luật, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị trước Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội theo quy định pháp luật Yêu cầu đơn vị kiểm tốn tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời thơng tin, tài liệu phục vụ cho việc kiểm toán Yêu cầu đơn vị kiểm toán thực kết luận, kiến nghị kiểm toán Kiểm toán nhà nước sai phạm báo cáo tài sai phạm việc chấp hành pháp luật; kiến nghị thực biện pháp khắc phục yếu hoạt động đơn vị Kiểm toán nhà nước phát Kiến nghị quan, người có thẩm quyền yêu cầu đơn vị kiểm toán thực đầy đủ, kịp thời kết luận, kiến nghị kiểm toán sai phạm báo cáo tài sai phạm việc chấp hành pháp luật; đề nghị xử lý theo quy định pháp luật trường hợp không thực thực không đầy đủ, kịp thời kết luận, kiến nghị kiểm toán Kiểm toán nhà nước Kiến nghị quan, người có thẩm quyền xử lý vi phạm pháp luật quan, tổ chức, cá - Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), nhân viên tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn - Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua Mail, nhân viên văn phòng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến - Các bì văn đến phân loại xử lý sau: + Loại phải bóc bì: bì văn chung đến gửi cho quan + Loại không bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân gửi cho ban lãnh đạo nhân viên văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Bước 2: Đăng ký, trình, chuyển văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến + Đăng ký văn đến sổ: Căn vào số lượng văn đến hàng năm, số lượng văn đến Công ty dùng chung sổ bao gồm tất loại: văn thường, công văn, văn khác Được ghi theo thứ tự nhận, sổ theo dõi gồm 10 cột (stt; ngày, tháng đến; số đến; tác giả; số kí hiệu; ngày tháng văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; đơn vị người nhận; kí nhận; ghi chú), ghi chép đầy đủ thông tin cần thiết văn bản, ghi viết mực xanh, + Trình văn đến Sau đăng ký văn đến, nhân viên văn thư phải trình kịp thời cho ban Giám đốc giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Đối với văn đến liên quan đến tên đích danh cá nhân cần chuyển đến cá nhân + Chuyển giao văn đến Căn vào ý kiến phân phối Ban Giám đốc, nhân viên văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Ngồi ra, nhân viên văn phịng chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, nhân viên văn phòng ghi số ngày đến số đến ( có) ngày đến Fax, văn chuyển qua Mail đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua Mail quan Bước 3: Chỉ đạo thực văn đến + Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn theo quy định quan Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước + Khi trình Ban giám đốc xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Bước 4: Triển khai, giải Scan văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Nhân viên văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Sau việc hoàn tất, cán chịu trách nhiệm cơng việc giải quyết, Scan cơng việc vào USD máy tính làm việc mà quan trang bị cho lưu lại để phục vụ cho việc lập hồ sơ Bước 5: Lưu văn đến + Những văn đến như: công văn, báo cáo, định nhân viên văn thư có trách nhiệm lưu trữ lên cặp, giá, xếp hợp lý khoa học để dễ cho việc tra tìm, Các bước quản lý văn Cơng ty tổ chức gồm bước sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn phát hành quan thể thức chỉnh sửa kĩ người ta thường trọng quan tâm đến phần nội dung không áp dụng theo qui định Nhà nước Nghị Định 30/NĐ-CP ngày 05/3/2021 công tác văn thư; Nếu theo qui định Nhà nước thể thức quy định rõ lề, phông chữ, cỡ chữ quan cỡ chữ chung văn 14 - Ghi số ngày, tháng, năm văn Ghi số văn bản: tất văn quan ghi số theo hệ thống số chung nhân viên văn phòng thống quản lý, thường số văn ngày tháng ngày tháng phát hành văn bản; Bước 2: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Làm thủ tục phát hành văn bản: - Lựa chọn bì Bì văn có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Sau viết nội dung lên bì đánh máy - Vào bì dán bì Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, khơng bị nhăn; khơng để hồ dán dính vào văn Chuyển phát văn đi: Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân Cơng ty + Trường hợp đơn vị có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung nhân viên ăn phịng vào sổ chung + Trường hợp đơn vị có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn nhân viên văn phòng trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “ nơi nhận văn bản” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ -Chuyển phát văn qua Bưu điện (chuyển phát nhanh) + Tất văn chuyển phát qua Bưu điện ( chuyển phát nhanh) phải đăng ký vào sổ + Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ - Chuyển phát văn máy Fax, qua Mail Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua Mail, sau phải gửi Bước 3: Theo dõi việc chuyển phát văn Nhân viên văn thư quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Bước 5: Lưu văn Việc lưu văn thực sau: Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu văn thư quan phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn dịch tiếng nước ngoài, lưu tiếng Việt phải kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước ngồi Nhân viên văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn phòng theo quy định thư Đối với gốc lưu văn thư, sau cơng trình kết thúc tổng hợp, xếp, đóng hộp, cặp chuyển lên giá để lưu trữ tiếp tục thực cơng trình khác Như giúp cho việc tìm kiếm, nhận biết cơng trình xong dễ dàng cho việc quản lý Thực trạng lập hồ sơ quan: - Bước 1: Mở hồ sơ + Mở hồ sơ: lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ + Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc đó; + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực + Trong năm, có cơng việc phát sinh cán phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm + Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc + Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC 3.1 Nhận xét Công tác quản lý văn tác động mạnh mẽ trực tiếp đến chất lượng công tác lập hồ sơ văn yếu tố bắt buộc để hình thành nên hồ sơ Đặc biệt với hồ sơ quan theo lĩnh vực chun mơn, hồ sơ muốn đầy đủ, hồn chỉnh, phán ánh diễn biến cơng việc địi hỏi phải có đầy đủ văn hình thành q trình cơng trình diễn Trong nhiều năm qua, việc triển khai áp dụng văn CTVT quan cịn sai xót q trình thực theo quy định Nhân viên văn phòng, cán sau nhiều năm làm việc có nhiều kinh nghiệm tự hồn thiện cơng việc giao cách nhanh gọn hiệu quả, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đề ra; công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào nơi lưu trữ, thực thường xuyên đơn vị ý thực nghiêm túc; sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư trang bị tương đối đầy đủ, góp phần cho việc tìm tài liệu dễ dàng KẾT LUẬN Tại chương cuối, em nêu ưu điểm hạn chế tồn công tác quản lý, giải lập hồ sơ quan Từ em đưa giải pháp nhằm phát huy ưu điểm cách khắc phục hạn chế Những giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý, giải lập hồ sơ quan ... hiệu công tác quản lý, giải lập hồ sơ CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ Cơ sở lý luận công tác quản lý, giải văn lập hồ sơ Một số khái niệm bản: Trong... tác quản lý, giải văn lập hồ sơ 2: ý nghĩa công việc quản lý, giải lập hồ sơ 3: nguyên tắc quản lý, giải văn lập hồ Chương 2: thực trạng công tác quản lý, giải văn lập hồ. .. dễ dàng cho việc quản lý Thực trạng lập hồ sơ quan: - Bước 1: Mở hồ sơ + Mở hồ sơ: lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ + Mỗi cá nhân giải