Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty TNHH kỹ thuật xây dựng và thương mại tín phát

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TÍN PHÁT Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ : THS NGUYỄN THỊ HỒNG HỌC Người : ĐẶNG THỊ DUYÊN hướng dẫn : 1705LTHB013 Sinh viên : 2017-2021 thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : 1705LTHB HÀ NỘI - 2021 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận hồn thiện thời gian thực tập Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát Các số liệu sử dụng phân tích khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, công bố theo quy định Các kết qủa nghiên cứu em tự tìm hiểu, phân tích khách quan phù hợp với thực tiễn em khảo sát Các kết chưa cơng bố nghiên cứu khác Sinh viên Đặng Thị Duyên LỜI CẢM ƠN Được phân công Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em thực đề tài “Quản lý văn lập hồ sơ Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng thương mại Tín Phát’” Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với kiến thức trang bị ghế nhà Trường, Thầy Cô khoa Văn thư - Lưu trữ giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Nguyễn Thị Hồng cán Công ty thời gian viết khóa luận bảo cho em kiến thức làm sở, tảng cho việc tiếp thu tri thức kỹ nghề nghiệp, giúp đỡ em trình vận dụng kiến thức học Trường vào thực việc thực tế quan nơi thực tập hồn thành khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh nhất, song làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế kiến thức kinh nghiệm, nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý q Thầy Cơ để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đặng Thị Duyên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ CTVT Công tác văn thư TNHH Trách nhiệm hữu hạn QLVB Quản lý văn LHS Lập hồ sơ BXD Bộ xây dựng Cán QS Cán làm hồ sơ DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ CHƯƠNG THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, tổ chức mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Làm tốt CTVT góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật quan, tổ chức Nắm bắt tầm quan trọng đó, khơng quan, tổ chức Nhà nước mà doanh nghiệp đầu tư vào CTVT tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt CTVT địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, quản lý sử dụng dấu Ngày CTVT có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trị quan trọng Việt Nam giới ngày cố gắng tiến bước đường phát triển, làm giàu đẹp cho tổ quốc, cho cộng đồng, ngày ngày lại tiến bước đường mang lại giới ngày ấm no hạnh phúc bao đời hy vọng Trong tâm xây dựng làm giàu đẹp tổ quốc ấy, có biết cơng trình dựng nên, tòa nhà, đường điểm tô cho không gian đất nước đáp ứng ngày tốt nhu cầu ăn, mặc, ở, lại nhu cầu thường ngày quan trọng người Trên đà phát triển đó, xây dựng ngành xu phát triển lên Sau thời gian nghiên cứu tìm hiểu bước đầu tình hình tổ chức, máy CTVT mà rõ em thực hành nhiều công tác QLVB, LHS Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát Vì lý nêu nên em chọn đề tài: “Quản lý văn lập hồ sơ Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát” làm khóa luận tốt nghiệp để có nhìn khái qt CTVT doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề CTVT vấn đề mà dành quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hồn thiện hệ thống quan quản lý phát triển nghiệp vụ công tác Những cơng trình nghiên cứu quy mơ khác góp phần quan trọng sở lý luận thực tiễn cơng trình liên quan đến khóa luận em gồm: Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” PGS, Vương Đình Quyền, Nhà xuất Quốc gia Hà Nội, năm 2011; - Từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư” PGS TS Dương Văn Khảm, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, năm 2011; -“Giáo trình văn thư” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PGS TS Triệu Văn Cường chủ biên, Nhà xuất Lao động, năm 2016; - “ Đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường” tác giả Nguyễn Thị Hồng, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Quốc gia hà Nội, năm 2013; - “ Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ số công ty cổ phần địa bànThành phố Hà Nội” tác giả Nguyễn Đăng Việt, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2014 Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu khoa học sách chuyên khảo nghiên cứu công tác QLVB, LHS góc độ lý luận chung, áp dụng với loại hình quan, tổ chức cịn việc nghiên cứu lý luận công tác QLVB, LHS cho loại hình tổ chức riêng biệt cịn Bên cạnh hệ thống lý luận công tác QLVB, LHS phải kể đến cơng trình nghiên cứu chuyên gia CTVT, báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp sinh viên như: - Tác giả Đỗ Thị Ngọc Anh với đề tài khóa luận “ Quản lý văn lập hồ sơ Vụ Tổ chức cán Bộ Nội vụ” (2019) ; - Tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh với đề tài khóa luận “ Cơng tác văn thư lưu trữ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam” (2019); - Tác giả Phạm Thị Kim Anh với đề tài khóa luận “ Tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (2016)” Có thể nhận thấy rằng, đề tài CTVT đa dạng phong phú, có nhiều giá trị để tham khảo thêm công tác QLVB, LHS phận quan nói chung văn phịng tổ chức nói riêng để thấy khác việc QLVB, LHS Nhà nước Doanh nghiệp Cũng việc đổi việc sửa đổi, bổ sung Nghị Định 30/2020/NĐ-CP cơng tác văn thư việc tìm hiểu thực trạng công tác QLVB, LHS Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín phát điểm khác biệt đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận nhằm đạt mục tiêu sau: - Khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế công tác QLVB, LHS Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát từ đưa nhận xét ưu điểm, hạn chế QLVB LHS - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác QLVB, LHS Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để đạt mục tiêu nói trên, khóa luận cần phải thực nhiệm vụ sau: Một là, nghiên cứu số vấn đề lý luận chung cơng tác QLVB, LHS; Hai là, tìm hiểu trình hình thành phát triển; cấu tổ chức Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát; Ba là, tìm hiểu, khảo sát tình trạng để đánh giá, đưa ưu điểm, hạn chế công tác này; Bốn là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác QLVB, LHS Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu khóa luận cơng tác QLVB, LHS Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát - Phạm vi nghiên cứu khóa luận: Về thời gian: từ năm 2017 đến tháng năm 2021 Về không gian: khảo sát Văn phịng Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, em sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp quan sát, khảo sát: qua q trình thực tập Cơng ty em có hội thực tập, thu thập, soạn thảo văn bản, QLVB, LHS Tại đây, em tham khảo loại văn bản, hướng dẫn, đạo Công ty Đồng thời tiếp cận khâu nghiệp vụ văn thư để có đánh giá tình trạng, tình hình cơng tác QLVB, LHS Cơng ty - Phương pháp phân tích: từ q trình khảo sát với loại tài liệu thu thập em tiến hành nghiên cứu cụ thể khâu nghiệp vụ CTVT dựa tình hình thực tế cơng tác QLVB, LHS Công ty để hiểu chất đối tượng nghiên cứu, từ đưa kết luận -Phươngpháp tổng hợp: từ kết phân tích vấn đề, em tổng hợp lại để có nhìn khách quan đối tượng nghiên cứu QLVB, LHS Phân tích tổng hợp hai q trình ngược lại bổ sung cho để đưa kết nghiên cứu tốt - Phương pháp so sánh: nguồn tài liệu thu thập Cơng ty em cịn tham khảo thêm nguồn tài liệu khác để có so sánh, đối chiếu 10 Hình Một số tài liệu cần có hồ sơ pháp lý THƯƠNG MẠI TÍN PHÁT GƠNC TY TNIIH KT XÂY DỰNG H f Ý DANH MỤC HÒ SƠ pH A G< HOÀN THIỆN 31-37 ■' ™Au: CUNG CAP > AT TƯ VÀ THI CÔNG TRAN 'VAeH THẠCH w HÀ NỘ DƯ AN: 265 Au Ò.AY - PHƯỜNG D|CH VỌNG-QƯA^ -— — Ghi Yêu cầu hồ sơ s1r I\ội đung hồ sơ Bán cơng chứng Banĩạo dóng dâu treo nhà thầu Bàn photo đóng dâu treo nhà thâu _ Giãy chứng nhận lăng ký kinh doanh Hổ sơ lực cú nhà thâu Hợp đồng tin cịng Bán gơc QĐ thành lạp BCH công trường Bàn gốc Đăng ký chữ ký BCI công trường QĐ bồ nhiệm chi huy trưởng công trinh QĐ thành lập Ban nghiẹnữhũnội cùa nhà thầu - QD thạnh lập tô quàn ly chaTIượng nhà thầu ■ HÔ sơ nhân BCH công trường: Băng cấp chuyên niôn, chứng chi chuyên rnon, chưng minh thư, hồ sơ kinh nghiệm, BH ■ Sơ đồ tổ chức ban huy công trường Danh sách công nhân hô sơ kèm theo: CMTND, GKSK, BH, _ Danh mục máy móc thièt bị sử dt ng Biên nghiẹm thu thiét bị trước sử dụng Bản gốc Biện pháp thi công Bản gốc Tiến độ thi công Bản gốc Bàn gốc Bàn gốc Bàn y bàn Bản gốc Bản y bàn Bàn gốc Nhật ký thi công Bàn gốc Biên bàn bàn giao mặt bảng Bàn gốc Kê hoạch thi công, báo cáo thi công 'à nghiệm thu công việc Bàn gốc Các mục khác Hợp đồng nhà cung cấp vật liệu, vật tư Bàn y Tờ trinh phê duyệt vật liệu Bản gốc Bàn vẽ thi công Shop drawing Bản y Hà Nội, ngày 1Ế thủng 03 năm 2019 ỵế& CỊNG TY TNHfiKTTM TÍN PHÁ' /ỹcÔNGTY NHIỆM 5' ■ " ' VÀ MÀ TH' \x\\ \\*\ Mt 1,N VHAV, CỌNG HÓA X IIỢ1 CHỦ NCHlA VIẸT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phủc HỢP ĐỊNG THI CƠNG số: .ổi /2019/HDTC/265CQ/FR-TINPHAT CĨI THÁU: CUNG CÁP VẶT Tư VÀ THI CÔNG TRÀN VÁCH THẠCH CAO, SƠN BÁ TẢNG 31-37 CƠNG TRÌNH: KHỐI VĂN PHỊNG DựÁN: CƠNG TRÌNH HỎN HỢP KHU NHÀ Ở, VẤN PHỊNG VÀ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI ĐỊA ĐIÉM: SÓ 265 CÀU GIÁY, PHƯỜNG DỊCH VỌNG, QUẶN CÀU GIẤY, HÀ NỘI Giữa CƠNG TY CĨ PHÀN XÂY DựNG FLC FAROS Và CƠNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DựNG VÀ THƯƠNG MẠI TÍN PHÁT Fax: Quốc Tịch: Việt Nam Noi cẳp: công An TP Há Nội Diều 1: Thịi hạn cơng việc hựp đe’ ™ I Hợp dông Lao dộng: chinh thức, khơng thời hạn 04n nX "h Ơng: Nguyen Vfln Quyết Đại diện cho: Công ty TU U ■ Hòa Q cầu Giấy, Tp Hà Dja chi: So 16/67 tổ 40, phố Đỗ Quang, PĐiện thoại: 02433.289.595 r BÊN NGƯỜI LAO DỘNG: Ông (Bả): Vương van Vĩnh Sinh ngày: 20/01/ 1984 Nghề nghiệp chuyên môn: Cản So CMND: 036084007859 Địa chi thường chủ: Hãi Đường - Hỏi Thỏa thuận ký kểt hợp đồng lao động b’- “ m* theo su phân cdng cùa: cộng tỵ TNHH Kỹ «t Xây dpng Tbưong Điều 2: Nghìn vụ quyền lợi cún ngưòi Ino dộng: a) - Nghĩa vụ: Đ£u J với trảch nhiệm cao Cam kết hồn thành cơng việc ượ giạ ' chức hoạl động cùa Ban mồ ,ỗi nghiệpchiu ký luật bồi thường chất ** đinh ,à người lao dộng gid tri bôi taimg gắp lần giâ tri thiệt hại, mát b) Quyền lợi: Phương tiện lại làm việc: Tự túc . : X^gZunh^vh^ngiycongdilhm.huctitheobngchm^ Luong: thôn thuS" (Tiền loong đà bao gơm chi phí nhân cõng vá cáckhốn BHXH,_BHVT, BH thân sì!ì thắt nghiệp ( nen có) khoto W phải nộp cho co quan nhà nước liên quan den thu nhập người lao động tham gia công trình) Được trã lương vào ngày: Thanh tốn vào ngày 05 tháng sau Được trang bị bảo hộ lao động theo yêu cầu công việc Kinh tỉtri: TVQLDA: BA.pVÁNLYoVÀN^ TW.NTO^ •.roXN^^YCTTEX0jVv^vAoMrrV TTTC: C.TY CƠ PHÀN XÂY DựNG FLC FAROS CÔNGTRiNH: CÔNG TR1N.,HỏNHỢP KHU NHAÔ.VANPHÔNGVATKUNOTAMTHUGNGMAt HẠNG MỤC: CUNG CÁI Đ|A DIÉM: só 265 CẢU Yên cần bên tị ■ ► Đói tượng nghiệm thu: A^/ĨRẮCH NHIỄM HỮU II5 |KV THUẬT XÀY DỤNG K \\*\ VA THƯƠNG MẠ' DEALERSHIP AGREEMENT FOR PROJECT PRODUCTS HỢP DÓNG PHĂNPHỔI CHO SÁN PH ÂM Dự ÁN No contract/số họp đòng: North_196798 TÍN PHAT/y - - Ĩa/!^>,^^AL.ERSH!P AGREEMENTFOR PROJECT PRODUCTS (this ‘‘Agreement’’) is made on HrrnnA8 by at-d betweeii: p ĐÔNG PHĂN PHỎ! NÀ Y ("Họp Đồng" này") lập ngày 19/08/2018 giữa: (1) ~ NOBEL PAINTS VIETNAM LTD f r G rY TNHH SƠN AKZO NOBEL V/ẸT NAM :e Investment Certificate no 462043000572 issued by Binh Duong Industrial Zone Authority for the first time on 28/12/2005 amended for the 5"‘ time on 25 Oct 2013 Business license no G/áy Chứng Nhận Đầu Tư số 462043000572, Ban Quản Lý Khu Cơng Nghiệp Bình Dương cẳp lần đầu ngày 28/12/2005, sửa đỗi lân thứ ngày 25/10/2013 Lot E-1-CN, My Phuoc II Industrial Park, Ben Cat Dist., Binh Duong Province Vietnam Giầy phép kinh Lỗ E-1-CN, Khu Cóng Nghiệp Mỹ Phước Huyện Bển Cát, Tỉnh Binh Dương 3700687873 doanh sổ: Address: fliereinafler referred to as "Ak2oNobet"Ị (từ vể sau gọi /á "Akzo Nobet") Địa chi: Vad rax Code/ Mã số AND TRADI,4G JOINT STOCK COMPANY thuế: TY CÓ PHẢN THƯƠNG MẠI VA XÂY DỰNG TRƯƠNG PHÁT CÓNG T elephone/Điện thoại: license no Business +84 650 567 759 Facsimile/Fax: +84 650 567 758 GiấyAuthorised phép lãnh doanh số: 0101294821 representative: Đạ/ Mr Nguyen Cong Hai, title: Marketing Director, as authorised by the General Director (legal Address: diện theo ủy quyển: representative) on May 2017 p rrungchức Hỏa,vụ:Q.Giám càu Giấy Há Nội ax Oọọ Nguyen Cồng- Hài, Đổc Tiếp Thị, Iđược ủy 2017 Code/Mã sơ th: 0101294821 ' Email/Địa chi diện lử: Giảnì Đ c d n tỉieo pt,âfĩ lu ° '$ W vào ngày tháng năm Telephone/Biện thoại: 5566546 Facsimile!Fax: 5564857 Legal representative: Đại diện theo pháp luật: Nguyễn Thúy Hoa (hereinafter referred to as (he Dealer") (từ vẻ sau gọi tà "Nhá Kinh Doanh") as Part " y" and correctively as “Parties") ĩ i vể sau gọi riổng 'Bổn" I/Ổ gọi Chung fà “Cấc Bên") s /A >' THƯẬTXÀ\ ' DựNG M 'G MẠ/TÍN PHÁT Dự AN HANG MỤC iSs??5* ĐỊA ĐIỂM CHÚ ĐẦU Tư ĐƠN VỊ QUẢN LÝ DựẲN ĐƠN VỊTƯVẤN GIÁM SÁT TỔNG THẮU THI CƠNG ĐƠN VỊ THI CỐNG ^SSS**"®*** HÀ NỘI -2019 Hình Một số hình ảnh việc bảo quản tài liệu Công ty Hồ sơ bị côn trùng (dán) xâm nhập Tài liệu cịn tình trạng bó gói, lộn xộn chưa xử lý Hịm tơn phương tiện bảo quản, lưu trữ tài liệu Cơng ty Hồ sơ q trình lập Tài liệu, hồ sơ hoàn thành xong lưu vào kho sau kết thúc thời gian bảo hành cơng trình đưa lý hợp đồng, nhằm giải phóng mặt kho để tiếp tục lưu trữ tài liệu, hồ sơ ... LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TÍN PHÁT 2.1 Khái qt chung Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát 2.1.1 Sự hình thành phát triển Cơng ty TNHH. .. việc giải văn đến ❖ Lập hồ sơ: Sơ đồ 1.2 Phương pháp lập hồ sơ Mở hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu Kết thúc hồ sơ vào hồ sơ 1.1.3 Ý nghĩa công tác quản lý văn lập hồ sơ Quản lý văn lập hồ sơ việc... hành nhiều công tác QLVB, LHS Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát Vì lý nêu nên em chọn đề tài: ? ?Quản lý văn lập hồ sơ Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát? ?? làm khóa