Quy ch cong tac van th ca cong ty CP

CƠNG TY CỔ PHẦN CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÂN ĐẠM VÀ HÓA CHẤT HÀ BẮC Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư Công ty Cổ phần Phân đạm Hoá chất Hà Bắc (Ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-HĐQT ngày 12/01/2016) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động Cơng ty cổ phần Phân đạm Hoá chất Hà Bắc (sau gọi tắt Công ty); quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Quy chế áp dụng tất đơn vị thuộc Cơng ty Điều Giải thích từ ngữ - Văn đến: Là tất văn gửi đến Công ty (văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, kể đơn, thư kiến nghị cá nhân, tổ chức gửi đến ) từ nguồn qua bưu điện, gửi tay, Fax, thư điện tử - Văn đi: Là tất văn (văn hành chính, sao, văn nội bộ…) hình thành trình giải cơng việc Cơng ty hồn thiện nội dung, thể thức văn Tổng Giám đốc cho phát hành - Thể thức văn bản: Là tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể (thể thức văn bao gồm thành phần theo quy định Điều Quy chế này) - Kỹ thuật trình bày văn quy định Quy chế bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn - Bản thảo văn bản: Là viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn - Bản gốc văn bản: Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - Bản văn bản: Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn ban hành - Bản y chính: Là đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ - Bản trích sao: Là phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ - Bản lục: Là đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định - Hồ sơ: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; đơn vị ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Công ty, đơn vị cá nhân - Lập hồ sơ: Là việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Điều Trách nhiệm công tác văn thư Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc Công ty công tác văn thư có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư Công ty theo quy định pháp luật Quy chế Mọi cá nhân, đơn vị Cơng ty qúa trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực nghiêm chỉnh quy định pháp luật Quy chế Điều Nhiệm vụ nhân viên văn thư Tiếp nhận đăng ký văn đến Chuyển văn đến: + Đối với văn gửi đến Hội đồng quản trị: nhân viên văn thư chuyển văn đến thư ký Hội đồng quản trị để trình Hội đồng quản trị Đồng thời chụp, chuyển đến Chánh Văn phịng để trình Tổng giám đốc + Đối với văn lại: Chuyển đến Chánh Văn phòng để trình Tổng Giám đốc đạo giải Chuyển văn đạo giải cho cá nhân, đơn vị liên quan Theo dõi việc trình, chuyển văn đến Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn thư, nộp lưu vào lưu trữ Công ty đến hạn Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho CBCNV Công ty Bảo quản, sử dụng dấu Công ty theo quy định pháp luật Sao chụp tài liệu phục vụ công tác sản xuất kinh doanh Công ty số lượng, đảm bảo tiết kiệm kịp tiến độ theo yêu cầu đơn vị (sau có đồng ý Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng) 10 Thực cơng việc khác liên quan đến nghiệp vụ văn thư theo phân cơng Chánh Văn phịng Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật kinh doanh thơng tin kinh tế nội Công ty công tác văn thư Mọi hoạt động liên quan đến bí mật Nhà nước, bí mật ngành Cơng Thương, bí mật kinh doanh thông tin kinh tế Công ty công tác văn thư phải thực theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Công nghiệp (nay ngành Công Thương) quy định Công ty Chương II SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các hình thức văn hành hình thành hoạt động Công ty bao gồm: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Điều Thể thức văn Thể thức văn hành gồm thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên quan, đơn vị ban hành văn bản; - Số, ký hiệu văn bản; - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; - Dấu Công ty; - Nơi nhận; - Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) Đối với công văn, thành phần quy định Khoản Điều này, bổ sung địa Cơng ty; địa thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) biểu tượng (logo) Công ty Đối với ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển không bắt buộc phải có tất thành phần thể thức bổ sung địa Cơng ty; địa thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) biểu tượng (logo) Công ty Điều Phông chữ trình bày văn Phơng chữ: Tất văn Công ty sử dụng phông chữ TimesNewRoman Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210mm x 297mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn theo Phụ lục III kèm theo Quy chế Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục III Điều 10 Soạn thảo văn Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo Công ty giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Thủ trưởng đơn vị cá nhân giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: a) Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; b) Thu thập xử lý thơng tin có liên quan đến nội dung văn cần soạn thảo; c) Soạn văn bản; d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Công ty tham khảo ý kiến đơn vị cá nhân có liên quan để hồn chỉnh thảo Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo cán bộ, nhân viên thực soạn thảo văn quy định hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn (theo quy định Chương III Quy chế này) Sau hoàn thành dự thảo, cán nhân viên giao nhiệm vụ soạn thảo có trách nhiệm trình dự thảo cho thủ trưởng đơn vị để hồn thiện, chỉnh sửa (nếu có) Thủ trưởng đơn vị phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn Điều 11 Kiểm tra văn trước trình ký Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cơng ty nội dung tính pháp lý văn bản, đồng thời phải ký tắt vào văn (vị trí cuối nội dung văn bản) phụ lục kèm theo văn (nếu có) Văn phải chuyển qua Chánh Văn phịng để kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn ký tắt vào văn (vị trí nơi nhận văn bản) trước trình lãnh đạo Công ty ký văn Điều 12 Ký văn Chủ tịch Hội đồng quản trị thay mặt (TM.) Hội đồng quản trị ký nghị quyết, định, văn thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị văn Đại hội đồng cổ đông ủy quyền cho Hội đồng quản trị Trong trường hợp vắng mặt Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền văn cho thành viên khác ký thay mặt tập thể (TM.) văn theo ủy quyền Tổng Giám đốc ký tất văn Công ty ban hành (trừ văn thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị) Tổng Giám đốc giao cho Phó Tổng Giám đốc ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Ngoài ra, trường hợp cụ thể, Tổng Giám đốc uỷ quyền cho Phó Tổng Giám đốc ký thay văn không thuộc lĩnh vực phụ trách trường hợp Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc phụ trách lĩnh vực cơng tác vắng Thủ trưởng đơn vị thừa lệnh (TL.) Tổng Giám đốc ký số văn có tính chất hướng dẫn, đơn đốc chun mơn nghiệp vụ; trả lời, giải thích chế độ, sách liên quan tới lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị Chánh Văn phòng thừa lệnh Tổng Giám đốc ký văn phục vụ công tác đạo, điều hành Tổng Giám đốc như: Kết luận giao ban, thông báo ý kiến Tổng Giám đốc; giấy mời họp, triệu tập Trong trường hợp đặc biệt, Tổng Giám đốc uỷ quyền cho cán phụ trách cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) Việc giao ký thừa uỷ quyền phải Tổng Giám đốc uỷ quyền trực tiếp văn bản, quy định rõ ràng lĩnh vực ký, thời hạn ký Người ký thừa uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác (thứ ba) ký văn Khi ký văn khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 13 Bản văn Thẩm quyền ký văn bản: Chánh Văn phòng thừa lệnh (TL.) Tổng Giám đốc ký văn (trừ văn có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật) Hình thức bao gồm: Sao y chính, trích lục Thể thức gồm: a) Tên Công ty; b) Số, ký hiệu sao; c) Địa danh ngày, tháng, năm sao; d) Họ tên chữ ký người ký sao; e) Dấu Công ty; f) Nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo quy định Quy chế có giá trị pháp lý Chương III THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 14 Quốc hiệu Thể thức: Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Kỹ thuật trình bày: - Quốc hiệu trình bày ô số (Phụ lục III); chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải - Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm - Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ - Nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14 Điều 15 Tên quan, đơn vị ban hành văn Thể thức - Tên quan ban hành văn tên Công ty, ví dụ: CƠNG TY CỔ PHẦN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC - Tên đơn vị ban hành văn bao gồm tên Công ty tên đơn vị ban hành văn bản, ví dụ: CƠNG TY CỔ PHẦN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC VĂN PHỊNG CƠNG TY Kỹ thuật trình bày Tên quan, đơn vị ban hành văn trình bày ô số (Phụ lục III); chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái - Tên quan chủ quản cấp trực tiếp trình bày chữ in hoa; cỡ chữ 12-13; kiểu chữ đứng - Tên quan, đơn vị ban hành văn trình bày chữ in hoa; cỡ 12-13; kiểu chữ đứng đậm, đặt canh tên quan chủ quản Phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ - Nếu tên quan chủ quản tên quan, đơn vị ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng Điều 16 Số, ký hiệu văn Thể thức a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư Cơng ty đơn vị (nếu có) Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn Ký hiệu văn có tên loại văn bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn (theo Phụ lục I) chữ viết tắt tên Công ty, đơn vị soạn thảo (theo Phụ lục II) Ví dụ 1: Cơng văn phịng Tổ chức Nhân Số: /ĐHB-TCNS Ví dụ 2: Quyết định Tổng Giám đốc Công ty Số: ./QĐ-ĐHB Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày số (Phụ lục III), đặt canh tên quan, đơn vị ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ Ví dụ: Số: 01/ĐHB-TCNS (Cơng văn phòng Tổ chức Nhân sự) Số: 25/QĐ-ĐHB (Quyết định Tổng Giám đốc Công ty) Số: 08/QĐ-HĐQT (Quyết định Hội đồng quản trị) Điều 17 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh) nơi Cơng ty đóng trụ sở b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn kí ban hành; Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Ví dụ: Bắc Giang, ngày 01 tháng 01 năm 2016 Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, ô số (Phụ lục III), chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Điều 18 Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức Tên loại văn tên loại văn Công ty, đơn vị ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a (Phụ lục III); tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung cơng văn trình bày ô số 5b (Phụ lục III), sau chữ “V/v” (Về việc) chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn Ví dụ: Số: 01/ĐHB-VP V/v hẹn làm việc Điều 19 Nội dung văn Thể thức a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó, ví dụ: An tồn vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ (ATVSLĐ-PCCN); - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP); - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI Quy chế b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; quy chế, quy định ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị cá biệt: theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày ô số (Phụ lục III) Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã 10 Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: Phần I Chương I QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: Mục QUYỀN CỦA CƠNG TY - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: Điều Phạm vi đối tượng áp dụng - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng; Ví dụ: Các thông tin…… - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Ví dụ: a) Kế hoạch đấu thầu; Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày 11 dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: Phần I QUY ĐỊNH CHUNG - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: I NHỮNG KẾT QUẢ… - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: - Trường hợp có tiêu đề: - Trường hợp khơng có tiêu đề: Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế có hiệu lực kể từ ngày… - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phần Điều 20 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Thể thức a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên đơn vị, tổ chức Ví dụ: TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH TM BAN CHỈ HUY PHÒNG CHỐNG LỤT BÃO TRƯỞNG BAN - Trường hợp ký thay Tổng Giám đốc, thủ trưởng đơn vị phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ Tổng Giám đốc, thủ trưởng đơn vị 12 Ví dụ: KT TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC KT TRƯỞNG PHỊNG TCNS PHĨ TRƯỞNG PHỊNG TCNS - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ Tổng Giám đốc Ví dụ: TL TỔNG GIÁM ĐỐC CHÁNH VĂN PHÒNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ Tổng Giám đốc, ví dụ: TUQ TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TCNS b) Chức vụ người ký - Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn Công ty; ghi chức danh Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Chánh Văn phịng, Trưởng phịng TCNS ;khơng ghi lại tên Công ty, đơn vị; văn ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền Tổng Giám đốc quy định cụ thể văn - Chức danh ghi văn tổ chức Ban, Hội đồng Công ty, đơn vị ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn Ban, Hội đồng Đối với Ban, Hội đồng không phép sử dụng dấu Cơng ty ghi thêm chức danh lãnh đạo Công ty, đơn vị người ký Ví dụ: + Chức vụ người ký văn Hội đồng Ban…của Công ty mà Tổng Giám đốc làm Chủ tịch Trưởng ban; Phó Tổng Giám đốc làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó ban, ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Công ty) KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Cơng ty) TỔNG GIÁM ĐỐC Đỗ Dỗn Hùng PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn Dũng + Chức vụ người ký văn Hội đồng Ban Công ty mà Phó Tổng Giám đốc làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban; Trưởng phịng làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau: 13 TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Cơng ty) KT TRƯỞNG BAN PHĨ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Cơng ty) PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Đức Ninh TRƯỞNG PHÒNG TCNS Nguyễn Phùng Hưng Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a (Phụ lục III); chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b (Phụ lục III); chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c (Phụ lục III) Điều 21 Dấu Cơng ty Việc đóng dấu văn thực theo quy định Điều 36 Quy chế quy định pháp luật có liên quan Dấu Cơng ty trình bày số (Phụ lục III); dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Điều 22 Nơi nhận Thể thức - Nơi nhận xác định quan, đơn vị, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu - Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; Căn yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, đơn vị, tổ chức cá nhân nhận văn trình người ký văn định - Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung; Ví dụ: 14 Nơi nhận: - Đảng ủy; - Cơng đồn; - Các đơn vị trực thuộc; - Lưu: VT - Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê đơn vị, cá nhân nhận văn - Đối với công văn, nơi nhận bao gồm hai phần: + Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; + Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày ô số 9a 9b (Phụ lục III) Phần nơi nhận số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, đơn vị, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối có dấu chấm; gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm Phần nơi nhận ô số 9b trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư Công ty), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Điều 23 Các thành phần khác 15 Thể thức a) Dấu mức độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 quy định bảo mật Công ty b) Dấu mức độ khẩn - Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn - Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định c) Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” d) Đối với cơng văn, ngồi thành phần quy định bổ sung địa Công ty; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa trang thông tin điện tử (Website) đ) Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành e) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã g) Văn có hai trang trở lên phải đánh số trang chữ số Ả-rập Kỹ thuật trình bày a) Dấu mức độ mật Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định pháp luật Dấu độ mật đóng vào ô số 10a (Phụ lục III), dấu thu hồi đóng vào số 11 (Phụ lục III) b) Dấu mức độ khẩn Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mmx8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào số 10b (Phụ lục III) Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi c) Các dẫn phạm vi lưu hành Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11 (Phụ lục III); cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, 16 “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm d) Địa Công ty; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) Các thành phần trình bày số 14 (Phụ lục III) trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn đ) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Được trình bày ô số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng e) Phụ lục văn Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục trình bày thành dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm g) Số trang văn Số trang trình bày góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, bắt đầu đánh số trang thứ số Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn minh họa Phụ lục V kèm theo Quy chế Mẫu trình bày số loại văn hành minh họa mẫu 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8 Phụ lục VII kèm theo Quy chế Chương IV THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO Điều 24 Thể thức Thể thức bao gồm: Hình thức “SAO Y BẢN CHÍNH” “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” Tên đơn vị văn Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại Công ty thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Quy chế (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm 17 Các thành phần thể thức khác văn gồm thẩm quyền ký; số, địa danh ngày, tháng, năm sao; dấu Công ty nơi nhận thực theo Điều 13, 16, 17, 21, 22 Quy chế Điều 25 Kỹ thuật trình bày Vị trí trình bày thành phần thể thức (trên trang giấy khổ A4) Thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức kèm theo Quy chế (Phụ lục IV) Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy, sau phần cuối văn cần photocopy, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Kỹ thuật trình bày a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” trình bày số (Phụ lục IV) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm b) Tên Công ty (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (tại số 5a, 5b 5c); dấu Công ty (tại ô số 6); nơi nhận (tại số 7) trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức Phụ lục IV Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức minh họa Phụ lục V kèm theo Quy chế Mẫu trình bày minh họa mẫu 2.1, Phụ lục VII kèm theo Quy chế Chương V QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến Công ty (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc để đạo, giải Sau chuyển văn đạo giải cho đơn vị, cá nhân liên quan Giải văn bản, theo dõi, đôn đốc giải văn đến Điều 27 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn Văn đến từ nguồn (bưu điện, gửi tay, Fax, điện tử, ) phải tập trung văn thư Công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn 18 đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải a) Tiếp nhận văn đến Khi nhận văn chuyển đến từ nguồn, cán văn thư làm thủ tục tiếp nhận văn đến Trong trường hợp văn chuyển đến ngồi hành ngày nghỉ phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; Đối với văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu Hoả tốc hẹn giờ), phải báo cáo cho Chánh Văn phòng; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua Fax thư điện tử, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; Trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, giải b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận bì văn đến văn thư Công ty phân loại sơ xử lý sau: - Văn thư Công ty không bóc bì văn sau đây: + Các bì văn gửi cho tổ chức Đảng, Cơng đồn đồn thể Cơng ty + Các bì văn gửi đích danh người nhận; bì hồ sơ dự thầu; bì văn mật có dấu “Mật”, “Tối mật” đóng dấu “chỉ có tên bóc bì” văn thư đăng ký ngồi bì vào số đăng ký văn đến chuyển cho người có trách nhiệm - Văn thư Cơng ty phép bóc tất loại bì văn cịn lại gửi đến Cơng ty (trừ văn khơng bóc bì quy định phần trên) làm thủ tục đăng ký văn Khi bóc bì thực theo hướng dẫn sau: + Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; + Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; + Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; 19 + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu Đến, ghi số ngày đến Tất văn đến đăng ký văn thư phải đóng dấu Đến (trừ hố đơn, chứng từ kế tốn); ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax, thư điện tử trường hợp cần thiết in chụp làm thủ tục đóng dấu Đến Dấu Đến đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, nhập văn vào sổ theo dõi văn thư cần nhập vào mục ký hiệu văn Đối với văn mang tính bí mật Nhà nước văn thư phải vào sổ theo dõi riêng Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Điều 28 Trình chuyển giao văn đến a) Trình văn đến: Sau đăng ký văn đến, văn thư Công ty phải kịp thời chuyển: + Đối với văn gửi đến Hội đồng quản trị: Chuyển đến thư ký Hội đồng quản trị để trình Hội đồng quản trị Đồng thời chụp, chuyển đến Chánh Văn phịng để trình Tổng Giám đốc + Đối với văn lại: Chuyển đến Chánh Văn phịng để trình Tổng Giám đốc đạo giải Sau có ý kiến đạo giải (nếu có) Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn Sau văn thư chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao chủ trì xử lý gửi đơn vị phối hợp b) Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân liên quan giải vào ý kiến Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: 20 - Văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm đầu làm việc ngày tiếp theo; - Văn phải chuyển cho người nhận; - Khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận vào sổ giao nhận; văn đến có đóng dấu Thượng khẩn Hoả tốc (kể Hoả tốc hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển; - Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Khi nhận Fax điện tử (mà Fax điện tử văn thư Công ty nhận làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký), văn thư phải đóng dấu Đến, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, điện tử) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, điện tử Điều 29 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Chủ tịch Hội đồng quản trị (văn gửi Hội đồng quản trị), Tổng Giám đốc có trách nhiệm đạo, giải văn đến Các Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm đạo, giải văn đến theo đạo Tổng Giám đốc văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Chánh Văn phòng người giao phụ trách công tác văn thư, thực công việc sau: a) Xem xét toàn văn đến, trình văn đến cho Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc ủy quyền trường hợp Tổng Giám đốc công tác vắng Đối với văn gửi Hội đồng quản trị chuyển thư ký HĐQT để trình Hội đồng quản trị b) Báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp c) Theo dõi, đôn đốc giải văn đến Các đơn vị, cá nhân nhận văn gửi đến (văn Tổng Giám đốc cho ý kiến đạo giải quyết) có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn theo thời hạn pháp luật quy định theo yêu cầu Tổng Giám đốc Điều 30 Trình tự quản lý văn Tất văn Công ty phát hành phải quản lý tập trung văn thư Công ty thực theo trình tự sau: Văn thư Cơng ty kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; kiểm tra văn có đủ chữ ký thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo, Chánh Văn phịng người có thẩm quyền ký văn bản, phát có sai sót phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng để yêu cầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn chỉnh, sửa 21 Làm thủ tục nhân theo số lượng đơn vị soạn thảo đề xuất người ký văn yêu cầu thời gian quy định Đóng dấu Cơng ty vào văn dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đăng ký văn vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính (nếu có) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 31 Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận nguồn (bưu điện, gửi tay, Fax, điện tử ) a) Chuyển giao trực tiếp: Tất văn gửi (văn gửi quan văn gửi nội bộ) phải đăng ký vào sổ Khi chuyển văn phải yêu cầu người nhận ký nhận b) Chuyển phát văn qua bưu điện: Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận c) Chuyển phát văn máy Fax, thư điện tử: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua thư điện tử, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ Văn thư Cơng ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Những văn bưu điện trả lại (do khơng có người nhận, thay đổi địa ) phải chuyển trả lại đơn vị gửi văn ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết Trường hợp phát văn thất lạc phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 32 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư Cơng ty lưu hồ sơ đơn vị soạn thảo Bản gốc lưu Văn thư Cơng ty phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Điều 33 Nội dung, yêu cầu lập hồ sơ Nội dung công việc lập hồ sơ a) Mở hồ sơ; 22 b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; c) Kết thúc biên mục hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị Công ty; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; c) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; d) Hồ sơ biên mục đầy đủ xác Điều 34 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào phận lưu trữ Trách nhiệm đơn vị cá nhân Công ty a) Các đơn vị cá nhân Công ty phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ Công ty theo thời hạn quy định khoản Điều này; b) Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành Công ty thời hạn giữ lại không hai năm; c) Mọi CBCNV trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: a) Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; c) Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình tốn; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crơ-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành Công ty giữ loại Điều 35 Quản lý sử dụng dấu Văn phịng Cơng ty có trách nhiệm quản lý dấu Cơng ty 23 Văn thư Công ty giao trách nhiệm quản lý sử dụng dấu theo quy định sau đây: a) Con dấu phải để trụ sở Công ty Hết làm việc phải vệ sinh cất vào nơi quy định b) Con dấu đóng vào văn bản, giấy tờ có chữ ký hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày có chữ ký người có thẩm quyền c) Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Không giao dấu cho người khác chưa phép văn Chánh Văn phịng d) Văn thư khơng đóng dấu khống Điều 36 Đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Công ty tên phụ lục Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 37 Trách nhiệm thực a) Các đơn vị, cá nhân Cơng ty có trách nhiệm thực quy định Quy chế b) Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Công ty đạo, tổ chức kiểm tra việc thực Quy chế đơn vị Công ty Điều 38 Sửa đổi, bổ sung quy chế Việc sửa đổi, bổ sung, thay Quy chế Hội đồng quản trị Công ty định Nơi nhận: - HĐQT, Đảng uỷ; - TGĐ; - Các P.TGĐ; - Các đơn vị trực thuộc; - CĐ, ĐTN, CCB; - Lưu: VT, VP TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Phan Văn Tiền 24