Thuật tổ chức hội họp

14357 Mục lục Lời nói đầu Giới thiệu Chương Các kiểu hội họp Chương Xác định mục đích họp Chương Xem hội họp khoản đầu tư doanh nghiệp Chương Xác định nội dung chương trình Chương Tổ chức họp nào? Chương Tham gia hội họp Chương Các họp giải vấn đề 10 Chương Mơ hình định họp 11 Chương Những vấn đề họp 12 Chương 10 Nguyên nhân khiến họp không hiệu 13 Chương 11 Các họp đối 14 Chương 12 Các họp phân công nhiệm vụ 15 Chương 13 Các họp ngồi văn phịng 16 Chương 14 Bố trí trang thiết bị họp - khơng gian bên 17 Chương 15 Bố trí trang thiết bị họp - khơng gian bên ngồi 18 Chương 16 Bố trí phịng họp 19 Chương 17 Thuyết trình họp 20 Chương 18 Ni dưỡng tự tin hội họp 21 Chương 19 Quy luật Parkinson họp 22 Chương 20 Các mẹo hội họp cá nhân hiệu 23 Chương 21 Hoạt động quản lý họp 24 Lời kết Lời nói đầu Khi điểm tên yếu tố gây “lãng phí thời gian” mơi trường làm việc, có lẽ khơng nhân viên nghĩ đến họp Đối với họ, họp không hiệu chẳng khác quãng thời gian làm gián đoạn nhịp độ vào việc, gây động lực tệ chẳng giải việc Vậy hội họp, vốn hoạt động thiết yếu để đảm bảo việc trì tiến độ mục tiêu, lại trở thành nguyên nhân gây phiền phức đến vậy? Đến đây, ta phải xem lại vai trị người chủ trì họp Họ mời người cần tham gia họp hay chưa? Họ có chuẩn bị trước lịch trình hạng mục thảo luận? Họ có đạt mục tiêu đặt trước họp? Và công việc cần tiến hành sau họp xong gì? Đó số vấn đề đặt cho người chủ trì họp tham gia thật quan tâm Bạn tìm thấy câu trả lời Thuật tổ chức hội họp, cẩm nang khái quát tất bạn cần biết hội họp Qua đây, tác giả Brian Tracy tiết lộ ý tưởng đơn giản, thực tiễn để giúp họp trở nên nhanh gọn, hiệu thỏa mãn tất tham gia Hãy trả lại cho họp vị trí vốn có – hoạt động tối cần thiết cho thành công doanh nghiệp Hãy biến chúng thành công cụ hữu hiệu để tương tác, trao đổi, thảo luận hoàn thành mục tiêu bạn – với Tháng 6/2016, Alpha Books trân trọng giới thiệu Giới thiệu Hội họp phần thiết yếu hoạt động tổ chức Là nhà quản lý, bạn phải dành ¼ nghiệp nhiều cho họp nhóm, dành 70-80% nghiệp cho gặp mặt đối mặt, đối với nhiều nhóm người Nơi làm việc bạn có nhiều người hiệu công việc phối hợp lẫn phức tạp người cần họp mặt theo nhóm nhằm giải vấn đề, định, chia sẻ thông tin trao đổi quan điểm, ý kiến Nhận xét ưa thích tơi là: “Hội họp hoạt động quản lý.” Các họp hội quan trọng để bạn thể lực quản lý (và thiếu lực) phát triển kỹ giao tiếp, tạo ảnh hưởng thuyết phục người khác, đồng thời tiến tới mục tiêu doanh nghiệp Tuy nhiên, họp giống quảng cáo Theo ước tính, có đến 50% số tiền chi cho quảng cáo bị lãng phí, khơng biết 50% lãng phí nằm đâu Tương tự, nửa thời lượng họp bị lãng phí, khơng biết cách loại bỏ lượng thời gian vơ ích Rất nhiều họp diễn lâu, không đạt hiệu quả, không thật mang lại kết mơ hồ thiếu định hướng Mặc dù vậy, khơng thể tránh hội họp Các họp đóng vai trò tuyệt đối cần thiết cho doanh nghiệp thành công bạn Tạo ảnh hưởng đến người khác Trong sách này, bạn học cách quản lý tham gia họp hiệu để tối đa hiệu suất từ thời gian dành cho hội họp người khác Đối với nhà quản lý, cách lập kế hoạch tiến hành họp trình bày nội dung yếu tố định thành công nghiệp bạn Trong họp, người giám sát cấp quan sát bạn Cấp bạn đặc biệt ý đến chất lượng số lượng đóng góp bạn họp Nếu thể tốt họp, bạn xem nhà lãnh đạo hứa hẹn có tiềm Bạn tỏa sáng trở thành người đóng góp xuất sắc phá hỏng tất Điều tùy thuộc bạn, bạn giấu Nếu bạn người chủ trì họp, nhân viên cấp đánh giá uy tín, lực, trí thơng minh tính cách chung bạn thông qua cách bạn tiến hành họp Những giám đốc thành công biết cách tổ chức tốt họp xử lý công việc hiệu mơi trường hội họp Peter Drucker1 nói rằng: “Hội họp cơng cụ quản lý.” Vì phần quan trọng nghiệp bạn họp, nên việc học cách hội họp cho hiệu đảm bảo họp bạn tham gia đạt kết mong muốn điều thiết yếu để thành công Peter Ferdinand Drucker (1909 - 2005) chuyên gia tư vấn quản trị hàng đầu giới Ông coi cha đẻ ngành quản trị kinh doanh đại, tác giả nhiều sách quản lý tiếng Tạp chí Financial Times bình chọn ơng bốn nhà quản lý bậc thầy thời đại (cùng với Jack Welch, Philip Kotler Bill Gates) (ND) Tiết kiệm thời gian Nếu tỏ xuất sắc tham gia tiến hành họp, bạn bù đắp đến 40% thời gian lãng phí ngày để làm việc đạt hiệu suất cao thu nhiều kết hơn, từ giúp bạn thăng tiến nhanh chóng doanh nghiệp Nhưng ngược lại, bạn đạt thành công công tác quản lý Trong sách này, thảo luận hai loại hình hội họp Loại quen thuộc với bạn họp nhóm, người có mặt nhiều lý khác Loại thứ hai họp đối một, tức bạn gặp người nhóm người để đàm phán, vấn, kỷ luật, tuyển dụng, sa thải, khen thưởng, ủy quyền thực hoạt động quản lý khác Cuốn sách bao gồm 21 ý tưởng cốt lõi đúc kết sau nhiều năm học hỏi nghiên cứu phương pháp tổ chức, phối hợp họp cách hiệu Khi bắt đầu kết hợp ý tưởng hay số ý tưởng chiến lược quản lý hội họp, bạn tổ chức họp hiệu đạt kết nhanh đến mức bạn không tin khác biệt Chương 1Các kiểu hội họp Thomas J Watson2, nhà sáng lập IBM, cho xuất phát điểm để tổ chức họp hiệu phải suy nghĩ cẩn thận họp từ trước Thomas John Watson (1874 - 1956) nhà sáng lập cựu chủ tịch IBM, ví “Người khổng lồ xanh” ngành công nghệ thông tin giới Xét phương diện, IBM tập đồn cơng nghệ số giới Watson người giàu thời đại ông mệnh danh người bán hàng vĩ đại vào năm 1956 (ND) Hãy xác định xem bạn cần tổ chức loại hình hội họp cấu trúc họp cho bạn tối đa hóa hiệu thời gian người tham gia Có nhiều họp tổ chức lúc khơng dự tính trước, khơng thực tế, khơng có chuẩn bị, khơng mục đích hay khơng có mục tiêu rõ ràng suy nghĩ Có năm kiểu hội họp khác Một số trùng lặp, loại có yêu cầu riêng biệt Chia sẻ thông tin Kiểu họp chia sẻ thông tin Đây bạn tập trung người lại để xem xét tiến độ chia sẻ thơng tin theo phương thức “bàn trịn” Vai trị người tham gia cập nhật hoạt động họ với người khác Họp nhân viên ví dụ điển hình cho kiểu hội họp Đây họp dựa quy trình cơng việc Nó khơng nhắm đến mục đích hay mục tiêu cụ thể, phần quy trình cơng việc diễn phương tiện giao tiếp quan trọng Hầu hết giám đốc khảo sát đánh giá họp chia sẻ thơng tin hình thức giao tiếp quan trọng thứ hai tổ chức (Hình thức giao tiếp quan trọng kiểu họp một-đối-một.) Giải vấn đề Kiểu hội họp thứ hai nhằm giải vấn đề Những họp hướng đến mục tiêu nhiệm vụ Mục đích kiểu họp tìm giải pháp cho vấn đề cụ thể Những họp diễn thường xun, thường khơng dự tính trước tổ chức nhanh chóng Thời gian diễn họp giải vấn đề phụ thuộc vào quy mô độ phức tạp vấn đề cần giải Hoạt động Kiểu thứ ba họp hoạt động, tức bạn tập trung nhân viên từ phịng ban khác Mục đích loại họp phổ biến “tình hình chung” cho đại diện phịng ban khác cơng ty Họp hội đồng Kiểu hội họp thứ tư họp hội đồng Đây họp lên lịch thường xuyên với chương trình nội dung chuẩn, tập trung nhóm người để theo dõi xem xét tiến độ, hoạch định công việc diễn trình bày nhận phản hồi Ví dụ điển hình cho hình thức họp hội đồng họp nhóm hay ban phụ trách chất lượng Đây lúc ủy ban/hội đồng đội ngũ nhân viên đánh giá nỗ lực vừa qua, thảo luận việc họ làm để cải thiện chất lượng đề xuất kiến nghị cho công tác quản lý theo định kỳ Bồi dưỡng đào tạo Kiểu hội họp thứ năm họp bồi dưỡng, đào tạo hay hội thảo với mục đích hướng dẫn thành viên tham gia chủ đề Ví dụ, bạn cần giới thiệu thiết bị công nghệ bạn triển khai chương trình dự án Có nhiều họp bao gồm đặc điểm năm loại hình trên, để tổ chức họp hiệu quả, người cần phải nắm rõ tổ chức theo kiểu Với bảng lật, sau bạn trình bày luận điểm người có hội tiếp thu lời nói, số hình ảnh minh họa mà bạn vừa viết vẽ bảng, lật sang trang khác để tiếp tục có trang trống Điều giúp bạn giành lại tập trung từ khán giả Một cách sử dụng bảng lật khác ghi trước luận điểm trang giấy chuẩn bị sẵn Hãy đảm bảo người nghe đối mặt với trang giấy trắng trước bạn bắt đầu Khi lần đầu đến gần bảng lật, lật trang trắng họ thấy chuỗi luận điểm bạn Khi bạn lật tiếp trang này, lại có trang trắng thứ hai nêu luận điểm Nếu sử dụng bảng viết sau trình bày xong luận điểm chính, xóa trắng bảng lần Nếu khơng, người nghe đưa mắt tới lui thể cần gạt kính xe bạn dịng chữ bảng Trong trường hợp, bạn muốn người nghe quay lại nhìn khn mặt bạn mà khơng bị nhãng nội dung viết, chiếu giấy, bảng hay hình Hãy đảm bảo bạn mang theo đủ bút lông bút bi Bạn kinh ngạc biết chi tiết bị xem nhẹ thường xun Bút bi khơ mực khơng thể dùng được, qn mang chúng đến cho bạn Tập luyện để trở nên hoàn hảo Điểm quan trọng cuối bạn phải luyện tập với cơng cụ thuyết trình PowerPoint, bảng lật bảng trắng Nếu điều quan trọng với bạn lẫn khán giả, lặp lại nhiều lần Hãy tập dượt trước, tốt với nhóm khán giả nhỏ Hãy nhớ thuyết trình tuyệt vời nâng tầm nghiệp bạn, biến bạn thành đẩy nhanh đường thăng tiến Đừng bỏ lỡ hội thực thuyết trình xuất sắc Chương 18Ni dưỡng tự tin hội họp Theo danh sách Kỷ lục Guinness, 54% người trưởng thành cho số nỗi sợ hãi ghê gớm nhất, việc nói chuyện trước đám đơng cịn đáng sợ chết Điều với tham gia hội họp phát biểu trước đồng nghiệp họ Trong nhiều trường hợp, người ngại ngùng e sợ ngồi im lặng suốt họp với hy vọng không bị ý đến Đôi bắt đầu thuyết trình cách bảo khán giả nỗi sợ nói chuyện trước đám đơng nỗi sợ hãi trầm luân thường ngăn cản người chinh phục điều họ Tơi bảo họ: “Hãy để tơi minh họa nỗi sợ xem cản bước người nào.” Sau tơi thơng báo: “Sau buổi thuyết trình này, tơi mời khán giả lên sân khấu trình bày thuyết trình ngắn điều họ học được, điểm khác biệt họ sau nghe chia sẻ.” Tôi quét đôi mắt khắp phòng, từ người sang người khác với vẻ cố chọn số thành viên tham gia để kéo lên sân khấu phát biểu Cả khán phòng im lặng chết chóc Sau đó, tơi hỏi: “Các bạn cảm thấy tơi nói tơi gọi lên phát biểu trước khán giả?” Hầu hết trả lời: “Tơi cầu mong người khơng phải mình.” Phát biểu đáng sợ Ý nghĩ phải đứng lên phát biểu trước đồng nghiệp, tệ trước khán phịng tồn người lạ, gây sợ hãi Dạ dày bạn quặn lại Tim đập loạn nhịp Đầu óc trống trơn bạn bắt đầu hụt Tuy nhiên, khả phát biểu phát biểu rõ ràng trước đám đông bạn, đưa quan điểm thuyết phục người khác theo quan điểm thúc đẩy nghiệp giúp bạn thăng tiến nhanh công ty Bạn cần phải tâm vượt qua nỗi e dè nỗi sợ nói chuyện trước đám đơng Bạn phải định cơng việc, tập nói chuyện tuyệt hay trước người khác Làm điều khiến bạn sợ hãi Ralph Waldo Emerson7 kể lần phố khu Concord, Massachusetts trẻ Một mảnh giấy bay đến chân ơng Ơng cúi xuống, nhặt tờ giấy lên đọc dòng chữ đó: “Hãy làm điều khiến bạn sợ hãi nỗi sợ đi.” Emerson tin dòng chữ thay đổi đời ông Ralph Waldo Emerson (1803 - 1882) nhà tiểu luận, nhà thơ triết gia người Mỹ, đồng thời người tiên phong phong trào tự lực cánh sinh chủ nghĩa siêu việt (ND) Trong tâm lý học, biết cách để vượt qua nỗi sợ hãi thực điều bạn e sợ Thông thường, thành công lớn bạn mặt sau nỗi sợ kinh khiếp Nếu vượt qua, bạn khơng thành cơng mà cịn loại bỏ nỗi sợ hãi khác cản bước Toastmasters Dale Carnegie Có cách giúp bạn vượt qua nỗi sợ hãi phát biểu họp tham gia kiện tổ chức Toastmasters International khóa học nói chuyện trước cơng chúng Dale Carnegie địa phương Tôi gặp gỡ nhiều người đến từ khắp nơi giới, người thay đổi thân hoàn toàn sau vài tuần tham gia buổi họp mặt có hội phát biểu Đây gọi “q trình gây tê hệ thống” Khi bạn làm điều lặp lặp lại, cuối bạn khơng cịn sợ việc Khi tham gia tổ chức này, bạn có hội đứng lên phát biểu vài lời tuần với thành viên khác nhóm Lúc đầu, bạn lo lắng sợ hãi Nhưng sau tuần thứ hai thứ ba, bạn nhận thấy nói trước tất người mà bạn biết tên riêng Điều giống “doanh nghiệp gia đình” nhỏ Nỗi sợ bạn biến Mối quan hệ nghịch Có mối quan hệ nghịch sợ hãi tự tin Khi tự tin tăng lên nhờ trải nghiệm thành công, nỗi sợ bạn giảm dần theo tỷ lệ tương ứng Chẳng bao lâu, đến lúc bạn hồn tồn khơng e sợ phát biểu thể thân nhóm nào, hầu hết chủ đề Hơn nữa, có nhiều sách khóa học audio bổ ích nói chuyện trước cơng chúng Những bước cải thiện nhanh chóng lâu dài Trong vịng sáu tháng kể từ bắt đầu học phát biểu cách tham gia vào buổi họp định kỳ, vừa đọc sách vừa nghe audio chủ đề đó, bạn phát biểu trước nhóm khán giả nào, đồng thời cất giọng thật tự tin rõ ràng Học viện Diễn thuyết Trong Học viện Diễn thuyết (Speaker’s Academy) chúng tôi, dạy người cách chuẩn bị cho buổi nói chuyện thuyết trình tới mặt tâm lý lẫn cảm xúc Phần quan trọng việc chuẩn bị minh họa trực quan Bạn vẽ nên tranh rõ ràng suy nghĩ, bạn phát biểu chậm rãi tự tin trước đồng nghiệp vẽ lại tranh đầu hết lần đến lần khác, đến tiềm thức bạn chấp nhận Kế đến, tham gia họp, tiềm thức bạn thể tự tin dũng khí mà bạn cần để biến hình ảnh đầu thành thực tế Phát biểu họp Có quy luật cho người phát biểu họp thường tạo sức ảnh hưởng lớn đến kết họp diễn Đây lý bạn nên tâm phát biểu thật rõ ràng năm phút họp, chủ đề Hãy ghi nhớ câu châm ngơn xưa: Người có quyền kiểm sốt người đặt câu hỏi Bằng cách đặt câu hỏi rõ ràng cho người chủ trì họp trình bày luận điểm, bạn cho thấy người thấu đáo, thơng minh hồn tồn tâm vào họp Nhờ đặt câu hỏi hay, người xem bạn “nhân tố định” họp Hơn nữa, người bạn đặt câu hỏi xem bạn nhân vật quan trọng có sức ảnh hưởng, bắt đầu ý đến bạn suốt họp để đảm bảo bạn hiểu vấn đề hỗ trợ họ Một lợi việc phát biểu sớm họp sau bạn trở nên tự tin phát biểu, có thắc mắc hay nhận xét Một quy luật khác cho rằng: “Người khơng đóng góp vào họp bị xem khơng có để đóng góp.” Khi ngồi im lặng họp họ rụt rè hay cảm thấy bất an phát biểu, cuối người tham gia khác họp kết luận người khơng có giá trị để đóng góp vào chủ đề chung Bạn không muốn người nghĩ Và vấn đề cuối cùng: Khi phát triển khả nói chuyện tự tin nhuần nhuyễn trước đám đơng, bạn chí khơng nhận trau dồi tự tin lực lên mức cao hơn, phát biểu họp đối họp doanh nghiệp hay tổ chức bạn Khả tăng mức độ tự tin lĩnh bạn tình tương tác với người khác, sống cá nhân lẫn công việc Chương 19Quy luật Parkinson họp Vài năm trước, nhà lập pháp người Anh C Northcote Parkinson8 viết sách ngắn có tên Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress (tạm dịch: Quy luật Parkinson: Theo đuổi tiến bộ) Quyển sách tạo ảnh hưởng sâu rộng đến hàng triệu người nhiều thập niên Cyril Northcote Parkinson (1909 - 1993) nhà sử học hải quân Anh Ông tác giả 60 sách, tiếng Quy luật Parkinson kể Ông học giả quan trọng lĩnh vực điều hành quản lý doanh nghiệp (ND) Quy luật Parkinson phát biểu rằng: “Công việc tăng lên để lấp đầy khoảng thời gian có sẵn nhằm hồn thành cơng việc đó.” Vì vậy, bạn có tám để hồn thành danh sách cơng việc, bạn tận dụng hết tám để hồn thành cơng việc mà phải tất bật vào cuối ngày Khi nghiên cứu mảng dịch vụ công nước Anh, Parkinson số lượng nhân công th phịng ban có quy mơ nào, người bận rộn ngày có cơng việc hồn thành Đây điểm yếu tai hại máy hành lĩnh vực, đặc biệt máy điều hành nhà nước Quy luật Parkinson hội họp Đặc biệt, quy luật ứng dụng chuẩn vào hội họp Những họp kéo dài lấp đầy thời gian dành sẵn cho chúng Nếu bạn phân bổ hai để giải hết nội dung họp, ngốn hết hai bạn phải vội vã vào phút cuối, đồng thời thường xuyên định tồi để kết thúc họp Nhưng phân bổ với số lượng hạng mục nội dung vậy, bạn ngạc nhiên hồn thành việc Quy luật khuyến khích “bắt đầu kết thúc sớm” Hãy thông báo thời gian bắt đầu Hãy giả sử người đến trễ khơng có mặt bắt đầu Hãy giải nhanh điểm thơng qua hết nội dung chương trình Đừng lan man phí thời gian cho vấn đề khác Phá luật Mục đích bạn thách thức thân phá vỡ Quy luật Parkinson Hãy xác định thời gian thảo luận cụ thể cho hạng mục nội dung Khi phát tờ chương trình họp, ghi thời gian mép bên phải, ví dụ từ đến 10 phút Đây phương pháp sơ đẳng để người thẳng vào vấn đề tránh lạc sang chủ đề khác Khi người nhận thời gian phân bổ cho họp thảo luận hạng mục cụ thể bị hạn chế, họ có khuynh hướng thẳng vào vấn đề tập trung vào nhiều Phân bổ thời gian bạn Bạn áp dụng phương pháp phá luật Parkinson cho phần công việc kế hoạch khác Khi gọi điện cho bạn ngang qua muốn nói chuyện với bạn, trả lời câu nói: “Tơi có gọi tám phút tới”, hoặc: “Tơi có bảy phút nói chuyện với bạn tơi có việc phải ngay.” Nhiều giám đốc xuất sắc làm việc nói thẳng với tơi họ có xác lượng thời gian cụ thể để tiếp chuyện tơi; vậy, “chúng ta thẳng vào vấn đề khơng?” Bình thường, người có 30 40 phút để phát biểu họ thẳng vào vấn đề hai phút Thông thường, họ bao quát vấn đề chương trình với vài phút Đặt thời hạn Nếu nhận thấy người lời có khuynh hướng kéo dài họp, nói với họ bạn phải 16 phút Lượng thời gian ngắn ngủi thật cảnh tỉnh họ Và gần đến thời hạn thông báo, bắt đầu gấp tài liệu cất chúng để chuẩn bị rời Mọi người thẳng vào vấn đề nhanh chóng tập trung vào hồn cảnh Bạn sử dụng mẹo để gia tăng đáng kể suất hiệu Hãy tự đặt thời hạn chặt chẽ để hồn thành cơng việc quan trọng Bạn ngạc nhiên với mức độ cơng việc hồn thành tự đặt thời gian phải rời chuyển sang công việc khác Chương 20Các mẹo hội họp cá nhân hiệu Bạn làm vài việc để họp có hiệu Việc dĩ nhiên lập nội dung chương trình Một cách xếp nội dung tốt thảo luận trước hạng mục với người tham gia họp Hãy áp dụng quy tắc “Không bất ngờ!” Hãy cung cấp trước nhiều kiến thức thông tin cho người tham dự tốt Hãy cho họ hội chuẩn bị xếp suy nghĩ Khi đến họp, họ nắm rõ thảo luận mục tiêu họp Có mục đích rõ ràng Hãy bắt đầu họp tuyên bố mục đích rõ ràng Hãy nói: “Cuộc họp nhằm định xem có nên tăng ngân sách cho lĩnh vực hay khơng có Cịn cắt giảm ngân sách nên bao nhiêu?” Joel Weldon bạn tôi, diễn giả chuyên nghiệp hàng đầu kiêm người đào tạo nên diễn giả chuyên nghiệp, dùng ví dụ cụ thể để minh họa cho quan điểm Anh gọi “tấm biển xe buýt” Anh đứng trạm chờ xe buýt để bắt chuyến từ điểm A đến điểm B, bạn định lên xe nào? Câu trả lời dĩ nhiên chuyến xe đến điểm B viết biển gắn phía tài xế Tương tự, phương pháp tăng hiệu suất cá nhân họp buổi thuyết trình cơng bố “tấm biển xe buýt”, tức “đích đến” họp – điều bạn hy vọng đạt tụ tập người lại với Thông tin Để nâng cao hiệu hội họp nữa, phân phát trước thông tin chủ đề thảo luận để người có hội lên kế hoạch, chuẩn bị, xếp sẵn sàng tham gia hội họp hiệu Hãy mời người cần thiết phải diện Hãy tránh xu hướng tự nhiên mời người đến họp để họ cảm thấy bị bỏ mặc Điều tử tế bạn làm với vai trị người chủ trì họp thông báo họ không cần tham gia họp Họ tiếp tục việc làm có việc quan trọng phát sinh, thơng báo cho họ sau Nếu người tham gia họp, làm điều để tránh phải tham gia bạn khơng cần có mặt Hãy thử hỏi người chủ trì họp xem có cách khác để bạn đóng góp u cầu hay khơng Nếu diện bạn họp quan trọng, yêu cầu người chủ trì thảo luận luận điểm liên quan đến bạn bắt đầu để bạn đóng góp, sau tìm cớ cáo lui cách lịch Đóng góp cách trực quan Nếu xây dựng thuyết trình PowerPoint văn bản, chắn bạn có sẵn ghi để phân phát cho người kèm theo nội dung chương trình bắt đầu Khoảng 70% thành viên tham gia thường tiếp thu đọc hiểu thơng tin qua hình ảnh trực quan, có 30% tiếp nhận thơng tin qua lời nói Có nghĩa khơng thể thấy thơng tin qua văn hình ảnh, họ khơng thể xử lý nắm bắt khoảng thời gian ngắn Đó lý bạn cần viết tất điểm quan trọng đảm bảo người đặt nội dung quan trọng trước mặt bạn đề cập đến chúng họp Việc viết xây dựng nội dung trực quan gia tăng hiệu cho họp Khi người nhìn thấy bạn trình bày thảo luận, họ có nhiều khả đóng góp bình luận sâu sắc q trình diễn họp Kết thúc mạnh mẽ Mọi họp nên kết thúc trí rõ ràng hành động Ai làm việc gì, hồn thành vào lúc cần đạt tiêu chí gì? Khi làm để bạn hay theo dõi cam kết hành động thống họp? Chuyện diễn lúc này? Hãy xem họp công cụ tuyệt đối cần thiết bạn muốn giải công việc triệt để người khác Hãy tâm sử dụng thành thục cơng cụ lợi ích cao cho bạn doanh nghiệp Nếu bạn biết đến người tổ chức hội họp xuất sắc, người khác hào hứng tham gia bạn mang lại lợi ích cho họ nghiệp Chương 21Hoạt động quản lý họp Các họp công cụ quan trọng giúp bạn thăng tiến nghiệp Tương lai bạn cương vị nhà quản lý, nhà lãnh đạo giám đốc liên đới trực tiếp với khả tổ chức tốt họp thể xuất sắc dịp Hãy xuất sắc từ điều Hãy tham gia họp thể phần quan trọng tương lai bạn, thường Nghi thức cho họp hiệu Đầu tiên, lên kế hoạch trước Hãy suy nghĩ xem cần tổ chức họp kiểu gì, cần tham gia họp họ cần tham gia thảo luận hạng mục liên quan đến Hãy chuẩn bị nội dung chương trình hồn chỉnh Hãy mời người khác đóng góp xây dựng nội dung Hãy thực quy tắc “Không bất ngờ” Mọi người nên đến họp hiểu rõ thảo luận, với đầy đủ thơng tin để có đóng góp thật giá trị Hãy bắt đầu kết thúc họp Hãy nhớ thu nhập theo người tham gia mà họp khoản đầu tư tiền tốn doanh nghiệp (Một số họp tiêu tốn đến hàng trăm, chí hàng nghìn đơ-la tiền lương nhân viên.) Thời gian dành cho chúng nhờ mà khơng bị lãng phí “Đánh” vấn đề Hãy “đánh” vấn đề họp Khi người lạc sang chủ đề khác, nói: “Tại không xếp chủ đề sang bên thảo luận sau họp?” Hãy suy nghĩ phương diện hành động Một họp mà không kết thúc cam kết hành động cụ thể từ nhân viên cụ thể gần thảo luận luẩn quẩn không lối thoát Hãy đến kết luận hành động dành cho hạng mục nội dung Hãy định làm điều đó, khơng làm xếp họp tiếp nối để đưa kết luận cuối Hãy tổng kết vấn đề tiếp Hãy để thành viên quan trọng tiếp nối họp cam kết hành động Hãy đảm bảo người biết họ phải làm gì, hồn thành bước Đừng “tưởng” Cuối cùng, tâm tiến hành tham gia họp thật xuất sắc Hãy sử dụng công cụ quan trọng để gặt hái nhiều kết tốt cho doanh nghiệp cho thân bạn Lời kết Bạn biến họp bình thường thành hội sinh lợi cao cho thân doanh nghiệp Bạn hướng dẫn, định hướng xây dựng đội ngũ quyền họp Bạn gây ấn tượng với cấp qua việc tham gia chủ trì họp Bạn tận dụng họp để hồn thành cơng việc vốn khơng thể hồn thành cách khác Bạn giải vấn đề, định, tạo sức ảnh hưởng, thuyết phục người kiểm sốt dịng kiện Hãy đọc đọc lại ý tưởng sách này, bạn trở nên thành thục hoạt động quan trọng đời sống doanh nghiệp: HỘI HỌP Table of Contents Lời nói đầu Giới thiệu Chương Các kiểu hội họp Chương Xác định mục đích họp Chương Xem hội họp khoản đầu tư doanh nghiệp Chương Xác định nội dung chương trình Chương Tổ chức họp nào? Chương Tham gia hội họp Chương Các họp giải vấn đề Chương Mơ hình định họp Chương Những vấn đề họp Chương 10 Nguyên nhân khiến họp không hiệu Chương 11 Các họp đối Chương 12 Các họp phân công nhiệm vụ Chương 13 Các họp ngồi văn phịng Chương 14 Bố trí trang thiết bị họp - khơng gian bên Chương 15 Bố trí trang thiết bị họp - khơng gian bên ngồi Chương 16 Bố trí phịng họp Chương 17 Thuyết trình họp Chương 18 Nuôi dưỡng tự tin hội họp Chương 19 Quy luật Parkinson họp Chương 20 Các mẹo hội họp cá nhân hiệu Chương 21 Hoạt động quản lý họp Lời kết ... Các kiểu hội họp Chương Xác định mục đích họp Chương Xem hội họp khoản đầu tư doanh nghiệp Chương Xác định nội dung chương trình Chương Tổ chức họp nào? Chương Tham gia hội họp Chương Các họp giải... tiến hành họp Những giám đốc thành công biết cách tổ chức tốt họp xử lý công việc hiệu môi trường hội họp Peter Drucker1 nói rằng: ? ?Hội họp cơng cụ quản lý.” Vì phần quan trọng nghiệp bạn họp, nên... pháp tổ chức, phối hợp họp cách hiệu Khi bắt đầu kết hợp ý tưởng hay số ý tưởng chiến lược quản lý hội họp, bạn tổ chức họp hiệu đạt kết nhanh đến mức bạn khơng tin khác biệt Chương 1Các kiểu hội