Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp; Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Đà Nẵng; Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Đà Nẵng.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN - - ĐINH HỒNG CÁT HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG – 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN - - ĐINH HỒNG CÁT HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Chuyên ngành : Kế toán Mã số: 60.34.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS: NGUYỄN PHI SƠN ĐÀ NẴNG – 2018 LỜI CẢM ƠN Tác giả trân trọng bày tỏ lời biết ơn đến thầy giáo, anh chị, đồng nghiệp Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Petrolimex Đà Nẵng bỏ tâm huyết để giúp đỡ tác giả q trình hồn thiện luận văn Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả luận văn Đinh Hồng Cát LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu luận văn trung thực không trùng lặp với đề tài khác Tác giả luận văn Đinh Hoàng Cát MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục luận văn Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Vai trị, mục tiêu hệ thống kiểm sốt nội 1.1.2.1 Vai trò, cần thiết hệ thống KSNB 1.1.2.2 Mục tiêu hoạt động hệ thống KSNB 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 1.1.3.1 Những quan điểm đổi COSO 2013 18 1.1.3.2 Những hạn chế vốn có hệ thống KSNB 20 1.1.4 Những vấn đề cần ý thiết lập hệ thống KSNB 21 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 23 1.2.1 Một số vấn đề chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp 23 1.2.1.1 Phạm vi chu trình mua hàng – toán 23 1.2.1.2 Các chức chu trình mua hàng – toán 23 1.2.1.3 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán .25 1.2.1.4 Các chứng từ, sổ sách thường sử dụng chu trình mua hàng – toán 27 1.2.2 Các rủi ro chu trình mua hàng – tốn 27 1.2.2.1 Rủi ro trình mua hàng 27 1.2.2.2 Rủi ro q trình tốn 28 1.2.3 Kiểm sốt chu trình mua hàng - toán doanh nghiệp 28 KẾT LUẬN CHƯƠNG 33 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 34 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP TM & VT PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 34 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải PETROLIMEX Đà Nẵng 34 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 35 2.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 35 2.1.2.2 Đặc điểm sản phẩm 36 2.1.2.3 Thị trường hoạt động công ty 37 2.1.2.4 Tổ chức tiêu thụ công ty 38 2.1.3 Tổ chức máy quản lý công ty 39 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CP TM&VT PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 44 2.2.1 Các rủi ro chu trình mua hàng – tốn Cơng ty cổ phần TM&VT Petrolimex Đà Nẵng 44 2.2.2 Kiểm soát chu trình mua hàng - tốn Cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Đà Nẵng 47 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 69 2.3.1 Những kết đạt 69 2.3.2 Những hạn chế nguyên nhân hạn chế 70 KẾT LUẬN CHƯƠNG 71 CHƯƠNG HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 73 3.1 YÊU CẦU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY 73 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY 77 3.2.1 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội cụ thể cho chu trình mua hàng – tốn 77 3.2.1.1 Hồn thiện sách nhân 78 3.2.1.2 Hoàn thiện quy chế quản lí tài 78 3.2.1.3 Xây dựng quy chế kiểm toán nội 79 3.2.2 Các giải pháp hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng – tốn 79 3.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 79 3.2.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro 80 3.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 80 3.2.2.4 Hoạt động thông tin truyền thông 86 3.2.2.5 Hoạt động giám sát 88 KẾT LUẬN CHƯƠNG 89 KẾT LUẬN 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao) DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Viết tắt Dịch nghĩa BCTC Báo cáo tài CBNV Cán nhân viên DN Doanh nghiệp HĐQT Hội đồng quản trị HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội KSNB Kiểm soát nội KTNB Kiểm toán nội SXKD Sản xuất kinh doanh TGNH Tiền gửi ngân hàng DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Một số tiêu kinh tế chủ yếu Công ty qua năm (2015 – 2017) 35 Bảng 2.2 Hóa đơn GTGT nhập hoạt động bán lẻ 53 Bảng 2.3 Mẫu phiếu nhập kho 53 Bảng 2.3 Mẫu phiếu nhập kho 54 Bảng 2.4 Mẫu thẻ kho 55 Bảng 2.5 Đơn đặt hàng 01/ ĐH 60 Bảng 2.6 Phiếu chi 67 Bảng 2.7 Uỷ nhiệm chi 68 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1: Mơ hình mối liên hệ KSNB với hiệu hoạt động Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex 39 Đà Nẵng 39 Hình 2.2 Sơ đồ máy kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Đà Nẵng 41 Hình 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ hạch tốn Cơng ty cổ phần thương mại 43 vận tải Petrolimex Đà Nẵng 43 Hình 2.4 Chu trình mua hàng – tốn cơng ty 45 Hình 2.5 Quy trình kiểm sốt chu trình mua hàng nhập kho hàng hóa 47 Hình 2.6 Quy trình hạch tốn nghiệp vụ mua hàng 48 Hình 2.7 Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song 57 77 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY 3.2.1 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội cụ thể cho chu trình mua hàng – tốn Cơng ty nên xây dựng hệ thống KSNB chu trình mua hàng – toán theo bước sau: - Bước 1: Xác định dịng tác nghiệp rủi ro gặp phải mua hàng nhập kho - Bước 2: Mơ hình hóa phân tích - Bước 3: Mô tả đối chiếu quy chuẩn/quy tắc quản lý (thuộc Mơi trường kiểm sốt quy định quy chế khác thiết lập) - Bước 4: Hình thành quy trình - hướng dẫn thực hiện/truyền thơng chu trình mua hàng – tốn - Bước 5: Thử nghiệm đánh giá phù hợp Trong khuôn khổ viết này, công ty nên tổ chức hệ thống kiểm soát nội với cấu trúc sau: Phần 1: Mơi trường kiểm sốt nội - Sơ đồ tổ chức quản lý - Nội quy, quy chế, quy định định - Kế hoạch công tác lập kế hoạch - Chính sách nhân sự, quản trị nhân - Chính sách phát triển tổ chức, sản phẩm dịch vụ Phần 2: Rủi ro quản lý rủi ro - Rủi ro tài - Rủi ro chiến lược - Rủi ro hoạt động - Rủi ro nguy hiểm Phần 3: Các thủ tục kiểm soát hướng dẫn tác nghiệp - Kiểm sốt q trình sốt mua hàng, nhận hàng toán 78 - Bảo vệ hàng tồn kho - Kiểm sốt TSCĐ/Cơng cụ dụng cụ/Chi phí trả trước - Kiểm sốt tiền mặt, tài khoản NH - Hệ thống Tài – Kế tốn – Kiểm tốn nội - Hệ thống thơng tin/Truyền thông nội Cho dù hệ thống quy chế, quy định, quy chuẩn tốt đến đâu, phù hợp đến mức thiếu tuyên bố mạnh mẽ hành động liệt cho áp dụng từ Hội đồng quản trị/Ơng chủ hệ thống khơng thể tự mang lại lợi ích cho doanh nghiệp Điều địi hỏi quy định/quy chuẩn/quy chế thiếu điều khoản thi hành chế tổ chức thực cho xác định rõ ràng trách nhiệm đến cá nhân Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp ln ln có biến động/thay đổi/cải tổ khơng có hệ thống hồn hảo vĩnh cửu Điều nói lên rằng, vào triển khai cần định kỳ rà soát nâng cấp cho phù hợp với doanh nghiệp thời kỳ 3.2.1.1 Hoàn thiện sách nhân Hằng năm, cơng ty nên có kế hoạch đào tào nhân có nhằm tạo nguồn nhân lực có trình độ chun mơn, quản lý tốt Điều giúp cho nhà quản lý cấp cao chủ động việc sử dụng nguồn lực người để góp phần đạt mục tiêu chung đơn vị Đặc biệt, cơng ty cần có biện pháp nâng cao lực đội ngũ làm công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán, đảm bảo đủ số lượng chất lượng, thường xuyên cập nhập nâng cao kiến thức quản lý đầu tư kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn 3.2.1.2 Hồn thiện quy chế quản lí tài Hồn thiện quy trình kiểm sốt chi phí, nhiên liệu - Để kiểm sốt chi phí nhiên liệu, cần thiết phải xây dựng lại quy trình kiểm sốt chi phí nhiên liệu mà theo phịng kỹ thuật vật tư nghiệm thu nhiên liệu có xác nhận phịng kế hoạch điều độ sản lượng thực lái xe 79 Hồn thiện qui trình KSNB chi phí vật tư, phụ tùng mua đưa vào phương tiện (khơng qua nhập kho) - Cần phải có tham gia, giám sát lãnh đạo phòng kỹ thuật vật tư lãnh đạo đơn vị qui trình mua sắm vật tư, phụ tùng - Cơng ty cần phải yêu cầu ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập tiến hành mua sắm vật tư, phụ tùng Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí tiền khác - Để tăng cường khả kiểm sốt chi phí cơng ty cần phải qui định cụ thể định mức chi phí mức khốn cho loại chi phí ví dụ như: chi phí điện thoại, chi phí điện nước, chi phí văn phòng phẩm… cho phận 3.2.1.3 Xây dựng quy chế kiểm tốn nội Với quy mơ kinh doanh nay, phận KTNB Công ty nên thành lập gồm năm người, đứng đầu Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc Dưới trưởng phịng phó trưởng phịng kiểm tốn viên nội bộ, người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp, am hiểu nhiều lĩnh vực đưa bồi huấn bổ sung kiến thức vể kiểm tốn nội chu trình mua hàng toán Bộ phận KTNB tiến hành sau: - Xác lập mối quan hệ KTNB với phận đơn vị phịng ban chức cơng ty quan kiểm toán độc lập, Kiểm toán Nhà nước, Việc xác lập mối quan hệ thông qua việc ban hành quy chế nội công ty nhằm tạo thống triển khai thực 3.2.2 Các giải pháp hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng – tốn 3.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt Một mơi trường kiểm sốt tốt tảng cho hoạt động hữu hiệu hệ thống KSNB Vì vậy, thân nhà quản lý phải thực quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội làm gương việc tuân thủ quy định DN 80 DN nên phân công công việc rõ ràng cho nhân viên phận mua hàng trả tiền để cá nhân hiểu rõ nhiệm vụ tránh đùn đẩy cơng việc cho nhau, cần tuân thủ nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” 3.2.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro Hoạt động môi trường kinh tế đầy cạnh tranh thách thức nay, DN đối mặt với nhiều rủi ro Do đó, nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá phân tích rủi ro để kịp thời đưa giải pháp nhằm ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro Trong đó, điều kiện tiên phải xây dựng mục tiêu hoạt động cụ thể phổ biến rộng rãi DN 3.2.2.3 Hoạt động kiểm soát Đối với hệ thống kế tốn Kiểm sốt q trình mua hàng Để đảm bảo cho q trình lưu thơng hàng hố tiến hành liên tục mang lại hiệu cao, DN cần tổ chức tốt trình mua hàng Q trình bao gồm bước cơng việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng xác nhận cam kết mua hàng - Yêu cầu mua hàng Khi nhận thấy hàng hóa kho thấp mức dự trữ tối thiểu, phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng chuyển đến phận mua hàng có nhu cầu, phận bán hàng lập giấy đề nghị mua hàng Các DN cần ý đến thủ tục kiểm soát quan trọng đề nghị mua hàng sau: Tất nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng phê duyệt có người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin lập thành hai liên (Liên 1: Lưu phận yêu cầu; liên 2: Lưu phận mua hàng để làm đặt hàng) Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho nhu cầu Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng 81 giao cho người phụ trách mua hàng bảo quản Thủ tục nhằm đối phó với rủi ro người khơng có thẩm quyền đề nghị mua hàng Thường xuyên theo dõi tiến độ thực giấy đề nghị mua hàng phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua xử lý kịp thời bước Để làm điều này, cần phải tiến hành lưu riêng hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng nhận đơn đặt hàng giấy đề nghị mua hàng chưa nhận đơn đặt hàng Cần có kế hoạch nghiên cứu để dự báo thay đổi quy định giá bán lẻ xăng dầu nước Bộ Tài Tham khảo dự tốn đề phịng biến động giá kế tốn quản trị công ty - Phê duyệt mua hàng Khi nhận giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho thời điểm để làm sở cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng sớm gây lãng phí, ứ đọng vốn,… tồn mức cần thiết, đặt hàng trễ gây thiếu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ giấy đề nghị mua hàng không cần thiết mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa Cần phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người đặt mặt hàng, dẫn đến lượng hàng vượt mức cần thiết Mở sổ theo dõi mặt hàng đặt mặt hàng cần đặt thêm để tránh trường hợp hàng đặt nhiều khơng đủ chỗ chứa Cần có kế hoạch nghiên cứu để dự báo thay đổi quy định giá bán lẻ xăng dầu nước Bộ Tài Giá bán lẻ xăng dầu Việt Nam điều hành dựa giá sở Theo nghị định 83/2014/NĐ-CP khái quát giá sở dùng để tham chiếu cho việc thay đổi giá bán lẻ kỳ tính tốn bình qn 15 ngày khứ giá Platts Singapore cộng với yếu tố cấu thành giá khác thuế nhập (tiêu thụ đặc biệt, có), thuế bảo vệ mơi trường, quỹ bình ổn giá, chi phí lợi nhuận định mức doanh nghiệp Đồng thời, thống nguyên tắc cho giá bán lẻ thay đổi theo giá sở theo chu 82 kỳ 15 ngày minh bạch việc tính tốn giá sở làm giảm biến số dự báo, từ dự báo thay đổi giá bán nước dự báo tốt giá xăng dầu giới nói chung giá Platt’s Singapore nói riêng - Lựa chọn nhà cung cấp Mục đích để DN tiếp cận nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá hợp lý Sau nhận giấy đề nghị mua hàng (đã phê duyệt), phận mua hàng vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp Đối với nhà cung cấp truyền thống, định kỳ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá nhà cung cấp so sánh với giá thị trường Bên cạnh đó, DN cần mở rộng giao dịch với nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng Các thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà cung cấp: Đề nghị nhà cung cấp báo giá có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn nhà cung cấp tốt nhất; Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp thời gian dài dẫn đến nhân viên chọn nhà cung cấp khơng bán hàng hóa phù hợp mức giá khơng hợp lý họ nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp; Ban hành quy tắc đạo đức nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay lợi ích khác từ nhà cung cấp Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc phát nhân viên nhận tiền hoa hồng; Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) bảng báo giá phải ghi chép, lưu trữ tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt; Việc lựa chọn nhà cung cấp phải người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có thơng đồng nhân viên mua hàng nhà cung cấp; Thực nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thơng đồng với nhà cung cấp; 83 DN nên cập nhật thường xuyên quản lý danh sách nhà cung cấp giúp DN thực giao dịch mua hàng với nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ lực hạn chế giao dịch với nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng - Đặt hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng Các thủ tục kiểm soát khâu đặt hàng: Đơn đặt hàng trước thực phải phê duyệt Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí Đánh số thứ tự liên tục trước đơn đặt hàng chưa sử dụng bảo quản cẩn thận Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành sử dụng đơn đặt hàng in sẵn Nếu phát bị đơn đặt hàng in sẵn, phận mua hàng cần nhanh chóng thơng báo cho phận liên quan để ngừng xử lý đơn đặt hàng này; Thông báo cho nhà cung cấp biết người đủ thẩm quyền đặt hàng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp trực tiếp thực giao dịch tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận Theo dõi lô hàng hạn giao hàng chưa nhận hàng - Xác nhận cam kết mua hàng Đơn đặt hàng DN lập chưa phải chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hố bên bán bên mua chưa có đồng ý bên bán Thông thường sau gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo số lượng, chất lượng, giá thời hạn đơn đặt hàng Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng lập lại cần phải thông báo cho phận có liên quan biết Kiểm sốt trình nhận hàng Sau đạt thoả thuận bên bán bên mua, phận mua hàng cử nhân viên đến địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng 84 Các thủ tục kiểm sốt q trình sau: - Để kiểm sốt tốt, nhân viên nhận hàng khơng thuộc phận đặt hàng; - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận lập thành ba liên gửi cho phận: Bộ phận nhận hàng, phận mua hàng kế toán Báo cáo nhận hàng phải đánh số liên tục bảo quản cẩn thận, phát báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo cho phận có liên quan; - Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng hàng giao không với đơn đặt hàng hay hợp đồng phê duyệt; - Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả vơ tình bỏ sót chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế bảng kiểm tra bao quát tất đặc điểm quan trọng hàng mua cần kiểm tra nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho phận mua hàng; - Nhanh chóng chuyển hàng nhận đến vị trí tồn trữ xác định chuyển đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai hàng nhận Kiểm soát nợ phải trả người bán trả tiền Việc ghi nhận nợ phải trả trả tiền vào sổ sách kế toán thực kế toán nhận hoá đơn bán hàng nhà cung cấp Trọng tâm việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo phê duyệt thích hợp cho khoản phải trả, chi trả hạn cho số lượng hàng thực nhận, theo đơn giá thoả thuận, tránh trả tiền trùng lắp,… Các thủ tục kiểm soát là: - Quy định luân chuyển chứng từ để đảm bảo hoá đơn nhà cung cấp chuyển đến Phịng Kế tốn Khi nhận hố đơn, kế tốn cơng nợ kiểm tra đối chiếu hoá đơn với chứng từ khác đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho,… để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng xét duyệt đầy đủ, hàng nhận số lượng, chất lượng, giá theo thỏa thuận hai bên - Nếu có sai sót hố đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để 85 tìm hiểu nguyên nhân xử lý kịp thời - Nên thực việc toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy gian lận - Chú ý theo dõi hàng bị trả lại giảm giá, hóa đơn nhà cung cấp mà kế tốn nhận khơng có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng xử lý phù hợp - Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi hoá đơn chưa trả tiền hoá đơn trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lắp Các hóa đơn chưa trả tiền cần xếp theo thứ tự ngày đến hạn toán để đảm bảo việc chi trả theo thỏa thuận, hóa đơn trả tiền cần đóng dấu “Đã toán” để tránh trả tiền hai lần cho hóa đơn Định kỳ, nhận giấy đối chiếu công nợ từ nhà cung cấp, kế tốn cần kiểm tra kỹ thơng báo kịp thời cho nhà cung cấp có sai sót Ngồi ra, kế tốn cơng nợ cần ý nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ để đảm bảo nghiệp vụ ghi niên độ Để đảm bảo hiệu thủ tục kiểm soát trên, DN nên tăng cường hoạt động giám sát trình thực đồng thời nhà quản lý tiến hành so sánh kết hoạt động mua hàng trả tiền thực tế với dự toán, với kỳ trước hay với đối thủ khác nhằm có biện pháp giải kịp thời phận mua hàng không đạt mục tiêu đề Kiểm soát chặt chẽ Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Chứng từ tốn để kê khai thuế cách hợp lý chuẩn xác Đối với hoạt động toán để tránh việc bỏ lỡ khoản chiết khấu, ưu đãi nộp tiền khơng hạn, kế tốn tiền sử dụng thủ tục sau: Thứ nhất, hình thức mua hàng trả sau, kế tốn tiền thường xuyên truy cập vào tập tin sổ chi tiết nợ phải trả người bán để ghi nhớ ngày để tốn tồn tiền hàng hóa đơn Thứ hai, trường hợp khoản chiết khấu tính riêng, áp dụng cho hóa đơn đơn lẻ nghiệp vụ phát sinh tháng người bán 86 thường kế tốn tiền tập hợp hóa đơn chưa tốn lại lập bảng kê hóa đơn chưa tốn để ghi ngày phải trả tiền Trước ký ủy nhiệm chi, phiếu chi Kế toán trưởng người độc lập kiểm tra xem ủy nhiệm chi hay phiếu chi mà kế toán tiền lập có khớp với hóa đơn cần tốn kiểm tra trước đó, đính kèm lúc xét duyệt toán Các ủy nhiệm chi, phiếu chi phải có phê duyệt Tổng Giám đốc người ủy quyền, Kế toán trưởng, xác nhận ngân hàng thủ quỹ, người nhận tiền kế tốn tiền làm để nhập liệu cập nhập liệu tập tin liên quan Kế toán tiền đánh dấu lên ủy nhiệm chi nhập liệu Các hóa đơn chứng từ liên quan toán kế toán tiền đánh dấu “Rồi” để xác nhận, cụ thể hóa đơn phiếu nhập kho tránh trường hợp toán thêm lần Các phiếu chi chi tiền xong thủ quỹ giữ lại tạm thời để lập bảng tổng hợp cuối tháng phiếu chi thực tháng Kế tốn tiền người có trách nhiệm kiểm tra thơng tin phiếu chi với bảng tổng hợp Sau đó, kí xác nhận vào cuối bảng tổng hợp nhận lại toàn liên tất phiếu chi lưu trữ Các phiếu chi đánh số thứ tự liên tục theo tháng Hàng tháng kế toán tiền tiến hành đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết tiền gửi 3.2.2.4 Hoạt động thông tin truyền thông DN cần đặc biệt quan tâm hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phận quan trọng mang tính chất định đến chất lượng thơng tin DN Hệ thống thơng tin kế tốn, xét mặt quy trình bao gồm ba phận: Chứng từ, sổ sách báo cáo Bên cạnh đó, DN cần xây dựng hồn thiện hệ thống truyền thơng bên lẫn bên Ý thức cần thiết này, từ nhiều năm qua, Lãnh đạo công ty dành cho công tác truyền thông quan tâm thích hợp Từ việc nêu rõ mục đích yêu cầu, đến việc ban hành quy chế, quy định; thiết lập, nâng cấp hệ thống trang tin điện tử (website/trang web) công cộng nội 87 bộ; đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ biên tập viên hệ thống website www.petajicodanang.petrolimex.com.vn Trang web cơng ty ngày có nhiều tin, bài, hình ảnh phản ánh đa dạng, sinh động đời sống sản xuất - kinh doanh (SX-KD) đơn vị thành viên; tôn vinh kịp thời gương người tốt việc tốt, điển hình tiên tiến; truyền tải sáng kiến hay, cách làm tốt, sáng tạo thực thi đẩy mạnh cung cấp hàng hóa, dịch vụ Petrolimex; thực hóa chủ trương “người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam”, v.v Nhiều tin, có chất lượng quan báo chí quan tâm, sử dụng Lãnh đạo Tập đồn ln đánh giá cao nỗ lực tập thể CBCNV-NLĐ hoạt động SX-KD; bên cạnh đó, nỗ lực đội ngũ biên tập viên website đơn vị thành viên có nhiều cố gắng để tăng cường số lượng, nâng cao chất lượng tin, bài, hình ảnh; đưa tin trung thực, xác, kịp thời Để chủ động đẩy mạnh truyền thông tiến lên tầm cao mới, thiết nghĩ, người đứng đầu đơn vị thành viên Petrolimex cần tập trung vào việc sau: Một là, phải có tin, đăng website đơn vị Đây điều kiện “cần” để truyền thông Nếu đăng website khơng có để truyền thơng Hai là, phải có người đọc Đây điều kiện “đủ” để truyền thơng Nếu có tin đấy, có đấy; khơng có đọc rõ ràng tin, có khơng Như vậy, có tin/bài có người đọc vế vấn đề Phải có vế hình thành lên câu chuyện truyền thơng Thiếu vế khơng cịn câu chuyện truyền thơng Có nhiều giải pháp để gia tăng người đọc Gửi thư điện tử (e-mail) đến tất CBCNV-NLĐ có kiện quan trọng mà nhiều người phải vị trí làm nhiệm vụ nên khơng có điều kiện tham dự Đó cách làm Ví như: Cơng ty Xăng dầu B12 vừa kỷ niệm 40 năm thành lập, đón nhận Huân chương Độc lập hạng ba có nhiều tin, bài; có thư cảm ơn Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty gửi CBCNV-NLĐ đăng website Vậy nên, gửi e-mail đến CBCNV-NLĐ việc cần làm, nên làm 88 Thói quen đọc e-mail truy cập website đâu xa lạ Nó tạo lập Chủ động đẩy mạnh công tác truyền thông, thiết nghĩ, phải việc Nhưng phải tính kịp thời, tính thơng tin; bên cạnh đó, khơng ngừng nâng cao chất lượng tin, tăng cường số lượng bài; hình ảnh phải theo nguyên tắc “quý hồ tinh - bất đa” - nghĩa là: Thà ảnh đẹp cịn nhiều ảnh không chưa đẹp Làm vậy, chắn, hệ thống website mà dày cơng xây đắp góp phần tích cực vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển SX-KD để Công ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Đà Nẵng tiến xa 3.2.2.5 Hoạt động giám sát DN nên đầu tư hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động phận mua hàng trả tiền có thiết kế cần phải điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động DN giai đoạn Để hoạt động giám sát đạt hiệu cao, DN cần phải: Thứ nhất, giám sát bước thực chu trình mua hàng trả tiền để đảm bảo thủ tục kiểm soát thực nghiêm túc nhằm hạn chế sai phạm xảy chu trình Thứ hai, cuối tháng, Trưởng phòng cung ứng cần yêu cầu nhân viên lập bảng phản ánh cơng việc hồn thành, sau đánh giá kết thực nhân viên để có hình thức khen thưởng kịp thời nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên đồng thời có biện pháp nhắc nhở kỷ luật nhân viên vi phạm Định kỳ (cuối tháng) có nhu cầu Giám đốc u cầu Trưởng phịng cung ứng báo cáo tình hình thực hoạt động mua hàng so sánh với tiêu, kế hoạch định Từ đó, Giám đốc đưa biện pháp điều chỉnh thích hợp nhằm ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro cho DN Bên cạnh đó, Giám đốc cần yêu cầu nhân viên báo cáo hoạt động bất thường xảy trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định 89 DN pháp luật hành có khả làm giảm uy tín DN Thứ ba, định kỳ đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định xác số lượng chất lượng hàng cịn lại kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa tiêu thụ Trong trình kiểm kê, Trưởng ban kiểm kê cần ý số thủ thuật gian lận sau: Hoán chuyển vị trí để đếm nhiều lần cho số hàng nhằm làm tăng số lượng kiểm kê; mượn hàng từ bên để làm tăng số lượng hàng kho thời điểm kiểm kê, sau trả lại kiểm kê kết thúc; ngụy tạo hàng thùng, hộp rỗng; cố tình kiểm kê sai tác động để nhóm kiểm kê sai Thứ tư, định kỳ, người giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc những khiếm khuyết hệ thống Khiếm khuyết hiểu thiếu sót có thực tiềm ẩn mà người giám sát phát cần điều chỉnh hệ thống KSNB nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề đồng thời xem xét hậu khiếm khuyết gây ra, sau tìm hiểu ngun nhân đưa giải pháp khắc phục Trên mơ hình chung hệ thống KSNB chu trình mua hàng trả tiền Mơ hình mang tính khái quát, tùy theo đặc điểm hoạt động, lĩnh vực kinh doanh mà DN áp dụng phù hợp để hệ thống KSNB DN vận hành hiệu KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương luận văn đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Đà Nẵng, có u cầu phương hướng mà cơng ty cần phải thực để giúp cho chu trình mua hàng – tốn diễn cách hợp lý giúp tối ưu hiệu hoạt động doanh nghiệp cách cụ thể 90 KẾT LUẬN Nền kinh tế Việt Nam có nhiều hội phát triển phải đối mặt với nhiều thách thức trình hội nhập kinh tế quốc tế Để nâng cao lực cạnh tranh, điều kiện sống doanh nghiệp phải kiểm sốt tốt chi phí có định kinh doanh đắn Vấn đề đặt phải giải pháp để thực cơng tác kiểm sốt đạt mục tiêu tốt Chính luận văn nghiên cứu hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán phần hoạt động Cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Đà Nẵng phần quan trọng hoạt động kinh doanh cơng ty Trong chu trình cịn nhiều bất cập hạn chế ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh, giải pháp hồn thiện chu trình mua hàng – tốn cơng ty cần thiết Với đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn đạt số kết nghiên cứu sau: - Hệ thống hóa lý luận Kiểm sốt nội doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải nói chung vận tải xăng dầu nói riêng - Thực trạng Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Đà Nẵng - Giải pháp Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Công ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Đà Nẵng Mặc dù tác giả cố gắng nỗ lực việc nghiên cứu luận văn khơng tránh khỏi có nhiều thiếu sót Tác giả mong nhận ý kiến góp ý thầy giáo, cô giáo đồng nghiệp để viết hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn tận tình giúp đỡ thầy Nguyễn Phi Sơn anh chị công ty để giúp tác giả hoàn thành luận văn này! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Quốc hội, Luật kế toán số 88/2015/QH13, ban hành ngày 20/11/2015 [2] Bộ Tài chính, Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 315, ban hành kèm theo Thơng tư số 214/2012/TT-BTC, ban hành ngày 06/12/2012 [3] Bộ Tài chính, Thơng tư 200/2014/TT-BTC, Hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp, ban hành ngày 22/12/2014 [4] Bộ giao thông vận tải, Quyết định 640/QĐ-BGTVT, Quy định việc xếp loại đường để xác định cước vận tải năm 2011, ban hành ngày 04/04/2011 [5] Nguyễn Duyên Cường (2010), Đổi quản lý nhà nước hoạt động kinh doanh xăng dầu Việt Nam điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế Thư viện Đại hoc Kinh tế Quốc dân [6] TS Nguyễn Phú Giang (2015), Kiểm soát nội doanh nghiệp, NXB Tài Chính [7] TS Phan Trung Kiên (2015), Kiểm toán nội doanh nghiệp, NXB Tài Chính [8] Trần Hiệp Thương (2009), Phát triển thị trường xăng dầu Việt Nam đến năm 2020 Thư viện trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh [9] PGS.TS Thịnh Văn Vinh (2016), Hệ thống kiểm soát nội kiểm toán nội theo luật kế tốn 2015, Tạp chí Tài kỳ 1, tháng 11/2016 ... TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 34 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP TM & VT PETROLIMEX ĐÀ NẴNG ... HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 73 3.1 YÊU CẦU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ... PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 44 2.2.1 Các rủi ro chu trình mua hàng – tốn Cơng ty cổ phần TM&VT Petrolimex Đà Nẵng 44 2.2.2 Kiểm soát chu trình mua hàng - tốn Cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex