Đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện

LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật ngày nay, Công nghệ Thông tin ở nước ta đã và đang từng bước phát triển với tốc độ mạnh mẽ. Từ thành thị đến nông thôn, công nghệ thông tin đã len lỏi đến từng đường làng, ngõ xóm, nó đưa đến cho con người các ứng dụng mang tính chất chuyên nghiệp, giúp cho các tổ chức, cá nhân và xã hội hoàn thành công việc với khối lượng lớn mà lại chiếm ít thời gian. Thực tế đó đã đề cao vai trò của Công nghệ Thông tin trong các lĩnh vực của đời sống chúng ta. Tuy nhiên trước tình hình chung của đất nước, vẫn không tránh khỏi một số lượng ít các địa phương vùng dân tộc thiểu số và miền núi chưa theo kịp sự phát triển của công nghệ thông tin. Trong trường hợp này, thư viện sách báo lại có hiệu quả cao trong việc phục vụ nhu cầu nghiên cứu thông tin của người dân cũng như của giáo viên và học sinh tại các trường học. Để công tác quản lý thư viện đạt được kết quả cao hơn so với việc quản lý thủ công mà thường ngày các trường học ở một số vùng dân tộc thiểu số và miền núi vẫn làm thì chúng ta có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý thư viện, giúp cho việc quản lý sách báo, quản lý độc giả, thống kê các tài liệu sách có hệ thống, đầy đủ, chính xác hơn và chiếm thời gian ít hơn. Đó cũng là lý do mà chúng em chọn trường THCS Hương Lâm thuộc huyện A Lưới để xây dựng mô hình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin “Quản lý thư viện” nhằm góp một phần công lao giúp trường thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của giáo viên và học sinh trong việc nghiên cứu sách báo. Đây là lần đầu tiên nhóm chúng em thiết kế một hệ thống thực tế, với sự hiểu biết và kinh nghiệm chưa nhiều nên chắc chắn không tránh khỏi những sai sót và điểm chưa hợp lý. Chúng em mong cô và các bạn bổ sung góp ý để hệ thống được hoàn chỉnh hơn. Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Hoài Nhơn đã nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn cho chúng em qua môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin để chúng em có cơ sở hoàn thành bài tập này. I.KHẢO SÁT BÀI TOÁN THỰC TẾ 1.Giới thiệu Trường THCS Hương Lâm thuộc địa bàn xã Hương Lâm, huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế, Trường có 1 Hiệu trưởng, 1 phó hiệu trưởng, 23 giáo viên và 05 nhân viên . SĐT: 054.3878781 Thư viện nằm ở dãy nhà Bán trú của trường, làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6, buổi sáng từ 7h0011h00, buổi chiều từ 13h0017h00. Do điều kiện phòng làm việc chật hẹp nên thư viện được bố trí gồm 2 phòng: một phòng đọc và một phòng dùng để làm kho chứa sách. Phòng đọc gồm có 4 kệ và 2 tủ đựng sách, phòng làm kho chứa sách gồm có 2 kệ và 4 tủ đựng sách. Nhân viên thư viện thường làm việc tại phòng đọc, phòng này bố trí bàn đọc sách cho giáo viên và học sinh riêng, nhân viên thư viện sử dụng máy tính chung với nhân viên văn thư của trường. 2.Mô tả hệ thống Sách của thư viện được nhập từ hai nguồn: 1 nguồn do Phòng GD ĐT huyện A Lưới cấp và một nguồn do trường tự mua. Khi có thông báo cấp sách của Phòng GD ĐT huyện, nhân viên thư viện đến nhận và ký vào giấy nhận sách. Khi thư viện có nhu cầu mua sách thì nhân viên thư viện sẽ lập bảng kế hoạch đề ra danh mục các sách cần mua, sau đó trình lên Ban lãnh đạo nhà trường duyệt, bảng kế hoạch sau khi được duyệt sẽ là cơ sở để nhân viên thư viện lập phiếu mua sách và gửi tới nhà cung cấp. Khi thư viện nhận sách từ nhà cung cấp, nhân viên thư viện kiểm kê số lượng nhận có trùng khớp với số lượng đã đặt không và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp để làm chứng từ thanh toán. Sách được phân loại trước khi cho vào tủ. Khi nhập sách thì nhân viên thư viện phải sắp xếp lại sách một cách khoa học, có hệ thống, mỗi đầu sách nhân viên thư viện sẽ ghi mục lục nhằm giúp độc giả dể tìm sách tham khảo. Giáo viên hay học sinh gọi chung là độc giả có nhu cầu mượn sách đọc tại phòng thư viện hay mượn về nhà đều thực hiện theo nguyên tắc: độc giả trình thẻ thư viện và nhận phiếu yêu cầu mượn sách từ nhân viên thư viện, sau đó điền thông tin sách cần mượn lên phiếu yêu cầu mượn sách rồi chuyển cho nhân viên thư viện để đăng ký mượn sách, nhân viên thư viện có trách nhiệm kiểm tra thông tin phiếu mượn và kiểm tra sách, nếu có thì lấy sách cho độc giả mượn. Và tất nhiên trước khi mượn sách thì độc giả phải đăng ký thẻ thư viện. Thông thường trường tổ chức cho học sinh đăng ký ngay từ đầu năm học nhằm giúp học sinh có quyền lợi trong việc tham khảo sách tại thư viện. Với một độc giả đăng ký là 5000 đồngnăm. Độc giả đến mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện: + Trả sách đúng kỳ hạn quy định. Thời hạn quy định khi mượn sách là 1 năm học đối với sách giáo khoa, còn sách nghiệp vụ và các sách tham khảo khác có hạn quy định riêng. Nếu vi phạm thời gian quy định học sinh sẽ bị nhân viên thư viện nhắc nhở thông qua giáo viên chủ nhiệm và phải hoàn trả sách trong vòng 1 tuần, nếu không phải đền sách mới hoặc bù tiền theo giá hiện hành. + Trường hợp sách bị mất hay bị hư hỏng thì nhân viên thư viện sẽ lập biên bản và độc giả phải bồi thường sách hoặc tiền theo giá sách tại thời điểm hiện tại. Khi độc giả đến trả sách nhân viên thư viện sẽ kiểm tra sách, kiểm tra thông tin người mượn, kỳ hạn trả và ghi vào sổ trả sách, sau đó nhận sách và đưa vào tủ. Mỗi tháng, quý, 6 tháng và cuối năm nhân viên thư viện sẽ thống kê các hoá đơn sổ sách, có bao nhiêu lượt bạn đọc, bao nhiêu độc giả mượn trả và báo cáo tình hình hoạt động của thư viện cho ban lãnh đạo. Một số biểu mẫu làm vật chứng của thư viện trường THCS Hương Lâm: a.Thẻ thư viện dành cho học sinh: PHÒNG GD ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM Độc lập – Tự do –Hạnh phúc THẺ THƯ VIỆN Họ và tên:…………………………………………… Ngày sinh: ………………………………………….. Số thẻ: ……………………………………………… Lớp:………………………………………………… BGH xác nhận HSD:……………… b.Thẻ thư viện dành cho giáo viên: PHÒNG GD ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM Độc lập – Tự do –Hạnh phúc THẺ GIÁO VIÊN Họ và tên:………………………………………….. Ngày sinh: …………………………………………. Số thẻ: ……………………………………………… Tổ bộ môn:…………………………………………. BGH xác nhận HSD:……………… c.Mẫu phiếu mượn sách: PHÒNG GD ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM Độc lập – Tự do –Hạnh phúc PHIẾU MƯỢN SÁCH Họ và tên độc giả: ………………………… Tổ bộ mônlớp:……………………………. Địa chỉ:……………………………………. STT Tên sách Mượn Trả Ghi chú Ngày Ký Ngày Ký 3.Đánh giá hệ thống cũ Qua khảo sát tình hình thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường THCS Hương Lâm, chúng em nhận thấy được một số ưu và khuyết điểm sau:  Về ưu điểm: Hệ thống về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu đọc sách và mượn sách của giáo viên và học sinh. Các đầu sách, thông tin về độc giả mượn, trả đều được ghi vào sổ quản lý rất đầy đủ và rõ ràng. Hệ thống sách được sắp xếp hợp lý, có khoa học, có thống kê đầu sách đầy đủ.  Về nhược điểm: Công tác quản lý “Thư viện ” tại Trường THCS Hương Lâm hiện nay chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, chiếm nhiều thời gian, công sức và có lúc thiếu độ chính xác, gây ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả công việc của nhân viên thư viện. Để khắc phục các nhược điểm này chúng em xây dựng hệ thống chương trình quản lí “Thư viện” nhằm giúp công tác quản lý thư viện được tốt hơn, đem lại hiệu quả cao hơn, giúp nhân viên thư viện điều hành công tác thư viện một cách nhanh chóng và dể dàng hơn. II. YÊU CẦU HỆ THỐNG Hỗ trợ làm thẻ thư viện và quản lý thông tin người đọc Cập nhật sách mới Giúp giáo viên và học sinh tra cứu sách Cho biết đầu sách giáo viên và học sinh đang mượn và hạn trả Số sách còn hay tên người đang mượn và hạn trả Hàng tháng thống kê số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả, số người mượn, số người mượn có phân theo chủ đề. Những sách không có người mượn trong 1,2,3 năm. III.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Hệ thống có nhóm các chức năng chi tiết như sau: Các chức năng chi tiết Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 Quản lý thông tin độc giả Quản lý bạn đọc Quản lý Thư Viện Cấp thẻ độc giả Cập nhật sách mới Quản lý kho sách Tra cứu sách Quản lý mượn sách Quản lý mượn trả Quản lý Trả sách Thống kê sách mượn Thống kê Thống kê sách còn Thống kê người mượn Thống kê quá hạn Từ đó ta có biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống: IV. MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨNG NĂNG LÁ 1. Chức năng làm thẻ thư viện: Khi có độc giả có nhu cầu đọc sách( mượn sách) tại thư viện thì quản lý làm thẻ thư viện cho người này, việc làm thẻ yêu cầu độc giả cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác về mình để thư viện lưu lại cho việc theo dõi, quản lý. Đồng thời thư viện in các thông tin lên thẻ để độc giả sử dụng trong việc tra cứu hay mượn tài liệu. 2. Chức năng quản lý thông tin: Việc quản lý thông tin độc giả bao gồm thêm mới thông tin độc giả vào sổ độc giả, xóa thông tin các độc giả không còn nhu cầu với thư viên, chỉnh sửa các thông tin sai lệnh về độc giả. 3. Chức năng cập nhật sách mới: Khi có nhu cầu về sách mới thư viện liên hệ với nhà cung cấp để được cung ứng sách. Sách mới được nhập về sẽ đưa vào kho và cập nhật thông tin vào sổ thông tin sách, đồng thời bổ sung phích sách mới hoặc tăng số lượng bản sách Ngoài ra, nếu có sai sót gì về thông tin sách thì chỉnh lí sửa đổi lại cho phù hợp. 4. Chức năng tra cứu sách: Khi độc giả có nhu cầu tìm sách trong thư viện, chức năng này cho phép độc giả cung cấp một giới hạn thông tin về sách cần tìm( tên, tác giả, thể loại…) sau đó tìm kiếm và đưa ra mã sách cùng các thông tin còn thiếu khác. 4.Chức năng mượn sách: Từ kết quả tìm kiếm độc giả tìm được sách mình cần, chức năng này ghi lại các thông tin về độc giả và sách đang mượn vào sổ mượn trả cùng ngày tháng mượn và hạn trả. 5. Chức năng trả sách: Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối chiếu sổ mượn trả, nếu khớp các thông tin thì ghi vào sổ mượn trả ngày trả và tình trạng sách đem trả. Đồng thời, độc giả cho thông tin phản hồi nếu nhân viên có nghi vấn về tình trạng sách. 6. Chức năng thống kê sách mượn: Liệt kê ra các thông tin về đầu sách đang được mượn 7. Chức năng thống kê sách còn: Liệt kê ra các thông tin về những sách đang còn trong kho 8. Chức năng thống kê người mượn: Liệt kê ra danh sách độc giả đang mượn sách 9. Chức năng thông kê quá hạn Liệt kê ra các đâu sách và độc giả mượn quá hạn 10. Chức năng thống kê sách không được mượn: Liệt kê ra thông tin những sách không được độc giả mượn LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật ngày nay, Công nghệ Thông tin ở nước ta đã và đang từng bước phát triển với tốc độ mạnh mẽ. Từ thành thị đến nông thôn, công nghệ thông tin đã len lỏi đến từng đường làng, ngõ xóm, nó đưa đến cho con người các ứng dụng mang tính chất chuyên nghiệp, giúp cho các tổ chức, cá nhân và xã hội hoàn thành công việc với khối lượng lớn mà lại chiếm ít thời gian. Thực tế đó đã đề cao vai trò của Công nghệ Thông tin trong các lĩnh vực của đời sống chúng ta. Tuy nhiên trước tình hình chung của đất nước, vẫn không tránh khỏi một số lượng ít các địa phương vùng dân tộc thiểu số và miền núi chưa theo kịp sự phát triển của công nghệ thông tin. Trong trường hợp này, thư viện sách báo lại có hiệu quả cao trong việc phục vụ nhu cầu nghiên cứu thông tin của người dân cũng như của giáo viên và học sinh tại các trường học. Để công tác quản lý thư viện đạt được kết quả cao hơn so với việc quản lý thủ công mà thường ngày các trường học ở một số vùng dân tộc thiểu số và miền núi vẫn làm thì chúng ta có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý thư viện, giúp cho việc quản lý sách báo, quản lý độc giả, thống kê các tài liệu sách có hệ thống, đầy đủ, chính xác hơn và chiếm thời gian ít hơn. Đó cũng là lý do mà chúng em chọn trường THCS Hương Lâm thuộc huyện A Lưới để xây dựng mô hình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin “Quản lý thư viện” nhằm góp một phần công lao giúp trường thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của giáo viên và học sinh trong việc nghiên cứu sách báo. Đây là lần đầu tiên nhóm chúng em thiết kế một hệ thống thực tế, với sự hiểu biết và kinh nghiệm chưa nhiều nên chắc chắn không tránh khỏi những sai sót và điểm chưa hợp lý. Chúng em mong cô và các bạn bổ sung góp ý để hệ thống được hoàn chỉnh hơn. Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Hoài Nhơn đã nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn cho chúng em qua môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin để chúng em có cơ sở hoàn thành bài tập này. I.KHẢO SÁT BÀI TOÁN THỰC TẾ 1.Giới thiệu Trường THCS Hương Lâm thuộc địa bàn xã Hương Lâm, huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế, Trường có 1 Hiệu trưởng, 1 phó hiệu trưởng, 23 giáo viên và 05 nhân viên . SĐT: 054.3878781 Thư viện nằm ở dãy nhà Bán trú của trường, làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6, buổi sáng từ 7h0011h00, buổi chiều từ 13h0017h00. Do điều kiện phòng làm việc chật hẹp nên thư viện được bố trí gồm 2 phòng: một phòng đọc và một phòng dùng để làm kho chứa sách. Phòng đọc gồm có 4 kệ và 2 tủ đựng sách, phòng làm kho chứa sách gồm có 2 kệ và 4 tủ đựng sách. Nhân viên thư viện thường làm việc tại phòng đọc, phòng này bố trí bàn đọc sách cho giáo viên và học sinh riêng, nhân viên thư viện sử dụng máy tính chung với nhân viên văn thư của trường. 2.Mô tả hệ thống Sách của thư viện được nhập từ hai nguồn: 1 nguồn do Phòng GD ĐT huyện A Lưới cấp và một nguồn do trường tự mua. Khi có thông báo cấp sách của Phòng GD ĐT huyện, nhân viên thư viện đến nhận và ký vào giấy nhận sách. Khi thư viện có nhu cầu mua sách thì nhân viên thư viện sẽ lập bảng kế hoạch đề ra danh mục các sách cần mua, sau đó trình lên Ban lãnh đạo nhà trường duyệt, bảng kế hoạch sau khi được duyệt sẽ là cơ sở để nhân viên thư viện lập phiếu mua sách và gửi tới nhà cung cấp. Khi thư viện nhận sách từ nhà cung cấp, nhân viên thư viện kiểm kê số lượng nhận có trùng khớp với số lượng đã đặt không và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp để làm chứng từ thanh toán. Sách được phân loại trước khi cho vào tủ. Khi nhập sách thì nhân viên thư viện phải sắp xếp lại sách một cách khoa học, có hệ thống, mỗi đầu sách nhân viên thư viện sẽ ghi mục lục nhằm giúp độc giả dể tìm sách tham khảo. Giáo viên hay học sinh gọi chung là độc giả có nhu cầu mượn sách đọc tại phòng thư viện hay mượn về nhà đều thực hiện theo nguyên tắc: độc giả trình thẻ thư viện và nhận phiếu yêu cầu mượn sách từ nhân viên thư viện, sau đó điền thông tin sách cần mượn lên phiếu yêu cầu mượn sách rồi chuyển cho nhân viên thư viện để đăng ký mượn sách, nhân viên thư viện có trách nhiệm kiểm tra thông tin phiếu mượn và kiểm tra sách, nếu có thì lấy sách cho độc giả mượn. Và tất nhiên trước khi mượn sách thì độc giả phải đăng ký thẻ thư viện. Thông thường trường tổ chức cho học sinh đăng ký ngay từ đầu năm học nhằm giúp học sinh có quyền lợi trong việc tham khảo sách tại thư viện. Với một độc giả đăng ký là 5000 đồngnăm. Độc giả đến mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện: + Trả sách đúng kỳ hạn quy định. Thời hạn quy định khi mượn sách là 1 năm học đối với sách giáo khoa, còn sách nghiệp vụ và các sách tham khảo khác có hạn quy định riêng. Nếu vi phạm thời gian quy định học sinh sẽ bị nhân viên thư viện nhắc nhở thông qua giáo viên chủ nhiệm và phải hoàn trả sách trong vòng 1 tuần, nếu không phải đền sách mới hoặc bù tiền theo giá hiện hành. + Trường hợp sách bị mất hay bị hư hỏng thì nhân viên thư viện sẽ lập biên bản và độc giả phải bồi thường sách hoặc tiền theo giá sách tại thời điểm hiện tại. Khi độc giả đến trả sách nhân viên thư viện sẽ kiểm tra sách, kiểm tra thông tin người mượn, kỳ hạn trả và ghi vào sổ trả sách, sau đó nhận sách và đưa vào tủ. Mỗi tháng, quý, 6 tháng và cuối năm nhân viên thư viện sẽ thống kê các hoá đơn sổ sách, có bao nhiêu lượt bạn đọc, bao nhiêu độc giả mượn trả và báo cáo tình hình hoạt động của thư viện cho ban lãnh đạo. Một số biểu mẫu làm vật chứng của thư viện trường THCS Hương Lâm: a.Thẻ thư viện dành cho học sinh: PHÒNG GD ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM Độc lập – Tự do –Hạnh phúc THẺ THƯ VIỆN Họ và tên:…………………………………………… Ngày sinh: ………………………………………….. Số thẻ: ……………………………………………… Lớp:………………………………………………… BGH xác nhận HSD:……………… b.Thẻ thư viện dành cho giáo viên: PHÒNG GD ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM Độc lập – Tự do –Hạnh phúc THẺ GIÁO VIÊN Họ và tên:………………………………………….. Ngày sinh: …………………………………………. Số thẻ: ……………………………………………… Tổ bộ môn:…………………………………………. BGH xác nhận HSD:……………… c.Mẫu phiếu mượn sách: PHÒNG GD ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM Độc lập – Tự do –Hạnh phúc PHIẾU MƯỢN SÁCH Họ và tên độc giả: ………………………… Tổ bộ mônlớp:……………………………. Địa chỉ:……………………………………. STT Tên sách Mượn Trả Ghi chú Ngày Ký Ngày Ký 3.Đánh giá hệ thống cũ Qua khảo sát tình hình thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường THCS Hương Lâm, chúng em nhận thấy được một số ưu và khuyết điểm sau:  Về ưu điểm: Hệ thống về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu đọc sách và mượn sách của giáo viên và học sinh. Các đầu sách, thông tin về độc giả mượn, trả đều được ghi vào sổ quản lý rất đầy đủ và rõ ràng. Hệ thống sách được sắp xếp hợp lý, có khoa học, có thống kê đầu sách đầy đủ.  Về nhược điểm: Công tác quản lý “Thư viện ” tại Trường THCS Hương Lâm hiện nay chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, chiếm nhiều thời gian, công sức và có lúc thiếu độ chính xác, gây ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả công việc của nhân viên thư viện. Để khắc phục các nhược điểm này chúng em xây dựng hệ thống chương trình quản lí “Thư viện” nhằm giúp công tác quản lý thư viện được tốt hơn, đem lại hiệu quả cao hơn, giúp nhân viên thư viện điều hành công tác thư viện một cách nhanh chóng và dể dàng hơn. II. YÊU CẦU HỆ THỐNG Hỗ trợ làm thẻ thư viện và quản lý thông tin người đọc Cập nhật sách mới Giúp giáo viên và học sinh tra cứu sách Cho biết đầu sách giáo viên và học sinh đang mượn và hạn trả Số sách còn hay tên người đang mượn và hạn trả Hàng tháng thống kê số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả, số người mượn, số người mượn có phân theo chủ đề. Những sách không có người mượn trong 1,2,3 năm. III.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Hệ thống có nhóm các chức năng chi tiết như sau: Các chức năng chi tiết Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 Quản lý thông tin độc giả Quản lý bạn đọc Quản lý Thư Viện Cấp thẻ độc giả Cập nhật sách mới Quản lý kho sách Tra cứu sách Quản lý mượn sách Quản lý mượn trả Quản lý Trả sách Thống kê sách mượn Thống kê Thống kê sách còn Thống kê người mượn Thống kê quá hạn Từ đó ta có biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống: IV. MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨNG NĂNG LÁ 1. Chức năng làm thẻ thư viện: Khi có độc giả có nhu cầu đọc sách( mượn sách) tại thư viện thì quản lý làm thẻ thư viện cho người này, việc làm thẻ yêu cầu độc giả cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác về mình để thư viện lưu lại cho việc theo dõi, quản lý. Đồng thời thư viện in các thông tin lên thẻ để độc giả sử dụng trong việc tra cứu hay mượn tài liệu. 2. Chức năng quản lý thông tin: Việc quản lý thông tin độc giả bao gồm thêm mới thông tin độc giả vào sổ độc giả, xóa thông tin các độc giả không còn nhu cầu với thư viên, chỉnh sửa các thông tin sai lệnh về độc giả. 3. Chức năng cập nhật sách mới: Khi có nhu cầu về sách mới thư viện liên hệ với nhà cung cấp để được cung ứng sách. Sách mới được nhập về sẽ đưa vào kho và cập nhật thông tin vào sổ thông tin sách, đồng thời bổ sung phích sách mới hoặc tăng số lượng bản sách Ngoài ra, nếu có sai sót gì về thông tin sách thì chỉnh lí sửa đổi lại cho phù hợp. 4. Chức năng tra cứu sách: Khi độc giả có nhu cầu tìm sách trong thư viện, chức năng này cho phép độc giả cung cấp một giới hạn thông tin về sách cần tìm( tên, tác giả, thể loại…) sau đó tìm kiếm và đưa ra mã sách cùng các thông tin còn thiếu khác. 4.Chức năng mượn sách: Từ kết quả tìm kiếm độc giả tìm được sách mình cần, chức năng này ghi lại các thông tin về độc giả và sách đang mượn vào sổ mượn trả cùng ngày tháng mượn và hạn trả. 5. Chức năng trả sách: Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối chiếu sổ mượn trả, nếu khớp các thông tin thì ghi vào sổ mượn trả ngày trả và tình trạng sách đem trả. Đồng thời, độc giả cho thông tin phản hồi nếu nhân viên có nghi vấn về tình trạng sách. 6. Chức năng thống kê sách mượn: Liệt kê ra các thông tin về đầu sách đang được mượn 7. Chức năng thống kê sách còn: Liệt kê ra các thông tin về những sách đang còn trong kho 8. Chức năng thống kê người mượn: Liệt kê ra danh sách độc giả đang mượn sách 9. Chức năng thông kê quá hạn Liệt kê ra các đâu sách và độc giả mượn quá hạn 10. Chức năng thống kê sách không được mượn: Liệt kê ra thông tin những sách không được độc giả mượn

Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc LỜI NÓI ĐẦU Cùng với phát triển Khoa học kỹ thuật ngày nay, Công nghệ Thông tin nước ta bước phát triển với tốc độ mạnh mẽ Từ thành thị đến nông thôn, công nghệ thông tin len lỏi đến đường làng, ngõ xóm, đưa đến cho người ứng dụng mang tính chất chuyên nghiệp, giúp cho tổ chức, cá nhân xã hội hoàn thành cơng việc với khối lượng lớn mà lại chiếm thời gian Thực tế đề cao vai trị Công nghệ Thông tin lĩnh vực đời sống Tuy nhiên trước tình hình chung đất nước, không tránh khỏi số lượng địa phương vùng dân tộc thiểu số miền núi chưa theo kịp phát triển công nghệ thông tin Trong trường hợp này, thư viện sách báo lại có hiệu cao việc phục vụ nhu cầu nghiên cứu thông tin người dân giáo viên học sinh trường học Để công tác quản lý thư viện đạt kết cao so với việc quản lý thủ công mà thường ngày trường học số vùng dân tộc thiểu số miền núi làm ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực quản lý thư viện, giúp cho việc quản lý sách báo, quản lý độc giả, thống kê tài liệu sách có hệ thống, đầy đủ, xác chiếm thời gian Đó lý mà chúng em chọn trường THCS Hương Lâm thuộc huyện A Lưới để xây dựng mô hình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin “Quản lý thư viện” nhằm góp phần cơng lao giúp trường thực ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu công việc, đáp ứng đầy đủ nhu cầu giáo viên học sinh việc nghiên cứu sách báo Đây lần nhóm chúng em thiết kế hệ thống thực tế, với hiểu biết kinh nghiệm chưa nhiều nên chắn khơng tránh khỏi sai sót điểm chưa hợp lý Chúng em mong cô bạn bổ sung góp ý để hệ thống hồn chỉnh Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn Lê Thị Hồi Nhơn nhiệt tình giúp đỡ hướng dẫn cho chúng em qua mơn học Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin để chúng em có sở hoàn thành tập -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc I.KHẢO SÁT BÀI TOÁN THỰC TẾ 1.Giới thiệu Trường THCS Hương Lâm thuộc địa bàn xã Hương Lâm, huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế, Trường có Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, 23 giáo viên 05 nhân viên SĐT: 054.3878781 Thư viện nằm dãy nhà Bán trú trường, làm việc theo hành từ thứ đến thứ 6, buổi sáng từ 7h00-11h00, buổi chiều từ 13h00-17h00 Do điều kiện phòng làm việc chật hẹp nên thư viện bố trí gồm phịng: phịng đọc phòng dùng để làm kho chứa sách Phòng đọc gồm có kệ tủ đựng sách, phịng làm kho chứa sách gồm có kệ tủ đựng sách Nhân viên thư viện thường làm việc phịng đọc, phịng bố trí bàn đọc sách cho giáo viên học sinh riêng, nhân viên thư viện sử dụng máy tính chung với nhân viên văn thư trường 2.Mô tả hệ thống Sách thư viện nhập từ hai nguồn: nguồn Phòng GD & ĐT huyện A Lưới cấp nguồn trường tự mua Khi có thơng báo cấp sách Phòng GD & ĐT huyện, nhân viên thư viện đến nhận ký vào giấy nhận sách Khi thư viện có nhu cầu mua sách nhân viên thư viện lập bảng kế hoạch đề danh mục sách cần mua, sau trình lên Ban lãnh đạo nhà trường duyệt, bảng kế hoạch sau duyệt sở để nhân viên thư viện lập phiếu mua sách gửi tới nhà cung cấp Khi thư viện nhận sách từ nhà cung cấp, nhân viên thư viện kiểm kê số lượng nhận có trùng khớp với số lượng đặt khơng nhận hóa đơn từ nhà cung cấp để làm chứng từ toán Sách phân loại trước cho vào tủ Khi nhập sách nhân viên thư viện phải xếp lại sách cách khoa học, có hệ thống, đầu sách nhân viên thư viện ghi mục lục nhằm giúp độc giả dể tìm sách tham khảo Giáo viên hay học sinh gọi chung độc giả có nhu cầu mượn sách đọc phòng thư viện hay mượn nhà thực theo nguyên tắc: độc giả trình thẻ thư viện nhận phiếu yêu cầu mượn sách từ nhân viên thư viện, sau điền thông tin sách cần mượn lên phiếu yêu cầu mượn sách chuyển cho nhân viên thư viện để đăng ký mượn sách, nhân viên thư viện có trách nhiệm kiểm tra thông tin phiếu mượn kiểm tra sách, có lấy sách cho độc giả mượn Và tất nhiên trước mượn sách độc giả phải đăng ký thẻ thư viện Thông thường trường tổ chức cho học sinh đăng ký từ đầu năm học nhằm giúp học sinh có quyền lợi việc tham khảo sách thư viện Với độc giả đăng ký 5000 đồng/năm Độc giả đến mượn sách phải theo nội quy quy định thư viện: + Trả sách kỳ hạn quy định Thời hạn quy định mượn sách năm học sách giáo khoa, sách nghiệp vụ sách tham khảo khác có hạn quy định riêng Nếu vi phạm thời gian quy định học sinh bị nhân viên thư viện nhắc nhở thông qua giáo viên chủ nhiệm phải hồn trả sách vịng tuần, đền sách bù tiền theo giá hành -Giáo viên hướng dẫn: Cô Lê Thị Hoài Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc + Trường hợp sách bị hay bị hư hỏng nhân viên thư viện lập biên độc giả phải bồi thường sách tiền theo giá sách thời điểm Khi độc giả đến trả sách nhân viên thư viện kiểm tra sách, kiểm tra thông tin người mượn, kỳ hạn trả ghi vào sổ trả sách, sau nhận sách đưa vào tủ Mỗi tháng, quý, tháng cuối năm nhân viên thư viện thống kê hố đơn sổ sách, có lượt bạn đọc, độc giả mượn trả báo cáo tình hình hoạt động thư viện cho ban lãnh đạo Một số biểu mẫu làm vật chứng thư viện trường THCS Hương Lâm: a.Thẻ thư viện dành cho học sinh: PHÒNG GD & ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM Độc lập – Tự –Hạnh phúc THẺ THƯ VIỆN BGH xác nhận Họ tên:…………………………………………… Ngày sinh: ………………………………………… Số thẻ: ……………………………………………… Lớp:………………………………………………… HSD:……………… b.Thẻ thư viện dành cho giáo viên: PHÒNG GD & ĐT HUYỆN A LƯỚI TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự –Hạnh phúc THẺ GIÁO VIÊN Họ tên:………………………………………… Ngày sinh: ………………………………………… Số thẻ: ……………………………………………… Tổ môn:………………………………………… BGH xác nhận HSD:……………… c.Mẫu phiếu mượn sách: -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc -PHÒNG GD & ĐT HUYỆN A LƯỚI TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự –Hạnh phúc PHIẾU MƯỢN SÁCH Họ tên độc giả: ………………………… Tổ môn/lớp:…………………………… Địa chỉ:…………………………………… STT Tên sách Mượn Ngày Ký Trả Ngày Ký Ghi 3.Đánh giá hệ thống cũ Qua khảo sát tình hình thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường THCS Hương Lâm, chúng em nhận thấy số ưu khuyết điểm sau: ∗ Về ưu điểm: - Hệ thống đáp ứng nhu cầu đọc sách mượn sách giáo viên học sinh - Các đầu sách, thông tin độc giả mượn, trả ghi vào sổ quản lý đầy đủ rõ ràng - Hệ thống sách xếp hợp lý, có khoa học, có thống kê đầu sách đầy đủ ∗ Về nhược điểm: Công tác quản lý “Thư viện ” Trường THCS Hương Lâm chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức quản lý giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc lưu giữ cồng kềnh, chiếm nhiều thời gian, công sức có lúc thiếu độ xác, gây ảnh hưởng tới chất lượng hiệu công việc nhân viên thư viện Để khắc phục nhược điểm chúng em xây dựng hệ thống chương trình quản lí “Thư viện” nhằm giúp công tác quản lý thư viện tốt hơn, đem lại hiệu cao hơn, giúp nhân viên thư viện điều hành công tác thư viện cách nhanh chóng dể dàng II YÊU CẦU HỆ THỐNG Hỗ trợ làm thẻ thư viện quản lý thông tin người đọc Cập nhật sách Giúp giáo viên học sinh tra cứu sách Cho biết đầu sách giáo viên học sinh mượn hạn trả -Giáo viên hướng dẫn: Cô Lê Thị Hoài Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc Số sách hay tên người mượn hạn trả Hàng tháng thống kê số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả, số người mượn, số người mượn có phân theo chủ đề Những sách khơng có người mượn 1,2,3 năm III.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Hệ thống có nhóm chức chi tiết sau: Các chức chi tiết Quản lý thông tin độc giả Cấp thẻ độc giả Cập nhật sách Tra cứu sách Nhóm lần Quản lý mượn sách Quản lý Trả sách Thống kê sách mượn Thống kê sách Thống kê người mượn Thống kê hạn Quản lý mượn trả Nhóm lần Quản lý bạn đọc Quản lý kho sách Quản lý Thư Viện Thống kê -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc Từ ta có biểu đồ phân cấp chức hệ thống: Quản lí thư viện Quản lí bạn đọc Quản lý sách 1.1 Làm thẻ 2.1 Cập nhật sách thư viện 1.2 Quản lý TT 2.2 Tra cứu sách Quản lí mượn - trả Thống kê 3.1 QL Mượn sách 4.1 TK sách mượn 3.2 QL Trả sách 4.2 TK sách 4.3 TK người mượn 4.4 TK hạn 4.5 TK sách ko mượn IV MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨNG NĂNG LÁ Chức làm thẻ thư viện: Khi có độc giả có nhu cầu đọc sách( mượn sách) thư viện quản lý làm thẻ thư viện cho người này, việc làm thẻ yêu cầu độc giả cung cấp thông tin đầy đủ xác để thư viện lưu lại cho việc theo dõi, quản lý Đồng thời thư viện in thông tin lên thẻ để độc giả sử dụng việc tra cứu hay mượn tài liệu Chức quản lý thông tin: -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc -Việc quản lý thông tin độc giả bao gồm thêm thông tin độc giả vào sổ độc giả, xóa thơng tin độc giả khơng cịn nhu cầu với thư viên, chỉnh sửa thông tin sai lệnh độc giả Chức cập nhật sách mới: Khi có nhu cầu sách thư viện liên hệ với nhà cung cấp để cung ứng sách Sách nhập đưa vào kho cập nhật thông tin vào sổ thông tin sách, đồng thời bổ sung phích sách tăng số lượng sách Ngồi ra, có sai sót thơng tin sách chỉnh lí sửa đổi lại cho phù hợp Chức tra cứu sách: Khi độc giả có nhu cầu tìm sách thư viện, chức cho phép độc giả cung cấp giới hạn thơng tin sách cần tìm( tên, tác giả, thể loại…) sau tìm kiếm đưa mã sách thơng tin cịn thiếu khác 4.Chức mượn sách: Từ kết tìm kiếm độc giả tìm sách cần, chức ghi lại thông tin độc giả sách mượn vào sổ mượn trả ngày tháng mượn hạn trả Chức trả sách: Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối chiếu sổ mượn trả, khớp thơng tin ghi vào sổ mượn trả ngày trả tình trạng sách đem trả Đồng thời, độc giả cho thông tin phản hồi nhân viên có nghi vấn tình trạng sách Chức thống kê sách mượn: Liệt kê thông tin đầu sách mượn Chức thống kê sách còn: Liệt kê thơng tin những sách cịn kho Chức thống kê người mượn: Liệt kê danh sách độc giả mượn sách Chức thông kê hạn Liệt kê đâu sách độc giả mượn hạn 10 Chức thống kê sách không mượn: Liệt kê thông tin những sách không độc giả mượn -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc V CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG STT Tên Hồ Sơ Phích sách Thẻ thư viện Phiếu mượn Sổ sách mượn - trả Sổ thông tin độc giả Sổ thông tin sách -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc VI BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU TT sinh viên Thẻ thư viên +phiếu mượn QUẢN LÝ Sách TT phan hồi NHÀ Nhu cầu sách CUNG NHÀ CUNG CẤP CẤP y/c Báo cáo Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO TT độc giả Thẻ thư viện viên ĐỘC GIẢ QUẢN LÍ MƯỢN TRẢ Tình trạng sách TT phản hồi Phiếu mượn Thẻ thư viện Biểu đồ luồng liệu mức Thẻ thư viện Sách Sách 3.0 Sổ tt độc giả TT tìm kiếm QUẢN LÍ BẠN ĐỌC Kết tìm kiếm 1.0 SINH VIÊN Tình trạng sách Nhu cầu Đáp ứng sách THƯ VIỆN sác h NHÀ CUNG CẤP Thông tin sáchSách Đá p ứng sác h SINH VIÊN Thẻ thư viện 2.0 QUẢN LÍ SÁCH Sổ TT sách Phích sách -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn 4.0 Trường CĐSP ThừaPhiếu Thiênmượn Huế Sổ mượn trả THỐNG KÊ Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc Báo cáo y/c báo cáo BAN LÃNH ĐẠO ĐỘC GIẢ Biểu đồ luồng liệu vật lí mức TT độc giả a.Chức 1.0 Quản lý bạn đọc 1.2 Thẻ thư viện 1.1 Làm thẻ thư Quản lý TT viện bạn đọc TT độc giả NV thư viện QL thư viện viên -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Sổ TT độc giả Thẻ thư viện 10 Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế 11 Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc Đáp ứng sách SINH VIÊN Kết NCC TT tìm kiếm Nhu cầu sách b Chứ 2.0 Quản lý sách 2.1 2.2 Cập nhật sách Tra cứu sách NV thư viện NV thư viện Phích sách Sổ TT sách -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế 12 Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc -c Chứ 3.0 Mượn trả sách 3.1 Sách Tình trạng sách SINH VIÊN Sách Phiếu mượn + Thẻ thư viện TT phản hồi 3.2 Trả sách Mượn sách NV thư viện NV thư viện Sổ mượn trả Phiếu mượn Thẻ thư viện -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế 13 Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc -d Chức 4.0 Thống kê 4.1 TK sách mượn Sổ TT sách 4.5 4.2 TK sách ko mượn TK sách NV thư viện NV thư viện NV thư viện Sổ mượn trả 4.3 4.4 TK hạn Sổ TT độc giả NV thư viện TK người mượn NV thư viện -Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn Trường CĐSP Thừa Thiên Huế 14 ... Huế Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc -Việc quản lý thông tin độc giả bao gồm thêm thơng tin. .. Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc Từ ta có biểu đồ phân cấp chức hệ thống: Quản lí thư viện Quản. .. Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc + Trường hợp sách bị hay bị hư hỏng nhân viên thư viện