Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý trường nghề

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý giáo dục DIGALAXY TECHNOLOGY ĐƠN VỊ THỰC HIỆN CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ ĐƠN VỊ SỬ DỤNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ CAO ĐỒNG NAI HỆ THỐNG PHẦN MỀM GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (Tài liệu dành cho Quản trị Nhà trường) Đồng Nai, tháng … /2018 CÔNG TY TNHH THIÊN HÀ SỐ HỆ THỐNG PHẦN MỀM ĐÀO TẠO TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ DIGALAXY TECHNOLOGY CO., LTD CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D CÀI NET FRAMWORK CHO MÁY CHƯA CÓ HỖ TRỢ: Nếu máy tính dùng win chưa cài NETFramework tiến hành cài hỗ trợ sau Win 10 không cần cài mục - Setup framework 4.0 trở lên chua có Link download: https://www.microsoft.com/enus/download/details.aspx?id=17718 Trang 2/5 CƠNG TY TNHH CƠNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D CÀI ĐẶT PHẦN MỀM - Click phải chuột lên thư mục phần mềm nén giải nén - Mở thư mục sau giải nén tìm đến thư biểu tượng sau: - Click phải chọn biểu tượng hình chữ S màu cam sento desktop: Trang 3/5 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y - T e c h n o l o g y C o , L T D Mở Icon sau send desktop đăng nhập tài khoản cấp Trang 4/5 CÔNG TY TNHH THIÊN HÀ SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CƠNG TY TNHH THIÊN HÀ SỐ DIGITAL GALA XY CO., LTD CÔNG T Y TN HH THI ÊN HÀ SỐ Digital Galaxy Co.,LTD CÁC CÔNG VIỆC LIÊN QUAN: Trước vào chi tiết nghiệp vụ quản lý phòng Tài vụ, phải khai quát tổng quan tính theo bước có liên quan tới nghiệp vụ quản lý: - Quản lý danh mục: Nhóm khoản thu, Khoản thu, Sổ thu - Quản lý nhập hồ sơ sinh viên, tra cứu tìm kiếm danh sách lớp, thơng tin sinh viên - Lên kế hoạch thu cho tồn khóa học - Lên dự kiến thu cho ngành, lớp có mức thu lớn nhỏ - Cập nhật miễn giảm cho sinh viên lớp - Viết phiếu thu học phí - Viết phiếu thu học lại, thi lại, thu thực tập tốt nghiệp, thu phí thi tốt nghiệp - Viết phiếu thu khác - Thống kê thu - Xem công nợ sinh viên theo khoản thu, tổng công nợ - Xem thông tin liên quan: Danh mục, tiện ích, hệ thống NỘI DUNG CƠNG VIỆC: a Đăng nhập: Mỗi cá nhân cho phép ban giám hiệu có tài khoản để vào hệ thống chương trình Đăng nhập vào phần mềm thơng qua biểu tượng Sau khí chọn vào biểu tượng hình sau xuất - Tài khoản: Là tên dùng để đăng nhập vào vào phần mềm quản trị cấp Thường họ tên viết liền khơng dấu Ví dụ bạn tên :”Nguyễn Văn Tài” tài khoản sau: “NguyenVanTai” Trang / 20 CÔNG T Y TN HH THI ÊN HÀ SỐ Digital - Galaxy Co.,LTD Mật khẩu: Lần đầu bạn cấp 123 Sau vào hệ thống bạn nên đổi lại cho lần sau đăng nhập an toàn - Màn hình phần mềm: b Các nút lệnh chính, menu chính: Các menu chính: - Menu (TAB) danh mục chung: Dùng để khai báo menu danh mục danh mục phường xã, tôn giáo, dân tộc, khóa học, ngành nghề + Danh mục: Khu vực, Dân tộc, tơn giáo, loại hình vi phạm, hình thức khen thưởng, hình thức kỷ luật, đối tượng ưu đãi, quận huyện, phường xã phòng CTHSSV quản trị, khai báo hiệu chỉnh Các phòng khác xem + Danh mục: Khóa học, ngành, chun ngành, giảng viên, Mơn học, phòng học thường phòng đào tạo khai báo , quản trị phòng ban khác xem - Tab Quản lý HS –SV: Quản lý công việc liên quan tới hồ sơ sinh viên, giấy tờ sinh viên, khen thưởng, kỷ luật… Trang / 20 CÔNG T Y TN HH THI ÊN HÀ SỐ Digital Galaxy Co.,LTD + Hồ sơ sinh viên: Quản lý thông tin chi tiết hồ sơ sinh viên Phòng CTHSSV quản trị, quyền thêm mới, sửa chữa, xóa, tìm kiếm, in ấn Các phịng ban khác tìm kiếm, in ấn , xuất excel + Giấy xác nhận sinh viên: Dùng in loại giấy tờ sinh viên như: Giấy vay vốn, giấy chứng nhận sinh viên Menu có quản trị, phịng quản lý sinh viên thấy thao tác + Menu Điểm danh ca, Khen thưởng, kỷ luật, Tạo mã số sinh viên chi có phịng HSSV thấy, phòng chức khác ẩn + Rèn luyện học kỳ, năm học: Phòng HSSV thêm mới, hiệu chỉnh Các phòng ban khác xem, in ấn + Các menu lại thường phòng HSSV thấy phòng ban khác ẩn Do menu lại liên quan tới báo cáo phòng quản lý học sinh, sinh viên - Tab kế hoạch đào tạo: + Menu Chương trình đào tạo: Quản lý chương trình khung theo ngành, nghề khóa học Chức phịng đào tạo thêm xóa, sửa, in ấn Các phòng khác xem + Menu Lớp học: Quản lý thơng tin lớp học Phịng đào tạo công tác sinh viên người quản trị Các phòng ban khác thừa hưởng + Menu Lớp học phần: Quản lý danh sách môn cần học năm học, học kỳ lớp + Menu ghép lớp, tách lớp, tiến độ đào tạo, … tab phục vụ cho việc thời khóa biểu - Tab Quản lý đào tạo: Trang / 20 CÔNG T Y TN HH THI ÊN HÀ SỐ Digital Galaxy Co.,LTD + Menu Cập nhật điểm: Dùng lưu trữ điểm số sinh viên theo môn học(sổ ghi điểm sinh viên) Phòng đào tạo, giáo vụ khoa (những cán nhập điểm) thêm xóa sửa phạm vi cho phép quản trị lại tra cứu, in ấn + Menu Tổ chức thi, tổ chức thi tốt nghiệp chấm điểm theo phòng phục vụ cho cơng tác khảo thí xếp phịng thi, đánh phách, ráp phách + Menu Tổng kết điểm dùng để tổng kết, xếp loại sinh viên theo năm học kỳ Phục vụ cho việc báo cáo, thống kê, cấp phát học bổng, đánh giá sinh viên + Menu xét học tiếp: Hỗ trợ xét lên lớp, ngưng học + Menu xét học bổng: Hỗ trợ việc xét học bổng, khen thưởng cho sinh viên + Menu Xét dự thi tốt nghiệp: Quản lý xét dự thi tốt nghiệp, in danh sách đủ điều kiện dự thi, danh sách không dự thi + Menu Kì thi tốt nghiệp đăng ký học phần tốt nghiệp phục vụ cho phòng đào tạo tổ chức thi tốt nghiệp +Menu xét tốt nghiệp: Quản trị xét duyệt danh sách tốt nghiệp, không tốt nghiệp theo đợt + Menu Tổng kết điểm tồn khóa: Dùng tổng kết điểm tồn khóa, in danh bảng điểm theo lớp tất mơn có điểm + Menu Sổ điểm học tập: In bảng điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp cho sinh viên + Menu Chất lượng đào tạo: Thống kê số lượng, tỷ lệ Giỏi, xuất sắc, khá, trung bình khá, trung bình … - Tab Quản lý tài chính: + Nhóm khoản thu: Quản lý nhóm thu như: Thu học phí, thu khác… Trang / 20 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y - T e c h n o l o g y C o , L T D Thực hiện: vào thẻ Thời khóa biểu, chọn TKB của Phòng Cách thức: - Tìm kiếm: Chọn niên học, học kỳ, tuần và click Tìm kiếm Chương trình lọc TKB của từng phòng học kỳ - Xuất Excel: Click chuột phải để xuất Excel nếu cần - In Lịch: Click chọn In Lịch 1.3.3.3Thời khóa biểu giảng viên Trang 30 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y - T e c h n o l o g y C o , L T D Mục đích: Xem lịch của tất cả các giảng viên trường Giảng viên dễ dàng xem lịch dạy của mình - - Thực hiện: Vào Thời khóa biểu chọn TKB của giảng viên Cách thức: + Tìm kiếm: Chọn thông tin niên học, học kỳ, tuần sau đó click chọn Tìm kiếm, phần mềm tổng hợp TKB của giảng viên học kỳ + Click chọn In để in danh sách lịch giảng dạy 1.4 Quản lý giờ dạy của giảng viên 1.4.1 Kế hoạch giảng dạy Trang 31 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Mục đích: Quản lý số giờ tiêu chuẩn của giảng viên học kỳ, niên học Mỗi giảng viên có số giờ dạy tiêu chuẩn Để thống kê so sánh có dạy vượt quá tiêu chuẩn hay không ta phải lưu lại số giờ chuẩn từng năm, học kì Thực hiện: Vào Giờ dạy giảng viên chọn Kế hoạch giảng dạy Cách thức: - Tìm kiếm: Chọn thông tin Khoa, Niên học, học kỳ, Click Tìm Kiếm chương trình lọc lên danh sách giảng viên khoa - Cập nhật: Thêm số giờ tiêu chuẩn theo quy định, check vào các mục được giảm giờ của giảng viên, sau đó bấm nút cập nhật  Phần thông tin này và số giờ thực dạy giúp ta quản lý được giờ vượt định mức của giáo viên 1.4.2 Chấm giờ giảng: Trang 32 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Mục đích: Chấm giờ dạy của giảng viên từng buổi học của tuần phục vụ cho quá trình quản lý tiến độ giảng dạy Thực hiện: Vào Giờ dạy giảng viên, chọn Chấm giờ giảng Cách thức: - Tìm kiếm: Chọn niên học, học kỳ, tuần (có thể chọn thêm ngày) chương trình lọc lịch giảng dạy cần chấm công - Chấm công: Click chuột phải chọn chấm giờ chương trình chấm toàn liệu đã lọc Sau chấm xong ta chọn Cập nhật để lưu thông tin đã chấm 1.4.3 Tổng hợp giờ dạy của giáo viên - Mục đích: Quản lý giờ dạy theo tiêu chuẩn của giảng viên, tính toán giờ vượt định mức theo học kỳ - Thực hiện: Vào thẻ Kế hoạch đào tạo, chọn Tổng hợp kế hoạch giáo viên theo học kỳ Trang 33 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D 1.5 Quản lý điểm 1.5.1 Các công việc quản lý điểm Trước vào chi tiết các nghiệp vụ quản lý của phòng Đào tạo, chúng ta phải khai quát tổng quan tính theo từng bước có liên quan tới nghiệp vụ quản lý: - Quản lý danh mục: Khóa học, nghề, dân tộc, tôn giáo,… - Quản lý nhập hồ sơ sinh viên, tra cứu thông tin sinh viên - Điểm danh, Cập nhật điểm quá trình - Xét dự thi kết thúc môn học, in danh sách thi theo lớp học - Sắp xếp phòng thi - Tổng kết điểm năm, học kì, tổng kết điểm toàn khóa - Xét dự thi tốt nghiệp văn hóa, tốt nghiệp chính trị, tốt nghiệp nghề - Phân môn tốt nghiệp và làm điểm tốt nghiệp - Xét tốt nghiệp và in các mẫu biểu liên quan 1.5.2 Nội dung công việc quản lý điểm Phần danh mục dùng để quản lý thông tin chung của các liệu liên quan Bao gồm nhiều danh mục như: Khóa học, Bậc đào tạo, nghề, dân tộc tôn giáo …Mỗi phòng ban quản lý số danh mục chính, phòng nào quản lý chính thì toàn quyền thêm, Trang 34 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D xóa, sửa Các phòng không quản trị chính thì thừa hưởng Ví du: Khóa học, nghề, bậc đào tạo… là phòng đào tạo quản trị Các phòng khác trích xuất để sử dụng Sau là cách thức thao tác cách danh mục 1.5.2.1 Quản lý hồ sơ học sinh – sinh viên Trang 35 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Mục đích: Quản lý thông tin liên quan tới hồ sơ sinh viên, giúp lưu trữ các thông tin cần thiết hỗ trợ việc theo dõi và quản lý thống kê Thực hiện: Vào thẻ HS-SV, chọn Hồ sơ sinh viên: Cách thức: - Khi muốn tìm kiếm theo tiêu chí nào thí chọn tiêu chí đó sau đó chọn Tìm kiếm Ví dụ tìm tất cả sinh viên khoa: Chọn khoa sau đó chọn tìm kiếm Khi muốn tìm nhanh sinh viên bạn nhập thông tin vào ô phía danh sách Ví dụ tìm bạn tên an: - Hiệu chỉnh thông tin sinh viên: Doublick vào sinh viên danh sách Trang 36 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y - T e c h n o l o g y C o , L T D Các thông tin họ tên, giới tính, ngày sinh,lớp học phải bảo đảm đầy đủ Mã sinh viên không trùng - Khi muốn quản lý hình anh theo hồ sơ sinh viên: Click chuột vào ô No image data sau đó tìm đến file anh Chọn anh sinh viên sau đó lưu lại 1.5.2.2Tổng hợp Điểm danh Trang 37 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Mục đích: Quản lý điểm danh các môn học phục vụ thống kê xét điều kiện dự thi kết thúc môn học Thực hiện: Vào thẻ HS-SV, Chọn Điểm danh môn Cách thức: - Chọn khóa học, lớp học, năm, học kì, môn học, ngày điểm danh sau đó chọn Tìm kiếm - Kết quả điểm danh được tổng hợp từ phần điểm danh của Giảng viên Cổng thông tin điện tử 1.5.2.3Cập nhật điểm trình Mục đích: Lưu trữ điểm quá trình, điểm thi kết thúc môn, điểm tổng kết môn học, điểm thi tốt nghiệp Thực hiện: Vào thẻ Đào tạo, chọn Cập nhật điểm Trang 38 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Cách thức: - Nhập điểm thường xuyên (hệ số 1) và điểm định kỳ (hệ số 2) - Nhập điểm thi lần vào cột Thi 1, chương trình tự tổng kết môn học - Những sinh viên chưa đạt lần đầu tở chức thi lần và nhập điểm vào cột Thi - Bấm Cập nhật để lưu lại thông tin vừa thay đổi - Chọn in danh sách muốn in bảng điểm của từng môn học - Khi muốn thoát khỏi form chọn Đóng - Chú ý: Khi xem trang in danh sách có thể hiệu chỉnh file in cách chọn edit Sau đó hiệu chỉnh file word Lưu ý các ô có biểu tượng màu vàng không được hiệu chỉnh 1.5.2.4Xét dự thi kết thúc môn học Mục đích: Xét điều kiện đủ để dự thi kết thúc môn học, in danh sách thi, cấm thi Thực hiện: Vào Đào tạo, chọn Danh sách dự thi Trang 39 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Cách thức: - Tìm kiếm: Chọn vào thơng tin, năm học, học kì, mơn học, lần thi - Chọn xét duyệt sau đó chọn Cập nhật để lưu lại danh sách - Chọn In danh sách để in danh sách thi, Không dự thi để in danh sách không đạt - Chọn đóng để đóng form nghiệp vụ lại 1.5.2.5 Tổng kết điểm học kì, năm học: Mục đích: Tổng kết điểm học kì, năm học, chương trình tự động tổng kết xếp loại học tập theo năm học, học kì lần thi đầu tiên cao nhất Thực hiện: Vào Thẻ Đào tạo, chọn Tổng kết điểm học kỳ, năm học Trang 40 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Cách thức: - Chọn Khóa học, nghề lớp, năm học, học kì chọn Tìm kiếm chương trình tự động tổng kết và xếp loại cho từng sinh viên - Khi muốn hiển thị GK/TBKT, Thi, TKM1, TKM2 thì check vào 1.5.2.6Thống kê nợ môn Mục đích: Thống kê các môn nợ để học sinh đăng ký học lại Thực hiện: Vào thẻ Đào tạo, chọn Báo nợ học phần Trang 41 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D Cách thức: - Chọn lớp học sau đó chọn tìm kiếm, chương trình tự động lọc danh sách sinh viên môn học nợ - Bạn có thể nhóm lại theo sinh viên theo môn cách kéo tiêu đề cột lên 1.5.2.7Xét dự thi tốt nghiệp: - Mục đích: Tổng hợp xét điều kiện dự thi tốt nghiệp - Thực hiện: Vào thẻ Đào tạo, chọn Xét dự thi tốt nghiệp - Cách thức: + Tìm kiếm: chọn đầy đủ các thông tin của Lớp, bấm Tìm kiếm + Bấm Xét duyệt để tổng kết điểm và xét điều kiện dự thi tốt nghiệp + Bấm Lưu để lưu kết quả xét tốt nghiệp + Để in danh sách dự thi tốt nghiệp bấm 1.5.2.8Xét tốt nghiệp Mục đích: Xét kết quả thi tốt nghiệp, tổng kết điểm tốt nghiệp, xếp loại tốt nghiệp Thực hiện: Vào thẻ Đào tạo, chọn Xét tớt nghiệp Trang 42 / 44 CƠNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y - T e c h n o l o g y C o , L T D Cách thức: + Tìm kiếm: chọn đầy đủ các thông tin của Lớp, bấm Tìm kiếm + Bấm Xét duyệt để xét tốt nghiệp + Bấm Cập nhật để lưu kết quả xét tốt nghiệp Trang 43 / 44 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ D i g a l a x y T e c h n o l o g y C o , L T D THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN HÀ SỐ Địa chỉ: 541/56H Huỳnh Văn Bánh, Phường 14, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: 028 6283.5922 Email: thienhaso@gmail.com Website: www.thienhaso.com NGUYỄN VĂN MINH Mobile: 0931 811 096 Email: phanmemquanlydaotao@gmail.com Xin trân trọng cảm ơn Trang 44 / 44 ... menu chính: Các menu chính: - Menu (TAB) danh mục chung: Dùng để khai báo menu danh mục danh mục phường xã, tơn giáo, dân tộc, khóa học, ngành nghề + Danh mục: Khu vực, Dân tộc, tơn giáo, loại... kiếm c Danh mục Quyển sổ thu: Phần danh mục dùng để quản lý thông tin chung liệu liên quan Bao gồm nhiều danh mục như: Khóa học, Bậc đào tạo, nghề, dân tộc tơn giáo …Mỗi phịng ban quản lý số danh... in danh sách - In danh sách sinh viên lớp, xuất excel: Click phải chuột danh sách chọn: - Chọn mẫu in tương ứng: Hệ thống có nhiều mẫu dựng sẵn Thầy chọn tùy theo nhu cầu xử dụng ví dụ chọn: Danh