Công ty TNHH TBS – Total Building Systems Ltd.

Đối với lĩnh vực kế toán, do tính chất đặc thù của từng loại hình sản xuất kinh doanh mà từng doanh nghiệp khác nhau sẽ tổ chức hạch toán kế toán khác nhau, áp dụng chuẩn mực kế toán , hình thức

LỜI NÓI ĐẦU

Việc thực tập đối với sinh viên Đại học sắp tốt nghiệp là bướcchuẩn bị rất quan trọng và cần thiết

Đối với lĩnh vực kế toán, do tính chất đặc thù của từng loại hìnhsản xuất kinh doanh mà từng doanh nghiệp khác nhau sẽ tổ chức hạchtoán kế toán khác nhau, áp dụng chuẩn mực kế toán , hình thức ghi sổ haysử dụng phần mềm kế toán khác nhau…Vì vậy thông qua thời gian thựctập tốt nghiệp, sinh viên có thể tiếp cận được thực tế hoạt động kinhdoanh và công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp Từ đó, sinh viêncó cơ hội vận dụng những kiến thức lý thuyết chuyên ngành vào việcquan sát, tổng hợp, đánh giá thực tế, giải quyết những bất cập của cơ sởthực tập Trên cơ sở đó, nâng cao được năng lực nghiên cứu khoa học vànăng lực thực hành của mỗi sinh viên Nhờ có giai đoạn thực tập này,sinh viên sẽ tự rút ra được những kinh nghiệm thực tế, những bài họcquan trọng không những về công tác hạch toán kế toán, mà còn về cảcách thức tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như văn hoá ứng xử trongcông việc, từ đó tránh được những sai lầm đáng tiếc gây thiệt hại nghiêmtrọng về sau.

Công ty TNHH TBS – Total Building Systems Ltd là doanhnghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài Hoạt động chính của Công ty làcung cấp các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, tưvấn kỹ thuật, thiết kế công trình và thi công xây dựng, sản xuất hệ thốngmái nhà bằng thép, hệ thống nhà khung thép, nhà lưu động và thi cônglắp đặt các sản phẩm này, công ty cũng là đại lý tiêu thụ sản phẩm chocác doanh nghiệp khác có cùng loại sản phẩm tại Việt Nam.

Trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH TBS – Total BuildingSystems Ltd, được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị thuộcphòng Kế toán, phòng Nhân sự và các phòng ban khác trong Công ty, em

của Công ty, cách thức tổ chức bộ máy kế toán cũng như cách thức hạchtoán kế toán trong từng phần hành của Công ty từ đó hoàn thiện Báo cáothực tập tổng hợp và bước đầu lựa chọn Đề tài cho chuyên đề thực tập tốtnghiệp của mình.

Qua đây em xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới Thạc sỹ Trần VănThuận (giảng viên khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc Dân) đãtrực tiếp hướng dẫn em thực hiện Báo cáo thực tập Tổng hợp, em xinchân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH TBS , phòng Kế toán,phòng Nhân sự và các phòng ban khác đã giúp đỡ em trong suốt quá trìnhthực tập quan trọng này.

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TBS 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty trách nhiệm hữu hạn Total Building Systems là một doanhnghiệp 100% vốn nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam theo Giấyphép Đầu tư số 229/GP-HN do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấpngày 27 tháng 04 năm 2004, và các Giấy phép đầu tư điều chỉnh số229/GPĐC1-HN ngày 7 tháng 12 năm 2004 và số 229/GPĐC2-HN ngày3 tháng 8 năm 2005.

Total Building Systems còn là thành viên của Tập đoàn Đầu tư Côngnghiệp Australia tại Việt Nam (Vietnam Industrial Investment Ltd.), tậpđoàn này bao gồm các công ty danh tiếng như : Công ty Liên doanh sảnxuất Thép Việt Úc Vinausteel, Công ty Austnam, Công ty Lưới Thép HànVRC (Việt Nam), Công ty Total Building Systems, Công ty Thép ÚCSSE.

Hoạt động chính của TBS là cung cấp các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹthuật, chuyển giao công nghệ, tư vấn kỹ thuật, thiết kế công trình và thicông xây dựng, Công ty cũng trực tiếp sản xuất hệ thống mái nhà bằngthép, hệ thống nhà khung thép, nhà lưu động và thi công lắp đặt các sảnphẩm này Ngoài ta TBS còn là đại lý tiêu thụ sản phẩm cho các doanhnghiệp khác có cùng loại sản phẩm tại Việt Nam.

Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội : số 52 Nguyễn Trãi, Quận ThanhXuân, Hà Nội ; và một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: số 29AHoàng Hoa Thám, Phường 6, Quận Bình Thạnh, HCM

Sau đây là số liệu một số chỉ tiêu chủ yếu thể hiện tình hình hoạt độngvà kết quả kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2006, 2007.

Đơn vị: Việt Nam đồng

Chênh lệch

1 TỔNG TÀI SẢN28,100,149,873 52,098,225,254 23,998,075,38185.40%2 VỐN CHỦ SỞ HỮU9,892,153,952 17,382,230,472 7,490,076,520 75.72%3 DOANH THU BÁN HÀNG

VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ72,624,097,302 64,601,838,726 (8,022,258,576) -11.05%4 LỢI NHUẬN (LỖ) SAU

THUẾ THU NHẬP DOANH

NGHIỆP (969,568,427) 224,720,214 1,194,288,641 123.68%5 NỘP NGÂN SÁCH6,190,307 441,595,262 435,404,955 7033.66%

Thuế GTGT0 153,980,000 153,980,000 Thuế xuất, nhập khẩu0 281,142,000 281,142,000

Thuế thu nhập cá nhân6,190,307 5,873,262 (317,045)-5.12% Các loại thuế khác0 600,000 600,000

công…) Đây là tín hiệu đáng mừng của Doanh nghiệp trong suốt nhữngnăm đầu hoạt động kinh doanh thua lỗ.

Các chỉ tiêu Tổng Tài sản và Vốn chủ sở hữu đều được tăng lênđáng kể Tổng tài sản năm 2006 đã tăng 16.079.258.071 VNĐ tương ứngvới tốc độ tăng là 133,7%; sang đến năm 2007 chỉ tiêu này lại được tănglên 23.998.075.381 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 85.40% Vốn chủ sởhữu cũng tăng lên đáng kể trong 2 năm 2006 và 2007 Năm 2005 số Vốnchủ sở hữu của TBS chỉ là 3.428.445.528 VNĐ sang đến năm 2006 sốVốn chủ sở hữu đã tăng lên 6.463.708.424 VNĐ tương ứng với tốc độtăng 188,53% Năm 2007 Công ty lại tiếp tục tăng số Vốn Chủ sở hữu lên17.382.230.472VNĐ tức là tăng hơn năm 2006: 7.490.076.520 VNĐ.Điều này chứng tỏ Công ty đang tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất.

Số vốn phải nộp Ngân sách Nhà Nước cũng tăng mạnh Công ty cónghĩa vụ nộp Thuế thu nhập Doanh Nghiệp (“ Thuế TNDN’”) với thuếsuất bằng 25% lợi nhuận thu được Công ty được miễn thuế TNDN trong2 năm tính từ năm đầu tiên kinh doanh có lãi và được giảm 50% thuếTNDN trong 3 năm liên tiếp Do vẫn có lỗ tính thuế trong năm 2006 nênCông ty không phải nộp thuế TNDN

Qua một số phân tích sơ bộ trên ta thấy rằng hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty TNHH TBS đang ngày một ổn định và hiệu quả

1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản suất kinh doanh của Công tyTNHH TBS.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

TBS cung cấp giải pháp xây dựng tổng thể từ Tư vấn-Thiết kế, Giacông-Chế tạo, Thi công-Lắp dựng và quản lý dự án các công trình xâydựng dân dụng, thương mại và công nghiệp Ứng dụng công nghệ xâydựng tân tiến, TBS cho ra đời các sản phẩm xây dựng tối ưu về giải phápvà hiệu quả về kinh tế.

thép đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật cao, phù hợp với các yêu cầu cao nhấtcủa khách hàng trong nước cũng như quốc tế.

- Các nội quy, quy định của nhà nước và từng địa phương- Diện tích xây dựng cho phép.

- Các yêu cầu về hệ thống nước thải.

- Các dịch vụ hỗ trợ, cơ sở hạ tầng điện, nước.- Quy định về môi trường.

- Giấy phép xây dựng.

- Phương án xây dựng và vật liệu sử dụng.

Dịch vụ tư vấn TBS không đơn thuần cung cấp cho khách hàng danh mục vật liệu sử dụng mà còn giúp cho khách hàng nắm được chi phíxây dựng, giá thành vật liệu xây dựng, từ đó khách hàng có thể điều chỉnhquy mô dự án theo ngân sách phù hợp Dịch vụ này đáp ứng mọi đối tượng khách hàng từ Nhà thầu xây dựng, Chủ đầu tư và các đơn vị Tư vấn thiết kế.

Dịch vụ thiết kế TBS cho phép khách hàng có thể thực hiện hóa ý tưởng của mình từ những công trình xây dựng dân dụng đến những công

trình thương mại và công nghiệp.

Đội ngũ kiến trúc sư TBS luôn nắm bắt được ý tưởng và thấu hiểurõ từng yêu cầu của khách hàng Trên cơ sở ý tưởng của khách hàng cùngvới mục đích sử dụng, TBS triển khai thiết kế sơ bộ cho phép khách hàngthấy trước được ý tưởng của mình được thực hiện hóa trong tương lai do đó khách hàng có thể lựa chọn TBS với giải pháp xây dựng tổng thể từ Tư vấn thiết kế, Gia công chế tạo đến thi công lắp dựng hoặc chỉ với dịch vụ Tư vấn thiết kế đơn thuần, hoặc với vai trò là Giám sát, hoặc là Quản lý dự án”.

Các dự án tiêu biểu của TBS:

- Dự án: Asia – EU Export Development Center Khu Công NghiệpLinh Trung II – Sông Bé.

- Dự án: Ngân hàng phát triển Nhà Đồng Bằng Sông Cửu Long, TỉnhSóc Trăng.

- Dự án: Chi Cục Thuế Huyện Cao Lãnh, Huyện Cao Lãnh - ĐồngTháp.

- Dự án: Siêu Thị Thanh Ngọc , Tỉnh Bình Dương.- Dự án: Dutch Lady Factory, Tỉnh Hà Nam.

+ Sản xuất chế tạo

Với hệ thống hai nhà máy:

- Phía Bắc: Lô 43 KCN Quang Minh, Xã Quang Minh, Huyện MêLinh, Tỉnh Vĩnh Phúc.

- Phía Nam: KCN Nam Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương.

Và với đội ngũ kỹ sư và công nhân lành nghề, TBS không chỉ sảnxuất mà còn gia công các sản phẩm kết cấu thép đòi hỏi tiêu chuẩnkỹ thuật cao, phù hợp với các yêu cầu cao nhất của khách hàng trongnước cũng như quốc tế

Các sản phẩm tiêu biểu được sản xuất tại các nhà máy của công ty :

• Hệ thống nhà khung giàn (Nhịp chung từ 4M – 50M)Nhà khung giàn tam giác

Nhà khung giàn thangNhà khung giàn Delta

• Hệ thống nhà thép I tổ hợp

• Hệ thống sản phẩm liên hợp TotalDek

- Hệ thống sản phẩm Bêtông Tilt – Up- Hệ thống sản phẩm tiêu chuẩn:

• Nhà thép lưu động

- Nhà khung xương cách nhiệt

- Nhà khung xương không cách nhiệt

- Nhà khung xương không cách nhiệt

• Nhà kho tiêu chuẩn• Hệ thống hàng rào

• Công tác thi công lắp đặt các hệ thống kỹ thuật cho công trình • Công tác xây trát và các công tác hoàn thiện khác.

• Công tác quan trắc lún

• Và công tác thi công một số công trình phụ trợ có liên quan.

Trên cơ sở lập kế hoạch và tiến độ tổng thể cho từng công trình, kế hoạchvề nguồn nhân lực, kế hoạch cung ứng vật tư, năng lực máy móc thiết bị, cho đến kế hoạch kiểm soát hồ sơ tài liệu, TBS tự hào là một nhà thầu xây dựng chuyên nghiệp của các nhà đầu tư.

+ Quản lý dự án

Bao gồm các công việc sau:

• Điều phối công tác thiết kế • Lập kế hoạch thực hiện dự án

• Tư vấn đấu thầu và soạn thảo hợp đồng • Điều phối công tác triển khai dự án • Quản lý hợp đồng

- Quản lý khối lượng - Quản lý chất lượng - Quản lý chi phí

- Quản lý tiến độ xây dựng

- Quản lý an toàn xây dựng và vệ sinh môi trường

- Phối hợp với Chủ đầu tư trong công tác tư vấn giải quyết các vấn đề với các bên có liên quan trong quá trình thiết kế, thi công và lắp đặt nếu cần thiết

• Nghiệm thu khối lượng, lập báo cáo thanh toán cho Nhà thầu • Giải quyết các vấn đề có liên quan trong quá trình thi công

• Báo cáo tháng, chủ trì các buổi họp và xác nhận hồ sơ hoàn công

1.2.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tyTNHH TBS

Công ty TBS kinh doanh chủ yếu trên lĩnh vực Thi công xây lắpcho các dự án nên có các đặc điểm riêng biệt sau:

các dự án được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự cho các dự án

Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án:

- Lập và kiểm tra biện pháp thi công tổng thể và chi tiết cho các hạngmục của dự án được giao.

- Kết hợp với chỉ huy trưởng các công trường nghiệm thu hoàn thànhgiai đoạn, bàn giao với chủ đầu tư.

- Kết hợp với chỉ huy trưởng làm hoàn công các công trình- Làm các thủ tục thanh quyết toán với chủ đầu tư, thầu phụ- Giải quyết các công việc liên quan đến dự án được giao- Đại diện cho công ty trên công trường

- Trong quá trình thi công nếu gặp các vấn đề nằm ngoài phạm viquyền hạn giải quyết cần phải lập bảng báo cáo và đề xuất phươngán giải quyết cho Giám đốc dự án

- Kiểm soát quá trình thực hiện của các dự án: tiến độ thi công, chấtlượng thu công, hồ sơ.

CHỦ NHIỆM DỰ ÁN

CHỈ HUY TRƯỞNG

KHỔI NGHIỆP VỤKỸ THUẬT THI CÔNG

ĐỘI THI CÔNG BTHẦU PHỤ 2

THẦU PHỤ 1ĐỘI THI CÔNG A

- Lập báo cáo tuần gồm: tiến độ thực hiện, an toàn lao động, tiến độcung cấp các nguồn lực và chất lượng của các nguồn lực, đề xuấtbiện pháp điều chỉnh cho Giám đốc dự án

- Quản lý cán bộ công nhân viên của công ty trên công trường

Trách nhiệm của chỉ huy trưởng công trình

- Trực tiếp chỉ huy kỹ thuật tại công trường

- Lập biện pháp thi công chi tiết cho các hạng mục của dự án đượcgiao

- Quản lý và giám sát quá trình thi công của các thầu phụ tại côngtrường

- Nghiệm thu công việc , hoàn thành giai đoạn, bàn giao với chủ đầutư

- Nghiệm thu nội bộ công việc, hoàn thành giai đoạn và bàn giao vớithầu phụ

- Lập bản vẽ hoàn công từng hạng mục và cả công trình- Quản lý nhật ký công trường

- Giải quyết các công việc và gửi báo cáo tuần cho giám đốc dự án- Đại diện cho công ty tại công trường

- Chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng thi công trên côngtrường

- Quản lý cán bộ công nhân viên của công ty trên công trường

Trách nhiệm của bộ phận Kỹ thuật thi công

- Trực tiếp tại công trường

- Theo sự phân công điều hành trực tiếp của chỉ huy trưởng

- Giám sát và kiểm tra quá trình thi công của các thầu phụ tại côngtrường

- Nghiệm thu công việc, hoàn thành giai đoạn với chủ đầu tư- Nghiệm thu nội bộ công việc với thầu phụ

- Ghi nhật ký công trường

- Giải quyết các công việc và báo cáo trực tiếp với chỉ huy trưởngcông trường

- Chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng thi công của các hạngmục được giao

Trách nghiệm của Khối nghiệp vụ

- Khối nghiệp vụ bao gồm: Kế toán dự án, QA&QC, vật tư, thủ kho,bảo vệ.

- Thủ kho: có nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và phân phát vật tư.

- Bảo vệ: có trách nhiệm bảo vệ vật tư, vật liệu, máy móc trên côngtrường

- Kế toán : làm các thủ tục thanh quyết toán với chủ đầu thư , làm cácchế độ cho cán bộ trên công trường

- Vật tư: cung cấp vật tư, vật liệu thi công trên công trường

- QA/QC kiểm tra chất lượng vật tư cung cấp cho công trường, chấtlượng thi công của dự án

+ Đặc điểm quy trình thực hiện dự án thi công xây lắp

- Mục đích: Tổ chức và quản lý thực hiện dự án thi công xây lắp đảm bảochất lượng , hiệu quả

- Phạm vi áp dụng : Quy trình này áp dụng cho bộ phận dự ánSơ đồ quy trình thực hiện dự án thi công xây lắp

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình thực hiện dự án

Các bước thực hiện quy trình như sau:

Chuẩn bị triển khai dự án

Chuẩn bị hồ sơ cho dự án: Hồ sơ cho dự án bao gồm :

- Bản vẽ thiết kế - Hợp đồng xây lắp

- Biện pháp thi công chính

- Kế hoạch chi phí thực hiện dự án

DỰ ÁN CHUẨN BỊ TRIỂN KHAI

THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TRÌNH

BIỆN PHÁP THI CÔNG VÀ TIẾN ĐỘ

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY THI CÔNG

KẾ HOẠCH KIỂM TRA VÀ NGHIỆM

KẾ HOẠCH MÁY MÓC THIẾT BỊKẾ HOẠCH

NHÂN LỰC

KẾ HOẠCH CUNG ỨNG VẬT TƯ CHÍNH

KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THI CÔNG

KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU

KIỂM TRA VÀ HIỆU CHỈNH KẾ HOẠCH

LƯU TRỮ HỒ SƠ

- Thông tin chung về dự án

- Tiến độ thi công các công việc chính - Kế hoạch nhân lực

- Kế hoạch cung ứng vật tư chính - Kế hoạch kiểm tra chứng nhận vật tư - Kế hoạch máy móc thiết bị

- Kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu - Kế hoạch kiểm soát quá trình thi công - Kế hoạch kiểm soát hồ sơ và tài liệu - Các tiêu chuẩn, quy phạm áp dụng

- Mẫu các biên bản nghiệm thu, bàn giao, biên bản hiện trường, báocáo, nhật kí thi công

Lập hồ sơ theo dõi dự án tại phòng XDCB

- Bản vẽ thiết kế

- Hợp đồng giao nhận thầu- Quyết định phân công công tác- Hợp đồng thầu phụ, các báo giá- Hợp đồng cung cấp vật tư, thiết bị

- Yêu cầu vật tư gửi cho bộ phận vật tư theo mẫu yêu cầu vật tư- Lệnh sản xuất gửi cho nhà máy theo mẫu lệnh sản xuất

- Lệnh xuất hàng gửi cho nhà máy theo mẫu lệnh xuất hàng

- Hồ sơ chất lượng công trình: thí nghiệm, kiểm định vật liệu, biênbản nghiệm thu, bàn giao

- Hồ sơ thanh quyết toán công trình

Lập hồ sơ theo dõi tại công trường

- Bản vẽ thiết kế

- Nhật ký thi công công trình

- Hồ sơ chất lượng: các kết quả thí nghiệm vật tư, vật liệu, các biênbản nghiệm thu, bàn giao

- Hồ sơ từ nhà máy: phiếu giao nhận sản phẩm, vật tư- Khối lượng hoàn thành, thanh toán

- Biện pháp thi công chi tiết cho các hạng mục- Kế hoạch thi công tuần, tháng

- Văn bản thay đổi điều chỉnh thiết kế, dự toán

Thực hiện dự án

Căn cứ bản vẽ thiết kế và hợp đồng giao thầu chủ nhiệm dự án tiếnhành thực hiện dự án theo các bước sau

Thành lập ban chỉ huy công trường

- Nhận bàn giao mặt bằng với chủ đầu tư- Lập văn phòng công trường

- Làm kho chứa vật tư

+ Đặc điểm quy trình thi công một hạng mục công việc

Quy trình thi công một hạng mục công việc được thể hiện trong sơ đồ.

+ Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm

- Thị trường: Thị trường tiêu thụ sản phẩm xây lắp của Công ty bao

gồm các tỉnh phía Bắc và phía Nam.

- Khách hàng: của Công ty là các Nhà máy sản xuất, các Khu Công

Nghiệp…cần những nhà lưu động để làm kho bãi, gian hàng triển lãm…Vì Công ty là đơn vị xây lắp nên sản phẩm của Công ty cố định tạinơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặtsản phẩm Ngoài ra sản phẩm của Công ty được tiêu thụ theo giá dự toánhoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước.

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ quy trình thi công một hạng mục công việc

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TBS

CHỦ ĐẦU TƯ

KIỂM TRA NGHIỆM THU THI CÔNG

BIỆN PHÁP THI CÔNG VẬT TƯ,

THIẾT BỊ

HẠNG MỤC CÔNG VIỆC

LƯU HỒ SƠBIÊN BẢN NGHIỆM THUNGHIỆM THU CÔNG VIỆC

GHI CHÚ

Đ : Đạt yêu cầuK : Không đạt yêu cầu

Đ K

ĐK

Gọn nhẹ, hiệu quả là mô hình tổ chức mà những lãnh đạo cấp caocủa TBS đã lựa chọn.

Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến đổi hiệnnay, việc áp dụng phương án tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trựctuyến tham mưu tạo ra cho TBS một sự năng động và linh hoạt hết sứccần thiết Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường đượcnâng cao Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòngban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty,nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận.

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Hội đồng quản trị: Có vai trò quyết định cao nhất tới hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty, quyết định những vấn đề quan trọngcủa Công ty như : Các định hướng phát triển trong dài hạn, cácchiến lược về sản phầm…

- Chủ tịch Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm lập chương trình, kếhoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, là người đại diện theo Phápluật của Công ty.

- Tổng Giám đốc: Có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty, giám sát, chỉ đạo hoạt động củaGiám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinhdoanh trước Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý Nhà nước.- Giám đốc điều hành: Do Hội đồng quản trị bầu ra để điều hành

toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty Giám đốc điều hành chịutrách nhiệm về kết quả kinh doanh trước Hội đồng quản trị và cơquan quản lý của Nhà nước

- Ban kiểm soát tài chính : Công ty sử dụng kiểm toán viên củacông ty kiểm toán Earnst & Young.

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý

- Bộ phận Hành chính- Nhân sự: + Quản lý nhân sự toàn Công ty

+ Xây dựng chính sách nhân sự và chế độ lao động

+ Phân công, bố trí nhân sự, đảm bảo đúng người, đúng vị trí+ Quản lý hồ sơ nhân sự của toàn thể nhân viên trong công ty+ Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng/ thuê mượn nhân viên; giảiquyết thủ tục thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn,…nhân viên.

Chủ tịch Hội đồng quản trị

Tổng Giám đốc

Giám đốc điều hành

Bộ phận Hành chính-Nhân sự

Bộ phận Tài chính-Kế toán Bộ phận IT

Bộ phận Kinh doanh

Bộ phận Tư vấn thiết kế

Bộ phận Kinh tế kĩ thuật

Bộ phận Dự toán

Bộ phận Quản lý thicông

Bộ phậnVật tư

Bộ phận QA/QC

Bộ phậnSản xuất

Bộ phận Xuất khẩu

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát tài chính

+ Tổ chức và giám sát thực hiện việc đánh giá định kỳ nhân viên,thực hiện việc bình chọn, khen thưởng nhân viên xuất sắc và xử lýkỷ luật nhân viên

+ Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao taynghề cho cán bộ, nhân viên, toàn công ty

+ Quản lý hệ thống tài chính của Công ty bao gồm:

- Đời sống: An ninh, vệ sinh, ăn uống, điện nước, hội họp, liênhoan,…

- Hệ thống thiết bị văn phòng: Photocopy, điều hoà,… - Văn thư: Con dấu văn phòng phẩm thư tín báo chí,… - Điều phối xe

- Các công việc thư ký cho Tổng giám đốc/ Hội đồng quản trị - Bộ phận Tài chính - Kế toán

+ Xây dựng và giám sát thực hiện hệ thống quản lý tài chính củaCông ty trên cơ sở cập nhật các quy định của pháp luật về tàichính.

+ Xây dựng và đăng ký hệ thống kế toán của Công ty trên cơ sởpháp luật kế toán và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty+ Phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả bằng công cụ tàichính toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

+ Cân đối nguồn tài chính

+ Tổ chức theo dõi và thực hiện các hợp đồng liên quan đến kiểmtoán, tư vấn tài chính kế toán, bảo hiểm tài sản của Công ty và cáchợp đồng khác khi ban giám đốc yêu cầu.

+ Duy trì và phát triển các mối quan hệ với ngân hàng và các tổchức tín dụng

- Bộ phận IT - Quản lý hệ thống thông tin của Công ty bao gồm:+ Hệ thống máy tính, máy in

+ Hệ thống điện thoại, fax

+ Các phần mềm ứng dụng tin học- Bộ phận Kinh doanh:

+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho thương hiệuTBS tại thị trường Hà Nội và các tỉnh với các đối tượng kháchhàng

+ Xây dựng chính sách khách hàng đối với các nhà phân phối, đạilý sản xuất , các nhà thầu, Chủ đầu tư, tư vấn thiết kế.

+ Tổ chức hệ thống bán hàng phù hợp để thực hiện chiến lược vàkế hoạch kinh doanh được Tổng Giám Đốc phê duyệt

+ Tổng hợp, phân tích thông tin về thị trường, sản phẩm, đối thủcạnh tranh để tìm giải pháp kinh doanh hiệu quả

+ Giải quyết các khiếu nại khách hàng trong lĩnh vực kinh doanhphân phối và kinh doanh dự án

- Bộ phận Tư vấn thiết kế:

+ Tổ chức thực hiện mọi hoạt động thiết kế cho các dự án củaCông ty, bao gồm thiết kế báo giá, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chếtạo lắp dựng

+ Thống kê vật tư, khối lượng sản phẩm công trình+ Hỗ trợ kỹ thuật cho Phòng Kinh doanh và Dự án

+ Hỗ trợ Phòng Dự án trong việc điều tra, bảo hành sản phẩm khicó yêu cầu

- Bộ phận Kinh tế kỹ thuật : Là cơ quan tham mưu giúp việc choBan giám đốc Công ty, quản lý điều hành công tác kinh tế - kỹthuật trong lĩnh vực thi công xây lắp và có những nhiệm vụ sau:Chủ trì phối hợp các đơn vị liên quan, tính toán và lập hồ sơ dựthầu các công tình xây dựng

Chỉ đạo lập phương án tổ chức thi công trình giám đốc công ty vàchủ đầu tư trước khi thi công

Tổ chức thực hiện công tác quản lý, giám sát chất lượng kỹ thuậttiên tiến độ khối lượng xây lắp, an toàn lao động trong xây dựngcông trình theo các chế độ chính sách của Nhà nước và các quy chếdo giám đốc ban hành

Quản lý hồ sơ công trình, tài liệu khảo sát đo đạc bản vẽ kỹ thuật,nhật ký công trình… trong quá trình thi công

Theo dõi, đôn đốc và chỉ đạo công tác bảo hành, bảo dưỡng côngtrình sau khi bàn giao theo quy định của Nhà nước

- Bộ phận Dự toán: Dự toán giá trị của công trình.

- Bộ phận Quản lý thi công: Quản lý quá trình thi công lắp dựng- Bộ phận Vật tư: Quản lý vật tư,

- Bộ phận QA/QC : Quản lý chất lượng

+ Xây dựng và thường xuyên cập nhật Tiêu chuẩn nguyên vật liệuvà tiêu chuẩn sản phẩm của Công ty

+ Xây dựng quy định kỹ thuật

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm đảmbảo chất lượng nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm theo đúngyêu cầu chất lượng.

- Bộ phận Sản xuất : Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của Côngty

+ Xây dựng các quy định , quy trình và thủ tục sản xuất, đồng thờigiám sát việc thực hiện các quy định , quy trình và thủ tục đó đểđảm bảo:

- Chất lượng sản phẩm- Tiến độ sản xuất- An toàn lao động

+ Quản lý định mức kỹ thuật: Tỷ lệ hao hụt, mức tiêu hao nănglượng… của các sản phẩm

+ Quản lý máy móc, thiết bị, nhà xưởng

dây chuyền sản xuất

+ Theo dõi xây dựng cơ bản và bảo dưỡng các công trình xây dựngtrong công ty

+ Tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất thường kỳ cho Tổng GiámĐốc.

- Bộ phận Xuất khẩu: Chịu trách nhiệm về các dự án xuất khẩu racác thị trường Châu Á như Singapore, Thái Lan hay Australia Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến đổi hiện nay,việc áp dụng phương án tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyếntham mưu tạo ra cho TBS một sự năng động và linh hoạt hết sức cầnthiết Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường đượcnâng cao Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòngban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty,nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận.

PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠICÔNG TY TNHH TBS

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TBS

Công ty lựa chọn cách thức tổ chức bộ máy kế theo hình thức tậptrung Tức là Công ty chỉ tổ chức phòng Kế toán tại văn phòng chính, còndưới các nhà máy thì không có Hiện nay Công ty đang có 5 kế toán trongđó có 1 kế toán trưởng phụ trách tổng hợp tình hình tài chính của cả côngty và 4 kế toán viên phụ trách từng phần hành công việc của mình.

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán

+ Kế toán nguyên vật liệu

- Theo dõi cập nhật tình hình nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụvào các kho vật tư, thiết bị của Nhà máy; Kiểm tra lại tính toán vậttư trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền.

- Theo dõi cập nhật tình hình xuất vật tư vào sản xuất hàng ngày.Cập nhật báo cáo tồn kho 2 ngày một lần.

- Lưu trữ, cập nhật và kiểm tra các báo giá vật tư, trong đó phân loạivật tư cho công trình, vật tư sử dụng sản xuất chung tại xưởng.- Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhập hàng, xuất hàng;

kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của phiếu nhập,xuất vật tư, so sánh số vật tư xuất với định mức tiêu hao cho phép.- Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho vật tư trên thẻ

kho về số liệu nhập, xuất tồn.

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán nguyên vật liệu

Kế toán thanh toán

Kế toán dự ánKế toán tổng hợp

đột xuất theo yêu cầu)

- Phối hợp với kế toán dự án trong quá trình quyết toán tổng hợp vậttư theo công trình.

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các TK 152, 153- Báo cáo tồn kho 2 ngày một lần

- Báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng

- Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vật tư sản xuất, có so sánh vớiđịnh mức tiêu hao của công ty

- Báo cáo phân tích hàng mua trong kỳ

- Chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ kế toán có liên quan đếnphần hành công việc của mình

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các bút toán cập nhật trênphần mềm.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của kế toán trưởng- Đề xuất, lập tờ trình đối với định mức vật tư, bảng dự tính vật tư

tồn kho tối thiểu.

+ Kế toán thanh toán

- Tiếp nhận kiểm tra và xử lý đối với các chứng từ thanh toán tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, các chứng từ liên quan đến thanh toáncông nợ phải thu, phải trả.

- Cập nhật, kiểm tra, đối chiếu số dư TM, ngân hàng hàng ngày vớithủ quỹ, với ngân hàng và không chậm hơn 10h sang ngày hômsau.

- Luôn đảm bảo số dư tiền mặt trên phần mềm và thực tế khớp nhau,số dư tiền mặt không vượt quá 50 triệu đồng.

- Thanh toán bằng TM được áp dụng đối với các khoản chi có giá trị< 10 triệu đồng và > 10 triệu đồng phải được thanh toán bằngchuyển khoản.

- Chịu trách nhiệm đối với các tài khoản 111, 112- Báo cáo kiểm kê quỹ tại ngày cuối cùng của tháng.- Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng.

- Lưu trữ, ghi chép, phản ánh các chứng từ tiền mặt và chịu tráchnhiệm toàn bộ đối với những phát sinh liên quan.

- Quản lý các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt của thủ quỹ.- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp lý của các khoản thanh

- Từ chối các chứng từ, số liệu sai, không đúng quy định.

- Đề xuất với kế toán trưởng giải quyết các vấn đề thuộc phần hànhmình thực hiện.

- Tham gia cùng với bộ phận kinh doanh lập hợp đồng

- Kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với mọi khoản chi phí phát sinhđối với công trình

- Cập nhật thường xuyên chi phí phát sinh đối với công trình

- Theo dõi và cung cấp tiến độ thực hiện công trình bao gồm tiến độtại công trường và tiến độ sản xuất tại nhà máy

- Thường xuyên cập nhật và theo dõi các khoản công nợ với ngườimua hàng

- Báo cáo tình hình dự án công trình hàng tuần

- Báo cáo tình hình thực hiện dự án công trình hàng tháng

- Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phầnhành của mình

- Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định

- Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh củacông trình

+ Kế toán tổng hợp

- Kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh hàng tháng, thực hiện việc kếtchuyển các tài khoản, xác định kết quả kinh doanh.

- Lập các báo cáo tài chính hàng tháng

- Thực hiện lưu trữ, cập nhật số liệu, và xem xét tính giá đối với cácsản phẩm tiêu chuẩn hàng quý hoặc khi có yêu cầu

- Cập nhật, theo dõi thường xuyên chi phí sản xuất dở dang của từngcông trình

- Đối chiếu với kế toán NVL, kế toán chi phí sản xuất chung để đảmbảo sự phù hợp của việc phân bổ chi phí và tính giá thành sảnphẩm

- Lập bảng quyết toán vật tư và giá vốn công trình chậm nhất sau 2ngày kể từ ngày công trình hoàn thành

- Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phầnhành của mình

- Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định- Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải quyết- Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh của

công trình

Ngoài các phần hành chính trên, mỗi kế toán còn phụ trách thêm cácphần hành kế toán khác Ví dụ: Kế toán nguyên vật liệu còn phụ tráchthêm một số phần hành kế toán khác như Kế toán TSCĐ, CCDC, Kế toánCông nợ phải trả nhà cung cấp NVL, CCDC, TSCĐ… hay Kế toán thanhtoán còn kiêm luôn Kế toán các khoản Công nợ phải trả nội bộ, Kế toáncác khoản thuế Thu nhập cá nhân, thuế GTGT hay các khoản vay, thếchấp, kí cược, kí quỹ…