- Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để xuất hàng
3.2.Đánh giá khái quát về tổ chức bộ máy hạch toán kế toán
Tổ chức bộ máy hạch toán kế toán của đơn vị hiện nay nổi bật lên có các ưu điểm sau:
Về tổ chức bộ máy kế toán: phòng kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, hình thức này là phù hợp với tình hình hoạt động chung hiện nay vì Công ty mới chỉ được thành lập gần bốn năm với số vốn kinh doanh không lớn, hơn nữa Công ty đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trước tình hình giá cả thị trường tăng đột biến hiện nay, nên việc làm gọn nhẹ các bộ máy, giảm số lượng các lao động thừa là hết sức cần thiết. Đội ngũ kế toán viên đều có trình độ, năng lực, nhiệt tình và trung thực trong công tác, biết vận dụng chế độ một cách linh hoạt.
Việc tổ chức công tác kế toán cho các phần hành của Công ty là khá cụ thể và chi tiết với việc phân công phân nhiệm cho từng phần hành rõ ràng, khoa học, tránh được tình trạng công việc bị chồng chéo gây bối rối cho các kế toán viên khi tiến hành thực hiện công việc của mình.
Về hệ thống sổ sách chứng từ: Phòng kế toán đã nghiêm túc thực hiện việc tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, theo đúng quyết định 15/2006 của Bộ Tài Chính. Cụ thể:
- Công ty đã mở các sổ kế toán phản ánh cho từng công trình từng hạng mục công trình đảm bảo cho việc theo dõi khá sát sao cho từng công trình và đơn vị thi công đó.
- Công ty thực hiện tốt hình thức “Chứng từ ghi sổ”, tận dụng được những ưu điểm của hình thức kế toán này là biểu mẫu đơn giản, hơn nữa kết hợp với hình thức kế toán máy nên đã giảm tải được khối lượng công việc cho nhân viên kế toán rất nhiều mà chất lượng công việc vẫn được đảm bảo.
- Ngoài ra hệ thống báo cáo quản trị của Công ty được tổ chức rất cụ thể, chi tiết góp phần cung cấp những thông tin hữu ích giúp các
xác và kịp thời.
Về công tác hạch toán cho phí sản xuất và tính giá thành, kế toán Công ty đã tổ chức hạch toán chi phí sản xuất rõ ràng, cụ thể, đơn giản, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí sản xuất, quản lý hoạt động kinh doanh của Công
Tuy nhiên do tính chất đặc thù của các công ty xây lắp là tình hình hạch toán kế toán khá phức tạp nên trong quá trình tổ chức công tác hạch toán kế toán vẫn còn những khó khăn tồn tại như sau:
Thứ nhất: trong quy trình luân chuyển chứng từ đối với kế toán nguyên vật liệu, thủ kho của Công ty đã kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc, từ kiểm tra chứng từ, đếm số lượng, khối lượng, kiểm tra chất lượng NVL, CCDC xuất nhập kho, đến viết thẻ kho, phiếu nhập kho, xuất kho... Công ty sẽ không thể kiểm soát được nếu thủ kho có biểu hiện gian lận, làm trái hành vi đạo đức nghề nghiệp. Ngoài ra, thủ kho của công ty không có đủ kiến thức khi ghi phiếu nhập xuất NVL khi thường xuyên ghi nhầm ngày tháng trên chứng từ nhập xuất gây tình trạng khi kế toán nhập chứng từ xuất thì số lượng tồn kho trên máy bị âm. Kế toán lại phải kiểm tra và xem lại phiếu nhập kho. Mặc dù Công ty áp dụng hình thức kế toán máy và sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu nhập xuất nhưng sự thiếu trách nhiệm của thủ kho gây mất thời gian ảnh hưởng tới tiến độ của công việc.
Thứ hai: mặc dù trình độ kế toán của các nhân viên kế toán trong Công ty tương đối cao và đồng đều, có nhiều sáng tạo trong công việc, tuy nhiên trong quá trình hạch toán đôi khi vẫn gây ra những sai sót trọng yếu trong quá trình định khoản, tính giá vốn, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ... nhất là trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc tính doanh thu, giá vốn dẫn đến tính sai kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, hệ thống máy tính của Phòng Kế toán chất lượng đã xuống cấp, thi thoảng khi nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, sủ dụng liên tục, dễ làm máy bị treo, trong khi phần mềm Effect đòi hỏi phải được chạy trên một cấu hình đủ mạnh và ổn định. Điều này cũng làm giảm hiệu quả công tác kế toán của Công ty.