Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam

Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU

Sau nhiều năm thực hiện chính sách đổi mới và mở cửa của Đảng và Nhà nước, nềnkinh tế nước ta đang chuyển mạnh mẽ từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thịtrường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và đã đạt được những thành tựu có ý nghĩaquan trọng trên nhiều lĩnh vực Cơ chế thị trường luôn tồn tại những quy luật riêng củanó cho nên mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng đượcnhững đòi hỏi của thị trường, phải nắm chắc và vận dụng đúng các quy luật của nó.

Đối với bất kì doanh nghiệp nào trong nền kinh tế muốn hoạt động tốt thì không thểthiếu các yếu tố đầu vào và đầu ra Thanh toán là một khâu trong quá trình mua bánhàng hoá, là dòng vận động ngược chiều với dòng vận động vật lý của hàng hoá từngười tiêu dùng quay trở lại người sản xuất Thanh toán là điều kiện để tiếp tục quátrình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng Để quản lý sự hình thành công nợ và tìnhhình thanh toán trong mua bán hàng hoá một cách có hiệu quả thì cần phải có lượngthông tin chính xác, kịp thời Yêu cầu này khiến công tác kế toán nghiệp vụ thanhtoánvới người mua người bán không đơn giản là cung cấp đầy đủ chính xác thông tinmà còn phải kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý về tình hình công nợ đểcó biện pháp quản lý một cách khoa học đồng thời có kế hoạch huy động các nguồnvốn một cách hợp lý.

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam, quaxem xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình hạch toán đặc biệt là quytrình hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán cùng với kiến thức tích

luỹ được trong quá trình học tập tại trường Đại Học, em đã chọn đề tài “Hoàn thiệncông tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch ViệtNam ” làm nội dung cơ bản trong chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận gồm các nội dung chính sau đây:

Phần I: Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phầnđầu tư Mở Du lịch Việt Nam

Phần II: Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phầnđầu tư Mở Du lịch Việt Nam

Phần I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤTHANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MỞ DU LỊCH VIỆT

Với thị trường khách du lịch quốc tế, mục tiêu của công ty là sẽ khai thác tốt nguồnkhách , trong quá trình hoạt động sẽ đóng góp một phần không nhỏ cùng các doanhnghiệp kinh doanh lữ hành khác vào việc phát triển thị trường khách du lịch tại ViệtNam, quảng bá hình ảnh của quốc gia với bạn bè quốc tế Bên cạnh đó khi kinh doanhtốt , công ty sẽ tạo ra nhiều việc làm cho người lao động một cách trực tiếp trong đógóp vào ngân sách quốc gia là một điều không thể thiếu trong hoạt động của công ty

Công ty có trụ sở chính tại số nhà 43, ngõ 217, phố Mai Dịch , Phường Mai Dịch,quận Cầu Giấy , thành phố Hà Nội.

ĐT: (04)7171444 - 9122955 Fax: (04)7171525.Website: www.dulichvietnam.com.vn

Email: opentourvn@vnn.vn

Vốn điều lệ: 15000000000 ( 15 tỷ)

Vốn đầu tư ban đầu : 1000.000.000 Trong đó :

Vốn cố định: 600.000.000.Vốn lưu động: 400.000.000

Tài khoản tiền đồng số : 22937619 Tài khoản ngoại tệ số : 22937689

Tại ngân hàng : Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Hà Nội

Văn phòng đại diện công ty cổ phần dầu tư Mở _ Du lịch Việt Nam.Đ/C: Số 93 đường Hồng Hà , Phường Phúc xá, quận Ba Đình , Tp Hà Nội

1.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty có nhiều hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch như: tổ chức du lịch lữhành quốc tế và trong nước, kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ buồng giường, kinhdoanh hàng hoá, vận chuyển hành khách, vui chơi giải trí, dịch vụ thông tin

Về cách thức tổ chức công việc thì việc sắp xếp công việc của các bộ phận trongcông ty như sau :

Những nhân viên thuộc bộ phận thị trường trong nước có nghiệp vụ chuyên vềkhai thác bán tour ra nước ngoài, tour nội địa Những nhân viên thuộc bộ phận thịtrường nước ngoài có nghiệp vụ chuyên về khảo sát thị trường nước ngoài và tiếp thịbán các tour du lịch Việt Nam.

Sau khi hợp đồng du lịch được ký kết tức là các chương trình du lịch được bán bởicác bộ phận trên thì ngay lập tức các bộ phận chuyển về cho điều hành lúc này bộ phậnđiều hành có nhiệm vụ triển khai đặt phòng khách sạn, nhà hàng , vận chuyển , đườngbộ , hàng không và các dịch vụ khác có trong chương trình với sự hỗ trợ , phối hợpcủa bộ phận mạng và bộ phận dịch vụ du lịch Sau khi công việc chuẩn bị đã hoàn tấtthì bộ phận điều hành sẽ đưa chương trình cho bộ phận hướng dẫn và hướng dẫn viênlà người cuối cùng thực hiện rình diễn dịch vụ cho khách Kết thúc tour bộ phận kếtoán -tài chính sẽ có trách nhiệm tổng hợp thu-chi , hạch toán lỗ -lãi của chương trình

Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh:

3Phòng

tổ chứclao động

và tiền

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng kinh doanh

PhòngKế toán Tài Phòng

Cửahàng301Đội

Trung tâm dịch vụ

du lịch và

Các chi nhánh

Đứng đầu công ty là giám đốc, giám đốc đại diện cho toàn bộ cán bộ nhân viêntrong công ty, tiến hành điều hành mọi hoạt động của công ty và phải chịu trrách nhiệmvề mọi hoạt động của công ty trước pháp luật Giúp việc giám đốc có một phó giámđốc.

-Phòng kinh doanh :Có nhiệm vụ kinh doanh tổng hợp, kinh doanh du lịch, XNKquá cảnh, liên doanh liên kết thực hiện uỷ thác XNK cho các đơn vị trong và ngoàinước

- Phòng Hành chính : Giúp giám đốc trong công tác tổ chức các hoạt động hànhchính, quản lý tài sản và phục vụ cơ quan.

- Phòng Kế toán Tài chính : Chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc công ty và cótrách nhiệm giúp cho ban giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiên toàn bộ công tác kế toánthống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế ở công ty giúp cho giám đốc định hướngchiến lược kinh doanh.

-Phòng tổ chức lao động và tiền lương: Tham mưu giúp giám đốc về công tác tổchức lao động tiền lương đồng thời tham gia giải quyết các chế độ, nghĩa vụ đối vớingười lao động.

-Cửa hàng 301 Đội Cấn : Là nơi tổ chức việc giao nhận hàng hoá ,bán hàng vàquản lý hàng

- Trung tâm dịch vụ du lịch và khách sạn : Tham mưu phản ánh các nghiệp vụ liênquan đến các hoạt động du lịch khách sạn để giám đốc xem xét giải quyết

-Các chi nhánh :Hoạt động kinh doanh theo chức năng của công ty và thực hiệnnghĩa vụ với công ty.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty

Kế toán là công cụ sắc bén trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạtđộng kinh tế của công ty Hiểu được điều này, công ty rất chú trọng đến tổ chức bộmáy kế toán sao cho phù hợp, khoa học để đáp ứng được yêu cầu của Ban giám đốc vàhoàn thành tốt nhiệm vụ của phòng.

Công tác kế toán tại công ty được thực hiện thông qua phòng Tài chính kế toán.Về công tác tài chính, phòng kế toán có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc sử dụng, quảnlý, bảo tồn, phát huy tài sản và các nguồn vốn của công ty để nâng cao năng lực đưacông ty ngày một đi lên Về công tác hạch toán kế toán, phòng kế toán phải hạch toánđầy đủ, kịp thời và chính xác tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Để làm được hainhiêm vụ cơ bản trên đòi hỏi cán bộ kế toán tại phòng phải nắm chắc nghiệp vụ củamình, cập nhật các thông tin mới nhất về hệ thống chuẩn mực kế toán, các chế độ,chính sách kế toán được ban hành, các phương pháp hạch toán kế toán từ đó quản lý vàgiám sát chặt chẽ quá trình huy động và sử dụng vốn của công ty, phát hiện sớm cáctiêu cực có biện pháp xử lý kịp thời.

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và phù hợp với tình hình phân cấpquản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp Công ty đã áp dụng hình thức tổ chứccông tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, theo hình thức tổ chức này ở công ty cóPhòng kế toán Tài chính, ở các đơn vị phụ thuộc có đủ độ lớn thì tổ chức bộ máy kếtoán riêng còn những đơn vị phụ thuộc nhỏ thì chỉ bố trí các nhân viên kinh tế thựchiện một số phần kế toán chi tiết theo sự phân công của kế toán trưởng hàng ngày hoặcđịnh kỳ ngắn hạn chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán công ty Hàng tháng cácđơn vị này phải lập báo cáo kế toán-tài chính theo quy định của công ty và nhà nướcgửi về phòng kế toán công ty để kiểm tra tổng hợp và lập báo cáo chung toàn công ty.

Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính tại công ty Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịchViệt Nam

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toántônghợp

Kế toánhàng hoá

& Kế toán

Kế toántiền mặt

&Kế toántiềnlương

*Kế toáncông nợ*Kế toán

TGNH,*Kế toán tiền vay

Thủ quỹ

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức điều hành, hướng dẫn, kiểm tracông tác kế toán tài chính của công ty Hàng năm kế toán trưởng có có trách nhiệm lậpkế hoạch tài chính cho toàn công ty, cùng với giám đốc ra các quyết định tài chính.Hàng tháng phải báo cáo tình hình kết quả kinh doanh sơ bộ trước giám đốc Thu nhậnvà xét duyệt báo cáo tài chính quý, năm của các đơn vị trực thuộc.

Kế toán tổng hợp: Xác định doanh thu và kết quả kinh doanh toàn công ty, phụtrách thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, kê khai thuế, kế toán các khoản thu,chi các quỹ doanh nghiệp Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị nội bộ tổ chức công táchạch toán kế toán.

Kế toán hàng hoá, tài sản cố định: Theo dõi ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn khohàng hoá, xác định giá xuất kho, giá vốn hàng bán Theo dõi, ghi chép sự biến độngcủa tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phícông cụ dụng cụ.

Kế toán tiền mặt và tiền lương: Theo dõi ghi chép sự biến động của quỹ tiền mặtcủa công ty Tính toán, trích và trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, nộpBHXH,BHYT,KPCĐ Theo dõi các khoản tạm ứng.

Kế toán công nợ, tiền gửi, tiền vay: Thực hiện các giao dịch trực tiếp với ngânhàng Theo dõi sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ với ngườimua, người bán, với ngân hàng và các tổ chức tín dụng Theo dõi các khoản chi từ tàikhoản tiền gửi ngân hàng và các khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thủ quỹ: Trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt, vàng bạc, ngoại tệ, và các chứng từ có gíakhác của công ty Nhập và xuất tiền mật theo lệnh của giám đốc

1.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh đều được ghi chép vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật kýchung ,theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó ,sau đólấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Công tyáp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường

xuyên ,nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hạch toán ngoại tệ theo tỷgiá thực tế

Quy định về kế toán của Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam:

 Tour khách lẻ, ghép đoàn -chủ yếu

Định nghĩa: Là các tour được chào bán trên tờ rơi và quyển báo giá của công ty, đặc

điểm các tour này thường là chương trình cố định, ít thay đổi Loại này được chia ralàm 2 là gửi khách và tự tổ chức

Giấy tờ liên quan: Chủ yếu là vé du lịch (bán trực tiếp) hoặc báo khách của các đại lý

(khi đó khách sẽ cầm vé của các đại lý)

Quy trình tổ chức:

Gửi khách: Các khách sạn, công ty du lịch báo khách đến cho công ty OPENTOUR

hoặc công ty OPENTOUR bán trực tiếp tại VP, công ty OPENTOUR nhận khách vàgửi lại cho các đối tác tổ chức tour khác, đối với các tour này, công ty OPENTOUR sẽchỉ được hưởng hoa hồng do mức giá chênh lệch gửi khách

Tự tổ chức: Các khách sạn, công ty du lịch báo khách đến cho công ty OPENTOUR,

công ty OPENTOUR tự gom khách lại để đủ 1 xe và tự tổ chức tour: Thông thường kếtoán/ thủ quỹ sẽ tạm ứng cho HDV số tiền trước khi đi tour, HDV sẽ thanh toán một sốkhoản trực tiếp (vé thăm quan, ăn…) và một số khoản (khách sạn, xe…) sẽ do công tychuyển tiền thanh toán sau vào cuối tháng Sau 1 ngày kết thúc tour, HDV sẽ phải gửibản kê và hoàn tạm ứng cho kế toán Bản kê phải có xác nhận và đồng ý của điều hành

Quy trình kế toán: Hàng ngày kế toán vào danh sách khách từ sổ báo khách, lọc từ

danh sách khách để kiểm tra và đối chiếu công nợ

Quy tr×nh ®iÒu hµnh: khi thực hiện hất thiết điều hành phải tổng hợp rõ:

- bao nhiêu khách

- thêu xe,ghép xe nơi nào,giá cả

- đặt phòng ,ăn uống K/s nào ( Nếu khách đi từ nơi nào),giá bao nhiêu.- Trường hợp khách đi một ngày thì gửi khách về xe nào,giá cả

- Ngoài những chi phí bắt buộc hướng dẫn chi ngay còn các khoản dù phải chihoặc phát sinh thì điều hành phải là người biết rõvà báo ngay lại phòng kếtoán(bằng mẫu thanh toán tour) để Ktoán tập hợp chi phí

- Trong trường hợp tự tổ chức nếu nhờ HD thu tiêng phải ghi rõ : tên HD,Sốtiền,thu của khách nào.

 Tour khách lẻ, tổ chức riêng

Định nghĩa: Là các tour được chào bán trên mạng, tờ rơi, báo giá của công ty, khách

hàng yêu cầu tổ chức thành 1 tour riêng, không ghép với các khách khác (nếu ghépcũng chỉ là các dịch vụ nhỏ trong tour như tàu thăm Vịnh…)

Giấy tờ liên quan: Vé du lịch; Tờ rơi hoặc chương trình gửi kèm; Phiếu thu hoặc

Receipt (nếu có)

Quy trình tổ chức: Sau khi khách có yêu cầu về tour, điều hành tour sẽ làm chương

trình và tính giá tour gửi kèm Sau khi 2 bên thống nhất về chương trình công tyOPENTOUR sẽ cử người viết vé cho khách và thu tiền Thông thường các trường hợpnày là thu được hết tiền trước khi đi tour hoặc chậm nhất là trước khi kết thúc tour 1ngày HDV sẽ thu nốt tiền của khách.

Điều hành sẽ đặt các dịch vụ theo như yêu cầu, HDV sẽ tạm ứng tiền của kế toán và đitour theo chương trình (Về quy trình cơ bản giống như khách đoàn) Sau thời gian từ 1ngày đến 5 ngày HDV sẽ có trách nhiệm gửi bản kê cho điều hành kiểm tra và kế toánđể hoàn tiền tạm ứng

Quy trình kế toán: Ngay sau khi bán tour cho khách kế toán có nhiệm vụ kiểm tra xem

đã doanh thu đã thu đủ và được nộp vào cho thủ quỹ chưa Nếu chưa thu đủ yêu cầunhắc nhở nhân viên/ khách hàng Nếu do lý do khách quan phải báo ngay ban giámđốc, nếu do chủ quan kế toán quên không thu sẽ phải chịu trách nhiệm Sau khi HDVđi tour về và hoàn tạm ứng, kế toán yêu cầu điều hành phải làm ngay bản quyết toántour để trình phụ trách phòng duyệt và nộp lại kế toán để làm báo cáo lỗ lãi của cáctour Tất cả hồ sơ sẽ được để riêng và lưu trữ cho công việc kiểm tra sau này

Quy tr×nh ®iÒu hµnh

điều hành tour là người có trách nhiệmđặt mọi dịch vụ tổ chức tour,làm bảng quyếttoán tour theo mẫu kế toán và thanh lý dứt điểm sau khi tour kết thúc trong vòng 1tuần.Nếu khi thanh toán xong có gì thắc mắc phải giải trình rõ ràng.

 Tour khách đoàn:

Định nghĩa: là các tour tổ chức cho các đoàn khách đông, đại đa số là trên 10 khách, đi

theo các chương trình riêng do khách yêu cầu

Giấy tờ liên quan: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn (nếu có), chương trình riêng

cho khách

Quy trình tổ chức: Sau khi ký hợp đồng, bên A (khách hàng) thường tạm ứng trước số

tiền 50- 70% giá trị hợp đồng Bên B sẽ thực hiện tour như trong chương trình gửi kèmkhách hàng HDV của công ty sẽ tạm ứng tiền để thực hiện tour Sau khi kết thúc tourtừ 1-5 ngày bên A và bên B sẽ thanh lý hợp đồng dựa theo SLK thực tế Trong khoảnthời gian đó HDV cũng sẽ làm bản kê và hoàn tạm ứng cho kế toán

Đặc điểm của tour ký hợp đồng là thanh toán với khách hàng cũng như chi trả đối tácnhanh chóng Do vậy yêu cầu với kế toán là làm việc dứt điểm

Quy trình kế toán: Tất cả hợp đồng ,thanh lý hợp đồng khi ký xong phải bàn giao cho

kế toán để tiện theo dõi

Quy tr×nh ®iÒu hµnh: Điều hành tour sau khi đặt dịch vụ tổ chức tour ,yêu cầu

làm ngay bản quyết toán tour trong vòng một tuần để nộp kế toán ,HD đi tour phải lấyđầy đủ hoá đơn,code vé những giấy tờ liên quan đến thanh toán tour.

Sơ đồ quy trình hạch toán tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại.

9Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chínhSổ nhật ký đặc

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

1.1.4.1.Chính sách kế toán tại Công ty

Đối ngoại:

+Kế toán trưởng lập toàn bộ hồ sơ sổ sách để trình các cơ quan chức năng mỗi khicó kiểm tra, hoặc để lưu tại công ty cho đến khi quyết toán với cơ quan nhà nước( 5 năm 1 lần)

+Hàng tháng kế toán trưởng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của cty cho cơquan thuế (từ ngày 1 đến 10 hàng tháng)

+Quản lý hoá đơn và ghi hoá đơn theo yêu cầu của khách hàngĐối nội:

+Quản lý hệ thống code vé, phiếu thu, phiếu chi và các hoá đơn khác (nếu có) củavăn phòng, để quản lý chứng từ này yêu cầu kế toán lập một sổ bàn giao chứng từgiữa ban giám đốc và bộ phận kế toán vào đầu kỳ Sau đó kế toán trưởng sẽ quản lýtoàn bộ chứng từ đã được bàn giao, hàng tháng trong bản báo cáo sẽ có phần trìnhbày tình hình sử dụng code vé, phiếu thu chi… Các phiếu thu chi không phải là mẫuđã bàn giao (không hợp lệ) sẽ không được chấp nhận để thanh toán trong công ty+Hàng ngày kế toán vào máy tính số lượng khách chi tiết của công ty (dựa theo sổbáo khách) để lấy cơ sở và dữ liệu cho công việc kế toán, kết hợp với điều hànhtour để đảm bảo tính chính xác, cập nhật Các đại lý/ khách hàng nào không thuộcdiện được nợ kế toán sẽ phải chỉ đạo cho nhân viên thu hồi công nợ đi thu tiền ngaynếu để lâu (quá 1 tuần) không thu được tiền kế toán sẽ phải chịu toàn bộ tráchnhiệm cho việc chậm trễ này Nếu không thu được vì lý do khách quan trong vòng1 tuần sẽ phải báo ban giám đốc để xử lý công nợ

+Cuối tháng kế toán triển khai cho nhân viên thu hồi công nợ đi thu nợ của các đạilý đã ký hợp đồng, nếu gặp khó khăn phải báo cáo cho ban giám đốc biết để xử lýviệc thu nợ.

+Hàng tháng sẽ kiểm tra quỹ 1 lần để đối chiếu giữa sổ sách kế toán và số tiền thựctế có trong két: Khi kiểm quỹ yêu cầu phải có xác nhận của ban giám đốc, hoặc đạidiện của ban giám đốc

+Hàng tháng kế toán lập báo cáo trình ban giám đốc về tình hình kinh doanh củacác mỗi bộ phận, về bộ phận OPENTOUR yêu cầu các thông tin, số liệu như sau:

 Doanh thu bộ phận OPENTOUR (các khoản đã thu trực tiếp, các khoảncòn phải thu (công nợ)

 Công nợ của các đại lý/ nhân viên đối với OPENTOUR Chi phí bộ phận OPENTOUR (Các khoản đã trả, phải trả) Công nợ của Opentour đối với các đối tác

 Sổ quỹ tiền mặt của công ty Báo cáo lỗ lãi của tháng

 Báo cáo tình hình sử dụng Code vé, phiếu thu, chi

 Báo cáo tình hình khách của đại lý các nhân viên Marketing để tính hoahồng cho nhân viên Marketing

+Tư vấn cho ban giám đốc các phương pháp quản lý kế toán tối ưu nhất, nếu khithực hiện công việc kế toán để xảy ra nhầm lẫn gây thiệt hại cho công ty kế toán sẽphải liên quan chịu hoàn toàn trách nhiệm bằng tiền do các nhầm lẫn của mình

1.1.4.2.Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toánthống nhất cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch do Nhà nước quy định.Tuỳ theo vào nội dung kinh tế phát sinh tại đơn vị, kế toán công ty đã xây dựng danhmục tài khoản cụ thể và chi tiết thành các tiểu khoản theo đối tượng cần quản lý đápứng được nhu cầu thông tin.Các tài khoản vốn bằng tiền được chi tiết theo quỹ cơquan, theo chi nhánh, theo ngân hàng mà không chi tiết theo loại tiền Các tài khoảntheo dõi doanh thu, giá vốn, chi phí được mở để theo dõi chi tiết cho từng nghiệp vụkế toán riêng biệt.

1.1.4.3.Hệ thống chứng từ kế toán

Các giấy tờ dùng cho bộ phận kế toánCode vé có đánh số thứ tự

Phiếu thu, phiếu chi có đánh số thứ tự (nếu dùng phiếu thu (receipt) để thu tiềncủa khách bắt buộc phải dùng 1 code vé viết kèm)

Khách lẻ :Nhận khách yêu cầu phải ghi vào sổ báo khách đầy đủ thông tin, aighi thiếu thông tin để xảy ra nhầm lẫn mất tiền sẽ phải chịu trách nhiệm cho khoản tiềnđó

Khách đoàn và dịch vụ:Ghi vào sổ theo dõi khách đoàn và dịch vụ theo quyđịnh của công ty

1.1.4.4.Hệ thống sổ kế toán

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật kí, màtrọng tâm là nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế(định khoản kế toán) các nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật kí để ghi sổcái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:

-Sổ nhật kí chung, sổ nhật kí đặc biệt.-Sổ cái

- Các sổ các thẻ kế toán chi tiết.

Nội dung ghi chép của các loại sổ trên như sau:

-Sổ nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra đượcdung làm căn cứ ghi sổ, trước hết được ghi vào sổ nhật ký chung.

-Sổ nhật ký đặc biệt: Nếu đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căncứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ,ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhậtký đặc biệt liên quan Định kì (3,5,10…)hoặc cuối tháng thì khối lượng nghiệp vụ phátsinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợptrên sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp ghi đồng thời vào nhiều sổnhật ký đặc biệt.

-Sổ cái: Lấy số liệu ghi trên sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt và là căn cứ đểlập bảng cân đối phát sinh.

-Các sổ các thẻ kế toán chi tiết: Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thìđồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổthẻ kế toán chi tiết liên quan.

1.1.4.5.Hệ thống báo cáo kế toán

Theo chế độ báo cáo tài chính hiện hành,Quyết Định số 15/2006/QĐ –BTC,ngày 20 tháng 3 năm 2006, thì hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:

-Bảng cân đối kế toán: Việc lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán tổng hợp,sổ kế toán chi tiết của các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 kỳ lập báo cáo, số dưcác tài khoản ngoài bảng và bảng cân đối kế toán ngày cuối niên độ kế toán trước.

-Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: đươc lập dựa trên Báo cáo kếtquả kinh doanh của năm tài chính trước, sổ kế toán trong kỳ của các tài khoản từ loại 5đến loại 9, sổ kế toán TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ và TK 333 - Thuế và cáckhoản phải nộp Nhà nước, sổ kế toán chi tiết thuế GTGT được giảm, hoàn lại.

-Thuyết minh báo cáo tài chính được lập dựa trên Bảng cân đối kế toán, Báo cáokết quả kinh doanh của kỳ báo cáo và Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước.

Ngoài các báo cáo cơ bản trên, Công ty còn có một số báo cáo khác được lậptheo yêu cầu quản lý của ban giám đốc công ty.

1.2.Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam

1.2.1.Nội dung phương thức thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng

1.2.1.1.Thanh toán là gì?

Một doanh nghiệp cũng như một cơ thể sống, nó luôn phải tồn tại các mối quan hệvới môi trường bên ngoài, sự tồn tại này là tất yếu bởi nếu không có mối quan hệ vớibên ngoài cũng có nghĩa là doanh nghiệp không tồn tại Doanh nghiệp tồn tại được cầnphải có các yếu tố đầu vào như tiền vốn, sức lao động, nguyên vật liệu, dịch vụ ,những yếu tố này doanh nghiệp có được từ môi trường bên ngoài : tiền vốn từ các chủđầu tư, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, sức lao động từ người lao động, vật tưhàng hoá, dịch vụ từ người cung cấp Từ các yếu tố đầu vào đó doanh nghiệp sản xuấtra hàng hoá dịch vụ và cung cấp ra thị trường Việc nhận được các yếu tố đầu vàophục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đi kèm với việc doanh nghiệpphải trả cho người cung cấp số tiền có giá trị tương đương với giá trị của các yếu tố màdoanh nghiệp đã nhận được Việc cung cấp ra thị trường các sản phẩm dịch vụ bao giờ

cũng gắn liền với việc doanh nghiệp có quyền được nhận lại số tiền có giá trị tươngđương với giá trị của sản phẩm hàng hoá mà mình đã cung cấp Như vậy quan hệ thanhtoán luôn tồn tại cùng với các quan hệ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình tồn tại củadoanh nghiệp.

Theo công thức của quá trình tái sản suất : T -H - T’ đầu tiên người kinh doanh bỏtiền ra mua hàng vào(hình thái giá trị đã chuyển từ tiền sang hàng), Sau đó bán hàng vàthu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển từ hàng sang tiền) Lúc này nhà kinh doanh thulại một khoản chênh lệch T= T’-T chính là phần lợi nhuận mà nhà kinh doanh thuđược Trong quá trình T chuyển sang H nhà kinh doanh nhận hàng hoá và dịch vụ đồngthời với việc phải trả cho nhà cung cấp một khoản tiền tương ứng và khi bán hàng ra họlại thu về lượng tiền T’ từ lượng tiền T’ này lại tiếp tục một chu kỳ kinh doanh mới.Như vậy thanh toán gắn liền với quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng, mọi trụctrặc trong thanh toán sẽ ảnh hưởng đến quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp.

Quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp chính là quan hệ kinh tế phát sinh khidoanh nghiệp có quyền thu hay nghĩa vụ phải trả với các con nợ hay chủ nợ về mộtkhoản vay, nợ tiền vốn trong kinh doanh.

1.2.1.2.Phân loại thanh toán

* Căn cứ vào các đối tác tham gia quan hệ thanh toán

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người cung cấp, với khách hàng trongquan hệ mua bán hàng hoá, vật tư, sản phẩm dịch vụ.

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động về các khoản tiềnlương, tiền thưởng ,tiền trợ cấp và các khoản thu nhập khác phân phối cho họ.

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác tham gia liên doanh liên kếttrong quan hệ liên doanh, liên kết.

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách nhà nước về các khoản thuế,phí,lệ phí và các khoản trợ cấp trợ giá mà doanh nghiệp được hưởng.

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và các tổ chức tài chính tíndụng trong quan hệ vay vốn và các dịch vụ thanh toán.

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên trong nội bộ doanh nghiệp vềcác khoản phải thu phải trả nội bộ

- Quan hệ thanh toán khác: quan hệ thanh toán diễn ra khi doanh nghiệp có quan hệthanh toán về ký quỹ, ký cược và các quan hệ thanh toán khác

* Căn cứ vào thời hạn thanh toán

-Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán dưới một năm hoặc một chukỳ kinh doanh bình thường.

-Nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán trên một năm hoặc sau mộtchu kỳ kinh doanh bình thường.

* Căn cứ vào thời điểm thanh toán:

-Thanh toán trước là thanh toán trước thời điểm giao hàng-Thanh toán ngay là thanh toán khi giao hàng

-Thanh toán sau là thanh toán sau khi việc giao hàng đã hoàn thành.* Căn cứ vào phương thức thanh toán:

-Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

- Thanh toán thông qua ngân hàng : bằng séc, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, thưtín dụng

1.2.1.3.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng.

Cơ sở của việc hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàngchính là quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ Quan hệ này bao gồm việc ngườibán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho người mua đồng thời là việc người muatrả tiền (thanh toán) cho người bán Khi quan hệ mua bán hàng hoá diễn ra người muađược quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ,ngược lại người bánmất quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền sở hữu về tiền tệ.

Cùng với sự phát triển của các hình thức mua bán thì các hình thức thanh toán cũngphát triển đa dạng và phức tạp Việc đồng thời giao hàng và trả tiền gần như chỉ tồn tạitrong bán lẻ và một số loại hình dịch vụ Giao nhận hàng đã tách rời việc thanh toántiền hàng, thanh toán có thể sảy ra trước, trong và sau khi giao hàng Chính sự phongphú của các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho mua bán phát triển, bên nào cóđiều kiện tài chính tốt hơn sẽ tạo điều kiện cho bên kia tiêu thụ hàng tốt hơn hoặc cókhả năng cung cấp hàng theo yêu cầu của mình.

Quan hệ thanh toán bắt đầu phát sinh khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực và người bánbắt đầu giao hàng cho người mua và kết thúc khi người mua hoàn thành việc thanhtoán cho người bán Trong bán lẻ thì quan hệ thanh toán thường chỉ kéo dài trong thờigian mua bán hàng tại quầy hàng,cửa hàng song đối với bán buôn thì quan hệ thanhtoán kéo dài trong một khoảng thời gian dài nhiều khi bắt đầu trước khi giao hàng vàkéo dài rất lâu sau khi việc giao hàng đã hoàn thành Trong một số quan hệ mua bándiễn ra thường xuyên thì việc cung cấp hàng hoá và thanh toán tiền hàng diễn ra theokế hoạch và chỉ đến cuối kỳ các bên mới tiến hành đối chiếu, bù trừ trị giá của số hàngđã giao và số tiền đã nhận.

1.2.1.4 Các phương thức thanh toán trong mua bán hàng hoá:

1.2.1.4.1.Thanh toán bằng tiền mặt:

Là phương thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán Khi bên bánchuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua thì bên mua xuất tiền để trả tương ứng vớigiá mà hai bên đã thoả thuận, thanh toán theo phương thức này đảm bảo khả năng thutiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán.

1.2.1.4.2.Thanh toán không dùng tiền mặt:

* Thanh toán bằng séc

Theo phương thức này người bán viết một tờ lệnh thanh toán cho ngân hàng màmình có tài khoản trích tiền trên tài khoản của mình thanh toán cho người cầm tờ séchoặc người được chỉ định trên tờ séc.

Có các loại séc sau:-Séc chuyển khoản-Séc bảo chi

-Séc định mức

* Thanh toán chấp nhận

Là phương thức thanh toán theo phương thức nhờ thu chậm trả, tức là người bán chỉđược thanh toán khi có sự chấp nhận của bên mua Khi bên bán gửi hàng cho bên muađồng thời phải là giấy nhờ thu gửi cho ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng đãgửi Ngân hàng khi nhận được chứng từ và sự đồng ý của bên mua sẽ thanh toán cho

bên bán thông qua ngân hàng bên bán Hình thức này áp dụng khi các bên có sự tintưởng lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán.

* Thanh toán theo kế hoạch:

Phương thức thanh toán này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bánthường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinhtế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và bên muađịnh kỳ thanh toán cho bên bán Cuối kỳ hai bên tiến hành đối chiếu điều chỉnh theo sốliệu thực tế đã cung cấp và đã thanh toán.

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.

Thực chất của phương pháp này là bên mua uỷ quyền cho ngân hàng phục vụ mìnhtrích tiền từ tài khoản của mình thanh toán cho bên bán Uỷ nhiệm chi được áp dụngthanh toán giữa các đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán Nhượcđiểm của phương thức này là có thể sảy ra tình trạng chiếm dụng vốn của đơn vị bán

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu.

Theo phương thức này bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ mộtkhoản tiền nhất định từ một khách hàng nào đó Uỷ nhiệm thu được áp dụng để thanhtoán các khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thường xuyên và có cácphương tiện đo lường chính xác hoặc dùng để đòi nợ Ưu điểm của phương thức này làngười bán chủ động đòi tiền nên thời gian thanh toán nhanh Tuy nhiên nếu đơn vị muakhông có khả năng thanh toán thì quyền lợi của người bán không được bảo đảm.

* Thanh toán bằng thư tín dụng.

Thư tín dụng là một sự cam kết của ngân hàng đối với đơn vị cung cấp hàng hoáhoặc dịch vụ khi đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định trong một văn bảnđược gọi là thư tín dụng Phương thức này được áp dụng đối với các đơn vị muathường xuyên vi phạm kỷ luật thanh toán và được áp dụng phổ biến trong mua bánquốc tế

* Thanh toán hàng đổi hàng.

Thanh toán hàng đổi hàng sảy ra khi các bên tham gia quan hệ thanh toán có quanhệ mua bán với nhau bên này là khách hàng của bên kia và ngược lại Thanh toán đổihàng có thể diễn ra theo từng hợp đồng kinh tế hoặc được tiến hành thường xuyên giữacác bên

1.2.1.5.Vai trò của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng

1.2.1.5.1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với người cung cấp và khách hàng.

Như đã trình bày ở trên thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuấtkinh doanh cuả doanh nghiệp, mọi trục trặc trong quá trình thanh toán đều ảnh hưởngtrực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong doanh nghiệp cácnghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, bao gồm thanh toán các khoảnnợ phải thu và các khoản nợ phải trả.

Nợ phải thu khách hàng là một bộ phận thuộc về tài sản của doanh nghiệp đang bịcác doanh nghiệp khác chiếm dụng hợp pháp (mua chịu) hoặc bất hợp pháp( quá hạnthanh toán mà vẫn chưa thanh toán) Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thu hồi các khoảnnợ này, doanh nghiệp phải thường xuyên đôn đốc kiểm tra việc thu hồi nợ.

Phải trả người bán là một bộ phận thuộc về nguồn vốn của doanh nghiệp được tàitrợ từ các doanh nghiệp khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trả trong mộtkhoản thời gian nhất định theo thoả thuận

Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay nguồn vốn tự có của các doanh nghiệprất hạn chế do đó việc mua bán chịu sẽ thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá Tuy nhiênviệc mua bán chịu sẽ dẫn đến hiện tượng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn.

Thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện choviệc tiêu thụ tốt hàng hoá đồng thời vẫn đảm bảo việc thu hồi vốn để kinh doanh.

Trả người bán đúng hạn sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp và cùng với nó là việctiết kiệm một khoản chi phí do được sử dụng vốn của người bán và đa dạng hoá cơ cấunguồn vốn kinh doanh.

Duy trì tỷ lệ Nợ phải thu khách hàng/ Nợ phải trả người bán một cách hợp lý sẽđảm bảo khả năng thanh toán và nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Nếu tỷ lệ này quá cao doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn sẽ ảnhhưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nếu tỷ lệ này quá nhỏ chứng tỏdoanh nghiệp chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp sẽ giặp khókhăn trong việc tiếp tục huy động các nguồn vốn Duy trì tỷ lệ này như thế nào còn phụthuộc vào nhiều yếu tố như tiềm lực doanh nghiệp, lượng hàng hoá tồn kho và nhiềuyếu tố khác

1.2.1.5.2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng.

+Theo dõi, ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản nợphải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó Qua đó kiểm tra kiểm soáttình hình quản lý và sử dụng tài sản trong sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện và ngănchặn tình hình chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn, tình trạng vi phạm kỷ luật thanhtoán

+Cung cấp kịp thời những thông tin về công nợ và tình hình thanh toán cho chủdoanh nghiệp hoặc quản lý doanh nghiệp làm cơ sở đề ra những quyết định hợp lýtrong sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản.

+Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, phải trả Với những khách hàng cósố dư nợ lớn hoặc có quan hệ thường xuyên thì định kỳ kiểm tra đối chiếu từng khoảnnợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần thiết thì phải yêu cầu khách hàng kýxác nhận nợ

+Theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ trên sổ chi tiết đồng thời với việcphải quy đổi ra ra Việt Nam Đồng để hạch toán

1.2.1.6.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng

1.2.1.6.1.Thanh toán với người cung cấp

* Tổ chức hạch toán ban đầu.

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải được lậpchứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kếtoán Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, theo đúng nội dung và phương pháp lập.

Các chứng từ phản ánh quá trình hình thành công nợ.+ Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng.

+ Biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản.+ Invoice (Dùng cho hàng nhập khẩu)

Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán :+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt+ Nếu thanh toán bằng séc: sec và Bảng kê nộp séc

+ Nếu thanh toán qua Ngân hàng: Giấy báo có kèm biên bản sao kê của ngân hàng.

Trong trường hợp thanh toán cho người cung cấp không phải bằng tiền như trongcác trường hợp thanh toán bằng hàng hoá, bù trừ công nợ thì cần phải có các giấy tờhợp lệ như biên bản bù trừ công nợ ,hợp đồng đổi hàng, phiếu xuất kho hàng đi đổi,hoá đơn bán hàng cho người cung cấp

Công tác hạch toán ban đầu, xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều công sức và là mộttrong những nội dung quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệpđảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán do vậy cần phải tổ chứcmột cách khoa học, hợp lý và đúng với các quy định, nguyên tắc chung về chế độchứng từ mà Nhà nước ban hành.

* Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.

Để hạch toán sự hình thành và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán sửdụng tài khoản 331 ”Phải trả người bán”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả củadoanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp dịch vụ lao vụ theo hợpđồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanhtoán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây dựng cơ bản.

Nguyên tắc hạch toán tài khoản 331” Phải trả người bán”

+ Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ dịch vụ cần được mở cho từngđối tượng phải trả Đối tượng phải trả là người bán, người cung cấp, người nhận thầuxây dựng cơ bản có quan hệ chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật tư hàng hoá, cungcấp lao vụ dịch vụ Trong chi tiết tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước chongười bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịch vụ.

+Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư hàng hoá dịch vụ trảtiền ngay (tiền mặt, séc hoặc trả qua ngân hàng).

+Những vật tư hàng hoá đã nhận, đã nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa cóhoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh lại khi nhận được hoá đơnhoặc thông báo giá chính thức của người bán.

+Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác địnhnhững người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331Bên Nợ:

+Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ,người nhận thầu xây dựng cơ bản.

+Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưanhận được hàng hoá dịch vụ, công trình xây dựng.

+Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoá hoặc lao vụ dịch vụ đã giaotheo hợp đồng

+Số tiền kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất pháthiện khi kiểm nhận và trả lại người bán.

+Chiết khấu mua hàng được hưởng

+Số tiền không xác định được chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi Bên Có:

+Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ,người nhận thầu xây dựng.

+Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ đãnhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

Số dư bên Có:

Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu.

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đãứng trước cho người bán hoặc đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo từng đốitượng cụ thể Trong trường hợp có số dư bên Nợ thì không được bù trừ cho nhau khilên báo cáo tài chính mà phải căn cứ vào sổ chi tiết để lấy số dư bên Có lên cho chỉtiêu Phải trả người bán và Số dư bên Nợ lên cho chỉ tiêu Trả trước cho người bán.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan:Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường

Tài khoản 152-Nguyên vật liệuTài khoản 156-Hàng hoá

Tài khoản 211-Tài sản cố định hữu hình.

Tài khoản 241-Xây dựng cơ bản dở dang(2412)

Tài khoản 611-Mua hàng(ở đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểmkê định kỳ)

Tài khoản 141-Tạm ứngTài khoản 111 -Tiền mặt.

Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.Và các tài khoản liên quan khác.

* Trình tự kế toán.

+Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụchịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi:

Nợ Tk 152,153,156,211 hoặc 611Nợ Tk 133 -Thuế GTGT được khấu trừ Có Tk 331- Phải trả người bán

+Mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng hoặc gửi bán(Thuộc đối tượng chịuthuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) kế toán ghi

Nợ Tk 152,153,156 hoặc 611 Tổng giá thanh toán Có Tk 311

+ Khi nhập khẩu vật tư hàng hoá, thiết bị, số tiền phải thanh toán cho người bánbằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế, đồng thờiphải theo dõi trên sổ chi tiết theo nguyên tệ

- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì trị giá thiết bị, hàng hoá và số tiềnphải trả cho người bán được quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trườngngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước công bố hoặc theo tỷ giá của ngânhàng giao dịch

Nợ Tk 152,156,211

Có Tk 331 -Phải trả người bán.Khi thanh toán :

Nợ Tk 331-Theo tỷ giá thực tế tai thời điểm phát sinh công nợ

Nợ Tk 413-Chênh lệch tỷ giá (Nếu tỷ giá tăng)

Có Tk 112(2)-Theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Nếu tỷ giá giảm thì ghi vào bên Có Tài khoản 413

Đến cuối kỳ nếu còn số dư thì tiến hành điều chỉnh tỷ giá của số công nợ phải trả vềtỷ giá thực tế cuối kỳ, Phần chênh lệch được ghi vào bên Nợ của tài khoản 413 (Nếu tỷgiá tăng) hoặc ghi vào bên Có của tài khoản này (Nếu tỷ giá giảm)

- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì trị giá thiết bị, hàng hoá đượcquy đổi theo tỷ giá thực tế còn số tiền phải trả hoặc trả ngay được quy đổi theo tỷ giáhạch toán, phần chênh lệch được phản ánh vào tài khoản 413’Chênh lệch tỷ giá’.

Nợ Tk 156,211-Theo tỷ giá thực tế Có Tk 112,331-Theo tỷ giá hạch toán

Có Tk 413- Chênh lệch tỷ giá(Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạchtoán)

Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế thì phần chênh lệch được ghi vào bênNợ Tài khoản 413.

Khi thanh toán tiền hàng,ghi

Nợ Tk 331 Tỷ giá hạch toán Có Tk 112(2)

Đến cuối kỳ còn số dư mà tỷ giá thực tế trên thị trường của loại ngoại tệ đó có sựchênh lệch lớn với tỷ giá thực tế thì cần điều chỉnh lại tỷ giá hạch toán cho phù hợp

Nếu tỷ giá tăng:Nợ Tk 413 Có Tk 331Nếu tỷ giá giảm

Nợ Tk 331 Có Tk 413

+Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giaothầu Khi nhận được biên bản bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ vào hợp đồnggiao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng XDCB hoànthành, ghi:

Nợ Tk 241-Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có Tk 331-Phải trả người bán.

+Nhận bàn giao công trình xây dựng tạm thời hoàn thành bàn giao của bên nhậnthầu theo hợp đồng, ghi:

Nợ Tk 142 -Chi phí trả trước(1421).Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có Tk 331-Phải trả người bán.

+Nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp, ghi:Nợ Tk 156-Hàng hoá(1562).

Nợ Tk 241-XDCB dở dang.Nợ Tk 142-Chi phí trả trước.Nợ Tk 641- Chi phí bán hàng.

Nợ Tk 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có Tk 331-Phải trả người bán

+Khi thanh toán tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu kế toán ghi:Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 111-Tiền mặt.

Có Tk 112-Tiền gửi ngân hàng.

Có Tk 311,314-Vay ngắn hạn, vay dài hạn.

+Khi ứng trước tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu, ghi:Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 111,112

+Chiết khấu mua hàng đơn vị được hưởng do thanh toán sớm, ghi:Nợ Tk 331-Phải trả người bán.

Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính

+Trường hợp vật tư hàng hoá mua vào phải trả lại do sai quy cách phẩm chất, ghi:Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 152,153,156 hoặc 611.

Có Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ

+Trường hợp người bán chấp nhận giảm giá cho số hàng đã mua kém phẩm chất,sai quy cách,ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả người bán Có Tk 152,153,156,211 hoặc 611

+Người bán hoàn lại số tiền đơn vị đã ứng trước vì không có hàng, ghi:Nợ Tk 111,112

Có Tk 331-Phải trả người bán

+Trường hợp thanh toán cho người bán bằng hàng hoá,dịch vụ.Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 511-Doanh thu bán hàng Có Tk 333(1)-Thuế GTGT.

+Trường hợp các khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòiđược xử lý ghi tăng thu nhập bất thường.

Nợ Tk 331-Phải trả người bán Có Tk 721-Thu nhập bất thường.

Trong một số trường hợp khác tài khoản 331cũng dùng để phản ánh tình hình côngnợ và thanh toán công nợ trong các trường hợp khác như: ở bên nhận đại lý phản ánhsố tiền phải thanh toán cho người giao đại lý về số tiền hàng đại lý đã bán Bên nhận uỷthác nhập khẩu phản ánh số tiền mà người uỷ thác nhập khẩu đã giao để nhập khẩu, sốtiền phải thanh toán cho người bán ở nước ngoài Bên nhận uỷ thác xuất khẩu phản ánhsố tiền hàng xuất khẩu phải trả cho người uỷ thác

Sơ đồ tổng quát hạch toán tài khoản 331-Phải trả người bán

641,642TK133211,213,241152,153,156 ,611Thanh toán bằng tiền măt, tiền

gửi, tiền vay(kể cả đặt trước)

Thanh toán bằng hàng hoá sản phẩm d.vụ

(Chưa thuế)

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Dịch vụ mua chịu khácTK 3331

VAT tương ứng

811,156,157

* Sổ kế toán

Theo chế độ kế toán hiện hành có bốn hình thức kế toán đó là:- Hình thức Nhật ký Sổ cái

-Hình thức Chứng từ ghi sổ.-Hình thức Nhật ký Chung.-Hình thức Nhật ký chứng từ.

Mỗi hình thức tổ chức sổ kế toán nói trên đều có những ưu, nhược điểm riêng vàchỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện nhất định Mỗi đơn vị kinh tế chỉđược mở một sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức sổ kế toán quy địnhnhư trên.Tuỳ theo mỗi hình thức sổ kế toán áp dụng mà các đơn vị mở các loại sổ kếtoán khác nhau, nhưng nhìn chung đối với bất kỳ hình thức sổ kế toán nào đơn vịcũng cơ bản phải có 2 loại sổ là sổ tổng hợp và sổ chi tiết Đối với kế toán nghiệp vụthanh toán với người cung cấp và khách hàng cũng được ghi chép trên hai loại sổ:

Theo hình thức nhật ký chứng từ: Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bánđược ghi chép trên nhật ký chứng từ số 5,Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với ngườibán, cuối tháng cộng lấy số dư để ghi vào Nhật ký Chứng từ số 5, mỗi người bánđược ghi vào một dòng

+Sổ chi tiết:

Ngoài việc được ghi chép trên các sổ tổng hợp thì sổ chi tiết được mở cho từng đốitượng ngưòi bán và cho từng loại tiền, mỗi một người bán hoặc một loại tiền được mởmột sổ riêng.

1.2.1.6.2.Kế toán thanh toán với khách hàng.