Công tác quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện dự kiến các rủi ro sẽ xảy ra và phương án giải quyết đối với sự kiện

Theo định nghĩa liên quan đến hoạt động tô chức sự kiện hơn thì sự kiện là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông

|

TRUONG DAI HOC KHOA HOC KHOA BAO CHI-TRUYEN THONG

TRUONG DAI HOC KHOA HOC HUE

HUE UNIVERSITY OF SCIENCES

NGUYEN TRUONG NGAN

MSSV — 20A6050052

TIEU LUAN KET THUC HOC PHAN

TO CHUC SY KIEN

DE 1:

Công tác quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

dự kiên các rủi ro sẽ xảy ra và phương

án giải quyêt đôi với sự kiện

TP.HCM 11/2021

UONG DAI HOC KHOA HOC

A BAO CHI-TRUYEN THONG

TRUONG DAI HOC KHOA HOC HUE HUE UNIVERSITY OF SCIENCES

TIEU-LUAN KET THUC HOC PHAN

TO CHUC SU KIEN

Nguyễn Thị Diễ

”

ì

Giảng viên hướng dan Sinh viên thực hiện

hương NGUYÊN TRƯỜNG NGÂN

MUC LUC

CHUON Gi: - KHAI QUAT LICH SU BAO CHI

1 Sơ nét về lịch sử báo Chi ccecccccsccssscesescecesescscsescsceecsceeceesecseeeaceseeeeaeeees 05

1.1 Nguồn gốc của báo chí «<< ckEkEkekeEeESEeErkrkrerererred 05

CAC DAC DIEM CUA BAO CHI AN

2 Bao chi nuOc Anhiii ccccccccccsccsecccssccscccssccuscessscesscesscesscesscesscessseesseesscesseucss 06

CHUONG 3:

XU NAM KY - CAI NOI DAU TIEN

CUA BAO CHI VIET NAM

3 Su xuat hién cia bdo chi Viet Nam du tién c.ccccccsccesscessceesccceesceeesseeees 08

MO DAU

1 Muc dich, y nghia

Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp, tô chức nhà nước đó là một

hoạt động đã dân trở nên phố biến Việt Nam Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin công tác tổ chức sự kiện ở Việt Nam đã có những bước phát triển đáng kể, có những sự kiện mang tầm cỡ quốc tế

Tổ chức sự kiện là một nghề của những ý tưởng Nhà tổ chức sự kiện phải sở hữu những phẩm chất và kỹ năng như: nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc

tố chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tỉnh huống đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện

Quy trình quản lý, tổ chức các sự kiện, xây dựng tầm nhìn và phương pháp tư duy sáng tạo

để tìm ra những ý tưởng tưởng lớn, điểm nhẫn của sự kiện trên cơ sở bám sát định vị của

thương hiệu Trang bị các kỹ năng, kiến thức xây dựng một kế hoạch tô chức sự kiện

chuyên nghiệp Các kỹ năng quan hệ cộng đồng (PR) và khả năng kiểm soát các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp hơn nhằm đáp ứng cao hơn nhu cầu của người tham gia Chính vì vậy mà việc quản trị rủi ro trong việc tổ chức sự kiện càng trở nên cấp thiết hơn

2 Lich sir van dé

Bài viết khái quát sơ nét về

3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu

Các hoạt động, sự kiện được tô chức ở Việt Nam trong những năm gan đây, đặc biệt là các sự kiện mang tính chính phủ, nhà nước

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề nghiên cứu để tài, tác giả sử dụng các phương pháp công cụ cơ bản sau: + Phương pháp tìm hiêu, nghiên cứu: Thông qua các kênh truyện thông đại chúng, tài liệu, internet

+ Phương pháp phân tích, đánh giá: Dựa trên các sự, vật hiện tượng nhăm phân tích để đưa

ra các lập luận, cùng với việc tự đưa ý kiên phản biện nhăm rút kêt, đánh giá vân đê

5 Kếtcấu _ S

Ngoài phân mở đâu kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung tiêu luận gôm 3

chương như sau:

- Chuong 1: NHUNG VAN DE CO BAN CUA TÔ CHỨC SỰ KIỆN

- Chuong 2:

- Chuong 3:

- To chie su kién

o Tầm quan trọng và ảnh hưởng tổ chức sự kiện

©o Phân loại sự kiện

o_ Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện

Sự năng động, chịu khó

Sự cân thận tỉ mỉ

Oc sang tạo, thâm mỹ

Kỹ năng viết kịch bản, kế hoạch tô chức sự kiện

Kỹ năng tô chức và làm việc theo nhóm

Sức khoẻ bên bi

Đam mê nghê nghiệp Các vần đề cơ bản của tô chức sự kiện

o_ Các vấn đề cơ bản của tô chức sự kiện

Ngân sách tô chức sự kiện

Giấy phép tô chức sự kiện

Khách hàng

Đối tượng nhận thông điệp từ tổ chức sự kiện

Chủ đề của sự kiện

Truyền thông cho sự kiện

Địa điểm/môi trường tô chức sự kiện

Tổ chức sự kiện trong nhà

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện trong nhà hàng

Tô chức sự kiện online

CHUONG 1:

NHUNG VAN DE CO BAN CUA TO CHUC SU KIEN

1 Tô chức sự kiện

Khái niệm về sự kiện

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sông xã hội Theo nghĩa phố biến trong đời sông xã hội, thi sự kiện là một

hiện tượng hoặc một sự có, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Ví dụ khi nói đến

các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thê đề cập đến: Việc tăng

giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán

Theo định nghĩa liên quan đến hoạt động tô chức sự kiện hơn thì sự kiện là các hoạt động,

sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải

thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia

Trong Marketing, sự kiện (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt

động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm — thương hiệu trên thị trường

Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ

đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng

+ Fundraising events: Su kién nham muc dich gay quy

+ Exhibitions: Triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

+ Concerts/live performances: Hoa nhac, biéu dién truc tiép

+ Festive events: Lễ hội, liên hoan

+ Government events: Su kién cua cac co quan nha nước

+ Meetings: Hop hanh, gap giao luu

+ Seminars: Hội thảo chuyên đề

+ Workshops: Bán hàng

+ Conferences: Hội thảo

+ Conventions: Hội nghị

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

+ Marketing evenfs: Sự kiện liên quan tới marketing

+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiễn thương mại

+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Như vậy khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tô chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, vả các hoạt động khác liên

quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán (Nguyễn Vũ Hà)

Khái niệm về tổ chức sự kiện

- Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tô ảnh hưởng: lập chương trình, kế hoạch: chuẩn bị các yếu tô cần thiết; và tổ chức

tiễn hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thê dé truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các

mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vao sự kiện

(Nguyễn Vũ Hà)

1.1 Tầm quan trọng và ảnh hưởng tô chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản Những người làm trong nghề mới thay được sự vất vả của công việc này Hàng trăm những công việc từ nhỏ đến lớn đòi hỏi

sự cần thận, tỉ mỉ đến từng tiểu tiết vì chỉ cần một sai sót nhỏ CÓ thể ảnh hưởng đến cả một ekip và hơn hết chính là ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của tổ chức trong sự kiện Công

việc tô chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi chép hình và người chơi chỉ thành

công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẫu nhỏ chỉ tiết Sự chuyên nghiệp của mỗi tổ chức thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự

kiện họ tổ chức

Từ một buôi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, một cuộc họp đại hội cô đông, cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, các kỳ họp Quốc hội, các đại hội Đảng

các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn các trang báo, sóng truyền hình, năm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân gia đình, chính quyền địa phojơng, chính phủ Có thể nói,

sự kiện là một phân không thể thiêu của đời sống xã hội và con nngười, giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu câu của đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần

Tắt cả các sự kiện đều có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội,

kinh tế, chính trị đối với nngười tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tô

chức sự kiện Đó có thê là sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niêm tự

hào về cộng đông dân tộc, củng cô tình đoàn kết, thăt chặt môi liên hệ cộng đồng

Tuy nhiên sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội

Băng sự kiện người ta có thê thao túng sự chú ý của cộng đồng Băng cách lôi kéo

sự chú ý của cộng đồng vào sự kiện người ta có thể làm cho công chúng quên đi

những vấn đề lẽ ra cần phải chú ý hơn Những sai sót, sự cố trong sự kiện có the

làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân và tổ

chức (Tô chức sự kiện)

1.2 Phân loại sự kiện

- Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events): Muc dich cua cac Event này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cô hình ảnh của công ty trong mất đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông

- Sự kiện hướng dén khach hang (Consumer Events): Day 1a khai niém dung dé chi những Event có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hang (boost sales) và tương tác với khách hàng

- Su kién mang tinh nha nuoc, chinh phu (Government Events, Civic Events)

Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục dich chính trị như các buôi hội nghị lớn (Convention) các Festival tâm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tông tuyến cử

- Su kién cong dong, sự kiện phi lợi nhuận (( Community, Non-profit Events)

Sự kiện cộng đồng thường đo các tô chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực

hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội

- Event cua ca nhan (Personal Events): Danh cho ca nhan mot nguoi nao

do Personal Event bao gom dam cudi, dam tang (/unera!/), sinh nhat, ky niém mot

dip nao do (anniversary) hay 4n mimg dieu gi do (Ceremony)

1.3 Địa điểm (môi trường) tô chức:

1.3

Sự kiện trong nhà

Sự kiện ngoài trời

Sự kiện trực tuyên (Online)

Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện

Sự năng động, chịu khó

Sự cân thận, tỉ mỉ

Oc sang tao, tham mỹ

Kỹ năng viết kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện

Kỹ năng tô chức và làm việc theo nhóm

Sức khoẻ bên bỉ

Đam mê nghề nghiệp

Các vân đề cơ bản của tô chức sự kiện

Ngân sách tô chức sự kiện

Giấy phép tô chức sự kiện

Khách hàng

Đối tượng nhận thông điệp từ tô chức sự kiện

Chủ đề của sự kiện

Truyền thông cho sự kiện

Địa điểm/môi trường tô chức sự kiện

Tổ chức sự kiện trong nhà

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện trong nhà hàng

Tô chức sự kiện online

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tô chức sự kiện có thể đề cập một

cách cụ thể hơn, bao gồm:

Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;

Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tong thé cho su kién;

Chuẩn bị tô chức sự kiện;

Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;

Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;

Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;

Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;

Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

9 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

10 Xúc tiễn và quảng bá sự kiện;

11 Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bố trợ sự kiện;

12 Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;

13 Dự phòng và giải quyết các sự cô trong tô chức sự kiện;

14 Chăm sóc khách hàng:

15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tô chức sự kiện

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể (Nguyễn Vũ Hà)

Cac thanh phan tham gia trong su kién

Đề tiễn hành một sự kiện, ngoài các thành phần khác như các nhà cung ứng về địa điểm tô

chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyền, lưu trú, ăn uống Thì dưới đây các thành

phân chính:

Các thành phân tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp

hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện.

Bao gồm:

- Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tải trợ sự kiện);

- Nhà tô chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tô chức sự kiện);

- Nha cung ứng dịch vụ bố trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do

nhà tô chức sự kiện thuê:

- Khách mời (tham gia sự kiện):

- Khách vãng lai tham dự sự kiện;

- Chính quyên và cư dân nơi diễn ra sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các chủ thể chính

của sự kiện, là các tô chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí đề thực hiện hoặc thuê nhà tô chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhăm mang lại những lợi ích khác nhau cho tô chức của mình và cho

xã hội

Nhà tài trợ sự kiện: Là các tô chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một

phần vẻ kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực để góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội

Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tô chức sự kiện): là những tô chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư su kiện thuê và được ủ ủy quyên thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tô chức sự kiện Cùng: với nhà đầu tư sự kiện nhà tô chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vẫn đề có liên quan đến sự kiện

Sơ đồ 1.1 Vai trò trung gian của nhà tô chức sự kiện

các dịch vụ bố sự kiện của nhà tố

trợ chức sự kiện

Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đỗi tượng mà nhà tổ chức sự kiện

phục vụ và sẽ được trả công cho quá trình phục vụ của mình

Nha cung tng dich vu bố trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bồ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí,

dich vu thé thao, van phong, an ninh )

Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện tham gia vào quá trình tổ

chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tô chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tô chức sự kiện/ nhà tô chức sự kiện

Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ chức, doanh nghiệp

hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến

Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những tổ chức doanh

nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên

Chính quyên và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện

Khái niệm

Hình thức tô chức sự kiện mùa dịch là gi?

Sự kiện tổ chức trong mùa dịch được hiểu một cách đơn giản đó là hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến Đây là sự kiện được thực hiện thông qua mạng internet và qua các phần mềm nên tảng trực tuyến như: Zoom, Google meet, Livestream, WebEx

Băng việc sử dụng công nghệ truyền thông trực tuyến để phân phối một nguồn nội dung duy nhất cho nhiều người nghe và người xem Các khách mời và người tham dự sự kiện đều tương tác với nhau trong môi trường ảo dựa trên web Sự kiện nảy còn có thể được ghi

hình lại để phát sau hoặc được phát trực tiếp theo nhu cầu, mục đích tổ chức của doanh

nghiệp

Sự khác biệt giữa việc tô chức sự kiện mùa dịch và sự kiện thường

Cũng giông như các sự kiện thông thường, sự kiện trực tuyên hay còn gọi là event online đều có ngày, giờ và nội dung chương trình làm việc cụ thê

Tuy nhiên, điểm khác biệt ở đây so với sự kiện offline thông thường là tất cả sự kiện đều

diễn ra trên nên tảng internet và các khách mời sẽ không ở chung cùng một địa điểm bất kì

nào cả Ngoài ra, khu vực tô chức thực chất chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng

vừa phải hay đơn giản chỉ là một chiếc phông xanh cùng MC và xung quanh là các hệ thông thu phát để người xem thông qua mản hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất

vệ sự kiện

Lợi ích của việc tô chức các sự kiện ảo

° Lợi ích đầu tiên của việc tổ chức các sự kiện ảo trong mùa dịch covid hiện nay chính

là làm giảm nguy cơ bùng phát dịch bệnh và đảm bảo an toàn cho tất cả các khách mời

tham dự Các sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ mà không lo bị lây lan mam bệnh

vị to chức sự kiện sẽ tiết kiệm được thời gian chuẩn bị, lập kế hoạch, không phải lo lắng

về việc sắp xếp công việc cũng như tiết kiệm ngân sách chuẩn bị cho sự kiện không phải chỉ quá nhiều về khoản nhân sự cũng như thuê địa điểm Còn các khách mời tham

dự cũng sẽ tiết kiệm thời gian đi lại

° Bởi vì sự kiện trực tuyến chỉ yêu cầu thiết bị có kết nối internet và có thể được mở

rộng cho hầu hết tất cả mọi Điều này giúp tất cả mọi người bao gồm cả những người ở

xa, ở nước ngoài đều có thê tham dự, kết nối với nhau và không bị giới hạn về SỐ lượng

Kê hoạch tô chức:

1 Xác định mục đích, mục tiêu và loại sự kiện

Mỗi loại sự kiện sẽ có những tính chất và đặc điểm khác nhau Tuy theo tung nhu cầu và đôi tương khách hàng, khách mời tham dự mà xác định được mục tiêu của sự kiện Từ đó

lựa chọn hình thức tô chức sự kiện và nên tảng công nghệ phù hợp

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình dê dàng hơn