Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

A- LỜI NÓI ĐẦU

gay gắt thì việc chớp cơ hội kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào thời điểm đưa ra cácquyết định và điều đó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Đểđưa ra các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn thì nhà quản trị phải có thôngtin, trong khi đó thông tin trong và ngoài doanh nghiệp rất đa dạng và phong phúphức tạp từ nhiều nguồn khác nhau Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp cho nhàquản trị có chất lượng ngày càng cao thì cần thiết phải xác định yêu cầu của thôngtin kế toán cung cấp, từ đó có thể tổ chức thu thập xử lý xử lý thành các thông tin

phù hợp và hữu ích cho nhà quản lý Chính vì vậy em viết đề án "Yêu cầu thôngtin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn" với mục đích muốn nghiên cứu

và tìm hiểu nhiều hơn về lĩnh vực tổ chức thông tin kế toán đặc biệt là kế toán quảntrị.

Do kiến thức còn hạn chế, tài liệu nghiên cứu chưa phong phú nên đề ánkhông tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp từcác thầy cô và bạn bè để hoàn thiện đề án này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đặc biệt là thầy giáo NguyễnNgọc Quang đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề án này.

B- NỘI DUNG.I THÔNG TIN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ (KTQT)1 Thông tin.

1.1 Các định nghĩa.

Thông tin là một khái niệm được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, tuỳ thuộc vàogóc độ nghiên cứu mà có nhiều cách định nghĩa, các quan niệm khác nhau về thôngtin.

- Đứng trên góc độ là một nhà QT thì thông tin có thể được hiểu là những tintức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyếtđịnh về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Đứng trên góc độ là người kế toán thì thông tin là những dữ liệu đã qua quátrình xử lý thành dạng dễ hiểu, dễ sử dụng có nghĩa và có giá trị trong việc ra quyếtđịnh đối với người nhận tin.

- Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của Quyết định vềlý thuyết giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi thu được nhờ sự thay đổi hành viQĐ gây ra bởi thông tin sau khi trừ đi chi phí để có được thông tin đó.

1.2 Vai trò của thông tin.

- Có thể nói rằng thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổchức Nó được coi là phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp,là phương tiện để liên hệ với nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanhnghiệp.

- Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trongviệc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinhdoanh, tổ chức và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.

- Thông tin tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động củadoanh nghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp Chính qua việc trao đổithông tin mà doanh nghiệp, đặc biệt là nhà QT mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng,khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức Chính thông quathông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác độngtương hỗ với môi trường của nó Chính vì thế thông tin đóng một vai trò quan trọngtrong quản trị doanh nghiệp.

2 Khái niệm và đặc điểm, tính chất của thông tin KTQT.

2.1 Khái niệm.

- Thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, cá sự kiện này sẽ trở thành thôngtin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của ngườinhận nó.

2.2 Tính chất của thông tin KTQT.

- Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình nhưvốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận

Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn với việc ứng dụng hạch toán kinhdoanh mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chấtvà trách nhiệm vật chất.

- Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt:Thông tin kiểm tra và kiểm tra Vì vậy khi nói đến kế toán cũng như thông tin kếtoán không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra.

b Tính chất riêng.

- Tính chất đặc thù nội bộ của các sự kiện, thông tin kế toán.

- Tính linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi hàng ngày của các sự kiện các quátrình kinh tế.

- Tính chất phi tiền tệ được chú trọng nhiều hơn trong các báo cáo quản trị.- Tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch).

- Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hướng dẫn thông tin trên các báo cáoquản trị.

- Không có chuẩn mực chung.

3 Vai trò của thông tin KTQT.

3.1 Vị trí của thông tin KTQT.

Trong DN thì vị trí của thông tin KTQT được thể hiện qua hình vẽ sau:

thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán và lưutrữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý.

- Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các Quyết định đượcban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra.

- Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cậpnhật thông tin kế toán Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kếtoán Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kếtoán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt độngquản trị của mình.

3.2 Vai trò.

Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò thông tin củaKTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây:

a Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán.

- Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bướcthực hiện để đạt được mục tiêu đó Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn Kếhoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán Dự toán là sự liên kếtcác mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵncó để đạt các mục tiêu Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quantrọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù doanh nghiệp sẽ không có khảnăng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý Do đó, để

chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phảidựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở.

b Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện.

- Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tốgiữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệuquả nhất Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớnđối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT Nhờ có thông tin do KTQT cungcấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạohoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.

c Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá.

-Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kếhoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó Phương pháp thường dùng làso sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện cácsai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này nhàquản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phảnhồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợplý.

d Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định.

- Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cảba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòihỏi phải có quyết định Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụchức năng ra quyết định.

- Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý,KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin nàythường không có sẵn KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồitổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trìnhphân tích đó cho các nhà quản trị.

- KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định khôngchỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuậtphân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyếtđịnh thích hợp nhất.

e Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN.

- Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành cácchỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trịcho chức năng kiểm tra và đánh giá.

- Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biếttiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được sovới mục tiêu đặt ra Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện nhữngthay đổi sẽ xảy ra Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanhnghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiệntrong tương lai.

- Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệpphát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nàosẽ có hiệu quả nhất đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh.

II QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐÁP ỨNG NHU CẦUQUẢN TRỊ NGẮN HẠN.

1 Quyết định quản trị.

1.1 Khái niệm:

- Quyết định là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ yếu củaquá trình quản lý, trong tổ chức nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúngđắn của một tổ chức.

- Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chươngtrình và tính chất hoạt động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trêncơ sở hiểu biết các quy luật vận động liên quan và phân tích các thông tin về hiệntrạng của tổ chức.

- Như vậy quyết định quản trị trực tiếp hướng vào hoạt động của 1 tổ chức cóliên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo và quyền hạn của người lãnh đạo, của bộphận quản trị và hiệu lực của hệ thống tổ chức trong việc thực hiện quyết định đó.

1.2 Vai trò của quyết định quản trị.

Vai trò của quyết định quản trị được thể hiện qua việc thực hiện các chứcnăng quản trị:

- Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hướng các hoạt động của tổ chứckhi nó quy định phương hướng vận động và phát triển, khắc phục mâu thuẫn trên cơ

sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những yêu cầu, đòi hỏi của quy luật kháchquan.

- Quyết định quản trị đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chứckhi nó xác định các nguồn lực vật chất cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổchức.

Ngày nay khi quyền hạn của nhà quản trị trong doanh nghiệp được mở rộng,thì trách nhiệm trong việc ra quyết định của quản lý sẽ tăng lên điều đó đỏi hỏi cầnphải có những yêu cầu đặt ra cho quyết định quản trị và người ra quyết định, cũngnhư phải xây dựng được những nguyên tắc và phương pháp luận chung cho việc đềra các quyết định.

1.3 Phân loại quyết định quản trị.

Do tính chất phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định đưa ra cũng rấtđa dạng có thể phân loại theo các tiêu thức sau:

a Căn cứ vào tính chất quyết định.

- Quyết định chiến thuật.- Quyết định tác nghiệp.

+ Quyết định chiến lược: Là các quyết định định hướng phát triển của doanhnghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trongdoanh nghiệp.

+ Quyết định chiến thuật: Là các quyết định mang tính chất thường xuyênhơn, đó là những quyết định nhằm đạt được những mục tiêu ngắn hạn, mang tínhchất cục bộ có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị trong tổchức.

+ Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định ra hàng ngày, có tính chấtđiều chỉnh chỉ đạo trong quá tình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp.

b Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định.

- Quyết định trung hạn.- Quyết định ngắn hạn.

c Căn cứ vào phương pháp ra quyết định

- Quyết định có lý giải.

+ Quyết định trực giác: Thường xuất phát tư trực giác của nhà quản trị màkhông cần tới sự phân tích thông tin hay lý trí để ra quyết định Các quyết định nàythường dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyết định.

+ Quyết định có lý giải: Lại là các quyết định dựa trên cơ sở nghiên cứu vàphân tích thông tin một cách có hệ thống Các quyết định này thường được cânnhắc, so sánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt được nhầm lẫn trongquyết định.

d Căn cứ theo phạm vi áp dụng thì có:

- Quyết định chung.- Quyết định bộ phận.- Quyết định lĩnh vực.

Quyết định lĩnh vực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị

nhất định trong doanh nghiệp 2 Quyết định ngắn hạn.

Xét về nguồn vốn đầu tư cho quyết định ngắn thường không đòi hỏi nguồnvốn đầu tư lớn.

2.2 Đặc điểm.

- Quyết định ngắn hạn là một quyết định ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhậptrong một thời gian ngắn Cho nên phương án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn làlợi nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu được trong năm nay hoặc năm tới làcao hơn các phương án khác.

- Xét về vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện tời của doanh nghiệp thì quyếtđịnh ngắn hạn không cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định đểtăng thêm năng lực hoạt động.

2.3 Nội dung quyết định ngắn hạn.

Các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp (của nhà quản trị doanh nghiệp)thường bao gồm nội dung sau:

- Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt (với giá giảm).- Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm từ bên ngoài.- Ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó.

- Nên bán ngay dưới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thànhphẩm rồi mới bán?

- Quyết định sản xuất trong điều kiện năng lực giới hạn

2.4 Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn.

Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặtra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

a Đảm bảo tính khoa học.

Tức là quyết định phải dựa tên căn cư, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt làthông tin về chi phí - giá cả - khối lượng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trênnhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định.

b Đảm bảo tính pháp lý.

Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải phù hợp với pháp luật, luật kế toán vàchuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời nó phải được đưa ra đúng thẩm quyền củanhà quản trị cũng như thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định.

d Đảm bảo tính tối ưu.

Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận,nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa tên sự cân nhắc so sánh giữa cácphương án khác nhau Phương án được lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn làphương án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cáchhợp lý và hiệu quả nhất.

thì nó vẫn dễ dàng thực hiện được Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thựchiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh.

3 Thông tin KTQT đáp ứng nhu cầu quyết định ngắn hạn.

3.1 Điều kiện của thông tin KTQT.

Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhàquản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhấtthì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a Tính trung thực của thông tin kế toán.

- Các thông tin về mối quan hệ giữa khối lượng, chi phí và lợi nhuận luôn lànhững thông tin đòi hỏi tính trung thực rất cao Nó đảm bảo quyết định quản trịkhông bị chệch hướng, giúp nhà quản trị có thể lựa chọn dây chuyền sản xuất, địnhgiá sản phẩm, xác định chiến lược tiêu thụ sản phẩm, xác định trình độ sử dụngnăng lực sản xuất

b Tính phù hợp hiệu quả của thông tin kế toán.

Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liên quanđến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra Thông tin kế toán thích hợp đóivới quyết định ngắn hạn gồm:

- Thông tin về chi phí, thu nhập: Đây là thông tin rất quan trọng đối với việcra quyết định Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì chi phí gồm có rất nhiều loại cóloại phù hợp với quá trình ra quyết định, nhưng có có loại không phù hợp với việcra quyết định Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp là những thông tin phảiđạt hai tiêu chuẩn cơ bản:

+ Thông tin đó phải liên quan đến tương lai.

+ Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án xem xét và lựa chọn.- Thông tin về các nguồn lực: Các yếu tố của quá trình sản xuất không baogiờ là vô hạn mà thường có giới hạn trong những điều kiện nhất định Do đó trongđiều kiện các nguồn lực bị giới hạn thì nhà quản trị cần thiết lập các phương trìnhtuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phí với các yếu tố nguồnlực của quá trình sản xuất kinh doanh, tìm phương án tối ưu để tối đa hoá lợi nhuậnhoặc tối thiểu hoá chi phí.

- Thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào: công nghệ kết hợp cácyếu tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cách thức chuyển đổi các đầu vào

(như lao động, tư liệu lao động) thành các sản phẩm đầu ra Trong sản xuất kinhdoanh có nhiều phương án kết hợp các yếu tố đầu vào khác nhau Mỗi phương ánkết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định vì vậy để có quyết định phù hợpkhông thể xem nhẹ những loại thông tin này.

- Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải được thuthập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp Khi thông tin đưa ramang tính chất tổng hợp giúp nhà quản trị khai thác có hiệu quả nhất mọi khả nănghiện có cũng như khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp.

- Thông tin kế toán cũng phải kịp thời; dù thông tin kế toán có đầy đủ, tổnghợp đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì việc ra quyết định cũng không cógiá trị.

d.Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán.

- Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nộibộ doanh nghiệp KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lýthành thông tin hữu ích cho quản lý với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấpnhận được Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiếtnhưng chi phí bỏ ra quá lớn.

3.2 Tổ chức thu thập thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định.

Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ vàthông tin tương lai Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầucho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sửdụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp).

3.2.1 Tổ chức thu thập thông tin quá khứ.

* Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sựkiện xảy ra, đã phát sinh.

* Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạtđộng của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua Điều đó giúp các nhà quản trị doanhnghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độkiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đềđể hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo.

* Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây:

nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnhhưởng tới hoạt động của doanh nghiệp Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổchức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổnghợp các thông tin đã đượcghi rõ Cuối cùng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị màcung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định.

- Để thu thập thông tin này KTQT có thể sử dụng các phương pháp kế toán:phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổnghợp cân đối thông qua việc tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng tàikhoản, thiết kế hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lývà mục đích ra quyết định.

a Tổ chức hạch toán ban đầu.

- Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ Hạch toán ban đầuđược thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán Lập và ghi chép đầy đủ,chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hànhthuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp,hữu ích và kịp thời.

- Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ sử dụng hệthống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thunhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định Doanhnghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, sửa dổi cácchỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứngtừ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu càu và

mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp b Tổ chức tài khoản kế toán.

- Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ choviệc ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học vừa đảmSự kiện

kinh tế

Xếp loại vàtổng hợpPhân tích ảnh hưởng

hạch toán, ghi sổ

Báo cáo theoyêu cầuquản lý

bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đốichiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kếtoán cụ thể.

- Để đáp ứng mục tiêu trên KTQT cần căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhànước ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu của quản lý chi tiết đối với từng đốitượng để mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng đối tượng.

c Sử dụng hệ thống sổ kế toán.

- Sổ kế toán là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong KTQT đểtheo dõi, thu thập thông tin cả trong quá khứ và tương lai Hệ thống sổ kế toán đặcbiệt là các sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích mộtcách chi tiết về từng đối tượng kế toán Từ đó có thể cung cấp các thông tin hữu íchtrên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau.

- Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉtiêu trên cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lýcũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin Khithiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin ở doanhnghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trongtừng tình huống ra quyết định.

d Lập báo cáo KTQT.

-Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết kập hệ thống báo cáobao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo độtxuất

- Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêuchuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể.Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huốngkhác nhau.

* Quy trình thu nhập thông tin về chi phí

Tr ng tâm c a k toán qu n tr l ph n ánh quá trình chi phí trongủa kế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trongế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trongản trị là phản ánh quá trình chi phí trongị là phản ánh quá trình chi phí trong àản trị là phản ánh quá trình chi phí trongdoanh nghi p nên thu nh n v x lý thông tin n y l quan tr ng v khôngệp nên thu nhận và xử lý thông tin này là quan trọng và khôngận và xử lý thông tin này là quan trọng và khôngà ử lý thông tin này là quan trọng và khôngà ààth thi u v i b t k m t doanh nghi p n o Quá trình thu nh p thông tinế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trongới bất kỳ một doanh nghiệp nào Quá trình thu nhập thông tin ất kỳ một doanh nghiệp nào Quá trình thu nhập thông tin ỳ một doanh nghiệp nào Quá trình thu nhập thông tin ột doanh nghiệp nào Quá trình thu nhập thông tinệp nên thu nhận và xử lý thông tin này là quan trọng và khôngàận và xử lý thông tin này là quan trọng và khôngv chi phí có th ề chi phí có thể được tiến hành như sau:được tiến hành như sau:c ti n h nh nh sau:ế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trongàư

Quá trình xử lý thông tin

Thôngtin chi

Lập vàphântích báocáo quản

địnhmức vàcác tiêuphân bổchi phí

Phântích: chi

Lập dựtoán vàxác địnhtổng chi

chi phísản xuất

- Thông tin chi phí sản xuất

Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều có chung một kiểu xuất phát là cùngsử dụng một nguồn thông tin đầu vào của kế toán Do đó, thông tin chi phí ban đầucó thể được thu nhận từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị hoặc cũng cóthể thu nhận từ các báo cáo được lập trước, các thông tin này được cung cấp cho kếtoán quản trị tiến hành xử lý.

- Quá trình xử lý thông tin

Để có được các thông tin tư vấn hữu ích cho doanh nghiệp thì kế toán quản trịthực hiện quá trình xử lý thông tin theo các bước sau:

+ Phân loại chi phí:

Toàn bộ chi phí trong doanh nghiệp được chia thanh hai loại là chi phí biếnđổi (biến phí) và chi phí cố định (định phí).

Chi phí biến đổi là các chi phí thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về mứcđộ hoạt động Chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm thì không thay đổi khi cósự thay đổi về mức độ hoạt động Chi phí biến đổi bao gồm các khoản chi phí sau:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí bao bì đóng gói Chi phí bán hàng…….

Chi phí cố định là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi vềmức độ hoạt động, còn chi phí cố định cho một đơn vị sản phẩm thay đổi khi cómức độ hoạt động thay đổi Các chi phí cố định gồm các khoản như:

Chi phí thuê nhà xưởng

Chi phí khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị sử dụng trong phân xưởng Lương nhân viên phân xưởng

Chi phí bảo hiểm chống trộm và chống cháy.

Việc phân loại trên được thực hiện dựa vào mối quan hệ giữa chi phí và khốilượng sản phẩm tiêu thụ Hầu hết tất cả các chi phí của doanh nghiệp đều được phânloại thành một trong hai loại chi phí trên, có những loại là chi phí hỗn hợp bao gồmcả định phí và biến phí như: Chi phí thuê bao điện thoại, chi phí điện năng tiêu thụ,lương nhân viên giám sát, chi phí thuê phương tiện vận tải, hợp đồng thuê với tiền

thuê trả theo doanh số, chi phí bán hàng……thì đều được kế toán lượng hoá, táchriêng thành yếu tố chi phí cố định và yếu tố chi phí biến đổi, chi phí cố định sẽ đượcđể nguyên ở dạng tổng số, chi phí biến đổi luôn được tính cho từng đơn vị sảnphẩm Sỡ dĩ phân loại chi phí thành biến phí và định phí là do quá trình tập hợp chiphí và tính giá thành sản phẩm của kế toán quản trị dưới góc độ kiểm soát và dựtoán chi phí nhằm tìm ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất.

+ Xây dựng định mức và các tiêu thức phân bổ chi phí

Xây dựng định mức chi phí: là vấn đề sử dụng các phương pháp kỹ thuật tínhtoán định lượng các chỉ tiêu nguyên liệu, vật liệu, lao động trực tiếp cho một đơn vịsản phẩm Cắn cứ vào định mức đã xác định với giá của từng đơn vị ta xác địnhđược chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp (đây là haikhoản mục biến động theo khối lượng sản phẩm hoàn thành) Định mức chi phí làtiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phí giúpnhà quản trị nhận được thông tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động và hiệunăng của bộ máy quản lý.

Xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí: các biến phí cũng như chi phí trựctiếp là loại chi phí có thể kiểm soát được vì chúng trực tiếp phát sinh cùng với mứcđộ hoạt động của từng bộ phận Tuy nhiên các chi phí gián tiếp phát sinh là nhằmphục vụ cho nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệpphải lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp này sao cho hợp lý nhất Căncứ phân bổ chi phí gián tiếp rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tínhchất và đặc điểm doanh nghiệp, thông thường căn cứ được sử dụng để phân bổ làmức độ hoặc mức sử dụng dịch vụ được cung cấp Căn cứ phân bổ tốt nhất là hoạtđộng gây ra chi phí, hoạt động phản náh mối quan hệ nguyên nhân của việc sử dụngvới chi phí.

+ Phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận

Sau khi phân loại chi phí thành biến phí và định phí thì kế toán quản trị sửdụng khái niệm số dư đảm phí (SDĐP) để phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận.Số dư đảm phí la phần chênh lệch giữa doanh thu và beíen phí, bằng cách phân tíchnày cho các nhà quản trị doanh nghiệp thấy trong khoảng thời gian ngắn hạn, doanhnghiệp muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải tối đa hoá số dư đảm phí, hay biết dược