Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

A- Lời nói đầu Trong điều kiện kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh và cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc chớp cơ hội kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào thời điểm đa ra các quyết định và điều đó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để đa ra các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn thì nhà quản trị phải có thông tin, trong khi đó thông tin trong và ngoài doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú phức tạp từ nhiều nguồn khác nhau. Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị có chất lợng ngày càng cao thì cần thiết phải xác định yêu cầu của thông tin kế toán cung cấp, từ đó có thể tổ chức thu thập xử lý xử lý thành các thông tin phù hợp và hữu ích cho nhà quản lý. Chính vì vậy em viết đề án "Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn" với mục đích muốn nghiên cứu và tìm hiểu nhiều hơn về lĩnh vực tổ chức thông tin kế toán đặc biệt là kế toán quản trị. Do kiến thức còn hạn chế, tài liệu nghiên cứu cha phong phú nên đề án không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận đợc nhiều ý kiến đóng góp từ các thầy cô và bạn bè để hoàn thiện đề án này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang đã trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành đề án này. 1 B- Nội dung. I. Thông tin của kế toán quản trị (KTQT) 1. Thông tin. 1.1. Các định nghĩa. Thông tin là một khái niệm đợc sử dụng trong nhiều lĩnh vực, tuỳ thuộc vào góc độ nghiên cứu mà có nhiều cách định nghĩa, các quan niệm khác nhau về thông tin. - Đứng trên góc độ là một nhà QT thì thông tin có thể đợc hiểu là những tin tức mới đợc thu nhận, đợc hiểu và đợc đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đứng trên góc độ là ngời kế toán thì thông tin là những dữ liệu đã qua quá trình xử lý thành dạng dễ hiểu, dễ sử dụng có nghĩa và có giá trị trong việc ra quyết định đối với ngời nhận tin. - Giá trị của thông tin thờng đợc bàn đến trong bối cảnh của Quyết định về lý thuyết giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi thu đợc nhờ sự thay đổi hành vi QĐ gây ra bởi thông tin sau khi trừ đi chi phí để có đợc thông tin đó. 1.2. Vai trò của thông tin. - Có thể nói rằng thông tin là phơng tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức. Nó đợc coi là phơng tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, là phơng tiện để liên hệ với nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. - Thông tin tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trờng bên ngoài doanh nghiệp. Chính qua việc trao đổi thông tin mà doanh nghiệp, đặc biệt là nhà QT mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của ngời cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Chính thông qua thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác động tơng hỗ với môi trờng của nó. Chính vì thế thông tin đóng một vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. 2 2. Khái niệm và đặc điểm, tính chất của thông tin KTQT. 2.1. Khái niệm. - Thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, cá sự kiện này sẽ trở thành thông tin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tơng lai của ngời nhận nó. 2.2. Tính chất của thông tin KTQT. a. Tính chất chung. Thông tin KTQT cũng là thông tin kế toán nên nó có các tính chất cơ bản của thông tin kế toán đó là: - Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp, toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối cùng đều đợc phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán. - Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tợng, mỗi quá trình nh vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận . Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất. - Mỗi thông tin kế toán thu đợc là kết quả của quá trình có tính 2 mặt: Thông tin kiểm tra và kiểm tra. Vì vậy khi nói đến kế toán cũng nh thông tin kế toán không thể tách rời hai đặc trng cơ bản là thông tin và kiểm tra. b. Tính chất riêng. - Tính chất đặc thù nội bộ của các sự kiện, thông tin kế toán. - Tính linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi hàng ngày của các sự kiện các quá trình kinh tế. - Tính chất phi tiền tệ đợc chú trọng nhiều hơn trong các báo cáo quản trị. - Tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch). - Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hớng dẫn thông tin trên các báo cáo quản trị. - Không có chuẩn mực chung. 3 3. Vai trò của thông tin KTQT. 3.1. Vị trí của thông tin KTQT. Trong DN thì vị trí của thông tin KTQT đợc thể hiện qua hình vẽ sau: - Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động kinh tế đợc kế toán thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bớc: phân loại, sắp xếp, tính toán và lu trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý. - Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các Quyết định đợc ban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra. - Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cập nhật thông tin kế toán. Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế toán. Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kế toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình. 3.2. Vai trò. Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò thông tin của KTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây: a. Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán. - Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt đợc và vạch ra các bớc thực hiện để đạt đợc mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị thờng lập thờng có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Trong số các bảng dự toán về lu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không đợc dự trù doanh nghiệp sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý. Do đó, để chức năng lập kế hoạch 4 Chu trình kế toán Quyết định Hoạt động kinh tế Thông tin kế toán Quá trình xử lý Quyết định và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở. b. Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện. - Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con ngời với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung. c. Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá. -Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phơng pháp thờng dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt đợc với mục tiêu đã đề ra. Để làm đợc điều này nhà quản trị cần đợc cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng nh một bớc phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý. d. Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. - Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định. - Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này th - ờng không có sẵn. KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị. - KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất. 5 e. Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN. - Nguồn lực của doanh nghiệp đợc kế toán đo lờng, định lợng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá. - Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt đợc so với mục tiêu đặt ra. Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra. Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tơng lai. - Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần đợc khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả nhất đồng thời phát hiện những yếu kém cần đợc điều chỉnh. II. Quyết định quản trị và thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu quản trị ngắn hạn. 1. Quyết định quản trị. 1.1. Khái niệm: - Quyết định là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ yếu của quá trình quản lý, trong tổ chức nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúng đắn của một tổ chức. - Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chơng trình và tính chất hoạt động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động liên quan và phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức. - Nh vậy quyết định quản trị trực tiếp hớng vào hoạt động của 1 tổ chức có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo và quyền hạn của ngời lãnh đạo, của bộ phận quản trị và hiệu lực của hệ thống tổ chức trong việc thực hiện quyết định đó. 1.2. Vai trò của quyết định quản trị. Vai trò của quyết định quản trị đợc thể hiện qua việc thực hiện các chức năng quản trị: - Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hớng các hoạt động của tổ chức khi nó quy định phơng hớng vận động và phát triển, khắc phục mâu thuẫn trên cơ sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những yêu cầu, đòi hỏi của quy luật khách quan. 6 - Quyết định quản trị đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chức khi nó xác định các nguồn lực vật chất cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Ngày nay khi quyền hạn của nhà quản trị trong doanh nghiệp đợc mở rộng, thì trách nhiệm trong việc ra quyết định của quản lý sẽ tăng lên điều đó đỏi hỏi cần phải có những yêu cầu đặt ra cho quyết định quản trị và ngời ra quyết định, cũng nh phải xây dựng đợc những nguyên tắc và phơng pháp luận chung cho việc đề ra các quyết định. 1.3. Phân loại quyết định quản trị. Do tính chất phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định đa ra cũng rất đa dạng có thể phân loại theo các tiêu thức sau: a. Căn cứ vào tính chất quyết định. Quyết định quản trị gồm: - Quyết định chiến lợc. - Quyết định chiến thuật. - Quyết định tác nghiệp. + Quyết định chiến lợc: Là các quyết định định hớng phát triển của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp. + Quyết định chiến thuật: Là các quyết định mang tính chất thờng xuyên hơn, đó là những quyết định nhằm đạt đợc những mục tiêu ngắn hạn, mang tính chất cục bộ có tác dụng làm thay đổi hớng phát triển của hệ thống quản trị trong tổ chức. + Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định ra hàng ngày, có tính chất điều chỉnh chỉ đạo trong quá tình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp. b. Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định. Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định dài hạn. - Quyết định trung hạn. - Quyết định ngắn hạn. c. Căn cứ vào phơng pháp ra quyết định Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định trực giác. - Quyết định có lý giải. + Quyết định trực giác: Thờng xuất phát t trực giác của nhà quản trị mà không cần tới sự phân tích thông tin hay lý trí để ra quyết định. Các quyết định này thờng dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của ngời ra quyết định. 7 + Quyết định có lý giải: Lại là các quyết định dựa trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thông tin một cách có hệ thống. Các quyết định này thờng đợc cân nhắc, so sánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt đợc nhầm lẫn trong quyết định. d. Căn cứ theo phạm vi áp dụng thì có: - Quyết định chung. - Quyết định bộ phận. - Quyết định lĩnh vực. Quyết định lĩnh vực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị nhất định trong doanh nghiệp . 2. Quyết định ngắn hạn. 2.1. Khái niệm. - Quyết định ngắn hạn là những quyết định liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời gian ngắn, thờng là một năm. VD: nh có tham ra thị trờng hay không, có nên thực hiện chiến lợc khuyến mại quảng cáo sản phẩm hay không, nên tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết máy. Xét về nguồn vốn đầu t cho quyết định ngắn thờng không đòi hỏi nguồn vốn đầu t lớn. 2.2. Đặc điểm. - Quyết định ngắn hạn là một quyết định ảnh hởng chủ yếu đến thu nhập trong một thời gian ngắn. Cho nên phơng án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn là lợi nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu đợc trong năm nay hoặc năm tới là cao hơn các phơng án khác. - Xét về vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện tời của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn không cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực hoạt động. 2.3. Nội dung quyết định ngắn hạn. Các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp (của nhà quản trị doanh nghiệp) thờng bao gồm nội dung sau: - Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt (với giá giảm). - Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm từ bên ngoài. - Ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó. 8 - Nên bán ngay dới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thành phẩm rồi mới bán? - Quyết định sản xuất trong điều kiện năng lực giới hạn . 2.4. Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn. Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặt ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau: a. Đảm bảo tính khoa học. Tức là quyết định phải dựa tên căn c, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt là thông tin về chi phí - giá cả - khối lợng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trên nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định. b. Đảm bảo tính pháp lý. Đòi hỏi các quyết định đa ra phải phù hợp với pháp luật, luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời nó phải đợc đa ra đúng thẩm quyền của nhà quản trị cũng nh thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định. d. Đảm bảo tính tối u. Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận, nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa tên sự cân nhắc so sánh giữa các ph- ơng án khác nhau. Phơng án đợc lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn là phơng án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cách hợp lý và hiệu quả nhất. e. Tính cụ thể của quyết định Để quá tình thực hiện quyết định thuận lợi thì các quyết định đa ra phải đợc cụ thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện. f. Tính linh hoạt. Trong điều kiện cạnh tranh thị trờng luôn cha đứng những yếu tố bất ngờ và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi cón biến động, thay đồi thì nó vẫn dễ dàng thực hiện đợc. Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thực hiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh. 3. Thông tin KTQT đáp ứng nhu cầu quyết định ngắn hạn. 3.1. Điều kiện của thông tin KTQT. Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, do đó để đảm bảo chất lợng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhất thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: 9 a. Tính trung thực của thông tin kế toán. - Các thông tin về mối quan hệ giữa khối lợng, chi phí và lợi nhuận luôn là những thông tin đòi hỏi tính trung thực rất cao. Nó đảm bảo quyết định quản trị không bị chệch hớng, giúp nhà quản trị có thể lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá sản phẩm, xác định chiến lợc tiêu thụ sản phẩm, xác định trình độ sử dụng năng lực sản xuất . b. Tính phù hợp hiệu quả của thông tin kế toán. Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra. Thông tin kế toán thích hợp đói với quyết định ngắn hạn gồm: - Thông tin về chi phí, thu nhập: Đây là thông tin rất quan trọng đối với việc ra quyết định. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì chi phí gồm có rất nhiều loại có loại phù hợp với quá trình ra quyết định, nhng có có loại không phù hợp với việc ra quyết định. Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp là những thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản: + Thông tin đó phải liên quan đến tơng lai. + Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phơng án xem xét và lựa chọn. - Thông tin về các nguồn lực: Các yếu tố của quá trình sản xuất không bao giờ là vô hạn mà thờng có giới hạn trong những điều kiện nhất định. Do đó trong điều kiện các nguồn lực bị giới hạn thì nhà quản trị cần thiết lập các phơng trình tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phí với các yếu tố nguồn lực của quá trình sản xuất kinh doanh, tìm phơng án tối u để tối đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí. - Thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào: công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cách thức chuyển đổi các đầu vào (nh lao động, t liệu lao động) thành các sản phẩm đầu ra. Trong sản xuất kinh doanh có nhiều phơng án kết hợp các yếu tố đầu vào khác nhau. Mỗi phơng án kết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định vì vậy để có quyết định phù hợp không thể xem nhẹ những loại thông tin này. - Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải đợc thu thập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp. Khi thông tin đa ra 10