Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long

Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long

LỜI NÓI ĐẦU

Một trong ba nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất là lao động Bất kỳ một sản phẩm vật chất hay tinh thần nào cũng đều có sự đóng góp của lao động Phương tiện duy nhất tạo ra lao động chính là người lao động Trong chế độ xã hội cũ người lao động bị chiếm đoạt sức lao động nhưng trong xã hội hiện nay người lao động hoàn toàn có quyền sở hữu và định đoạt sức lao động của mình vì thế người lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động mà họ bỏ ra được đền bù xứng đáng Sự đền bù đó chính là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động và tích luỹ hay còn gọi là tiền lương.

Tiền lương là một bộ phận sản phẩm của xã hội được biểu hiện bằng tiền, là hao phí lao động sống cần thiết mà người sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào số lượng và chất lượng lao động của họ.

Cùng đi đôi với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm: Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT).Các khoản trích theo lương này là các quỹ của xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng người lao động, giúp người lao động yên tâm cống hiến sức lao động của mình cho xã hội.

Để khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình thì mỗi tổ chức sử dụng lao động cần phải xây dựng cho tổ chức mình một chính sách tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp… hợp lý và đem lại hiệu quả kinh tế tối ưu nhất, nghĩa là chính sách tiền lương ấy vừa phải đảm bảo quyền lợi cho người lao động vừa đảm bảo phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp khác nhau thì đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và tính chất công việc khác nhau vì thế chính sách tiền lương cũng linh hoạt ở các doanh nghiệp khác nhau.

Việc xây dựng một cơ chế tiền lương phù hợp phải kết hợp với việc hạch toán đầy đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động Điều này không những có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp mà còn tạo niềm tin cho người lao động.

khoản trích theo lương, qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán của công ty và thầy giáo Trần Đức Vinh em chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long”.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp có kết cấu gồm 2 phần chính:

Phần I: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại

công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long

Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích

theo lương tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long

Do thời gian thực tập bị hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề tài của em không tránh khỏi có những thiếu sót Vậy em rất mong được sự góp ý bổ sung của các anh chị trong phòng kế toán và thầy giáo Trần Đức Vinh để em hoàn thiện đề tài của mình.

Sinh viên

Trần Thị Thuỳ Dung

PHẦN I

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH

ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long là một công ty TNHH lớn hơn hai thành viên.

Các ngành nghề kinh doanh của công ty gồm có:

- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi;- Trang trí nội ngoại thất;

- Buôn bán chế biến gỗ

- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, các loại máy móc thiết bị phục vụ thi công, đo đạc, kiểm định công trình);

- Sản xuất phần mềm tin học, dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, môi trường;

- Lập dự án đầu tư xây dựng, lập tổng dự toán và dự toán công trình;- Điều tra, khảo sát phục vụ công tác thiết kế;

- Thiết kế công trình giao thông (cầu, đường bộ);

- Xây dựng thực nghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu của các tổ chức tư vấn được cơ quan Nhà nước công nhận;

Trong đó ngành nghề kinh doanh chính đem lại doanh thu chủ yếu cho công ty là: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi.

Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long được thành lập ngày 1 tháng 6 năm 2001 tại Hà Nội theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102002695 với tên giao dịch là Thanh Long Construction and Investment

đường Láng Hạ - Phường Thành Công - Quận Ba Đình – TP Hà Nội.

Là một công ty TNHH, Thành Long hoạt động với đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập Mặc dù mới được thành lập 5 năm với số vốn điều lệ 5.000.000.000 đồng (Năm tỷ đồng Việt Nam) nhưng công ty đã tạo cho mình một qui mô rộng khắp, không ngừng tăng mức tích luỹ và mở rộng vốn kinh doanh Điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:

Chỉ tiêu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của công ty

Đơn vị tính: Việt Nam đồng

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

39.235.657.37145.333.310.53051.011.217.2611.Doanh thu thuần bán hàng và cung

cấp dịch vụ

39.235.657.37145.333.310.53051.011.217.2612.Giá vốn hàng bán35.615.893.84540.711.730.61344.311.780.1633.Lợi nhuận gộp3.619.763.5264.621.579.9176.699.437.098

-5.Chi phí hoạt động tài chính952.784.2002.512.987.4082.516.053.995

-7.Chi phí quản lý2.190.652.9111.601.994.4523.520.474.5038.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

1.100.0001.230.0001.400.000

Sản phẩm mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty là sản phẩm của việc xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi còn gọi là các công trình xây dựng hoàn thành.

Không giống như sản phẩm của các ngành sản xuất khác, sản phẩm xây lắp mang tính đặc thù riêng của ngành xây lắp Các công trình này không tập trung trong một kho bãi cụ thể nào mà trải rộng khắp đất nước hơn nữa sản phẩm của ngành xây lắp lại chịu ảnh hưởng của thời tiết khí hậu… Đôi khi làm cho tiến trình thi công các công trình bị trì trệ nhiều khi còn phải ngừng thi công công trình Bên cạnh đó, quy mô của các công trình xây lắp rất lớn, sản phẩm lại mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài có khi kéo dài tới vài năm, chủng loại các yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi phải có vốn đầu tư lớn Để đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với công ty là phải lên mức giá dự toán (hay mức giá dự thầu, nó bao gồm dự toán thiết kế và dự toán thi công) Trong quá trình thi công thì giá dự toán trở thành thước đo và được so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh Sau khi hoàn thành công trình thì giá dự toán lại trở thành cơ sở nghiệm thu, kiểm tra chất lượng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Các sản phẩm khác nhau thì có đặc điểm tính chất cấu tạo khác nhau do đó có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau Vì vậy mà không có một quy trình công nghệ chung nào cho tất cả các sản phẩm Vì thế để minh hoạ cho quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty ta minh hoạ bằng quy trình công nghệ làm đường sau:

3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty dựa vào trình độ chuyên môn cũng như năng lực của mỗi nhân viên và yêu cầu riêng có của ngành xây dựng để tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh như sau:

- Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường: Là người có nhiều kinh nghiệm trong thi công cầu đường và từng điều hành các dự án có trình độ phức tạp tương tự công trình đấu thầu Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường thay mặt giám đốc có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước giám đốc chỉ đạo điều hành công trình chất lượng, tiến độ hoàn thành đúng theo yêu cầu của bên A và kỹ sư tư vấn.

- Kỹ sư trưởng: Là người chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật công trình Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kỹ thuật thi công, giải quyết các vấn đề phức tạp, đảm bảo các công trình thi công đúng tiến độ, chất lượng đã đề ra Kỹ sư trưởng là người có nhiều kinh nghiệm thi công các công trình tương tự.

- Đội trưởng thi công: Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc dự án giao và chịu sự lãnh đạo về kỹ thuật của kỹ sư trưởng Đội trưởng chịu trách nhiệm về các mặt: tổ chức lực lượng thi công, tổ chức thi công đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của công trình, thực hiện hạch toán đội mình phụ trách.

- Kỹ sư phụ trách kỹ thuật thi công: Phụ trách trực tiếp về kỹ thuật thi công của từng công việc, giúp việc cho đội trưởng thi công, thay thế nhiệm vụ điều hành của đội trưởng klhi đội trưởng đi vắng.

- Bộ phận phụ trách vật tư - thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung

ĐÀO ĐẮP LÒNG ĐƯỜNG

SỬA LẾ 2BÊN ĐƯỜNG

ĐẦM KỸ NỀN

ĐƯỜNG RẢI ĐÁ MÓNG ĐƯỜNG LU LÈNCHẶT

RẢI NHỰABÊ TÔNGHOÀN THIỆN

MẶT ĐƯỜNG

cho công trình (tuy nhiên đội sản xuất vẫn là đơn vị chủ động trong việc xuất nhập, tìm nguồn vật tư) Ngoài ra bộ phận này phải nêu được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình.

- Nhân viên phụ trách thí nghiệm: Có trách nhiệm trong việc thí nghiệm vật liệu và thành phẩm, cung cấp những số liệu chính xác, trung thực đáp ứng yêu cầu trong quá trình thi công, chọn nguồn vật liệu đưa vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của kỹ sư tư vấn bên A.

- Bộ phận quản lý hành chính, y tế, vệ sinh môi trường, an toàn lao động: Là một bộ phận của phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc sử dụng con người, kiểm tra tình hình vệ sinh môi trường của đơn vị thi công, tưới nước thường xuyên chống bụi bẩn trên đường vận chuyển qua làng xóm, kiểm tra an toàn chạy xe (Nhất là khu vực làng phải có biển báo thi công, người gác đầu đường để hướng dẫn xe cộ).

- Bộ phận tài chính - kế toán: Là một bộ phận của phòng tài vụ theo dõi tình hình tài chính của công trình.

Quan hệ giữa trụ sở chính và việc quản lý ngoài công trường:

Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi mặt của công trình Phó giám đốc phụ trách hành chính theo dõi đảm bảo việc tổ chức sản xuất của công trường theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước ban hành Trưởng phòng kỹ thuật công ty kiêm kỹ sư trưởng công trường theo dõi về mặt kỹ thuật chất lượng công trình, đề ra các giải pháp kỹ thuật.

Đội sản xuất tại hiện trường được chủ động trong quá trình thi công và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ của công trình.

Công ty hỗ trợ về kỹ thuật, tiền vốn, quản lý con người và thiết bị để đảm bảo thi công có hiệu quả cao nhất.

Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Tổ chức hoạt động kinh doanh

Kỹ sư phụ trách

KTTC, GS viên Thí nghiệm-KSTKBộ phận

Bộ phậnTài chính-kế toán

Bộ phận cung ứng

VTTB-máy móc chính, y tế-VSMTBộ phận QL hành

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

4 Đặc điểm tổ chức quản lý

Để điều hành các công việc trong công ty được thuân lợi, giúp cho người lãnh đạo có thể thâu tóm được tình hình của công ty về mọi mặt, mọi sự kiện trên mọi lĩnh vực công ty đã xây dựng bộ máy quản lý mà trong đó mỗi phòng ban được phân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm vụ rõ ràng:

- Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất của công ty có trách nhiệm lãnh đạo công ty Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và các đơn vị sản xuất.

- Phó giám đốc: Công ty có 2 phó giám đốc là phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Các phó giám đốc này giữ vai trò tham mưu cho giám đốc trong phạm vi chức năng trách nhiệm của mình.

Phó giám đốc kinh doanh là người có kiến thức kinh doanh nhạy cảm trong việc nắm bắt và tìm kiếm thị trường Có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng để đem lại hiệu quả kinh tế tối ưu.

Phó giám đốc kỹ thuật là người có trình độ cao, nắm vững kiến thức về chuyên ngành, tư vấn cho giám đốc các vấn đề về kỹ thuật , đồng thời giám sát chỉ đạo, kiểm tra chất lượng công trình để đem lại cho khách hàng sản phẩm tốt nhất.

- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về công tác lập dự toán, lập kế hoạch hàng tháng về nhu cầu vốn, vật tư phục vụ thi công, ký các hợp đồng có liên quan đến dự án, nghiệm thu thanh toán hàng tháng giá trị các khoản khấu trừ, bù giá vật liệu với chủ đầu tư, thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư khi hoàn thành bàn giao Tham mưu cho giám đốc về công tác thanh toán, tạm ứng các khoản khấu trừ đối với các đội thi công và làm hồ sơ hoàn công.

- Phòng tổ chức nhân chính: Tham mưu cho giám đốc về các mặt: quản lý tổ chức cán bộ lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách, chế độ tiền lương đối với người lao động, quản lý hành chính, điều kiện ăn ở sinh hoạt, làm việc cho văn phòng và các đội Quan hệ đối nội, đối ngoại với các địa phương xung quanh cơ quan, giải quyết các chế độ chính sách nhà nước quy định trực tiếp quản lý điều hành bộ phận phục vụ Kỹ sư tư vấn, điện nước, bảo quản thay thế, sửa chữa nhà ở, đồ dùng xe cộ, văn phòng phẩm và các thiết bị.

- Phòng tài vụ: Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch cung cấp đủ vốn cho

thu chi tài chính, cập nhật chứng từ theo dõi sổ sách thu chi của văn phòng, phần phục vụ kỹ sư tư vấn và các khoản cấp phát, cho vay và thanh toán khối lượng hàng tháng đối với các đội thi công sau khi được chủ công trình duyệt Thực hiện tốt các chế độ chính sách của nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, tiền lương cho văn phòng và các đội, báo cáo định kỳ và quyết toán công trình.

- Phòng vật tư - thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để thi công công trình và sửa chữa thiết bị Kiểm tra định mức vật tư sử dụng cho công trình Ngoài ra bộ phận này phải lên được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình.

- Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về công tác lập thiết kế tổ chức thi công các hạng mục công trình để làm việc với kỹ sư tư vấn Lập tiến độ thi công, điều chỉnh các mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ chung của dự án Chỉ đạo các đội về công tác kỹ thuật, đảm bảo thi công đúng công trình và thường xuyên làm việc với kỹ sư tư vấn để thống nhất về giải pháp thi công, được kỹ sư tư vấn chấp thuận, cùng phòng kinh doanh nghiệm thu khối lượng đã thi công hàng tháng để thanh toán với chủ công trình, tổng nghiệm thu toàn bộ công trình, lập hồ sơ hoàn công và bàn giao toàn bộ công trình cho chủ đầu tư.

- Đội thi công: Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc giao và chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng, tiến độ công trình, chỉ đạo đội có nhiệm vụ lo nơi ăn ở, làm việc, đảm bảo an toàn giao thông và an toàn lao động trong quá trình thi công, kho xưởng, bến bãi, phương tiện, thiết bị, nhân lực phù hợp với tiến độ công nghệ Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trình thi công đúng thiết kế đảm bảo chất lượng, hạch toán riêng đề nghị thanh toán, duy trì mọi hoạt động vẫn tiến hành điều hành không được ngưng trệ.

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy quản lý

Phòng Vật tư - thiết bị

Phòng Kỹ thuật - KCSGIÁM ĐỐC

.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được phân làm hai cấp: kế toán tại công ty và kế toán ở các đội thi công.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế, tham gia ký duyệt hợp đồng kinh tế, hạch toán kế toán và phân tích kế toán trong công ty.

- Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm thu chi, quản lý quỹ tiền mặt của toàn công ty

- Kế toán Ngân hàng và công nợ: Chịu trách nhiệm giao dịch với khách hàng, làm thủ tục và theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi thanh toán lương, BHXH, với cán bộ công nhân viên và các khoản thanh toán với khách hàng.

Kế toán quỹtiềnmặt

Kế toánNgânHàng và

công nợ

Kế toánVật tưTSCĐ

Kế toántổng

hợpKẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán thống kê ở các đội

- Kế toán vật tư – TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, TSCĐ trong toàn công ty, tình hình trích lập khấu hao, thanh lý, nhượng bán, cho thuê TSCĐ của công ty.

- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm hạch toán, kiểm tra, giám sát mỗi phần hành kế toán, tính giá thành sản phẩm và định kỳ lập báo cáo tài chính.

- Kế toán các đội thi công: Chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp các chứng từ ở công trường rồi chuyển lên phòng kế toán công ty.

5.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán công ty sử dụng trong các phần hành chủ yếu là:- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng

- Tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH.

- TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

- Vật tư, công cụ dụng cụ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.

- Chi phí giá thành: Bảng phân bổ, hoá đơn dịch vụ mua ngoài, phiếu theo dõi ca xe máy thi công.

- Thành phẩm tiêu thụ: Biên bản nghiệm thu khối lượng chất lượng công trình hoàn thành, hoá đơn giá trị gia tăng.

5.3 Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản của công ty được mở theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT bao gồm các tài khoản sau:

111; 112; 113; 133; 138; 141; 142; 144; 152; 153; 154; 155; 211; 214; 311; 331; 333; 334; 338; 411; 421; 431; 511; 512; 515; 621; 622; 623; 627; 642; 711; 811; 911.

Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản ngoài bảng sau:TK 002: Vật tư, hàng hoá nhận gia công chế biến, giữ hộ

5.4 Đặc diểm hệ thống sổ kế toán

Là một công ty ra đời và phát triển trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ nên công ty cũng đã nhanh chóng nắm bắt và vận dụng công nghệ thông tin trong công việc kế toán Công ty đã áp dụng kế toán máy trong công việc để hỗ trợ người làm kế toán với phần mềm kế toán được sử dụng là ACERSHORT Hình thức ghi sổ được công ty lựa chọn là hình thức nhật ký chung.

Hệ thống sổ kế toán công ty sử dụng gồm:- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, sổ cái- Sổ chi tiết:

- Sổ TSCĐ

+ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá+ Sổ chi tiếtchi phí sản xuất kinh doanh+ Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công+ Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung

+ Sổ chi tiết chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp+ Sổ chi tiết chi phí trả trước, phải trả

+ Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

+ Sổ chi tiết thanh toán (nội bộ, người mua, người bán, nhà nước)+ Sổ chi tiết tiêu thụ

+ Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh…

Công ty ghi sổ bằng máy nên hầu như việc ghi sổ kế toán đều do máy tính tự động làm Quy trình ghi sổ của công ty có thể được tóm tắt như sau:

Hàng ngày kế toán nhập số liệu từ các chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trên cơ sở các chứng từ gốc đã nhập máy tính tự động xử lý để ghi sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, sổ quỹ (đối với các chứng từ thu chi tiền mặt) Cũng trên cơ sở số liệu đã nhập hàng ngày máy tính tự động xử lý và đưa ra bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kế toán, bảng tổng hợp số liệu chi tiết vào cuối kỳ.

Quy trình ghi sổ của công ty có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán

Chứng từ gốc

Máy tính

Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳQuan hệ đối chiếu

5.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán

Công ty sử dụng hai loại báo cáo tài chính:Báo cáo kế toán do Nhà nước quy định:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chínhBáo cáo do công ty quy định:

- Bảng cân đối số phát sinh- Bảng cân đối tài khoản

- Báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ, TSLĐ- Bảng kê chi tiết TK công nợ…

Năm tài chính của công ty trùng với năm dương lịch, bắt đâù từ 1/1 và kết thúc vào 31/12 Với những báo cáo do Nhà nước quy định thì cuối năm tài chính mới lập còn với những báo cáo do công ty quy định như bảng cân đối số phát sinh hay bảng cân đối tài khoản thì được lập vào cuối tháng sau khi việc ghi sổ kế toán đã hoàn thành

II HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG1 Quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương của công ty là toàn bộ tiền lương trả cho tất cả các loại lao động mà công ty quản lý và sử dụng Thành phần quỹ tiền lương của công ty bao gồm các khoản chủ yếu như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (có thể trả theo thời gian, theo sản phẩm…); tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học; các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ, …).

Quỹ tiền lương hay tiền công bao gồm nhiều loại có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau như phân theo chức năng tiền lương, đối tượng trả lương hay theo cách thức trả lương…Tuy nhiên để thống nhất trong việc tính toán và hạch toán tiền lương theo quy định của bộ lao động thương binh và xã hội công ty cũng đã

phân tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ Trong đó tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất… Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương.

Dựa vào nội dung và các thành phần của quỹ tiền lương hàng năm công ty phải tiến hành xác định quỹ tiền lương căn cứ vào đơn giá tiền lương Sau khi đã xác định được quỹ tiền lương công ty tiến hành sử dụng quỹ tiền lương đó thể thực hiện chi trả tiền công cho người lao động Việc chi trả tiền lương này tuỳ thuộc vào hình thức trả lương mà công ty áp dụng nhưng vẫn phải tuân theo những quy định của Nhà nước và Bộ Lao động thương binh và xã hội.

2 Tính lương phải trả cho người lao động tại công ty

Việc tính tiền lương phải trả cho người lao động là công việc hạch toán ban đầu của việc hạch toán tiền lương Để thực hiện hạch toán ban đầu về tiền lương công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long cũng đã sử dụng các bảng biểu giống như các đơn vị khác và tuân theo quy định của Nhà nước như: Bảng chấm công hàng tháng, hợp đồng giao khoán nội bộ, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, bảng thanh toán tiền lương

Việc tính và trả lương cho người lao động có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp Mục đích của việc vận dụng hình thức tiền lương thích hợp là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của toàn xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động Trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay thường áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm và khoán thu nhập.

Là một công ty xây lắp nên công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long có đặc điểm về đội ngũ lao động gồm hai loại là lao động gián tiếp và lao động

dụng hai hình thức trả lương khác nhau cho hai khối lao động khác nhau Hai hình thức trả lương chính của công ty là hình thức trả lương theo thời gian và hình thức trả lương theo sản phẩm.

Hình thức trả lương theo thời gian:

Hình thức trả lương theo thời gian thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo thời gian làm việc, ngành nghề, trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn của người lao động Hình thức trả lương theo thời gian được công ty áp dụng cho số lao động gián tiếp đó là lao động quản lý trên công ty và lao động quản lý gián tiếp tại các đội trên các công trường Các chứng từ ban đầu làm cơ sở cho việc tính tiền lương phải trả cho người lao động là bảng chấm công, cấp bậc lương.

Hình thức trả lương theo sản phẩm:

Hình thức trả lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng công việc hoàn thành Hình thức trả lương này phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động.

Hình thức trả lương theo sản phẩm được công ty áp dụng với khối lao động trực tiếp thi công tại công trường Căn cứ để tính tiền lương theo sản phẩm là bảng chấm công, hợp đồng giao khoán nội bộ, biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng công trình hoàn thành.

2.1 Trả lương cho khối lao động quản lý trên công ty

Tiền lương phải trảtrong tháng cho 1CNV

Mức lương

Hệsố lương

Số ngày làm việc theo chế độ

X Số ngày thực tế làm việc trong tháng

Tiền lương

sản phẩm=Đơn giá khoánx

Khối lượng thi công thực tế

Lao động quản lý trên công ty là những lao động làm việc tại các phòng ban trên công ty Với những lao động này công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian.

Hàng ngày các trưởng phòng của các phòng (ban) theo dõi tình hình ngày công của nhân viên trong phòng mình và chấm công cho từng người vào bảng chấm công.

Hàng tháng kế toán căn cứ vào danh sách lao động, cấp bậc tiền lương và bảng chấm công để tính ra tiền lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên theo công thức:

Cơ sở để tính ra tiền lương cơ bản dựa trên bảng thống kê chức danh công việc, trên bảng thống kê chức danh này đã nêu rõ hệ số cấp bậc công việc cho từng người, ngoài ra đối với những người làm một số công việc đòi hỏi trách nhiệm cao còn có cả hệ số phụ cấp trách nhiệm.

Tiền lương phải trảtrong tháng cho 1CNV

Mức lương

Hệsố lương

+ Phụ cấpSố ngày làm việc theo chế độ

Số ngày thực tế làm việc trong

tháng

BẢNG THỐNG KÊ CHỨC DANH CÔNG VIỆC

Cụ thể ta theo dõi tình hình ngày công và việc thanh toán lương của khối lao động gián tiếp trong công ty thông qua bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương của phòng tài chính kế toán trong tháng 3 năm 2005:

I Lãnh đạoGiám đốcP giám đốc

75,5; 6,0

7,6II QLKT

Trưởng phòngP Trưởng phòngKSXD - kết cấuKSXD - cầu đườngKS kinh tế

Kiến trúc sư

3,5; 4,0; 4,53,0; 3,5; 4,03,5; 4,0; 4,53,5; 4,0; 4,53,5; 4,0; 4,53,5; 4,0; 4,5

III Kế hoạchTrưởng phòngP trưởng phòngNhân viên

3,5; 4,0; 4,53,0; 3,5; 4,02,5; 3,0; 3,5IV Kế toán

Kế toán trưởngKế toán viên

5,0; 5,53,5; 4,0; 4,5

ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONGBỘ PHẬN: PHÒNG TC – KT

Mẫu số: 01 – LĐTL

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng 3 năm 2005Số

cấp bậc chức vụ

1 2 3 4 31 Theo sp Theo t gian nghỉ việc hưởng lương theo %

Ký hiệu chấm công

Từ bảng chấm công hàng ngày đã ghi tính ra tổng số công của từng người Sau khi bảng chấm công được gửi về phòng kế toán thì kế toán tiến hành tính lương cho từng người ở các phòng ban theo công thức tính lương đã nêu ở trên.

Cụ thể ta tính lương cho anh Lê Anh Hào là nhân viên phòng tài chính kế toán có hệ số lương là 4,5 và có hệ số phụ cấp trách nhiệm là 0,4

Trên cơ sở tính lương như vậy việc tính lương cho các nhân viên khác trong phòng cũng tương tự và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên thuộc các phòng (ban) của công ty Trên bảng thanh toán tiền lương phải ghi rõ số tiền được lĩnh, số tiền đã ứng kỳ 1 và số còn được lĩnh kỳ 2 Bảng thanh toán tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của kế toán thanh toán và kế toán trưởng.

Công ty thực hiện chi trả tiền lương cho nhân viên theo 2 đợt khác nhau, đợt 1 vào ngày 15 hàng tháng còn đợt 2 vào cuối tháng Khi thực hiện trả lương lần 1 cho người lao động thì kế toán lập bảng tạm ứng lương kỳ 1.

Việc chi trả lương cho nhân viên ở các phòng ban của công ty được phòng kế toán trực tiếp thực hiện chi trả tới từng người.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONGĐƠN VỊ: PHÒNG TC – KT

tiền lương cơ bản phải trả anh

350.000 x 4,5 x 2631

= 1.320.968(đ)

Tiền phụ cấp phải trả anh Hào : 1.320.968 x 0,4 = 528.387(đ)

Số tiền lương phải trả anh Hào : 1.320.986 + 528.387 = 1.849.355(đ)Số tiền anh Hào tạm ứng kỳ I là : 400.000(đ)

Trích 6% BHXH, BHYT tính vào lương cơ bản của anh Hào là:1.320.968 x 6% = 79.258(đ)

Số tiền anh Hào lĩnh kỳ II là:

1.320.968 – 400.000 – 79.258 = 1.370.097(đ)

ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONGBỘ PHẬN: PHÒNG TC – KT

Mẫu số: 02 – LĐTL

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Họ Tên Hệ số lương

( cấp bậc)

Lương theo

Lương theothờigian

Số tiềnSố côngSố tiền

Thuế thu nhập

phải nộp

Tạm ứngKỳ I

Các khoản phải trả (6%

Kỳ IIđược lĩnh

còn bảng thanh toán tiền lương là cơ sở để lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK642, 334, 338

2.2 Trả lương cho công nhân trực tiếp tại công trường

2.2.1 Trả lương cho cá nhân

Theo yêu cầu, đặc điểm của công việc có thể giao khoán công việc cho một cá nhân nào đó đảm nhiệm Khi ấy việc trả lương được thực hiện trực tiếp cho cá nhân đó.

Tiền lương giao khoán phải trả cho cá nhân được tính theo công thức:

Để minh hoạ cho công thức tính lương này ta lấy ví dụ tính lương cho chị Vũ Thị Mai là công nhân trồng cỏ hoa ở hành lang đường khi công trình hoàn tất với giá giao khoán là 3 500đ trên 1m2 với khối lượng thực tế là 256m2 thì số tiền công phải trả cho chị là:

2.2.2 Trả lương cho tập thể

Thành Long là một công ty xây dựng vì thế việc bố trí lao động chủ yếu là theo các tổ (đội) và công nhân làm việc tập thể là chủ yếu vì thế trả lương cho công nhân theo hình thức tập thể là bắt buộc Để tính tiền lương phải trả cho một công nhân trong tổ thì phải căn cứ vào giá trị giao khoán hoàn thành của tổ (đội), trình dộ tay nghề, số công của công nhân đó.

Tiền lương phải trả cho một công nhân theo hình thức tập thể được tính bằng công thức:

Tiền lương

Tiền lương phải trả = 3.500 x 256 = 896.000(đ)

Mối quan hệ giữa công ty và các tổ thi công được ràng buộc bởi hợp đồng giao khoán nội bộ Trước khi tiến hành thi công một công trình thì công ty giao khoán công việc cho các tổ thi công thông qua hợp đồng giao khoán nội bộ, trong hợp đồng giao khoán có ghi giá trị giao khoán của công trình thi công Cuối mỗi tháng đội trưởng của bên giao khoán và bên nhận khoán cùng với nhân viên giám sát kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng, khối lượng công trình hoàn thành và lập bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành trong tháng Bản nghiệm thu này xác định lại khối lượng công việc hoàn thành của từng công trình, hạng mục công trình trong tháng làm căn cứ tính lương cho công nhân của đơn vị thi công công trình đó

ĐỘI THI CÔNG SỐ 2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN NỘI BỘ

Ngày 16 tháng 6 năm 2004

Tên công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ AnBên giao khoán: Đội thi công số 2

Bên nhận khoán: Tổ làm đường số 1

- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đường ven sông Lam- Căn cứ vào nhu cầu công việc và chức năng nhận khoánSau khi trao đổi hai bên đã thống nhất:

- Nội dung giao khoán:

Bên giao khoán giao cho bên nhận khoán thực hiện các công việc sau: Thi công phần móng đường của công trình đường ven sông Lam

- Thời hạn: Từ tháng 11/2004 đến tháng 7/2005- Giá trị giao khoán: 875 000 000

Trách nhiệm và quyền lợi bên nhận khoán

Quản lý, tổ chức công việc theo quy chế của công ty Đảm bảo đúng tiến độ được giao và chất lượng của công trình

-Trách nhiệm và quyền lợi bên giao khoán

Hỗ trợ về máy móc phương tiện kỹ thuật, cung ứng nguyên vật liệu kịp thời tạo điều kiện cho bên nhận khoán hoàn thành đúng tiến độ công trình.

Đại diện bên nhận khoánĐại diện bên giao khoán

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Nghệ An, ngày 29 tháng 3 năm 2005

BIÊN BẢN NGHIỆM THU

Tên công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ AnCông việc: Thi công phần móng đường

BẢN NGHIỆM THU GỒMBên A: Đội thi công số 2

Bên B: Tổ làm đường số 1

Sau khi kiểm tra phần công việc đã thực hiện Căn cứ vào điều khoản của hợp đồng đã ký kết chúng tôi thống nhất:

- Về chất lượng: Đảm bảo chất lượng theo đúng quy định

- Về số lượng: Công nhận khối lượng hoàn thành trong tháng tương ứng với giá trị giao khoán là 8.340.000 đ (Tám triệu ba trăm bốn mươi triệu đồng chẵn).

bảng chấm công cũng là một chứng từ ban đầu quan trọng không thể thiếu trong việc tính tiền lương Hàng ngày tổ trưởng của các tổ theo dõi và thực hiện chấm công cho từng người trong tổ của mình vào bảng chấm công.

Cụ thể ta theo dõi việc chấm công của tổ làm đường số 1 thuộc đội thi công số 2 đang thi công công trình đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An trong tháng 3 năm 2005

ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONGBỘ PHẬN: ĐỘI THI CÔNG SỐ 2

Mẫu số: 01 – LĐTL

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng 3 năm 2005Tổ làm đường số 1Số

TT Họ và tên

Bậc thợ

Ngày trong thángQuy ra công

1234 31 Theo sp Theo t gian nghỉ việc hưởng lương theo %

Ký hiệu chấm công

trị khối lượng công việc đã hoàn thành và bậc thợ của từng người để tính ra tiền công phải trả cho mỗi người theo công thức đã nêu ở trên.

BẢNG TIỀN LƯƠNG CƠ BẢN THEO BẬC THỢ

H Ọ TÊNBẬC THỢSỐ CÔNGTIỀN/1 CÔNGLƯƠNG CB

1.835.849 x 6% = 110.151(đ)Tiền

lương phải trả anh

x 35.000 x 26 = 1.835.849Đơn giá tiền lương của bậc thợ 6/7 là: 35.000

Tiền lương cơ bản theo bậc thợ của anh Tuy là:35.000 x 26 = 910.000(đ)

Giá trị khối lượng giao khoán hoàn thành của tổ là: 8.340.000(đ)

Trên cơ sở tính lương như thế kế toán đội tiến hành tính lương cho từng người trong tổ để lập bảng thanh toán tiền lương.

ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONGBỘ PHẬN: ĐỘI THI CÔNG SỐ 2

Họ Tên Hệ số lương( cấp bậc)

Lương theosảnphẩmSố côngSố tiền

Lương theothờigian

Phụ cấp

Số tiền

Thuế thu nhập phải nộp

Tạm ứngKỳ I

Các khoản phải trả

(6% BHXH )

Kỳ IIđược lĩnh

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)(Ký, đóng dấu)

công nhân và là căn cứ để lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của đội thi công, để ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK622, 334, 338

2.3 Trả lương cho lao động thuộc đội máy thi công

Công ty tổ chức đội máy thi công riêng do phòng thiết bị vật tư quản lý Khi công ty nhận công trình ở các nơi khác nhau thì phòng thiết bị vật tư sẽ điều phối đội máy đi theo công trình Với những loại máy cần cho thi công nhưng công ty không có hoặc không đủ thì công ty sẽ đi thuê ngoài (thông thường thuê cả máy và người lái) Toàn bộ số tiền thuê này công ty không coi là chi phí của đội máy thi công mà hạch toán là chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho sản xuất.

Tiền lương phải trả cho công nhân lái máy gồm hai phần: Lương cơ bản là số tiền nhất định (ở công ty là 600 000đ) mà hàng tháng công ty trả cho công nhân lái máy kể cả khi máy không hoạt động và một phần là số tiền trả theo số ca máy thi công.

Tiền lương lái máy = Lương cơ bản + Đơn giá khoán x Số ca lái máy

Vấn đề đặt ra là công ty chỉ tổ chức một đội máy nên có thể cùng một máy, cùng một người lái nhưng lại thực hiện ở hai hay nhiều công trình khác nhau Vì thế công ty đã sử dụng phiếu theo dõi số ca làm việc của máy thi công ở từng công trình riêng biệt để có thể hạch toán chi tiết chi phí máy thi công ở từng công trình Cuối tháng đội trưởng đội máy thi công sẽ tổng hợp số ca làm việc của máy thi công làm cơ sở tính tiền lương cho người lái máy.

Cụ thể ta theo dõi thời gian làm việc của đội máy thi công đang thi công công trình đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An trong tháng 3 năm 2005 thông qua bảng tổng hợp thời gian máy hoạt động.

Tháng 3 năm 2005

Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ AnBộ phận: Đội máy thi công

ĐVT: Đồng

STTLOẠI MÁYNGƯỜI LÁI MÁYĐG/CA MÁYSỐ CATHÀNH TIỀN

2.4 Trả lương cho lao động quản lý tại các đội thi công

Lao động quản lý tại các đội thi công là những lao động thuộc khối lao động gián tiếp như đội trưởng, đội phó, kế toán đội được tính lương theo thời gian Để theo dõi thời gian làm việc của loại lao động này thì hàng ngày cũng thực hiện việc chấm công vào bảng chấm công Cuối tháng kế toán đội căn cứ vào bảng chấm công, hệ số lương, phụ cấp để tính ra lương của từng người trong bộ phận quản lý đội sau đó lập bảng thanh toán cho nhân viên quản lý đội.

Cụ thể ta xem xét thời gian lao động và việc tính tiền lương cho bộ phận quản lý đội của đội thi công số 2 trong tháng 3 năm 2005

ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONGBỘ PHẬN: ĐỘI THI CÔNG SỐ 2

Mẫu số: 01 – LĐTL

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng 3 năm 2005Bộ phận quản lý độiSố

TT Họ và tên

Hệ số lương

Ngày trong thángQuy ra công

1234 31 Theo sp Theo t gian nghỉ việc hưởng lương theo %

Ký hiệu chấm công

của từng người trong bộ phận quản lý đội sau đó lập bảng thanh toán tiền lương cho bộ phận quản lý đội.

Ví dụ: tính lương cho ông Vũ Xuân Trường trong tháng 3 năm 2005 có hệ số lương 5,5; hệ số phụ cấp trách nhiệm 0,1; phụ cấp lưu động 128.000

Tiền lương cơ bản

Trích 6% BHXH, BHYT: 1.676.613 x 6% = 100.597(đ)Số tiền ông Trường thực lĩnh:

1.972.274 – 400.000 – 100.597 = 1.471.677(đ)