PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG I- NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÍ, SỬ DỤNG VÀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG Là một doanh nghiệp trẻ, thời gian hoạt động chưa dài lại hoạt động trong một lĩnh vực có sự góp mặt của khá nhiều các đối thủ cạnh tranh lớn và có nhiều năm kinh nghiệm nên Thành Long luôn đứng trước những thử thách và khó khăn để tự khẳng định mình trên thị trường. Hiểu được khó khăn đó nên toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty luôn cố gắng nỗ lực hết mình. Và thực sự Thành Long đã đạt được những thành công ban đầu rất đáng khích lệ, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, thời gian thi công dài và phức tạp. Sản phẩm hoàn thành với sự tham gia của nhiều loại NVL có giá trị lớn, chịu sự hư hại lớn. Chính vì vậy nên phần hành kế toán nguyên vật liệu là một phần công việc quan trọng cần được quan tâm tại công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty và trực tiếp tiếp cận và tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em nhận thấy ở phần hành kế toán này đã thể hiện những ưu điểm lớn, góp phần vào việc đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động quản lí công ty đồng thời vẫn còn những hạn chế cần khắc phục. 1.Ưu điểm 1.1.Về chứng từ Để phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu, Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ theo quy định của Bộ tài chính. Hệ thống các chứng từ được lập chính xác, đầy đủ các thông tin về các nội dung kinh tế phát sinh. Việc sử dụng đầy đủ các loại chứng từ, quá trình lập chính xác góp phần rất lớn cho việc truyền đạt thông tin đồng thời để dễ dàng cho việc kiểm tra giám sát 1.2. Vệ hệ thống sổ sách Sổ sách của công ty được thiết kế bởi phần mềm kế toán acer soft, công ty ghi sổ theo hình thức nhật kí chung- đây là một ưu điểm bởi theo hình thức này thì mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, các nghiệp vụ được ghi chép cập nhật thường xuyên hàng ngày 1.3. Hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty áp dụng theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi như thông tư 10TC/CĐKT ngày 20/03/1997, thông tư 100/1998/TC-BTC ngày 15/07/1998, quyết định 1864/1998/QĐ - BTC … Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng và 2 loại tài khoản ngoài bảng. Trong phần hành này, Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ tài chính rất thuận lợi cho quá trình kiểm tra và giám sát. 1.4. Về quản lý và sử dụng NVL - Về quá trình quản lý: Vì đặc thù ngành nghề của công ty là tham gia thi công những công trình giao thông, phải thi công ở ngoài trời, kho bãi dựng tạm bợ nhưng công ty hầu như không bị hao tổn mất mát lớn nào do ý thức con người, phần nhiều là do ảnh hưởng và sự xâm hại của thời tiết nắng, gió, mưa… -Về quá trình sử dụng NVL: Việc sử dụng NVL tại công ty được quản lý khá chặt chẽ. Theo dự toán ban đầu và tiến độ thi công công trình, kế toán đội và công ty, phòng vật tư, phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, đội trưởng đội thi công sẽ quản lý xuất NVL . NVL khi xuất dùng sẽ sử dụng đúng mục đích và yêu cầu kỹ thuật tạo sản phẩm đạt chất lượng 1.5. Về công tác thu mua NVL Công tác thu mua NVL được thực hiện bởi phòng vật tư – thiết bị, giám sát bởi phòng kĩ thuật – KCS, các kỹ sư xây dựng, đội trưởng công trình …đã bước đầu tỏ ra có nhiều ưu điểm. Nhờ áp dụng phương pháp này hạn chế được tối đa những nhược điểm của phương thức khoán cho các đội thi công như : quản lý đựơc tiền tạm ứng, vay thi công, kiểm soát chặt chẽ chứng từ kế toán, kiểm soát được chi phí NVL phát sinh, chất lượng và giá cả NVL được đảm bảo… 1.6. Chính sách khoán Căn cứ vào tình hình thực tế tại công ty, qua thời gian nghiên cứu thử nghiệm mô hình khoán gọn khoản mục chi phí, Công ty đã lựa chọn cho mình mô hình phù hợp nhất đó là: công ty chỉ giao khoán gọn các khoản chi phí nhân công và chi phí máy thi công cho các đội, còn công ty sẽ đảm nhiệm cung cấp vật tư cho công trình. Đây là một phương án phù hợp với công ty. Nhờ có phướng án này mà chi phí NVL giảm đI đáng kể góp phần giảm đáng kể giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho công ty. Mặt khác, NVL của công ty được quản lý về chất lượng và số lượng một cách chặt chẽ, góp phần nâng cao chất lượng công trình xây dựng 1.7. Về hạch toán NVL - Hạch toán chi tiết NVL: công ty sử dụng phương pháp thể song song- đây là phương pháp hạch toán khá phù hợp với công ty vì lĩnh vực hoạt động của công ty là đường giao thông NVL không quá nhiều hơn nữa địa bàn hoạt động của công ty chưa rộng…Chính vì vậy, nên công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu… - Về phương pháp tính giá xuất kho NVL: Công tác tính giá NVL của công ty được kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL 2. Nhược điểm Công ty tuy đạt được những thành công như đã nêu nhưng vẫn còn những hạn chế cần khắc phục như sau: 2.1. Về hệ thống chứng từ Chứng từ vê phần hành NVL khá nhiều nhưng tốc dộ luân chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng từ lưu chuyển chậm là do nhiều nguyên nhân. Trước hết là do trình độ kế toán trong công ty chưa có sự đồng đều. Khi có nghiệp vụ phát sinh tại các đội thi công, các công trường, nhân viên kế toán của các đội, các công trường có thể do trình độ còn hạn chế sẽ phản ánh vào các chứng từ, bảng kê tổng hợp không đầy đủ và thiếu chính xác dẫn đến việc hạch toán tại phòng tài vụ lại phải xem xét, đối chiếu Hai là do quan niệm của kế toán viên về vấn đề đưa chứng từ vào lưu chuyển còn xem nhẹ nên chứng từ thường được tập trung vào một tập để làm một lúc. Ba là do địa bàn hoạt động của công ty chủ yếu tập trung ở khu vực miền Trung, cách khá xa trụ sở làm việc và giao dịch của công ty cho nên để có được chứng từ gốc minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các công trường thì phải đợi khá lâu có khi tới 2-3 tháng Chính những lí do trên đã làm cho chứng từ lưu chuyển chậm và cũng vì đó làm cho khối lượng công việc của phòng kế toán nhiều và luôn bận rộn nhất là vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hay khi công trình sắp bàn giao. Ngoài ra còn một số tồn tại nữa là do có khá nhiều nghiệp vụ phát sinh liền trong một thời gian nên đôi khi nội dung của một số loại chứng từ như: phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, giấy đề nghị tạm ứng… chưa được điền đủ thông tin như ngày tháng chứng từ, định khoản… 2.2. Về hình thức sổ sách kế toán Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung, ở đơn vị lại thường xuyên diễn ra các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp nhưng công ty không sử dụng nhật kí đặc biệt. Tồn tại này làm giảm hiệu quả công tác kế toán tại Công ty. 2.3. Về tài khoản sử dụng Lĩnh vực hoạt động của công ty chủ yếu là xây dựng cơ bản cho nên công ty sử dụng khá nhiều loại nguyên vật liệu chính cùng loại nhưng tên khác nhau như : Ximăng Hoàng Thạch và ximăng Nghi Sơn; thép d< 10 và thép d< 18; sỏi 1*2 và sỏi 2*4… phục vụ thi công các công trình. Bộ phận kế toán công ty mới dừng lại ở chi tiết tài khoản cấp 2 mà chưa cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu chính vì vậy sẽ rất khó quản lí và kiểm tra. 2.4.Về quản lý, sử dụng NVL - Ở khâu xây dựng định mức và lập kế hoạch thu mua NVL: Công tác xác định định mức nguyên vật liệu đã được công ty chú trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất cho mỗi công trình. Tuy nhiên, việc xây dựng kế hoạch này còn chậm trễ, không nhiều và có lúc còn chưa sát với tình hình thực tế gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. - Ở khâu bảo quản: Với đặc thù văn phòng công ty ở trên địa bàn Hà Nội cách khá xa với các công trình mà công ty đảm nhiệm (phần nhiều ở khu vực miền Trung) nên kho chứa NVL được đặt trực tiếp tại các công trình cho nên đó là những kho không kiên cố, tạm bợ dẫn đến hiện tượng NVL rất dễ bị hư hại do khí hậu, thời tiết - Ở khâu sử dụng NVL: NVL của công ty tuy được quản lý khá chặt chẽ về việc xuất dùng nhưng do công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao nên đôI khi NVL bị sử dụng lãng phí mà không đem lại kết quả cao. - Ở khâu dự trữ: như đã nêu ở trên, do hệ thống kho tàng bảo quản chủ yếu là những kho tự tạo nên không đáp ứng nhu cầu dự trữ trong thời gian dài. Chính vì lẽ đó công ty chỉ dừng lại ở việc dự trữ thời gian ngắn do vậy không đảm bảo được mức dự trữ đầy đủ nên đôi khi làm gián đoạn tiến độ thi công của cả công trình. 2.5. Về công tác thu mua NVL của công ty hầu hết là do phòng vật tư – thiết bị cung cấp nên dù có cố gắng trong thủ tục nhưng nói chung thời gian cung ứng vẫn không được đảm bảo đôI khi làm gián đoạn thi công công trình do một vài lý do như: chưa nhận được các khoản tiền tạm ứng, nhà cung cấp hết hàng… 2.6. Về chính sách khoán Chính sách khoán theo từng loại chi phí của công ty, tuy có nhiều ưu điểm nhưng vẫn bộc lộ những yếu kém như NVL do công ty cung cấp nên các đội thi công không có ý thức tiết kiệm, gây lãng phí trong quá trình sử dụng, NVL cung ứng không kịp về thời gian tiến độ…. 2.7 Về hạch toán NVL - Thủ tục nhập – xuất NVL : Công ty hầu như không sử dụng “phiếu xuất kho theo hạn mức” - Về phương pháp tính giá xuất kho NVL: công ty sử dụng giá thực tế đích danh (tính trực tiếp) để tính giá xuất kho. Phương pháp này có nhiều ưu điểm song như đẫ trình bày thì hệ thống kho ở các công trình của công ty không đảm bảo, khi có quá nhiều NVL nhập trong một thời gian thì sẽ không có chỗ bảo quản, cất trữ. Vì vậy, mà rất khó cho quá trình theo dõi riêng từng lô hàng về số lượng và giá cả. Chính điều này gây rất nhiều khó khăn cho thủ kho và nhân viên kế toán công ty. - Ở phần hạch toán NVL thiếu trong kiểm kê công ty vẫn hạch toán phần NVL thiếu hụt trong định mức cho phép vào quản lý doanh nghiệp (TK642). Đây là điều cần phải được sửa đổi lại vì theo chế độ kế toán mới thì công ty phải hạch toán theo sơ đồ sau: TK 334,111… TK 152 TK 1381 TK 632 (1) (2) (3) (1): Căn cứ vào biên bản kiểm kê (2): Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường (3): Giá trị vật liệu thiếu hụt sau khi trừ đi khoản phải bồi thường II- NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long, được tiếp cận với các hoạt động thực tế tại công ty, em nhận thấy chi phí nguyên vật liệu là một thành phần quan trọng và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty. Việc giảm chi phí nguyên vật liệu cũng đồng nghĩa với tăng lợi nhuận cho công ty. Chính vì lẽ đó, em đã trọn đề tài nghiên cứu hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long. Trong bài viết này em hi vọng bằng những kiến thức đã được học của mình kết hợp với quan sát tình hình thực tế tại công ty có thể đưa ra một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của công ty 1- Ý kiến đề xuất đối với công ty 1.1. Về tài khoản sử dụng. Để quản lí theo dõi nguyên vật liệu, phòng kế toán nên mở tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu chính để cho dễ quản lí và kiểm tra khi cần thiết. Ví dụ với nguyên vật liệu là xi măng, công ty sử dụng TK 1521 nhưng để quản lý rõ ràng hơn có các loại xi măng khác nhau ta có thể tạo nên các kí hiệu cho dễ quản lý như : xi măng Hoàng Thạch có kí hiệu 1521X.01; xi măng Nghi Sơn kí hiệu 1521X.02… 1.2. Về hình thức sổ sách kế toán Với hình thức “Nhật ký chung”, các nghiệp vụ mua NVL và thanh toán diễn ra nhiều, Công ty nên sử dụng thêm hai mẫu nhật ký đặc biệt sau nhằm giảm khối lượng công việc kế toán do ghi chép nhiều SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm…. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả người bán (ghi Có) Số Ngày tháng Hàng hoá Nguyên vật liệu TK khác Số hiệ u Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) [...]... Có TK 152, 153 : Giá gốc của hàng tồn kho KẾT LUẬN Kế toán nguyên vật liệu là một phần hành phức tạp trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long nói riêng Đó là vì chi phí nguyên vật liệu là một trong ba nhóm chi phí chính cấu thành nên sản phẩm của công ty, thiếu nguyên vật liệu quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ Hơn nữa, trong... khăn cho việc hạch toán giữa các doanh nghiệp khác nhau, theo ý kiến của bản thân em thì nên sử dụng chuẩn chung tài khoản về phần hành nguyên vật liệu như sau: TK 152: vật liệu TK 153 : công cụ dụng cụ • Về tài khoản 621-“chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”: Tài khoản này để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu được dùng... 111, 112, 331… Để hạch toán NVL trong đơn vị hành chính sự nghiệp phù hợp với chuẩn mực kế toán cũng như tạo sự thống nhất về phương pháp tính giá NVL nhập kho trong các loại hình doanh nghiệp, theo em thì nên hạch toán chi phí liên quan đến mua NVL vào giá trị vật liệu chứ không nên hạch toán vào các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng vật liệu 2.3 Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu thừa khi kiểm... nghiệp khác, Thành Long muốn tồn tại và phát triển phải luôn tìm biện pháp để giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho mình Để thực hiện được mục tiêu đó, kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định Chính vì tầm quan trọng đó của công tác kế toán nguyên vật liệu nên Thành Long phải có kế hoạch sử dụng, dự trữ NVL, tránh mất mát lãng phí góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tăng... tăng tốc độ chu chuyển VLĐ Thành Long là một doanh nghiệp trẻ, thời gian hoạt động chưa lâu nhưng cũng đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ, đã có chỗ đứng trên thị trường Có thể nói, công tác kế toán nguyên vật liệu đã đóng góp phần không nhỏ vào thành công này Và trong tư ng lai, khi công ty mở rộng địa bàn hoạt động thì công tác kế toán NVL ngày càng phải được quan tâm và chiếm một vị trí quan... thì vấn đề trên ở hệ thống kế toán nước ta vẫn chưa làm được, hệ thống tài khoản nói chung và tài khoản ở phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng vẫn chưa có sự thống nhất giữa các loại hình doanh nghiệp Cụ thể, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp để hạch toán nguyên vật liệu thì sử dụng TK 152 Vật liệu, dụng cụ” và chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 TK 1521: Vật liệu TK 1526: Dụng cụ Việc mở... khoản chi phíi nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu thì phản ánh vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung, cuối kỳ phân bổ cho các đối tư ng tính giá có liên quan  Phương án 2 : Mở thêm tài khoản cấp 2 cho TK 621 Theo đó, TK 621 chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau : TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp TK 6218: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khác 2.2 Thống nhất về phương pháp tính... tác kế toán NVL ngày càng phải được quan tâm và chiếm một vị trí quan trọng hơn nữa Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đặc biệt là phòng tài chính kế toán của công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này Hà Nộ, tháng 4 năm 2006 Sinh viên ... ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) 1.3 Về quản lý, sử dụng - Ở khâu xây dựng định mức: để cho việc xây dựng định mức sát với thực tế nhằm tăng hiệu quả sử dụng NVL hay tăng hiệu quả sử dụng VLĐ, công ty cần phải xác định lượng nguyên vật liệu trực tiếp bởi các kĩ sư và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật căn cứ trên cơ sở quy mô của công trình và các yêu... vật tư BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ Ngày… tháng…năm Thành phần + Ông (bà)….địa chỉ… đại diện bên cung ứng + Ông (bà)….địa chỉ… đại diện bên mua Tiến hành bàn giao số lượng nguyên vật liệu như sau stt Tên, chủng đơn vị tính Số lượng Thành tiền Ghi chú loại ………… Tổng cộng Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) + Đối với nghiệp vụ xuất từ kho công trình mà công ty . PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG I- NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ ƯU,. NHƯỢC ĐIỂM VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÍ, SỬ DỤNG VÀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG Là một doanh nghiệp trẻ, thời gian