Chủ đề quản trị quản lý văn bản đến và đi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG  BÀI THUYẾT TRÌNH NHĨM Chủ đề: Quản trị quản lý văn đến Môn: Quản trị điều hành văn phòng Giảng viên: Lê Hồng Lam Lớp: 60.QTKD2 Khánh Hòa, ngày tháng 10 năm 2021  MỤC LỤC I Khái niệm văn bản: Văn bản: loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ truyền đạt thông tin từ chủ thể sang chủ thể khác ký hiệu gọi chữ viết Quản lý văn bản: việc làm thường xuyên quan trọng quan, doanh nghiệp Và để làm tốt việc quản lý văn bản, văn cần phân loại tổ chức xếp cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh rủi ro mát thiếu sót văn đơn vị II Quản lý văn đến: Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Tiếp nhận phân loại văn đến: a) Tiếp nhận văn đến : - Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn - Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn - Nếu phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: - Các bì văn đến phân loại xử lý sau: + Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức + Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận - Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: + Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời + Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đăng ký văn đến:  Đăng ký sổ: a) Lập sổ đăng ký văn đến: - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức công dân lặp thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật b) Điều kiện đăng ký: - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết văn - Khơng viết bút chì, bút mực đỏ - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với văn thường: • Nhận, kiểm tra phân loại văn vào sổ văn đến theo biểu mẫu đồng thời phải scan văn để nhập vào văn phòng điện tử nhằm quản lý văn đến • Văn đến chuyển qua máy Fax qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn • Sau đó, chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn đến Với văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải đặt ưu tiên bóc bì xuất trình lãnh đạo cấp cao giải kịp thời: • Văn bì thư ghi rõ họ tên, địa người nhận phải chuyển thẳng đến người • Mọi văn đến đóng dấu từ “ĐẾN” lề bên trái, phía bên trang đầu văn mực đỏ • Sổ văn đến, trình lãnh đạo cần xem xét, đạo thực Đối với văn mật: • Văn bì có dấu mức độ “mật”, “tuyệt mật” cán văn thư bóc bì thư, vào sổ văn đến theo biểu mẫu theo quy trình quản lý văn đến • Văn sau chuyển tới lãnh đạo cao cấp xem xét, đạo thực (chú ý không thực scan văn bản)  Đăng ký văn đến sở liệu quản lý văn đến máy tính: • u cầu chung việc xây dựng sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực • Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm Trình chuyển giao văn đến:  Trình văn đến: - Sau đăng ký văn đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) - Xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải - Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Căn nội dung văn đến - Quy chế làm việc quan, tổ chức - Chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) • Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần ghi rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) • Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” • Ý kiến đạo thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng • Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng sở liệu quản lý văn đến  Chuyển giao văn đến: - Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải - Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn - Sau tiếp nhận văn đến, văn thư đơn vị phải vào sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải - Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị, văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải • Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến” • Đánh dấu số ghi ngày đến số đến ngày đến Fax • Văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng • Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp • Dưới 2000 văn đến dùng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn • Trên 2000 văn đến lặp sổ chuyển giao văn đến Giải theo dõi việc giải văn đến: - Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức - Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước - Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân - Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi việc giải văn đến - Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến - Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Sơ đồ: III Quản lý văn đi: Văn tất loại văn bao gồm: văn quy phạm pháp luật, văn chuyên ngành, văn bảnh hành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan tổ chức phát hành Quy định soạn thảo văn đi: • Đối với văn thường: - Các cán phân công tiến hành soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn - Ký vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn trước trình duyệt • Đối với văn mật: - Cán đề xuất mức độ ban hành văn mật soạn thảo văn theo nội dung hay yêu cầu thể thức quy định - Cán dự thảo văn chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn trước trình duyệt Đánh máy nhân văn bản: - Bản gốc văn duyệt để nhân bản, phát hành phải bảo đảm đầy đủ thành phần thể thức theo quy định có chữ ký duyệt người ký văn - Các thảo cần đánh máy phải có chữ ký người phụ trách đơn vị - Người đưa thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu số lượng thời gian hoàn thành, yêu cầu cách trình bày - Chánh văn phịng trưởng phịng hành chịu trách nhiệm hồn chỉnh thể thức văn trước đưa đánh máy - Khi giao nhận văn đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo năm Duyệt văn thảo: - Trưởng phòng hay Phụ trách phòng phải thực xét lại nội dung, thể thức văn - Ký vào góc phải mục chức vụ người có thẩm quyền để ban hành văn sau văn chỉnh sửa Trình ký đóng dấu văn đi: - Văn trước trình lãnh đạo quan ký thức phải chuyển chánh văn phịng trưởng phịng hành kiểm tra lại nội dung thể thức văn - Văn thư quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo quan, tổ chức ký văn - Để thống việc ký văn bản, quan cần có quy định ký văn - Chữ ký người có thẩm quyền văn phải rõ ràng - Khơng dùng bút chì, mực đỏ hay thứ mực dễ phai để ký văn Văn sau có chữ ký người có thẩm quyền phải đóng dấu quan, tổ chức làm thủ tục phát hành Đăng ký văn đi: - Các văn quan tổ chức ban hành phải tập trung thống văn thư quan số đăng ký - Đánh dấu số văn quan, tổ chức đánh chữ số Ả rập theo thể loại văn theo năm Làm thủ tục gửi văn đi: • Đối với văn thường: - Văn thư có trách nhiệm gửi văn theo địa định đường bưu chính, qua mạng văn phòng điện tử Sở Y tế - Lựa chọn bì phù hợp, với số lượng văn phát hành - Trình bày bì viết bì: rõ ràng, sẽ, không sai lỗi chỉnh tả, đảm bảo đầy đủ thơng tin • Đối với văn mật: - Văn thư có trách nhiệm gửi văn theo địa định đảm bảo 10 - Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực theo quy định riêng ngành bưu điện - Ngồi bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo mức độ yêu cầu văn - Văn phải gửi nơi nhận ghi văn Để tránh gửi sót gửi trùng, quan cần lập danh sách đầu mối thường xuyên nhận văn Danh sách đầu mối nhận văn phải trình chánh văn phịng duyệt điều kịp thời thêm, bớt đầu mối Văn phải gửi ngày sau có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan, tổ chức chậm ngày làm việc tiếp theo, văn có dấu mức độ khẩn phải ưu tiên gửi trước Mỗi văn ban hành thức lưu lại (giấy tốt in rõ nét mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp người ký văn bản) • Đối với văn quan trọng: - Như nghị quyết, định, thị văn cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề vụ việc lưu - Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì: Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định Bản gốc loại văn quan trọng văn có bút tích sửa chữa nội dung lãnh đạo cần lưu kèm Bản gốc văn khác lưu lại năm để đối chiếu cần thiết 11 Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ tập lưu văn theo tên gọi phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Chuyển phát văn đi: Phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát trong ngày văn ký, duyệt, chậm ngày a) Chuyển phát văn qua bưu điện: - Tất văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào sổ - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) b) Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn - Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn 12 - Khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Lưu văn đi: Việc lưu văn thực sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc - Bản gốc lưu văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải ln kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức 10 Sơ đồ: 13 IV Lợi ích việc quản lý văn : • Thiết lập quy trình quản lý văn chặt chẽ, thông suốt, văn đến, kịp thời, nhanh chóng chuyển đến đơn vị phịng ban chun mơn chịu trách nhiệm xử lý thời hạn • Khơng gian lưu trữ văn phân loại, xếp cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi cần thiết • Giảm thiểu tối đa tình trạng mát, thiếu sót hay thất lạc văn • Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu xử lý văn 14 15 ... liệu Chuyển phát văn đi: Phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát trong ngày văn ký, duyệt, chậm ngày a) Chuyển phát văn qua bưu đi? ??n: - Tất văn chuyển phát qua bưu đi? ??n phải đăng ký vào... III Quản lý văn đi: Văn tất loại văn bao gồm: văn quy phạm pháp luật, văn chuyên ngành, văn bảnh hành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan tổ chức phát hành Quy định soạn thảo văn đi: • Đối với văn... ký văn đi: - Các văn quan tổ chức ban hành phải tập trung thống văn thư quan số đăng ký - Đánh dấu số văn quan, tổ chức đánh chữ số Ả rập theo thể loại văn theo năm Làm thủ tục gửi văn đi: • Đối