KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH TỐT 5S

KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH TỐT 5S Năm:……………… Đơn vị/ Bộ phận/ khu vực đánh giá Duyệt: ……./… /20… TRƯỞNG BAN 5S EVNCPC-VP/QĐ.90*B.01/27.04.21*1/1 Thời gian đánh giá (tháng) Kiểm tra:… /… /20… PHÓ TRƯỞNG BAN THƯỜNG TRỰC BAN 5S 10 11 Lập: ……./… /20… ĐIỀU PHỐI VIÊN BAN 5S 12 CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH TỐT 5S Ngày đánh giá: Phạm vi đánh giá: Mục đích đánh giá: Đánh giá định kỳ Đánh giá đột xuất (chỉ rõ lý do): Tài liệu liên quan: Quy định thực hành tốt 5S Cơ quan EVNCPC Các Biểu đánh giá 5S theo khu vực (kèm theo Quy định thực hành tốt 5S) Tiêu chuẩn Đánh giá Thực hành Tốt 5S Viện Năng suất Việt Nam (tham khảo) Nhóm đánh giá: - Trưởng nhóm: (tên) (chức vụ, đơn vị) - Thành viên: (tên) (chức vụ, đơn vị) (tên) ( chức vụ, đơn vị) (tên) ( chức vụ, đơn vị) Nội dung đánh giá Thời gian Đơn vị/ Bộ phận/ Khu vực đánh giá (Dựa theo Tài liệu liên quan để xác Nhóm đánh giá/ định cụ thể nội dung đánh giá ĐGV đơn vị) Duyệt: ……./… /20… Kiểm tra:… /… /20… Lập: ……./… /20… TRƯỞNG BAN 5S PHÓ TRƯỞNG BAN THƯỜNG TRỰC BAN 5S ĐIỀU PHỐI VIÊN BAN 5S EVNCPC-VP/QĐ.90*B.02/27.04.21*1/1 BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 5S Đợt đánh giá số: Nhóm đánh giá số: Ngày đánh giá: / Năm: Báo cáo số: Các thành viên nhóm đánh giá (họ & tên): Các đơn vị/ khu vực đánh giá: Nhận xét chung [1] Điểm mạnh Hạng mục S (nêu ngắn gọn chứng "tốt") Điểm yếu / hội cải tiến Đơn vị/ khu vực liên quan Hạng mục S (nêu ngắn gọn chứng "chưa tốt"/ hội cải tiến) Đơn vị/ khu vực liên quan S1 S2 S3 S4 S5 [1] Trưởng nhóm ghi nhận xét chung điểm mạnh, điểm yếu ghi nhận qua đợt đánh giá, ghi gộp chung vào nhận xét cho nhiều khu vực có điểm giống nhau; và/ ghi nhận xét riêng cho khu vực có tính riêng biệt Ví dụ: Việc quản lý, xếp, nhận biết hồ sơ công việc chưa đảm bảo S1, S2, hồ sơ khơng thể nhận biết cách có hệ thống (tại Phòng A,…)… EVNCPC-VP/QĐ.90*B.03/27.04.21*1/3 Kết chi tiết phát đánh giá theo bên đánh giá: Điểm đánh giá STT Tên đơn vị/ khu vực đánh giá Biểu đánh giá 5S số … [1] S1 S2 S3 S4 S5 Điểm tổng 5S Tổng số hạng mục đánh giá Điểm max Tỉ lệ %/ Max Trung bình % đơn vị [2] Xếp loại [3] Xếp loại lần đánh giá trước Xu hướng thay đổi (+/-) Chú thích: hướng dẫn ghi Phần báo cáo đánh giá 5S [1] Ghi số hiệu nhận biết Biểu đánh giá 5S lập đánh giá khu vực/ đơn vị liên quan Các Biểu đánh giá 5S cần đính kèm theo Báo cáo đánh giá [2] Nếu đơn vị A quản lý nhiều khu vực làm việc, ví dụ: Ban Vật tư vừa có khu vực làm việc loại văn phịng (Office), vừa có kho vật tư X Y Như sử dụng 04 biểu đánh giá 5S (2 cho office cho kho) Việc xếp loại thực riêng cho khu vực đánh giá thuộc phạm vi quản lý 5S đơn vị Tiêu chí phân [3] loại: Loại A: >= 80 % max Loại B: 60 – 79% max Loại C: 30 – 59% max Loại D: < 30% max [4] Có thể đưa trực tiếp hình ảnh vào báo cáo đính kèm hình ảnh đánh số/ ký hiệu nhận biết khu vực Ví dụ: P001-KT-I/2021 (S1, S2, S3) hiểu ký hiệu hình ảnh số 001, ghi nhận Ban Kỹ thuật công ty qua đợt đánh giá 5S số I, năm 2021 Theo đó, cần khắc phục S1, S2, S3 EVNCPC-VP/QĐ.90*B.03/27.04.21*2/3 Hình ảnh/ Bằng chứng (Xem hình ảnh tương ứng sheet tiếp theo) [4] Hình ảnh kèm theo: Ví dụ: (các hình ảnh để minh họa cách lập báo cáo đánh giá) Hình 1: … (vật dụng, VPP khơng S1, S2) Hình 2: … (tài liệu, hồ sơ khơng S1, S2) Hình 3: … (hệ thống cáp kết nối, cáp nguồn khơng ngăn nắp, khó kiểm sốt) Xác nhận Trưởng/ Phụ trách đơn vị/ khu vực đánh giá: Trưởng nhóm đánh giá Ngày: Ngày lập báo cáo: Họ & tên: Chữ ký: EVNCPC-VP/QĐ.90*B.03/27.04.21*3/3 TT Họ tên Đơn vị/ Khu vực đánh giá Chữ ký BIỂU ĐÁNH GIÁ 5S – KHU VỰC VĂN PHÒNG Số phiếu: (Bao gồm: nơi làm việc có tính chất cơng việc văn phịng) Ngày đánh giá:…………Nhóm đánh giá … Đánh giá viên:…………………… Vị trí:………………… thuộc đơn vị……………………… EVNCPC-VP/QĐ.90*B.04/27.04.21*1/2 Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: 5 Tốt Rất tốt Tuyệt vời Đánh giá việc Sắp xếp thứ cần thiết nơi làm việc lại sau Sàng lọc, để xem xét liệu chúng xếp ngăn nắp, vị trí, với số lượng cần thiết thuận tiện cho việc dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại chỗ ban đầu đảm bảo tiêu chuẩn an toàn cho nơi làm việc cách trực quan Các phương tiện hỗ trợ xếp, lưu trữ tài liệu/ hồ sơ, vật dụng, cơng cụ … khu vực (ví dụ: tủ, kệ, giá, bàn…) có nhận biết, phân biệt cách trực quan, có tính hệ thống khơng? (ví dụ: đánh số, gán màu sắc, kẻ vạch… để xác định thứ tự, vị trí, số lượng…) Hệ thống tài liệu, hồ sơ, sách tham khảo… (dạng cứng) có thiết lập thành file, folder dựa theo tính chất nghiệp vụ/ nhóm/ chủng loại…và xếp vị trí ấn định theo phương pháp có tính hệ thống trực quan khơng (ví dụ: dán nhãn, đánh số, gán mã màu kết hợp cách này)? Bên cặp file/ hộp đựng tài liệu, hồ sơ… có thiết lập bảng danh mục để nhận biết (index) không? Các thành phần tài liệu, hồ sơ có cặp/hộp có đánh số thứ tự theo danh mục và/hoặc có áp dụng cách phân biệt thích hợp nhóm, loại cơng việc cần khơng (ví dụ: tờ phân cách có gắn nhãn nhận biết; gắn nhãn phụ có đánh số thứ tự; xếp có tính hệ thống theo thời gian hình thành theo nhóm, loại đối tượng lưu giữ…)? Khi cơng việc địi hỏi phải kiểm sốt tài liệu, hồ sơ công việc dạng điện tử, máy tính phục vụ cơng việc (máy chung, máy cá nhân) có thiết lập hệ thống thư mục, gắn nhãn, đặt tên folder/ file theo quy tắc định, hiệu để giúp tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng liệu, khơng có nhầm lẫn làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc không? Các tủ, kệ, ngăn kéo… có cửa khơng suốt có áp dụng hệ thống dẫn trực quan từ bên ngồi (ví dụ: sơ đồ trực quan, có tên gọi vật dụng, ký hiệu, vị trí xếp…thực tế bên trong) để dễ nhận biết, tìm kiếm thứ bên cần khơng? Các vật dụng có bên có đặt ngắn theo dấu hiệu, vị trí… dẫn từ bên ngồi khơng? Tủ, kệ, giá, bàn ghế, máy tính, máy in, điện thoại, vật dụng dùng chung, vật dụng cá nhân,… có khu vực có bố trí (lay-out) cách khoa học, thuận tiện, hợp lý, thẩm mỹ, an tồn khơng? 10 Nếu có sử dụng máy in, máy photocopy, có áp dụng cách nhận biết, xếp để thuận tiện cho việc tận dụng giấy sử dụng mặt không (để giảm lãng phí, giảm chất thải)? 11 Hệ thống dây điện, dây mạng, dây điện thoại… khu vực có bó buộc thích hợp, an tồn, dễ nhận diện thẩm mỹ? 12 Hệ thống bảng điện, tủ điện, công tắc điện điều khiển thiết bị điện, chiếu sáng… có đánh dấu, dẫn (sơ đồ điều khiển, nhận biết màu sắc, ký/ số hiệu… trực quan) để giúp điều khiển Đóng/Ngắt (ON/OFF) nhanh chóng, xác lần đầu không? Kém Bước Sắp xếp (SEITON) Cụ thể: Rất Đánh giá yêu cầu Sàng lọc khu vực bao gồm: Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Những thứ không cần thiết phải loại bỏ khỏi khu vực làm việc bố trí nơi thích hợp, phân biệt, nhận biết rõ ràng không gây cản trở cơng việc Có thấy chứng tồn thứ không cần thiết khu vực làm việc không? (v/d: thông tin, tài liệu lỗi thời không cập nhật; hồ sơ hạn lưu trữ không hủy bỏ; vật dụng, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, đồ dùng cá nhân… hư hỏng / hết giá trị sử dụng… không phân biệt và/hoặc loại bỏ) Nếu có, chúng có nhận biết cách trực quan để dễ dàng phân biệt với thứ cần thiết, giá trị sử dụng khu vực khơng? Có chứng việc xác định số lượng vật dụng, phương tiện cần cho công việc/ hoạt động khu vực để khơng gây lãng phí “lưu kho q mức cần thiết” khơng (ví dụ: lượng văn phịng phẩm, giấy in, mực in…)? Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 5 Cụ thể: Cụ thể: 5 Rất Bước Sàng lọc (SEIRI) Kém Phương thức: Vòng tròn số điểm tương ứng cho phù hợp với vấn đề, nội dung, chứng quan sát vị trí/khu vực Thang điểm: Khơng có chứng tốt (1điểm); có chứng tốt (2điểm); có số chứng tốt vị trí/khu vực (3điểm); có nhiều chứng tốt (4điểm); chứng tốt thấy nơi, khơng có ngoại lệ (5điểm) Căn cứ: Dựa vào Quy định Thực hành tốt 5S EVNCPC câu hỏi đánh giá đây, đánh giá viên tiến hành đánh giá khu vực phân công Điểm S1 13 Kiểm tra thực tế tính hiệu hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ khu vực (yêu cầu tìm tài liệu/ hồ sơ liên quan người có trách nhiệm khu vực làm việc, tốc độ truy xuất vòng 60 giây (cả cứng điện tử) 14 Khu vực làm việc có đảm bảo chiếu sáng thích hợp không? Cụ thể: 15 Trách nhiệm thực 5S, có việc làm vệ sinh, giữ cho thứ nơi làm việc có xác định rõ ràng (ví dụ: sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, lịch phân công vệ sinh định kỳ, tiêu chuẩn 3S khu vực…) thực theo khơng? 16 Trên tường, tủ tài liệu/ hồ sơ, bảng tin nội … có tồn thơng tin lỗi thời, khơng cịn giá trị, khơng thể đọc có có dấu hiệu cho thấy khơng chăm sóc, trì cập nhật cần khơng? 17 Các thùng rác có trang bị đủ với mức phát thải khơng, chúng có đặt vị trí định, giữ chăm sóc (đổ rác) thường xun khơng? Nếu khu vực có phát sinh chất thải nguy hại (theo danh mục pháp luật môi trường quy định), chất thải nguy hại có thu gom, nhận biết, tách riêng theo quy định không? 18 Kiểm tra thực tế xem lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa vật dụng khác tủ, kệ, giá, bàn ghế, thiết bị văn phịng… có rác thải, bụi bám, mạng nhện dấu hiệu tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ không? Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Tổng cộng: Bằng tổng số điểm đạt theo S Tỉ lệ tổng điểm thực tế so với điểm tối đa (…mục đánh giá * max = điểm/mục) Tiêu chí xếp loại từ kết đánh giá cho điểm: Điểm xếp loại từ kỳ đánh giá 5S gần nhất: Đánh giá mức độ thay đổi so với lần đánh giá gần (+ / -): Chữ ký Đánh giá viên 5S: EVNCPC-VP/QĐ.90*B.04/27.04.21*2/2 Điểm S3 Tốt Rất tốt Tuyệt vời Kém Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 5 5 Điểm S4 Tuyệt vời Rất tốt Cụ thể: Tốt Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận; thực hành cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày CBCNV Có chứng rõ ràng việc xây dựng, phát triển tự hào “Văn hóa 5S” tồn Tổng Cơng ty 24 100% CBNV đơn vị đào tạo thực hành 5S quy trình, thủ tục, huớng dẫn công việc liên quan không, nhân viên không (phỏng vấn – CBNV đơn vị để kiểm chứng)? 25 CBNV đơn vị có trì tính kỷ luật cao nghiêm túc việc thực quy định Tổng Công ty đề mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không (hãy quan sát nơi làm việc cá nhân đơn vị)? 26 Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt kế hoạch cải tiến Kaizen sau có lập, cơng khai, trì, cập nhật thông tin đến người liên quan không? Kém Bước Sẵn sàng (SHITSUKE) Rất Đánh giá việc trì thường xuyên nâng cao kết thực Seiri, Seiton, Seiso thông qua hoạt động Kaizen, hoạt động tự đánh giá/ đánh giá 5S 19 Các CBNV khu vực có thấu hiểu nhận thức rõ nguyên tắc mục đích “S” cơng cụ cải tiến 5S hay khơng? 20 Có thấy chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton–Seiso) trì cải tiến thường xun khơng? 21 Có xem xét thực kịp thời biện pháp khắc phục thích hợp nội dung chưa phù hợp khuyến nghị sau lần đánh giá 5S trước đó? 22 Có áp dụng biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực 5S trì thường xuyên cải tiến liên tục (v/d: sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, Bảng phân công vệ sinh, sử dụng biểu mẫu kiểm tra 5S khu vực, thiết lập hệ thống Phiếu đề xuất cải tiến ) 23 Các ý tưởng, khuyến nghị cải tiến từ CBNV có ghi nhận, xem xét, đánh giá thực thích hợp để thu hút tham gia CBNV không? Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Rất Bước Săn sóc (SEIKETSU) Cụ thể: Điểm S2 Tuyệt vời Đánh giá trách nhiệm, tần suất, nội dung, phương pháp, tiêu chuẩn làm vệ sinh định rõ Nơi làm việc ln trì tình trạng vệ sinh tốt Rất tốt Tốt Kém Rất Bước Sạch (SEISO) Cụ thể: Điểm: S1+S2+S3+S4+S5 = …………………………= … /… điểm * 100% = ….%  Loại A: >= 80 % max  Loại B: 60 – 79% max  Loại C: 30 – 59% max  Loại D: < 30% max Điểm: …….; Xếp loại: Điểm S5 Số phiếu: BIỂU ĐÁNH GIÁ 5S - CÁC KHU VỰC CHUNG (Hội trường, phòng họp; phòng trưng bày; phòng truyền thống; hành lang, cầu thang, thang máy; nhà ăn/ căng tin; nhà vệ sinh chung; nhà xe…) Ngày đánh giá:…………Nhóm đánh giá ……Đánh giá viên:……… ………… Vị trí:………………… thuộc đơn vị……………………… Phương thức: Vòng tròn số điểm tương ứng cho phù hợp với vấn đề, nội dung, chứng quan sát vị trí/khu vực Thang điểm: Khơng có chứng tốt (1điểm); có chứng tốt (2điểm); có số chứng tốt vị trí/khu vực (3điểm); có nhiều chứng tốt (4điểm); chứng tốt thấy nơi, khơng có ngoại lệ (5điểm) Căn cứ: Dựa vào Quy định Thực hành tốt 5S EVNCPC câu hỏi đánh giá đây, đánh giá viên tiến hành đánh giá khu vực phân công Bước Sàng lọc (SEIRI) Đánh giá yêu cầu Sàng lọc khu vực bao gồm: phân loại thứ cần thiết không cần thiết Những thứ không cần thiết không dùng đến phải loại bỏ khỏi khu vực làm việc Có tồn thơng tin lỗi thời không cập nhật; vật dụng, thiết bị, hàng hóa… hạn dùng/ hư hỏng/ hết giá trị sử dụng… không phân biệt loại bỏ? Nếu có, có áp dụng biện pháp nhận biết trực quan để phân định, nhận biết rõ ràng với thứ giá trị sử dụng khu vực? Có phân biệt thiết bị, dụng cụ dùng chứa đựng thực phẩm tươi sống với thiết bị chứa thức ăn chế biến để ăn (chỉ áp dụng khu vực nhà ăn, căng tin)? Có phân biệt vật dụng cá nhân với thiết bị dùng chung người? Có lưu giữ mức cần thiết vật dụng, đồ dùng… Mà gây lãng phí “lưu kho mức cần thiết” không? Bước Sắp xếp (SEITON) Đánh giá việc Sắp xếp thứ xem cần thiết nơi làm việc sau Sàng lọc xếp ngăn nắp, vị trí, với số lượng cần thiết thuận tiện cho việc dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại chỗ ban đầu cách trực quan Các vật dụng, phương tiện hỗ trợ cho chức khu vực chung có xếp bố trí ngăn nắp, thuận tiện, dễ tìm khơng? Đối với nhà xe, ga-ra, thang máy…: có thiết lập hệ thống dẫn… thích hợp, khoa học để đảm bảo đối tượng (khách bên ngoài, CBNV Tổng Công ty) hiểu tuân thủ theo quy định chung, đồng thời đảm bảo thuận tiện, an tồn khai thác dịch vụ khu vực (ví dụ: hệ thống sơ đồ dẫn, kẻ vạch phân định khu vực, phân di chuyển, mũi tên hướng di chuyển chiều, hướng cấm ngược chiều, khu vực cấm để xe phương tiện; thông tin cảnh báo an toàn, vệ sinh chung…)? Đối với khu vực phịng họp, hội trường dùng chung: có áp dụng biện pháp trực quan, thích hợp để giúp nhận biết đối tượng, thời gian, nội dung kiện để tránh chồng chéo (ví dụ: thiết lập bảng / hình LCD kết nối máy tính có điều kiện, có cập nhật thơng tin kiện có sử dụng phịng họp/ hội trường đặt cửa vào khu vực…) không? Hệ thống dây điện, dây kết nối thiết bị, hệ thống đường ống dẫn khí đốt, bình chứa khí đốt LPG (ví dụ bếp ăn tập thể, căng tin ….) có bó buộc/ cố định gọn gàng, hợp lý, đảm bảo an tồn, thẩm mỹ khơng? 10 Hệ thống bảng điện, tủ điện, công tắc điện điều khiển thiết bị điện, chiếu sáng… có đánh dấu, dẫn (sơ đồ điều khiển, nhận biết màu sắc, ký/ số hiệu… trực quan) để giúp điều khiển Đóng/Ngắt (ON/OFF) nhanh chóng, xác lần đầu khơng? EVNCPC-VP/QĐ.90*B.05/27.04.21*1/3 Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 5 Cụ thể: Cụ thể: 5 Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: 5 Cụ thể: 5 Điểm S1 11 Gường, chiếu, đệm, chăn, …có kê đặt ngắn, gọn gàng đồng cách bố trí (chỉ áp dụng phịng khách/ phịng nghỉ trưa – có)? 12 Tài liệu, sách báo, tạp chí, tranh ảnh loại ấn phẩm dùng chung …có xếp ngăn nắp, thẩm mỹ, thuận tiện cho sử dụng không (áp dụng cho khu vực chung để nghỉ ngơi, giải trí…)? 13 Các chậu cảnh, vật dụng trang trí, thiết bị, bàn ghế, tranh ảnh….có xếp, trí chỗ, ngắn, thẩm mỹ, thuận tiện sử dụng không? 14 Các thiết bị, phương tiện PCCC khu vực chung có bố trí, lắp đặt chỗ, số lượng bảo trì thường xuyên theo tần suất ấn định không? 15 Các khu vực thường xun có mật độ người di chuyển đơng lối chung, hành lang, cầu thang … có dẫn, phân luồng hướng di chuyển để đảm bảo khơng ách tắc khơng? 16 Có cách trực quan, hiệu để đảm bảo hoàn trả, xếp lại vị trí ban đầu vật dụng khu vực chung sau sử dụng không? Thực tế có thực theo khơng? Bước Sạch (SEISO) Đánh giá trách nhiệm, tần suất, nội dung, phương pháp, tiêu chuẩn vệ sinh định rõ Nơi làm việc đảm bảo trì tình trạng vệ sinh tốt 17 Trách nhiệm đảm bảo thực hành 5S nói chung S3 (sạch sẽ/ vệ sinh) nói riêng cho khu vực kiểm tra có xác định rõ ràng khơng? 18 Có nhìn thấy rác thải, bụi bặm tích luỹ lâu ngày, mạng nhện, vật dụng hư hỏng… sàn nhà, lối đi, bàn ghế, vách tường, góc ẩn khuất khu vực? 19 Có bố trí sọt rác, gạt tàn thuốc (nếu phép)… vị trí cần thiết chúng có kiểm tra, vệ sinh làm thường xuyên? 20 Có nhìn thấy rác, tàn thuốc rác thải khác chậu hoa, cảnh, lối đi….? 21 Có nhận thấy mùi hơi, cáu cặn, vết ố, dấu vết loài chuột bọ, gậm nhấm, ruồi muỗi … nhà vệ sinh (WC) chung khu vực? 22 Có trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ thích hợp để làm vệ sinh thiết bị, vật dụng làm việc khu vực không? Chúng có trì cơng sử dụng giữ sẽ, xếp chỗ không? 23 Đối với nhà vệ sinh (WC) chung, người làm vệ sinh có áp dụng bảng kiểm tra vệ sinh (checklist) để đảm bảo việc vệ sinh đầy đủ, cẩn thận, khơng bỏ sót kịp thời phát khiếm khuyết thiết bị vệ sinh để khắc phục kịp thời không? 24 Liệu bạn cảm thấy tự tin, hãnh diện Tổng Công ty mời khách đến tham quan có đến khu vực chung này? Bước Săn sóc (SEIKETSU) Đánh giá việc trì thường xuyên nâng cao kết thực Seiri, Seiton, Seiso thông qua hoạt động Kaizen, hoạt động tự đánh giá/ đánh giá 5S 25 Những nội dung cảnh báo điều không làm phải tuân thủ khu vực chung có thiết lập cơng bố vị trí thích hợp (ví dụ: “Cấm hút thuốc”; “Tắt âm điện thoại”; “Đi nhẹ, nói khẽ”; “Ln giờ”; “Đi phía bên phải/ Keep right”; “Giữ vệ sinh – bỏ rác vào thùng”…)? 26 Những thông tin cần thiết liên quan đến thời gian sử dụng, số lượng, hướng dẫn sử dụng thiết bị khu vực chung có lập, cơng bố (ví dụ: thời gian phục vụ ăn ca, cơng khai tài suất ăn, hướng dẫn sử dụng máy chiếu LCD hội trường…) ? 27 Những quy định tần suất, thời gian thực hiện, trách nhiệm thực 5S khu vực chung như: WC, nhà ăn, phịng họp, hội trường… có xác lập, thực hiện, cập nhật? EVNCPC-VP/QĐ.90*B.05/27.04.21*2/3 Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 5 Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 5 5 Cụ thể: Cụ thể: Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Điểm S2 Cụ thể: Điểm S3 Điểm S4 Bước Sẵn sàng (SHITSUKE) Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày CBCNV Có chứng rõ ràng việc xây dựng, phát triển tự hào “Văn hóa 5S” tồn Tổng Cơng ty 28 100% CBNV đơn vị đào tạo thực hành 5S quy trình, thủ tục, huớng dẫn công việc liên quan không, nhân viên không (phỏng vấn – CBNV đơn vị để kiểm chứng)? 29 CBNV đơn vị có trì tính kỷ luật cao nghiêm túc việc thực quy định Tổng Công ty đề mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không (hãy quan sát nơi làm việc cá nhân đơn vị)? 30 Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt kế hoạch cải tiến Kaizen sau có lập, cơng khai, trì, cập nhật thông tin đến người liên quan không? Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: Tổng cộng: Bằng tổng số điểm đạt theo S Điểm: S1+S2+S3+S4+S5= ………………………………….= Tỉ lệ so với điểm tối đa (…… mục đánh giá * điểm/mục) Tiêu chí xếp loại từ kết đánh giá cho điểm: ………/…… điểm * 100% = …… % Loại A: >= 80 % max  Loại B: 60 – 79% max  Loại C: 30 – 59% max  Loại D: < 30% max  Điểm: …….; Xếp loại: Điểm xếp loại từ kỳ đánh giá 5S gần nhất: Đánh giá mức độ thay đổi (+ / -): Chữ ký Đánh giá viên 5S: EVNCPC-VP/QĐ.90*B.05/27.04.21*3/3 Điểm S5 Số phiếu: BIỂU ĐÁNH GIÁ 5S - KHU VỰC KHO Ngày đánh giá:…………Nhóm đánh giá ……… Đánh giá viên:……………… ……… Vị trí:………………… thuộc đơn vị……………………… Phương thức: Vòng tròn số điểm tương ứng cho phù hợp với vấn đề, nội dung, chứng quan sát vị trí/khu vực Thang điểm: khơng có chứng tốt (1điểm); có chứng tốt (2điểm); có số chứng tốt vị trí/khu vực (3điểm); có nhiều chứng tốt (4điểm); chứng tốt thấy nơi, khơng có ngoại lệ (5điểm) Căn cứ: Dựa vào Quy định Thực hành tốt 5S EVNCPC câu hỏi đánh giá đây, đánh giá viên tiến hành đánh giá khu vực phân công Bước Sàng lọc (SEIRI) Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Tên/ ký hiệu nhận biết kho, sơ đồ quản lý, bố trí, xếp kho có thiết lập với kích cỡ hợp lý đặt vị trí thích hợp? Cụ thể: Sàn nhà kho có thiết lập hệ thổng kẻ vạch nhận biết rõ ràng khu vực theo bố trí sơ đồ kho công bố không? Có bố trí, phân định có dấu hiệu nhận biết công khu vực khác kho để phân biết tình trạng/trạng thái vật tư, hàng hóa… kho khơng (ví dụ: khu vực tạm thời chờ kiểm tra hàng nhập vào; khu vực hàng phù hợp/ không phù hợp…)? Các giá, kệ, phương tiện… xếp vật tư, hàng hóa có đánh số/ ký hiệu để phân biệt xếp vị trí sơ đồ kho quy định không? Cụ thể: Có cách nhận biết trực quan loại, lượng, quy cách nguyên liệu, vật tư, thiết bị xếp kho (ví dụ: thẻ kho kệ, hàng hóa…) để theo dõi, quản lý trực quan hàng hóa có kho khơng? Các thơng tin nhận biết có tình trạng tốt, cập nhật không? 10 Các loại vật tư, nguyên liệu, thiết bị có xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ nhận biết vị trí thuận tiện cho việc nhập, xuất vật tư theo nguyên tắc FIFO (nhập trước-xuất trước) cần quản lý thời hạn sử dụng không? 11 Các lối di chuyển người xe nâng hàng có phân định phù hợp với sơ đồ kho không bị cản trở, choán chiếm, che khuất… vật tư, thiết bị, vật dụng khác? Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 12 Có quy định khu vực nhận biết rõ ràng để bố trí xếp vật tư, thiết bị hư hỏng thu hồi sau sửa chữa (đối với kho vật tư, thiết bị)? 13 Các phương tiện PCCC có trang bị đầy đủ, đặt vị trí bảo trì, kiểm tra định kỳ theo tần suất quy định? Cụ thể: Cụ thể: 14 Các phương tiện hỗ trợ cho việc nhập-xuất hàng hoá (như pallet, kệ hàng, xe đẩy tay, xe nâng hàng, thang xếp,…) có trang bị đầy Cụ thể: 5 Đánh giá yêu cầu Sàng lọc khu vực bao gồm: Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Những thứ không cần thiết không dùng đến phải loại bỏ khỏi khu vực làm việc Đã thiết lập tiêu chuẩn, tài liệu, hướng dẫn để hỗ trợ cho việc phân phân loại, nhận biết nguyên liệu, vật tư, thiết bị … cần thiết không cần thiết kho? Có thấy tình trạng chưa phân loại, lẫn lộn giữa: nguyên liệu, vật tư, thiết bị … phù hợp cho sản xuất với nguyên liệu, vật tư, thiết bị hư hỏng/ không phù hợp? Các thùng hàng, bao bì, vật liệu bao gói … qua sử dụng tháo bỏ có xếp cất giữ khu vực/ vị trí thích hợp, nhận biết trực quan? Có định kỳ tiến hành hoạt động cần thiết (đánh giá, lý xếp nơi quy định…) vật tư, thiết bị kho không? Bước Sắp xếp (SEITON) Đánh giá việc Sắp sếp thứ xem cần thiết sau Sàng lọc xem có xếp ngăn nắp, vị trí, với số lượng cần thiết thuận tiện cho việc dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại chỗ ban đầu cách trực quan đủ, thích hợp, đặt vị trí tình trạng hoạt động bình thường? EVNCPC-VP/QĐ.90*B.06/27.04.21*1/2 Điểm S1 Điểm S2 Bước Sạch (SEISO) Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 5 5 Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời 19 Các CBNV khu vực có thấu hiểu nhận thức rõ nguyên tắc mục đích “S” cơng cụ cải tiến 5S hay không? Cụ thể: 20 Có thấy chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton–Seiso) trì cải tiến thường xuyên khơng? 21 Có xem xét thực kịp thời biện pháp khắc phục thích hợp nội dung chưa phù hợp khuyến nghị sau lần đánh giá 5S trước đó? 22 Có áp dụng biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực 5S trì thường xuyên cải tiến liên tục (như thiết lập sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, trì Bảng phân cơng vệ sinh, sử dụng biểu mẫu tự kiểm tra 5S khu vực, thiết lập hệ thống Phiếu đề xuất cải tiến ) Cụ thể: Cụ thể: 5 Cụ thể: Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: 5 Trách nhiệm, tần suất, nội dung, phương pháp, tiêu chuẩn vệ sinh định rõ Nơi làm việc đảm bảo trì tình trạng vệ sinh tốt 15 Có tình trạng bụi bám, vết dơ bẩn, dầu loang, chất thải… không thường xuyên vệ sinh, kiểm tra vật tư, nguyên liệu, thiết bị kho? 16 Có thấy rác thải, tổ mối, kiến loại trùng khác? Có thấy mạng nhện giăng bám tường, trần …khơng? 17 Sàn kho có bị hư hỏng gây an tồn khơng thuận tiện cho việc nhập-xuất hàng; 18 Có tìm thấy dấu hiệu tình trạng khu vực kho bị ẩm dột, nước từ bên tràn vào…, kho vật tư, nguyên liệu, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt môi trường bảo quản (độ ẩm, nhiệt độ ) ? Bước Săn sóc (SEIKETSU) Duy trì thường xuyên nâng cao kết thực Seiri, Seiton, Seiso thông qua hoạt động Kaizen, hoạt động tự đánh giá/ đánh giá 5S Bước Sẵn sàng (SHITSUKE) Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày CBCNV Có chứng rõ ràng việc xây dựng, phát triển tự hào “Văn hóa 5S” tồn Tổng Công ty 23 100% CBNV đơn vị đào tạo thực hành 5S quy trình, thủ tục, huớng dẫn công việc liên quan không, nhân viên không (phỏng vấn – CBNV đơn vị để kiểm chứng)? 24 CBNV đơn vị có trì tính kỷ luật cao nghiêm túc việc thực quy định Tổng Công ty đề mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không (hãy quan sát nơi làm việc cá nhân đơn vị)? 25 Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt kế hoạch cải tiến Kaizen sau có lập, cơng khai, trì, cập nhật thông tin đến người liên quan không? Tổng cộng: Bằng tổng số điểm đạt theo S Điểm S4 Điểm: S1+S2+S3+S4+S5 = ………………………………= Tỉ lệ so với điểm tối đa (…… mục đánh giá * điểm/mục) Tiêu chí xếp loại từ kết đánh giá cho điểm: Điểm xếp loại từ kỳ đánh giá 5S gần nhất: Đánh giá mức độ thay đổi (+ / -): Chữ ký Đánh giá viên 5S: EVNCPC-VP/QĐ.90*B.06/27.04.21*2/2 Điểm S3 ………/…… điểm * 100% = …….% Loại A: >= 80 % max Loại B: 60 – 79% max Loại C: 30 – 59% max Loại D: < 30% max Điểm: …….; Xếp loại:     Điểm S5 Số phiếu: BIỂU ĐÁNH GIÁ 5S KHU VỰC XUNG QUANH CÁC ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC (Cổng, tường bao, sân vườn, cảnh quan, hệ thống giao thông nội bộ…) Ngày đánh giá:…………Nhóm đánh giá … Đánh giá viên:…………………… Vị trí:………………… thuộc đơn vị……………………… Phương thức: Vòng tròn số điểm tương ứng cho phù hợp với vấn đề, nội dung, chứng quan sát vị trí/khu vực Thang điểm: khơng có chứng tốt (1điểm); có chứng tốt (2điểm); có số chứng tốt vị trí/khu vực (3điểm); có nhiều chứng tốt (4điểm); chứng tốt thấy nơi, khơng có ngoại lệ (5điểm) Căn cứ: Dựa vào Quy định Thực hành tốt 5S EVNCPC câu hỏi đánh giá đây, đánh giá viên tiến hành đánh giá khu vực phân công Bước Sàng lọc (SEIRI) Đánh giá yêu cầu sàng lọc khu vực bao gồm: Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Những thứ không cần thiết không dùng đến phải loại bỏ khỏi khu vực xung quanh Có tình trạng lẫn lộn vật dụng, dụng cụ giá trị sử dụng với thứ hư hỏng cần phải loại bỏ? Các vật dụng qua sử dụng, hư hỏng; chất thải chai lọ, túi nilơng, thùng tơng… có tập kết, nhận biết, quản lý di chuyển đến vị trí hợp lý thải bỏ quy định? Bước Sắp xếp (SEITON) Đánh giá việc Sắp xếp thứ xem cần thiết khu vực chung có bố trí, quy định cách sử dụng để đảm bảo ngăn nắp, vị trí, an tồn thẩm mỹ Có thiết lập hệ thống thông tin, sơ đồ dẫn trực quan, hợp lý để hỗ trợ việc nhận biết, tiếp cận đến địa điểm, khu vực làm việc (nhà xưởng, văn phịng, kho …) cách thuận tiện, nhanh chóng khơng, khách/đối tác đến giao dịch, làm việc? Các khu vực làm việc (tòa nhà, văn phịng làm việc đơn vị, kho…) có gắn nhãn tên/ ký hiệu vị trí thích hợp để giúp định vị, nhận biết dễ dàng địa điểm, vị trí dẫn hệ thống sơ đồ dẫn không? Các tuyến đường giao thông, lối di chuyển địa điểm làm việc có bố trí thơng tin dẫn trực quan thích hợp (như bảng tên, mũi tên hướng,….) để giúp định hướng dễ dàng tiếp cận không? Hệ thống đường giao thông nội bộ, điểm giao cắt dễ an tồn, lối Vào-Ra….các khu vực có áp dụng hệ thống kẻ vạch, kẻ vạch cho khu vực hạn chế tiếp cận; phân giao thông, quy định chiều di chuyển/ lưu thông phép / cấm (khi cần thiết),… để đảm bảo an toàn, thuận tiện cho đối tượng không? Hệ thống phương tiện PCCC có trang bị số lượng, đặt vị trí theo sơ đồ/ phương án PCCC cấp thẩm quyền phê duyệt, có chứng cho thấy kiểm tra, bảo trì định kỳ theo tần suất quy định không? Bước Sạch (SEISO) Đánh giá trách nhiệm, tần suất, nội dung, phương pháp, tiêu chuẩn vệ sinh định rõ Nơi làm việc đảm bảo trì tình trạng vệ sinh tốt Có tình trạng treo/ phơi quần áo, chăn, màn, vật dụng cá nhân để không chỗ, cối um tùm che khuất tầm nhìn nhân viên vị trí làm việc ảnh hưởng đến việc quan sát? EVNCPC-VP/QĐ.90*B.07/27.04.21*1/2 Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: Cụ thể: 5 Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: 5 Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời Cụ thể: 5 Điểm S1 Cụ thể: Điểm S2 Các thùng rác có trang bị đủ với mức phát thải phát sinh khu vực chung khơng, chúng có đặt vị trí định, giữ chăm sóc (đổ rác) thường xun khơng? Nếu khu vực có phát sinh chất thải nguy hại (theo danh mục pháp luật môi trường quy định), chất thải nguy hại có thu gom, nhận biết, tách riêng theo quy định không? 10 Có thấy chất thải, rác, vật dụng hư hỏng, chai lọ, tàn thuốc,… bị vứt bỏ khu vực xung quanh khơng? 11 Các hố ga, lối nước có khơi thơng, nạo vét để khơng bị tích luỹ cây, rác thải vật dụng khác gây tắt nghẽn dịng nước? 12 Có mùi hơi, cáu cặn, vết ố, dấu vết loài chuột bọ, gậm nhấm, ruồi muỗi nhà vệ sinh khu vực chung? 13 Có tình trạng bừa bãi, khơng thu dọn kịp thời vật dụng phục vụ cho hoạt động tập thể, kiện sau kết thúc? Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể Bước Săn sóc (SEIKETSU) Rất Đánh giá việc trì thường xuyên nâng cao kết thực Seiri, Seiton, Seiso thông qua hoạt động Kaizen, hoạt động tự đánh giá/ đánh giá 5S 14 Các CBNV khu vực có thấu hiểu nhận thức rõ nguyên tắc mục đích “S” cơng cụ cải tiến 5S hay khơng? Cụ thể: 15 Có thấy chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton–Seiso) trì cải tiến thường xun khơng? Cụ thể: 16 Có xem xét thực kịp thời biện pháp khắc phục thích hợp 5 5 Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời 5 Cụ thể: Bước Sẵn sàng (SHITSUKE) Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày CBCNV Có chứng rõ ràng việc xây dựng, phát triển tự hào “Văn hóa 5S” tồn Tổng Cơng ty Rất Kém Tốt Rất tốt Tuyệt vời 18 100% CBNV chịu trách nhiệm 5S khu vực đào tạo thực hành 5S quy trình, thủ tục, huớng dẫn công việc liên quan không, nhân viên không (phỏng vấn – CBNV đơn vị để kiểm chứng)? 19 CBNV chịu trách nhiệm 5S khu vực có trì tính kỷ luật cao nghiêm túc việc thực quy định Tổng Công ty đề mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không (hãy quan sát nơi làm việc cá nhân đơn vị)? 20 Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt kế hoạch cải tiến Kaizen sau có lập, cơng khai, trì, cập nhật thông tin đến người liên quan không? Cụ thể Cụ thể Cụ thể Tổng cộng: Bằng tổng số điểm đạt theo S Điểm: S1+S2+S3+S4+S5 = ……………………………… = Tỉ lệ so với điểm tối đa (…… mục đánh giá * điểm/mục) Tiêu chí xếp loại từ kết đánh giá cho điểm: …………/…… điểm * 100% = ……….% Loại A: >= 80 % max  Loại B: 60 – 79% max  Loại C: 30 – 59% max  Loại D: < 30% max  Điểm: …….; Xếp loại: nội dung chưa phù hợp khuyến nghị sau lần đánh giá 5S trước đó? 17 Có áp dụng biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực 5S trì thường xuyên cải tiến liên tục (như thiết lập sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, trì Bảng phân cơng vệ sinh, sử dụng biểu mẫu tự kiểm tra 5S khu vực, thiết lập hệ thống Phiếu đề xuất cải tiến ) Điểm xếp loại từ kỳ đánh giá 5S gần nhất: Đánh giá mức độ thay đổi (+ / -): Chữ ký Đánh giá viên 5S: EVNCPC-VP/QĐ.90*B.07/27.04.21*2/2 Điểm S3 Điểm S4 Điểm S5 PHIẾU THỰC HÀNH KAIZEN (Kaizen sheet) Chủ đề Kaizen (Kaizen Theme) / Yêu cầu từ đánh giá 5S: CA ; I :2 Số phiếu1: Đơn vị/Ban/ Khu vực: HÌNH ẢNH TRƯỚC KHI KAIZEN / “BEFORE KAIZEN” PICTURES Người chủ trì thực hành động khắc phục, cải tiến: HÌNH ẢNH SAU KHI KAIZEN / “AFTER KAIZEN” PICTURES Vấn đề/ tình trạng khơng hiệu gì? /Problems: Tự đánh giá kết thu sau Kaizen/ Kaizen effects: Nội dung Kaizen thực gì?3: Kế hoạch / Ý tưởng Kaizen tiếp theo: Ngày kiểm tra xác nhận kết quả: …………………… Đạt Không đạt Khác:……………………… Người kiểm tra4: Đánh giá khả nhân rộng kết đạt (bởi người kiểm tra xác nhận mục 8): Chỉ phù hợp nội đơn vị; Thích hợp số đơn vị khác, gồm: …………………………………… Thích hợp để triển khai tồn Cơ quan Tổng Cơng ty Quyết định Trưởng/ Phó trường ban thường trực 5S: Đồng ý; Không đồng ý Ký duyệt: Ví dụ: Phiếu 0001/2021/ABC ký hiệu Phiếu thực hành Kaizen số thứ 0001 năm 2021, đơn vị Ban ABC thực Đánh dấu vào ô thích hợp tùy theo nguồn gốc dẫn đến thực Kaizen ghi tóm tắt chủ đề/ vấn đề cần Kaizen Ví dụ: “Thiết lập hệ thống nhận biết trực quan vị trí xếp vật tư kho Ban ABC/” CA = Corrective Action (hành động khắc phục); I = Improvement (cải tiến) Có thể mô tả, diễn giải dạng text và/hoặc cần hình ảnh minh họa đính kèm để hiểu dễ dàng Là trưởng đơn vị/ phận (nếu đơn vị tự đề ý tưởng Kaizen); trưởng nhóm đánh giá đánh giá viên 5S (nếu phiếu Kaizen lập theo yêu cầu khắc phục sau đánh giá EVNCPC-VP/QĐ.90*B.08/27.04.21*1/1