KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM GV: NGUYỄN THỊ XUÂN ANH

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM GV: NGUYỄN THỊ XUÂN ANH THÁNG NĂM 2019 NỘI DUNG KHÁI NIỆM Khái niệm Các hình thức nhóm Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHĨM Phân cơng cơng việc Quản lý kiêm sốt cơng việc Giải vấn đề định Thu thập thông tin ý tưởng Xử lý thông tin Phối hợp, tăng cường tham gia cam kết Đàm phán giải xung đột Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội tăng cường ý thức thân mối quan hệ với người khác Nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể 10.Chia sẻ, thông cảm tạo nên thành lao động cụ thể NỘI DUNG CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHĨM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu Các giai đoạn tiếp cận chuân bị làm việc nhóm a b Giai đoạn lập kế hoạch Giai đoạn thực CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM Yếu tố nội Yếu tố ngoại CÁC YẾU TỐ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ QUẢ LÀM VIỆC NHÓM Yếu tố tâm lý thành viên nhóm Xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng Quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ, phối hợp thành viên lỏng lẻo NỘI DUNG CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với cá nhân Đối với tổ chức nhóm NỘI DUNG CHI TIẾT KHÁI NIỆM Khái niệm: - Xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể sáng suốt trí tuệ cá nhân”  Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm tập hợp thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ bổ sung cho nhau, có chia sẻ mối quan tâm mục đích chung Các hình thức nhóm - Có hình thức nhóm gồm: Nhóm thức nhóm khơng thức: - Nhóm thức nhóm có tổ chức ổn định, có chức nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp người chung chun mơn có chun mơn gần gũi nhau, tồn thời gian dài - Nhóm khơng thức thường hình thành theo u cầu nhiệm vụ đột xuất, tập hợp người có chun mơn khơng giống nhiều lĩnh vực khác  có nhiệm vụ giải nhanh vấn đề thời gian ngắn - Đa số tổ chức xuất nhóm thức nhóm khơng thức Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM: Phân công công việc: - Mục tiêu để phân công công việc phối hợp công việc  Mỗi thành viên tiếp nhận phần việc buộc phải có tương tác với cơng việc thành viên khác nhóm Phân cơng cơng việc khơng tạo nên hoạt động độc lập mà thực chất phân công phối hợp Quản lý kiểm sốt cơng việc: - Làm việc nhóm để tăng cường quản lý kiểm sốt cơng việc, vai trị trách nhiệm nhóm khiến thành viên nhóm phải có xem xét tồn diện cơng việc giao - làm việc nhóm giúp giải vấn đề cách tối ưu nhất, từ giúp tổ chức có định tốt - Trong nhóm, hoạt động thành viên kiểm soát quy chế làm việc nhóm thống  Cơng việc tiến hành trơi chảy đồng bộ, có phối hợp nhịp nhàng Giải vấn đề định - Làm việc nhóm dịp để cá nhân đóng góp ý tưởng với phát kiến Những vấn đề cá nhân khơng thể giải có tham gia đề xuất ý kiến, giải pháp nhóm - Thơng qua hoạt động nhóm thống nội dung, vấn đề mối, tránh chủ quan, độc đốn Quyết định cuối nhóm khơng thành viên thành làm việc nhóm Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHĨM (tt): Thu thập thơng tin ý tưởng: - Mỗi thành viên trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến tức cung cấp thông tin liên quan đến vấn đề cần giải - Trong q trình làm viêc nhóm, ý tưởng khác đề xuất, tạo nên đa dạng việc kiếm tìm giải pháp cho vấn đề cần giải Xử lý thông tin: - Trên sở nguồn liệu, liệu cung cấp, nhóm phải lựa chọn thông tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề nhóm cần giải - Việc xử lý thơng tin tập thể nhóm định với nhìn đa chiều, đa diện đảm bảo tính khách quan Phối hợp, tăng cường tham gia cam kết - Một nhóm hiệu nhóm có phối hợp chặt chẽ, tăng cường tham gia thành viên nhóm, chí tham gia người ngồi nhóm theo thống trao đổi, học hỏi nhóm - Nhóm phối hợp tốt nhóm phát huy tối đa khả thành viên mục tiêu chung nhóm - Giữa thành viên có ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ giải vấn đề Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM (tt): Đàm phán giải xung đột: - Làm việc nhóm tăng cường mối quan hệ giao tiếp - Mọi ý kiến cá nhân đưa xem xét quan điểm nhóm, vậy, ý kiến phải tìm kiếm đồng thuận thành viên nhóm - Để thuyết phục thành viên khác, ý kiến, giải pháp đưa phải dựa thương thuyết với luận điếm, luận luận chứng xác đáng - Mặt khác trường hợp quan điểm trái chiều, điều tiết thống cuối nhóm, tránh nảy sinh xung đột, xung đột cá nhân xảy Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội tăng cường ý thức thân mối quan hệ với người khác - Làm việc nhóm đáp ứng nhu cầu quan hệ xã hội - Là trình kết nối, tìm hiếu thành viên nhóm, đồng thời trình tự ý thức thân người mối tương quan với thành viên khác nhóm Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM (tt): Nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể: Thơng qua nhóm, cá nhân có hội tự điều chỉnh phương diện giao tiếp, khả phối hợp kiến thức, nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ Thế mạnh khả trình độ phát huy, bên cạnh điếm yếu cá nhân khắc phục 10 Chia sẻ, thông cảm tạo nên thành lao động cụ thể Nhóm nơi chia sẻ, thơng cảm tìm cộng hưởng tạo nên thành lao động cụ Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên hoạt động tổ chức linh hoạt điều kiện khác Ý thức trách nhiệm cá nhân nhóm, thành cơng việc nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân tạo nên đồng cảm thành viên nhóm Các thành viên có chung niềm vui, nỗi buồn học quý giá sau làm việc nhóm - - - CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): a Các kỹ chung tổ chức nhóm (tt) - Kỹ tổ chức họp nhóm (tt) • Thảo luận định nhóm: Đây bước quan trọng định kết họp  phải huy động tham gia tất thành viên với tinh thần tích cực, hợp tác • Những nội dung cần giải đưa để người đóng góp ý kiến Điều quan trọng phải huy động tham gia tất thành viên với tinh thần tích cực, hợp tác Tránh tình trạng ý kiến tập trung vào số thành viên, cịn thành viên khác khơng quan tâm • Việc tranh luận, quan điểm trái nhau, chí xung đột diễn ra, địi hỏi người điều hành họp phải linh hoạt • Cần tôn trọng ý kiến chất vấn đóng góp thành viên Làm rõ diễn giải cấn thận ý kiến then chốt • Đề nghị người đưa quan điếm đế bảo vệ ý tưởng Cần sử dụng phát huy tối đa kỹ “động não” kích thích tư duy, khích lệ sáng tạo; phát huy ý tưởng CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): a Các kỹ chung tổ chức nhóm (tt) - Kỹ tổ chức họp nhóm (tt) • Chú ý ghi chép lại cấn thận ý kiến đóng góp, hiến thị bảng biểu hình ảnh minh họa cho người dễ quan sát • Đưa câu hỏi mở để khích lệ tham gia ý kiến người hình thành ý tướng • Cần kiểm soát kế hoạch xây dựng tập trung vào chủ đề họp, tránh lệch hướng, lan man, không cứng nhắc dễ dập tắt ý tưởng sáng tạo • Sau nội dung triển khai cần có sơ kết Đảm bảo thành viên nắm diễn biến họp mục tiêu họp mục tiêu vấn đề CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): a Các kỹ chung tổ chức nhóm (tt) - Kỹ tổ chức họp nhóm (tt) • Cơng đoạn định thường diễn số tình trạng sau: • Quyết định đưa nhanh chóng thành viên tỏ thờ ơ, khơng quan tâm • Ra định kiểu áp đặt: Những định cuối thường bị chi phối lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm người trưởng nhóm • Ra định theo nguyên tắc đa số: Trong thực tế, định vào đồng ý bieu số đơng khơng hồn tồn cho ý nghĩa tích cực Bộ phận thiểu số cịn lại nhóm cảm thấy bị yếu rơi vào tình trạng mâu thuẫn, xung đột với nhóm mạnh • Ra định tình thần hợp tác: Đây hình thức định lý tưởng nhất, theo tất thành viên nhóm hướng tới mục tiêu chung thể tinh thần trách nhiệm CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): a Các kỹ chung tổ chức nhóm (tt) - Kỹ tổ chức họp nhóm (tt): LƯU Ý: • Lắng nghe cấn thận trì họp tập trung mục tiêu • • Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết • Ngăn chặn hieu lầm mơ hồ, cố gắng trì sáng buổi thảo luận • Kiểm sốt ý kiến dài làm ảnh hưởng đến nội dung kế hoạch làm việc nhóm • Cố gắng đe đạt mãn nguyện lẫn không lãng phí tồn thời gian thảo luận vào nội dung đơn lẻ • Tại cuối nội dung chương trình họp nhóm, tổng kết thảo luận đạt đồng thuận CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): a Các kỹ chung tổ chức nhóm (tt) - Kỹ tổ chức họp nhóm (tt): KẾT THÚC CUỘC HỌP: - Ghi biên với nội dung cốt yếu sau: • Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp nhóm; • Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng mặt); • Tồn nội dung thảo luận, định, trách nhiệm cá nhân cho nhiệm • • • • • • vụ phân công; Thời điềm kết thúc họp; Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế (Nếu có) Đánh giá họp: Cái làm được, chưa; Cái cần phát huy, cần rút kinh nghiệm Những việc cần làm tiếp theo: Công việc chung cho nhóm; Cơng việc cho thành viên CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm Phương pháp vấn đề - Đây phương pháp giúp phân tích sâu, tồn diện logic vấn đề diễn để tìm nguyên nhân gốc rễ nhận thức hậu vấn đề - Phương pháp ứng dụng hữu hiệu liệt kê nhiều vấn đề mà nhóm phải giải - Ngồi mục đích phân tích vấn đề đe tìm ngun nhân, phương pháp vấn đề dùng để phân tích mục tiêu phân tích chiến lược - Phương pháp vấn đề giúp cho thành viên nhóm hình dung rõ nét nội dung cần giải quyết, vấn đề liên đới, vấn đề nguyên nhân vấn đề hệ - Từ có lựa chọn giải pháp hợp lý nhằm giải tốt cơng việc mà nhóm phải triển khai CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm Phương pháp vấn đề Hệ Hệ VẤN ĐỀ Nguyên nhân Nguyên nhân CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm Phương pháp khung xương cá - Đây công cụ phân tích vấn đề đơn giản hiệu Đó tranh miêu tả mối quan hệ logic vấn đề nguyên nhân gây vấn đề đó, giúp nhóm làm việc dễ thống cách phân tích đe tìm ngun nhân vấn đề cần giải - Áp dụng mơ hình khung xương cá giúp phân tích vấn đề bao quát, kín kẽ, xem xét cách tồn diện  từ tránh thiếu sót, khiếm khuyết giải vấn đề nhóm CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm Phương pháp khung xương cá CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm Phương pháp “Bể cá vàng” - Nhằm khai thác lực tư số thành viên nhóm, trao đổi thảo luận theo chủ đề góp ý, giúp đỡ - Tạo bầu khơng khí thân mật, gần gũi, rèn luyện kỹ qua sát kiềm chế Có thể chọn từ đến thành viên nhóm ngồi vào vịng với người điều hành ghế trống, thành viên cịn lại số ngồi vịng ngồi đóng vai trị thẩm định, đánh giá, tạo thành mơ hình bể cá - Những người ngồi vòng tham gia thảo luận vấn đề đưa ra, người ngồi quan sát, lắng nghe Khi người ngồi vịng ngồi có nhu cầu phát biểu, họ ngồi vào ghế trống vòng Phát biểu xong họ lại vịng ngồi đe nhường hội cho người khác Sau thành viên vòng kết thúc vấn đề bàn luận, thành viên vịng ngồi đưa nhận xét, đánh giá bổ sung ý kiến CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHĨM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm (tt) - Một số phương pháp khác có the sử dụng kỹ làm việc nhóm phương pháp nêu ý kiến ghi lên bảng; phương pháp làm việc theo công đoạn; phương pháp vấn, phương pháp sàng lọc CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ Đối với tổ chức nhóm (tt): c Một số điều cần lưu ý làm việc nhóm - Nguy hình thức làm việc nhóm: Nhóm thành lập, thực tế có thành viên làm việc, kết mang tính chất chủ quan cá nhân Vì vai trị trưởng nhóm quan trọng - Đối với vị trí trưởng nhóm: Có thể nhóm bầu trực tiếp định - Trong q trình làm việc nhóm, phải đảm bảo huy động tham gia tất thành viên nhóm - Thư kí nhóm người ghi chép lại đầy đủ ý kiến gửi công khai kết ghi chép cho thành viên sau lần làm việc nhóm; - Làm việc nhóm hiệu có thêm phương tiện hỗ trợ (bảng, giấy A0, bút số phương tiện hỗ trợ khác) - Cần ý đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm sau lần nhóm làm việc, tránh tình trạng giải xong vấn đề giải tán nhóm CÂU HỎI Vận dụng kiến thức kỹ làm việc nhóm, anh (chị) hãy: • Xây dựng kế hoạch làm việc cho nhóm nhỏ • Nêu u cầu, nhiệm vụ quy chế làm việc nhóm; • Tổ chức triển khai theo kế hoạch làm việc nhóm (Có sử dụng phương pháp làm việc nhóm giới thiệu) • Trình bày kết làm việc nhóm • Đánh giá rút kinh nghiệm hoạt động nhóm LIỆU THAM KHẢO Michel Maginn: Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2007 Trần Thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu, Nguyễn Thu Hà (biên dịch): Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2006 PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, Ths Trương Thị Nam Thắng: Xây dựng phát trien nhóm làm việc, NXB Phụ nữ, 2009