CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

Bài 4: Chức lập kế hoạch BÀI 4: CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH Nội dung Bài học đề cập đến nội dung sau:  Lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch;  Các loại kế hoạch;  Các cứ, nguyên tắc quy trình lập kế hoạch;  Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch Mục tiêu Sau học xong này, học viên có thể:  Hiểu rõ cơng tác lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch;  Phân biệt loại kế hoạch;  Miêu tả cứ, nguyên tắc quy trình lập kế hoạch;  Xác định yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch Hướng dẫn học Học viên cần trang bị thêm kiến thức công tác lập kế hoạch cách:  Ôn lại Bài – Môi trường hoạt động tổ chức để hiểu thành phần cấu thành nên môi trường kinh tế vĩ mô môi trường kinh doanh ngành; ảnh hưởng môi trường lên hoạt động tổ chức;  Tìm đọc số tài liệu lập kế hoạch: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất thống kê, 1998: Chương 4; Những vấn đề cốt yếu quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất khoa học, 1999: Chương đến chương để có thêm kiến thức lập kế hoạch để hồn thành tập thực hành trả lời câu hỏi ôn tập bài;  Thảo luận với giáo viên học viên vấn đề chưa nắm rõ Thời lượng  10 tiết MAN301_Bai4_v2.0014101214 47 Bài 4: Chức lập kế hoạch TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Thay đổi hay khơng nên thay đổi kế hoạch kinh doanh NH doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực phân phối sản phẩm điện tử linh kiện máy tính Tiền thân Công ty Trung tâm thuộc Hội Tin học Việt Nam thành lập năm 1988 Sau thời gian hoạt động Công ty NH có tiến đáng kể:  Vốn điều lệ: 6,5 tỷ VNĐ  Số nhân viên: 30 người  Có trụ sở Hà Nội chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng Cách làm việc lâu Công ty NH làm ăn theo kiểu “phi vụ” – Công ty tập trung vào dự án, hợp đồng cung cấp thiết bị có giá trị lớn mà chưa ý xây dựng kế hoạch, tổ chức phát triển hệ thống bán hàng,… Có ý kiến cho Cơng ty nên thay đổi cách làm, xây dựng kế hoạch kinh doanh cách Tuy nhiên, có nhiều ý kiến phản đối, lý họ đưa là: Cơng ty NH phát triển khơng nên thay đổi Hơn môi trường kinh doanh Việt Nam chưa ổn định nên làm theo kiểu phi vụ thuận tiện Câu hỏi Là trưởng phòng kế hoạch kinh doanh Công ty NH, theo bạn Công ty NH có nên thay đổi cách làm hay nên giữ nguyên cũ? Tại sao? Nếu cần thay đổi nên thay đổi nào? Bài học giúp bạn hiểu rõ công tác lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch, đồng thời cung cấp cứ, nguyên tắc, phương pháp quy trình lập kế hoạch có hiệu cho công ty 48 MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch Chức lập kế hoạch hay gọi chức hoạch định chức quan trọng hoạt động quản trị Tương lai tổ chức hay doanh nghiệp thay đổi thích ứng với thay đổi môi trường Việc lập kế hoạch cầu nối tương lai, làm tăng khả đạt kết mong muốn Nó tảng việc hình thành chiến lược có hiệu Kế hoạch cần thiết cho việc thực thành công chiến lược đánh giá chiến lược phần lớn hoạt động tổ chức, điều khiển kiểm soát phụ thuộc vào việc lập kế hoạch tốt hay không Lập kế hoạch chức q trình quản lý Nó chức chức quản trị tổ chức liên quan đến việc triển khai thực tất chức quản lý khác 4.1 Khái niệm chức lập kế hoạch Lập kế hoạch việc xác định mục tiêu tổ chức, hình thành chiến lược chung để đạt mục tiêu đó, xây dựng phương pháp chi tiết để kết hợp điều phối công việc tổ chức Lập kế hoạch đề cập tới kết (những thực hiện?) phương tiện (những cơng việc thực nào?) Hay nói cách khác, lập kế hoạch hiểu việc lựa chọn trước phương án hành động tương lai cho tổ chức, phận hay cá nhân sở xác định mục tiêu cần đạt phương pháp để đạt mục tiêu Do phải xác định yếu tố tương lai nên việc lập kế hoạch, công tác dự báo đóng vai trị quan trọng phương pháp dự báo phân tích phương pháp việc lập kế hoạch Lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải xác định trước xem tổ chức cần phải làm việc gì, làm nào, làm, đâu Hay nói cách khác q trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất nhà quản lý thành viên tồn tổ chức Do thơng qua việc lập kế hoạch người quản lý có sở để tổ chức hoạt động cần thiết tổ chức  Lập kế hoạch thực tắc khơng tắc Khi lập kế hoạch khơng tắc, mục đích, chiến lược, kế hoạch khơng ghi chép mục tiêu không chia sẻ với thành viên khác tổ chức Cách lập kế hoạch thường thực doanh nghiệp nhỏ, nơi người quản lý đồng thời người chủ doanh nghiệp biết họ muốn doanh nghiệp đến đâu làm cách để đạt điều Do vậy, lập kế hoạch khơng tắc thường mang tính chung chung khơng liên tục Trong mơn học này, nói đến lập kế hoạch, nghĩa lập kế hoạch tắc, mục tiêu cụ thể thời gian định xác định Những mục tiêu ghi thành văn chia sẻ với thành viên tổ chức Đồng thời, chương trình hành động cụ thể để đạt mục tiêu xây dựng MAN301_Bai4_v2.0014101214 49 Bài 4: Chức lập kế hoạch Tuy vậy, hình thức lập kế hoạch khơng thức xuất doanh nghiệp lớn, số doanh nghiệp nhỏ lập kế hoạch qui mô phức tạp  Các thành phần chức lập kế hoạch Sứ mệnh Các mục tiêu Các kế hoạch Đạt mục tiêu tổ chức (một cách hiệu nhất) (Nguồn: Bartil; Tein; Matthews and Martin, 2003; Management) o Sứ mệnh tuyên bố sứ mệnh: Sứ mệnh tổ chức mục đích tổ chức lý ý nghĩa đời tồn Bản tuyên bố sứ mệnh tổ chức tuyên bố tổng thể mục đích đặc thù lĩnh vực hoạt động nhằm phân biệt tổ chức với tổ chức khác lĩnh vực hoạt động Bản tuyên bố sứ mệnh tổ chức có nhiều mục đích khác nhau:  Đối với nhà quản lý: tiêu chuẩn để đánh giá thành công hay thất bại;  Đối với nhân viên: mục đích chung, hỗ trợ lịng trung thành tổ chức đẩy mạnh tính cộng đồng nhân viên;  Đối với đối tác bên ngoài: cung cấp hiểu biết thấu đáo giá trị định hướng tương lai tổ chức; o o Mục tiêu kết cụ thể mà tổ chức hay cá nhân mong muốn đạt khoảng thời gian xác định, thường năm, phương tiện để đạt mục đích Mục đích, cịn gọi mục tiêu dài hạn, đưa định hướng cho tất định quản lý tiêu chí dùng để so sánh, đối chiếu đánh giá kết đạt Chính vậy, mục tiêu sở q trình lập kế hoạch Một mục tiêu tốt phải thỏa mãn nguyên tắc SMART:  Cụ thể (Specific): Chỉ kết cuối cách rõ ràng, không mơ hồ  Đo lường (Measurable): Kết thực đo lường mặt định tính định lượng (chất lượng, số lượng, chi phí)  Thách thức, đạt với nguồn lực doanh nghiệp (Achievable): Thực tế, phù hợp với khả tổ chức  Thực tiễn (Realistic): Thích đáng, thích hợp với hồn cảnh nhu cầu tổ chức  Được hoàn thành thời hạn xác định (Time-bound) o 50 Các kế hoạch phương pháp để đạt mục tiêu đề MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch 4.2 Vai trị việc lập kế hoạch Các cơng việc xây dựng mục tiêu, hình thành chiến lược để đạt mục tiêu đó, xây dựng kế hoạch cụ thể để kết hợp điều phối hoạt động phức tạp Vậy người quản trị phải lập kế hoạch?  Trước tiên, xuất phát từ vai trị cơng tác lập kế hoạch o Lập kế hoạch giúp cho tổ chức ứng phó tốt với tình bất định Do việc lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải có dự báo tương lai nên thân quy trình lập kế hoạch giúp cho người quản lý thấy tình bất định xảy tương lai dự báo trước phương hướng khắc phục tình xảy Nếu hệ thống kế hoạch xây dựng cách linh hoạt trước thay đổi tương lai, người quản lý có sở để tìm biện pháp phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề (kiểm soát quản trị) o Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý nhân viên tổ chức Bản thân việc lập kế hoạch việc xác định mục tiêu cho doanh nghiệp Để đạt mục tiêu cần phải có tham gia nhiều phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà phận, cá nhân phải đảm nhận chức khác cho phận cá nhân Khi nhân viên biết tổ chức đâu họ phải làm để đóng góp vào việc đạt mục tiêu, họ điều phối cơng việc mình, hợp tác với nhau, thực công việc cần thiết Nếu không lập kế hoạch, phận phòng ban cá nhân làm việc cho mục đích khác làm cho không đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu o Lập kế hoạch giúp giảm thiểu trùng lặp lãng phí tổ chức Gắn với hệ thống mục tiêu nói trên, phận, cá nhân khác doanh nghiệp phải thực nhiệm vụ khác nhằm hồn thiện q trình quản lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh (các hoạt động tác nghiệp kế tốn, tiền lương, thống kê,…) Khi hoạt động cơng việc điều phối thời gian, nguồn lực không cần thiết trùng lặp phận giảm tối đa Hơn nữa, phương thức thực kết làm rõ, dễ nhận thấy bất hợp lý để khắc phục loại bỏ o Lập kế hoạch xây dựng mục tiêu tiêu chuẩn sử dụng trình kiểm tra MAN301_Bai4_v2.0014101214 51 Bài 4: Chức lập kế hoạch Hệ thống mục tiêu cụ thể doanh nghiệp tiêu chuẩn để người quản lý kiểm tra, đánh giá điều chỉnh hoạt động phận doanh nghiệp Nếu đạt gì, làm cách biết liệu có đạt kết thực hay không? Khi lập kế hoạch, định mục tiêu kế hoạch Sau đó, kiểm tra, so sánh kết thực tế với mục đích, xác định sai lệch quan trọng, thực hành động khắc phục cần thiết Khơng lập kế hoạch, khơng có cách để kiểm tra Ví dụ quản lý hoạt động bán hàng người ta phải so sánh số liệu mức bán thực tế với mức bán kế hoạch, mức tiêu thụ nhỏ kế hoạch phải đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời  Lập kế hoạch xuất phát từ học kinh nghiệm thực tiễn: Ở Việt Nam có nhiều quan điểm cách nhìn nhận chưa vai trị cơng tác lập kế hoạch Theo số khía cạnh cực đoan, trước năm 1986, kinh tế kế hoạch hóa tập trung, người ta cho tổ chức/doanh nghiệp khơng cần thiết phải xây dựng kế hoạch cho mình, mà người ta thiết lập kế hoạch chung cho toàn kinh tế quốc dân Dựa sở kế hoạch này, nhà nước giao nhiệm vụ kế hoạch xuống đơn vị trực thuộc dạng tiêu pháp lệnh giá trị tổng sản lượng, tổng doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách,… Nếu đơn vị hoàn thành tiêu pháp lệnh có lương, có thưởng Cách lập kế hoạch người ta gọi lập kế hoạch từ xuống có ưu điểm đạt thống tổ chức, nhiên có nhược điểm kế hoạch khơng sát với thực tế lực tổ chức Hệ thống kế hoạch phù hợp với kinh tế cạnh tranh Sau năm 1986, Việt Nam chuyển sang kinh tế thị trường, Nhà nước khuyến khích nhiều thành phần kinh tế tham gia vào kinh tế quốc dân, có nhiều doanh nghiệp tư nhân thành lập Theo quan điểm kinh tế thị trường người ta cho tổ chức/doanh nghiệp khơng cần xây kế hoạch cho mà thị trường tự điều tiết hoạt động doanh nghiệp dựa sở quy luật cung cầu, quy luật cân giá trị thông qua ngun tắc bàn tay vơ hình Tuy nhiên quan điểm khơng phù hợp tác động quy luật kinh tế thị trường diễn chậm chạm gây nên hậu tất yếu lạm phát, thất nghiệp, khủng hoảng thừa, khủng hoảng thiếu, … Theo kinh nghiệm phát triển kinh tế thị trường nước phát triển, người ta thấy cần phải đưa hệ thống kế hoạch nhằm định hướng cho kinh tế doanh nghiệp Mỗi tổ chức/doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch cho tổ chức kế hoạch phải phù hợp với phát triển thị trường (dự báo thị trường), thân tổ chức, lực sản xuất kinh doanh tổ chức, ngành Trên lý nhà quản trị nên lập kế hoạch cho tồn tổ chức 52 MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch 4.3 Các loại kế hoạch 4.3.1 Thế kế hoạch? Bản kế hoạch sản phẩm trình lập kế hoạch Nó bao gồm ba thành phần bản: Mục tiêu, chương trình (chiến lược, sách, thủ tục, quy tắc) ngân quỹ (tài chính, nhân sự, ) Bản kế hoạch văn phác thảo cách thức đạt mục tiêu mô tả cách đặc thù phân bổ nguồn lực, tiến độ công việc hành động cần thiết để đạt mục tiêu Nói cụ thể hơn, kế hoạch có tên hoạt động cụ thể, mục đích, mục tiêu, nội dung, qui mơ, địa điểm, thời gian hoạt động, người chủ trì, kinh phí cho thành phần cụ thể tổng kinh phí 4.3.2 Các loại kế hoạch Các kế hoạch tổ chức phân loại theo tiêu thức khác bề rộng (chiến lược, chiến thuật), khung thời gian (dài hạn, ngắn hạn), mức độ cụ thể (định hướng, cụ thể), tần suất sử dụng (một lần, lâu dài) Dưới đưa phân loại theo số tiêu thức bản:  Theo thời gian: kế hoạch ngắn hạn, trung hạn dài hạn o Kế hoạch dài hạn kế hoạch cho thời kỳ từ năm trở lên o Kế hoạch trung hạn có thời gian thực từ 1-5 năm o Kế hoạch ngắn hạn có thời gian thực ngắn năm  Theo cấp kế hoạch (phạm vi hoạt động): kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp o o Kế hoạch chiến lược: cấp toàn doanh nghiệp hay tổ chức (chiến lược tổng thể), nhà lãnh đạo cấp cao tổ chức định nhằm xác định mục tiêu tổng thể cho tổ chức/doanh nghiệp Ví dụ kế hoạch đầu tư vào ngành nghề kinh doanh nào? ngành kinh doanh cần loại bỏ, vị doanh nghiệp thương trường? Nói cách khác kế hoạch chiến lược phải định hướng cho toàn mặt hoạt động tổ chức/doanh nghiệp Kế hoạch tác nghiệp bao gồm chi tiết, cụ thể hoá c� giá hội Việc nhận thức hội bước trình lập kế hoạch, người quản lý cần phải nhận thức doanh nghiệp đứng trước hội sản xuất kinh doanh nói chung, tức phân tích đánh giá tác động mơi trường bên ngồi: kinh tế, trị, văn hố, xã hội,…và mơi trường kinh doanh ngành Phân tích mơi trường kinh doanh ngành phân tích lực cạnh tranh theo Mơ hình nghiên cứu cạnh tranh Porter (xem Hình 4.4) MAN301_Bai4_v2.0014101214 57 Bài 4: Chức lập kế hoạch Đối thủ cạnh tranh tiềm Đối thủ cạnh tranh ngành Khách hàng Nhà cung cấp Cạnh tranh công ty tồn Sản phẩm/dịch vụ thay Hình 4.4: Mơ hình áp lực Micheal Porter Nguồn: Porter M (1986) o o o o o 58 Áp lực đối thủ cạnh tranh ngành: Thể thông qua tỷ suất lợi nhuận ngành số lượng công ty hoạt động ngành Nếu cạnh tranh đối thủ cạnh tranh ngành yếu (ít đối thủ cạnh tranh), cơng ty có hội để tăng giá thu nhiều lợi nhuận Ngược lại, mức độ cạnh tranh lớn dẫn đến chiến tranh giá cả, quảng cáo mẫu mã sản phẩm Áp lực đối thủ cạnh tranh tiềm năng: Đối thủ cạnh tranh tiềm công ty thời khơng cạnh tranh ngành, có khả làm điều họ muốn Áp lực hàng hóa dịch vụ thay thế: Là sản phẩm, dịch vụ làm thỏa mãn nhu cầu thiết yếu (cà phê, chè, nước ngọt; gas, điện ) Trong trường hợp áp lực hàng hóa dịch vụ thay cao, công ty đưa mức giá cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận Tuy nhiên, sản phẩm cơng ty khơng có nhiều sản phẩm thay thế, cơng ty có khả đưa mức giá cao dĩ nhiên thu lợi nhuận cao Áp lực nhà cung cấp: Người bán nguyên, nhiên vật liệu, công nghệ, bán thành phẩm… Các nhà cung cấp xem mối đe dọa cơng ty họ có khả tăng giá mặt hàng mà công ty cần mua giảm chất lượng mặt hàng mà họ cung cấp, giảm lợi nhuận công ty Mặt khác, áp lực nhà cung cấp thấp, tạo hội cho cơng ty u cầu mức giá thấp địi hỏi chất lượng cao Áp lực khách hàng: Là người sử dụng sản phẩm/dịch vụ cuối cơng ty, đại lý cơng ty Ví dụ: công ty Unilever bán bột giặt cho người tiêu dùng, đồng thời khách hàng lớn họ hệ thống siêu thị, nơi người tiêu dùng mua sản phẩm công ty MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch Một tổ chức phải nhìn nhận rõ tác động mơi trường vĩ mô lẫn môi trường vi mô tới hoạt động q trình lập kế hoạch Mơi trường tạo hội cho tổ chức, đồng thời, tạo thách thức hay nguy ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu tổ chức  Cơ hội yếu tố mơi trường bên ngồi có tác động tích cực đến hoạt động tổ chức  Nguy yếu tố mơi trường bên ngồi có tác động tiêu cực đến hoạt động tổ chức Thường để phân tích ảnh hưởng mơi trường bên đến hoạt động tổ chức, người ta hay sử dụng phương pháp phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, hội nguy cơ) Bước này, nhà quản trị thực nửa phân tích SWOT phân tích (O-T) hội nguy cho tổ chức Lưu ý thời điểm doanh nghiệp đứng trước nhiều hội khác nhau, bị hạn chế nguồn nên nên họ theo đuổi để biến vài hội thành thực Vì trình nhận thức hội đòi hỏi người quản lý phải phân tích sàng lọc để chọn hội đáng giá Q trình địi hỏi nhà quản trị phải trả lời hàng loạt câu hỏi như: tổ chức có hội gì, hội địi hỏi phải có điều kiện tiền đề gì, hội đem đến kết gì, hay có đối thủ cạnh tranh nào, ưu họ sao? Phương pháp đánh giá hội kinh nghiệm, phân tích logic phương pháp chuyên gia  Xác định mục tiêu Các mục tiêu kế hoạch điểm kết thúc trình thực kế hoạch doanh nghiệp đến đâu, đạt đến trình độ phát triển với tiêu đặc trưng cho trình độ phát triển Ví dụ: doanh thu, lợi nhuận, tổng số vốn số công nhân,… Đối với doanh nghiệp, mục tiêu kế hoạch lập thành mạng liên mục tiêu bao gồm có mục tiêu tổng thể mà toàn doanh nghiệp phải đạt mục tiêu phận mà đơn vị doanh nghiệp phải đạt Lưu ý xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt phù hợp (hợp nhất) mục tiêu tổng thể mục tiêu cụ thể, mục tiêu dài hạn mục tiêu ngắn hạn Ví dụ: Cây mục tiêu chuỗi cửa hàng bán lẻ MAN301_Bai4_v2.0014101214 59 Bài 4: Chức lập kế hoạch Sứ mệnh Bán hàng cung ứng dịch vụ nhằm kiếm lợi thị trường địa phương nước theo cách thức phù hợp với đạo đức trách nhiệm công ty Mục tiêu chiến lược Nhằm đạt trì: vị trí dẫn đầu thị trường cạnh tranh; ROE: 16%; sức sinh lời LN: 15%; cổ tức: 33% Mục tiêu chiến thuật Giám đốc vận hành (SX) - Mở 20 cửa hàng khu vực thành phố - Đóng cửa 21 cửa hàng có lợi nhuận thấp - Giảm chi phí 20% Mục tiêu hoạt động Quản lý cửa hàng - Điều phối việc tu sửa cửa hàng, hoàn thành vào ngày 1/12 - Giảm phàn nàn khách hàng xuống % - Giảm chi phí xuống 2% Mục tiêu chiến thuật Giám đốc kinh doanh - Bán hết hàng điện tử thể thao nặng - Mở rộng mặt hàng đồ trang trí nội thất nhẹ đồ dùng gia đình để đạt tỷ lệ khoảng 80% 20% - Tăng lợi nhuận biên lên 5% Mục tiêu hoạt động Trưởng phòng kinh doanh - Hoàn thành tỷ lệ tồn kho định cửa hàng khác - Tăng tỷ lệ lợi nhuận lên 5% - Hoàn thành tỷ lệ hỗn hợp bán sản phẩm trang trí nội thất đồ dùng gia đình theo ngân sách - Giảm giá 10% Mục tiêu chiến thuật Giám đốc marketing - Tăng doanh số/m2 lên 15% - Phát triển chiến dịch Marketing hướng tới loại khách hàng tiềm - Lập kế hoạch triển khai thực chiến dịch xúc tiến bán hàng quốc gia Mục tiêu hoạt động Trưởng phòng Marketing - Xây dựng chiến dịch quảng cáo nhằm vào loại khách hàng tiềm - Thử nghiệm quảng cáo thị trường thử nghiệm - Đạt phân khúc thị trường theo ngân sách Hình 4.5 Cây mục tiêu chuỗi cửa hàng bán lẻ Nguồn: Bartil, Tein, Matthews, and Martin (2003) Để xây dựng mục tiêu, thường có hai phương pháp sử dụng sau: o Xây dựng mục tiêu kiểu truyền thống Các mục tiêu chung cấp quản lý cao xác định Sau mục tiêu chung phân bổ xuống cấp tổ chức Mục tiêu chung đóng vai trị định hướng hướng dẫn, đồng thời hạn chế hành vi công việc cá nhân Cách xây dựng giả định người quản lý cấp cao biết điều tốt cho tổ chức họ nhìn “bức tranh tổng thể” o Quản lý theo mục tiêu (MBO) Các mục tiêu kết cụ thể nhân viên người quản lý xác định Những tiến trình đạt mục tiêu xem xét định kỳ Trên sở đó, phần thưởng xác định trao tặng Theo phương pháp 60 MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch MBO thay sử dụng mục tiêu để kiểm tra, người quản lý dùng để khích lệ nhân viên MBO bao gồm mục tiêu cụ thể, trình định có tham gia nhân viên, khoảng thời gian rõ ràng, phản hồi lại kết thực  Xem xét tiền đề Các tiền đề lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trường, môi trường doanh nghiệp với đánh giá trình độ doanh nghiệp, lực sản xuất, tiền vốn, khoản dự trữ vật tư,… Việc xem xét điều kiện tiền đề cần ý phân tích đánh giá dự báo môi trường thực kế hoạch tương lai điều kiện có tổ chức, phận Sự phân tích cần thiết để làm rõ ưu (có tính cạnh tranh), phân tích S-W (điểm mạnh, điểm yếu) tổ chức o Điểm mạnh: hoạt động cơng ty có khả làm tốt, nguồn lực quý (duy nhất) mà công ty sở hữu o Điểm yếu: hoạt động công ty làm không tốt nguồn lực cần thiết mà công ty lại khơng có Sự phân tích, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu bao trùm lên toàn lĩnh vực tổ chức: Tài (khả trả nợ, tốc độ quay vịng vốn, lợi nhuận); sản xuất cơng nghệ (năng suất lao động, địa điểm đặt nhà máy, cửa hàng, trình độ cơng nghệ, chất lượng sản phẩm, khả nghiên cứu phát triển); Nhân (chất lượng lao động, lực quản lý, tỷ số lao động trực tiếp gián tiếp; truyền thông, giao tiếp); Marketing (thị phần có; danh tiếng sản phẩm/dịch vụ; hiệu quảng cáo/khuyến mại/xúc tiến bán hàng; kênh phân phối; sách giá)  Xây dựng phương án Dựa vào mục tiêu điều kiện tiền đề để xây dựng phương án đạt mục tiêu o Có thể có nhiều đường khác đến mục tiêu nên cần xây dựng nhiều phương án để có sở lựa chọn phương án tối ưu tuỳ vào điều kiện cụ thể khác o Tuy nhiên không nên xây dựng q nhiều phương án (khơng nên q 5) tốn nguồn lực, thời gian xây dựng đánh giá kéo dài bị hội  Đánh giá phương án Phải đánh giá phương án xây dựng để lựa chọn phương án tối ưu làm kế hoạch cho tổ chức Có nhóm phương pháp để đánh giá o Các phương pháp định tính: Bản chất phương pháp người ta sử dụng kinh nghiệm, phương pháp phân tích suy luận để đánh giá vật, tượng Các biện pháp cần thiết chưa thật đầy đủ để giúp người ta lựa chọn phương án tối ưu cho phép đánh giá sơ phương án nhằm loại trừ phương án khả thi MAN301_Bai4_v2.0014101214 61 Bài 4: Chức lập kế hoạch o Các phương pháp định lượng: lượng hoá phương án đánh giá dựa vào tiêu hiệu (Ví dụ: doanh nghiệp lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, ) Có thể đánh giá dựa yếu tố biên: chi phí biên, doanh thu biên (MR = MC), lợi nhuận lớn Hoặc đánh giá dựa phân tích hiệu dự án (Hq = k/c, NPV, IRR,…)  Lựa chọn phương án kế hoạch Đây thời điểm thực đòi hỏi người quản lý phải đưa định dựa vào kết đánh giá phương án Người ta chọn phương án tối ưu theo tiểu chuẩn đề cho trường hợp: lợi nhuận lớn thu hồi vốn nhanh  Xây dựng kế hoạch phụ trợ Một kế hoạch thường địi hỏi kế hoạch phụ trợ mà nhiều thân kế hoạch phụ trợ lại định thành cơng thực kế hoạch Ví dụ bên cạnh kế hoạch sản xuất công ty đề sản xuất sản phẩm A cần có nhiều kế hoạch hỗ trợ kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch sửa chữa thiết bị, kế hoạch cung cấp lượng, kế hoạch quảng cáo khuyến mại  Ngân quỹ hoá kế hoạch Đây bước để chuyển kế hoạch sang dạng ngân quỹ, dựa vào người quản lý biết cần phải đầu tư tiền vào thời điểm nào, có thời gian để thực kế hoạch, nhu cầu vật tư bao nhiêu, từ xây dựng mơ hình dự trữ vật tư cho phù hợp nguồn vốn để thực kế hoạch đề 4.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch 4.6.1 Trình độ người lập kế hoạch  Hiểu biết, kiến thức vấn đề kinh tế, văn hoá, xã hội,  Có kỹ nhận thức, hoạch định, có tầm nhìn xa trơng rộng  Có khả tổng hợp phân tích vấn đề Có họ hiểu thành phần kế hoạch mối quan hệ thành phần đó, đề kế hoạch hợp lý, có tính khả thi độ linh hoạt cao 4.6.2 Thơng tin để lập kế hoạch Có đầy đủ đáng tin cậy không? Các thông tin dựa cứ, điều kiện tiền đề dự báo thị trường, môi trường doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh, nội lực doanh nghiệp Đây sở để dự báo trước tình huống, khả xảy đề biện pháp khắc phục 62 MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch 4.6.3 Sự tham gia tất thành viên doanh nghiệp vào trình lập kế hoạch Nếu tất thành viên (các cấp) doanh nghiệp tham gia vào trình lập kế hoạch (sự hiệp lực) họ đóng góp ý kiến thuộc lĩnh vực chuyên mơn Có trí sở tiền đề để lập kế hoạch có phối hợp chặt chẽ với trình lập kế hoạch, hiểu rõ cơng việc phải thực 4.6.4 Phương pháp lập hay quy trình để lập kế hoạch  Các bước lập kế hoạch có logic hay khơng?  Các sở, đế lập có đầy đủ hay khơng?… Tất yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch: Chất lượng cao hay thấp có tính khả thi hay khơng MAN301_Bai4_v2.0014101214 63 Bài 4: Chức lập kế hoạch TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Lập kế hoạch chức trình quản lý tổ chức cơng việc cần thiết cho thành công Bài học giúp cho học viên có nhìn nhận đắn vai trị cơng tác lập kế hoạch, hiểu chất công tác lập kế hoạch, mối quan hệ loại mục tiêu, kế hoạch cấp quản trị tổ chức Các cứ, nguyên tắc, phương pháp để xây dựng kế hoạch tốt có tính khả thi cao giới thiệu học Để giúp học viên có nhìn tổng thể cơng việc lập kế hoạch, học kết thúc việc đưa ví dụ kế hoạch chiến lược cơng ty Việt Nam Ví dụ kế hoạch Kế hoạch chiến lược cho Công ty ATP, chuyên cung cấp trang thiết bị công nghệ cao cho lĩnh vực sản xuất thị trường Việt Nam Tài liệu trình bày kế hoạch chiến lược cho ATP Bản kế hoạch tổng kết điểm mạnh, điểm yếu nguy hội công ty, tun bố cơng ty tầm nhìn, nhiệm vụ, giá trị mục đích Từ đó, thiết lập kế hoạch chiến lược mục tiêu  Điểm mạnh, điểm yếu, hội nguy Điểm mạnh Điểm yếu Là công ty hàng đầu giải pháp 3D Việt Nam với uy tín tốt ngành Công ty nhỏ với nguồn nhân lực hạn chế Công nghệ hàng đầu với chất lượng cao đáp ứng nhu cầu cao khách hàng kỹ thuật ứng dụng Không mạnh khả tài Có lực lượng nhân trình độ cao đào tạo tốt cho việc cung ứng dịch vụ có chất lượng cao Khơng có chiến lược marketing Cơ hội Nguy Cơ Có nhiều tiềm khách hàng vào Việt Nam Việt Nam gia nhập WTO (dịng nhà đầu tư) Kinh tế suy thối lạm phát Đầu tư phủ lĩnh vực đào tạo đặc biệt công nghệ gia tăng Nhiều đối thủ cạnh tranh lớn tham gia vào thị trường tiềm Các công ty nước phải đầu tư vào công nghệ để tăng khả cạnh tranh họ Các sách nhà nước khơng ổn định  Tầm nhìn Tầm nhìn cơng ty ATP vòng 10 năm là: ATP trở thành công ty dẫn đầu lĩnh vực cung ứng giải pháp công nghệ 3D Việt Nam xuất dịch vụ công nghệ 3D sang thị trường nước ngồi  Sứ mệnh Cơng ty có sứ mệnh sau: o Xây dựng kế hoạch kinh doanh giúp công ty phát triển dựa vào tốc độ phát triển doanh thu, lợi nhuận đóng góp cho xã hội 64 MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch o o o o o o Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp thân thiện, áp dụng công nghệ vào việc xây dựng quy trình làm việc quản lý dựa vào tiêu chuẩn ISO Duy trì xây dựng mối quan hệ kinh doanh với nhà sản xuất cung ứng nước nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ toàn giải pháp công nghệ 3D cho thị trường Mở rộng thị trường tăng tính cạnh tranh cách cam kết cung ứng sản phẩm dịch vụ chất lượng Cải thiện kết làm việc theo nhóm nhân viên làm công tác xuất dịch vụ R&D thị trường nước Chú trọng cải thiện chất lượng sống nhân viên thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao từ thị trường lao động Tơn trọng luật lệ, sách theo quy định pháp luật  Giá trị công ty Công ty tập trung vào công nghệ cao Giá trị công ty tạo khác biệt với cơng ty cung ứng kinh doanh tất sản phẩm công nghệ thị trường Việc kinh doanh công nghệ cao địi hỏi tiêu chí khắt khe nguồn nhân lực, trình độ nhân lực, phương pháp làm việc quản lý,… Điều đòi hỏi ban lãnh đạo đội ngũ nhân viên phải cố gắng kinh doanh để đảm bảo ln cung cấp dịch vụ sản phẩm có chất lượng tốt cho khách hàng  Mục tiêu chiến lược Mục tiêu chiến lược công ty chia thành hai giai đoạn sau: o Giai đoạn 1: 2010 – 2015  Phát triển hoàn thành hoạt động kinh doanh cơng ty  Tìm kiếm hội xuất dịch vụ công ty  Doanh thu đạt 500.000 – 1.000.000 USD, lợi nhuận 10% với tốc độ tăng trưởng hàng năm 10 % o Giai đoạn 2: 2015 – 2020  Đạt mức độ phát triển ổn định  Doanh thu đạt từ 1,5 – triệu USD, lợi nhuận đạt 8% với tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm 8%  Củng cố thương hiệu quốc tế  Các chiến lược chủ chốt o o o Chiến lược phát triển thị trường: Giai đoạn đầu công ty tập trung vào thị trường nội địa với việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao Giai đoạn tiếp theo, công ty mở rộng thị trường nước cách xuất dịch vụ công nghệ công ty Chiến lược sản phẩm dịch vụ: trở thành doanh nghiệp hàng đầu cung cấp giải pháp trọn gói cơng nghệ 3D thị trường Việt Nam bao gồm thiết bị, phần mềm dịch vụ công nghệ Công ty tập trung vào công nghệ cao với đặc trưng cung cấp giá trị gia tăng cao cho khách hàng Chiến lược khách hàng: Giữ trì khách hàng cách xây dựng hệ thống sở liệu tốt, xây dựng mối quan hệ tốt lòng tin với khách hàng nhóm khách hàng MAN301_Bai4_v2.0014101214 65 Bài 4: Chức lập kế hoạch o 66 Chiến lược cạnh tranh: công ty tăng khả cạnh tranh cách thực so sánh chuẩn (benchmarking) với đối thủ cạnh tranh để phản ứng kịp thời với hoạt động họ Chương trình hành động chiến lược Thực chương trình hành động chiến lược:  GĐ điều hành: chuẩn bị kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh chuẩn bị thủ tục để mở văn phịng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh  Giám đốc nhân sự: giúp ban lãnh đạo tuyển giám đốc marketing nhân viên chủ chốt cho bán hàng/tiếp thị mở rộng thị trường nước – tháng  Giám đốc kỹ thuật: xem xét tổng quan nguồn lực nghiên cứu phát triển để cung cấp giải pháp trọn công nghệ 3D chất lượng cao  Tất thành viên công ty: Phát triển thực kế hoạch gia tăng thâm nhập phát triển thị trường MAN301_Bai4_v2.0014101214 Bài 4: Chức lập kế hoạch BÀI TẬP THỰC HÀNH Đề nghị học viên     Đánh giá điểm mạnh điểm yếu thân Xác định hội nguy nghề nghiệp Phác thảo mục đích nghề nghiệp năm tới Phác thảo kế hoạch nghề nghiệp năm tới Hãy phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội nguy sinh viên ngành QTKD tốt nghiệp Cơ hội Nguy 1 2 3 4 5 Điểm mạnh Điểm yếu 1 2 3 4 5 Chia thành nhóm, nhóm người (có thể thay đổi số người nhóm tùy theo số lượng học viên.) Hưởng ứng hoạt động phong trào BCH Đoàn trường, chi đoàn bạn tổ chức chơi dã ngoại hai ngày Hòa Bình kỷ niệm ngày thành lập đồn 26/3 Hãy lập kế hoạch cho hoạt động Chia thành nhóm, nhóm người (có thể thay đổi số người nhóm tùy theo số lượng học viên) Lớp bạn tổ chức lễ hội ẩm thực toàn trường 8/3 Hãy lập kế hoạch để kêu gọi tài trợ cho lễ hội này? Chia thành nhóm, nhóm người (có thể thay đổi số người nhóm tùy theo số lượng học viên) Một công ty HM chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm hóa mỹ phẩm Cơng ty chuẩn bị sản phẩm dầu gội đầu Trà xanh vào cuối năm 2009 Hãy lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cho công ty HM năm 20XX CÂU HỎI ÔN TẬP Định nghĩa chức lập kế hoạch Vai trò chức lập kế hoạch Hãy phân biệt mục tiêu kế hoạch MAN301_Bai4_v2.0014101214 67 Bài 4: Chức lập kế hoạch Có loại mục tiêu nào? Thế kế hoạch? Mô tả loại kế hoạch Những đặc điểm mục tiêu thiết kế tốt gì? Quá trình xác định mục tiêu mà người quản trị nên thực Q trình lập kế hoạch tắc có nhược điểm gì? Để lập kế hoạch mơi trường biến động, người quản trị nên làm gì? 10 Trình bày q trình lập kế hoạch 11 Những thơng tin người quản lý cần thu thập phân tích môi trường, nguồn lực lực tổ chức gì? 12 Hãy nêu yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch 13 Tại nói chức lập kế hoạch chức quan trọng chức quản trị? 68 MAN301_Bai4_v2.0014101214