Những yếu tố thuộc về môi trường vĩ mô có ảnh hưởng đến KD và đến hđ mkt

I/ Khái quát về doanh nghiệp 1. Lịch sử hình thành 1.1. Công ty Trans-link Express và tập đoàn Agility Trans-link Group là một nhà cung cấp hàng đầu thế giới về dịch vụ vận chuyển, tiếp vận, hậu cần với các văn phòng tại châu Á, Âu, Nam Phi và châu Mỹ Latinh. Được thành lập 9/9/1982, tại Singapore, với số vốn góp 2500000 đôla Singapore. Trans-link Group đã liên kết với các đại lý tại châu Âu và Bắc Mỹ để mở rộng hơn phạm vi hoạt động. Các dịch vụ chủ yếu của Trans-link đó là : dịch vụ hậu cần cho Triển lãm và Hội chợ; quản lý chuỗi cung ứng ( các vấn đề về kho bãi, nhân công, phân phối và giá trị bổ sung); vận chuyển hàng hoá qua đường biển và đường hàng không; dịch vụ hậu cần cho các dự án. Từ đó đến nay, Translink liên tục đạt được những chứng nhận về chất lượng và uy tín của dịch vụ. Năm 2000, Trans-link Singapore tham gia vào Singapore Quality Class (SQC), tương tự như Malcom Baldridge Award tại Mỹ, là 1 bằng chứng cho chất lượng tầm cỡ quốc tế của công ty. Trans-link Singapore và Bangkok đã được bầu chọn là những đại lý tốt nhất bởi các thành viên của hiệp hội IELA (International Exhibition Logistic Association) trong 4 năm liền từ năm 2002. Năm 2004, Trans-link được nhận chứng chỉ quốc tế HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) về việc vận chuyển an toàn và đảm bảo thực phẩm trên toàn thế giới, và nhiều giải thưởng cũng như chứng nhận khác. Tháng 11/2006, Trans-link cùng với các văn phòng đại diện của mình đã sát nhập cùng với các hãng PWC Logistic, TransOceanic, Geo Logistic và một số công ty nhỏ khác để trở thành AgilityLogistics – thâu tóm toàn bộ các thị trường lại một khối. Các lĩnh vực mà Agility tham gia có thể chia làm 3 lĩnh vực chính: cung cấp các dịch vụ cho các chính phủ (Agility Defense & Government Service) ; dịch vụ hậu cần cho dự án (Agility Project Logistics) ; 1 và dịch vụ hậu cần cho Triển lãm và hội chợ (Agility Fairs & Events). Hiện nay Agility đã bao gồm 450 văn phòng đại diện trên 100 quốc gia trên khắp thế giới, với hơn 20000 nhân sự và doanh thu trung bình trên 4,5 tỷ USD hàng năm. 1.1. Về Trans-link Hanoi Trans-link Group đã đặt văn phòng tại Việt Nam tại TP Hồ Chí Minh năm 1992 và từ đó văn phòng đại diện tại Hà Nội năm 1995 (là nhánh của đơn vị tại TP Hồ Chí Minh), tuy nhiên đã ngừng hoạt động. Năm 2003, Trans-link đã thành lập lại văn phòng đại diện tại Hà Nội, lấy tên là Trans-link Express Hanoi. Và năm 2004, mở văn phòng tại TP Hồ Chí Minh, là công ty Trans-link Vina Logistic, song song hoạt động và hỗ trợ nhau. Tuy nhiên hoạt động kinh doanh và tài chính của 2 văn phòng này là hoàn toàn độc lập. Trans-link Express Hanoi thuộc nhánh các văn phòng làm về dịch vụ hậu cần cho Triển lãm và Hội chợ của Agility (Agility Fairs & Events) và được quản lý, dẫn dắt trực tiếp bởi Trans-link Singapore tại khu vực châu Á. Tuy nhiên, với nguồn lực và khả năng, đơn vị còn thực hiện các công việc khác ngoài dịch vụ cung cấp cho Triển lãm và Hội chợ, ví dụ như vận chuyển hàng hoá nội địa và quốc tế qua đường biển và hàng không, đóng gói, xếp dỡ hàng hoá, chuyển văn phòng, hành lý cá nhân của người nước ngoài, và một số dịch vụ khác. Trans-link Express Pte Ltd Representative Office 3nd Floor, No.82 Pho Chua Ha, Quan Hoa Ward, Cau Giay District, Ha Noi City, S.R. Vietnam. Tel. +844 7675371, +844 7675272, Fax: +844 7675270 Dir. +844 7675272, Mob. +84 903410309 Email: dnhatlinh@agilitylogistics.com Website: www.agilitylogistics.com 2 - Văn phòng của công ty Trans-link tại Singapore (Agility): Trans-link Logistic Centre 7 Toh Tuck Link Singapore 596227 Tel: +65 64639868 Fax: +65 64679467 Email: Fairs@agilitylogistics.com Website. www.agilitylogistics.com 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh hiện nay Với phương châm hoạt động với bộ máy nhỏ gọn, chuyên nghiệp và hiệu quả, hiện nay đơn vị phân chia cơ cấu bộ máy kinh doanh gồm 3 phần: - Bộ phận bán hàng và marketing: đứng đầu là Sales Manager (Quản lý bán hàng), có nhiệm vụ tìm và nhận các hợp đồng về cho đơn vị, quan hệ với khách hàng cũng như các cơ quan quản lý, và các hoạt động về marketing. (4 người) - Bộ phận văn phòng: trưởng bộ phận là Chief Accountant (Kế toán trưởng) và các nhân viên làm về kế toán, nhân sự, thủ tục hành chính,… (3 người) - Bộ phận giám sát: trưởng bộ phận là Supervisor, và các nhân viên chịu trách nhiệm về giám sát, quản lý về hàng hoá, tình trạng, thời gian, các công việc đóng gói, vận chuyển, bốc dỡ,… (4 người) 3 - Quản lý và định hướng cho 3 bộ phận trên đó là trưởng đại diện (Chief Representative) các nhân viên các nhân viên các nhân viên 3. Các nguồn lực của doanh nghiệp 3.1. Nguồn nhân lực Tổng số nhân sự: 12 người Cơ cấu: - Cơ cấu tuổi: + Số người từ độ tuổi 27 trở xuống: 7 người (58,3%) + Số người từ 28-35: 3 người (25%) + Số người trên 35 tuổi: 2 người (16,7%)  Điểm mạnh: đội ngũ trẻ, sức khoẻ tốt, năng động, hiện đại và dễ tiếp thu cũng như ứng xử linh hoạt, sáng tạo - Cơ cấu giới tính Nam: 6 (50%) Nữ: 6 (50%)  Đánh giá: Cần thêm nhiều nhân sự nam hơn hiện tại, để phục vụ cho các công việc giám sát (Supervisor) hàng hoá, quản lý nhân công bốc dỡ, đóng gói, vận chuyển, … - Trình độ: 4 Trưởng đại diện Trưởng bộ phận bán hàng và marketing Trưởng bộ phận văn phòng Trưởng bộ phận giám sát + Số người có bằng đại học: 11 người (Có 4 người đã từng tham gia các khoá học đào tạo quốc tế, trong đó 3 người tốt nghiệp đại học tại nước ngoài) Số người có bằng cao đẳng: 1 người + Phần lớn nhân sự được đào tạo từ lĩnh vực quản trị kinh doanh, công nghệ, quân sự (hải quân, không quân), tài chính kế toán. Có 2 người được đào tạo từ ngành xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hải. + Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực: trưởng các bộ phận đều là những người có kinh nghiệm làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài, những người khác đều có kinh nghiệm làm việc trong vị trí tương tự. Ngoài ra, có 2 người đào tạo chính quy nhưng mới ra trường, chưa có kinh nghiệm ở nơi khác trước khi làm việc tại đây. Trong thời gian tổ chức các Triển lãm, hội chợ hoặc công việc nhiều, đơn vị thường thuê thêm nhiều nhân viên làm việc tạm thời, bán thời gian, hoặc ngoài giờ.  Đánh giá: Trình độ học vấn cao, kinh nghiệm làm việc nhất là với người nước ngoài nhiều, khả năng thích ứng với môi trường tốt. Mức độ linh hoạt về nhân sự khi có nhiều việc cao, tiết kiệm chi phí tiền lương cho nhân viên chính thức. Bộ máy nhỏ gọn, hiệu quả. Tuy nhiên tỷ lệ người đã làm việc trong lĩnh vực này chưa cao, do đó khi vào thường mất một thời gian để quen với công việc. 3.2. Nguồn lực tài chính: Đây là loại hình văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài, 100% vốn đầu tư của nước ngoài. Hiện tại, trưởng đại diện và các nhân viên của đơn vị được trả lương hàng tháng theo thoả thuận với Trans-link (hình thức thuê nhân viên) Ngoài ra, tiền lương Doanh thu hàng năm sau khi nộp thuế, giữ lại chi phí cho văn phòng, phải nộp về cho công ty mẹ của Trans-link quản lý. 5 Hiện nay sau khi liên kết các thưong hiệu mạnh lại với nhau, hãng Agility là một hãng kinh doanh dịch vụ có nguồn lực tài chính rất lớn và có nhiều kế hoạch cho phát triển các văn phòng tại các nước trong đó có Việt Nam. 3.3 . Cơ sở vật chất kỹ thuật: + Mặt bằng kinh doanh: văn phòng được thuê tại toàn bộ tầng 3, toà nhà Innotech, 82 phố Chùa Hà, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, Hà Nội, gồm 1 phòng dành cho Trưởng đại diện, đồng thời dùng để họp, và 1 phòng to dành cho các nhân viên. Tổng diện tích khoảng 80m2. + Máy móc thiết bị: - Văn phòng có đầy đủ các thiết bị liên lạc, điện thoại, fax, máy photo,… - Mỗi nhân viên được trang bị bộ máy vi tính có nối mạng internet, máy in, scan . Các trưởng bộ phận được trang bị máy tính xách tay, một số được trang bị điện thoại di động và được đơn vị trả tiền. - Trong mỗi dịp triển lãm, hội chợ hoặc công việc nhiều, máy bộ đàm được đưa ra sử dụng.  Đánh giá: Về trình độ công nghệ: tất cả nhân viên đểu sử dụng thành thạo máy tính, internet các phần mềm ứng dụng cho văn phòng, cho việc quản trị từ công ty mẹ, các thiết bị chuyên dụng. 4. Phương hướng phát triển doanh nghiệp Cuối năm 2006, công ty mẹ Trans-link đã liên kết với các hãng khác trong lĩnh vực logistic để hợp nhất thành thưong hiệu Agility. Song song với việc này, các văn phòng đại diện của Trans-link cũng sẽ chuyển thành các văn phòng đại diện của Agility. Dự kiến vào tháng 8,9 năm 2008, Agility sẽ hoàn tất việc thay đổi này tại Việt Nam. Văn phòng đại diện hiện nay sẽ được mở rộng thành một công ty lớn, cùng với văn phòng đại diện của Geo-logistic tại Hà Nội. Công ty này sẽ thuê nhiều nhân công, mua để sở hữu nhiều phương tiện vận chuyển cũng như đầu tư nhiều vào tài chính và cơ sở vật chất, mang phong cách một Agility thu nhỏ, chứ không đơn thuần thuộc về mảng Triển lãm và hội chợ như hiện nay 6 tại Việt Nam. Loại hình doanh nghiệp mới dự kiến sẽ là công ty cổ phần, trong đó về phía Việt Nam sẽ được nắm cổ phần trong công ty. Điều này hứa hẹn một bước chuyển biến mới trong sự phát triên của đơn vị, để phù hợp với xu thế tiêu dùng của thị trường trong thời cuộc hội nhập kinh tế của Việt Nam hiện nay. II/ Những yếu tố của môi trường vi mô 1. Thị trường và khách hàng của Doanh nghiệp 1.1. Đặc điểm của sản phẩm cung ứng: quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm dịch vụ - Đặc điểm của sản phẩm cung ứng: Chia theo lĩnh vực + Dịch vụ cho Triển lãm, hội chợ (Exhibition and Event Logistic) Chiếm 80% hoạt động và doanh thu của đơn vị, chủ yếu là các Triển lãm, hội chợ có yếu tố nước ngoài. Thường phục vụ cho các hoạt động thương mại của VCCI, Vinexad (Công ty Quảng cáo và Hội chợ thương mại) , các đại sứ quán, tổ chức, và hiệp hội. Trung bình có 9-12 Triển lãm lớn/ năm Trong đó sản phẩm này lại được chia làm 2 lĩnh vực: * Thứ nhất: dịch vụ in-bound: Đưa sản phẩm của các doanh nghiệp nước ngoài vào các triển lãm quốc tế tại Việt Nam. Cùng với mạng lưới văn phòng đại diện tại hơn 100 nước trên thế giới, và vấn đề marketing riêng của Trans-link tại Việt Nam, đơn vị nắm giữ gần 90% hoạt động hậu cần cho các doanh nghiệp nước ngoài, quốc tế đưa hàng hoá vào Việt Nam triển lãm, tham gia hội chợ. Các Triển lãm, hội chợ quốc tế tại Việt Nam hàng năm có sử dụng dịch vụ in- bound của Trans-link gồm có: Vietnam Expo, Conbuild, Vietnam commodies Fair, Textile Gorment Expo, Educate Vietnam,… Ngoải ra có các Triển lãm không thường xuyên, ví dụ như Canon – delighting you always, Vicontruct,… * Thứ hai: dịch vụ out-bound: Đưa sản phẩm của các doanh nghiệp Việt Nam ra nước ngoài vào các triển lãm quốc tế tại nước ngoài. 7 Tại mảng này, Trans-link Hà Nội nắm giữ ít hơn tỉ lệ hoạt động hậu cần tại các triển lãm đó, tuy nhiên, lại là đơn vị tin cậy cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Các hội chợ, triển lãm thường có Trans-link và các doanh nghiệp Việt Nam tham gia gồm có: Hongkong Houseware, Eco Products . Các doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ này của Trans-link gồm có rất nhiều doanh nghiệp: Far Eastern, Tocontap SaiGon, Haprosimex, My Thai Lacquer, Hafasco, Barotex, Genexim, Lacquerworld, Red door, Quang & Artex, LV& Oriental,… + Dịch vụ phi Triển lãm (Non-Exhibition and Event Logistic): Được chia làm 3 mảng riêng: • Thứ nhất: Dịch vụ hậu cần cho dự án, tái xây dựng, bố trí các phân xưởng, doanh nghiệp công nghiệp (Industrial Relocation, Auctions and Project). Cụ thể hơn đó là các dịch vụ vận chuyển văn phòng, cơ sở vật chất cho doanh nghiệp, dự án. Mảng này chiếm tỉ trọng không lớn. Đối tượng khách hàng đó là các doanh nghiệp, nhà xưởng, khách sạn, quản lý dự án. Trung bình có 3-5 hợp đồng/ tháng. • Thứ hai: Dịch vụ vận chuyển hành lý cá nhân, hàng hoá đặc biệt (Household Good and Arts moving) Đó là việc vận chuyển hành lý, đồ đạc cá nhân cho các nhân viên cấp cao tại các đại sứ quán, doanh nghiệp, chuyển nhà, từ nước ngoài vào Việt Nam hoặc từ Việt Nam về nước. Đối tượng khách hàng đó là các đại sứ quán Anh, Bỉ, Úc, Nhật, Hàn Quốc,… các khách sạn, công ty nước ngoài và tổ chức phi chính phủ. • Thứ ba: Dịch vụ vận chuyển hàng hoá thông thường trong nội địa và quốc tế (General Cargo). Đối tưọng khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất, các sản phẩm thường là bánh kẹo, đồ văn phòng phẩm, hàng mỹ nghệ, dược tá và một số loại thực phẩm cao cấp. 8 Chia theo loại hình dịch vụ: - Dịch vụ trọn gói (Door-to-door Service): Cho hoạt động Triển lãm, hội chợ, và cho các khách hàng quen thuộc của đơn vị. Dịch vụ này bao gồm: xác nhận gian hàng tại triển lãm, làm thủ tục xuất/nhập hàng hoá, đóng gói, vận chuyển tới bến cảng (hoặc từ bến cảng về rồi nhận vào kho, bảo quản, mang tới triển lãm) - Dịch vụ không trọn gói (sell MFS, sell imports to nominate Trans-link): dành cho các khách hàng lần đầu tiên sử dụng dịch vụ của Trans-link và các hoạt động phi triển lãm Quy trình hoạt động cung cấp dịch vụ Dưới đây là quy trình cho việc xuất hàng hoá ra triển lãm quốc tế tại nước ngoài. Công đoạn nhập hàng hoá từ nước ngoài vào triển lãm quốc tế tại Việt Nam sẽ diễn ra ngược lại, từ việc hàng hoá nhập cảng, rồi sau đó sẽ bốc dỡ, tháo để kiểm tra, chuyển vào kho bãi, và vận chuyển tới gian hàng vào ngày triển lãm. Tuy nhiên, hàng nhập vào sẽ phải xuất đi trở lại nước ngoài, hoặc vất bỏ. Và cuối cùng sau khi kết thúc giao dịch này, đơn vị sẽ có thể nhận được phàn nàn, nhận xét từ khách hàng, và giải quyết. 9 10 Liên hệ lại với khách hàng Vận chuyển hàng đi Chưa hoàn thiện Thông báo cho cảng đến, cho khách hàng Xác nhận hàng cập bến kiểm tra các tài liệu gửỉ hoá đơn cho khách hàng Theo dõi các báo cáo từ nhà tổ chức Đặt phuơng tiện vận chuyển (tàu hoặc máy bay) chuẩn bị tài liệu cho đại lý, trung gian Survey and proposal (giới thiệu và đưa ra bảng câu hỏi) Đề nghị sử dụng sản phẩm Khôn g Có Mở các file tài liệu Kiểm tra dữ liệu Hoàn thiện Xác nhận lại cho khách hàng Gửi đề nghị tới nhà tổ chức Liên hệ với hãng bảo hiểm Đóng gói, nhận