Những khó khăn thường gặp trong làm việc nhóm và những giải pháp xây dựng nhóm hiệu quả

Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu LỜI MỞ ĐẦU hế giới của con người bắt đầu với chỉ một cá nhân, một vài người và rồi họ tụ họp cùng nhau thành một nhóm. Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường dẫn tới sự xung đột và kết quả là nhiều nhóm đã tan rã. Thực tế cho thấy đã có những vấn đề nảy sinh trong mô hình làm việc theo nhóm thường liên quan đến nhiệm vụ được giao và quá trình triển khai công việc và bản thân quy trình làm việc đội nhóm. Nếu không có sự chú ý đầy đủ đến quy trình này, hiệu quả của nhóm sẽ không được phát huy, và ngược lại, nếu có sự quản lý phù hợp, mô hình làm việc theo nhóm sẽ đạt hiệu quả gấp nhiều lần so với những gì một cá nhân riêng lẻ có thể làm được. Cũng xuất phát từ vấn đề này, Nhóm 2 đã chọn đề tài “Những khó khăn thường gặp trong làm việc nhóm và những giải pháp xây dựng nhóm hiệu quả” nhằm giúp cho người đọc được hiểu biết thêm về những khó khăn thường gặp khi làm việc nhóm, và từ những vấn đề đó, nhóm cũng đưa ra những giải pháp nhằm đánh giá và xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả. Bài viết được chia làm ba phần: T Chương I: Giới thiệu khái niệm về làm việc nhóm Chương II: Những khó khăn thường gặp trong làm việc nhóm Chương III: Những giải pháp để xây dựng nhóm hiệu quả Mặc dù đã có nhiều có gắng trong việc nghiên cứu, song do những hạn chế về mặt thời gian, tài liệu và việc nhận thức vấn đề còn hạn hẹp nên bài viết chưa thể đi sâu để tìm ra mọi vấn đề có liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của cô để bài nghiên cứu của nhóm được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Trang 1 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI NIỆM VỀ LÀM VIỆC NHÓM (TEAMWORK) Trang 2 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu 1.1. Khái niệm nhóm 1.1.1. Nhóm Nhóm là hai hay nhiều hơn hai cá nhân tập họp lại với nhau, tác động, gây ảnh hưởng và phụ thuộc lẫn nhau để đạt được những mục tiêu chung. 1.1.2. Nhóm làm việc truyền thống Là nhóm cơ bản tác động qua lại với nhau bằng cách chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định nhằm giúp mỗi thành viên thực hiện công việc trong phạm vi trách nhiệm của mỗi người. Nhóm thường không có nhu cầu, cơ hội thực hiện những công việc chung cho cả nhóm, chỉ đơn thuần là tổng hợp các nỗ lực, sự đóng góp của mỗi thành viên mà chưa tạo ra được một kết quả - sức mạnh vượt trội. 1.1.3. Đội làm việc Đội làm việc là một nhóm có liên hệ chặt chẽ và tạo ra được một sức mạnh vượt trội thông qua sự phối hợp tất cả các nỗ lực, sự đóng góp của các thành viên. Sự đóng góp của mỗi cá nhân sẽ tạo ra một kết quả cho nhóm lớn hơn so với tổng hợp các sự đóng góp đầu vào của các thành viên. 1.1.4. Phân biệt nhóm làm việc truyền thống với đội làm việc Trang 3 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu Tiêu chí Nhóm làm việc truyền thống Đội làm việc Mối quan hệ giữa các thành viên Quan hệ duy trì theo hình thức cấp trên - cấp dưới. Các thành viên không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất nhiệm vụ của họ, mà chỉ có sự hợp tác giữa nhà quản lý với từng nhân viên riêng lẻ. Các thành viên trong đội làm việc phối hợp với nhau theo nguyên tắc quan hệ bình đẳng. Sự tương tác giữa các thành viên quyết định sự thành công của đội làm việc. Vai trò lãnh đạo Lãnh đạo chịu trách nhiệm đưa ra mọi quyết định quan trọng và hợp nhất nhiều phần việc khác nhau của các thành viên Lãnh đạo điều phối chung, việc ra quyết định sẽ do chính các thành viên thống nhất. Phương thức hoạt động Mỗi nhân viên thực hiện công việc của mình dưới sự chỉ đạo và giám sát của nhà quản lý. Đội làm việc hoạt động dựa trên sự thống nhất về mục đích. Quyết định của đội làm việc phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người. Đánh giá chung Nhà lãnh đạo thường mất thời gian tập hợp mọi thông tin và hoạt động từ các thành viên để ra quyết định. Quyền quyết định vào một người duy nhất có thể dẫn đến tình trạng độc đoán, hay những quyết sách sai lầm. Thông tin trong đội làm việc thông suốt và minh bạch. Các quyết định được dưa ra phù hợp, chính xác và khách quan hơn. Nhiệm vụ và ranh giới của đội làm việc được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể. 1.1.5. Các mô hình nhóm thường gặp Trang 4 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu Có nhiều mô hình nhóm khác nhau phù hợp với những mục đích và nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, tổ chức cần quan tâm đến ba mô hình thường được sử dụng trong các doanh nghiệp ngày nay, đó là Nhóm làm việc tự quản, Nhóm dự án và Nhóm ảo (còn gọi là Nhóm tản mát về địa lý). Nhóm làm việc tự quản: Là một tập hợp các nhân viên được trao quyền giải quyết một nhiệm vụ diễn ra liên tục và tự chịu trách nhiệm về thành phần, cơ cấu nội bộ của mình. Hình thức nhóm này nhất thiết phải cùng làm việc trong thời gian tương đối ổn định và có tính chất chuyên biệt hóa về nhiệm vụ. Các thành viên có chung kiến thức hoặc kỹ năng chuyên môn về lĩnh vực sản xuất của nhóm, nhưng mỗi người có sở trưởng và sở đoản khác nhau. Ví dụ: Một nhóm tự quản trong một xưởng chế tạo được giao nhiệm vụ sản xuất theo mục tiêu. Nhóm có quyền phỏng vấn và tuyển dụng và sa thải thành viên khi cần thiết; tự phân công người nắm giữ các vai trò khác nhau, cải thiện quy trình và phương pháp làm việc, lên kế hoạch thực hiện . Ban giám đốc không can thiệp vào công việc nội bộ của họ. Nhóm dự án: Hình thành khi có vấn đề phát sinh, nhiệm vụ của nhóm thường kéo dài khoảng một tuần, một năm, cũng có thể lâu hơn thế, cho tới khi vấn đề được giải quyết. Do tính chất công việc, các thành viên của nhóm không nhất thiết phải có chung chuyên môn, trái lại, kỹ năng, hiểu biết của họ càng đa dạng, phong phú, có thể bổ sung cho nhau thì càng tốt. Những dự án có quy mô lớn và lâu dài thường cần đến nhiều thành viên. Tiêu chí quan trọng nhất của thành viên nhóm dự án là khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng ra quyết định. Công việc hoàn tất, nhóm sẽ giải tán. Trang 5 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu Ví dụ về nhóm dự án: Phó Chủ tịch về nhân sự của Công ty Truyền thông Phipps Corporation, là trưởng nhóm dự án di dời địa điểm mặt bằng của công ty. Cô tuyển vào nhóm mình đại diện từ tất cả mọi phòng ban. Nhiệm vụ của nhóm rất nhiều: triển khai một kế hoạch bố trí từng phòng trong tòa nhà mới; sắp xếp việc lắp đặt hệ thống thông tin; thuê nhà thầu xây dựng thực hiện những thay đổi về kiến trúc; thuê công ty vệ sinh và liên hệ với công ty nội thất văn phòng để bố trí không gian làm việc theo yêu cầu của công ty. Khi công việc chuyển văn phòng hoàn tất, nhóm dự án cũng chấm dứt hoạt động. Nhóm ảo: Là hình thức nhóm mà các thành viên hoạt động không tập trung, ít khi tiếp xúc trực diện với nhau mà sử dụng phương tiện liên kết chính là hệ thống thông tin điện tử, đồng bộ cũng như không đồng bộ, những phương tiện quản lý - chia sẻ dữ liệu và các diễn đàn trao đổi trực tuyến… Những thành viên này có các kỹ năng bổ sung, cùng thực hiện vì một mục tiêu chung hoặc các mục tiêu liên kết với nhau, có chung định hướng tiếp cận công việc và chia sẻ trách nhiệm với nhau. Khó khăn chủ yếu của nhóm ảo là sự cách biệt về không gian, lệch pha về thời gian và bất đồng về ngôn ngữ, trình độ, văn hóa ngành nghề, phong cách làm việc . giữa các thành viên. Lợi ích nhóm ảo mang lại cho doanh nghiệp rất đa dạng:  Tổ chức tập hợp nguồn nhân lực tài năng từ nhiều địa bàn khác nhau, mở rộng nguồn kiến thức và chuyên môn cho từng thành viên cũng như tập thể; gia tăng số lượng nhóm đa chức năng nhưng không phải quản lý trực tiếp một nguồn nhân lực đồ sộ tạo sự hài lòng cho nhân viên do hình thức làm việc linh hoạt và có tính tương tác, phối hợp cao. Trang 6 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu  Giảm thiểu công tác phí của nhân viên, các chi phí liên quan đến trang thiết bị công sở, công tác nghiên cứu và thu thập thông tin, công tác đào tạo và tuyển dụng; tăng hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin.  Tăng doanh thu, giảm các hoạt động trung gian và gia tăng chất lượng dịch vụ khách hàng. Theo mục đích, có thể phân loại nhóm ảo thành ba loại hình chính:  Nhóm nghiên cứu ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu về kiến thức của các thành viên.  Nhóm trọng điểm hướng tới một dự án sản phẩm, dịch vụ hay một mục tiêu cụ thể.  Nhóm hỗn hợp quan tâm tới cả hai mục tiêu trên. 1.2. Các nguyên nhân của việc gia nhập nhóm  Sự an toàn: không cô độc và chống lại các đe dọa tốt hơn.  Địa vị và tự trọng: muốn tham gia đóng góp và có được sự hãnh diện.  Sự tương tác và sự liên minh: có được và phát triển các mối quan hệ xã hội.  Quyền lực và sức mạnh: nhu cầu ảnh hưởng thông qua nhóm.  Đạt mục tiêu: hợp tác làm việc do sự chuyên môn hoá, đạt được mục tiêu khi một mình không thể đạt được. 1.3. Lợi ích của làm việc nhóm Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. Trang 7 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào. Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên. Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng. Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. 1.4. Lựa chọn công việc để làm việc nhóm Làm việc nhóm thường mất thời gian và nhiều nguồn lực hơn so với làm việc cá nhân; như nhóm cần nhu cầu giao tiếp nhiều hơn, các xung đột cần được kiểm soát, cần tổ chức các buổi họp,…Vì vậy, cần xác định cẩn thận những công việc nào cần đến nhóm giải quyết và những công việc nào chỉ cần cá nhân thực hiện. Những lợi ích nào cần đến sự đóng góp chung của nhóm ? Công việc này chỉ cần một cá nhân làm là được hoặc sẽ tốt hơn ? Trang 8 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu Công việc này tạo mục đích chung cho mọi người trong nhóm và bao quát hơn những mục tiêu của mỗi cá nhân ? Nhóm có phù hợp trong hoàn cảnh hay không: tất cả các thành viên của nhóm có phụ thuộc lẫn nhau? phụ thuộc qua những nhiệm vụ, sự thành công của toàn nhóm phụ thuộc vào mỗi thành viên và sự thành công của mỗi thành viên phụ thuộc vào nhóm. 1.5. Những yếu tố cấu thành trong một nhóm hiệu quả Để một nhóm hoạt động có hiệu quả và mang lại những lợi ích thiết thực thì phải hội tụ năm chữ P cơ bản là:  Mục đích (Purpose)  Vị trí (position)  Quyền hạn (Power)  Kế hoạch (Plan)  Con người (People) 1.6. Quá trình hình thành nhóm Từ những lợi ích của làm việc nhóm, nên việc xây dựng và phát triển nhóm là một nhiệm vụ rất quan trọng. Thông thường, quá trình phát triển của một nhóm trải qua các giai đoạn: hình thành, xung đột, bình thường hoá và cuối cùng là thực hiện. Giai đoạn thứ nhất là khi mọi người tập hợp thành một nhóm. Trong giai đoạn này, các thành viên tỏ ra giữ ý, khiêm nhường và có phần hơi lạnh nhạt. Mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do chủ yếu mọi hoạt động còn mang tính chất cá nhân. Trang 9 Tiểu luận GVHD: Phan Thị Minh Châu Mỗi cá nhân sẽ đều có ý kiến riêng và nhìn chung đều dè dặt. Dường như không ai chứng tỏ được khả năng làm lãnh đạo của nhóm. Giai đoạn tiếp theo là giai đoạn làm đau đầu các cấp lãnh đạo. Đây là thời kỳ bắt đầu hình thành bè cánh, có sự xung đột giữa các tính cách trái ngược nhau, không ai chấp nhận ý kiến của người khác mà chưa có cuộc tranh cãi gay gắt trước đó. Đặc biệt là có rất ít sự giao tiếp giữa các thành viên, vì không ai sẵn sàng nghe người khác nói cũng như không chịu mở lòng với người khác. Cuộc "chiến tranh ngầm" này mang tính cực đoan với những lời châm chọc, công kích có ý nghĩa sâu xa. Giai đoạn thứ ba là bình thường hoá. Các tiểu nhóm bắt đầu nhận ra giá trị của mô hình làm việc hợp tác, do đó sự xung đột dần lắng xuống. Vì tinh thần hợp tác đã rõ ràng hơn nên mỗi thành viên cảm thấy an toàn để phát biểu ý kiến của mình và mọi vấn đề bắt đầu được thảo luận cởi mở với toàn nhóm. Đặc biệt là mọi người đã lắng nghe lẫn nhau. Phương pháp làm việc nhóm bắt đầu được thiết lập và được mọi thành viên thừa nhận. Giai đoạn cuối cùng là thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Đây là giai đoạn nhóm làm việc nhiệt tình, tích cực và hiệu quả nhất. Nhóm ổn định thành một hệ thống có tổ chức, nền tảng của việc trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn. Đây cũng là giai đoạn nhóm đạt được những mục tiêu chủ yếu và là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho tổ chức. Trang 10 . tài Những khó khăn thường gặp trong làm việc nhóm và những giải pháp xây dựng nhóm hiệu quả nhằm giúp cho người đọc được hiểu biết thêm về những khó khăn. khó khăn thường gặp khi làm việc nhóm, và từ những vấn đề đó, nhóm cũng đưa ra những giải pháp nhằm đánh giá và xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả. Bài