Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương (2008)

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương (2008)

1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Vân Hơng

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vân ơng 2

H-1.3.1 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty

1.3.2 Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Côngty

1.3.3 Đối tợng khách hàng của Công ty

2.1.2 Kế toán chi tiết với ngời mua

2.1.3 Kế toán tổng hợp với ngời mua2.2 Kế toán thanh toán với ngời bán

2.1.1 Chứng từ thanh toán

2.1.2 Kế toán chi tiết với ngời bán

2.1.3 Kế toán tổng hợp với ngời bán

Chơng 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán tại công ty Vân Hơng

3.1 Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ thanh toán với ời mua, ngời bán với tại công ty Vân Hơng 3.1.1 Những u điểm

ng-3.1.2 Những tồn tại

3.2 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán tại công ty Vân Hơng

3.2.1 Kiến nghị về chứng từ kế toán

3.2.2 Kiến nghị về tài khoản

Tài liệu tham khảo

danh mục bảng biểu, sơ đồ

*Danh mục sơ đồ:

Sơ đồ 1

*Danh mục bảng biểu:

Biểu 1 Hoá đơn GTGTBiểu 2 Phiếu xuất khoBiểu 3 Phiếu thu

Biểu 4,5 Bảng chi tiết của khách hàng

Biểu 6 Bảng tổng hợp chi tiết của khách hàngBiểu 7 Sổ cái TK 131

Biểu 8 Hoá đơn GTGTBiểu 9 Phiếu nhập khoBiểu 10 Phiếu chi

Biểu 11 Uỷ nhiệm chi

Biểu 12 Sổ chi tiết phải trả ngời bán

Biểu 13 Sổ tổng hợp chi tiết phải trả ngời bán

Biểu 14,15 Chứng từ ghi sổ

Biểu 16 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổBiểu 17 Sổ cái TK 331

Lời mở đầu

Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế chủ yếu của Nhà ớc đối với các doanh nghiệp Cùng với quá trình đổi mới, mở cửa của nền kinhtế, Nhà nớc ta đang từng bớc hoàn thiện công tác kế toán: Ban hành luật kếtoán, sửa đổi bổ xung chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinhdoan hiện nay, hớng dẫn các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán đúngvới các quy định của Nhà nớc nói chung và của Bộ tài chính nói riêng Songsong với sự nỗ lực của Nhà nớc, các doanh nghiệp cũng tự tổ chức và hoànthiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp mình Bộ máy kế toán tốt khôngnhững góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp mà còn gópphần rất lớn vào Ngân sách Nhà nớc.

n-Đối với một doanh nghiệp thơng mại, việc thực hiện lu thông hàng hoálà một trong những vấn đề cốt lõi quyết định đến sự phát triển của doanhnghiệp Các hoạt động mua, bán hàng hoá thờng xuyên diễn ra, đi kèm với nólà các nghiệp vụ thanh toán giữa ngời mua và ngời bán không ngừng phátsinh Vì vậy ngời quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuậnmà luôn luôn phải chú trọng và giải quyết các vấn đề nảy sinh đến hoạt độngthanh toán Hoạt động thanh toán phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệpvới bên mua và bên bán Nếu giải quyết tốt mối quan hệ này sẽ tạo thuận lợicho quá tình thu mua và tiêu thụ hàng hoá, và hơn thế nữa nó sẽ tạo đợc niềmtin rất lớn cho các bên trong kinh doanh Tình hình thanh toán không chỉ làmối quan tâm của các bên tham gia mà nó còn là chỉ tiêu để các nhà đầu t,ngân hàng và các cá nhân tổ chức khác quan tâm Thông qua tình hình thanhtoán, các nhà quan tâm có thể nắm bắt đợc tình hình tài chính của doanhnghiệp, phân tích xem có đảm bảo vốn lu động cho hoạt động

kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để ký kết các hợp đồngkinh tế hay không để từ đó tìm ra các biện pháp tạo vốn.

Nh vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cùng quantrọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trờng, đợc trangbị những kiến thức cơ bản, cùng với thời gian thực tập tại phòng kế toán của

Công ty, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với

ngời mua, ngời bán tại Công ty Vân Hơng ” Em mong muốn thông qua đề

tài này có thể tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tếhạch toán tại Công ty với lý thuyết đợc học và có cái nhìn tổng quan nhất vềcông tác kế toán tại Công ty và ý nghĩa quan trọng của các nghịêp vụ thanhtoán Ngoài phần Lời mở đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 chơng:

Em xin trân thành cảm ơn!

Ch ơng 1

Tổng quan về công ty vân hơng

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Vân Hơng

Công ty Vân Hơng đợc thành lập theo giấy phép đăng ký số21.02.000.216 do Sở Kế hoạch đầu t - Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh BắcNinh cấp ngày 07/03/2002

Công ty có trụ sở chính đóng tại: Thôn Vân Khám, xã Hiên Vân, huyệnTiên Du, tỉnh Bắc Ninh.

Với hình thức nguồn vốn sở hữu là vốn góp, do một cá nhân và một sốngời góp vốn Vốn điều lệ của công ty là: 1.860.000.000đ

Trong đó: - Bằng tiền : 1.550.000.000đ- Bằng tài sản : 310.000.000đ

Điều hành hoạt động công ty là Giám đốc Công ty do hội đồng thànhviên bổ nhiệm.

Địa bàn và phạm vi hoạt động của Công ty là ở trong và ngoài tỉnh theoluật định

Công ty đã đợc thành lập và chính thức đi vào hoạt động đợc gần 6năm, công ty có đội ngũ kỹ s chuyên ngành công nhân có tay nghề bậc cao.Bằng những kinh nghiệm lâu năm trong nghề và những trang thiết bị, phơngtiện đặc chủng tiên tiến phục vụ cho quá trình SXKD của công ty.

Từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nớc,Công ty Vân Hơng đã không ngừng phát huy năng lực của mình trong thời kỳđổi mới Công ty đã tổ chức sản xuất với phơng châm năng động, sáng tạo vàhiệu quả Trong những năm gần đây công ty đã không ngừng phát triển và tr-ởng thành để tạo chỗ đứng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh và xây dựngcủa tỉnh, góp phần vào công cuộc xây dựng đất nớc, không ngừng xây dựngCông ty ngày càng lớn mạnh.

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty.

a, Chức năng

- Sản xuất, mua, bán, gia công các sản phẩm bằng kim loại.- Sản xuất và kinh doanh các vật liệu xây dựng

- Mua, bán, lắp giáp gia công điện tử điện lạnh

- Xây dựng các công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trinhgiao thông công trình thuỷ lợi, công trinh điện và san lấp mặt bằng.

- Kinh doanh thơng mại đồ dùng cá nhân và gia đình.

b, Nhiệm vụ

- Công ty có nhiệm vụ giám đốc chặt chẽ trong quá trinh thi công, quátrình hoàn thành sản phẩm theo đúng tiến độ thời gian nhằm mục đích thuhồi vốn nhanh.

- Tạo công ăn việc làm và mức thu nhập ổn định cho cán bộ quản lýdoanh nghiệp cũng nh công nhân trực tiếp sản xuất

1.2 Tỗ chực bờ mÌy hoỈt Ẽờng cũa cẬng ty.

1.2.1 ưặc Ẽiểm tỗ chực bờ mÌy quản lý

Vợi hỨnh thực sỡ hứu vộn lẾ vộn gọp, cẬng ty VẪn HÈng hoỈt Ẽờng dợi sỳchì ẼỈo vẾ chÞu trÌch nhiệm trỳc tiếp lẾ giÌm Ẽộc cẬng ty củng sỳ trù giụpcũa cÌc phòng ban.

HẾng thÌng, giÌm Ẽộc trả lÈng cho cÌc phòng ban, nhẪn viàn cừ thểtheo mực lÈng Ẽ· thoả thuận hoặc hùp Ẽổng Ẽ· ký kết trợc Ẽọ

CÌc cỗ ẼẬng khÌc cọ vộn gọp trong cẬng ty củng Ẽọng gọp ý kiến ẼểphÌt triển cẬng ty vẾ hỡng lùi nhuận theo sộ vộn gọp.

SÈ Ẽổ tỗ chực CẬng ty VẪn hÈng

SÈ Ẽổ1: SÈ Ẽổ tỗ chực CẬng ty VẪn HÈng

GiÌm Ẽộc phừ trÌch chung

Phòng kýthuật

Phòng tẾichÝnh – Kế

chựcPhòng vật

sộ 1ười thi

cẬngxẪyl¾p 1

ười thicẬng

l¾p 2

sộ 2

ườisảnxuấtsộ 1

ườisảnxuấtsộ 2

1.2.2 Nhiệm vụ của các phòng ban:

* Giám đốc: Chịu trách nhiệm trớc hội đồng thành viên về việc thực

hiện quyền, nghĩa vụ của mình và là ngời điều hành mọi hoạt động của Côngty Quyền và nghĩa vụ của Giám đốc:

- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên;- Tuyển dụng lao động, cho thôi việc lao động;

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ, quyết định việc liên doanh, liên kết,giải thể;

- Tổ chức kiểm tra và xử lý các vi phạm Điều lệ Công ty;

- Xem xét việc tham gia hoặc rút lui của các thành viên sau khi bàn bạcvới các thành viên sáng lập;

- Không đợc lạm dụng chức vụ và quyền hạn, sử dụng tài sản của Côngty để thu lợi riêng của bản thân, cho ngời khác; Không đợc tiết lộ bí mật củaCông ty trừ trờng hợp đợc Hội đồng thành viên chấp thuận

Và các đội thi công, các đội sản xuất, các cửa hàng: + Đội thi công xây lắp 1 + Cửa hàng số 2 + Đội thi công xây lắp 2 + Đội sản xuất số 1

* Các cửa hàng: Là nơi cung cấp sản phẩm cho khách hàng cả nhỏ lẻ

hoặc các đại lý, đồng thời cũng là nơi nhận làm đại lý mua, bán và ký gửihàng hoá.

* Các đội thi công, sản xuất: Là những ngời trực tiếp tham gia vào quá

trình sản xuất tạo ra sản phẩm của Công ty

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vân Hơng.

1.3.1 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty:

Từ khi đợc thành lập và đi vào hoạt động, Công ty Vân Hơng đã vàđang không ngừng hoàn thiện và mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm củamình cũng nh ngày càng chú trọng đầu t quy mô sản xuất để nâng cao chất l-ợng sản phẩm Bên cạnh đó Công ty còn mở rộng các cửa hàng phân phối sảnphẩm không chỉ trong huyện mà còn khắp trong và ngoài tỉnh để giới thiệusản phẩm một cách sâu, rộng, có thể đến với các đại lý nhỏ, thậm chí là đếntận ngời tiêu dùng

Doanh thu của Công ty liên tục tăng đảm bảo và nâng cao đời sống cán bộ côngnhân viên của Công ty và đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc Cụ thể là trong 3năm gần đây Công ty đã đạt đợc một số chỉ tiêu sau: (đvt:1000đ)

Bên cạnh sự phát triển của Công ty không những đã làm cho lợi nhuậncủa Công ty tăng mà nó còn giúp ổn định và nâng cao đời sống của cán bộcông nhân viên trong Công ty, thu nhập bình quân của 1 lao động/1 thángluôn tăng lên đáng kể trong 3 năm đã giúp cho mọi ngời yên tâm lao động và

Kế toán trởng

Kếtoánvật t

tiềnmặt,tiền gửi

toánKế toán trởng

1.3.2 Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty:

Công ty Vân Hơng chuyên bán buôn, bán lẻ các loại vật liệu xây dựngnh: gạch, đá, thép, xi măng ; Mua bán gia công các sản phẩm bằng kimloại nh: xà gồ, cửa xếp ; Kinh doanh thơng mại đồ dùng cá nhân và gia đìnhnh: bàn, ghế, tủ

1.3.3 Đối tợng khách hàng của Công ty:

Khách hàng của Công ty có thể là các đơn vị hành chính sự nghiệp, cácDoanh nghiệp, các Công ty hoặc cũng có thể là các cá nhân, hộ giađình trong và ngoài tỉnh Và mục tiêu của Công ty là đa snả phẩm của mìnhđến với mọi đối tợng khách hàng

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vân Hơng

Kế toán trởng là ngời điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán khôngthông qua khâu trung gian nhận lệnh Kế toán trởng là ngời điều hành mọicông việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trớc giám đốc về điều hành côngtác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồnvốn kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện hiện trong phòng, giámsát hợp đồng mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tàichính Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kếtoán trở nên đơn giản Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhấtcủa đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần

hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu sử lý thông tin trên hệ thốngbáo cáo.

Dới quyền kế toán trởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệmvụ và quyền hạn riêng về khối lợng công tác kế toán đợc giao Họ có tráchnhiệm quan lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tợng kếtoán phân hành mà họ đảm nhiệm cụ thể nh sau:

* Nhiệm vụ cụ thể:

- Kế toán trởng: Có trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của công ty

trớc giám đốc và các cơ quan chức năng, chỉ đạo kiểm tra công tác hạch toán,công tác kế toán của công ty.

- Kế toán phó: Có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trởng chỉ đạo trực tiếp

công tác kế toán ở các bộ phận gồm 6 vận hành trên.

- Kế toán vốn bằng tiền: Phụ trách theo dõi việc thu chi tiền mặt,

TGNH, công nợ và các khoản phải trả, các khoản tạm ứng, thanh toán lơng,thanh toán tạm ứng,

- Kế toán vật liệu: Theo dõi phân bổ vật t xuất – nhập – tồn kho.

Cuối tháng tiến hành phân bổ và chuyển cho kế toán trởng.

- Kế toán TSCĐ: Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ để tính khấu hao

tháng, quý, năm và lập bảng tính khấu hao TSCĐ.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi quỹ lơng và các khoản thanh toán bằng

tiền mặt hay tiền gỉ ngân hàng.

- Kế toán chi phí, giá thành: Tiến hành tổng hợp số liệu nên bảng cân

đối số chi và lập bảng tổng kết tài sản, tập hợp chi phí và lập báo cáo quyếttoán theo định kỳ hàng tháng.

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Trực tiếp thu, chi tiền mặt tại quỹ, đồng

thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của Doanh nghiệp tại Ngân hàng.

1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán vận hành tại công ty

Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính.

QĐ15/2006/QĐ-Công ty Vân Hơng đã tuân thủ những quy định sau trong việc tổ chứccông tác kế toán:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm dơng lịch và kết thúc vào31/12 hàng năm.

- Đơn vị tiền tệ ghi chép kế toán là Việt Nam đồng.

- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng phơng pháp khấu haotheo đờng thẳng theo QĐ số 206/2003/QĐ-BTC.

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:

Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế

Phơng pháp xác định giá hàng xuất kho: Phơng pháp nhập trớc xuất trớc(FIFO)

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai thờngxuyên.

- Phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phơng pháp khấu trừ.

- Kỳ hạch toán: Để phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh của Côngty và cung cấp thông tin đợc nhanh chóng, hiệu quả, kỳ hạch toán xác định làtháng.

- Kỳ lập báo cáo: Các báo cáo tổng hợp đợc lập vào cuối mỗi quý.

1.4.2 Hệ thống chứng từ kế toán:

Công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý, quy mô và tình hình biến động củatài sản để lựa chọn và sử dụng chứng từ phù hợp Hệ thống chứng từ kế toán đ-ợc sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành.

Mỗi phần hành có các chứng từ sử dụng khác nhau:

- Chứng từ về tiền bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nộp tiền mặt, biên bản kiểm kê quy, Uỷnhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, Bảng kê nộp séc, Giấy báo nợ, Giấy báo có

- Chứng từ vật t hàng hoá bao gồm:

Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợpđồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật t hàng hoá

1.4.3 Hệ thống tài khoản sử dụng:

Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của Bộ tàichính Ngoài ra một số tài khoản đợc mở chi tiết cho phù hợp với nội dungkinh tế của từng phần hành kế toán trong Công ty.

- Sổ kế toán chi tiết đợc mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanhnghiệp sử dụng:

Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng mặt hàng

Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán mở chi tiết cho từngkhách hàng, nhà cung cấp.

Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết doanh thu bán hàng.Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

Sổ chi tiết TSCĐ

Sổ chi tiết thanh toán với ngời lao động

1.4.5 Quy trình ghi sổ:

Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu

Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ thanh toán với khách hàng

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 131, 331

Bảng cân đối TK

Sổ chi tiết TK 131, 331

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ quỹ

Báo cáo tài chính

1.4.6 Hệ thống báo cáo bao gồm:

- Các loại báo cáo sử dụng theo quy định chung:Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo kết quả kinh doanhBảng cân đối kế toán

Báo cáo luân chuyển tiền tệ- Báo cáo dùng trong quản trị nội bộ

Báo cáo bán hàngBáo cáo chi phí

Báo cáo các khoản phải thuBáo cáo các khoản phải trảBáo cáo hàng tồn khoBáo cáo quỹ

Báo cáo về tổng lợi nhuậnBáo cáo về sử dụng vốnBáo cáo tổng hợp

Đây là phơng thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Phơng thức này đợc sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm:

- Thanh toán bằng tiền VNĐ.- Thanh toán bằng ngoại tệ.

Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt:

Thực chất phơng thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác Khi sử dụng phơng thức thanh toán này sẽ khắc phục đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô lớn Trong giao dịch nội địa phơng thức thanh toán này có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ.

+ Đối tợng thanh toán:

Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nớc vì vậy khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàngtrong nớc nh: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn – Bắc Ninh); Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc Giang)

+ Thời hạn thanh toán:

Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua, bán hàng đến khi tiền hàng đợc khách hàng thanh toán hoặc trả cho ngời bán Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không thờng xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà cung cấp Với những hợp đồng với nhà cung cấp thờng xuyên thì Công ty đợc nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán Thời hạn của nhữngkhoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng.

2.1 Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua

* Nguyên tắc hạch toán

Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đợc ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan Sổ chi tiết đợc mở cho từng khách hàng thờng xuyên, các khách hàng không thờng đợc ghi chép trên cùng một sổ Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập, không đợc bù trừ giữa các khoản trả trớc và các khoản cha

trả của các khách hàng khác nhau, chỉ đợc bù trừ công nợ của cùng một kháchhàng.

2.1.1 Chứng từ sử dụng

Thị trờng tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nớc, khách hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty, hộ gia đình Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm:

- Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng đợc ký kết giữa Công ty và bên mua Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với ngời mua Hợp đồng quy định rõ số lợng, chất lợng, chủng loại hàng hoá, phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan;

- Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán hàng đợc lập thành 3 liên, liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán cha thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phơng thức thanh toán;

- Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của ời có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký Ngời có nhu cầu cầm phiếu xuất kho xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lợng hàng hoá vào cột số lợng thực xuất.Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ;

ng Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt Phiếu thu đợc lập thành 3 liên, có chữ ký của ngời lập phiếu và kế toán trởng Một liên giao cho ngời nộp tiền, một liên lu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghisổ kế toán;

- Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vàoNgân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo cho Công ty về khoản tiền đã đợc nhập vào tài khoản của Công ty.

Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ:

Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho

trữHợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất

+ Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu của khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Đối với các khách hàng thờng xuyên, TK này đợc chi tiết nh sau:

- TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn.

- TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống.- TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh.

- TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thơng mại Quang Minh.-

-

Còn đối với khách hàng không thờng xuyên đợc ghi chung cho một khách lẻ để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng nh:

- TK 131_KL: Phải thu khách lẻ

2.1.2 Kế toán chi tiết với ngời mua tại Công ty Vân Hơng.

2.1.2.1 Sổ theo dõi chi tiết:

Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tợng khách hàng Để giảm bớtkhối lợng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thờng xuyên và nhóm khách hàng không thờng xuyên mở chung trên một sổ chi tiết.

2.1.2.2 Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty Vân Hơng.

Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu , mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ đợc theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng, bao gồm: Số d đầu kỳ, số phát sinh, số d cuuoí kỳ cho tất cả khách hàng.

Ví dụ:

Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng nh sau:

(1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là: 14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%) Kế toán định khoản:

Nợ TK 131 14.850.000Có TK 511 13.500.000Có TK 333 1.350.000

(2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035137 Kế toán định khoản:

Nợ TK 131 14.399.990Có TK 511 13.090.900Có TK 333 1.309.090

(3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn0035138 Kế toán định khoản:

Nợ TK 131 33.660.000Có TK 511 30.600.900Có TK 333 3.060.000

(4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035141 Kế toán định khoản:

Nợ TK 131 11.220.000Có TK 511 10.200.000Có TK 333 1.020.000

Các chứng từ đợc sử dụng trong các nghiệp vụ trên nh sau:

- Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan.

- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ.

Điện thoại: (0241) 837 331Họ tên ngời mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc ĐuốngĐịa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

Cộng tiền hàng: 13 500 000

Tổng cộng tiền thanh toán: 14 850 000

Số tiền viết bằng chữ: Mời bốn triệu, tám trăm năm mơi nghìn đồng chẵn.

(Đã ký, ghi rõ họ tên)(Đã ký, ghi rõ họ tên)(Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Lý do xuất: Bán hàng cho công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc ĐuốngXuất tại kho: Kho Công ty

STT Tên hàng hoá,dịch vụ

Đơn vịtính

Số lợng

Đơn giáThành tiềnYêu cầuThực xuất

1 Hoa sắt cửa +

Mẫu số: 01 – TT(Ban hành theo QĐ số:

1141TC/QĐ/CĐKTNgày 1/11/1995 của BTC

Phiếu thu

Ngày 03 tháng 07 năm 2007

Số: 25/07Nợ: 111Có: 131

Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Thanh Dung

Địa chỉ: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc ĐuốngLý do nộp: Thanh toán tiền hàng

Số tiền: 18 000 000đ (Viết bằng chữ: Mời tám triệu đồng chẵn)

Kèm theo 01 Chứng từ kế toán

Ngày 03 tháng 07 năm 2007

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập Ngời nộp Thủ quỹ

( Đã ký và đón dấu ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)

Biểu 3: Phiếu thu tiền khách hàng

Căn cứ vào Hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tợng khách hàng nh sau:

sổ chi tiết phải thu khách hàng

(§· ký)(§· ký)

BiÓu 4: B¶ng chi tiÕt cña kh¸ch hµng - C«ng ty khai th¸c CT thuû lîi B¾c §uèng

sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng