Đang tải... (xem toàn văn)
Nội dung bài viết phân tích sự cần thiết phải ban hành văn bản thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; những điểm mới trong công tác văn thư từ quy trình quản lý văn bản điện tử đến những điều chỉnh đối với hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; từ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan đến hoạt động quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số.
Tạp chí Phát triển Khoa học Cơng nghệ – Khoa học Xã hội Nhân văn, 5(3):1114-1121 Bài nghiên cứu Open Access Full Text Article Điểm quy định công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/nđ-cp giải pháp triển khai Nguyễn Thị Ly1 , Nguyễn Duy Vĩnh2,* TÓM TẮT Use your smartphone to scan this QR code and download this article Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG-HCM, Việt Nam Học viện Cán Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Liên hệ Nguyễn Duy Vĩnh, Học viện Cán Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Email: n.dvinh@hcmca.edu.vn Lịch sử • Ngày nhận: 13/01/2021 • Ngày chấp nhận: 19/7/2021 • Ngày đăng: 16/8/2021 DOI : 10.32508/stdjssh.v5i3.623 Bản quyền © ĐHQG Tp.HCM Đây báo cơng bố mở phát hành theo điều khoản the Creative Commons Attribution 4.0 International license Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư thay Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Theo đó, văn hướng dẫn triển khai quản lý văn giấy văn điện tử Bộ Nội vụ ban hành từ 2004 đến 2019 hết hiệu lực theo quy định Thông tư số 01/2020/TT-BNV ngày 16/4/2020 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cụ thể hóa chủ trương, sách Đảng Nhà nước việc tăng cường thực có hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lộ trình xây dựng phủ điện tử, tiến tới xây dựng quyền số nước ta Chính vậy, nghiên cứu điểm văn cần thiết để cập nhật điều chỉnh hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư cho phù hợp với quy định Bên cạnh đó, tìm hiểu phân tích khó khăn mà quan, tổ chức gặp phải triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP vào hoạt động quản lý, điều hành giúp có sở đề xuất giải pháp phù hợp hiệu để giải khó khăn Nội dung viết phân tích cần thiết phải ban hành văn thay Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; điểm công tác văn thư từ quy trình quản lý văn điện tử đến điều chỉnh hoạt động soạn thảo ban hành văn hành chính; từ cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ quan đến hoạt động quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số Bên cạnh đó, viết phân tích khó khăn triển khai văn quan, tổ chức đề xuất số giải pháp phát triển nguồn nhân lực; nâng cấp đồng sở hạ tầng kỹ thuật; xây dựng quy trình nghiệp vụ để triển khai Nghị định hiệu thực tiễn Từ khố: cơng tác văn thư, soạn thảo văn bản, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số ĐẶT VẤN ĐỀ Hồn thiện pháp luật lĩnh vực đời sống xã hội, có pháp luật cơng tác văn thư (CTVT) luôn yêu cầu khách quan xây dựng Nhà nước pháp quyền Đây hoạt động thường xuyên Nhà nước trình thực nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, đại hóa cải cách hành (CCHC) nước ta Do vậy, việc ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cần thiết Qua 15 năm thực Nghị định số 110/2004/NĐCP Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Chính phủ, CTVT quan, tổ chức đạt kết chủ yếu: công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật CTVT tạo chuyển biến tích cực nhận thức lãnh đạo cán bộ, cơng chức, viên chức vai trị công tác đạo, điều hành, giải công việc quan; hệ thống văn quản lý Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ quy định tương đối đầy đủ, giải vấn đề bản, quan trọng từ lý luận đến thực tiễn; chất lượng soạn thảo, ban hành văn ngành, địa phương nâng lên; việc quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu quy định, công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan lãnh đạo, công chức, viên chức thực hiện; sở vật chất, kinh phí cho CTVT quan tâm; ứng dụng công nghệ thông tin vào CTVT trọng, đáp ứng ngày tốt yêu cầu đảm bảo thông tin văn quản lý điều hành quan, tổ chức xã hội Tại thời điểm năm 2004, Nghị định số 110/2004/NĐCP chủ yếu quy định việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu vật mang tin giấy Sau 15 năm thực Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, đối chiếu luật có liên quan thực tiễn CTVT cho thấy, nhiều vấn đề phát sinh thực tiễn chưa quy định tồn quy định chưa phù hợp gây khó khăn cho trình triển khai Vì vậy, việc ban hành văn để khắc phục hạn chế nêu điều chỉnh vấn đề phát sinh quản lý điều hành cấp thiết Mặt khác, quan điểm đạo Chính phủ Nghị số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 số nhiệm Trích dẫn báo này: Ly N T, Vĩnh N D Điểm quy định công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/nđ-cp giải pháp triển khai Sci Tech Dev J - Soc Sci Hum.; 5(3):1114-1121 1114 Tạp chí Phát triển Khoa học Công nghệ – Khoa học Xã hội Nhân văn, 5(3):1114-1121 vụ, giải pháp trọng tâm phát triển phủ điện từ giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025 xác định tiêu chủ yếu: “100% phần mềm quản lý văn điều hành bộ, ngành, địa phương kết nối, liên thông qua Trục liên thông văn quốc gia phục vụ gửi, nhận văn điện tử; 90% văn trao đổi quan nhà nước (trừ văn mật theo quy định pháp luật) dạng điện tử; tối thiểu 80% hồ sơ công việc cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc cấp huyện 30% hồ sơ công việc cấp xã xử lý môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ xử lý cơng việc có nội dung mật)” [ , tr.5] việc ban hành nghị định thay Nghị định số 110/2004/NĐ-CP vấn đề cần đặt giai đoạn Để theo kịp diễn biến yêu cầu nêu trên, Chính phủ ban hành văn để hoàn thiện hệ thống pháp luật văn thư, đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu hoạt động văn thư, đóng góp cho cơng đại hóa hành nhà nước hội nhập quốc tế, xây dựng phủ điện tử Việt Nam PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để thực viết này, nhóm tác giả sử dụng phương pháp lịch sử để tiến hành nghiên cứu Sử dụng phương pháp giúp nhận diện thay đổi công tác quản lý văn thư Việt Nam thời kỳ đổi mới, đặc biệt giai đoạn nước tiến hành công “chuyển đổi số” Bên cạnh đó, nhóm tác giả cịn sử dụng phương pháp logic trình thực nghiên cứu Việc sử dụng phương pháp giúp cho nghiên cứu phân tích lý giải chất thay đổi trên, khái quát kết đạt vấn đề cần phải khắc phục, hồn thiện để cơng tác quản lý văn thư tốt Ngồi hai phương pháp nêu trên, nhóm tác giả sử dụng thêm thao tác nghiên cứu so sánh, thống kê, thu thập liệu để bổ trợ cho nghiên cứu, giúp cho kết nghiên cứu trở nên sinh động thuyết phục KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Nghị định số 30/2020/NĐ-CP gồm chương, với 38 điều có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký , ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn tình hình dịch bệnh diễn nghiêm trọng So với quy định quản lý văn thư trước đó, Nghị định số 30/2020/NĐCP ban hành xuất nhiều điểm mới, tập trung vào số vấn đề sau: 1115 Giá trị pháp lý văn điện tử giá trị pháp lý văn điện tử Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành Nhà nước Tuy nhiên, trình triển khai thực định này, quan hành Nhà nước nói chung quan tổ chức nói riêng gặp nhiều khó khăn xác định giá trị pháp lý văn điện tử, Nghị định số 110/2004/NĐCP chưa đề cập nội dung Bên cạnh đó, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP gây khó khăn, lúng túng định quan tổ chức muốn thực hình thức từ văn giấy sang văn điện tử, từ văn điện tử sang văn giấy, từ văn điện tử sang văn điện tử Nghị định dừng lại quy định hình thức văn từ văn giấy sang văn giấy mà không quy định hình thức phát sinh văn điện tử nêu Như vậy, văn điện tử trở thành nhân tố thiếu hoạt động quản lý quan tổ chức cần khẳng định giá trị pháp lý q trình giải cơng việc Do đó, Khoản Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy” [ , tr.3] Mặt khác, sở Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Khoản 2,3 Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có điều chỉnh quy định hình thức y chính, lục, trích cho phù hợp với văn điện tử Theo đó, hình thức y thay cho y Sao y, lục thực từ văn giấy sang văn giấy; từ văn giấy sang văn điện tử; từ văn điện tử sang văn giấy Đồng thời mở rộng hình thức Trích văn bản, cụ thể là: Trích thực trường hợp từ văn giấy sang văn giấy; từ văn giấy sang văn điện tử; từ văn điện tử sang văn giấy từ văn điện tử sang văn điện tử Ngoài Điều 26 27 quy định giá trị pháp lý thẩm quyền văn người đứng đầu quan, tổ chức để bảo đảm tính pháp lý Soạn thảo ban hành văn Quốc hội thông qua Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015, sau Chính phủ ban hành Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015, có số quy định thể Tạp chí Phát triển Khoa học Cơng nghệ – Khoa học Xã hội Nhân văn, 5(3):1114-1121 thức kỹ thuật trình bày văn Vì vậy, số nội dung thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật (như pháp lý, đánh số trang…) chưa thống với văn hành Mặt khác, thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử chưa quy định thống nhất, hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền chữ ký số quan địa phương, ngành thực khác nhau.Vì vậy, cần có thống cách thức trình bày thể thức, kỹ thuật trình bày văn giấy văn điện tử; văn hành văn quy phạm pháp luật, tạo thuận lợi cho cơng chức, viên chức q trình soạn thảo văn để giải công việc tham mưu cho lãnh đạo công tác quan tổ chức Do đó, phủ bổ sung vào Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định chi tiết thể thức kỹ thuật trình bày văn hành sở rà soát, đối chiếu thống với quy định Chương V Nghị định số 34/2016/NĐ-CP thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Đối với văn điện tử, bên cạnh yếu tố thể thức văn giấy (Quốc hiệu tiêu ngữ; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh thời gian ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; nơi nhận văn bản) [ , Phụ lục I, tr.1-5], văn điện tử cịn có thêm yếu tố thể thức là: chữ ký số quan chữ ký số người có thẩm quyền Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền là: “hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký” [ , Phụ lục I, tr.6] Đối với hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức thì: “hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái; thông tin: Số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen” [ , Phụ lục I, tr.7] Quản lý văn đi, văn đến Nghị định số 110/2004/NĐ-CP chưa quy định quản lý văn đi, văn đến điện tử Do đó, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Tuy nhiên văn văn quy phạm pháp luật nên hiệu lực pháp lý thấp Do đó, việc quản lý văn đi, văn đến điện tử chưa thực thống phạm vi nước, gây khó khăn cho việc gửi, nhận văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành Để thống quy trình quản lý văn đi, đến điện tử, song song với quy định quản lý văn giấy, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đề cập đến nội dung quản lý văn đến điện tử bao gồm: tiếp nhận, đăng ký; trình, chuyển giao; giải văn đến điện tử Hệ thống Các nội dung quản lý văn điện tử Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bao gồm: cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn đi; nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử); phát hành theo dõi việc chuyển phát văn lưu văn Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Năm 1963, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 142/CP việc ban hành Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, có quy định việc lập hồ sơ cơng việc Tuy nhiên, nay, vấn đề lập hồ sơ công việc khâu yếu CTVT Tại quan, tổ chức, việc lập hồ sơ chưa thực nghiêm túc dẫn tới tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống, chưa lập hồ sơ phổ biến Trong việc lập hồ sơ giấy chưa thực tốt quan, tổ chức vấn đề lập hồ sơ điện tử vấn đề đặt để tránh tình trạng khơng lập hồ sơ giấy, khơng lập hồ sơ điện tử Khảo sát báo cáo tổng kết 15 năm thực Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cho thấy hầu hết quan chủ yếu thực việc quản lý văn đi, đến Hệ thống quản lý văn điều hành mà chưa tiến hành lập hồ sơ điện tử [ , tr.8-9] Một nguyên nhân phần mềm chưa có tính để đáp ứng u cầu lập hồ sơ điện tử [ , tr.9] Vì vậy, việc quy định chức Hệ thống có chức lập hồ sơ điện tử nội dung quan trọng để góp phần đưa cơng tác lập hồ sơ vào nề nếp, tạo thuận lợi cho việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử Để hướng dẫn việc lập nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP kế thừa nghiệp vụ lập hồ sơ quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Quy định tạo lập nộp lưu hồ sơ điện tử chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có chức lập hồ sơ điện tử, cụ thể: 1116 Tạp chí Phát triển Khoa học Công nghệ – Khoa học Xã hội Nhân văn, 5(3):1114-1121 Để lập hồ sơ điện tử vào Danh mục hồ sơ Khung phân loại thơng tin sở đó, cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm sốt tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ cập nhập vào Hệ thống trường thông tin: Mã hồ sơ; mã định danh quan, tổ chức; năm hình thành hồ sơ; số ký hiệu hồ sơ; thời hạn bảo quản hồ sơ; chế độ sử dụng; người lập; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu, kết thúc; tổng số văn hồ sơ, tổng số trang hồ sơ [ , Phụ lục VI, tr.1-5] Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số Mục Chương III Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định quản lý sử dụng dấu CTVT, quy định phù hợp với văn giấy, chưa phù hợp với quy định hành công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử năm 2005; Luật Công nghệ thông tin năm 2006; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 Chính phủ quy định chi tiết Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Thông tư số 41/2017/TTBTTTT ngày 19/12/2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan Nhà nước Nội dung quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số CTVT chưa quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số: “thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử” [ , tr.17] Nghị định bổ sung quy định dấu, chữ ký số quan, tổ chức: hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái [ , Phụ lục I tr.7] Như vậy, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đời góp phần hồn thiện hoạt động xây dựng thể chế CTVT, bước chuẩn bị quan trọng cho việc ban hành Luật Văn thư nước ta thời gian tới Nghị định số 30/2020/NĐ-CP góp phần làm giảm số lượng văn quy định Thủ tướng Chính phủ Bộ, ngành CTVT Chính phủ tập hợp thống nhiều quy định, hướng dẫn vào nghị định Sự đời nghị định làm tăng hiệu lực pháp lý quy định pháp luật CTVT, đồng thời giúp cho việc tra cứu, vận dụng thực 1117 quản lý CTVT thuận tiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, với nhiều quy định mới, quy định soạn thảo, ban hành quản lý văn điện tử đáp ứng yêu cầu cải tiến thủ tục giấy tờ, góp phần vào cơng CCHC đại hóa CTVT giai đoạn thời kỳ hội nhập phát triển THẢO LUẬN Văn điện tử dạng thức tài liệu mẻ hoạt động văn thư, lưu trữ nước ta Giá trị pháp lý chức sử dụng văn điện tử khẳng định rõ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Tuy nhiên, công tác triển khai thực tổ chức quản lý tài liệu điện tử nhiều bất cập Văn điện tử hình thành dạng rời lẻ, chưa lập hồ sơ, chưa quản lý cách khoa học, thống Lý tình trạng có phần khơng nhỏ đến từ việc hệ thống văn quy phạm pháp luật công tác văn thư chưa theo kịp yêu cầu quản lý tài liệu điện tử Cụ thể thiếu quy định pháp lý cho việc cung cấp truy cập vào tài liệu quan Nhà nước thông qua mạng Internet, thiếu quy định pháp lý bảo đảm tuân thủ yêu cầu lưu trữ thông tin, tài liệu nhà cung cấp dịch vụ giải pháp công nghệ, thiếu hướng dẫn cụ thể cho việc lập lưu hồ sơ điện tử Nhiều nơi sử dụng rộng rãi văn điện tử công tác hành việc lưu lập hồ sơ điện tử lại thực theo tiêu chuẩn hồ sơ giấy truyền thống (do quy định hướng dẫn lập lưu hồ sơ điện tử chưa ban hành cụ thể) Điều đưa đến “độ vênh” định, gây bất cập, lúng túng công tác quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử Để khắc phục tình trạng này, cần phải có phối hợp chặt chẽ nhà khoa học, nhà quản lý chuyên gia công nghệ thông tin để trao đổi tháo gỡ khó khăn trạng quản lý sử dụng tài liệu điện tử quan từ trung ương đến địa phương Những quy định ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP giúp hoàn thiện nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động nghiệp vụ CTVT Tuy nhiên, Nghị định chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt công tác văn thư hoạt động môi trường “số” Đối tượng CTVT môi trường số dạng tài liệu, văn điện tử Tuy nhiên, quy trình nghiệp vụ liên quan đến tài liệu, văn điện tử xử lý theo quy định dành cho văn truyền thống (văn giấy) Điều cản trở tốc độ xử lý công việc không phát huy triệt để lợi mà văn Tạp chí Phát triển Khoa học Cơng nghệ – Khoa học Xã hội Nhân văn, 5(3):1114-1121 điện tử mang lại Q trình điện tử hóa quy trình giải công việc năm gần đặt yêu cầu quản lý tài liệu điện tử mơi trường mạng, tập trung vào vịng đời tài liệu Nếu thời gian xây dựng ban hành văn điện tử rút ngắn so với văn truyền thống; tất quy trình nghiệp vụ văn thư thực trực tuyến môi trường mạng việc sử dụng văn điện tử mang đến hiệu to lớn Thực trạng triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quan tổ chức nhiều cách hiểu thực chưa thống Chúng tơi có dịp gặp gỡ trao đổi với chuyên viên văn thư, cán chuyên môn quan tổ chức lãnh đạo quản lý công tác văn thư nhiều tỉnh, nhiều quan nước việc triển khai Nghị định vào hoạt động quan địa phương Đa số ý kiến cho Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu vấn đề mà chưa có hướng dẫn cụ thể cách thức triển khai vấn đềa Trong đó, văn hướng dẫn cụ thể chi tiết quản lý tài liệu điện tử Thông tư số 01/2019/TT-BNV quản lý tài liệu điện tử bị bãi bỏ sau Nghị định có hiệu lực Vì vậy, cần có văn hướng dẫn phủ triển khai hoạt động nghiệp vụ CTVT điện tử để việc đạo triển khai thống từ trung ương đến địa phương Có làm tài liệu điện tử phát huy hết vai trị mình, giúp tăng tốc độ xử lý giải công việc quan tổ chức Quá trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin chưa đồng dẫn đến tồn song song hai hình thức văn thư quan, tổ chức Nhà nước, vừa điện tử vừa truyền thống Văn trao đổi quan Nhà nước vừa thực hình thức chuyển giao mơi trường mạng hệ thống quản lý văn điều hành liên thông quan nhà nước, vừa gửi kèm theo giấy Văn thư quan tiếp nhận điện tử giấy văn Tình trạng khơng gây lãng phí mặt giấy tờ, điều kiện bảo quản mà hao tốn đáng kể nhân lực phận văn thư Trong điều kiện mà văn điện tử chưa thể thay hồn tồn vai trị văn giấy nay, thiết nghĩ cần xây dựng chế sử dụng linh hoạt văn điện tử văn giấy để chúng phát huy hết vai trị Tuy nhiên, sử dụng văn điện tử có rủi ro việc đánh cắp liệu liệu a Sau Nghị định số 30/2020/NĐ-CP triển khai tháng có đến 34 đề nghị Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh có liên quan trực tiếp đến nội dung quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đến Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước cần hướng dẫn chi tiết, cụ thể quản lý Vì vậy, bên cạnh việc lưu liệu hệ thống thân quan, tổ chức cần có phương án để bảo vệ liệu lưu dự phòng phương tiện khác diện tốn đám mây, đề phịng gặp phải rủi ro khơng bị ảnh hưởng bị ảnh hưởng không nhiều đến hoạt động quan, tổ chức MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ lực, trình độ, kỹ đáp ứng yêu cầu quản lý thực nghiệp vụ VTLT điện tử quan, tổ chức Chính phủ điện tử hình thức phủ (và quan quyền địa phương) ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao lực, hiệu điều hành Nhà nước phủ, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân tham gia vào hoạt động phủ dịch vụ cơng cung cấp phủ, tăng cường cơng khai minh bạch tiết kiệm chi phí [ , tr.1] Chính phủ điện tử tạo phong cách lãnh đạo mới, phương thức làm việc mới, cung cấp dịch vụ cho người dân nâng cao lực quản lý điều hành đất nước Chính phủ điện tử tác động trực tiếp đến CTVT Từ việc quan, tổ chức, cá nhân sử dụng văn giấy để ghi lại, truyền đạt trao đổi thơng tin chuyển sang hình thức ghi tin, truyền đạt trao đổi thông tin điện tử Hiện hoạt động quan, tổ chức, cá nhân chuyển đổi từ định dạng giấy sang định dạng điện tử Vì vậy, đội ngũ làm CTVT quan, tổ chức cần trang bị kiến thức phủ điện tử, quản lý văn điện tử quyền số Đây nhiệm vụ cần thiết nêu Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Ở đây, “Người làm công tác văn thư” cần hiểu quy định Hội đồng phủ Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 là: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác” [ , phần Phụ lục I, tr.1-5] Đội ngũ CBCC cần trang bị kiến thức kỹ hành văn phịng, có nghiệp vụ CTVT Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ Việt Nam, Chí h hủ, Bộ ội vụ, đào tạo phải tích cực đổi bản, tồn diện mặt hoạt động nhà trường với giải pháp chủ yếu sau đây: (1) Đổi tư thống nhận thức chuyển đổi số; (2) xác định yêu cầu khảo sát, đánh giá thực trạng nguồn nhân lực nguồn văn thư lưu trữ 1118 Tạp chí Phát triển Khoa học Cơng nghệ – Khoa học Xã hội Nhân văn, 5(3):1114-1121 tỉnh, thành phố; (3) xây dựng chương trình bồi dưỡng kiến thức, kỹ số cho công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ để thực văn thư số quan, tổ chức; (4) đào tạo ngắn hạn nước văn thư lưu trữ số; (5) tăng cường liên kết với sở đào tạo, doanh nghiệp công nghệ nước nước để đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp văn thư lưu trữ số, khoa học liệu; (6) Xây dựng chuyên ngành văn thư lưu trữ số Việt Nam để phục vụ thực văn thư điện tử quan, tổ chức xây dựng phủ số, quyền số Thực tốt giải pháp nêu giúp cho cán bộ, CCVC, nhân viên làm CTVT hiểu đúng, rõ chất u cầu phủ điện tử Từ đó, có tham mưu đắn, giúp cấp lãnh đạo định xác, hiệu Các nhà khoa học bốn yếu tố đóng vai trò then chốt hoạt động quan, tổ chức, ngành, lĩnh vực cụ thể: sách, quy trình, cơng nghệ người Trong đó, người yếu tố trung tâm, thiết lập, đạo, điều phối vận hành yếu tố cịn lại Vì vậy, nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ lực, trình độ, kỹ đáp ứng yêu cầu quản lý thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ điện tử quan, tổ chức cần thiết, cần thực liệt Nâng cấp, đồng hóa hệ thống hạ tầng kỹ thuật liên quan đến hoạt động quản lý văn điện tử Chuyển đổi số CTVT, xây dựng văn thư điện tử điều kiện tiên để thực thành cơng phủ điện tử Chính vậy, xây dựng văn thư điện tử nhiệm vụ trọng tâm quan, tổ chức giai đoạn Kết khảo sát 270 công chức, viên chức làm việc quan nhà nước từ trung ương đến cấp huyện 81% quan nhà nước sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc Tuy nhiên, tên gọi Hệ thống khác nhau, cụ thể gồm: phần mềm quản lý văn đến (24%), phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc (50%), phần mềm quản lý hồ sơ điện tử (3%), 23% quan cịn lại có tên gọi Hệ thống khác như: phần mềm quản lý văn điện tử, phần mềm quản lý tài liệu điện tử, hệ thống chương trình quản lý văn hồ sơ công việc, hệ thống quản lý văn điều hành, hệ thống quản lý điều hành văn điện tử, hệ thống e-office Các tính hệ thống (phần mềm) không bảo đảm yêu cầu, tiêu chuẩn lưu trữ văn hồ sơ theo quy định pháp luật Chẳng hạn, có đến 23% hệ thống sử dụng chưa có tính 1119 chuyển đổi định dạng tài liệu, 20% hệ thống khơng có khả cho phép tạo mã văn để lập hồ sơ, 27% hệ thống khơng có tính kết nối với hệ thống khác Hầu hết Hệ thống vận hành quan nhà nước chưa có chưa phát huy hết tính phân hệ lập lưu trữ hồ sơ điện tử Chính vậy, việc lưu trữ tài liệu điện tử nhiệm vụ khó khăn quan, tổ chức [ , tr.14] Điều đòi hỏi phải nhanh chóng khắc phục cách nâng cấp tính kỹ thuật hệ thống phần mềm quản lý văn bản, đồng thống tính kỹ thuật hệ thống phần mềm sử dụng Phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc khơng có chức đăng ký văn đến mà phải có thêm chức lập hồ sơ điện tử Thêm nữa, phải kết nối liên thông phần mềm văn thư lưu trữ để sàng lọc hồ sơ phận chuyên môn sau giải công việc để chuyển vào lưu trữ quan mà không cần phải đến năm quy định hồ sơ giấy Bên cạnh đó, quan tổ chức phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử phần mềm phải có tính kết nối trực tiếp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp để phận lưu trữ quan sàng lọc nguồn tài liệu có giá trị vĩnh viễn chuyển đến lưu trữ lịch sử đến hạn Hơn nữa, tên gọi gắn với chức phần mềm cần đặt thống quan tổ chức với Cần khẳng định rằng, hệ thống phần mềm phải đảm bảo yếu tố kỹ thuật để kết nối tính vòng đời tài liệu điện tử, từ giai đoạn văn thư sang giai đoạn lưu trữ quan từ lưu trữ quan sang lưu trữ lịch sử (đối với quan tổ chức phải nộp lưu tài liệu) Nếu giải pháp áp dụng tạo sở thực có hiệu nhiệm vụ quản lý sử dụng tài liệu điện tử góp phần xây dựng liệu lớn cách đầy đủ xác từ trung ương đến địa phương, tiến tới xây dựng quyền số Xây dựng quy trình thực cơng tác văn thư, lưu trữ điện tử quan, tổ chức cụ thể Để nâng cao hiệu hoạt động quan, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp việc sử dụng dịch vụ hành cơng, dịch vụ cơng ích, thực cơng tác văn thư điện tử, quan cần tập trung vào nhiệm vụ giải pháp như: (1) Triển khai thực quy trình nghiệp vụ văn thư điện tử: Soạn thảo, ký ban hành văn điện tử; quản lý văn điện tử; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ quan, quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật cơng Tạp chí Phát triển Khoa học Công nghệ – Khoa học Xã hội Nhân văn, 5(3):1114-1121 tác văn thư; (2) Hoàn thiện tảng tích hợp, chia sẻ liệu tỉnh, thành phố (LGSP) để tích hợp, chia sẻ hệ thống thông tin, sở liệu nội quan nhà nước tỉnh, thành phố kết nối với bộ, ngành; (3) rà soát, nâng cấp, xây dựng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc quan, tổ chức đảm bảo tuân thủ hướng dẫn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020; (4) xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quản lý tài liệu điện tử hệ thống giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố Bên cạnh đó, cần kiện toàn tổ chức máy nâng cao lực quan quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ cấp đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống tài liệu văn thư, lưu trữ điện tử quan Nhà nước KẾT LUẬN Mặc dù cịn có số hạn chế định song đời Nghị định số 30/2020/NĐ-CP kiện lớn q trình hồn thiện pháp luật CTVT nước ta Nghị định số 30/2020/NĐ-CP với nhiều điểm mới, quan trọng, điều chỉnh toàn diện vấn đề liên quan đến quản lý nghiệp vụ CTVT, cần tổ chức thực tốt ngành, cấp theo nguyên tắc “thống theo quy định pháp luật” Nghị định đặt nhiều vấn đề liên quan đến CTVT mà quan, tổ chức cần quan tâm thực để triển khai có hiệu hoạt động quản lý điều hành Những vấn đề cần giải quan tổ chức kết hợp yếu tố nhân sự, yếu tố kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ vấn đề chế để hướng dẫn nội dung chưa rõ, vấn đề cịn khó khăn triển khai quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Thực liệt, triệt để giải pháp nêu góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục giấy tờ, đại hóa CTVT CCHC nước ta giai đoạn mới./ DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CTVT: Công tác văn thư CCHC: Cải cách hành CCVC: Cơng chức viên chức XUNG ĐỘT LỢI ÍCH Tập thể tác giả cam kết khơng có xung động lợi ích liên quan đến nghiên cứu ĐÓNG GÓP CỦA CÁC TÁC GIẢ Bài viết cung cấp thêm góc nhìn có giá trị tham khảo nghiên cứu triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP vào thực tiễn hoạt động quản lý quan, tổ chức Việt Nam Bài báo tập thể tác giả nghiên cứu viết Chúng tơi cam đoan chịu hồn tồn trách nhiệm Công việc thành viên báo cụ thể sau: - Nguyễn Thị Ly: Xây dựng ý tưởng, dự thảo viết, chỉnh sửa nội dung - Nguyễn Duy Vĩnh: Thống ý tưởng, cấp tư liệu, góp ý, chỉnh sửa kỹ thuật TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Nghị số 17/NQ-CP Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025 [Online] 2019 [cited 2019 March 7];Available from: http://vanban.chinhphu.vn/portal/ page/portal/chinhphu/hethongvanban?class_id=509&_page= 1&mode=detail&document_id=196383 Chính phủ nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư [Online] 2020 [cited 2020 March 5];Available from: http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/ hethongvanban?class_id=1&mode=detail&document_id= 199378 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Báo cáo số 477/BC-VTLTNN ngày 20 tháng năm 2019 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tổng kết 15 năm thực Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP [Online] 2019 [cited 2019 May 20];Available from: https://luutru.gov.vn/xemchitietvanban.htm?id= eb43e28e-6e37-438f-b434-c809999f8a6a Chinh NT Tham luận Đại hội Thi đua yêu nước lần thứ IV Bộ Nội vụ, ngày 25/8/2020;Available from: https: //luutru.gov.vn/trach-nhiem-cua-cong-chuc-vien-chuc-trongboi-canh-xay-dung-va-thuc-hien-chinh-phu-dien-tu.htm Chính phủ nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ Hội đồng Bộ Trưởng;Available from: http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/ hethongvanban Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước (giai đoạn 2020-2025); Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Đề án Lưu trữ điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025 2020; 1120 Science & Technology Development Journal – Social Sciences & Humanities, 5(3):1114-1121 Research Article Open Access Full Text Article New points in the regulations on clerical work under Decree No.30/2020/NĐ-CP and implementation solutions Nguyen Thi Ly1 , Nguyen Duy Vinh2,* ABSTRACT Use your smartphone to scan this QR code and download this article On March 5th , 2020, the Government issued Decree No.30/2020/NĐ-CP on clerical work to replace Decree No.110/2004/NĐ-CP dated April 8, 2004 Accordingly, the documents guiding and implementing the management of paper documents and electronic documents issued by the Ministry of Home Affairs from 2004 to 2019 expired in accordance with the provisions of Circular No.01/2020/TT-BNV dated April 16th , 2020 Decree No.30/2020/NĐ-CP has specified guidelines and policies of the Communist Party and of the State on strengthening the effective implementation of information technology application for clerical work in the construction roadmap about e-government towards building digital government in our country Therefore, it is essential to study the new points of these documents to update and adjust professional activities in clerical work in accordance with the regulations In addition, learning and analyzing the difficulties faced by agencies and organizations when implementing Decree No.30/2020/NĐ-CP into management and administration activities provide a foundation for proposing suitable and effective solutions to solve problems The article is to analyze the necessity of issuing the document as a replacement of Decree No.110/2004/NĐ-CP; new points in clerical work from electronic document management processes to modifications to document presentation formats and techniques for drafting and issuing administrative documents; from the preparation and submission of electronic records to the agency's archives to the management and use of seals, secret key storage devices and digital certificates Besides, the article also analyzes the difficulties when implementing this document in agencies and organizations At the same time, in the content, the article also proposes some solutions relating human resource development; synchronously upgrade technical infrastructure and solutions related to building business processes to effectively implement this Decree in practice Key words: clerical work, document drafting, secret key storage device, digital certificate The University of Social Sciences and Humanities, VNU-HCM, Vietnam Hochiminh city Cadre Academy, Vietnam Correspondence Nguyen Duy Vinh, Hochiminh city Cadre Academy, Vietnam Email: n.dvinh@hcmca.edu.vn History • Received: 13/01/2021 • Accepted: 19/7/2021 • Published: 16/8/2021 DOI : 10.32508/stdjssh.v5i3.623 Copyright © VNU-HCM Press This is an openaccess article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution 4.0 International license Cite this article : Ly N T, Vinh N D New points in the regulations on clerical work under Decree No.30/2020/NĐ-CP and implementation solutions Sci Tech Dev J - Soc Sci Hum.; 5(3):1114-1121 1121 ... giá trị pháp lý q trình giải cơng việc Do đó, Khoản Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: ? ?Văn điện tử ký số người có thẩm quy? ??n ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý... làm giảm số lượng văn quy định Thủ tướng Chính phủ Bộ, ngành CTVT Chính phủ tập hợp thống nhiều quy định, hướng dẫn vào nghị định Sự đời nghị định làm tăng hiệu lực pháp lý quy định pháp luật... Sau Nghị định số 30/2020/NĐ-CP triển khai tháng có đến 34 đề nghị Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh có liên quan trực tiếp đến nội dung quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đến Cục Văn thư, lưu trữ