MƠN HỌC: NHẬP MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG CHỦ ĐỀ: KHÁI NIỆM NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TIÊU CHUẨN NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NHĨM THỰC HIỆN: NHĨM THÀNH VIÊN NHÓM: Đào Ngọc Phương Dung ( Trưởng nhóm) – 1905QTVA009 Đỗ Thị Kiều Chinh – 1905QTVA007 Thái Thị Hạnh Nhi – 1905QTVA040 Bùi Thị Huyền Trang – 1905QTVA051 Trương Thị Huyền Trang – 1905QTVA054 Phạm Thị Hồng Tươi – 1905QTVA057 KHÁI NIỆM NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TIÊU CHUẨN NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm nhà quản trị văn phòng 1.1 Quản trị văn phòng Đầu tiên, cần hiểu Quản trị là: - “Quản trị học” Nguyễn Hải Sản: “Quản trị trình làm việc với thông qua người để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động” - “ Quản trị học” Nguyễn Hữu Tri: “ Quản trị tác động chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt mục tiêu định đặt thích ứng với khơng gian thời gian cụ thể” Như vậy, Quản trị văn phịng hiểu là: “Quản trị văn phịng q trình tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị văn phòng nhằm đạt mục tiêu đề ra” Trong đó, bao hàm hai nội dung: quản lý cơng tác văn phòng lãnh đạo văn phòng quan, đơn vị 1.2 Nhà quản trị văn phòng Và nhà quản trị văn phòng người thực chức quản trị nghiệp vụ hành nguồn lực văn phòng nhằm hỗ trợ việc thực mục tiêu chung tổ chức Chức năng: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra phận Trong đơn vị, tổ chức, nhà quản trị văn phòng thường chánh văn phòng - người thủ trưởng đơn vị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng hoạt động văn phòng Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng: quy định, yêu cầu phẩm chất đạo đức, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ dùng làm chuẩn để đánh giá toàn diện nhà quản trị văn phòng nhằm nâng cao khả hiệu công việc nhà quản trị Mỗi quan, đơn vị khác xây dựng tiêu chuẩn khác cho vị trí nhà quản trị văn phịng 2.1 Tiêu chuẩn trình độ chun mơn Trình độ chun mơn thuật ngữ dùng để khả năng, lực bạn lĩnh vực chuyên biệt đó, dùng với người có cấp bậc định tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân, kỹ sư, cao đẳng, trung cấp, sơ cấp, Nhà quản trị văn phòng quan, đơn vị đòi hỏi phải trang bị kiến thức chun mơn hành văn phịng cách Là người am hiểu chuyên sâu nghề nghiệp hành văn phịng nói chung Cụ thể quan, đơn vị nói riêng; Nhà quản trị văn phịng phải người có kinh nghiệm thực tế phong phú sâu rộng lĩnh vực văn phòng ( điều thể thơng qua địi hỏi độ tuổi nhân bảng mô tả chức danh từ 35-45 tuổi); Cần trang bị kiến thức chuyên môn khác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị ( nhà quản trị văn phịng thường xun làm cơng tác tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo quan, theo dõi, đôn đốc phận việc thực nhiệm vụ chuyên môn); 2.2 Tiêu chuẩn kỹ nghiệp vụ hành Để trở thành nhà quản trị tốt cần có tiêu chuẩn kỹ nghiệp vụ hành sau: - Kỹ tham mưu tổng hợp: Kỹ tham mưu tổng hợp nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng việc giúp lãnh đạo quan sách đắn, giúp lãnh đạo lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ chương sách cơng tác quản lý Kỹ tham mưu thể khả tư nhà quản trị hoạt động cần thiết công tác quản lý - Kỹ soạn thảo văn bản: + Là kỹ thực phần mềm ứng dụng, thông qua thực hành thao tác liên quan đến văn như: gõ văn bản, kỹ Word bản, sửa đổi, trình bày văn bản, lưu trữ in ấn văn + Kỹ soạn thảo văn giúp cho nhà quản trị văn phòng rút ngắn thời gian kiểm soát chất lượng văn chuyên viên soạn thảo quan, đơn vị Duyệt văn trước trình lên lãnh đạo, làm chuẩn mực nề nếp thống soạn thảo văn toàn quan, đơn vị - Kỹ thu thập quản lý thơng tin: + Thu thập thơng tin đóng vai trị quan trọng mang tính chất khởi đầu quy trình từ thu thập, quản lý thơng tin đến định có thu thập đầy đủ thơng tin cần đảm bảo điều kiện cần, cung cấp số liệu xác để nhà quản trị văn phịng có định xử lý xác, hợp lý Thu thập thơng tin cịn giữ vai trị định hướng giải cơng việc, thơng tin xác giúp cho việc xử lý thơng tin hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công việc ngược lại + Quản lý thông tin nhằm kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý xác số liệu, tài liệu để phản ánh chất việc Từ đưa giải pháp, phương án cho định quản lý hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành văn thích hợp giúp nhà quản trị văn phịng làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, tuyền thông, đại diện phát ngôn tham mưu tổng hợp - Kỹ kiểm tra, giám sát: Giúp tăng tính tự giác chủ động nhân viên công việc Kỹ giúp cho nhà quản trị văn phòng nhạy bén việc phát điểm bất hợp lý giải cơng việc, kiểm sốt trì hoạt động văn phịng nói riêng, quan nói chung hiệu giảm thiểu rủi ro Nhà quản trị xác định dự đốn biến động, tiết kiệm thời gian, đảm bảo nguồn lực sử dụng cách hữu hiệu 2.3 Tiêu chuẩn phẩm chất, đạo đức Phẩm chất đạo đức phạm trù khó định nghĩa cách cụ thể Nhưng lại khía cạnh để đánh giá ý thức, giá trị người Và số tiêu chuẩn phẩm chất đạo đức nhà quản trị văn phịng cần có: - Tôn trọng pháp luật giá trị đạo đức dân tộc: Nhà quản trị văn phòng sống làm việc theo pháp luật giá trị đạo đức truyển thống dân tộc Nếu khơng có tiêu chuẩn nhà quản trị văn phịng dễ tạo tiền lệ xấu tròng quan, đơn vị làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân Ví dụ: Việc cư xử khơng mực với người thân bố mẹ, anh chị em văn phòng, bị người cấp nhân viên đánh giá coi thường - Luôn tôn trọng đồng nghiệp: Quản trị văn phịng vị trí quản trị cấp trung gian, có lãnh đạo có nhân viên Đặc biệt nhân viên cấp cần có thái độ tôn trọng nhân phẩm quyền riêng tư họ - Công bằng, khách quan: Nhà quản trị văn phịng ln phải thể tính cơng khách quan công việc, đánh giá, khen thưởng khiển trách người lao động - Trung thực: Nhà quản trị văn phòng cần tạo niềm tin cấp trên, cấp q trình làm việc Nhà quản trị văn phịng cần trung thực, dám chịu trách nhiệm trình làm việc Việc tạo tiền đề để nhân viên cấp noi theo nể phục 2.4 Tiêu chuẩn kỹ mềm Kỹ mềm văn phòng kĩ giúp bạn thể khả cơng việc Cũng giúp cách bạn phát huy hết lực mà giúp việc hồn chỉnh - Kỹ thuyết trình: Đây điều bạn gây ấn tượng người xung quanh Thuyết trình cách lắng nghe thuyết phục đối phương nào, kết sao? Nhà quản trị văn phòng thường xuyên phải tham mưu cho cấp trên; thuyết phục cấp dưới; phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ quan tới toàn thể nhân viên; làm đại diện phát ngôn quan, tổ chức nên việc có kỹ thuyết trình tốt giúp cơng việc thuận lợi nhiều - Kỹ giao tiếp: Giao tiếp q trình trao đổi cơng việc, thông tin với nhiều đối tượng khác nhau: Cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, công dân,… Sự linh hoạt, mềm mỏng cương nghị giao tiếp giúp nhà quản trị văn phịng đạt mục đích giao tiếp hiệu - Kỹ làm việc nhóm: Ơng Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm nghiệp MBA Đại học Mỹ chia sẻ: “Các nhà quản lý mong muốn nhân viên họ có mối quan hệ tốt với điều làm tăng hiệu cơng việc, kỹ mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện kỹ hợp tác làm việc nhóm - Kỹ ứng dụng tin học: kỹ cần phải có làm việc văn phịng Bao gồm: kỹ gõ bàn phím nhanh, sử dụng thành thạo tin học văn phòng, sử dụng Email, lưu liệu Kỹ tin học giúp nhà quản trị tránh bị lỗi thời công nghệ, phục vụ trực tiếp cho trình thu thập, quản lý thông tin cách hiệu chủ động đạt hiệu công việc - Kỹ quan sát: Khả quan sát phân tích giúp bạn học nhiều điều mà đặc biệt luật “bất thành văn” công ty thứ công việc mà nói hay dạy bạn Kỹ quan sát giúp nhà quản trị văn phòng nhận biết xử lý công việc cách tinh tế - Kỹ lãnh đạo chịu trách nhiệm: Khi làm việc, nhà quản trị văn phịng phải ln chắn điều hành việc thật trơn tru, hiểu rõ hoạt động khơng q xa mục đích ban đầu Ngồi ra, cần phải có tinh thần chịu trách nhiệm cao cơng việc, dám nhận sai để làm trịn nghĩa vụ công việc theo cương vị, chức trách - Khả xếp cơng việc: Hãy đặt tiêu công việc cho tuần, ngày, bạn ln biết phải làm gì, làm Nhà quản trị văn phịng người cấp trung gian nên việc xếp cơng việc hợp lý giúp hồn thành mục tiêu đề công ty, giúp công việc tầm kiểm soát - Khả giải vấn đề: Sự cố xuất lúc nơi, nênnhà quản trị văn phịng ln phải đặt vào tâm sẵn sàng giải vấn đề xảy thật khôn khéo Đồng nghiệp, sếp, khách hàng, công việc,… đề ln có nguy bùng nổ, nên kỹ giải giải chúng cẩn thận hết - Khả giải mâu thuẫn: Khơng phải hài lịng hay yêu mến nhà quản trị, va chạm trình làm việc dễ dẫn đến mâu thuẫn Vì vậy, nhà quản trị văn phịng phải ln biết kiềm chế tìm cách giải bất đồng công ty cách thuyết phục - Kỹ định: Kỹ đóng vai trò định cho thành bại tổ chức Ở cương vị cấp dưới, nhận nhiệm vụ đó, suy xét kĩ xem bạn có đủ sức hồn thành khơng Nếu khơng, lên tiếng từ chối nhờ giúp đỡ Còn vai trị người lãnh đạo, việc định lúc quan trọng với công ty Đúng người, thời giúp công ty đạt nhiều thành to lớn => 10 kỹ văn phịng khơng phải tự nhiên mà có, địi hỏi nỗ lực, nhiệt huyết người bạn Kinh ngiệm, kỹ đúc kết thông qua trình học hỏi nghiên cứu bền bỉ Thành viên Đào Ngọc Phương Dung ( Trưởng nhóm) – 1905QTVA009 Đỗ Thị Kiều Chinh – 1905QTVA007 Nhiệm vụ Phân chia cơng việc thành viên nhóm, tổng hợp tài liệu, tìm hiểu khái niệm nhà QTVP, thuyết trình Tìm hiểu tiêu chuẩn kỹ nghiệp vụ hành Đánh giá Thái Thị Hạnh Nhi – 1905QTVA040 Tìm hiểu tiêu chuẩn phẩm chất, đạo đức Hồn thành tốt, gửi tài liệu sớm so với hạn Bùi Thị Huyền Trang – 1905QTVA051 Tìm hiểu tiêu chuẩn kỹ mềm Hoàn thành tốt Gửi tài liệu sớm hạn nộp Trương Thị Huyền Trang – 1905QTVA054 Hồn thành tốt, Tìm hiểu tiêu chuẩn trình độ chuyên gửi tài liệu môn hạn Phạm Thị Hồng Tươi – 1905QTVA057 Làm powerpoint cho thuyết trình nhóm Hồn thành tốt Hồn thành tốt