Công tác văn thư trong ban hành và soạn thảo văn bản

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI HƢỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thƣ Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Nhiệm vụ nghiên cứu 1 3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 4 Kết cấu của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 2 CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀN.

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: HƢỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thƣ Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG .2 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Công tác văn thƣ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Nội dung công tác văn thư .3 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn 1.2.1 Hệ thống khái niệm .3 1.2.2 Yêu cầu soạn thảo văn ban hành văn 1.2.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn Tiểu kết .5 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH ĐÁNH GIÁ VÀ HƢỚNG DẪN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN THEO MẪU CHUẨN 2.1 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng UBND huyện Can Lộc 2.1.1 Giới thiệu UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.3 Tổng quan Văn phòng UBND huyện Can Lộc 2.1.3.1 Vị trí, chức .6 2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.4 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh .7 2.2 Nhận xét hƣớng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh quy trình soạn thảo văn ban hành văn theo mẫu chuẩn 2.2.1 Nhận xét quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc .9 2.2.2 Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc theo mẫu chuẩn .11 Tiểu kết .15 CHƢƠNG III MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN CAN LỘC VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 15 3.1 Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc .15 3.2 Biện pháp để khắc phục số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn thảo 17 3.2.1 Đối với lãnh đạo UBND huyện Can Lộc 17 3.2.2 Đối với viên chức giao soạn thảo văn .18 3.2.3 Đối với cá nhân khác UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh .19 Tiểu kết .19 KẾT LUẬN .20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân ST&BHVB Soạn thảo ban hành văn HĐND Hội đồng nhân dân PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm trở lại đây, nói nghiệp vụ cơng tác văn thƣ có bƣớc phát triển phong phú đáp ứng yêu cầu cải cách hành nƣớc ta Ngày doanh nghiệp hay quan muốn hoạt động hiệu nghiệp vụ cơng tác văn thƣ quan phải tốt Chính vậy, cơng tác văn thƣ trở thành yếu tố thiếu lĩnh vực xã hội, đóng vai trị quan trọng quan nhà nƣớc, doanh nghiệp Đặc biệt, quy trình soạn thảo văn ban hành văn đóng vai trị đặc biệt quan trọng công tác văn thƣ quan, tổ chức Nhờ có quy trình soạn thảo văn ban hành văn đƣợc làm cách chuyên nghiệp mà nhiều quan hoạt động máy hiệu Quy trình soạn thảo văn ban hành văn đƣợc vận hành cách chuyên nghiệp trở thành cánh tay đắc lực cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý, giúp cho họ biết đƣợc tình hình hoạt động quan mình, số văn mà quan soạn ra, có ƣu điểm hạn chế q trình soạn thảo văn bản, từ đƣa giải pháp thích hợp giúp cho quan hoạt động ngày hiệu Tuy nhiên, số quan, doanh nghiệp thực quy trình soạn thảo văn ban hành văn chƣa đƣợc tốt, bộc lộ số điểm hạn chế chƣa làm đƣợc Cán bộ, công chức quan chƣa hiểu rõ đƣợc hết tầm quan trọng nhƣ nghiệp vụ chƣa tốt, giải vấn đề cách qua loa, chƣa chun nghiệp Chính vậy, em chọn đề tài “Hƣớng dẫn quy trình soạn thảo văn ban hành văn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn biện pháp khắc phục” để làm đề tài nghiên cứu cho Bài tập lớn kết thúc học phần Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận quy trình soạn thảo văn ban hành văn - Thực trạng quy trình soạn thảo văn ban hành văn UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Đánh giá hƣớng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh quy trình soạn thảo văn ban hành văn theo mẫu chuẩn - Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn UBND huyện Can Lộc biện pháp khắc phục Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tƣợng Quy trình soạn thảo văn ban hành văn UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Khơng gian: Văn phịng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh - Thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình soạn thảo văn Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh từ tháng đến ngày 17 tháng 11 năm 2021 Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, phụ lục tài liệu tham khảo, đề tài gồm chƣơng: Chƣơng I: Cơ sở lý luận quy trình soạn thảo ban hành văn Chƣơng II: Thực trạng quy trình soạn thảo văn ban hành văn UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Nhận xét hƣớng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh quy trình soạn thảo văn ban hành văn theo mẫu chuẩn Chƣơng III: Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn UBND huyện Can Lộc biện pháp khắc phục PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Công tác văn thƣ 1.1.1 Khái niệm Công tác văn thƣ hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nƣớc, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dƣới gọi chung quan, tổ chức) Theo PGS NGƢT Vƣơng Đình Quyền, Cơng tác văn thƣ khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức (1) 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thƣ công tác đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, bao gồm nội dung sau: - Soạn thảo, ký ban hành văn - Tổ chức quản lý giải văn hoạt động tổ chức - Lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn 1.2.1 Hệ thống khái niệm - Soạn thảo văn bản: Là trình ngƣời soạn thảo soạn văn hành chính, văn quy phạm pháp luật, văn chuyên ngành nhằm phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức - Ban hành văn bản: Là hoạt động quan nhà nƣớc có thẩm quyền, tổ chức xã hội đƣợc nhà nƣớc trao quyền thực theo trình tự đƣợc quy định chặt chẽ thể bƣớc, công việc phải làm để đƣa văn bản, từ đề xuất sáng kiến lập pháp, lập chƣơng trình xây dựng văn đến soạn thảo dự án văn trình quan nhà nƣớc có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến thơng qua dự án văn (2) - Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: Là trình tự bƣớc đƣợc xếp khoa học mà quan quản lý nhà nƣớc thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng trình tự ban hành tƣơng ứng (3) 1.2.2 Yêu cầu soạn thảo văn ban hành văn - Yêu cầu thẩm quyền + Thẩm quyền hình thức: Ví dụ Ủy ban nhân dân có thẩm quyền ban hành định; Quốc Hội có thẩm quyền ban hành Hiến pháp, quan khác khơng + Thẩm quyền nội dung : Tùy theo quyền hạn quan mà nội dung soạn thảo quan khác - Yêu cầu nội dung + Tính mục đích: Văn ban hành để làm gì, có cần thiết hay khơng? + Tính khoa học: Văn soạn thảo phải có đủ thơng tin quy phạm thơng tin thực tế, thơng tin đƣợc xử lý xác: kiện, số liệu, thực tế + Tính hợp pháp: Văn ban hành không đƣợc trái với chủ trƣơng Đảng, pháp luật Nhà nƣớc + Tính khả thi: Văn soạn thảo thực đƣợc - Yêu cầu hình thức: Tùy theo thể loại văn mà soạn thảo văn phải tuân thủ theo hình thức loại văn 1.2.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trƣơng, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tƣợng xảy hoạt động hàng ngày Bởi quy trình soạn thảo ban hành văn vô quan trọng Quy trình soạn thảo ban hành văn đƣợc thực qua bƣớc sau: (4) Bƣớc 1: Soạn thảo văn Bƣớc 2: Duyệt thảo văn Bƣớc 3: Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành Bƣớc 4: Ký ban hành văn Tiểu kết Chƣơng em tìm hiểu sở lý luận công tác văn thƣ (khái niệm, nội dung), quy trình soạn thảo ban hành văn (hệ thống khái niệm, yêu cầu quy trình soạn thảo) Đây sở để làm tiền đề cho việc tìm hiểu thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng UBND huyện Can Lộc tỉnh Hà Tĩnh Từ đánh giá hƣớng dẫn lại cho văn phịng quy trình soạn thảo ban hành văn theo mẫu chuẩn chƣơng II Qua chƣơng này, thấy đƣợc quy trình soạn thảo ban hành văn vơ quan trọng quan, tổ chức Thực tốt quy trình đem lại đƣợc hoạt động hiệu cho quan CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH ĐÁNH GIÁ VÀ HƢỚNG DẪN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN THEO MẪU CHUẨN văn, biên bản, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đƣờng, Theo kết thu thập đƣợc từ đầu tháng đến ngày 17 tháng 11 năm 2021 UBND huyện Can Lộc ban hành đƣợc 8902 văn bản, đó: + Quyết định: 2784 văn + Công văn: 4020 văn + Báo cáo: 207 văn + Giấy mời: 93 văn + Tờ trình: 56 văn + Thơng báo: 34 văn + Văn khác: 1708 văn Qua số liệu thống kê ta thấy Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh ban hành nhiều loại văn khác số lƣợng văn lớn Trong loại văn đƣợc ban hành nhiều Công văn Quyết định, loại văn ban hành cơng điện thị - Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức văn toàn thành phần cấu tạo nên văn bản, đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý đƣợc sử dụng trình hoạt động quan Vì vậy, ban hành văn phải đảm bảo đầy đủ thành phần thể thức theo quy định Nhà nƣớc (Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Công tác văn thƣ) thiếu thành phần thể thức theo quy định văn khơng có tính xác hiệu lực pháp lý - Quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phịng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Quy trình xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND huyện Can Lộc đƣợc thực nhƣ sau: Bƣớc 1: Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định Căn vào mục đích văn thơng tin thu thập đƣợc để soạn thảo văn Soạn thảo xong phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định hành, kiểm tra mục đích đạt đƣợc văn Bƣớc 2: Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải ngƣời có thẩm quyền ký văn duyệt Bƣớc 3: Hoàn thiện thể thức làm thủ tục phát hành Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến Chánh Văn phịng (nếu có) trình lên ký thức; Cán văn thƣ chuyên trách Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng, năm cho văn bản; Nhân theo số lƣợng quy định; Đóng dấu quan loại dấu khác (dấu mức độ mật, dấu mức độ khẩn, ); Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản; Lƣu văn 2.2 Nhận xét hƣớng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh quy trình soạn thảo văn ban hành văn theo mẫu chuẩn 2.2.1 Nhận xét quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc - Ƣu điểm: Trong năm gần đây, quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh đƣợc lãnh đạo quan tâm, đạo đạt đƣợc số hiệu cao + Cán văn thƣ cán có trình độ chun mơn cao, phẩm chất đạo đức tốt, quy trình soạn thảo ban hành văn đƣợc đảm bảo thực đầy đủ, xác, đảm bảo đƣợc yêu cầu cấp đề Khi soạn thảo văn ban hành văn bản, cán văn thƣ tƣơng đối kiểm tra đầy đủ thể thức để tránh sai sót trƣớc trình lên Chánh Văn phịng Trƣớc ban hành văn bản, cán văn thƣ Văn phịng UBND huyện Can Lộc kiểm sốt chặt chẽ thể thức nên chất lƣợng văn ban hành tốt + Cán bộ, công chức Văn phòng UBND huyện Can Lộc nắm vững đƣợc yêu cầu cụ thể văn việc soạn thảo văn theo lĩnh vực chuyên môn hiểu rõ đƣợc vai trị nghiệp vụ + Nội dung văn ban hành đƣợc đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra, văn phong phù hợp bố cục đƣợc trình bày rõ ràng + Việc đại hóa trang thiết bị văn phòng phục vụ đầy đủ cho nhƣ cầu soạn thảo ban hành văn bản: Các trang thiết bị nhƣ máy in, máy photocopy, điện thoại, internet, đƣợc bố trí đầy đủ, đảm bảo việc cung cấp, trao đổi thông tin nhƣ phục vụ tốt cho công tác soạn thảo văn Các trang thiết bị văn phịng đƣợc bố trí hợp lý, đảm bảo cơng việc đƣợc thực nhanh chóng, kịp thời Có kiểm tra, bảo quản, sửa chữa nhằm khắc phục cố thời gian sớm - Hạn chế: + Nhận thức số cán công chức, viên chức đơn vị vai trò quy trình soạn thảo ban hành văn cịn chƣa cao Các văn Văn phòng ban hành đa phần đƣợc đảm bảo mặt nội dung văn nhƣng lại khơng đảm bảo đƣợc mặt hình thức cá nhân soạn thảo chƣa trọng hết phần thể thức, kỹ thuật trình bày văn + Một số quy chế ban hành không quy định cụ thể, dẫn đến việc phối hợp công việc chƣa cao phòng ban UBND 10 Quy chế phối hợp, hỗ trợ hoạt động phịng ban, đơn vị, cá nhân q trình làm việc cịn mập mờ, chƣa đặt ranh giới cơng việc rõ ràng nên dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, công việc làm cho số công việc khơng đƣợc tiến hành nhanh chóng, kịp tiến độ Từ làm giảm hiệu cơng việc 2.2.2 Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc theo mẫu chuẩn Nhìn chung quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc có nhiều ƣu điểm, mà bên văn phòng UBND huyện làm đƣợc Tuy nhiên, quy trình soạn thảo văn phải nên cụ thể hơn, để tránh cho cán văn thƣ tránh sai sót đáng tiếc q trình soạn thảo, làm ảnh hƣởng đến hiệu công việc Dƣới quy trình soạn thảo ban hành văn mà quan áp dụng, quy trình gồm bƣớc nhƣ sau: Bƣớc 1: Soạn thảo văn (4) Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ngƣời có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Cán văn thƣ soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trƣờng hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, ngƣời có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn 11 Bƣớc 2: Duyệt thảo văn Ở bƣớc này, cán văn thƣ quan xin định hƣớng đối tƣợng liên quan trực tiếp ý tƣởng nội dung văn ( Chánh văn phịng); Nghiên cứu văn liên quan trực tiếp văn có liên quan ngành ( Ví dụ muốn soạn thảo văn “Quyết định việc điều chỉnh cách ly y tế tạm thời để phòng, chống dịch Covid-19 xã Xuân Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh” nghiên cứu “Cơng văn Ban Chỉ đạo phòng chống dịch Covid-19 tỉnh Hà Tĩnh việc thực cách ly y tế vùng có dịch Covid-19” đƣợc ban hành trƣớc để nghiên cứu Soạn dự thảo văn bản: Tùy theo thể loại văn bản, mà có bố cục nội dung phần khác Ví dụ lên bố cục cho văn “Quyết định việc điều chỉnh cách ly y tế tạm thời để phòng, chống dịch Covid-19 xã Xuân Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh” Ban đạo phịng, chống dịch Covid-19 Huyện cán văn thƣ cần phải phác thảo thành phần nhƣ: + Quốc hiệu, tiêu ngữ; + Tên quan ban hành văn (ở Ban đạo phòng, chống dịch Covid-19 Huyện), quan chủ quản (UBND huyện Can Lộc); + Phần số, ký hiệu ( Quyết định văn đƣợc trình bày nhƣ sau: Số: /QĐ-BCĐ), QĐ viết tắt loại văn “Quyết định” , BCĐ viết tắt tên quan ban hành văn “Ban đạo phòng, chống dịch Covid-19 Huyện”; + Địa danh, ngày, tháng, năm; Do quan ban hành huyện nên Địa danh văn Can Lộc, ngày tháng năm 2021 + Tên loại văn trích yếu nội dung văn QUYẾT ĐỊNH 12 Về việc điều chỉnh cách ly y tế tạm thời để phòng, chống dịch Covid-19 xã Xuân Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh + Trích có liên quan đến văn soạn thảo + Nội dung Quyết định: điều 1: thể chủ đề định; điều 2: hiệu lực thực định; điều 3: Tổ chức thực + Nơi nhận: Các quan, đơn vị, cá nhân đƣợc nhận văn đƣợc ghi vào phần + Cá nhân, quan có thẩm quyền ký đóng dấu Bƣớc 3: Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành Ngƣời đứng đầu đơn vị soạn thảo ( cán văn thƣ văn phòng UBND huyện Can Lộc) phải kiểm tra chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức trƣớc pháp luật nội dung văn Ngƣời đƣợc giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức trƣớc pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Cán văn thƣ theo dõi phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Công tác văn thƣ để áp dụng thể thức chuẩn cho văn quan văn hành Bƣớc 4: Ký ban hành văn Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền ngƣời đứng đầu Trƣờng hợp cấp phó đƣợc giao phụ trách, điều hành thực ký nhƣ cấp phó ký thay cấp trƣởng *Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó ngƣời đứng đầu quan, tổ chức đƣợc thay mặt 13 tập thể, ký thay ngƣời đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền ngƣời đứng đầu văn thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách Trong trƣờng hợp đặc biệt, ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho ngƣời đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải đƣợc thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung đƣợc ủy quyền Ngƣời đƣợc ký thừa ủy quyền khổng đƣợc ủy quyền lại cho ngƣời khác ký Văn ký thừa ủy quyền đƣợc thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức giao ngƣời đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Ngƣời đƣợc ký thừa lệnh đƣợc giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải đƣợc quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thƣ quan, tổ chức Ngƣời ký văn phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật văn ký ban hành Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, ngƣời có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Cơng tác văn thƣ Ví dụ: Về soạn thảo định: “Về việc điều chỉnh cách ly y tế tạm thời để phòng, chống dịch Covid-19 xã Xuân Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh” cá nhân có thẩm quyền ký đóng dấu Chủ tịch UBND huyện Can Lộc: Ông Đặng Trần Phong 14 CHỦ TỊCH UBND HUYỆN (Ký đóng dấu) Đặng Trần Phong Tiểu kết Chƣơng nêu đƣợc thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản, nhận xét hƣớng dẫn UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh quy trình soạn thảo ban hành văn theo mẫu chuẩn Mỗi thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn có ƣu điểm hạn chế định, ngồi quy trình soạn thảo ban hành văn quan mình, UBND huyện Can Lộc gặp số lỗi cần đƣợc khắc phục nhanh chóng, điều đƣợc làm rõ chƣơng III CHƢƠNG III MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN CAN LỘC VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 3.1 Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc Quy trình soạn thảo ban hành văn có vai trị đặc biệt quan trọng quan nói chung Văn phịng UBND huyện Can Lộc nói riêng Nhƣng quy trình soạn thảo văn quan khơng thể tránh khỏi sai sót, lỗi phát sinh quy trình soạn thảo Thứ nhất, quy trình soạn thảo văn (ở bƣớc 3: Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành) cán văn thƣ quan thƣờng không kiểm tra kỹ bƣớc nên thƣờng để lại số lỗi nhƣ: *Về trình bày thể thức văn - Đối với trình bày phần số, ký hiệu văn 15 + Đối với phần số: Thƣờng quên dấu hai chấm (:) sau từ “Số” + Ký hiệu văn Cơng văn quan thƣờng viết có thêm chữ “CV” vào phần ký hiệu văn Hình 3.1 Lỗi viết ký hiệu tên loại văn Khắc phục nhƣ sau: Từ “Số” trình bày cỡ chữ 13, sau “Số” có dấu hai chấm (:); phần ký hiệu, cơng văn chỗ ký hiệu đƣợc ghi là: tên viết tắt quan ban hành văn tên viết tắt đơn vị soạn thảo, quan ban hành văn đơn vị soạn thảo có dấu gạch nối Cụ thể: Số: 206/UBND-VP - Đối với trình bày nơi nhận Ở số 9b quan trình bày thiếu phần lƣu văn quan nào, sau quan nhận có dấu chấm phẩy (;) Hình 3.2 Lỗi trình bày nơi nhận Sửa lại: Nơi nhận: - Nhƣ kính gửi; 16 - Thƣờng trực Tỉnh ủy (b/c); - Trƣởng, phó đồn cơng tác Tỉnh ủy (b/c); - Ban Thƣờng vụ Huyện ủy; - Văn phòng Huyện ủy; - Lƣu: VT Thứ hai, việc xử lý thông tin ( dự thảo) phục vụ cho trình soạn thảo văn cịn gặp sai sót, từ dẫn đến tình trạng phải đính lại nội dung văn hai lần Thứ ba, quy trình ST&BHVB chƣa đƣợc quy định cụ thể, dẫn đến q trình thực cơng tác chƣa theo trình tự định Công tác ST&BHVB đạt đƣợc nhiều kết có thay đổi theo hƣớng tích cực nhƣng Văn phịng UBND huyện Can Lộc chƣa có văn quy định cụ thể quy trình xây dựng ban hành văn khiến cá nhân tiến hành thực công tác khơng có sở để thực hiện, quy trình thực khơng đƣợc chặt chẽ, số khâu nhƣ lập đề cƣơng không đƣợc thực Thứ tư, chƣa có theo dõi chặt chẽ việc chuyển phát văn văn thƣ quan Văn sau đƣợc hoàn tất thủ tục phát hành, văn thƣ quan tiến hành chuyển phát văn tới quan, đơn vị, cá nhân để đƣợc giải kịp thời Tuy nhiên văn thƣ quan lại khơng theo dõi q trình chuyển phát văn cách chặt chẽ, khiến cho công tác soạn thảo ban hành văn không mang lại hiệu cao 3.2 Biện pháp để khắc phục số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn thảo 3.2.1 Đối với lãnh đạo UBND huyện Can Lộc Để tiếp tục hoàn thiện nữa, Ban lãnh đạo quan cần: 17 Thứ nhất, nâng cao nhận thức vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, ƣu tiên đầu tƣ cho công tác Các cấp lãnh đạo cần trang bị đầy đủ kiến thức cơng tác văn thƣ nói chung nhƣ quy trình soạn thảo ban hành văn nói riêng để hiểu đƣợc vai trị to lớn văn hoạt động quan, tổ chức, qua nhận thức đắn, điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu công tác, quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Can Lộc Thứ hai, quan tâm, quán triệt công tác tuyển dụng nhân ngƣời, việc, có trình độ lực có thái độ mực Thứ ba, đẩy mạnh công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm hoạt động soạn thảo ban hành văn 3.2.2 Đối với viên chức giao soạn thảo văn Viên chức đƣợc giao soạn thảo ban hành văn ngƣời trực tiếp tạo kết văn kể hình thức nội dung, muốn cơng tác đạt hiệu cao, ngƣời viên chức cần: Thứ nhất, nhận thức đƣợc vai trị việc soạn thảo ban hành văn Thứ hai, trƣớc trình lên cho Chánh Văn phịng duyệt ký văn thƣ quan cần kiểm tra thật kỹ văn nội dung (phụ thuộc vào yếu tố thực tế loại văn soạn thảo), thể thức (chú ý số, ký hiệu văn bản, nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung văn bản, ) để đảm bảo khơng có sai sót trƣớc trình cho Chánh Văn phịng Thứ ba, rèn luyện, trau dồi, học hỏi thêm từ đồng nghiệp, tham gia khóa học, buổi tọa đàm để nâng cao kỹ soạn thảo ban hành văn thân Thứ tư, xây dựng mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp quan, phối hợp chặt chẽ với đơn vị, phòng ban có liên quan để hồn thành tốt cơng việc 18 Thứ năm, ln biết kiểm điểm thân, lắng nghe ý kiến góp ý cấp trên, đồng nghiệp để phát huy ƣu điểm khắc phục hạn chế quy trình soạn thảo ban hành văn 3.2.3 Đối với cá nhân khác UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Mặc dù không trực tiếp tham gia vào soạn thảo ban hành văn nhƣng công chức, viên chức làm việc UBND hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao; ln góp ý lắng nghe ý kiến cán văn thƣ để hiểu rõ quy trình soạn thảo ban hành văn quan Từ đó, giúp cho cán văn thƣ chuyên trách có bƣớc tiến cơng việc Tiểu kết Bất kể quan hay tổ chức nào, dù làm việc lĩnh vực hay gặp lỗi q trình thực cơng việc Chính cần phải có giải pháp để khắc phục nâng cao hiệu quy trình soạn thảo ban hành văn Trong chƣơng này, em số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh đƣa biện pháp để khắc phục lỗi phát sinh Các biện pháp có mối liên hệ với cần phải thực đồng bộ, kịp thời tất biện pháp để giúp cho quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phịng UBND huyện Can Lộc ngày đƣợc hồn thiện đạt hiệu tốt 19 KẾT LUẬN Quy trình soạn thảo ban hành văn cơng việc quan trọng q trình hoạt động quan Hoạt động đƣợc nhà nƣớc quan tâm trọng thể qua việc ban hành văn quy định thể thức, kỹ thuật trình bày hay thẩm quyền ban hành văn bản, Trong năm gần đây, nhờ trọng quan tâm quan đầu ngành nhƣ cá nhân, phòng ban quan nên quy trình soạn thảo ban hành văn có thay đổi tích cực nhƣ giảm thiểu lỗi sai thể thức, kỹ thuật trình bày hay thẩm quyền ban hành văn đa phần xác, khơng có chồng chéo, Chính cố gắng giúp cho hoạt động quan đƣợc đảm bảo ngày hiệu quy trình soạn thảo Và mong với đóng góp trên, cá nhân em mong UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh ngày củng cố hoạt động quan mình, đặc biệt quy trình soạn thảo ban hành văn ngày đƣợc hoàn thiện khả thi 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO * Hệ thống văn pháp luật hành Chính Phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Cơng tác văn thư, Hà Nội, 2020 * Hệ thống sách PGS NGƢT Vƣơng Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư Hà Nội, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005, trang * Hệ thống website Ban hành văn quy phạm pháp luật https://luatminhkhue.vn/ban-hanh-vanban-quy-pham-phap-luat-la-gi -khai-niem-ve-ban-hanh-van-ban-quy-pham-phapluat .aspx Quy trình soạn thảo ban hành văn hành chính, 15 11 2021 https://luathoangphi.vn/quy-trinh-soan-thao-va-ban-hanh-van-ban-hanh-chinh/ Huyện Can Lộc kỷ niệm 550 năm thành lập, 12 22, 2019 https://dangcongsan.vn/kinh-te/huyen-can-loc-ky-niem-550-nam-thanh-lap545388.html Cổng Thông tin điện tử UBND huyện Can Lộc https://hscvcl.hatinh.gov.vn/canloc/vbpq.nsf/DefaultMetro?OpenForm PHỤ LỤC SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH UBND HUYỆN CAN LỘC PHỊNG BAN CHUN MƠN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC UBND CÁC XÃ, THỊ TRẤN Xã Gia Hanh Văn phòng HĐND - UBND Hội chữ thập đỏ Phòng Nội vụ Chi cục thống kê Phòng Tài – Kế hoạch Trung tâm Văn hóa truyền thơng Phịng Kinh tế - Hạ tầng Ban Quản lý chùa Hƣơng Xã Khánh Vĩnh Yên Xã Phú Lộc Xã Kim Song Trƣờng Xã Thanh Lộc Xã Vƣợng Lộc Phòng Lao động - Thƣơng binh xã hội Ban A huyện Xã Thƣờng Nga Thanh tra Huyện Trung tâm chuyển giao KHKT BVCT vật ni Phịng NN PTNN Phịng Tài nguyên môi trƣờng Xã Thiên Lộc Xã Tùng Lộc Trung tâm giáo dục nghề nghiệp Xã Sơn Lộc giáo dục thƣờng xuyên Xã Thuần Thiện Phòng Giáo dục Đào tạo Xã Thƣợng Lộc Phòng Tƣ pháp Phịng Văn hóa Thơng tin Phịng Y tế Xã Quang Lộc Xã Mỹ Lộc Xã Xuân Lộc Xã Trung Lộc ... TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Công tác văn thƣ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Nội dung công tác văn thư .3 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn ... .3 1.2.2 Yêu cầu soạn thảo văn ban hành văn 1.2.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn Tiểu kết .5 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN... QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Công tác văn thƣ 1.1.1 Khái niệm Công tác văn thƣ hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc