QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ RỦI RO DỰ ÁN ĐỔI MỚI

Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ RỦI RO DỰ ÁN ĐỔI MỚI Mục tiêu Giúp học viên hiểu vận dụng thực hành được:  Các nguyên tắc quản lý chất lượng dự án đổi đổi  Các nguyên tắc phương pháp quản lý rủi ro dự án đổi đổi  Các nguyên tắc giám sát đánh giá dự án đổi đổi Nội dung Hướng dẫn học Nội dung Chương bao gồm mục là:  Đảm bảo chất lượng dự án đổi  Quản lý rủi ro: nhận dạng phân tích rủi ro  Giám sát đánh giá dự án đổi  Để học tốt học viên cần nắm rõ lý thuyết quản lý chất lượng, rủi ro dự án đổi đổi mới, giám sát đánh giá dự án đổi  Học viên cần có hiểu biết tổng thể lĩnh vực làm dự án đổi  Trao đổi, thảo luận với giảng viên vấn đề chưa nắm rõ Các kiến thức cần có Thời lượng học 15 tiết IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 103 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Quản lý Thời gian Tiến độ Dự án Đổi Kip 04 Sau kết thành công dự án Kip 04, Vinakip dự định đầu tư sản xuất tiếp sản phẩm ổ cắm an toàn theo theo tiêu chuẩn ISO/EC 674 Sản phẩm có tính tương tự Kip 04 đồng thời có thêm chức an tồn, dùng rộng rãi trường học cơng trình cơng cộng Phịng Thiết kế phác thảo loại mẫu theo dòng an tồn Qua tháng thăm dị khảo sát thị trường, cơng ty rút lại cịn hai loại sản phẩm Kip 207 Kip 209 Do khả đầu tư cơng ty có hạn, Hội đồng Quản trị thấy đầu tư cho loại sản phẩm mà Để định xem nên đầu tư vào sản phẩm có mức độ rủi ro thấp nhất, Chủ nhiệm dự án nhóm chun viên phân tích mức độ thị trường cho loại sản phẩm Có ba khả cầu thị trường: cầu cao, trung bình thấp Xác suất xuất khả tỷ suất đầu tư tương ứng với trường hợp cho bảng đối vời loại sản phẩm: Xác suất tỷ suất đầu tư sản phẩm Kip 207 Kip 209 Tình hình cầu thị trường Xác suất xuất (%) Tỷ suất đầu tư sản phẩm A (%) Tỷ suất đầu tư sản phẩm B (%) Cầu cao 30 70 20 Cầu trung bình 40 15 15 Cầu thấp 30 – 40 10 Bình quân 100 15 15 Câu hỏi Anh (chị) giúp Chủ nhiệm Dự án phân tích rủi ro để lựa chọn xem nên đầu tư cho loại sản phẩm nào? 104 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi 5.1 Quản lý chất lượng dự án đổi Quản lý chất lượng dự án đổi lĩnh vực đặc biệt, tuân theo nguyên tắc áp dụng công cụ quản lý chung hoạt động quản lý chất lượng mang nét riêng dự án đổi Nó đảm bảo cung cấp cho xã hội sản phẩm, dịch vụ công nghệ thoả mãn nhu cầu ngày cao khách hàng, xã hội nhà đầu tư Chương trình bày nội dung quản lý chất lượng dự án đổi chi phí cho việc làm chất lượng 5.1.1 Một số khái niệm quản lý chất lượng dự án đổi Theo cách tiếp cận Viện Quản trị Dự án (PMI), quản lý chất lượng dự án đổi tập hợp hoạt động chức quản lý, trình nhằm đảm bảo cho dự án đổi thỏa mãn tốt yêu cầu mục tiêu đề Quản lý chất lượng dự án đổi bao gồm việc xác định sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm việc thực chúng thông qua hoạt động là: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, bảo đảm chất lượng toàn dự án đổi Ba nội dung lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng, kiểm sốt chất lượng có mối quan hệ chặt chẽ, tương tác xuất lần pha chu kỳ dự án đổi Mỗi nội dung kết hai nội dung đem lại, đồng thời nguyên nhân ảnh hưởng đến kết thực hai nội dung Một số điểm cần lưu ý trình quản lý chất lượng dự án đổi là:  Quản lý chất lượng dự án đổi thực thông qua hệ thống biện pháp kinh tế, cơng nghệ, tổ chức, hành giáo dục, thơng qua chế định hệ thống tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm sốt, sách khuyến khích…  Quản lý chất lượng dự án đổi phải thực suốt chu kỳ dự án đổi từ giai đoạn hình thành kết thúc chuyển sang giai đoạn chuyển giao công nghệ sản phẩm, vận hành  Quản lý chất lượng dự án đổi trình liên tục, gắn bó yếu tố bên bên ngồi Để thực dự án đổi cần có cơng nghệ, máy móc thiết bị, vật liệu, người, yếu tố tổ chức… Sự hoạt động, vận hành yếu tố khơng thể ly mơi trường luật pháp, cạnh tranh, khách hàng, nhà đầu tư… Sự tác động qua lại yếu tố hình thành môi trường, nội dung, yêu cầu tác động vào quản lý chất lượng dự án đổi  Quản lý chất lượng dự án đổi trách nhiệm chung tất thành viên, cấp đơn vị, đồng thời trách nhiệm chung quan có liên quan đến dự án đổi bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu, nhà tư vấn, người hưởng lợi… IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 105 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi 5.1.2 Vai trò quản lý chất lượng dự án đổi Quản lý chất lượng dự án đổi hợp lý có tác dụng chủ yếu sau đây:  Đáp ứng yêu cầu chủ đầu từ, khách hàng, người hưởng lợi từ dự án đổi  Đạt mục tiêu quản lý dự án đổi sản phẩm, thời gian tiến độ  Chất lượng quản lý chất lượng dự án đổi tốt nhân tố quan trọng đảm bảo đảm cho tổ chức doanh nghiệp phát triển bền vững  Nâng cao chất lượng góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng suất lao động, tăng thu nhập cho người lao động 5.1.3 Các hoạt động chủ yếu quản lý chất lượng dự án đổi Các hoạt động chủ yếu quản lý chất lượng dự án đổi gồm ba nội dung hoạt động lập kế hoạch chất lượng, công tác đảm bảo chất lượng; cơng tác kiểm tra; kiểm sốt chất lượng dự án đổi  Lập kế hoạch chất lượng dự án đổi Lập kế hoạch chất lượng dự án đổi việc xác định tiêu chuẩn chất lượng cho dự án đổi xác định phương thức để đạt tiêu chuẩn Lập kế hoạch chất lượng dự án đổi phận quan trọng trình lập kế hoạch, thực thường xuyên song hành với nhiều loại kế hoạch khác Lập kế hoạch chất lượng cho phép định hướng phát triển chất lượng chung doanh nghiệp, khai thác sử dụng hiệu nguồn lực, giảm chi phí liên quan… o Để lập kế hoạch chất lượng dự án đổi cần yếu tố đầu vào sau đây:  Chính sách chất lượng doanh nghiệp: Ban quản lý dự án đổi có trách nhiệm thực sách chất lượng chủ đầu tư/công ty  Xác định khẳng định phạm vi dự án đổi  Các tiêu chuẩn qui định lĩnh vực chun mơn có ảnh hưởng đến chất lượng dự án đổi mới: yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng, phương pháp đảm bảo chất lượng trình thiết kế, chế thử, Kế hoạch chất lượng cho biết nhóm quản lý dự án đổi thực sách chất lượng hình thành sản phẩm Đây sở để lập loại kế hoạch khác rõ phương thức kiểm soát, đảm bảo cải tiến chất lượng dự án đổi o Nội dung công tác lập kế hoạch chất lượng dự án đổi gồm:  Xây dựng chương trình, chiến lược, sách kế hoạch hóa chất lượng  Xác định yêu cầu chất lượng phải đạt tới chu kỳ giai đoạn trình thực dự án đổi  Phân tích tác động nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án đổi mới, phương hướng kế hoạch cụ thể, xây dựng biện pháp để thực thành công kế hoạch chất lượng 106 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi  Đảm bảo chất lượng dự án đổi Đảm bảo chất lượng dự án đổi tất hoạt động có kế hoạch hệ thống thực phạm vi hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo kết dự án đổi thỏa mãn tiêu chuẩn chất lượng tương ứng Đảm bảo chất lượng việc đánh giá thường xun tình hình hồn thiện để đảm bảo dự án đổi thỏa mãn tiêu chuẩn chất lượng định Đảm bảo chất lượng dự án đổi đòi hỏi dự án đổi phải xây dựng theo hướng dẫn qui định, tiến hành theo quy trình duyệt, sở tính tốn khoa học, theo lịch trình, tiến độ kế hoạch… Hoạt động đảm bảo chất lượng tổ chức xây dựng triển khai quy trình tác nghiệp chất lượng đảm bảo tuân thủ theo yêu cầu khách hàng nhà đầu tư, xử lý khiếu nại ý kiến khách hàng, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ chất lượng…  Kiểm soát chất lượng dự án đổi Kiểm soát chất lượng việc giám sát yếu tố đầu vào, trình kết cụ thể dự án đổi để xác định xem chúng tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng hay chưa sở tìm biện pháp để loại bỏ ngun nhân khơng hồn thiện Kiểm sốt chất lượng thường thực suốt trình thực dự án đổi thông qua việc sử dụng nhiều kiến thức thống kê Do vậy, người chịu trách nhiệm kiểm sốt chất lượng hay nhóm kiểm sốt chất lượng phải có kiến thức quản lý chất lượng phương pháp thống kê, đặc biệt phương pháp lấy mẫu xác suất để giúp họ dễ dàng đánh giá kết giám sát chất lượng 5.1.4 Chi phí chất lượng dự án đổi Để đạt chất lượng cần có chi phí để đầu tư tạo sản phẩm công nghệ dịch vụ phù hợp với yêu cầu khách hàng giá phải trả để sản phẩm dịch vụ đạt yêu cầu chất lượng nhà đầu tư hay khách hàng Do vậy, chi phí làm chất lượng yêu cầu khách quan quản lý dự án Tuy nhiên, trình quản lý chất lượng phải nhận diện rõ khoản mục chi phí, xác định khoản chi hợp lý không hợp lý Trên sở đó, tiết kiệm khoản chi không cần thiết, không làm tăng chất lượng sản phẩm cơng nghệ dịch vụ Chi phí làm chất lượng chia thành nhóm sau đây: IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 107 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi  Thiệt hại bên Thiệt hại bên (nội bộ) chi phí (thiệt hại) phát sinh trình phát triển sản xuất sản phẩm dịch vụ trước chuyển giao sản phẩm Thiệt hại bên thường bao gồm: o Thiệt hại sản lượng phế phẩm o Chi phí sửa chữa khắc phục sản phẩm o Chi phí đánh giá sai sót phế phẩm o Chi phí cho hoạt động hiệu chỉnh thất bại  Thiệt hại bên ngồi Tổn thất bên ngồi tồn chi phí phát sinh chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu sản phẩm bán đơn vị Về nội dung, tổn thất bao gồm: o Thiệt hại thị phần lợi nhuận tiềm (do uy tín bị giảm) o Chi phí bồi thường, chi phí kiện tụng o Chi phí đánh giá khiếu nại khách hàng o Chi phí kiểm tra chất lượng nơi khách hàng yêu cầu o Chi phí bảo hành (chi phí theo nghĩa vụ pháp lý hợp đồng) gồm chi phí sửa chữa, thay hồn thiện sản phẩm Xem xét khoản mục chi phí bảo hành mối quan hệ với giai đoạn phát sửa chữa lỗi thể Hình 5.1 Nếu lỗi phát sớm, cịn q trình gia cơng sản xuất sản phẩm chi phí tương đối nhỏ Nếu sản phẩm đến tay khách hàng chi phí thường lớn bao gồm nhiều khoản chi như: tiền lại đến chỗ khách hàng, chi phí ăn cho nhân viên sửa chữa, chi phí thay thế… Hình 5.1: Quan hệ chi phí thời điểm phát lỗi chất lượng  Chi phí ngăn ngừa Chi phí ngăn ngừa tồn chi phí để ngăn chặn việc tạo sản phẩm dịch vụ cơng nghệ khơng có chất lượng Đây chi phí trực tiếp hướng tới việc đáp ứng nhu cầu khách hàng Nội dung chi phí ngăn ngừa bao gồm: o o 108 Chi phí lập kế hoạch chất lượng; Chi phí trì hệ thống quản lý chất lượng… Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi o Chi phí đánh giá lại nguồn cung ứng, số lượng nguyên vật liệu hợp đồng lớn; o Chi phí kho tàng bảo quản nguyên liệu; o Chi phí đào tạo lao động, tập huấn cơng tác chất lượng; o Chi phí rà sốt lại thiết kế;  Chi phí thẩm định, đánh giá, kiểm tra chất lượng Chi phí thẩm định kiểm tra khoản chi phí chi phí đánh giá sản phẩm hay q trình cơng nghệ, thẩm định kiểm tra sản phẩm nhằm xác định mức độ phù hợp chất lượng với nhu cầu khách hàng Nội dung khoản mục chi phí bao gồm: o Chi phí xây dựng quy trình đánh giá kiểm tra chất lượng; o Chi phí cho hoạt động kiểm tra (kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất…); o Chi phí kiểm tra nhà cung ứng; o Chi phí phân tích báo cáo chất lượng; o Chi phí kiểm tra dịch vụ bảo hành, sửa chữa… Tóm lại, bốn khoản mục chi phí: tổn thất bên trong, tổn thất bên ngồi, chi phí ngăn ngừa chi phí thẩm định, đánh giá kiểm tra chất lượng tạo thành tổng chi phí chất lượng đơn vị Tuy nhiên, theo thay đổi thời gian, chi phí ngăn ngừa tăng lên, tỷ lệ nghịch với chi phí tổn thất bên bên ngồi, khoản mục tiết kiệm ngày gia tăng Có thể chia chi phí làm chất lượng thành hai nhóm khoản mục: nhóm thứ gồm chi phí bên chi phí bên ngồi, nhóm thứ hai chi phí ngăn ngừa chi phí thẩm định, kiểm tra Hai nhóm chi phí nghiên cứu mối quan hệ với hai loại sản phẩm tốt hỏng, người ta thấy rằng: Giả định chi phí ngăn ngừa sản phẩm có chất lượng Khi sản phẩm tốt, chi phí bên bên ngồi chất lượng thường nhỏ (có 0) ngược lại sản phẩm chất lượng khoản chi phí lớn Sản phẩm tốt, chi phí giảm Chi phí ngăn ngừa thẩm định tăng lên tỷ lệ thuận với chất lượng sản phẩm (nghĩa sản phẩm tốt chi phí ngăn ngừa thẩm định cao) 5.2 Quản lý rủi ro dự án đổi Môi trường hoạt động đổi sáng tạo chứa đựng yếu tố bất định cao Thời gian đầu tư thường phải điều chỉnh kéo dài Qui mô tiền vốn đầu tư, vật tư lao động cần thiết cho dự án lớn thường phải bổ sung Những yếu tố nguyên nhân dẫn đến đổi sáng tạo có độ rủi ro cao Do đó, cần thiết phải xây dựng chương trình quản lý rủi ro phù hợp cho quản trị dự án đổi Xác định yếu tố rủi ro, đánh giá mức độ rủi ro đặc biệt tìm phương thức quản lý phòng tránh rủi ro phù hợp công việc quan trọng tổ chức quản lý dự án đổi IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 109 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi 5.2.1 Khái niệm phân loại dự án rủi ro 5.2.1.1 Khái niệm rủi ro Viện Quản trị dự án (PMI ) quan niệm rủi ro tổng hợp yếu tố ngẫu nhiên (bất trắc) đo lường xác suất gây nên mát thiệt hại cho dự án (PM BOK, 2004)  Rủi ro quản lý dự án đại lượng đo lường Trên sở tần suất xuất lặp tượng khứ, giả định lại xuất tương tự tương lai Trong khoa học quản lý dự án, tượng xem rủi ro xác định xác suất xuất Trong trường hợp đó, rủi ro có xu hướng bảo hiểm lượng hóa sau: Rủi ro = Xác suất xuất × Thiệt hại Trong khoa học quản lý cần phân biệt hai phạm trù: rủi ro bất trắc (bất định) Bất trắc phản ánh tình mà khơng thể biết xác suất xuất kiện Bất trắc khó đánh giá định lượng rủi ro định lượng đánh giá qua thống kê  Nguyên nhân rủi ro có nhiều Nhận rõ nguyên nhân rủi ro, tìm biện pháp ứng phí kịp thời có tác dụng làm giảm mức độ rủi ro Trong quản lý dự án đổi công tác lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, đạo giám sát dự án phải đảm bảo nhận biết xác nguyên nhân rủi ro tiềm tàng, giữ mức độ an toàn định làm giảm rủi ro sáng tạo sản phẩm công nghệ 5.2.1.2 Quản lý rủi ro Viện Quản trị dự án (PMI) quan niệm Quản lý rủi ro dự án q trình nhận dạng, phân tích nhân tố rủi ro, đo lường mức độ rủi ro, sở lựa chọn, triển khai biện pháp quản lý hoạt động nhằm hạn chế loại trừ rủi ro, suốt vòng đời dự án (PM BOK, 2004) Quản lý rủi ro việc chủ động kiểm soát kiện tương lai dựa sở kết dự báo trước kiện xảy mà phản ứng thụ động Như vậy, chương trình quản lý rủi ro hiệu khơng làm giảm bớt sai sót mà cịn làm giảm mức độ ảnh hưởng thiệt hại sai sót đến việc thực mục tiêu dự án đổi Quản lý rủi ro trình liên tục, thực tất giai đoạn chu kỳ dự án, kể từ hình thành kết thúc dự án đổi Dự án thường có rủi ro cao giai đoạn đầu hình thành Trong suốt vịng đời dự án, nhiều khâu cơng việc có mức độ rủi ro cao nên cần thiết phải phân chia thành nhiều giai đoạn để xem xét, phân tích rủi ro, sở lựa chọn giải pháp phù hợp nhằm giảm bớt loại trừ rủi ro 110 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi 5.2.1.3 Phân loại rủi ro  Rủi ro túy rủi ro theo suy tính (Pure risk & speculative risk) o Rủi ro túy: loại rủi ro mà xảy dẫn đến kết tổn thất mục tiêu dự án khía cạnh sản phẩm, chất lượng, hay tiến độ Loại rủi ro có đặc điểm sau:  Thứ nhất, rủi ro túy xảy thường đưa đến kết mát tổn thất Ví dụ: rủi ro hỏa hoạn cháy nổ làm mát thiệt hại tài sản khơng bị hỏa hoạn cháy nổ khơng bị thiệt hại  Thứ hai, rủi ro túy loại rủi ro liên quan đến việc phá hủy tài sản thiết bị máy móc nhà xưởng (nếu hỏa hoạn sở vật chất bị phá hủy)  Thứ ba, biện pháp đối phó với rủi ro thơng thường bảo hiểm o Rủi ro suy tính: loại rủi ro ảnh hưởng nguyên nhân khó dự đốn, phạm vi ảnh hưởng rộng lớn Rủi ro suy tính loại rủi ro thường xảy thực tế thay đổi giá cả, mức thuế khơng ổn định, tình hình trị khơng ổn định Tăng giá mang lại nhiều lời cho người có tồn kho nhiều giam giá làm họ bị thua thiệt lớn Đặc điểm loại rủi ro thường không bảo hiểm đối phó biện pháp rào chắn (hedging) Ví dụ: mua dự trự vật tư nguyên liệu quí dễ bị thay đổi xăng dầu, vàng  Rủi ro tính tốn khơng tính tốn o Rủi ro tính tốn được: loại rủi ro mà tần số xuất tiên đốn mức độ tin cậy định o Rủi ro khơng thể tính tốn được: rủi ro mà tần số xuất bất thường khó dự đốn Thực tế khơng có loại rủi ro nằm hẳn cực Khái niệm hình thức Hầu hết rủi ro nằm hai cực ranh giới Do đó, hai cực có vơ số mức độ xác độ tin cậy khác dự đoán Khả đo lường mang tính chất tương đối Một số đo lường nhiều, số đo  Rủi ro nội sinh rủi ro ngoại sinh o Rủi ro nội sinh: rủi ro nguyên nhân nội dự án Quy mô, độ phức tạp, tính lạ dự án với nhân tố tốc độ thiết kế xây dựng, hệ thống tổ chức quản lý dự án nguyên nhân nội sinh o Rủi ro ngoại sinh: rủi ro nguyên nhân bên gây nên Những nhân tố rủi ro ngoại sinh thường gặp lạm phát, thị trường, tính sẵn có lao động nguyên liệu, độ bất định trị, ảnh hưởng thời tiết Bảng trình bày số rủi ro dự án thường gặp theo giai đoạn dự án đổi IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 111 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi Bảng 5.1: Những rủi ro dự án đổi sáng tạo TT Rủi ro theo giai đoạn I Mức độ xuất Mức độ tác động Trung bình Nghiêm trọng Giai đoạn chuẩn bị hình thành ý tưởng đổi sáng tạo Quyết định đầu tư cho ý tưởng sản phẩm cơng nghệ sai Quy trình lập thẩm định dự án đổi không chuẩn xác Phổ biến Không nghiêm trọng Không thống phương án thiết kế phát triển sản phẩm Không phổ biến Nghiêm trọng Khả tài hạn hẹp Rất phổ biến Nghiêm trọng Quyết định đầu tư phụ thuộc nhiều vào cấp đơn vị liên quan khác Phổ biến Không nghiêm trọng Chủ đầu tư có kinh nghiệm thực dự án Bình thường Trung bình Nhiều yếu tố khó lường tác động đến định đầu tư Phổ biến Bình thường Rất phổ biến Không nghiêm trọng II Giai đoạn thiết kế dự toán Thiết kế quy hoạch sản phẩm công nghệ không phù hợp với với qui định, tiêu chuẩn nhà nước Sai sót thiết kế Phổ biến Nghiêm trọng Thiết kế lạc hậu, không đáp ứng nhu cầu sử dụng tương lai Phổ biến Nghiêm trọng Thiết kế chi tiết Phổ biến Trung bình Thiết kế khơng đồng bộ, tương thích phận Phổ biến Nghiêm trọng Thiếu dự toán chi tiết Trung bình Trung bình Dự tốn sản phẩm có đơn giá khơng phù hợp với giá thị trường Phổ biến Nghiêm trọng Rất phổ biến Rất nghiêm trọng Phổ biến Nghiêm trọng III Giai đoạn chuẩn bị triển khai chế thử Thiết kế sản phẩm không phù hợp thiết kế công nghệ Không đủ thiết bị chế tạo sản phẩm thiết kế Không đủ vật tư yêu cầu thiết kế sản phẩm dịch vụ Bình thường Bình thường Khơng đánh giá chất lượng thiết kế sở công nghệ có Bình thường Bình thường Khơng đánh giá chất lượng công nghệ sở thiết bị có Bình thường Bình thường Phổ biến Nghiêm trọng IV Giai đoạn phổ biến chuyển giao Chất lượng sản phẩm công nghệ kém, không đáp ứng yêu cầu Sử dụng vật liệu chất lượng bớt khối lượng Phổ biến Nghiêm trọng Hoạt động quảng bá không phù hợp với sản phẩm Rất phổ biến Bình thường Chậm tiến độ Phổ biến Bình thường Tăng chi phí chế tạo thử nghiệm Rất phổ biến Nghiêm trọng Không toán sản phẩm với khách hàng Phổ biến Nghiêm trọng Bình thường Bình thường Phổ biến Bình thường V Giai đoạn sử dụng 112 Sản phẩm hoàn thiện không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật Nhiều khuyết tật phát trình sử dụng Sản phẩm khơng bảo trì thường xun Rất phổ biến Khơng nghiêm trọng Sản phẩm xuống cấp nhanh chóng Rất phổ biến Bình thường Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi xuyên chuyên gia, nhà quản lý dự án đổi nhóm dự án đổi Các báo cáo nên dễ hiểu phải dựa kiện ý kiến  Các họp bàn dự án đổi Các họp bàn dự án đổi xoay quanh việc thực mục tiêu dự án đổi nhằm thực dự án đổi cách hiệu Thông qua tranh luận trao đổi thơng tin có liên quan đến kiện, trao đổi ý kiến, quan điểm ủng hộ hay xem xét lại việc định giám đốc dự án đổi Cũng thông qua họp, nhóm quản lý dự án đổi kiểm tra công việc kết đạt được; nhận diện vấn đề, phân tích giải pháp; đánh giá lại kế hoạch hàng năm điều chỉnh hoạt động  Đánh giá trường Đánh giá trường phương pháp giám sát dự án đổi Khó khăn trao đổi thơng tin bị gián đoạn thiếu kỹ việc điều hành nên cần chuyến tham quan thực tế, đánh giá trường người hưởng lợi từ dự án đổi cán dự án đổi để thu thập thông tin giám sát Cán dự án đổi thu thông tin giám sát cách quan sát, thảo luận khơng thức với nhóm tham gia họp cộng đồng 5.3.3 Các hệ thống giám sát Các hệ thống giám sát khác phần lớn chúng thường kết hợp hệ thống đây:  Hệ thống giám sát tài chính: theo dõi tất vấn đề tài dự án đổi như: hợp đồng vay mượn, toán, vốn đầu tư, khoản chi phí thu nhập dự án đổi  Hệ thống giám sát trình: liên quan đến việc thực dự án đổi tổ chức liên quan để quản lý dự án đổi hiệu  Hệ thống giám sát hoạt động: liên quan đến việc ghi chép hoạt động thường ngày dự án đổi đảm bảo chúng thực 5.3.4 Các loại hình giám sát  Giám sát kế hoạch: việc kiểm tra dựa sở so sánh thực tế với kế hoạch trình bày theo sơ đồ Gantt CPM Các số liệu thực tế cập nhật để so sánh với kế hoạch sở (hoặc kế hoạch điều chỉnh nhất) nhằm phát chênh lệch Trên sở điều chỉnh hoạt động  Giám sát chi phí: Cách đơn giản để kiểm sốt chi phí so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch Tuy vậy, tổ chức dự án đổi xây dựng hệ thống theo dõi kiểm sốt chi phí Trên sở thơng tin kiểm sốt chi phí, khả chi phí vượt trội phát hiện, phân tích có biện pháp xử lý kịp thời  Giám sát hoạt động: Hệ thống giám sát hoạt động bao gồm hệ thống kiểm tra chất lượng đảm bảo chất lượng Báo cáo hệ thống cung cấp thơng tin mức độ hồn thành cơng việc Tuy nhiên, q trình thực dự án đổi có nhiều thay đổi liên quan đến công nghệ, môi trường hoạt động Những thay đổi làm cho việc kiểm sốt hoạt động gặp khó khăn 122 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi 5.3.5 Các phương pháp kiểm soát tiến độ dự án  Phương pháp phân tích giá trị thu được: Để kiểm soát tiến độ dự án đổi thời điểm định cần sử dụng hệ thống tiêu mà quan trọng tiêu giá trị thu Các tiêu xây dựng sở đánh giá tình hình thực mối quan hệ với chi phí, thời gian yếu tố khác o Một số tiêu sử dụng sau:  Số công việc cần thực theo lịch trình;  Số cơng việc theo lịch thực hiện;  Chi phí kế hoạch (dự tốn) để thực công việc dự án đổi đến ngày định (BCWS) Chỉ tiêu bao gồm tồn chi phí dự tính cho cơng việc đề kế hoạch ngân sách;  Chi phí thực cơng việc (ACWP): tổng số chi phí thực tế phát sinh thời kỳ để thực cơng việc Nó tổng chi phí cho tất cơng việc hồn thành cộng (+) chi phí dở dang phận chi phí gián tiếp;  Tổng chi phí kế hoạch cho khối lượng thực tế hồn thành (BCWP) tổng chi phí kế hoạch cho phần việc thực o Trong phạm vi tồn dự án đổi người ta cịn sử dụng tiêu để giám sát chi phí sau đây:  Tổng chi phí dự án đổi theo cách dự tính (EAC) tổng chi phí thực tế đến thời điểm cộng (+) chi phí dự tính cho thời kỳ cịn lại  Tống chi phí kế hoạch dự án đổi (BAC) tồn ngân sách dự tính theo kế hoạch cho tất công việc Trên sở tiêu tính tiêu phân tích sau:  Chênh lệch lịch trình = Số cơng việc cần thực theo lịch trình – Số công việc theo lịch thực  Chênh lệch kế hoạch (SV) = BCWP – BCWS  Chênh lệch thực tế (CV) = BCWP – ACWP  Chênh lệch hồn thành = (BAC) – (EAC) Ví dụ: Tình hình thực cơng việc chi phí đến tuần thứ Dự án đổi Kip 207 trình bày Bảng 5.6: Bảng 5.6: Chi phí thời gian thực công việc dự án đổi Kip 207 Chi phí KH/tuần (tr.đ) Số tuần thực Chi phí (tr.đ) Thiết kế 2 Sản xuất 2,5 7,5 Lắp ráp Bán hàng Công việc Thời gian Thẩm định Tuần IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 10 Powered by TOPICA 11 12 31,5 123 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi Các tiêu tính tốn trình bày Bảng 5.7 sau: Bảng 5.7: Các tiêu phân tích giám sát dự án đổi SS Chi phí KH cho khối lượng thực tế hồn thành Chi phí thực tế thực cơng việc Chênh lệch kế hoạch Chênh lệch thực tế Chỉ số kế hoạch Chỉ số thực tế BCWS BCWWP ACWP SV CV SI CI (1) (2) (3) Thiết kế 5 1,25 Sản xuất 7 1,666 7,5 –2,5 –2 0,666 0,714 17 19 –0,5 –2 0,971 0,894 Tổng chi kế hoạch Công việc Thẩm định Lắp ráp Bán hàng Chung 31,5 (4)=(2)–(1) (5)=(2)–(3) (6)=(2)/(1) (7)=(2)/(3) Nhận xét: o Công việc “Sản xuất” có giá trị BCWP ACWP nhỏ BCWP Điều có nghĩa hoạt động “sản xuất” thực sớm kế hoạch giới hạn chi phí o Cơng việc “Thẩm định” có BCWP thấp nhiều so với BCWS ACWP Điều có nghĩa công việc “Thẩm định” chậm kế hoạch nằm ngồi phạm vi ngân sách dự tính o Các tiêu chênh lệch chi phí nêu tiêu đo lường tuyệt đối Thực tế cịn tính hai tiêu đo lường tương đối số kế hoạch số thực tế o Chỉ số kế hoạch (SI): số BCWP với BCWS Nếu tỷ số (SI) = nghĩa hoạt động nằm phạm vi kế hoạch Nếu SI > phản ánh dự án đổi hoàn thành sớm kế hoạch SI < 1, dự án đổi chậm so với kế hoạch o Chỉ số thực tế (CI): tỷ số BCWP với ACWP Nếu CI = cho thấy hoạt động nằm giới hạn ngân sách CI > CI < có nghĩa hoạt động vượt phạm vi ngân sách o Chỉ số thực tế chung: tỷ số tổng BCWP với tổng ACWP tất công việc Chỉ số sử dụng rộng rãi để dự toán mức chi phí hồn thành dự án đổi o Chú ý: Các số SI CI tính cho cơng việc cho tồn dự án đổi  Phương pháp phân tích tỷ số quan trọng Tỷ số quan trọng phản ánh ảnh hưởng đồng thời việc hoàn thành kế hoạch thời gian chi phí cơng việc dự án đổi Cơng thức tính: Tỷ số quan trọng 124 = Thời gian thực tế Thời gian kế hoạch Powered by TOPICA × Chi phí dự tốn Chi phí thực tế IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi Nếu tỷ số quan trọng cơng việc nghĩa cơng việc hồn thành kế hoạch thời gian chi phí, khác cần phải nghiên cứu xem xét lại cơng việc Tỷ số gần bỏ qua khơng cần điều tra tìm nguyên nhân, lớn phải điều tra xem xét nguyên nhân có biện pháp giải kịp thời Trong phần thực hành có hướng dẫn thực hành phân tích số quan trọng hoạt động dự án Hình 5.4: Mơ tả sơ đồ giới hạn để kiểm soát tỷ số quan trọng Các nhà quản lý dự án đổi khơng cần thực biện pháp đặc biệt tỷ số quan trọng biến động khoảng hẹp xung quanh giá trị cần phải có giải pháp kịp thời tỷ số vượt giới hạn cho phép Tuy nhiên, công việc khác phạm vi giới hạn kiểm sốt khơng giống Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng phương pháp kiểm soát đường giới hạn nên phương pháp áp dụng rộng rãi quản lý chi phí lực lượng lao động dự án 5.3.6 Giám sát chi phí dự án đổi Chi phí cho dự án đổi cần quản lý chặt chẽ, tránh thất lãng phí đảm bảo chi tiêu hợp lý, nhằm nâng cao hiệu hoạt động đầu tư dự án đổi Chi tiêu cho công việc dự án đổi xem hiệu thực chi đủ, theo tiến độ thực cơng việc Giám sát chi phí dự án đổi việc kiểm soát, xem xét khoản mục chi tiêu sở đáp ứng yêu cầu đủ hợp lý số lượng, theo tiến độ thời gian dự án đổi mới, phạm vi dự toán duyệt tương ứng với khối lượng cơng việc hồn thành Trên sở kiểm sốt chặt chẽ chi phí dự án đổi mới, xác định mức tiết kiệm hay vượt chi, tìm nguyên nhân vấn đề đề xuất giải pháp quản lý thích hợp Ví dụ: Dự án Kip 207 có thống kê thể Bảng 5.8: Giả định thời gian bắt đầu sớm (ES) cho cơng việc tính từ ngày 10/8 Đến ngày kiểm tra, tỷ lệ hoàn thành cơng việc chi phí thực tế cho cột (5) (3) Yêu cầu tính số tiêu cần thiết để đánh giá tình hình thực chi tiêu cho công việc dự án đổi đến ngày kiểm tra IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 125 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi Bảng 5.8: Tỷ lệ hồn thành cơng việc chi phí cơng việc dự án đổi Kip 207 Tỷ lệ hồn Chi phí Chi phí thành cơng dự tốn thực tế việc (%) (tr.đ) (tr.đ) (2) (3) (4) (5) (6) A 100 20 25 11 B 100 50 60 10 C 70 50 30 16 D 100 70 90 18 E 100 100 120 20 F 20 150 30 26 G 50 40 25 26 H - 50 - - Công Thời gian việc (ngày) (1) Thời gian bắt đầu thực tế (ngày) Hướng dẫn: Để tính tiêu kiểm sốt chi phí, cần tìm ngày bắt đầu sớm (ES) kế hoạch Ngày bắt đầu sớm kế hoạch tính theo cơng thức ES sau cộng với ngày bắt đầu quy ước ngày 10 Kết thể cột (7) Bảng 5.9 Bảng 5.9: Xác định thời gian bắt đầu sớm quy ước cho công việc Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian bắt đầu hoàn thành hoàn thành bắt đầu bắt đầu sớm sớm (ES) sớm (EF) muộn (LF) muộn (LS) quy ước (1) (2) (3) (4) (5) (6) A 10 B 7 10 C 11 15 15 D 15 15 17 E 16 17 17 F 15 21 21 15 25 G 16 20 21 17 26 H 21 24 24 21 31 Công việc Sau xác định thời gian bắt đầu sớm quy ước, lập bảng 5.10 để tính tiêu kiểm sốt chi phí 126 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi Bảng 5.10: Xác định giá trị cơng việc hồn thành mức tiết kiệm/vượt chi Thời gian kế hoạch Công Ngày việc bắt đầu sớm Thời gian thực tế Ngày hoàn thành Ngày bắt đầu sớm Ngày hồn thành Tỷ lệ hồn thành cơng việc (%) Chi phí (triệu đồng) Chi phí dự tốn Chi phí thực tế Giá trị cơng việc hồn thành (tr.đ) Chi phí vượt/tiết kiệm (tr.đ) A 10 15 11 16 100 20 25 20 B 10 17 10 17 100 50 60 50 10 C 15 21 16 22 70 50 30 35 -5 D 17 25 18 26 100 70 90 70 20 E 17 26 20 29 100 100 120 100 20 F 25 31 26 32 20 150 30 30 G 26 30 26 30 50 40 25 20 H 31 34 - - - 50 - Qua Bảng 5.10 thấy, thời gian bắt đầu thực tế công việc dự án đổi chậm so với kế hoạch Chi phí thực tế cho cơng việc hồn thành vượt so với kế hoạch Cơng việc tiết kiệm chi phí, chưa thể khẳng định 100% chưa hồn thành tồn Các cơng việc F G hoàn thành 20% 50% nên cần phải có biện pháp quản lý chặt chẽ chi phí Cần đẩy nhanh tiến độ thực cơng việc găng (F G) có hy vọng hoàn thành dự án đổi tiến độ 5.3.7 Báo cáo giám sát dự án đổi Báo cáo giám sát dự án đổi tài liệu quan trọng phục vụ yêu cầu quản lý giám đốc dự án đổi mới, quan giám sát, chủ đầu tư, nhà thầu, đại diện quan quản lý nhà nước, người hưởng lợi… Do vậy, phải hiểu xem công cụ thông tin Một báo cáo giám sát khác hình thức, mức độ phức tạp dự án đổi mới, bản, bảo gồm nội dung chủ yếu sau đây:  Thứ nhất, phần giới thiệu: Phần mô tả ngắn gọn rõ ràng dự án đổi Sự cần thiết dự án đổi mới, mục tiêu nguồn lực phải làm rõ Nếu dự án đổi lớn phứ tạp, cần có giải thích cần thiết kèm theo cáo cáo  Thứ hai, trình bày thực trạng dự án đổi đến thời điểm số khía cạnh sau đây: o Chi phí: Báo cáo cần làm rõ thực trạng qui mô vốn, nguồn vốn tình hình sử dụng vốn dự án đổi Cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán theo giai đoạn đầu tư, theo mốc thời gian quan trọng Báo cáo tập trung phân tích khoản mục chi phí trực tiếp, đồng thời làm rõ tổng chi phí, khoản chi phí gián tiếp dự án đổi Các số liệu chi tiết cần trình bày bảng phần phụ lục IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 127 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi o o o Tiến độ thời gian: Báo cáo rõ khối lượng cơng việc hồn thành, phần trăm khối lượng thực cơng việc chưa hồn thành, thời điểm tại, dự tính thời gian cịn lại để thực cơng việc Việc báo cáo nên dựa vào mốc thời gian quan trọng xác định lịch trình kế hoạch Kết hợp yếu tố thời gian với chi phí nguồn lực: Phần trình bày kết hợp mục tiêu So sánh khối lượng công việc hoàn thành với khối lượng kế hoạch, xét mối quan hệ với nguồn lực sử dụng, đặc biệt tiền vốn Trên sở đó, dự tính thời gian kết thúc dự án đổi qui mô tiền vốn nguồn lực khác cần phải có để thực cơng việc cịn lại Biểu đồ “Phân tích giá trị thu được” cơng cụ hữu hiệu để trình bày nội dung Chất lượng: Báo cáo chất lượng cần thiết hay không tùy thuộc vào loại dự án đổi giám sát Thơng thường, báo cáo phải tình hình thực tiêu chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng ghi hợp đồng Báo cáo làm rõ phương pháp quản lý chất lượng, hệ thống đảm bảo chất lượng mà dự án đổi áp dụng  Thứ ba, kết luận, kiến nghị chun mơn: Phần báo cáo trình bày kết luận, kiến nghị liên quan đến kế hoạch tiến độ ngân sách, công việc chưa hoàn thành dự án đổi mới, túy quan điểm chun mơn Trong tình bất thường, báo cáo nên đề cập đến công việc thực tế hồn thành, khơng kiến nghị giải pháp kỹ thuật công việc chưa hoàn thành, chưa điều tra xác định rõ nguyên nhân  Thứ tư, kiến nghị giải pháp quản lý: Phần trình bày khoản mục mà cán giám sát nhận thấy cần phải quản lý chặt chẽ nhà quản lý cấp Đồng thời, cần giải thích ngắn gọn mối quân hệ khoản mục với mục tiêu dự án đổi Báo cáo nên giải thích thêm mối quan hệ đánh đổi mục tiêu thời gian chi phí hồn thiện giúp nhà quản lý cấp có đủ thơng tin để định tương lai dự án đổi  Thứ năm, phân tích rủi ro: Phần này, báo cáo phân tích rủi ro tác động đến mục tiêu thời gian chi phí hồn thiện dự án đổi Đồng thời, cần cảnh báo rủi ro tiềm tàng xảy tương lai cơng việc cịn lại dự án đổi  Thứ sáu, trình bày điểm hạn chế giả định báo cáo: Cán giám sát người chịu trách nhiệm độ xác tính kịp thời báo cáo, nhà quản lý cấp lại người chịu trách nhiệm giải thích báo cáo vè đề định tương lai sở báo cáo Do đó, tác giả báo cáo cần nêu rõ điểm hạn chế giả định viết báo cáo 5.4 Đánh giá dự án đổi 5.4.1 Khái niệm, mục tiêu phân loại Viện Quản trị Dự án (PMI) quan niệm Đánh giá dự án đổi trình xác định, phân tích cách hệ thống khách quan kết quả, mức độ hiệu tác động, mối liên hệ dự án đổi sở mục tiêu chúng (PM Bok, 2004) 128 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi  Đánh giá dự án đổi nhằm mục tiêu sau đây: o Khẳng định lại tính cần thiết dự án đổi mới, đánh giá mục tiêu, xác định tính khả thi, thực dự án đổi o Đánh giá tính hợp lý hợp pháp dự án đổi Xem xét tính đầy đủ, hợp lý, hợp pháp văn kiện thủ tục liên quan đến dự án đổi o Đánh giá kỳ nhằm làm rõ thực trạng diễn biến dự án đổi mới, điểm mạnh, yếu, sai lệch, mức độ rủi ro dự án sở có biện pháp quản lý phù hợp; xem xét tính khoa học, hợp lý phương pháp áp dụng việc xây dựng triển khai dự án đổi  Đánh giá dự án đổi phân loại theo nhiều cách khác nhau: o Căn theo khơng gian phân loại đánh giá dự án đổi thành đánh giá nội đánh giá bên  Đánh giá nội bộ: loại đánh giá dự án đổi thực tổ chức thực dự án đổi với mục đích chủ yếu cung cấp thông tin cần thiết dự án đổi mới, làm sở để định điều chỉnh, bổ sung kịp thời phục vụ cho công tác quản lý dự án đổi  Đánh giá bên ngồi: hình thức tổ chức đánh giá dự án đổi thực người, quan bên ngồi, ví dụ nhà tài trợ, quan phủ có thẩm quyền, với mục tiêu chủ yếu cung cấp thông tin cần thiết dự án đổi cho họ quan liên quan đến dự án đổi khác o Căn theo thời gian hay chu dự án đổi mới, chia thành ba loại đánh giá chủ yếu: Đánh giá kỳ, đánh giá kết thúc đánh giá sau dự án đổi  Đánh giá kỳ: Đánh giá dự án đổi trình thực nhằm: Xác định phạm vi, kết dự án đổi đến thời điểm đánh giá, dựa sở mục tiêu ban đầu; phân tích tiến độ thực công việc thời điểm đánh giá; giúp nhà quản lý dự án đổi đưa định liên quan đến việc điều chỉnh mục tiêu, chế kiểm sốt tài chính, kế hoạch; phản hồi nhanh cho nhà quản lý khó khăn, tình bất thường để có điều chỉnh chi phí nguồn lực kịp thời; để đề định việc tiếp tục hay từ bỏ dự án đổi mới, đánh giá lại mục tiêu thiết kế dự án đổi  Đánh giá kết thúc dự án đổi thường thực dự án đổi hoàn tất Mục tiêu đánh giá kết thúc dự án đổi là: Xác định mức độ đạt mục tiêu dự án đổi mới; phân tích kết dự án đổi Đánh giá tác động có kết quả; rút học, đề xuất hoạt động triển khai tương lai  Đánh giá sau dự án đổi (còn gọi đánh giá tác động dự án đổi mới) tiến hành dự án đổi hoàn thành thời gian Mục tiêu đánh giá sau dự án đổi là: Xác định kết IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 129 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi mức độ ảnh hưởng lâu dài dự án đổi đến đời sống kinh tế, trị, xã hội người hưởng lợi từ dự án đổi đối tượng khác; rút học kinh nghiệm, đề xuất khả triển khai pha sau dự án đổi dự án đổi mới Tóm lại, đánh giá kỳ thường tiến hành dự án đổi lớn, phức tạp, thuộc loại đánh giá nội Hai loại đánh giá kết thúc đánh giá sau dự án đổi sở để xem xét lại sách, định có tính chiến lược cấp có liên quan Chúng thường loại đánh giá bên ngoài, thực nhà tài trợ 5.4.2 Các bước tiến hành đánh giá dự án đổi Mỗi hoạt động tổ chức đánh giá dự án đổi xem dự án đổi nhỏ, đó, có mục tiêu cần phải đạt, cơng việc phải thực hiện, phải tiến hành tổ chức triển khai, kiểm tra theo dõi… Quá trình đánh giá dự án đổi bao gồm số bước sau:  Ra định đánh giá dự án đổi mới: nhà quản lý định đánh giá dự án đổi theo loại đánh giá nội hay bên Quyết định đánh giá dự án đổi phải đưa vào kế hoạch từ lập (thiết kế) dự án đổi rõ sử dụng phương pháp đánh giá (đánh giá kỳ, đánh giá kết thúc hay đánh giá tác động) Những nguyên nhân cần thiết việc đánh giá dự án đổi phải làm rõ Ví dụ: đánh giá để điều chỉnh số định nhà tài trợ, để giải khó khăn vướng mắc nảy sinh…  Chuẩn bị điều khoản hợp đồng/yêu cầu công việc (TOR) cho hoạt động đánh giá dự án đổi mới: Bản mô tả điều khoản hợp đồng phải làm rõ mục đích phạm vi đánh giá dự án đổi mới, mô tả ngắn gọn nội dung dự án đổi đánh giá, điều khoản phương pháp tiến hành đánh giá TOR cần nêu rõ kỹ năng, trình độ chun mơn u cầu khác mà chuyên gia tư vấn đánh giá – ứng viên cần phải có TOR cần đưa quy trình, thủ tục lựa chọn vấn để đảm bảo việc đánh giá khách quan, xác Cần lưu ý, việc dự thảo điều khoản hợp đồng khó khăn mâu thuẫn lợi ích Do đó, tổ chức họp kín nhóm dự án đổi mới, nhà tài trợ đại diện người hưởng lợi từ dự án đổi mới… để bàn bạc thảo luận điều khoản hợp đồng  Lựa chọn ký hợp đồng với nhóm đánh giá dự án đổi mới: Việc lựa chọn chuyên gia hay nhóm tư vấn đánh giá tiến hành sở tiêu chuẩn xác định rõ mô tả điều khoản hợp đồng Những tiêu chuẩn phải bao gồm đủ yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật, tiêu chuẩn nhân sự… Để chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu đánh giá dự án đổi mới, dựa tiêu chuẩn điều khoản hợp đồng, cần đề nghị ứng viên 130 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi cung cấp thông tin cần thiết lực chuyên môn, kinh nghiệm lĩnh vực đánh giá dự án đổi mới…  Lập kế hoạch chuẩn bị công việc: Sau chọn bước mà nhóm đánh giá phải làm chuẩn bị kế hoạch thời gian làm việc chi tiết phân chia nhiệm vụ thành viên nhóm Đồng thời, nhóm sẵn sang bắt tay vào việc, trước tiên tiến hành nghiên cứu tài liệu Khi lập kế hoạch đánh giá dự án đổi cần thiết phải xây dựng khung logic đưa tiêu chí đánh giá Khung logic đánh giá dự án đổi có kết cấu Bảng 5.11 Bảng 5.11: Khung logic dùng đánh giá dự án đổi Nội dung Bộ tiêu chí đánh giá Đo lường đề Đo lường Cơng cụ/ phương pháp sử dụng Mục đích Kết Đầu Các hoạt động Đầu vào Các tiêu chí đánh giá dự án đổi thường bao gồm tiêu chí: o Hiệu suất dự án đổi mới: việc so sánh mức độ đầu với đầu vào dự án đổi mới, xem xét khả tiết kiệm đầu vào đảm bảo mức độ đầu dự án đổi o Hiệu quả: Xem xét mức độ đạt mục tiêu dự án đổi so với yếu tố đầu vào Đánh giá xem dự án đổi có đạt mục đích đặt hay khơng liệu giảm qui mô đầu vào mà không ảnh hưởng đến mục đích hay khơng o Tác động: Đánh giá mức độ ảnh hưởng dự án đổi đến mặt đời sống kinh tế xã hội Xem xét xem dự án đổi có ảnh hưởng tiêu cực hay khơng? Những tác động tích cực tối đa hóa khơng? Dự án đổi ảnh hưởng đến dài hạn? o Tính phù hợp: Đánh giá mức độ phù hợp dự án đổi với mục tiêu phát triển vùng, ngành yêu cầu người thụ hưởng Đánh giá xem hoạt động đầu tư dự án đổi có phù hợp với mục tiêu chiến lược vùng, ngành, có đáp ứng yêu cầu quan thụ hưởng hay khơng? o Tính bền vững: Đánh giá khả tiếp tục hoạt động dự án đổi sau dự án đổi chuyển giao (thường với dự án đổi ODA) Đánh giá xem “liệu quan Việt Nam, người thụ hưởng dự án đổi tiếp tục dự án đổi mới, vận hành độc lập sau dự án đổi kết thúc hay không?  Tiến hành đánh giá dự án đổi mới: Trong giai đoạn thực thi nhiệm vụ đánh giá dự án đổi mới, tất tài liệu quan trọng, liên quan đến dự án đổi cần thu thập, tổng hợp phân tích Trong q trình thu thập thơng tin, nhóm đánh giá IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 131 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi cần giúp đỡ, cộng tác tích cực ban quản lý dự án đổi việc sẵn sàng trả lời vấn trực tiếp, điền câu hỏi điều tra viên, tham dự buổi báo cáo với nhân viên đánh giá dự án đổi mới…  Chuẩn bị báo cáo: Sau tài liệu tổng hợp, phân tích nhóm đánh giá cần viết thành báo cáo Báo cáo nêu rõ kết luận, kiến nghị nhóm Đồng thời, báo cáo dành số trang định trình bày phương pháp tiến hành đánh giá có thể, trình bày khó khăn nảy sinh cách khắc phục nhóm  Sửa chữa, viết báo cáo cuối nộp sản phẩm: Báo cáo đệ trình cho bên liên quan nhà tài trợ, ban quản lý dự án đổi mới, đại diện người hưởng lợi, đại diện quan phủ để xin ý kiến Có thể tổ chức hội nghị để thảo luận, xin ý kiến đánh giá, nhận xét báo cáo bên tham gia Sau đó, nhóm đánh giá dự án đổi tiến hành sửa chã, bổ sung, viết báo cáo cuối giao nộp sản phẩm 5.4.3 Phương pháp thu thập số liệu để đánh giá dự án đổi Lựa chọn phương pháp thu thập số liệu phục vụ việc đánh giá dự án đổi vấn đề quan trọng đánh giá phương pháp có ưu nhược điểm khác Lựa chọn phương pháp để thu thập số liệu cần xuất phát từ vấn đề như: người sử dụng kết đánh giá; loại thông tin cần thu thập; mục đích đánh giá dự án đổi mới; thời gian cần thông tin, nguồn thông tin chính… Dưới trình bày hai phương pháp chủ yếu để thu thập thơng tin: phương pháp định tính phương pháp định lượng  Phương pháp định tính Phương pháp định tính cho phép chuyên gia đánh giá dự án đổi nghiên cứu tài liệu lựa chọn, tình kiện điển hình cách sâu sắc chi tiết Phương pháp định tính cung cấp thông tin cụ thể thông qua trích dẫn trực tiếp, mơ tả cẩn thận, tỷ mỉ tình trạng, kiện, người… Những thông tin thể thông qua hệ thống bảng câu hỏi phiếu điều tra, mơ tả câu chuyện có kết thúc mở Tuy nhiên, việc phân tích có khó khăn câu trả lời thường không hệ thống, chưa chuẩn hóa Nguồn số liệu thơ cho phân tích định tính gồm: tình nghiên cứu, bảng trả lời câu hỏi điều tra, mô tả quan sát, kết vấn sâu… o Phương pháp nghiên cứu tình huống: Lựa chọn số tình điển hình để nghiên cứu Các tình nghiên cứu cho ta thơng tin phong phú để đánh giá sâu đối tượng nghiên cứu Tuy nhiên, hạn chế số lượng đơn vị nghiên cứu nên số liệu khơng có ý nghĩa nhiều mặt thống kê o Phương pháp đánh giá nhanh: Phương pháp xem giải pháp quan trọng để thu thập số liệu Đây kết hợp nhiều phương pháp khác phương pháp thu thập số liệu thứ sinh, vấn nhóm, quan sát 132 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi đo lường Lợi phương pháp cho kết nhanh chóng Tuy nhiên, dễ bị sai lệch địi hỏi phải có chuyên gia thu thập số liệu có nhiều kinh nghiệm trình độ chun mơn cao  Phương pháp định lượng: Một số phương pháp định lượng sử dụng để thu thập số liệu gồm: o Điều tra mẫu: Một số lớn đơn vị điều tra theo câu hỏi xây dựng trước Do đó, thông tin, số liệu thu phong phú, chi tiết sở để áp dụng phương pháp phân tích thống kê o Các tài liệu ghi chép chuyên gia: Tài liệu ghi chép chuyên gia đánh giá dự án đổi nhóm đối tượng nghiên cứu, cung cấp nhiều số liệu cần thiết phục vụ cho công tác đánh giá dự án đổi Đây nguồn cung thông tin rẻ số lượng vấn khơng nhiều, việc chế biến số liệu gặp khó khăn o Thu thập số liệu thứ sinh: Đây nguồn tài liệu quan trọng, phong phú lại chi phí thấp, hữu ích cho việc đánh giá dự án đổi Tuy nhiên, số liệu thường khơng có nguồn gốc rõ ràng độ tin cậy số liệu đến đâu Ưu nhược điểm số phương pháp thu thập số liệu để đánh giá dự án đổi trình bày Bảng 5.12 Bảng 5.12: Ưu nhược điểm số phương pháp thu thập số liệu Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm Nghiên cứu tài liệu Chi phí thấp Độ tin cậy thông tin Lập bảng hỏi Cung cấp thơng tin định lượng Chi phí cao, tốn thời gian điều tra Quan sát trực tiếp đáng tin cậy  Không cần chuẩn bị kỹ lưỡng Kết khác  Phù hợp với nghiên cứu ban phụ thuộc người quan sát đầu đánh giá kỳ Phỏng vấn  Chi phí khơng cao, dễ thực  Cung cấp thơng tin hữu ích liệu chứa nhiều thơng tin  Giải thích tác động IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA  Có sai số quan điểm người vấn vấn  Dữ liệu khó phân tích 133 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi TÓM LƯỢC CUỐI CHƯƠNG       134 Quản lý chất lượng dự án đổi lĩnh vực đặc biệt, tuân theo nguyên tắc áp dụng công cụ quản lý chung hoạt động quản lý chất lượng mang nét riêng dự án đổi Nó đảm bảo cung cấp cho xã hội sản phẩm, dịch vụ công nghệ thoả mãn nhu cầu ngày cao khách hàng, xã hội nhà đầu tư Quản lý chất lượng dự án đổi bao gồm việc xác định sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm việc thực chúng thông qua hoạt động là: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng bảo đảm chất lượng toàn dự án đổi Chi phí làm chất lượng dự thành hai nhóm khoản mục: chi phí bên chi phí bên ngồi; chi phí ngăn ngừa chi phí thẩm định, kiểm tra Quản lý rủi ro hệ thống bước công việc sau: Xác định, nhận diện rủi ro; phân tích đánh giá mức độ rủi ro; đề giải pháp, chương trình để phịng, chống rủi ro Giám sát dự án đổi trình kiểm tra theo dõi dự án đổi tiến độ thời gian, chi phí tiến trình thực nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành đề xuất biện pháp hành động cần thiết để thực thành công dự án đổi Giám sát chi phí dự án đổi việc kiểm soát, xem xét khoản mục chi tiêu sở đáp ứng yêu cầu đủ hợp lý số lượng, theo tiến độ thời gian dự án đổi mới, phạm vi dự toán duyệt tương ứng với khối lượng cơng việc hồn thành Trên sở kiểm sốt chặt chẽ chi phí dự án đổi mới, xác định mức tiết kiệm hay vượt chi, tìm nguyên nhân vấn đề đề xuất giải pháp quản lý thích hợp Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi CÂU HỎI ÔN TẬP Trình bày vai trị quản lý chất lượng dự án đối mới? Các phương pháp quản lý chất lượng dự án đối mới? Trình bày loại rủi ro dự án đổi mới? Các phương pháp nhận dạng rủi ro gì? Trình bày phương pháp phân tích rủi ro dự án đổi mới? Trình bày vai trị giám sát quản lý dự án đổi mới? Trình bày hoạt động giám sát quản lý dự án đổi mới? Trình bày bước đánh giá dự án đổi mới? IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218 Powered by TOPICA 135 Chương 5: Quản lý chất lượng rủi ro dự án đổi BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài tập 1: So sánh khác biệt tương đồng hoạt động lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng bảo đảm chất lượng? Bài tập 2: Đánh giá tỷ lệ tiết kiệm hay vượt chi công việc Dự án đổi Kip 04 theo liệu Bảng 5.13: Khoản mục chi phí cho cơng việc đến thời điểm kiểm tra Cơng việc Cơng việc trước Thời gian (tuần) Chi phí dự tốn (tr.đ) Chi phí lao động (tr.đ) Chi phí khác (tr.đ) A - 30 20 15 B A 40 20 25 C B 50 22 38 D B 20 10 E B 40 20 26 F C 35 15 28 G D 45 20 15 20 H D 60 25 20 30 I D 50 24 22 K E, I 20 L F, G 30 14 10 10 Ước tính chi phí cho c/v dở dang (tr.đ) Bài tập 3: Dữ liệu mức độ hồn thành cơng việc dự án đổi Bảng 5.15 Yêu cầu tính tỷ số quan trọng dự án đổi này: Bảng 5.15: Tính tỷ số quan trọng Cơng việc Thời gian thực tế (ngày) Thời gian kế hoạch (ngày) Chi phí dự tốn (VNĐ) Chi phí thực tế (VNĐ) (1) (2) (3) (4) (5) A 12 10 B 12 12 C 6 10 12 D 12 12 E 6 12 10 Tỷ số quan trọng Bài tập 4: Phân biệt giám sát dự án đổi đánh giá dự án đổi mới? 136 Powered by TOPICA IPP104_QTDADM_Chuong5_v1.0012204218