Bàn về hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp SXKD ở Việt Nam

Bàn về hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp SXKD ở Việt Nam.

Lời mở đầu

Nghị quyết đại hội IX của Đảng Cộng Sản Việt Nam một lần nữa khẳng định con đờng đi lên CNXH ở nớc ta, đó là tất yếu.Một trong những nhiệm vụ đặt ra là: Bảo đảm quyền lợi cho đông đảo quần chúng lao động.Quyền lợi ở đây trớc hết và quan trọng là quyền lợi vật chất.Với các chính sách của Nhà n-ớc và tiền lơng và các vấn đề liên quan là quan trọng trong việc đạt đợc thắng lợi chung.

Đối với các doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh gay gắt để tồn tại và phát triển thì lơng, thởng và các vấn đề liên quan phải đáp ứng đợc yêu cầu về nguồn nhân lực cần thiết và sử dụng có hiệu quả yếu tố này.

Những phản ứng của ngời lao động nh: trách nhiệm trong công việc, mức độ gắn bó với doanh nghiệp, sáng kiến lao động cũng gắn liền với chính sách trên.Từ trên có thể thấy đợc vai trò quan trọng của tiền lơng trong mối quan hệ với ngời lao động, doanh nghiệp và Nhà Nớc.

Chế độ kế toán mới theo quyết định số 1141TC/QĐCĐKT đã góp phần quan trọng trong quản lý kinh tế các cấp.Tuy nhiên trớc vấn đề mới nh: hội nhập kinh tế, vai trò của công nghệ thông tin, những bất cập của chế độ kế toán hiện hành kế toán phải đáp ứng những yêu cầu nh : phải đảm bảo nguyên tắc so sánh các chỉ tiêu kinh tế đòi hỏi kế toán Việt Nam phải tiệm cận với thông lệ quốc tế, giải quyết đợc mối quan hệ giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị Theo đó tổ chức hạch toán tiền lơng, các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp cũng cần phải hoàn thiện theo các hớng trên.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác tổ chức hạch toán tiền lơng, cùng việc nghiên cứu lý luận về kế toán lơng và tìm hiểu thực trạng cơ chế quản lý tiền lơng ở Việt nam để đánh giá những mặt đợc của nó và những tồn tại em đã lựa chọn đề tài: Bàn về hạch toán tiền l“ ơng, các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp SXKD ở Việt Nam” để nghiên cứu với mong muốn

góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hệ thống tiền lơng ở nớc ta.

1.1.1.1.Khái niệm và bản chất của tiền lơng:

Việc chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị tr-ờng đã và đang tác động mạnh mẽ và sâu sắc tới mọi mặt của đời sống xã hội.Trong đó vấn đề về tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay cũng có nhiều chuyển biến đáng kể bởi đây là điểm bất cập then chốt tác động trực tiếp tới động lực thúc đẩy ngòi cán bộ công chức làm việc và tác động một cách mạnh mẽ, sâu sắc tới thái độ đối với công việc của ngòi công chức.Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung tiền lơng đợc hiểu là một phần của thu nhập quốc dân, đợc nhà nớc phân phối có kế hoạch cho cán bộ công nhân viên dựa trên cơ sở, nguyên tắc phân phối theo lao động nhằm tái sản xuất sức lao động Có quan niệm nh vậy là do những vấn đề nh:

Thứ nhất:Vì không coi sức lao động là hàng hóa, nên tiền lơng không phải là tiền trả đúng giá trị sức lao động của cán bộ công nhân viên bỏ ra.Trong cơ chế này nhà nớc đã áp dụng hình thức phân phối theo chế độ bình quân,nhà nớc bao cấp tiền lơng trong doanh nghiệp không gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh,không kích thích coi ngời trong lao động,sáng tạo để đạt năng suất cao, đa ra những sản phẩm mới Chính vì thế nền kinh tế nớc ta trong thời kỳ này hết sức trì trệ và yếu kém

Thứ hai: Tiền lơng đợc coi là một bộ phận của thu nhập quốc dân, nên cơ chế phân phối tiền lơng phụ thuộc vào vấn đề của chế độ phân phối.Theo cơ chế,chế độ phân phối đó, thu nhập quốc dân còn nhiều thì phân phối nhiều và ngợc lại Do đó nhiều khi không tính đến một cách đầy đủ sự bù đắp chi phí sức lao động, kết quả là biên chế lao động ngày càng lớn dẫn tới thâm hụt ngân sách nặng nề do phải bao cấp tiền lơng Mà tiền lơng lại không đủ tái sản xuất sức lao động, sản xuất kinh doanh

mất động lực nên mức tăng trởng của nền kinh tế rất thấp, hiệu quả sản xuất kinh doanh không cao.

Thứ ba: Tiền lơng không còn là mối quan tâm của công nhân viên chức trong các doanh nghiệp nhà nớc, cái mà họ quan tâm là những lợi ích phân phối ngoài lơng.Với đồng lơng bao cấp ít ỏi ngày càng không đáp ứng đợc các nhu cầu thờng nhật của đời sống nhân dân Ngời lao động mặc dù đợc coi là chủ nhân nhng không gắn bó với cơ sở sản xuất, không hết mình vì công việc, gây ra lãng phí ngày công giờ công Do đó, đã đẩy nền kinh tế nớc ta ngày càng lấn sâu vào cuộc khủng hoảng, mức tăng trởng kinh tế thấp và kéo dài.

Thực hiện đổi mới nền kinh tế, đa nền kinh tế nớc ta vận hành theo cơ chế thị trờng buộc chúng ta phải có những thay đổi lớn trong nhận thức.Vì vậy, quan niệm về tiền lơng cũng cần phải có sự thay đổi mới dựa trên cơ sở , yêu cầu:

+ Phải quan niệm sức lao động là một loại hàng hóa của thị trờng yếu tố sản xuất.Tính chất hàng hóa sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lợng lao động làm việc trong khu vực kinh tế t nhân,lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu của nhà nớc mà cả đối với công chức viên chức trong lĩnh vực quản lý nhà nớc, quản lý xã hội Tiền lơng là tiền trả cho sức lao động tức là giá cả của hàng hóa sức lao động mà ngời sử dụng và ngời cung ứng thỏa thuận với nhau theo luật cung cầu giá cả trên thị trờng lao động.

+ Tiền lơng là bộ phận cơ bản trong thu nhập của ngời lao động đồng thời là một trong những yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.

Nh vậy, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của các yếu tố sức lao động mà ngời sử dụng phải trả cho ngời cung ứng sức lao động, tuân theo các nguyên tắc cung cầu của giá cả thị trờng và pháp luật hiện hành của nhà nớc Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động một cách có hiệu quả để tiết kiệm chi phí đầu vào, tiền đề để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh hàng hóa của mình trên thị trờng Ngoài khái niệm về tiền lơng còn có một loạt các khái niệm sau:

+ Tiền lơng danh nghĩa là khái niệm chỉ số lợng tiền tệ mà ngời sử dụng sức lao động trả cho ngời cung ứng sức lao động căn cứ vào hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên trong việc thuê mua Trên thực tế mọi mức lơng trả cho ngời lao động là tiền lơng danh nghĩa không thể biểu hiện đ-ợc một cách đầy đủ về mức trả công thực tế cho ngời lao động.

+ Tiền lơng thực tế là một khái niệm chỉ số lợng t liệu sinh hoạt và dịch vụ mà ngời lao động có thể mua đợc bằng tiền lơng của mình sau khi đã đóng các khoản thuế theo quy định của nhà nớc Đối với ngời lao động, lợi ích và mục đích cuối cùng của việc cung ứng sức lao động là tiền lơng thực tế chứ không phải tiền lơng danh nghĩa + Tiền lơng tối thiểu cũng có những quan niệm khác nhau Từ trớc đến

nay mức lơng tối thiểu đợc xem là cái ngỡng cuối cùng để tiến tới đàm phán, xây dựng nên hệ thống tiền lơng của các ngành,các lĩnh vực hay hệ thống tiền lơng chung thống nhất cho một quốc gia Nó là căn cứ để định ra và hoàn thiện hóa chính sách tiền lơng.

Nền kinh tế thị trờng càng phát triển và đợc xã hội hóa càng cao thì quan hệ cung ứng và sử dụng sức lao động trên tất cả các lĩnh vực càng trở nên linh hoạt hơn , tính chất xã hội hóa ngày càng cao hơn, tiền lơng trở thành nguồn thu nhập chủ yếu là mối quan tâm và động lực tốt nhất với mọi đối tợng cung ứng sức lao động.Ngoài ra họ còn đợc hởng trợ cấp bảo hiểm xã hội khi gặp phải những rủi ro, tai nạn nh: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hu và khoản tiền thởng thi đua, thởng năng suất lao động.

1.1.1.2.Phân loại tiền lơng:

Quỹ tiền lơng của doanh ngiệp là toàn bộ tiền lơng mà doanh nghiệp phải trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng.Thành phần quỹ lơng bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lơng trả cho ngời lao động trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian,theo sản phẩm ); tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học, các khoản tiền thởng trong phụ cấp, các khoản phụ cấp thờng xuyên (phụ cấp khu vực,phụ cấp học nghề ) Trong quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lơng của doanh nghiệp thành hai loại cơ bản:

+Tiền lơng chính: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã đợc quy định, bao gồm tiền lơng cấp bậc, các khoản phụ cấp thờng xuyên và tiền thởng trong sản xuất

+Tiền lơng phụ: Là tiền lơng phải trả cho ngời lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhng vẫn đợc hởng lơng theo chế độ quy định nh tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp , đi học, tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng sản xuất.

Việc phân chia quỹ tiền lơng thành tiền lơng chính và tiền lơng phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lơng theo đúng đối tợng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lơng ở các doanh nghiệp.

1.1.1.3.Các chức năng của tiền lơng, nguyên tắc và các hình thức

trả lơng trong doanh nghiệp.

* Chức năng của tiền lơng:

Tiền lơng, tiền thởng là một trong những vấn đề nhạy cảm đợc cá nhân, ngời lao động, tập thể và xã hội quan tâm, vì nó liên quan đến đời sống trực tiếp của từng ngời lao động, liên quan đến sản xuất công tác của từng cơ sở sản xuất kinh doanh, từng đơn vị hành chính sự nghiệp cũng nh hoạt động của toàn xã hội Vì vậy tiền lơng cũng có nhiều chức năng khác nhau:

+Tiền lơng phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động:

Quá trình tái sản xuất đợc thực hiện bởi việc trả công cho ngời lao động thông qua tiền lơng Bản chất của tái sản xuất sức lao động là duy trì và phát triển sức lao động, nghĩa là số tiền lơng nhận đợc ngời lao động không chỉ để đủ sống mà còn đủ để nâng cao trình độ về mọi mặt cho bản thân và có một phần để tích lũy + Chức năng kích thích ngời lao động:

Tiền lơng đảm bảo và góp phần tác động để tạo cơ cấu lao động hợp lý trong toàn bộ nền kinh tế, khuyến khích phát triển nghành và lãnh thổ.Khi ngời lao động đợc trả công xứng đáng sẽ tạo niềm say mê hứng thú tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, tự học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, gắn trách nhiệm cá nhân với lợi ích tập thể và công việc.

Tiền lơng là đòn bẩy kinh tế, là công cụ khuyến khích vật chất và động lực thúc đẩy kinh tế phát triển Nh vậy, tiền lơng phải đợc trả theo kết quả của nời lao động mới khuyến khích đợc ngời lao động làm việc có hiệu quả và năng suất.

+Chức năng giám sát lao động:

Ngời sử dụng lao động thông qua việc trả công cho ngời lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi ngời lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lơng bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao.

Nhà nớc giám sát lao động bằng chế độ tiền lơng đảm bảo quyền lợi tối thiểu cho ngời lao động, khi họ hoàn thành công việc.Đặc biệt trong trờng hợp ngời sử dụng sức lao động vì sức ép, vì lợi nhuận mà tìm mọi cách giảm chi phí trong đó có chi phí tiền lơng trả cho ngời lao động cần phải đợc khắc phục ngay.

Ngoài các chức năng vừa nêu trên, tiền lơng còn có một số chức năng khác nh chức năng thanh toán, chức năng thớc đo giá trị sức lao động, chức năng điều hòa lao động

*Nguyên tắc trả lơng:

Để phát huy tốt tác dụng của tiền lơng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả của doanh nghiệp, khi các tổ chức tiền lơng cho ngời lao động cần đạt các yêu cầu sau:

+Bảo đảm tái sản xuất sức lao động,không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngời lao động.

+Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao +Đảm bảo tính đơn giản dễ tính, dễ hiểu.

Xuất phát từ các yêu cầu trên, công tác tổ chức hạch toán tiền lơng phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+Đảm bảo nguyên tắc công bằng.

Nguyên tắc này đảm bảo rằng những ngời lao động ngang nhau thì cùng đợc trả cùng một mức lơng ngang nhau.Nếu một ngời lao động bỏ ra cùng một sức lực, trí tuệ cho cùng một công việc thì tất yếu họ sẽ đợc nhận cùng một sự đãi ngộ Đảm bảo đợc nguyên tắc này thì ngời lao động sẽ yên tâm làm việc, cống hiến hết sức mình cho công việc.

+Đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lơng bình quân.

Mục tiêu trong các doanh nghiệp hiện nay là tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh để nhằm tăng lợi nhuận Từ đó tiền lơng chi trả cho ngời lao động cũng tăng lên.Phải điều chỉnh tiền l-ơng tơng ứng với nhịp độ tăng thu nhập trong xã hội nhng phải đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lơng bình quân.

+Trả lơng đảm bảo theo chế độ quy định và kích thích sản xuất: Thực hiện nguyên tắc trả lơng nói chung trên cơ sở tính đủ và tiền tệ hóa nhu cầu tối thiểu vào tiền lơng tối thiểu nhằm bảo đảm cho ngời lao động có thu nhập nuôi đợc bản thân và gia đình, tái tạo sức lao động, nâng cao năng suất lao động, định hình nhận thức cho ngời lao động là chỉ ổn định đời sống khi cống hiến tốt cho xã hội.Ngoài ra cần phải chú trọng đến chính sách lơng u đãi nhằm khuyến khích ngời lao động hăng say, nhiệt huyết trong công việc, kích thích khả năng sáng tạo, tìm tòi hay làm thêm giờ.

*Các hình thức trả lơng:

Việc trả lơng cho ngời lao động trong các doanh nghiệp ở Việt nam hiện nay đợc thực hiện theo hai hình thức chủ yếu: Hình thức tiền l-ơng theo thời gian và hình thức tiền lơng theo sản phẩm.

+ Hình thức trả lơng theo thời gian:

Hình thức trả lơng theo thời gian thực hiện việc tính trả lơng cho ngời lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn của ngời lao động.Hình thức tiền l-ơng theo thời gian có thể áp dụng bằng cách trả lơng theo thời gian đơn giản hay trả lơng theo thời gian có thởng:

- Trả lơng theo thời gian đơn giản có thể là lơng tháng, lơng ngày, hay lơng giờ.

Lơng tháng: là tiền lơng trả cho công nhân viên theo thang bậc lơng Mức lơng đợc lĩnh theo thời gian thờng là một tháng, không phân biệt số ngày làm việc trong tháng Ngời hởng lơng theo hình thức này nhận đợc tiền lơng theo cấp bậc lơng và các khoản phụ cấp nếu có.

Lơng ngày: là tiền lơng trả cho ngời lao động theo mức lơng ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng Mức lơng ngày đợc tính bằng cách lấy mức lơng tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng theo chế độ L-ơng ngày thờng đợc áp dụng để trả lơng cho lao động trực tiếp hởng lơng thời gian, tính trả lơng cho ngời lao động trong những ngày hội họp, học tập hoặc làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH.

Lơng giờ: đợc tính bằng cách lấy mức lơng ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ Lơng giờ thờng đợc áp dụng để trả lơng cho ngời lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hởng lơng theo sản phẩm.

- Trả lơng theo thời gian có thởng:

Trả lơng theo thời gian có thởng là hình thức trả lơng theo thời gian có kết hợp với việc trả lơng thởng từ quỹ lơng Mức tiền thởng đợc quy định bằng tỷ lệ % theo tiền lơng thực tế và mức độ hoàn thành công việc hoặc chất lợng công tác.Trả lơng theo thời gian có thởng là một trong những biện pháp kích thích kinh tế đối với ngời lao động quan tâm đến thực hiện nhiệm vụ đợc giao và chất lợng công tác của họ

Nhìn chung hình thức tiền lơng theo thời gian có mặt hạn chế là manh tính bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của ngời lao động Vì vậy, chỉ những trờng hợp nào cha đủ điều kiện thực hiện hình thức tiền lơng theo sản phẩm mới áp dụng tiền lơng theo thời gian

+Hình thức trả lơng theo sản phẩm:

Hình thức trả lơng theo sản phẩm là hình thức trả lơng theo số lợng và chất lợng công việc đã hoàn thành.Đây là hình thức trả lơng phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động gắn chặt với số lợng lao động và chất lợng lao động, nó có tác dụng khuyến khích ngời lao động nâng cao năng suất lao động , năng lực sáng tạo, từ đó góp phần tăng thêm của cải, sản phẩm hàng hóa cho xã hội một cách hợp lý Là hình thức trả lơng theo sản phẩm, do đó còn phải tùy thuộc vào tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực mà vận động theo các hình thức cụ thể sau đây:

- Trả lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Với hình thức này tiền lơng phải trả cho ngời lao động tính trực tiếp theo số lợng sản

phẩm hoàn thành dựa trên kết quẩ đánh giá, nghiệm thu về quiy cách, phẩm chất, số lợng, của sản phẩm làm ra của ngời lao động và đơn giá tiền lơng sản phẩm đã quy định không chịu một sự hạn chế nào Đây là hình thức đợc các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lơng phải trả cho lao động trực tiếp.

- Trả lơng theo sản phẩm gián tiếp: Là hình thức đợc áp dụng để trả ơng cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất nh lao động là nhiệm vụ vận chuyển vất liệu, thành phẩm, bảo dỡng máy móc thiết bị, Tuy lao động của họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhng lại gián tiếp ảnh hởng tới năng suất lao động của lao động trực tiếp Vì vậy có thể căn cứ vào kết quả của lao dộng trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lơng cho lao động gián tiếp

l Trả lơng theo sản phẩm có thởng có phạt: Theo hình thức này, ngoài lơng tính theo sản phẩm trực tiếp, ngời lao động còn đợc hởng trong sản xuất nh đợc thởng về chất lợng sản phẩm tốt, thởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật t, Nhng trong các trờng hợp ngời lao động làm ra các sản phẩm hỏng, sản phẩm không đủ chất lợng, lãng phí vật t, thì có thể phải chịu tiền phạt và khấu trừ vào tiền lơng của họ Thu nhập của họ bằng tiền lơng theo sản phẩm tực tiếp cộng với các khoản đợc thởng và trừ đi các khoản tiền bị phạt

- Trả lơng theo sản phẩm lũy tiến: Theo hình thức này, ngoài tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp còn căn cứ vào mức độ hoàn thành vợt định mức lao động để tính thêm một số tiền lơng theo tỷ lệ lũy tiến Tỷ lệ hoàn thành vợt định mức ngày càng cao thì suất lũy tiến càng nhiều.Lơng trả theo sản phẩm lũy tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng nhanh năng suất lao động, do đó nó đợc áp dụng ở những khâu quan trọng, cần thiết để đẩy nhanh tốc độ sản xuất, đảm bảo cho sản xuất cân đối, đồng bộ hoặc đợc áp dụng trong trờng hợp doanh nghiệp phải thực hiện gấp một đơn đặt hàng nào đó Sử dụng hình thức trả lơng này sẽ làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong quá trình sản xuất, làm tăng giá thành sản phẩm Vì vậy trong các trờng hợp không cần thiết thì không nên sử dụng hình thức trả lơng này.

- Trả lơng khoán theo khối lợng hoặc khoán từng việc: Là hình thức ợc áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, có tính chất đột xuất

đ-nh bốc dỡ nguyên vật liệu, sữa chữa đ-nhà cửa, Trong các trờng hợp này doanh nghiệp xác định mức tiền lơng trả theo từng công việc mà ngời lao động phải hoàn thành.

- Hình thức khoán quỹ lơng: Đây là một dạng đặc biệt của tiền lơng trả theo sản phẩm đợc sử dụng để trả lơng cho ngời làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp Theo hình thức này căn cứ vào khối lợng công việc của từng phòng ban trong doanh nghiệp để tiến hành khoán quỹ l-ơng Quỹ lơng thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc đợc giao cho từng phòng ban Tiền lơng thực tế cuả từng nhân viên ngoài việc phụ thuộc vào tiền lơng thực tế của phòng, ban mình còn phụ thuộc vào số lợng nhân viên biên chế trong các phòng ban của doanh nghiệp Tóm lại, hình thức trả lơng theo sản phẩm nói chung có nhiều u điểm, nó quán triệt đợc nguyên tắc phân phối theo lao động.Tuy nhiên để hình thức trả lơng này phát huy đợc tác dụng trong công tác quản lý và hoạt động sản xuất, kinh doanh thì doanh nghiệp phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp (bậc) thợ, có căn cứ kỷ thuật và phải phù hợp với điều kiện lao động cụ thể của từng doanh nghiệp Có nh vậy hình thúc trả lơng theo sản phẩm mới bảo đảm đợc tính chính xác, công bằng và hợp lý

1.1.1.4.Vai trò và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán tiền lơng.

+ Vai trò của tổ chức hạch toán tiền lơng.

Vai trò của tổ chức hạch toán tiền lơng bắt nguồn từ chính vai trò của tiền lơng trong doanh nghiệp.Xét về mặt chi phí thì chi phí nhân công (trong đó phần lớn biểu hiện là tiền lơng) là một khoản chi phí lớn trong doanh nghiệp Đặc biệt là các tổ chức dịch vụ nh công ty chuyên nghành kế toán, kiểm toán, các công ty môi giới đại lý, các văn phòng luật s thì nhân công là khoản chi phí chủ yếu của doanh nghiệp Là khoản chi phí lớn nên nó là một bộ phận quan trọng cấu thành nên chi phí sản xuất và nh vậy ảnh hởng dây chuyền tới giá thành sản phẩm, tới giá trị hàng tồn kho, tới lợi nhuận của doanh nghiệp Mặt khác các vấn đề liên quan tới tiền l-ơng nh: Việc theo dõi và tính toán lơng, phê duyệt các thay đổi về mức l-ơng, bậc lơng thởng, theo dõi thanh toán lơng xảy ra thờng xuyên mất độ lớn, dễ có các sai phạm Tiền lơng cũng còn là cơ sở để tính các khoản

trích theo lơng.Từ những phân tích trên chúng ta có thể thấy vai trò quan trọng của tổ chức hạch toán tiền lơng trong doanh nghiệp.

+ Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán tiền lơng:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian, kết quả lao động,tính lơng và trích các khoản theo lơng, phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tợng sử dụng lao động - Hớng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xởng, các bộ phận sản xuất-kinh doanh, các phòng ban thực hiện đẩy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lơng, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lơng đúng chế độ, đúng phơng pháp - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động

- Lập các báo cáo về lao động, tiền lơng phục vụ cho công tác quản lý nhà nớc và công tác quản lý doanh nghiệp

1.1.2.Tổ chức hạch toán tiền lơng.1.1.2.1 Hạch toán chi tiết tiền lơng:

*Hạch toán số lợng lao động:

Chỉ tiêu số lợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên “sổ danh sách lao động” của doanh nghiệp do phòng lao động tiền lơng dựa trên số lao động hiện có của doanh nghiệp, bao gồm cả số lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác nhau ngoài sản xuất “ Sổ danh sách lao động” không chỉ lập chung cho toàn doanh nghiệp mà còn đợc lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thờng xuyên nắm chắc số lợng lao động hiện có của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp.

Cơ sở để ghi “ Sổ danh sách lao động” là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc Các chứng từ trên đại bộ phận do phòng quản lý nghiệp vụ lao động-tiền lơng lập mỗi khi tuyển dụng nâng bậc, cho thôi việc

Mọi sự biến động về số lợng lao động đều phải đợc ghi chép kịp thời vào “Sổ danh sách lao động” để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính l-ơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc kịp thời.

*Hạch toán sử dụng thời gian lao động

Hạch toán sử dụng thời gian lao động phải bảo đảm ghi chép, phản ấnh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làmviệc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng ngời lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.

Hạch toán sử dụng thới gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lơng, tính thởng chính xác cho từng ngời lao động.

Trong quá trình hạch toán sử dụng thời gian lao động thì các chứng từ kế toán cần sử dụng là:

+Bảng chấm công: Đây là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp.”Bảng chấm công” đợc sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của ngời lao động theo từng ngày.Đây là căn cứ để tính lơng, tính thởng cho từng ngời lao động và để tổng hợp thời gian lao động trong doanh nghiệp.

+Biên bản ngừng việc: Đối với các trờng hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì, đều phải lập “ Biên bản ngừng việc”, trong đó ghi rõ thời gian ngừng việc thực tế của mỗi ngời có mặt, nguyên nhân xảy ra ngừng việc và ngời chịu trách nhiệm.”Biên bản ngừng việc” là cơ sở để tính lơng và xử lý thiệt hại xảy ra

+Phiếu báo làm thêm giờ: Chứng từ này đợc hạch toán theo từng ngời hoặc số giờ làm việc Theo luật lao động đã quy định, làm thêm giờ trong các ngày chủ nhật có phụ cấp cao hơn làm thêm giờ trong các ngày thờng +Phiếu ghi hởng bảo hiểm xã hội: Đợc dùng trong các trờng hợp nghỉ việc do ốm đau, con ốm, nghỉ tai nạn lao động, Các trờng hợp này đều phải có chứng từ xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền và đợc ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu đã quy định.

* Hạch toán kết quả lao động:

Đi đôi với việc hạch toán số lợng và thời gian lao động, việc hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động-tiền lơng ở các doanh nghiệp Hạch toán kết quả lao đọng phải bảo đảm phản ánh chính xác số lợng và chất lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời, từng bộ phận làm căn cứ tính lơng, tính thởng và kiểm tra sự phù hợp giữa tiền l-ơng phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán, xác định năng suất lao

động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng ngời, từng bộ phận và cả doanh nghiệp.

Để hạch toán kết quả lao động trong các doanh nghiệp ngời ta sử dụng các chứng từ sau:

+Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành:

Đây là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của từng đơn vị hoặc cá nhân ngời lao động Phiếu này do ngời giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của ngời giao việc,ngời nhận việc, ngời kiểm tra chất lợng sản phẩm và ngời duyệt Phiếu đợc chuyển cho ngời kế toán để tính lơng, tính thởng.

+Hợp đồng giao khoán:

Đây là bản ký kết giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán về khối lợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho ngời nhận khoán.

+Phiếu báo hỏng:

Trờng hợp khi kiểm tra nghiệm thu, phát hiện sản phẩm hỏng thì cán bộ kiểm tra chất lợng phải cùng với ngời bộ phận lập “phiếu báo hỏng” để làm căn cứ lập biên bản xử lý.

1.1.2.2 Hạch toán tổng hợp tiền lơng:

* Các chứng từ về lao động- tiền lơng:

Công việc tính lơng, tính thởng và các khoản phải trả khác cho ngời lao động đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản phải trả khác cho ngời lao động là hàng tháng Căn cứ để tính là các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan( nh giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc, ).Tất cả các chứng từ trên phải đợc kế toán kiểm tra trớc khi tính lơng, tính thởng và phải bảo đảm đợc các yêu cầu của chứng từ kế toán.Một số chứng từ quan trọng đợc sử dụng trong việc hạch toán tiền lơng, tiền thởng và các khoản phải trả khác cho ngời lao động:

+Bảng thanh toán tiền lơng:

Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lơng, phụ cấp cho ngời lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất-kinh doanh.” Bảng thanh toán

tiền lơng” đợc lập cho từng bộ phận( phòng,ban, tổ, nhóm ) tơng ứng với “ Bản chấm công”.

+Bảng thanh toán tiền thởng:(Mẫu số 05-LĐTL chế độ chứng từ kế toán).

Là chứng từ xác nhận số tiền thởng cho từng ngời lao động Bảng này chủ yếu dùng trong các trờng hợp thởng theo lơng có tính chất thờng xuyên Trong các trờng hợp thởng đột xuất, kế toán phải lập bảng tính tiền thởng phù hợp với phơng án tính thởng đó.

Ngoài ra còn có một số chứng từ liên quan khác nh:

+Bảng chấm công (mẫu số 01-LĐTL chế độ chứng từ kế toán) +Phiếu báo làm thêm giờ(mẫu số 07-LĐTL)

+Hợp đồng giao khoán(mẫu số 08_LĐTL) +Bảng thanh toán BHXH(mẫu số 04-LĐTL)

+Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành(mẫu số LĐTL)

+Phiếu chi (mẫu số 02-TT)

* Tài khoản sử dụng:

*Tài khoản 334:”Phải trả công nhân viên”.

Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền th-ởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334:Bên Nợ:

+Các khoản khấu trừ vào tiền lơng của công nhân viên.

+Các khoản tiền lơng, tiền thởng và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên.

TK 334 có thể có số d bên Nợ trong trờng hợp rất cá biệt.Số d Nợ TK 334(nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả tiền lơng, tiền thởng và các khoản trả khác cho công nhân viên.

TK 334 có thể chi tiết theo nội dung từng khoản thu nhập phải trả cho ngời lao động, nhng tối thiểu cũng phải chi tiết thành 2 TK cấp 2: -TK 3341”Thanh toán lơng”: Dùng để phản ánh các khoản thu nhập có tính chất lơng mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động.

-TK 3348” Các khoản khác”: Dùng để phản ánh các khoản thu nhập không có tính chất lơng, nh trợ cấp từ quỹ BHXH, tiền thởng trích từ quỹ khen thởng mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động.

Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng, bảng thanh toán tiền thởng, kế toán phân loại tiền lơng và lập chứng từ phân bổ tiền lơng, tiền thởng vào chi phí sản xuất kinh doanh Khi phân bổ tiền lơng và các khoản có tính chất lơng vào chi phí sản xuất-kinh doanh kế toán ghi:

Nợ TK622:Phải trả cho lao động trực tiếp Nợ TK627:Phải trả nhân viên phân xởng Nợ TK641: Phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ TK642: Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp v.v.v.

Có TK334: Tiền lơng tiền thởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lơng mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên.

* Ngoài ra chúng ta còn sử dụng một số TK khác có liên quan nh: TK111, TK141, TK335, TK333, TK641, TK642

*Hạch toán tổng hợp tiền lơng:

• Khi tính tiền lơng và những khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên:

Nợ TK241: XDCB dở dang Nợ TK641: CPSXC

Nợ TK642: CPQLDN

Có TK334: Phải trả cho CNV

• Tính số tiền lơng nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV

+ Trờng hợp không trích trớc tiền lơng nghỉ phép của CNV: Nợ TK641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Mức trích trớc tiền lơng Tiền lơng thực tê tỷ lệnghỉ phép của CNSX theo KH phải trả cho CNSX * trích trong tháng trớc

Tổng số tiền lơng nghỉ phép KH năm

của CNSX Tỷ lệ trích trớc =

Tổng số tiền lơng chính KH năm của CNSX

• Trích số BHXH phải trả cho CNV:

Nợ TK338: Phải trả, Phải nộp khác Có Tk334: Phải trả CNV

• Trích tiền thởng phải trả cho CNV

Nợ TK431: Quỹ khen thởng phúc lợi Có TK334: Phải trả cho CNV

• Các khoản phải khấu trừ vào lơng và thu nhập của công nhân viên nh tiền tạm ứng, BHYT, tiền bồi thờng:

Nợ TK334: Phải trả CNV

Có TK338: Phải trả, phải nộp khác.

• Tính thuế thu nhập của CNV, ngời lao động phải nộp nhà nớc Nợ TK 334: Phải trả CNV

Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc

• Thanh toán các khoản phải trả CNV:

Nợ TK334: Phải trả CNV

Có TK111, 112: Tiền mặt, TGNH

1.2 Những vấn đề lý luận chung về hạch toán các khoản trích theo ơng.

l-1.2.1 Khái quát về các khoản trích theo lơng1.2.1.1 Khái niệm về các khoản trích theo lơng:

Các khoản trích theo lơng gồm có: Bảo hiểm xã hội( BHXH), bảo hiểm y tế( BHYT) và kinh phí công đoàn(KPCĐ).

+BHXH là khoản trợ cấp bảo đảm quyền lợi vật chất cho ngời lao động khi họ gặp ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, không thể làm việc đợc, góp phần ổn định đời sống cho ngời lao động trên cơ sở đóng góp của ngời lao động và ngời sử dụng lao động với sự bảo hộ của nhà nớc Đối tợng của BHXH bao gồm mọi thành viên trong xã hội : chủ yếu là ngời nghèo, ngời có thu nhập thấp, ngời tàn tật, đợc nhà máy bảo trợ.Những khoản trợ cấp thực tế của họ đợc tính toán trên cơ sở mức lơng ngày, thời gian nghỉ( có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH Khi ngời lao động đợc nghỉ hởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hởng BHXH cho từng ngời và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH.

+BHYT là quỹ đợc sử dụng để trợ cấp cho những ngời có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ BHYT bằng3% trên số thu nhập tạm tính của ngời lao động, trong đó doanh nghiệp phải chịu 2%, còn ngời lao động trực tiếp nộp 1%Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho ngời lao động thông qua mạng lới y tế + Kinh phí công đoàn: Là nguồn trợ cấp cho hoạt động công đoàn ở các cấp Theo chế độ tài chính hiện hành, kinh phí công đoàn đợc trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lơng phải trả cho ngời lao động và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ Thông thờng, khi trích kinh phí công đoàn thì một nửa doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa đợc sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị.

1.2.1.2.Vai trò và nhiệm vụ của hạch toán các khoản trích theo lơng.

Ta cũng xem xét vai trò của tổ chức hạch toán các khoản trích theo ơng thông qua vai trò của các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp Về phía doanh nghiệp: Để tạo nên các quỹ (BHXH, BHYT, KPCĐ) trích từ lơng thì doanh nghiệp đóng góp một phần lớn( 19% trong tổng số

l-25% trích theo lơng) và phần này đợc hạch toán vào chi phí và do đó nó cũng ảnh hởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Về phía ngời lao động: Các khoản trích theo lơng về thực chất là quyền lợi của ngời lao động, vì các quỹ này đảm bảo ổn định đời sống cho ngời lao động(BHXH), đảm bảo hoạt động cho tổ chức đại diện cho quyền lợi của ngời lao động( Công đoàn), và đẩm bảo đài thọ cho quá trình chăm sóc sức khỏe cho ngời lao động(BHYT).

Về quan hệ thanh toán doanh nghiệp phải đảm bảo trên cả hai phơng diện quan hệ là: thanh toán với cơ quan tài chính cấp trên và thanh toán với CB_CNV trong doanh nghiệp về các khoản trích theo lơng.

Do vậy tổ chức hạch toán các khoản trích theo lơng cũng là một phần hành quan trọng để đảm bảo các mục tiêu hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi cử ngời lao động và sự giám sát quản lý của các cơ quan có thẩm quyền.

Theo đó thì nhiệm vụ của hạch toán các khoản trích theo lơng là: + Đảm bảo tính phân bổ các khoản trích theo lơng chính xác, đúng theo chế độ quy định.

+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán( Bảng chấm công, phiếu nghỉ ởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH) và luân chuyển chứng từ kế toán khoa học,đúng theo chế độ.

+ Tổ chức hệ thống sổ kế toán( hệ thống tài khoản kế toán) với hình thức tùy theo đơn vị và các tài khoản cùng phơng pháp hạch toán theo chế độ hiện hành.

+ Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác phục vụ cho quản lý vi mô và vĩ mô liên quan đến các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp.

1.2.2 Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lơng.1.2.2.1 Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán.

Một số chứng từ đợc sử dụng trong quá trình hạch toán các khoản trích theo lơng là:

+Bảng chấm công(mẫu số 01-LĐTL).

+Phiếu nghỉ hởng BHXH(mẫu số 03-LĐTL).

Phiếu này xác nhận số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản,tai nạn lao động làm căn cứ tính trợ cấp thay lơng.Phiếu do y tế cơ quan lập và phải