GIAO TRINH TIN HOC CO BAN

Khi đó có các cách lựa chọn sau:  Chọn một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn lựa  Chọn từng dòng: Nhắp chuột tại dòng muốn chọn  Chọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến [r]

Chương I TIN HỌC CĂN BẢN BÀI 1: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Khái niệm hệ điều hành Hệ điều hành: thuật ngữ tiếng Anh gọi là “Operating System” Hệ điều hành là hệ thống các chương trình cho phép khai thác thuận tiện các tài nguyên hệ thống tính toán (máy tính) Ở đây tài nguyên bao gồm CPU, nhớ, thiết bị ngoại vi, chương trình Hệ điều hành là môi trường cho phép người lập trình xây dựng các ứng dụng phục vụ các nhu cầu thực tiễn Microsoft Windows 2.1 Khởi động máy tính và Windows Để khởi động máy tính: - Kiểm tra xem máy tính nối với nguồn điện chưa - Nhấn nút Power trên thân máy tính Nếu máy tính đã cài đặt sẵn hệ điều hành Windows thì thông thường nó khởi động Tuỳ thuộc vào cấu hình Windows mà cần/không cần đăng nhập với username và password 2.2 Màn hình làm việc Windows Mouse Pointer Desktop Icons Taskbar Desktop Quick launch System Tray Start menu 2.3 Desktop Phần không gian lớn màn hình làm việc Desktop chứa các liên kết tới các thành phần máy tính, bao gồm: - My Documents: Nơi lưu trữ tài liệu người dùng - My Computer: Nơi truy xuất các tài nguyên (ổ cứng, máy in,…) - My Network Places: Truy cập mạng nội - Recycle Bin: Thùng rác, nơi chứa các thư mục và tập tin mà bạn lệnh xoá chúng Chúng bị xoá thực bạn Empty Recycle Bin - Các liên kết đến các ứng dụng mà người dùng hay dùng nhất: Internet Explorer, Outlook Express, Word, Excel,… Để sử dụng các thành phần Desktop ta kích đúp chuột trái vào biểu tượng để kích hoạt chức tương ứng 2.4 Nút Start Một đặc trưng Windows, kích đơn chuột trái vào đây để truy xuất các chức năng, các chương trình Windows Bao gồm các lệnh: - Shutdown: Tắt, khởi động lại,… máy tính - Run: Chạy lệnh hay chương trình nào đó cách gõ lệnh tập tin thực thi - Help: Kích hoạt chức trợ giúp - Search: Các chức tìm kiếm - Settings: Một số chức cài đặt, thiết lập cấu hình Windows như: + Control Panel: Mở bảng điều khiển + Network and Dialup Connections: Thiết lập mạng nội và mạng Internet + Printer: Máy in + Taskbar and Start menu: Thiết lập Taskbar và menu start - Documents: Danh sách các tập tin mở gần đây - Programs: Danh mục các chương trình (được cài đặt theo đúng trình tự) máy tính bạn Một số đối tượng Windows 3.1 Sử dụng chuột và bàn phím  Sử dụng bàn phím: - Gõ phím (press): Nhấn phím nào đó thả tức thì - Nhấn và giữ phím (press and hold): Nhấn phím xuống không thả phím khoảng thời gian nào đó - Nhấn tổ hợp phím Vd: Ctrl+Alt+Del; Ctrl+N Sử dụng chuột: - Di chuột (move mouse): di chuyển chuột à trỏ chuột trên màn hình di chuyển theo - Kích chuột trái (kích chuột - click): Sử dụng ngón trỏ nhấn phím trái chuột thả tức thì (1 lần) - Kích đúp chuột trái (kích đúp – double click): Hai lần kích chuột liên tiếp - Kích chuột phải (right click): Nhấn phím chuột phải lần - Bấm và rê chuột (drag): bấm và giữ phím chuột (trái phải) di chuyển chuột - Thả phím chuột (drop): Khi rê chuột tới nơi thích hợp, thả phím chuột  Sử dụng chuột Windows - Kích đơn chuột trái để chọn đối tượng (ví dụ các biểu tượng trên màn hình desktop) - Kích đúp chuột trái để kích hoạt đối tượng (kích đúp) - Kích chuột phải vào đối tượng để bật menu (pop-up menu) cho ta nhiều thao tác với đối tượng (ví dụ: xoá, chép, xem thông tin,…) - Bấm và rê chuột để lựa chọn văn để kéo thả (drag and drop) đối tượng 3.2 Chạy chương trình từ Menu Start Kích chuột vào nút Start, chọn Programs Sau đó kích chuột chọn tiếp các mục chương trình đến chương trình Ví dụ: Start à Programs à Accessories à Notepad (chương trình soạn tập tin văn thuần) Start à Programs à Accessories à WordPad (soạn thảo văn bản, phức tạp Notepad) Start à Programs à Accessories à Paint (chương trình thao tác hình ảnh đơn giản) 3.3 Sử dụng Taskbar để chuyển ứng dụng Hãy chạy thử vài ứng dụng (Notepad, WordPad) Các ứng dụng chạy liệt kê trên Taskbar, kích chuột vào ứng dụng nào đó để chuyển sang ứng dụng đó kích chuột phải vào đó để có thể có thêm lựa chọn với ứng dụng (Close: đóng, Restore: chuyển vào cửa sổ ứng dụng,…) 3.4 Cửa sổ - Windows Mỗi ứng dụng chạy tương ứng với nhiều cửa sổ (window) Các thao tác với cửa sổ: - Close: Đóng cửa sổ - Minimize: Thu nhỏ cửa sổ - Maximize: Phóng cực đại cửa sổ - Restore: Khôi phục trạng thái trước đó cửa sổ - Di chuột tới biên cửa sổ bấm và rê chuột để thay đổi kích thước cửa sổ Mỗi cửa sổ thường có Title bar (dòng màu xanh trên cùng có chứa tên ứng dụng và tài liệu mở,…): Bấm chuột vào đó để chọn cửa sổ, bấm và rê chuột này để di chuyển cửa sổ 3.5 Lưu trữ Windows Bao gồm các đĩa cứng (hard disk), đĩa mềm (floppy disk), đĩa CDROM, DVDROM, Flash… Windows sử dụng các chữ cái để định các thiết bị lưu trữ như: - A,B: Các ổ mềm - C,D,…: Ổ cứng, CDROM,… Mỗi “đĩa” gán nhãn (label) System(C:) - ổ C có nhãn là System -BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN VÀ THƯ MỤC I Tập tin và thư mục - Thư mục (directory, folder): Giống các ngăn chứa tủ hồ sơ, là nơi có thể chứa các tập tin và thư mục khác Thư mục cấp cao gọi là thư mục gốc - Tập tin (file): Giống tờ danh sách Trong máy tính tập tin là tổ chức liệu thực tế lưu trên các thiết bị lưu trữ đĩa mềm, đĩa cứng,… Tóm lại: Thư mục sử dụng để tổ chức các tập tin theo hạng mục, tập tin biểu diễn liệu thực ghi lên thiết bị lưu trữ II Tên tập tin và thư mục Tuỳ thuộc hệ thống máy tính mà ta có cách đặt tên là khác Như:  Hệ DOS có tên gồm phần Phần tên: ≤ ký tự Phần mở rộng: ≤ ký tự (loại tập tin, thư mục): txt, doc, xls, exe, com Ngăn cách dấu chấm Ví dụ: danhsach.doc, baithi.pas,… Thường thì thư mục không sử dụng tên mở rộng  Hệ Windows có tên gồm phần với chiều dài tối đa là 255 III Đường dẫn Khái niệm đường dẫn dùng để diễn đạt thư mục hay tập tin đặt đâu máy tính Có hai loại đường dẫn:  Đường dẫn thư mục: Có dạng: tên_ổ_đĩa:\tên_thư_mục_cha\tên_thư_mục Ví dụ C:\SV là đường dẫn ám thư mục SV trên ổ đĩa C C:\SV\MT48 là thư mục MT48 chứa thư mục SV trên ổ đĩa C C:\ là thư mục gốc trên ổ đĩa C (chỉ định ổ C)  Đường dẫn tập tin: Có dạng: đường_dẫn_thư_mục\tên_tập tin Ví dụ: C:\SV\Tinhoc\danhsach.doc ám tập tin danhsach.doc thư mục Tinhoc IV Các thao tác Windows - Các thao tác với các đối tượng Windows áp dụng với Windows Explorer - Sử dụng cửa sổ bên trái Windows Explorer để di chuyển tới các nơi khác (các ổ cứng khác C:, D:,…, các thư mục khác) Kích kích đúp chuột vào ổ cứng, thư mục liệt kê nào đó Tạo thư mục - Để tạo thư mục mới, kích chuột vào không gian trống phần hiển thị nội dung thư mục chọn NewàFolder - Hoặc kích chuột vào menu File chọn New à Folder Sau đó gõ tên cho thư mục nhấn phím Enter Tạo tập tin Khởi động chương trình soạn tập tin tương ứng Ví dụ: Muốn tạo tập tin văn thì sử dụng Microsoft WordPad, Microsoft Word,… Sử dụng chương trình:  Tạo tập tin (Fileà New)  Lưu tập tin (FileàSave)  Gõ tên tập tin gõ Enter Sao chép, xóa thư mục, tập tin - Kích chuột phải vào tập tin/thư mục - Chọn Copy để (hoặc Cut để chuẩn bị chuyển, Delete để xoá) - Chuyển đến thư mục cần dán - Kích chuột phải vào thư mục (hoặc không gian trống cửa sổ nội dung thư mục) chọn Paste để dán * Lưu ý: Thư mục/tập tin bị xoá lưu vào Recycle Bin (trên desktop) Kích chuột phải vào đó chọn Empty Recycle Bin để xoá hẳn các tập tin/thư mục khỏi máy tính Đổi tên tập tin/thư mục Ta thực bước sau:  Kích chuột phải vào biểu tượng tập tin/thư mục  Chọn Rename  Gõ tên tập tin/thư mục  Gõ Enter IV Tạo đường tắt (truy cập nhanh): * Cách 1: - Dùng chuột phải nhấn vào tên chương trình sổ thư mục chứa nó, rê và thả màn hình (nơi cần tạo đường tắt) - Trong bảng chọn xuất Creat Shortcut Here * Cách 2: - Chuột phải vào màn hình chọn New Shortcut - Nháy vào nút Browse hộp thoại Creat Shortcut - Chọn đối tượng muốn tạo Shortcut - Chọn OKNext Finish V Tìm tệp hay thư mục: - StartSearch Hộp thoại Search Results xuất - Nháy vào lựa chọn cho việc tìm kiếm, chẳng hạn All files and folders - Gõ tên phần tên đối tượng cần tìm làm sở cho việc tìm kiếm - Nháy Search để bắt đầu việc tìm kiếm BÀI : COTROL PANEL I Cotrol Panel: - Control Panel là tập hợp các chương trình dùng để cài đặt các tham số hệ thống phông chữ, máy in, thay đổi tham số chuột, bàn phím để phù hợp với công ciệc và sở thích 1) Để khởi động Cotrol Panel, ta thực hiện: Nháy Star  Setting  Control Panel Cửa sổ Cotrol Panel xuất sau: + Add/Remove Programs: Cài đặt, gỡ bỏ chương trình + Administrative Tools: Các công cụ quản trị + Display: Thiết lập hiển thị cho màn hình (độ phân giải, màu sắc) + Date and Time: Thiết lập thời gian + Folder Options: Thiết lập hiển thị folder + Fonts: Phông chữ + Internet Options: Internet Explorer Options + Keyboard : Các thiết lập bàn phím + Mouse : Các thiết lập cho chuột + Regional Options: Lựa chọn vùng lãnh thổ 2) Kết thúc Control Panel: + Nháy File Close trên bảng chọn + Nháy nút Close(X) + Alt+ F4 II Một số thiết đặt hệ thống: 1) Thay đổi thuộc tính màn hình nền: Chương trình Display Control Panel có chức thay đổi số thuộc tính màn hình Khởi động Display để làm xuất cửa sổ Display Properties a) Desktop: thay đổi màn hình + Chọn ảnh hộp Background nháy vào nút Browse tìm ảnh để làm màn hình + Nháy Apply nháy OK b) Screen Saver: Đặt trạng thái nghỉ màn hình + Chọn hình ảnh màn hình nghỉ danh sách + Nháy nút Settings muốn sửa đổi Tuỳ thuộc vào trạng thái nghỉ mà bạn đã chọn, hộp thoại xuất tuỳ chọn tương ứng + Nháy nút Preview để xem trước trạng thái đã chọn + Trong hộp Wait đặt số thời gian (phút) quy định bắt đầu trạng thái nghỉ màn hình kể từ không có tác động gì lên bàn phím chuột + Nháy OK * Lưu ý: Cũng có thể thiết đặt nhanh màn hình cách nhấn chuột phải lên màn hình nền, chọn Properties Thiết đặt các thông số khu vực Nháy Control PanelDate, Time, Language, and Regional Options Chẳng hạn, để phù hợp với Việt Nam ta có thể chọn các thông số sau: Trong trang Number (số): Decimal symbol (kí hiệu thập phân): dấu phẩy(,) Digit gruoping simbol (kí nhóm các chữ số): dấu chấm (.) THỰC HÀNH 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Khởi động Windows Ôn lại cách tổ chức thông tin máy tính Làm ciệc với tệp và thư mục, tìm kiếm tệp thư mục Làm việc với các chương trình ứng dụng, tạo đường tăt cho ứng dụng Sử dụng Control Panel để thiết đặt số tham số hệ thống, cài đặt máy in Đóng tất các ứng dụng và thoát khỏi Windows Tạo cây thư mục: thư mục gốc minh lập trình trochoi.bas soạn thảo hello.c congvan.doc quylop.xls tuấn liệu chương trình bangdiem.xls sapxep.pas caro.pas ÔN LẠI MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN Kí tự, từ, câu, dòng, đoạn, trang:  Thành phần sở văn là các kí tự;  Một vài kí tự ghép lại với thành từ Các từ phân biệt dấu cách, hay còn gọi là kí tự trống(space);  Tập hợp nhiều từ kết thúc các dấu chấm câu gọi là câu;  Một tập hợp các kí tự nằm trên cùng đường sở từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo (hoặc trang in) là dòng;  Nhiều câu liên tiếp nhau, tương đối hoàn chỉnh ý nghĩa tạo thành đoạn văn Trong Word, đoạn văn định nghĩa cách nhấn phím Enter;  Phần văn thấy thời điểm trên màn hình gọi là trang màn hình;  Phần văn thiết kế để in trên trang giấy gọi là trang văn Một số quy tắc gõ văn bản:  Các dấu câu dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu chấm hỏi phải gõ sát vào từ phía trước đừng trước nó  Kí tự các dấu mở ngoặc gồm “(“, “[“, “{“, “<” và các dấu mở nháy gồm nháy đơn, nháy kép phải viết sát vào bên phải các dấu này  Các dấu đóng ngoặc gồm “)”, “]”, “}”, “>” và các dấu đóng nháy gồm nháy đơn, nháy kép phải viết sát vào bên phải kí tự cuối cùng từ bên trái  Không dùng phím Enter để chuyển qua dòng khác Phím Enter dùng kết thúc đoạn văn  Giữa các từ dùng kí tự trống để phân cách  Không sử dụng (các) kí tự trống đầu dòng để lề Các thao tác biên tập văn bản: Chọn đối tượng tác động: Để có thể di chuyển, sửa đổi, xóa hay thực bất kì thoa tác gì với đối tượng (từ, nhóm từ, đoạn văn, hình ảnh,…) nào đó, trước hết phải chọn (đánh dấu) đối tượng đó  Sao chép (Copy): Sao chép nội dung chọn vào nhớ đệm  Cắt (Cut): Lưu nội dung chọn vào nhớ đệm đồng thời xóa nội dung đó khỏi văn thời  Dán (Paste): Lấy nội dung từ nhớ đệm và chèn (“dán”) vào văn từ vị trí trỏ thời * Các thao tác nhanh:  Chọn văn bàn phím: Ctrl + A Chọn toàn văn Shift +  (Shift + ) Chọn kí tự bên phải (bên trái) Ctrl + Shift +  (Ctrl + Shift + ) Chọn từ vị trí trỏ đến cuối từ (đầu từ) Shift + Home (Shift + End) Chọn từ vị trí trỏ đến đầu dòng (cuối dòng) Ctrl + Shift +  (Ctrl + Shift + ) Chọn từ vị trí trỏ đến cuối đoạn văn (đầu đoạn văn) Ctrl + Shift + Home (Ctrl + Shift + End) Chọn từ vị trí trỏ đến đâu văn (cuối văn bản) Sử dụng các nút lệnh trên công cụ:  o Ý nghĩa số nút lệnh: Tạo tệp    Mở tệp đã có Lưu tệp mở  In tệp mở  Xem văn trước in  Kiểm tra chính tả và ngữ pháp  Xóa đối tượng chọn lưu vào nhớ đệm  Sao đối tượng chọn vào nhớ đệm  Dán (sao) nội dung nhớ đệm vào vị trí trỏ văn  Hủy bỏ thao tác vừa làm  Khôi phục thao tác vừa hủy bỏ Các chế độ hiển thị văn bản: Một số chế độ hiển thị thông dụng o Normal (Chuẩn): Hiển thị văn dạng đã đơn giản hóa o Print Layout (Bố trí trang): Xem bố trí văn trên toàn trang o Outline (Dàn bài): Xem cấu trúc văn o Full Screen (Toàn màn hình): Hiển thị văn trên toàn màn hình o Print Preview: Xem trước in Chương II TIN HỌC VĂN PHÒNG HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD Bài 1: GIỚI THIỆU I KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI MICROSOFT WORD Khởi động: Để khởi động MS Word có nhiều cách đơn giản nhất: - Vào Start chọn Program, và chọn biểu tượng MS Word - Kích chuột vào biểu tượng trên Windows (nền Desktop) Đóng tập tin văn Để đóng tập tin MS Word, có thể chọn các cách sau: - Chọn menu File, Close - Nhắp chuột vào phím trên góc cao bên phải cửa sổ làm việc - Nhấn tổ hợp phím CTRL + W, CTLR + F4 Kết thúc chương trình MS Word Để kết thúc MS Word, có thể chọn các cách sau: - Chọn menu File, Exit - Nhắp chuột vào phím trên góc cao bên phải cửa sổ làm việc - Nhấn tổ hợp phím ALT + F4 Nếu văn thời soạn thảo chưa ghi lại, MS Word bật hộp hội thoại vấn đáp kiểm tra xem NSD có ghi lại văn lên đĩa hay không II LÀM QUEN VỚI CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ LÀM VIỆC: Cửa sổ làm việc MS Word bao gồm các thành phần sau (hình 3):  Thanh tiêu đề: chứa tên MS Word và tên tệp tin văn soạn thảo  Thanh menu:chứa các menu MS Word Các thực đơn MS_Word 2000 bố trí theo chức sử dụng Khi chọn menu trên menu MS Word bật xuống hộp menu khác, gọi là Pull-down menu  Thanh công cụ: chứa các phím bấm có biểu tượng đồ họa Các phím bấm này là các phím tắt thay cho số menu hệ thống menu MS Word  Thước định vị: cho phép định dạng khổ giấy, lề giấy, chỉnh lề các đoạn văn bản, đặt dấu Tab, điều chỉnh độ rộng các cột văn  Cửa sổ soạn thảo: nằm cân màn hình, hiển thị nội dung văn  Thanh trượt: nằm bên phải và phía cửa sổ soạn thảo văn bản, sử dụng để trôi các trang văn bản;  Thanh trạng thái: nằm cùng cửa sổ làm việc, thể trạng thái làm việc (số thứ tự trang, tổng số trang, dòng, cột ký tự, ghi số liệu hay không Thanh tiêu đề (Title Bar) Thanh menu (Menu Bar) Các nút thay đổi Thanh công cụ (Tool Bar) Thước định vị (Ruler) Dòng trạng thái (Status Bar) Cửa sổ soạn thảo văn Thanh trượt (Scroll Bar) III MỘT SỐ QUI TẮC LÀM VIỆC CHUNG: Qui tắc làm việc với hộp hội thoại MS Word: Hộp hội thoại MS Word, nhắc nhở NSD phải lựa chọn cho thao tác nào đó Khi xuất hộp hội thoại, thông thường có lựa chọn:  Yes: Đồng ý cho phép thực thao tác đã chọn  No: Không đồng ý thực thao tác  Cancel: Hủy bỏ thao tác và quay màn hình soạn thảo Các qui tắc soạn thảo  Gõ văn bản: Tại cửa sổ soạn thảo văn bản, vị trí ký tự xác định dấu chèn, có dạng đứng nhấp nháy Khi gõ ký tự trên bàn phím, ký tự xuất trên cửa sổ soạn thảo vị trí dấu chèn Dấu chèn di chuyển dần sang phải Khi tới lề phải trang văn bản, dấu chèn tự động xuống dòng Để kết thúc đoạn văn bản, chuyển sang đoạn văn khác, cần bấm phím Enter  Di chuyển dấu chèn: Trong cửa sổ soạn thảo văn bản, các phím sau sử dụng để di chuyển dấu chèn:   Lên xuống dòng   Sang trái phải ký tự Ctrl +  Ctrl +  Sang trái phải từ Home End Tới đầu cuối dòng Page Up Page Down Lên xuống trang màn hình Ctrl + Home Ctrl + End Về đầu cuối văn  Chọn (Bôi đen) phần văn bản: Để hiệu chỉnh hay trình bày phần văn bản, NSD cần phải chọn vùng văn đó Vùng văn chọn thay đổi màu và màu chữ (còn gọi là bôi đen) Các phương pháp chọn văn bản:  Sử dụng chuột: Đưa chuột đến biên trái cửa sổ soạn thảo hình ảnh chuột có dạng mũi tên hướng lên góc phải ( ) Khi đó có các cách lựa chọn sau:  Chọn từ: Nhắp đúp chuột từ muốn lựa  Chọn dòng: Nhắp chuột dòng muốn chọn  Chọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến dòng  Chọn đoạn: Nhắp đúp chuột đoạn muốn chọn Đưa chuột vào vùng soạn thảo, hình ảnh chuột có dạng thì có các cách lựa chọn sau:  Chọn phần văn bản: Nhắp và giữ chuột ký tự đầu tiên phần muốn lựa, sau đó kéo chuột đến ký tự cuối cùng phần đó  Sử dụng bàn phím: Tại vị trí dấu chèn có thể đánh dấu văn các tổ hợp phím sau: Shift +  Shift +  Lựa dòng Shift +  Shift +  Lựa ký tự bên trái bên phải Shift + Home Shift + End Lựa đến đầu cuối dòng Shift + PgUp hoặcShift + PgDn Lựa trang màn hình trên duới Ctrl+Shift +  Ctrl + Shift +  Lựa từ bên trái phải Ctrl+Shift+Home Ctrl+Shift+End Lựa đến đầu cuối văn IV ĐÓNG, MỞ, LƯU TRỮ VĂN BẢN: Mở văn mới: Để mở văn mới, NSD có thể thực các cách sau: - Vào Menu File  Chọn mục New o Trong bảng General, chọn làm việc với mục Blank Document o Trong mục Create New, chọn mục Document o Chọn OK - Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N Lưu trữ văn bản: - Để lưu văn lệnh Save, NSD có thể thực hiện: Vào Menu File  Chọn mục Save - Chọn biểu tượng Save trên công cụ chuẩn (Standard) - Hoặc Bấm tổ hợp phím Ctrl+S Trường hợp NSD soạn thảo văn mới, MS Word tự động gán tên ngầm định là Document Khi lưu văn lần đầu, MS Word bật hộp hội thoại “Save as” để NSD đặt tên cho văn - NSD chọn ổ đĩa, thư mục để lưu trữ mục Save in: - Gõ tên cần đặt văn vào mục File name: - Nhấp chọn nút Save để thực lưu trữ (hoặc nhấn phím Enter) Trường hợp chọn Save với văn đã đặt tên, Ms Word thực ghi đè nội dung văn hành lên chính tên tập tin đó Lưu ý rằng: - Tên tập tin cần lưu văn phải ngắn gọn, thể nội dung chính văn - Khi lưu văn soạn thảo với tên khác, trùng với tên văn khác đã có trên đĩa, MS Word bật hộp hội thoại vấn đáp xác nhận xem NSD có muốn lưu đè lên văn đã có hay không Nếu trả lời Yes nội dung văn đó thay nội dung văn soạn thảo  Nếu trả lời No NSD phải chọn tên khác để lưu văn  Nếu trả lời Cancel hủy bỏ thao tác lưu trữ và quay màn hình soạn thảo Mở văn đã có: Để mở văn đã có trên ổ đĩa, NSD có thể thực các cách sau: - Vào Menu File  Chọn mục Open - Hoặc có thể chọn biểu tượng Open trên công cụ chuẩn (Standard) - Hoặc có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+O Khi đó trên màn hình xuất hộp hội thoại chọn: - Lựa chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần mở mục “Look in” - Chọn tập tin cần mở màn hình trình bày - Nhấp chọn nút Open để mở tập tin V SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG MS WORD Cách gõ Tiếng Việt: Có nhiều cách gõ Tiếng Việt môi trường Windows Sau đây là cách gõ thông dụng nhất: - Kiểu gõ Telex: aa â s  dấu sắc aw ă f  dấu huyền dd đ r  dấu hỏi ee ê x  dấu ngã oo ô j  dấu nặng ow,] ơ z  hủy dấu w,uw,]  Lặp dấu: ddd  dd [[ [ ooo  oo ]] ] eee  ee Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn dãy các phím sau: Nwowcs chayr ddas monf N][cs chary ddas mofn - Kiểu VNI: Phím số = Dấu sắc Phím số = Dấu huyền Phím số = Dấu hỏi Phím số = Dấu ngã Phím số = Dấu nặng Phím số = Dấu mũ chữ â, ê và ô Phím số = Dấu râu chữ và Phím số = Dấu mũ chữ ă Phím số = Dấu gạch ngang chữ đ Phím số = Hủy dấu (xóa dấu) Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn dãy các phím sau: Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2 Bảng mã và Font chữ Tiếng Việt: Để gõ Tiếng Việt, ngoài kiểu gõ, thì còn cần phải có tương thích Bảng mã và Font chữ Hiện có nhiều Bảng mã dùng để gõ tiếng Việt Tuy nhiên thông dụng là các Bảng mã sau đây:  Bảng mã VNI: Font VNI công ty Vietnam International (USA) phát triển, là font chữ byte thường sử dụng khu vực phía Nam và nước ngoài Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI- Ví dụ: Các Font chữ như: VNI-Times, VNIUniver, VNI-Vari,  Bảng mã Unicode: Là loại Font chữ Byte Rất thông dụng nay, và là Font chuẩn văn hành chính nhà nước và trên các trang Web tiếng Việt Font chữ dành cho bảng mã này: Times new roman, Tahoma, Verdana, Sử dụng gõ Vietkey soạn thảo: Bộ gõ Vietkey là gõ tiếng Việt thông dụng Để sử dụng gõ này cần tiến hành sau: - Khởi động Vietkey (Nếu gõ chưa khởi động) Nhấp phải chuột vào biểu tượng Vietkey trên Taskbar, chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey” (Vietkey Panel) Màn hình Vietkey có dạng: o Trong mục “Kiểu gõ”, chọn kiểu gõ (Telex/VNI); chọn kiểu bỏ dấu; chọn gõ bàn phím; o Trong mục “Bảng mã”, chọn bảng mã cần dùng o Chọn vào nút Taskbar để Vietkey thu gọn cửa sổ TaskBar -Bài 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Định dạng văn là thay đổi hình thức văn bản, không thay đổi nội dung Định dạng văn để trình bày văn rõ ràng, quán, mạch lạc và gây ấn tượng; Giúp người đọc nhanh chóng nắm nội dung chủ yếu văn bản; Giúp người đọc dễ nhớ phần nhấn mạnh ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ (FONT): + Sử dụng trên menu (thanh bảng chọn) - Chọn phần văn bản.Vào Menu Format  Chọn Font Cửa sổ lựa chọn Font chữ sau : + Sử dụng trên công cụ định dạng (Formatting) ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH) Ms Word cung cấp công cụ cho phép NSD có thể định dạng văn soạn thảo theo yêu cầu soạn thảo Với công cụ này, NSD có thể canh chỉnh biên, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng văn Để làm việc với Paragraph, thực sau: - Chọn đoạn văn cần định dạng - Vào Menu Format  Chọn mục Paragraph - Cửa sổ Paragraph có dạng: - Thực định dạng sau: o Trong mục Alignment: Chọn các cách canh biên cho văn (Left, Right, Center, Justify) o Trong mục Indentation: Chọn các khoảng cách co giãn biên đoạn văn bản:  Left: Co - giãn biên trái  Right: Co - giãn biên phải  Special: Qui định thụt đầu dòng cho đoạn o Trong mục Spacing: Chọn khoảng cách các đoạn và các dòng đoạn:  Before: Qui định khoảng cách với đoạn phía trước  After: Qui định khoảng cách với đoạn phía sau  Line spacing: Qui định khoảng cách các dòng đoạn o Chọn OK để thiết lập các lựa chọn Chọn Cancel để hủy bỏ cách lựa chọn Ngoài NSD có thể sử dụng các biểu tượng sẵn có trên màn hình để định dạng văn - Co - giãn biên và thụt đầu dòng đoạn: Dấu thụt đầu dòng Dấu đầu dòng Dấu cuối dòng - Canh chỉnh văn theo biên: Biểu tượng Căn chỉnh văn theo biên Phím tắt Chức Ctrl + L Căn chỉnh theo biên trái Ctrl + E Căn chỉnh cân Ctrl + R Căn chỉnh theo biên phải Ctrl + J Căn chỉnh theo hai biên -Bài 3: CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN Sao chép phần văn bản: Để chép phần văn từ vị trí này đến vị trí khác, thực sau: B1: Chọn phần văn cần chép B2: - Vào Menu Edit  Chọn mục Copy Hoặc chọn biểu tượng Copy trên công cụ Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C Khi đó Ms Word đưa nội dung đoạn văn vào nhớ mình B3: Để đưa đoạn văn từ nhớ ngoài màn hình, ta thực sau: - Vào Menu Edit  Chọn mục Paste - Hoặc chọn biểu tượng Paste trên Toolbars Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V Di chuyển đoạn văn bản: Để di chuyển phần văn từ vị trí này đến vị trí khác, thực sau: B1: Chọn phần văn cần chép B2: - Vào Menu Edit  Chọn mục Cut Hoặc chọn biểu tượng Cut trên công cụ Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X Khi đó Ms Word đưa nội dung đoạn văn vào nhớ mình đồng thời xoá phần văn chọn khỏi văn B3: Để đưa đoạn văn từ nhớ ngoài màn hình, ta thực sau: - Vào Menu Edit  Chọn mục Paste - Hoặc chọn biểu tượng Paste trên Toolbars Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V Xóa phần văn - - Để xóa ký tự, có thể thực sau: o Di chuyển trỏ soạn thảo đến bên trái ký tự cần xóa  Nhấn phím Delete o Di chuyển trỏ soạn thảo đến bên phải ký tự cần xóa  Nhấn phím Backspace () Để xóa phần văn - Chọn phần văn cần xóa - Nhấn phím Delete Phục hồi các thao tác: Trong quá trình soạn thảo văn bản, muốn quay lại thao tác trước đó, có thể thực sau: - Vào Menu Edit  Undo - Hoặc chọn biểu tượng Undo trên công cụ - Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl+Z Sau dùng thao tác Undo, muốn quay ngược trở lại, có thể thực sau: - Vào Menu Edit  Redo - Hoặc chọn biểu tượng Undo trên Toolbars - Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl+Y Sao chép kiểu định dạng - Chọn phần văn đã định dạng trước - Nhấn nút Format Painter , di chuyển trỏ chuột tới vị trí muốn chép định dạng đó bên phải trỏ xuất thêm chổi quét sơn nhỏ - Quét lên phần văn cần chép kiểu định dạng -Bài 4: CÁC CHỨC NĂNG SOẠN THẢO NÂNG CAO Tạo khung, màu đoạn văn Một đoạn văn có thể đóng khung viền xung quanh, tạo màu để làm bật đoạn văn đó lên Để thực mục đích này, có thể sử dụng hai cách sau:  Sử dụng công cụ Border: Sử dụng trên Menu - Đánh dấu đoạn văn cần tạo khung và màu - Vào Menu Format  Chọn Borders and Shading * Trong hộp hội thoại, chọn làm việc trên lớp Border o Chọn dạng hình đóng khung mục setting o Chọn kiểu đường kẻ mục Style o Chọn màu đường kẻ hộp Color o Chọn độ lớn nét kẻ hộp Width o Sử dụng các đường kẻ để kẻ khung * Trong hộp hội thoại, chọn làm việc trên lớp Shading  o Chọn màu cho đoạn văn o Chọn OK để kết thúc Chia cột văn (cột báo) MS Word cho phép NSD xây dựng trên trang văn nhiều cột để trình bày nội dung, theo hình thức trang báo Ngầm định soạn thảo văn mới, MS Word gán hình thức mặc nhiên cho văn là cột Trong quá trình soạn thảo, NSD có thể chỉnh lại trình bày thành nhiều cột Định dạng cột có thể áp dụng cho toàn văn vài phần nào đó văn Để thực định dạng cột, thực các bước sau: - Chọn đoạn văn cần định dạng - Vào Menu Format  Chọn mục Columns - Trong cửa sổ định dạng Column, chọn: o Kiểu phân chia cột mục Presets o Chọn số cột cần chia mục: Number of columns o Chọn độ rộng cột và khoảng cách các cột mục: Width and Spacing o Chọn chế độ kẻ đường phân chia cột mục: Line Between o Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng cho đoạn văn NSD có thể sử dụng biểu tượng Columns trên công cụ Standard Bằng cách Chọn vào biểu tượng , sau đó kéo chuột để nhận số cột văn cần chia Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn (Drop Cap) Drop Caps là kiểu định dạng đặc biệt thường thấy trên các trang báo Cách thực : - Chọn ký tự cần định dạng - Vào Menu Format  Chọn mục Drop Cap - Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn: o Kiểu trình bày mục: Position o Chọn Font chữ trình bày mục: Font o Chọn số dòng mà chữ Drop Cap chiếm mục: Lines to drop o Chọn khoảng cách chữ Drop Cap so với đoạn văn mục: Distance from text o Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng vừa tạo Đối với văn vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý: - Nếu tạo: Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau - Nếu hủy: Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột sau Tạo danh mục dạng ký tự và số thứ tự (Bullets and numbering) Các Bullets và Numbering Ms Word giúp NSD có thể tự động đánh dấu tự động các tiêu đề hay mục văn mình Để định dạng Bullets Numbering, thực sau: Đưa trỏ soạn thảo đến vị trí cần chọn định dạng Vào Format  Chọn mục Bullets and Numbering lúc đó xuất hiệp hộp thoại * Chọn lớp Bulleted (dạng ký tự): để định dạng mục theo kiểu các nút - Chọn kiểu định dạng sẵn có  Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng - Nếu muốn chọn kiểu khác chưa có bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize: - Chọn tiếp vào mục Bullet - Trong cửa sổ Symbol, chọn kiểu ký tự cần làm Bullet Chọn OK - Tiếp tục chọn OK Khi đó ký tự bạn chọn lấy để làm Bullet cho văn * Chọn lớp Numbered (số thứ tự): để định dạng mục theo kiểu đánh số - Chọn kiểu định dạng sẵn có  Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng - Nếu muốn chọn kiểu khác chưa có bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize: - Trong cửa sổ Customize, NSD có thể chọn lại các kiểu trình bày số thích hợp - Chọn OK để cập nhật kiểu chọn Với kiểu định dạng Numbering, NSD có thể tùy chọn: - Restart Numbering: Để đặt lại chế độ đánh số - Continue Previous lits: Để tiếp tục đánh số theo các mục trước đó Cũng có thể sử dụng các biểu tượng sẵn có trên công cụ để định dạng Bullets Numbering - Định dạng Numbering biểu tượng: - Định dạng Bullets biểu tượng: -Bài 5: TẠO BẢNG VÀ CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG Tạo bảng: Để tạo bảng, cần di chuyển dấu chèn đến vị trí cần thiết và chọn hai cách sau: - Sử dụng biểu tượng công cụ: nhấn vào biểu tượng Insert Table trên công cụ, MS Word bật xuống menu lựa chọn dạng mẫu lưới Chọn số hàng và số cột cần thiết và nhắp chuột Biểu tượng Insert Table trên - Sử dụng menu: Vào Table  Chọn Insert  Chọn Table: Nhập văn bảng biểu: Muốn nhập văn vào bảng, cần di chuyển dấu chèn đến ô cần thiết nhập văn bình thường các phần soạn thảo khác Thao tác Ý nghĩa Nhắp chuột Dấu chèn nhảy vào ô đó ô Nhấn phím TAB Di chuyển các ô từ trái sang phải, trên xuống Nếu ô dấu chèn đến có số liệu, MS Word đánh dấu lựa ô Nếu dấu chèn ô cuối cùng bảng, nhấn TAB thêm hàng Shift + Tab Dấu chèn di chuyển ngược thứ tự phím TAB Phím   Di chuyển ký tự có số liệu, không chuyển ô   Di chuyển các ô cùng cột Alt + Home Di chuyển ô đầu tiên hàng Alt + End Di chuyển ô cuối cùng hàng Alt + PgUp Di chuyển ô đầu tiên cột Alt + PgDn Di chuyển ô cuối cùng cột Chọn các đối tượng bảng + Chọn ô: Kích chuột bên trái ô đó + Chọn khối ô liền kề : Chọn ô và kéo chuột ô góc đối diện + Chọn hàng: Kích chuột biên trái hàng đó + Chọn cột: Kích chuột mé trên cột đó + Chọn toàn bảng: Kích chuột nút góc trên bên trái bảng Chúng ta có thể chọn các đối tượng bảng trên menu cách: Vào Table chọn Select chọn : - Table ( Chọn bảng) - Column (Cột) - Row (Hàng) - Cell (ô) Thay đổi độ rộng cột - Đặt trỏ bảng - Đưa chuột vào đường biên cột cần thay đổi, kéo chuột hướng cần thay độ độ rộng cột Lúc đó, độ rông cột bên trái tăng thì cột biên phải giảm và ngược lại Canh chỉnh liệu bảng: - Chọn vùng liệu cần canh chỉnh Kích chuột vào biểu tượng hình sau để canh chỉnh liệu theo chiều ngang và chiều đứng ô Chọn hướng văn bản: Để chọn hướng trình bày văn các ô bảng biểu, thực sau: - Chọn vùng liệu cần canh chỉnh - Vào Menu Format  Chọn Text Direction - Trong cửa sổ Text Direction, chọn kiểu trình bày thích hợp - Chọn OK để cập nhật định dạng Chèn thêm, xoá bớt hàng, cột: Với bảng biểu, NSD có thể thêm vào bớt khỏi bảng các dòng, cột * Để chèn thêm dòng cột vào bảng: - Chọn vị trí cột (hàng) cần chèn - Vào menu Table  Chọn Insert chọn : - Columns to the Left Chèn cột vào bên trái cột chọn - Columns to the Right Chèn cột vào bên phải cột chọn - Rows Above Chèn hàng vào phía trên hàng chọn - Rows Below Chèn hàng vào phía hàng chọn * Để xoá bớt dòng cột khỏi bảng: - Chọn dòng cột cần xoá khỏi bảng - Vào menu Table  Chọn Delete chọn : - Columns Xoá cột chọn - Rows Xoá hàng chọn Có thể sử dụng phím phải chuột: Nhấp phải chuột chọn: - Insert Columns : Chèn thêm cột - Delete Columns : Xoá cột - Insert Rows : Chèn thêm hàng - Delete Rows : Xoá hàng Gộp, tách các ô: Trong trường hợp cần thiết, có thể ghép các phần tử rời các bảng thành bảng, phân rã các phần tử bảng thành các phần tử rời Đối tượng để thao tác có thể là các ô (Cell), hàng (Row), cột (Column) Cách thực sau:  Gộp các ô thành ô: - Chọn các ô cần gộp - Vào menu Table  Chọn Merge Cells  Tách ô thành nhiều ô: - Chọn ô cần tách - Vào menu Table  Chọn Split Cells Đóng khung, kẻ bảng, tạo bóng: Đóng khung, kẻ bảng, tạo bóng bảng số liệu có thể áp dụng giống đoạn văn bình thường Ngoài ra, MS Word cung cấp thêm công cụ khác để trình bày bảng, đó là Table Autoformat, sử dụng thông qua menu Table  Table Autoformat Khi lựa chọn kiểu định dạng nào đó hộp danh mục định dạng Format, trên cửa sổ Preview xuất ví dụ Các hình ảnh ví dụ này thể tác dụng các ô đánh dấu phía dưới, liên quan đến các kiểu định dạng áp dụng cho độ bóng, đường viền, cột, hàng đầu tiên cuối cùng Bài 6: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN Chèn ký tự đặc biệt Symbol vào văn bản: Ta có thể chèn vào số các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào các vị trí thích hợp văn Ví dụ :        - Đưa trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn ký tự đặc biệt Vào menu Insert  Chọn Symbol, chọn: Chọn dạng ký tự Symbol cần chèn hộp Font Chọn ký hiệu cần chèn  Chọn nút Insert Vẽ hình vào văn (Hình mẫu có sẵn MS Word) MS Word cung cấp cho NSD công cụ Drawing dùng để thao tác vẽ các hình đơn giản Với công cụ này NSD có thể đưa vào văn mình số chi tiết trình bày đơn giản thuận tiện, như: hình khối, hình Ellip, hình tròn, đoạn thẳng, có thể tạo bóng, trang trí… Cách sử dụng các nút trên công cụ vẽ (Drawing) : : Công cụ line, dùng để vẽ đường thẳng : Công cụ Arrow, dùng để vẽ các đường có hướng : Công cụ Rectangle, dùng để vẽ hình chữ nhật Kết hợp công cụ này với phím Shift: dùng để vẽ hình vuông : Công cụ Oval, dùng để vẽ các hình Elip Kết hợp công cụ này với phím Shift: dùng để vẽ hình tròn : Công cụ Text Box, dùng để vẽ các khối vuông chữ nhật và có thể chứa liệu văn : Công cụ AutoShapes, dùng để vẽ các khối phức hợp: các đường khép kín, các khối lục giác, các khối hướng,…… Chèn đối tượng hình vẽ vào văn bản: Để cho văn thêm sống động, chúng ta có thể chèn vào nó hình ảnh thích hợp Di chuyển trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh Vào menu Insert  Chọn Picture  Chọn Clip Art - Hoặc có thể chọn biểu tượng trên công cụ Drawing Kích chuột vào mục Organize clips, chọn mục Office Collections, chọn nhóm hình chứa các hình, chọn hình ảnh cần chèn Kích chuột phải trên hình cần chèn, chọn mục Copy Đóng hộp thoại chèn hình ảnh để văn chính Vào Edit chọn Paste (hoặc CTRL + V) để dán hình văn Tạo chữ nghệ thuật Để tạo các dòng chữ nghệ thuật ta có thể chọn các cách sau: - Vào menu Insert  Chọn Picture  Chọn WordArt - Hoặc có thể chọn biểu tượng trên Drawing Lựa chọn các kiểu trang trí qua : - Sau nhấn vào nút OK, hộp thoại xuất cho phép ta nhập dòng văn vào khung Your Text Here, lựa chọn Font chữ và kích thước chữ - Chọn OK để xem kết Hiệu chỉnh WordArt: - Có thể hiệu chỉnh các WordArt thông qua công cụ nó: o o : Chèn thêm WordArt : Hiệu chỉnh lại nội dung WordArt o : Chọn lại kiểu trình bày o : Định dạng lại màu trang trí o : Chọn các hình dán trình bày không có phần chuẩn Hiệu chỉnh các đối tượng đồ hoạ Trên công cụ Drawing cung cấp các công cụ dùng để hiệu chỉnh các đối tượng đồ họa : Công cụ Fill Color, dùng chọn màu cho đối tượng : Công cụ Line color, dùng để chọn màu đường viền đối tượng : Công cụ Line Style và Dash Style, dùng để chọn kiểu nét đường viền đối tượng : Công cụ Arrow Style, dùng để chọn kiểu cho các nét vẽ có hướng : Công cụ Shadow và 3-D, dùng để tạo bóng và tạo khối dạng 3-D cho đối tượng : Công cụ Free Rotate, dùng để quay đối tượng theo yêu cầu NSD Thay đổi kích thước đồ hoạ: - Chọn đồ hoạ cần thay đổi kích thước - Khi trỏ chuột có dạng ↨ ta thay đổi theo chiều đứng, trỏ chuột có dạng ↔ ta thay đổi theo chiều ngang, trỏ chuột có dạng ta thay đổi theo chiều ngang và đứng Ngoài ra, trên công cụ Drawing còn có mục Draw, cho phép NSD thực hiện: + Sắp xếp thứ tự hiển thị các đồ hoạ trên văn - Chọn đồ hoạ Vào Draw chọn mục Order, chọn + Định vị các đồ hoạ trên văn - Chọn đồ hoạ Vào Draw chọn mục Text Wrapping, chọn Chèn công thức toán học vào văn bản: - Chọn vị trí cần chèn đối tượng - Vào menu Insert  Chọn mục Objects - Trong cửa sổ Object, chọn mục Microsoft Equation 3.0  Chọn OK - Trong cửa sổ soạn thảo Equation, tiến hành chọn các đối tượng soạn thảo công thức - Sau soạn thảo, nhấp chuột lên màn hình ngoài vùng Equation để quay màn hình soạn thảo MS Word Chèn số trang vào văn Cho phép người dùng chèn số trang vào văn cách tự động Chọn Insert  Page Numbers  qui định cách đánh số trang qua: - Nhấp vào nút lệnh Format trên hộp hội thoại để định dạng qui cách đánh số trang: Tạo tiêu đề đầu trang và chân trang cho văn Mọi văn có thể có tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang Thông thường, các tiêu đề này ghi thông tin tiêu đề văn bản, số trang, ngày tạo lập văn Tiêu đề đầu trang và cuối trang xác lập theo chương (section) văn Để tạo tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang cần chọn menu View \ Header and Footer  Ví dụ: Cần soạn thảo tài liệu gồm nhiều chương, NSD có thể đánh tiêu đề đầu trang theo thứ tự chương : Tài liệu A - Chương I, Tài liệu A - Chương II Trong trường hợp này cần cắt rời tiêu đề chương, cách chọn phím cắt giống các tiêu đề Tác dụng phím này là: NSD có thể hiệu chỉnh tiêu đề Section này mà không ảnh hưởng đến Section khác Sau đây là các biểu tượng và ý nghĩa việc sử dụng nó công cụ Header and Footer Biểu tượng Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang Chức Chuyển đổi vùng soạn thảo đầu trang, cuối trang Di chuyển đến section trước Di chuyển đến section sau Cắt bỏ giống tiêu đề các section Đánh số trang Đặt ngày, tháng Đặt Định dạng khổ giấy Hiển thị không hiển thị nội dung văn Quay trở lại cửa sổ soạn thảo văn -Bài 7: THIẾT LẬP TRANG IN VÀ IN VĂN BẢN I THIẾT LẬP TRANG IN Chọn khổ giấy - File \ Page Setup xuất hộp thoại sau - Chọn lớp Paper - Trong khung Paper size chọn khổ giấy (thường là khổ giấy A4) - Nhấn nút OK Chọn hướng giấy và lề trang giấy - File \ Page Setup xuất hộp thoại sau - Chọn lớp Margins chọn các mục hình sau: II XEM TRƯỚC KHI IN: Trước in văn máy in, NSD có thể xem trước sản phẩm mình trên màn hình, để có thể điều chỉnh sai sót trình bày, điều chỉnh trang văn Những gì trên màn hình chế độ Preview là gì in giấy Để thực thao tác này có thể chọn hai cách: - Sử dụng menu File  Print Preview - Hoặc sử dụng biểu tượng trên công cụ Standard MS Word chuyển cửa sổ làm việc sang cửa sổ xem, bao gồm menu và công cụ Chức các phím công cụ liệt kê bảng sau: Biểu tượng Ý nghĩa In máy in Bật tắt chế độ soạn thảo văn chế độ Print Preview Xem trang Xem nhiều trang Tỷ lệ xem Bật tắt thước định vị MS Word tự động dồn trang Xem toàn màn hình Quay trở cửa sổ soạn thảo văn Tra cứu nhanh chức các phím III IN VĂN BẢN - Vào menu File  Chọn Print - Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl + P Trong cửa sổ Print, chọn: Máy in mục: Name Chọn vùng in mục: Page range o All: In tất o Current page: In trang văn mà trỏ soạn thảo làm việc o Selection: In vùng lựa chọn văn o Pages: In theo yêu cầu NSD Sử dụng dấu “-” để in từ trang này đến trang khác, dấu “,” để in các trang không liên tục Chọn cách thức in mục: Print o All pages in range: In tất các trang vùng chọn o Odd pages: Chỉ in các trang lẻ vùng chọn o Even pages: Chỉ in các trang chẵn vùng chọn Chọn số lượng in mục: Number of copies Sau thiết lập tất các cấu hình, chọn nút OK để thực in văn giấy Chương IV BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL, CHẾ BẢN VÀ ĐỒ HỌA LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel là chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết tất các văn phòng trên toàn giới Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê Khởi động Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003 Hình Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khởi động chương trình Excel, chúng ta có sổ bảng tính (Workbook) Trong sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính - Một bảng tính gồm có 256 cột đánh số theo chữ cái A, B, C…Z, AA, AB, AC… và 65536 dòng đánh số theo số thứ tự 1,2,3…65536 - Theo mặc định, lần Hình Cửa sổ chương trình Excel tạo bảng tính thì Excel tạo trang bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang và chúng đặt tên là Sheet4, Sheet5,… Hình Ba trang bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Ô (Cell): Ô trang tính là giao cột và dòng Ô trên trang bảng tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau Hình Địa ô là A1 VD: Địa ô đầu tiên là A1 và địa ô cuối cùng trên trang bảng tính là IV65536 - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau: Thanh thực đơn Thanh công lệnh cụ Đường viền dọc Thanh công Thanh tiêu thức đề Đường viền ngang Trang tính Sheet1, … Nhập liệu vào đây Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Hình Giao diện chương trình Excel + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính + Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung liệu ô + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B…Y, Z, AA, AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536 ô + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ đến 65536 Mỗi dòng chứa 256 ô + Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị ô bị che khuất + Thanh trạng thái: Ở đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đơn giản Ready: Đang sẵn sàng làm việc Enter: Đang nhập liệu hay công thức Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến địa Edit: Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô + Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn dùng để nhập liệu, tính toán, vẽ đồ thị… CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New Lưu bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save Đóng bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Open Trang hành, ô hành - Trên bảng tính hành, thời điểm chúng ta có thể thao tác với các ô trên trang bảng tính và đó gọi là trang hành Hình 6.Bảng tính Sheet1 là trang hành Để chuyển trạng thái hành đến trang khác, chúng ta cần thao tác đơn giản là nhắp chuột vào phần chứa tên trang bảng tính - Trên trang hành, thời điểm chúng ta thao tác với ô, gọi là ô hành Hình Ô A1 là ô hành Nhận dạng trỏ Trên trang hành, chúng ta thấy các loại trỏ sau: - Con trỏ ô: Xác định ô nào là ô hành trên trang Một đường bao đậm xuất trên ô hành - Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập liệu cho ô - Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí nó trên trang bảng tính Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng trên các ô Con trỏ chuột có dạng chữ I phía ô soạn thảo Cách nhập và chỉnh sửa liệu trên ô hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển trỏ ô sang phải cột + Phím Enter: Di chuyển trỏ ô xuống dòng và kết thúc việc nhập/chỉnh sửa liệu + Các phím mũi tên : Di chuyển trỏ ô đến các địa trên trang - Nhập liệu: + Nhắp chuột vào ô cần nhập sử dụng các phím mũi tên để chuyển trạng thái hành ô + Gõ phím để nhập kí tự vào ô, sai thì sử dụng phím Delete Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dòng nhập + Nhấn phím ESC muốn kêt thúc nhập không lấy liệu đã nhập Nhấn phím Enter để đưa liệu cho ô và kết thúc nhập - Chỉnh sửa liệu: Để chỉnh sửa liệu đã nhập trên ô, chúng ta nhắp đúp chuột vào ô đó chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa. - BÀI 2: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Nhập liệu kiểu số và văn - Dữ liệu ô bảng tính sau nhập chương trình tự động phân loại và đưa các kiểu liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error) + Kiểu số: Khi nhập liệu số vào ô -> số canh sang phải Dữ liệu kiểu số tạo các kí tự cho phép đó là: ( ) , / $ + - Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số đó nhập số vào cặp dấu ngoặc đơn ( ) Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phần nguyên + Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel xem là kiểu số Kiểu nhập ngày tháng hệ điều hành qui định mục Regional Setting đặt cửa sổ Control Panel hệ điều hành Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy bạn đặt hệ ngày là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hay là dd/mm/yyyy) Hình Giá trị kiểu số mặc định lề phải Kiểu ngày: nhập liệu vào ô -> liệu canh sang phải Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng định dạng lại - Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết liệu ô ô đã cố định độ rộng làm cho liệu số không thể hết thì chúng ta nhìn thấy dạng thông báo “#########” Lưu ý: Giá trị liệu số sau nhập là không thay đổi chúng ta thay đổi khuôn dạng hiển thị liệu trên màn hình Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ô D4, D6, D7 là 20000000 Sau đó thay đổi khuôn dạng ô D6 và D7 chúng ta có các dạng thể số khác giá trị liệu không thay đổi, ô D7 là 20000000 hiển thị rõ ràng trên công thức Hình Thay đổi khuôn dạng số không làm thay dổi giá trị + Kiểu văn bản: Khi nhập liệu vào ô -> liệu canh sang trái Dữ liệu kiểu văn tạo các kí tự, kí tự số là khoảng trống và các kí tự không phải là số Khi kí tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại ô đó sang bên phải Khi kí tự nhập vào vượt quá độ dài ô mà ô bên phải đã có liệu thì Excel che dấu các kí tự vượt quá ô điều đó không làm thay đổi giá trị liệu nhập ô Chỉnh sửa liệu ô Có cách để chỉnh sửa liệu ô Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo đó có thể chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó nhấn phím F2 đó ta thấy trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa liệu nhấn phím Enter để kết thúc Cách 3: Di chuyển chuột lên Formula Bar sau đó nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc Chọn các đối tượng trang tính (chọn ô, dòng, cột, trang tính) 3.1 Chọn ô Để chọn ô, chúng ta cần nhắp chuột vào ô đó 3.2 Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật - Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái - Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô cùng bên phải - Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Trong trường hợp này địa vùng ô viết theo khuôn dạng (địa ô trên cùng bên trái:địa ô cùng bên phải), tách dấu hai chấm “:” VD: Chọn vùng ô (A1:D6) Nhắp chuột vào ô A1 sau đó nhấn và giữ phím Shift nhắp chuột vào ô D6 ta chọn vùng ô hình Hình 10 Chọn vùng ô liên tục 3.3 Chọn vùng ô rời rạc - Đầu tiên chọn ô vùng ô liên tục hình chữ nhật - Giữ phím Ctrl chọn một vùng ô liên tục hình chữ nhật Lưu ý: Chúng ta có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn cách nhắp chuột lần trên các ô đã chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ đầu - Chỉ thả phím Ctrl kết thúc 3.4 Chọn cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc  Chọn cột: Để chọn cột, chúng ta nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang  Chọn dãy cột liền kề - Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên (bên trái bên phải dãy) trên đường viền ngang - Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng cùng dãy - Sau lựa chọn xong thì thả phím Shift  Chọn dãy cột rời rạc - Trước tiên chúng ta chọn cột dãy cột liền - Giữ phím Ctrl chúng ta nhắp chuột chọn dãy cột - Sau lựa chọn xong thì thả phím Ctrl Hình 11 Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G 3.5 Chọn dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc  Chọn dòng - Để chọn dòng, chúng ta nhắp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc  Chọn dãy dòng liền kề - Nhắp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng cùng dãy) trền đường viền dọc - Giữ phím Shift và nhắp chuột vào số thứ tự dòng sau cùng dãy - Thả phím Shift Hình 12 Chọn dãy dòng liền kề 21, 22, 23  Chọn dãy dòng rời rạc - Trước tiên chúng ta chọn dòng dãy dòng liền - Giữ phím Ctrl chúng ta nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo, thả phím Ctrl kết thúc việc chọn dòng 3.6 Chọn toàn bảng tính Cách 1: Chỉ cần nhắp chuột vào ô giao đường viền ngang và đường viền dọc Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A 3.7 Hủy chọn Để hủy chọn các ô, chúng ta cần nhắp đúp chuột vào ô trên trang bảng tính Điền số thứ tự tự động - Nhập số vào ô - Nhấn và giữ phím Ctrl - Trỏ chuột vào hình vuông nhỏ góc dưới, bên phải ô đó, trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ Hình 13 Con trỏ chuột chuyển đổi thành dấu chữ thập đen - Nhấn và kéo chuột xuống theo chiều dọc, chúng ta thấy số thứ tự điền tự động vào các ô tiếp theo, tăng dần Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 5.1 Sao chép các ô Thao tác chép ô Excel không bao gồm chép nội dung, định dạng ô đó Chúng ta có thể nhìn thấy bảng đây nhiều mục lựa chọn dán ô đã chép  All – Sao chép tất (nội dung, định dạng…)  Formulas – Sao chép công thức  Values – Sao chép giá trị  Formats – Sao chép định dạng  Comments – Sao chép chú thích  All except borders – Sao chép tất trừ đường viền  Column widths – Sao chép độ rộng cột  Formulas and number formats – Sao chép công thức và định dạng số  Values and number formats – Sao chép giá trị và định dạng số Hình 14 Lựa chọn dán ô đã chép - Thao tác chép các ô trên cùng trang bảng tính + Chọn ô cần chép (ô này có thể là ô vùng ô) + Nhấn nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép + Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô - Thao tác chép các ô khác trang bảng tính + Trên trang bảng tính hành, chọn các ô cần chép + Nhấn vào nút lệnh Copy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C + Chuyển trạng thái hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác + Đặt vào vị trí mốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô 5.2 Di chuyển các ô - Chọn các ô cần di chuyển - Nhấn nút Cut bấm tổ hợp phím Ctrl + X - Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán - Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô 5.3 Xóa nội dung các ô - Chọn các ô muốn xóa - Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Contents nhấn phím Delete Thêm/xóa dòng, cột - Thêm dòng + Chọn vị trí mốn thêm dòng, bôi đen dòng muốn thêm + Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Rows để tạo dòng trống nằm hai dòng Dòng có định dạng giống dòng lựa chọn VD: Muốn thêm dòng vào vị trí dòng số danh sách, ta bôi đen dòng số 7, 8, sau đó nhắp chọn menu Insert chọn Rows, ta có dòng vào vị trí dòng số Hình 15 Bôi den số dòng muốn thêm - Xóa dòng + Chọn nhiều dòng muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete - Thêm cột + Chọn vị trí muốn thêm cột, bôi đen cột muốn thêm + Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Columns, cột xuất - Xóa cột + Chọn nhiều cột muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete Thao tác với bảng tính 7.1 Chèn trang vào bảng tính Khi tạo bảng tính thì mặc định có trang bảng tính (Sheet), nhiên người dùng có thể chèn thêm nhiều trang bảng tính Cách 1: Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Worksheet Cách 2: Nhấn phải chuột lên trang bảng tính bất kỳ, chọn mục Insert… sau đó lựa chọn Worksheet và nhấn vào nút OK Một bảng tính xuất 7.2 Đổi tên trang bảng tính Để dễ quản lý nội dung có trên các trang bảng tính, chúng ta nên đổi tên các trang bảng tính cho phù hợp với nội dung chứa trang Tên trang bảng tính có thể chứa dấu cách, chữ cái, chữ số, dấu gạch Thực các bước sau để đổi tên trang bảng tính: - Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi - Chọn Rename - Gõ tên nhấn Enter  7.3 Xóa trang bảng tính - Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Delete Sheet nhắp phải chuột vào tên trang muốn xóa làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Delete Hình 16 Thao tác xóa bảng tính Sheet1 Trong trường hợp trang bảng tính chứa liệu Excel hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùng khẳng định việc hủy bỏ Nhấn nút Delete để thực việc xóa nhấn nút Cancel để bỏ qua thôi không xóa 7.4 Sao chép bảng tính Có thể chép nhiều trang bảng tính sang vị trí sang bảng tính khác - Để chép trang bảng tính chúng ta thực các bước sau: + Nhắp chọn tên trang bảng tính cần chép + Giữ phím Ctrl kéo - thả tên trang bảng tính đó sang vị trí - Sao chép nhiều trang từ bảng tính này sang bảng tính khác + Chọn các trang bảng tính cần chép Có thể sử dụng phím Shift hỗ trợ để thao tác chọn nhiều trang liền kề sử dụng phím Ctrl hỗ trợ để chọn các trang rời rạc + Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Move or Copy Sheet… nhắp phải chuột vào vùng trang chọn làm xuất hộp chọn lệnh và sau đó chọn lệnh Move or Copy… + Trong hộp thoại Move or Copy:  Trong phần To book hãy chọn bảng tính nhận bảng chép  Trong phần Before sheet vị trí đặt trang chép là trước trang nào để cuối dãy trang có trên bảng tính (tiếng Anh là move to end)  Tích chọn vào ô Create a copy (nếu là di chuyển trang bảng tính thì không tích vào ô Create a copy)  Nhấn nút OK để hoàn thành việc chép BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG Thao tác định dạng ô Chúng ta có thể thay đổi cách hiển thị liệu ô thao tác định dạng Thao tác định dạng không làm thay đổi giá trị liệu chứa ô Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn liệu ô gồm:  General: Dạng chung Excel qui định sau nhập liệu vào ô  Number: Dạng số  Currency: Dạng tiền tệ  Date: Dạng ngày tháng  Time: Dạng thời gian  Text: Dạng văn  Custom: Dạng người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà Excel hỗ trợ 1.1 Định dạng liệu số thực - Chọn ô có chứa liệu số - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells - Chọn thẻ Number - Chọn mục Number nhóm định dạng Category tích chọn vào ô Use 1000 Separator (.) (sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn), chọn số chữ số thập phân mục Decimal places Chúng ta có thể thấy giá trị ô định dạng hiển thị mục Sample - Nhấn nút OK để kết thúc Hình 17 Định dạng liệu kiểu số thực 1.2 Định dạng liệu theo dạng ngày tháng Khuôn dạng mặc định Excel nhập liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính là tháng/ngày/năm (mm/dd/yy mm/dd/yyyy) Chúng ta có thể thay đổi cách biểu diễn liệu theo ngày/tháng/năm sau: - Ta lựa chọn ô chứa liệu ngày tháng - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells - Chọn thẻ Number - Trong hộp danh sách Category nhắp chọn mục Custom - Ở ô Type nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy - Nhấn nút OK để kết thúc Hình 18 Định dạng liệu kiểu ngày tháng 1.3 Định dạng liệu dạng tiền tệ - Chọn ô có chứa liệu dạng tiền tệ - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells - Chọn thẻ Number - Trong hộp danh sách Category nhắp chọn mục Custom - Ở ô Type nhập dãy kí tự #.##0 [$VND] - Nhấn nút OK để kết thúc Hình 19 Định dạng liệu kiểu tiền tệ 1.4 Định dạng liệu theo kiểu phần trăm Trong vài trường hợp, người sử dụng muốn biểu diễn số dạng phần trăm Ví dụ: 0,98 hiển thị 98% thì chúng ta thực sau: - Chọn ô có chứa liệu muốn hiển thị dạng phần trăm - Nhấn chuột vào nút trên công cụ Định dạng ô chứa văn 2.1 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ Trong Excel việc thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ đậm/nghiêng/gạch chân thao tác giống Word 2.2 Thay đổi màu chữ và màu - Thay đổi màu chữ + Chọn chữ muốn thay đổi màu + Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống trên định dạng Font Color màu theo ý thích - Thay đổi màu + Chọn các ô muốn thay đổi màu , chọn Cách 1: Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống trên định dạng Fill Color , chọn màu theo ý thích Cách 2: + Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Patterns  Lựa chọn màu bảng màu Color Thao tác này tương tự thao tác tô màu ô cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống hộp Fill Color trên định dạng chọn màu muốn tô  Lựa chọn mẫu họa tiết trang trí cho ô bảng mẫu Patterns Hình 20 Thay đổi màu và họa tiết trang trí 2.3 Sao chép định dạng ô - Chọn ô đã định dạng trước Nếu chọn vùng ô thì vùng ô đó phải có cùng kiểu (kiểu chữ, màu chữ…) - Nhấn nút Format Painter , di chuyển trỏ chuột tới vị trí muốn chép định dạng đó bên phải trỏ xuất thêm chổi quét sơn nhỏ - Quét lên ô vùng ô để áp dụng chép định dạng 2.4 Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô Đây là công cụ cho phép tự động xuống dòng ô liệu nhập vào vượt quá độ rộng ô - Chọn ô muốn áp dụng đặt thuộc tính + Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment + Trong phần chọn Text Control, tích chọn ô Wrap Text để đặt thuộc tính tự động đưa nội dung ô xuống dòng làm cho nội dung đầy đủ Lưu ý: Để xóa bỏ định dạng ô ta lựa chọn ô cần gỡ bỏ định dạng sau đó nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Format Căn lề, vẽ đường viền ô 3.1 Căn vị trí chữ ô: Giữa, trái, phải, trên, Khi nhập liệu vào bảng tính, Excel phân tích xem liệu dạng văn thì tự động lề bên trái, liệu dạng số thì lề bên phải Tuy nhiên, chúng ta có thể chọn cách lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính Cách thực sau: - Chọn ô muốn áp dụng định dạng Cách 1: Nếu nội dung ô đó theo chiều ngang thì nhắp chuột vào ba nút trái, phải, trên công cụ Cách 2: Nếu muốn nội dụng ô đó theo chiêu ngang và chiều dọc thì ta nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment Trong phần Text alignment có hướng chỉnh lề  Horizontal (theo chiều ngang): Dùng để chỉnh theo lề trái và lề phải ô  Vertical (theo chiều dọc): Dùng để chỉnh theo lề trên và lề ô + Nhấn nút OK để kết thúc 3.2 Hòa nhập dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu Có thể hòa nhập nhiều ô liền thành ô Cách thực sau: - Chọn các ô cần hòa nhập Cách 1: + Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment + Trong phần chọn Text Control, tích chọn Merge cells để hòa nhập các ô + Nhấn nút OK để kết thúc Hình 22 Hòa nhập ô Cách 2: Nhấn nút Merge and Center trên công cụ 3.3 Thay đổi hướng chữ ô Muốn thay đổi hướng chữ ô thì thực các thao tác sau: - Chọn vùng ô muốn thay đổi hướng chữ - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Alignment - Trong phần Orientation, nhắp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo quay trên đường cung tròn đến độ nghiêng phù hợp Ở ô Degrees hiển thị độ nghiêng văn - Nhấn vào nút OK để hoàn thành Hình 23 Thay đổi hướng viết liệu 3.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô Cách 1: Sử dụng nút Borders trên công cụ - Chọn vùng ô muốn vẽ đường viền - Trên công cụ Formatting, nhắp chuột vào tam giác nhỏ làm xuất bảng lựa chọn đường viền Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells Cách này dùng để tạo đường viền ô hay vùng ô theo yêu cầu phức tạp Ta thực sau: - Chọn ô, vùng ô cần kẻ đường viền - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Border - Trong thẻ Border, nhắp chọn kiểu dáng đường viền phần Line Style (đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng…), chọn màu đường viền phần Line Color - Trong phần Presets có kiểu tạo đường viền  None: Không tạo đường viền  Outline: Kẻ nhanh đường viền ngoài  Inside: Kẻ nhanh đường viền vùng ô - Trong thẻ Border, Excel còn cho phép người dùng tự vẽ đường viền cách nhấn vào nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô Đây là công cụ dùng để xóa bỏ đường viền đã có trước Hình 24 Tạo đường viền cho bảng BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM Tạo công thức 1.1 Tạo công thức số học - Công thức tạo để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính Phải nhập kí tự “=” trước nhập nội dung công thức Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực công thức Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có trên ô C5, C6 và kết đặt trên ô D6, chúng ta nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6 Thanh công thức Formula Bar Hình 25 Tạo đường viền cho bảng - Kết tính toán hiển thị ô, còn nội dung công thức (gồm kí tự =) có thể nhìn thấy trên công thức Formula Bar - Chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung công thức và cuối cùng là nhấn phím Enter để công thức tính toán lại và trả giá trị cho ô 1.1.1 Phép toán công thức số học Danh sách các phép toán và các kí tự khác dùng công thức số học liệt kê bảng sau: Kí tự + (cộng) - (trừ) * (sao) / (gạch chéo) ( ) (cặp dấu ngoặc đơn) ^ (dấu mũ) Diễn giải Phép cộng Phép trừ Phép nhân Phép chia Toán tử dấu ngoặc luôn tính toán trước Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2) 1.1.2 Phép so sánh công thức LOGIC Công thức logic có kết trả là TRUE (đúng) FALSE (sai) Danh sách các phép so sánh dùng công thức logic liệt kê bảng sau: Toán tử = > < >= <= <> Diễn giải (Ví dụ) Bằng (A1=B1) Lớn (A1>B1) Nhỏ (A1<B1) Lớn (A1>=B1) Nhỏ (A1<=B1) Không băng (A1<>B1) 1.1.3 Thứ tự tính toán Khi tính toán, Excel ưu tiên các phép toán logic trước đến phép toán số học Thứ tự thực các phép toán số học Excel có mức ưu tiên sau: Thứ tự Phép toán % ^ * và / + và & Chức Đảo dấu Lấy phần trăm Phép lũy thừa Phép nhân và chia Phép cộng và trừ Phép nối chuỗi, ví dụ =“Viet”&“Nam” cho chuỗi kí tự VietNam Các phép toán so sánh Để làm thay đổi trật tự tính toán, chúng ta dùng cặp dấu ngoặc đơn để nhóm các biểu thức ưu tiên tính trước VD: =10+5*2 kết 20 =(10+5)*2 kết 30 1.1.4 Cách nhập công thức vào ô - Nhắp đúp chuột chọn ô - Trước tiên nhập kí tự “=” sau đó nhập nội dung công thức - Nhấn phím Enter để kết thúc và thực tính toán công thức 1.2 Nhận biết và sửa lỗi - Lỗi ##### Lỗi xảy chiều rộng cột không đủ để hiển thị kết tính toán Sửa lỗi cách tăng chiều rộng cột đó thu nhỏ kích thước phông chữ - Lỗi #VALUE! Lỗi xảy người sử dụng liệu toán tử tham gia vào công thức không đúng yêu cầu công thức  Công thức toán học song lại tính toán trên ô chứa liệu kiểu văn Sửa lỗi cách nhập lại địa định dạng lại ô chứa liệu  Công thức sử dụng liệu là địa ô chứa công thức khác Sửa lỗi cách thay đổi công thức - Lỗi #DIV/0! Lỗi xảy chia số cho mẫu số phép tính là ô không có liệu Sửa lỗi cách nhập công thức khác - Lỗi #NAME? Lỗi xảy Excel không xác định các kí tự công thức Ví dụ sử dụng tên vùng ô chưa định nghĩa - Lỗi #N/A Lỗi xảy không có liệu để tính toán - Lỗi #NUM! Lỗi xảy sử dụng liệu không đúng kiểu số Cần định dạng lại liệu tham gia vào công thức Địa tuyệt đối và địa tương đối 2.1 Địa tương đối và tuyệt đối Các ô là thành phần sở bảng tính Excel Ô có thể chứa các kết tính toán theo công thức nào đó với tham gia nhiều ô khác, chẳng hạn chứa tổng số các ô cùng cột hay cùng dòng Địa ô phép có mặt công thức và tự động điều chỉnh theo thao tác chép công thức nên chúng ta có khái niệm địa tham chiếu tuyệt đối, địa tham chiếu tương đối, địa tham chiếu hỗn hợp - Địa tham chiếu tuyệt đối: Chỉ đến ô hay các ô cụ thể - Địa tham chiếu tương đối: Chỉ đến ô hay các ô so sánh với vị trí nào đó - Địa tham chiếu hỗn hợp: Có thành phần là tuyệt đối, phần còn lại là tương đối 2.2 Địa tham chiếu tương đối Địa tham chiếu tương đối gọi tắt là địa tương đối có công thức thay đổi theo vị trí ô chúng ta thực chép công thức từ ô đến các ô khác Ví dụ: Chúng ta nhập công thức ô C1 là =(A1+B1)/2 Khi chép công thức này đến ô C2 thì nó tự động thay đổi địa để trở thành công thức là =(A2+B2)/2 Khi chép công thức này đến ô C3 thì nó tự động thay đổi địa để trở thành công thức là =(A3+B3)/2 2.3 Địa tham chiếu tuyệt đối Địa tham chiếu tuyệt đối gọi tắt là địa tuyệt đối Dấu (đô la) $ thêm vào trước chữ cái cột trước số thứ tự dòng viết địa tuyệt đối công thức Lúc này, địa ô ghi công thức cố định không thay đổi theo thao tác chép công thức từ các ô Nếu có công thức F2=$C$4+$D$4/5 thì chép sang ô F3 nó là =$C$4+ $D$4/5, chép sang ô nào công thức là =$C$4+$D$4/5 Thao tác với hàm 3.1 Giới thiệu hàm - Hàm có thể tham gia phép toán công thức Hàm trả giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự…) hay thông báo lỗi - Dạng thức chung hàm sau: <Tên hàm> (Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n) - Danh sách đối số: Phần lớn các hàm Excel có nhiều đối số Đối số có thể là giá trị kiểu số, xâu kí tự, địa ô hay vùng ô, tên vùng, công thức, hay hàm khác Ví dụ: Hình minh họa công thức có sử dụng hàm Ô D9 chứa giá trị trung bình cộng các số từ ô C5 đến C9 Hàm EVERAGE tính giá trị trung bình các ô danh sách đối số Hình 26 Các bước nhập tham số vào hàm AVERAGE * Các bước để nhập hàm: Khi trỏ nhập văn vị trí cần nhập hàm thì nhấn chuột vào menu Insert -> chọn x Function.Hộp thoại Insert Function xuất  Trong hộp Or select a category: chọn All để thị tất các hàm  Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực khung bên  Nhấn OK để kết thúc Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ trực tiếp trên công thức.- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số hàm Hình 27 Làm việc với hàm - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : - xếp hạng giảm dần (số lớn xếp thứ nhất) - xếp hạng tăng dần (số nhỏ xếp thứ nhất) 3.2 Các hàm thường dùng  Hàm ROUND: Làm tròn số đến số thập phân định Dạng thức: ROUND(Đối số 1;Đối số 2) Đối số là số muốn làm tròn; Đối số là số thập phân muốn làm tròn Hình 28 Hộp thoại Insert Function Ví dụ: =ROUND(9,98;1) – Kết là 10  Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao và thấp danh sách đối số Dạng thức: MAX(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Dạng thức: MIN(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Ví dụ: =MIN(G4:G10) – Cho giá trị thấp danh sách đối số  Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị danh sách đối số Dạng thức: = AVERAGE(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Đối số có thể là giá trị số, địa ô, vùng ô… Ví dụ: =AVERAGE(A1;B5:B10) – Tính trung bình cộng các ô phạm vi từ B5 đến B10 và ô A1  Hàm COUNT: Đếm ô chứa liệu số vùng Dạng thức: = COUNT(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Ví dụ: =COUNT(H4:H20) – Đếm ô chứa liệu số, các ô kiểu khác không đếm  Hàm COUNTA: Đếm ô chứa liệu vùng Dạng thức: = COUNTA(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Ví dụ: =COUNTA(H4:H20) – Đếm ô chứa liệu cùng kiểu từ ô H4 đến H20  Hàm SUM: Tính tổng các giá trị danh sách đối số Dạng thức: SUM(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Đối số có thể là giá trị số, địa ô, vùng ô… Ví dụ: =SUM(G4:G10) – Tính tổng số phạm vi từ G4 đến G10  Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện đúng thì hàm nhận giá trị đúng, không nhận giá trị sai Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện;giá trị đúng;giá trị sai) Biểu thức điều kiện là biểu thức logic bất kì, nhận giá trị đúng sai  Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giản Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng;điều kiện;vùng tính toán) - Vùng ước lượng: Là vùng ô - Điều kiện: Có thể là số, địa ô, hay dạng thức “>1500000” - Vùng tính toán: Các ô thật cần tính toán Nếu bỏ qua tham số này thì vùng ước lượng lấy làm vùng tính toán  Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giản Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng;điều kiện) Điều kiện: Có thể là sô, tọa độ ô, hay dạng thức “>1500000”  Hàm VLOOKUP: Dạng thức hàm: =VLOOKUP(Giá trị tìm kiếm; vùng liệu; cột trả kết quả; 0) Bài tập: Mở bảng tính và nhập liệu vào Sheet1 bao gồm các mục hình Bảng đối chiếu nhập trên cùng trang bảng tính vùng ô D13:E18 gồm cột chức vụ và phụ cấp Thực điền phụ cấp vào bảng lương chính cách tự động ô F6 theo công thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) Giải thích công thức VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) sau: - Vùng giá trị tìm kiếm là giá trị ô D5 - Vùng bảng đối chiếu là $D$13:$E$18, với địa tuyệt đối - Cột trả lại kết là cột thứ bảng đối chiếu – cột phụ cấp - Cuối cùng số cho biết không cần xếp cột đầu tiên bảng đối chiếu theo trật tự giá trị tăng dần Cuối cùng là chép công thức ô F5 đến các ô BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ Tự động vẽ biểu đồ là chức ưa thích bảng tính Excel Các biểu đồ, đồ thị là hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phục Người xem rút kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích Ngoài chúng ta dễ dàng tạo nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác dựa vào số liệu trên bảng tính hành Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú… Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác Bôi đen vùng liệu cần lập biểu đồ Cách 1: Nháy vào biểu tượng Chart Wizard trên công cụ Cách 2: Nhắp chuột vào menu Insert -> Chart -> xuất hộp thoại Chart Wizard Hình 29 Chọn kiểu biểu đồ hay đồ thị Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp Hình 30 Thêm tiêu đề chung và tiêu đề trục ngang, dọc - Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title - Gõ tiêu đề trục Y vào ô Value (Y) axls - Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn Sheet2 ô As object In - Nhấn nút Finish để kết thúc Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 2.1 Thêm tiêu đề, chú thích ý nghĩa các trục đồ thị  Thêm tiêu đề - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option Hình 31 Phải chuột chọn Chart Options để chỉnh sửa đồ thị - Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Titles sau đó đánh tiêu đề chỉnh sửa lại tiêu đề - Nhấn OK để kết thúc  Chú thích ý nghĩa các trục đồ thị - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option - Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau đó tích vào ô Show Legend (hiển thị chú thích) - Trong mục Placement, chúng ta lựa chọn chế độ hiển thị chú thích (trên, dưới, trái, phải…) - Nhấn OK để kết thúc  Xóa bỏ tiêu đề, chú thích - Nhắp chuột chọn tiêu đề hay chú thích - Nhấn phím Delete để xóa bỏ 2.2 Hiển thị liệu kèm đồ thị Trong trường hợp người dùng muốn liệu sở phải kèm cùng với biểu đồ thì thực thao tác sau: - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option - Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đó đánh dấu chọn vào ô Show data table - Nhấn OK để kết thúc Hình 32 Hiển thị liệu kèm đồ thị BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN Thay đổi lề trang in - Để thay đổi lề trang in ta nhắp chuột vào File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Margin Hình 33 Thẻ Margin – thiết đặt lề cho trang bảng tính Trong thẻ Margin có các hộp thoại sau: + Top/Bottom/Left/Right: Để thiết lập khoảng cách lề trên/dưới/trái/phải trang in Thông thường, đơn vị đo là Inches Có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách + Header: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng đầu trang + Footer: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng chân trang + Center on page: Căn chỉnh liệu vào theo hai chiều  Horizontally: Chiều ngang trang in  Veritically: Chiều dọc trang in Có thể nhấn vào nút Print Preview để xem các thiết đặt trên áp dụng vào tài liệu nào Nhấn vào nút Print muốn in ngay, nhấn vào nút Options muốn thay đổi thông số máy in Thay đổi trang in - Nhắp chuột vào File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page Thiết đặt các thông số sau: - Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in  Portrait: In theo chiều dọc trang giấy  Landcape: In theo chiều ngang trang giấy - Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in  Adjust to: Có thể phóng to thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu - Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter,…) - Nhấn OK để kết thúc Chỉnh sửa để in vừa số trang định trước - Nếu muốn thu nhỏ nội dung để in trang ta thực sau: + Vào menu File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page + Trong hộp chọn Fit to, gõ số và xóa bỏ giá trị ô bên phải Khi đó, tất liệu bảng tính, dù nhiều hay ít, xếp để in trang giấy Hình 34 Đặt Fit to dể in nội dung trang - Tương tự ta có thể chỉnh in vừa số trang mong muốn (VD: Muốn in tổng số là trang, ta việc gõ số vào hộp chọn Fit to) In ấn Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Print bấm tổ hợp phím Ctrl + P làm xuất hộp thoại Hình 35 Hộp thoại Print  Chọn máy in: Trong mục Printer, nhấn vào ô Name để chọn máy in  In toàn bảng tính: Một bảng tính gồm nhiều trang bảng tính, trang bảng tính lại chứa liệu độc lập với nhau, vì cần thận trọng thực thao tác này, tránh lãng phí giấy - Trong phần Print What, nhấn chọn Entire workbook - Nhấn nút Preview để xem lại các trang in  In toàn trang bảng tính hành - Trong phần Print What, nhấn chọn Active sheet(s) - Trong phần Print Range, nhấn chọn vào All - Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang in  In vùng ô định trước Để in phần trang bảng tính hành (VD: Một dãy cột, vùng ô…), chọn vùng ô định in (sử dụng phím Shift và Ctrl hỗ trợ thao tác chọn) trước mở hộp thoại Print - Trong phần Print What, nhấn chọn Selection - Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang in  In phần trang bảng tính Trong trang bảng tính mà ta có 10 trang ta muốn in từ trang đến trang thì ta làm sau: - Trong phần Print Range, nhấn chọn vào Page(s)  Gõ số thứ tự trang muốn in đầu vào ô From, số thứ tự trang in cuối vào ô To  Trong trường hợp muốn in trang thì gõ số thứ tự tờ đó vào hai ô From và To  In bảng tính nhiều - Chúng ta có thể đặt số in in giấy phần Copies chọn ô Number of copies - Thường là máy mặc định là in hết in này đến in khác (nhấn chọn Collate) - Nếu muốn in song song các trang giống thì bỏ chọn ô Collate Chương V SỬ DỤNG INTERNET BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ INTERNET Nguồn gốc Internet - Ban đầu là mạng ARPANET, 1969, USA • • Viết tắt từ “Advanced Research Projects Agency Network” Phục vụ Bộ Quốc Phòng Mỹ - ARPANET nhanh chóng mở rộng thành mạng Internet - Không có quan chính thức quản lý Internet Nhà cung cấp dịch vụ ISP - Internet Service Provider - Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP - Internet Service Provider) là cá nhân, tổ chức đứng cung cấp số dịch vụ trên Internet cho người dùng Internet Một số dịch vụ đó là WWW, Email, FTP (Vấn đề này đề cập phần sau) - Một số ISP tiếng: • • • America Online VDC (VNPT) FPT, Viettel, Netnam,… Làm nào để sử dụng Internet - Máy tính kết nối vào mạng Internet thông qua ISP các dịch vụ sau: • • • • - Dial-up: Gọi là dịch vụ quay số qua số trung tâm ISP Ví dụ: VDC thì quay số kết nối qua internet qua số 1268, 1269, 1260 ADSL : Dịch vụ kết nối qua đường truyền bất đối xứng Đây là đường truyền Internet phổ biến thời điểm với tốc độ truyền 2Mps/640Kbs (Mps: Megabyte per second; Kps: Kilobyte per second) Leased Line: Đây là kênh truyền Internet các tổ chức, công ty lớn thuê riêng Wireless : Là dịch vụ kết nối Internet không dây Điều kiện để máy tính kết nối Internet • • • • • Máy tính cài đặt hệ điều hành và phần mềm tiện ích thích hợp Modem : là thiết bị cần thiết để kết nối internet, chuyên dùng để giải mã tín hiệu Một máy tính muốn kết nối Internet phải lắp đặt modem Tùy theo loại dịch vụ sử dụng mà lựa chọn modem cho phù hợp Line điện thoại: Đường truyền Internet truyền thông qua hệ thống viễn thông Muốn kết nối Internet thì thiết phải có đường line điện thoại Line điện thoại kết nối với modem Để quay số vào mạng Internet thì NSD phải có tài khoản (account) Một tài khoản gồm: username và password Một số mạng Internet ADSL, Leased Line Thì có thể sử dụng thêm số thiết bị khác Card mạng Dịch vụ trên Internet - Để trao đổi thông tin với giới! - Sử dụng dịch vụ Internet: • World Wide Web (WWW) • Electronic Mail • Information Searching • Instant Messenger (AOL, Yahoo! Messenger,…) • Internet Phone, Internet Games a Dịch vụ World Wide Web - Do ông Tim Berner Lee giới thiệu năm 1989 Ông đã đưa khái niệm HTML, WWW - Trang web (web page): • • • Một dạng tài liệu sử dụng phổ biến trên Internet Cho phép trình bày chữ, hình ảnh, âm thanh,… Bản chất webpage là các đoạn mã HTML (Hyper Text Markup Language) HTML là đoạn mã mà có WebBrowser hiểu và hiển thị nội dung - Nơi lưu trữ các web pages gọi là Web Server (Hosting) - Như WWW = Web servers + web pages - Một Website gồm: • • - Tập hợp các Web pages tổ chức, trường ĐH, cá nhân… Trang chủ (home page) chứa link tới các trang khác thuộc website Để khai thác WWW, cần: • • • Máy tính phải kết nối với Internet Sử dụng trình duyệt web (web browser) để khai thác thông tin từ các Website Vd: Internet Explorer, Mozilla FireFox, Netscape Navigator,… Tôi có trang web anh cần! Tôi cần trang web! Web Browser web pages (trang web ĐHNNI) Web Server (HAU1) Dẫn đường trên Internet!!! Anh cần trang web nào? (http://www.hau1.edu.vn) web address b Dịch vụ thư điện tử (E-mail): - Đây là dịch vụ Internet sử dụng nhiều Bạn có thể trao đổi thư (email) với hàng triệu người trên khắp giới Người ta sử dụng e-mail vào chuyện gì mà học có thể làm với giấy hay thoại: bàn công việc, tán gẫu, hỏi thăm, c Tìm kiếm thông tin trên Internet: - Hiện người ta sử dụng Internet để khai thác thông tin Internet có thể cung cấp cho bạn thông tin gì bạn muốn Khái niệm Siêu kiên kết - HyperLink - Liên kết từ trang web này tới trang web khác - Click vào link à chuyển sang trang web khác (được link đó) - Các liên kết thể màu: Màu xanh à chưa thăm, Màu tím à đã thăm Đây là liên kết (Hyperlink) Đây là liên kết (Hyperlink) BÀI 2: TRÌNH DUYỆT WEB – INTERNET EXPLORER Trình duyệt Web là gì? - Là chương trình để hiển thị nội dung các trang Web - Gồm số chương trình như: Internet Explorer, FireFox, Opera, Netscape - Chương trình phổ biến nhiều người sử dụng là Internet Explorer (đọc tắt là IE) Giới thiệu Internet Explorer - Là trình duyệt Web phổ biến Microsoft - Gọi tắt là IE – có biểu tượng chữ e - Khởi động: sử các cách sau Vào Start\Programs\Internet Explorer Double Click lên biểu tượng IE trên Desktop Click biểu tượng IE (hình chữ e) trên Taskbar - Các thành phần IE Nút Back và Forward Nút Refresh Khung Address Nút Stop Nút quản lý Favorites Vùng hiển thị nội dung tragn Web Chọn Zoom cho trang web  Thanh công cụ: Biểu tượng Tên Ý nghĩa Back Quay lại trang web vừa mở trước đó Forward Quay trang web vừa thực back Stop Dừng việc truy cập website hành Refresh Cập nhập lại thông tin website truy cập Home Truy cập nhanh đến trang chủ thiết lập trước Favorites Quản lý danh bạ địa website  Thanh Address: Dùng để gõ địa website cần truy cập  Thanh trạng thái: Cho biết thông tin Website truy cập và cho biết tiến trình truy cập Chỉ thị tiến trình tải và hiển thị nội dung trang Chọn Zoom cho trang web Cách truy cập Website: - Mở IE à Gõ địa Website cần truy cập vào Address à nhấn Enter - Nếu truy cập thành công à Nội dung trang đầu tiên (còn gọi là trang chủ) hiển thị - Trường hợp xuất hông báo: The page cannot be displayed có nghĩa là truy cập không thành công Có thể là website không tồn tại thời điểm truy cập đường truyền bị lỗi - Sau truy cập bạn có thể click và các link để liên kết đến các trang khác Lưu ý Một số trường hợp ta phải gõ thêm www trước địa web cần truy cập phải bỏ chúng không truy cập Lưu thông tin trang Web - Cách 1: Bôi đen nội dung cần lưu Copy và dán (Paste) vào chương trình Word lưu lại - Cách 2: Vào File, chọn Save As à Chỉ định đến TM cần lưu - Tự động tạo tập tin html và thư mục kèm để chứa các tập tin âm thanh, hình ảnh, Lưu hình ảnh - Nhấp chuột phải lên hình ảnh, chọn lệnh Save Picture As à Chỉ định đến TM cần lưu  nhấp nút Save - Nhấp chuột phải lên hình ảnh nền, chọn Save Background As àChỉ định TM à Nhấp nút Save - Nếu muốn xem đường link hình ảnh thì ta nhấp chuột phải lên hình ảnh, chọn Properties à xem nơi chứa hình ảnh (Address) Tải tập tin - Download - Một số trang Web có cung cấp số liên kết tới tập tin cho phép người sử dụng tải (tải xuống, hay Download) máy tính mình - Một số tập tin cho phép Download có đuôi là: PDF, DOC, XLS, PPT, ZIP, RAR, EXE, MP3, - Một vài ví dụ liên kết Download: Liên kết để tải tập tin - Cách tải:  Nhấp chuột trực tiếp vào liên kết chứa tập tin đó Liên kết tải tập tin thường đặt hình ảnh có chữ Download (hoặc văn có chữ Download, hay tải xuống )  Hoặc nhấp chuột phải lên liên kết chọn Save Target As  Chọn nút Save  Chọn ổ đĩa, thư mục để lưu tập tin  Enter Nhấp nút Save để lưu Trường hợp nhấp vào liên kết Download mà xuất thông báo: Lưu ý thì nhấp trực tiếp vào thông báo và chọn Download File Favorites - Bookmark - Khái niệm: Đánh dấu trang Web à đưa vào danh mục quản lý - Mục đích: Ghi nhớ lại địa website thường xuyên truy cập và website có địa khó nhớ, phức tạp Khi cần truy cập thì người sử dụng cần click vào đề mục thì IE tự động kết nối và hiển thị nội dung website đó mà bạn không cần phải công gõ vào - Cách thực hiện:   Chọn Create in à Chọn TM để chứa à OK • Bước 1: Vào Favorites, chọn lệnh Add to Favorites • Bước 2: Gõ tên đại diện cho trang ô Name (nếu cần) • Bước 3: Nhấp chọn Create in để mở danh sách nhóm • Bước 4: Chọn tên nhóm nhằm phân loại địa trang Trường hợp chưa có nhóm phù hợp thì nhấp nút New Folder để tạo nhóm • Bước 5: Nhấp OK Nút mở danh sách nhóm Nhập tên đại diện cho trang Tạo nhóm Chọn nhóm để phân loại địa - Khi cần mở trang web từ danh bạ Favorites ta vào Favorites, chọn nhóm nhấp vào tên trang web Thiết lập trang chủ - Home Page - Home page là trang mặc định hiển thị mở IE - Cách thực hiện: • Bước 1: Vào Tools, chọn lệnh Internet Options • Bước 2: Chọn thẻ General • Bước 3: Gõ địa đặt làm trang chủ vào ô Address nhấp OK Nơi nhập địa trang web làm home page Nút lựa chọn địa trang hành làm Home page Thiết lập không gian lưu trữ tạm Xóa đệm Xóa các địa trang web đã truy cập Nếu cần lấy địa trang web mở làm trang chủ thì chọn Use current Lưu ý Khi cần hủy bỏ trang chủ thì chọn Use Blank xóa bỏ địa ô Address Xóa đệm (Cache) - Bộ nhớ đệm là nơi lưu lại các nội dung các trang đã truy cập các lần trước Nhờ đó, người sử dụng có thể truy cập lại thông tin đó mà không cần phải kết nối Internet Để hiển thị lại thông tin các website đã truy cập các lần trước mà không cần phải kết nối Internet ta vào File\Work Offline Sau đó truy cập vào các Website đã truy cập trước đó Lúc này bạn có thể nhấp vào các link mà trước đó đã link tới - Việc xóa thông tin nhớ đệm là không cần thiết vì nó tự động hủy nhớ đầy Nhưng để tăng dung lượng nhớ trống cho ổ đĩa thì bạn nên thực lệnh này Điều này có nghĩa là bạn không thể xem lại các thông tin đó - Cách thực hiện: Vào Tools, chọn lệnh Internet Options, chọn thẻ General, nhấp Delete Files 10 History - History là danh mục các địa Website đã truy cập thành công lần trước Các địa này hiển thị Address Nên bạn gõ vài ký tự đầu thì địa tương ứng hiển thị Tuy nhiên bạn muốn hủy bỏ địa này khỏi Address ta thực sau: - Vào Tools, chọn lệnh Internet Options, chọn thẻ General, nhấp nút Clear History BÀI 3.TÌM KIẾM THÔNG TIN Giới thiệu: - Mạng Internet là kho kiến thức mênh mông, bao gồm nhiều lĩnh vực Bạn muốn thông tin gì thì có thể sử dụng số công cụ tìm kiếm số ISP đã cung cấp miễn phí để tìm kiếm - Hiện có số công vụ tìm kiếm tiếng giới là: • • • • • Google (www.google.com.vn) Alta Vista (www.altavista.com) Infoseek (www.infoseek.go.com) Yahoo! (www.yahoo.com) Ask Jeeves (www.ask.com) - Trong đó, google.com.vn xem là công cụ tìm kiếm ưa chuộng tìm kiếm nội dung, tìm kiếm tập tin, tìm kiếm hình ảnh, tìm kiếm video, tìm kiếm blog - Ở Việt Nam có số trang cung cấp công cụ tìm kiếm hữu ích: • • monava.com: là công cụ tìm kiếm trang thông tin, địa Web baamboo.com: là công cụ tìm kiếm nhạc, video, lời bài hát tiếng Việt Nam Tìm kiếm nội dung, địa trang web Để thực tìm kiếm nội dung nào đó địa Website nào đó mà bạn chưa biết ta thực sau: - Bước 1: Mở chương trình Internet Explorer - Bước 2: Nhập địa trang Google.com.vn nhấn Enter - Bước 3: Nhập từ khóa tìm kiếm có liên quan đến nội dung cần tìm vào ô trống (xem hình vẽ) - Bước 4: Chọn phạm vi tìm kiếm: • Web: Tìm trên toàn giới với ngôn ngữ nào • Những trang tiếng Việt: Chỉ tìm trang có nội dung tiếng Việt với phạm vi là trên toàn giới • Những trang từ Việt Nam: Chỉ tìm kiếm trên trang Web đặt Việt Nam với ngôn ngữ nào - Bước 4: Nhấn Enter (hoặc nhấp nút Tìm với Google) để bắt đầu quá trình tìm kiếm - Bước 5: Khi các kết tìm thấy và hiển thị bên dưới, để xem nội dung trang nào bạn có thể nhấp trực tiếp vào tiêu đề kết nhấp chuột phải lên tiêu đề chọn Open in new windows (nếu sử dụng IE thì có thể chọn Open in new tab) Liên kết để tải tập tin Đây là số lượng kiết tìm thấy Đây là nội dung kết tìm - Phân tích kết cho ta thấy: Tiêu đề trang web Nội dung mô tả có chứa từ cần tìm Những từ cầm tìm tô đậm Địa trang có chứa nội dung trên - Mỗi lần Google hiển thị 10 kết trên trang Do đó để điều chuyển trang ta nhấp chuột vào số trang tương ứng cuối trang hiển thị Nhấp vào số để chuyển trang Cách lập từ khóa để tìm kiếm: - Sử dụng các từ khóa đúng chuyên ngành để đạt kết mong muốn - Nếu có thể bạn sử dụng tiếng Anh thay cho tiếng Việt Ví dụ: Ta có thể thay từ khóa “Hoa hồng” từ “Rose” - Đặt từ khóa cặp nháy kép cần tìm đúng cụm từ định Ví dụ: Trong hình ảnh ví dụ trên ta gõ từ khóa là Cách tạo Blog trang nào có chữ Blog không có chữ cách tạo nó xuất Do đó để giới hạn kết không mong muốn ta đặt cụm từ đó cặp nháy kép sau: “Cách tạo Blog” - Có thể sử dụng từ khóa AND (hoặc dấu +) , OR (hoặc dấu -) để nối các từ khóa Ví dụ: sử dụng từ khóa "tranh ốc"and "hội an"- Có nghĩa là tìm trang nào vừa có nội dung "tranh ốc", vừa có nội dung "hội an" - Muốn tìm với nhiều lựa chọn thì có thể chọn mục "Tìm kiếm nâng cao" - Để tìm kiếm tập tin thì ta thêm từ khóa filetype:<dạng file> vào sau từ cần tìm Lưu ý: từ khóa này phải viết thường Ví dụ: muốn tìm tập tin có phần mở rộng là ppt (đây là các file powerpoint) có tên chứa từ Internet thì ta gõ sau: internet filetype:ppt Tìm kiếm tập tin: - Kết hợp từ khóa bạn với từ khóa filetype:dạng file - Xem ví dụ: Xem hình vẽ bên - Khi nhấp vào tiêu đề kết tìm bạn nhận thông báo Download và nhấp nút Save để lưu tập tin Từ khóa cần tìm Kết tìm Nhấp nút Save để lưu tập tin nhấp vào tiêu đê kết tìm Tìm kiếm hình ảnh: - Bước 1: Truy cập vào địa www.google.com.vn - Bước 2: Chọn mục Hình ảnh - Bước 3: Gõ từ khóa cần tìm - Bước 4: Click nút Tìm kiếm với Google - Bước 4: Tại ô Hiển thị nhấp vào mũi tên chọn kích thước ảnh Lưu ý: Kích thước ảnh càng lớn thì chất lượng càng cao Chọn kích thước ảnh cần hiển thị - Bước 5: Để xem hình ảnh nào ta nhấp chuột phải lên hình ảnh đó chọn Open in new window sau đó chọn Xem hình cở đầy đủ - Bước 6: Có thể nhấp vào số trang cuối trang hiển thị để điều chuyển trang - Bước 7: Lưu hình ảnh (xem mục 5, bài 2) Đây là kết - Phân tích thông tin kết hình ảnh tìm Hình ảnh hiển thị Nội dung trang có chứa từ khóa tìm kiếm Kích thước ảnh Địa trang Web chứa hình ảnh này Chương VI MẠNG CỤ BỘ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ PHÒNG M ÁY BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT Tổng quan Power Point - Microsoft PowerPoint (sau này viết tắt là PP), ứng dụng thuộc ứng dụng Microsoft Office tạo các trình diễn cho các báo cáo hội thảo, hội nghị, diễn đàn trao đổi nhằm minh họa cho bài diễn văn, bài học giúp người nghe dễ hiểu, dễ tiếp thu hình ảnh trực quan - Nội dung báo cáo có thể gồm: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video - Mỗi trình diễn gồm các trình diễn (Slides) xếp theo thứ tự Các trình diễn này chứa nội dung thông tin mà bàn cần trình bày - Hiện tồn nhiều phiên PowerPoint phiên 97, 2000, 2002, 2003 Trong giáo trình này tôi trình bày phiên 2002 (XP) Các phiên khác tương tự có khác đôi chút, anh chị có thể tự mày mò, nghiên cứu Khởi động và thoát chương trình a Khởi động: - Cách 1: Vào Start\Programs\Microsoft PowerPoint - Cách 2: Double Click lên biểu tượng PP trên màn hình (nếu có) - Cách 3: Click vào biểu tượng PP trên Microsoft Shortcut Bar b Thoát khỏi chương trình: - Cách 1: Vào File\Exit - Cách 2: Click nút Close trên tiêu đề - Cách 3: Ấn ALT-F4 3 Các thành phần cửa số PP - Gồm số thành phần ứng dụng WORD Gồm: menu, công cụ chuẩn (Standard), công cụ định dạng (Formating), công cụ vẽ (Drawing), trạng thái (Statusbar), thước (Ruler) - Ngoài nó còn có số thành phần đặc biệt khác:  Bản trình diễn (Slide): Là nơi chứa nội dung các trình diễn Mỗi tập tin trình diễn (Presentation) có thể gồm nhiều trình diễn Tại thời điểm, màn hình có thể hiển thị trình diễn để thiết kế  Khung chứa danh sách các Slide đã tạo (thường nằm bên trái cửa sổ) Bạn có thể thay đổi kích thước khung này cho phù hợp Nó cho phép chuyển nhanh đến slide nào đó và thao tác với các slide  Hộp ghi chú (Note): Chèn thông tin chú thích cho các Slide  Khung chứa các tác vụ Một số khái niệm PP * Slide: là trình diễn đơn * Effect: Hiệu ứng đối tượng * Layout: Bố cục Slide Tức là cách thể Slide * Template: Chứa các thiết lập chung cho toàn các Slide hình ảnh nền, màu sắc nền, chữ, kiểu chữ Có hai loại Template: + Một là PP đã tạo sẵn + Hai là NSD tạo Tạo tập tin trình diễn mới: - Cách 1: Vào File\New => xhht => Chọn Blank Presentation - Cách 2: Click biểu tượng New trên công cụ - Cách 3: Ấn CTRL-N Lưu trình diễn: - Cách 1: Vào File\Save - Cách 2: Click biểu tượng Save trên công cụ - Cách 3: Ấn tổ hợp phím CTRL-S * Nếu tệp trình diễn lưu lần đầu thì xuất hộp thoại Save, yêu cầu:  Save in: Chọn ổ đĩa, thư mục để lưu  File Name: Đặt tên cho tập tin  Save as type (File Type): Nên chọn dạng: Presentation (*.ppt): Đây là dạng chuẩn PP lưu các thiết kế - File dạng này có biểu tượng sau: ; PowerPoint Show (*.pps): Lưu dạng trình diễn - File này có biểu tượng sau: Khi NSD nhấp đôi chuột lên tập tin dạng này thì trình diễn tự chiếu không liên quan đến PP  Click nút Save để tiến hành lưu * Lưu với tên khác: - Vào File\Save As - Sau đó làm tương tự trên đặt tên khác Mở tập tin trình diễn: - Cách 1: Vào File\Open - Cách 2: Click biểu tượng Open trên công cụ - Cách 3: Ấn CTRL-O => xuất hộp thoại Open, yêu cầu:  Chọn thư mục chứa tập tin mở  Chọn tập tin cần mở => Open (hoặc Double Click lên tập tin đó)  Click Open Đóng trình diễn: - Cách 1: Click nút Close trên công cụ - Cách 2: Ấn tổ hợp phím Alt-F4 - Cách 3: Vào File\Exit Chú ý: Trước đóng, trình diễn có thay đổi thì xuất thông báo: Yêu cầu NSD lưu trước thoát chương trình Chạy trình diễn Sau thiết kế ta có thể chạy thử các cách sau: Cách 1: Click biểu tượng góc bên trái cửa sổ Cách 2: Ấn F5 Cách 3: Vào Slide Show\View Show Lưu ý: Khi trình diễn chạy, ta có thể ấn các phím ,  để di chuyển slide trước slide sau; có thể nhấn Enter, click để chuyển đến slide -BÀI THAO TÁC VỚI SLIDE Bổ sung Slide Bổ sung Slide vào trình diễn ta thực các cách sau: -Cách 1: Insert\New Slide -Cách 2: CTRL-M -Cách 3: Right Click khung chứa danh sách các Slide, chọn New Slide => Xuất cửa sổ Slide Layout ( hình ảnh) => Chọn mẫu cửa sổ đó * Lặp lại Slide trước Cách thực sau: - Cách 1: Insert\Duplicate Slide - Cách 2: Click chọn Slide khung bên trái, giữ CTRL và kéo đến vị trí cần đặt - Cách 3: Chọn Slide => vào Edit\Duplicate - Cách 4: ấn Ctrl-D Chọn và di chuyển Slide a Chọn Slide - Cách 1: Click vào Slide tương ứng khung bên trái - Cách 2: Ấn Ctrl-Page Up: Chuyển đến Slide trước, Ctrl-Page Down: Chuyển đến Slide sau b Di chuyển Slide: - Cách 1: Click lên Slide đó khung bên trái, và kéo đến vị trí - Cách 2: Sử dụng chức Cut, Paste (xem lại phần Cut, Paste WORD) Xóa Slide: - Cách 1: Chọn Slide khung bên trái => ấn Delete - Cách 2: Right Click lên Slide chọn Delete Slide - Cách 3: Chọn Slide => Vào Edit\Delete Slide Ẩn/Hiện Slide * Ẩn Slide: Là không cho Slide này hiển thị trình diễn Cách thực sau: - Cách 1: Chọn Slide => Vào Slide Show\Hide Slide - Cách 2: Right Click lên Slide => Hide Slide * Bỏ ẩn: Lặp lại thao tác trên cho Slide cần bỏ ẩn Thay đổi Template cho Slide - Template là các mẫu thiết kế sẵn cho Slide Template gồm có hình ảnh nền, màu chữ, cở chữ cho thành phần - Để thay đổi Template cho Slide ta thực các cách sau: + Cách 1: Right Click lên Slide, chọn Slide Design + Cách 2: Vào Format\Slide Design => Xuất hộp thoại Slide Design => Chọn Template tùy ý Lưu ý: - Mặc định Click chọn thì Template có hiệu lực cho tất các Slide Để thiết lập cho Slide thì Right Click lên Template đó, chọn Apply to selected slides - Nếu bạn có Template khác ngoài các Template đó thì Click Browse => Chọn thư mục chứa Template cần chọn => Chọn Template, cuối cùng Click Apply (hoặc Enter) Thay đổi bố cục Slide (Slide Layout) Slide Layout là cách thể nội dung trên Slide Để thay đổi ta thực các cách sau: - Cách 1: Right Click lên Slide, chọn Slide Layout - Cách 2: Vào Format\Slide Layout => Xuất hộp thoại Slide Layout => Chọn Layout phù hợp Thay đổi màu cho Slide (Background) - Cách 1: Right Click lên Slide => Background - Cách 2: Format\Background => Xuất hộp thoại Click chọn màu khung phía + More color: Tùy chọn màu + Fill Effects: Chọn hiệu ứng màu + Apply to All: Thiết lập thay đổi cho toàn Slide + Apply: Chỉ thiết lập màu cho Slide hành Tạo hiệu ứng cho Slide - Cách 1: Right Click lên Slide => chọn Slide Transition - Cách 2: Vào Slide Show \ Slide Transition => Xuất hộp thoại Slide Transition, chọn: + Hiệu ứng + Speed: Tốc độ chạy hiệu ứng (Slow: Chậm; Mdeium: Vừa; Fast: nhanh) + Sound: Chọn âm hiệu ứng thi hành (Mặc định là No Sound) + On mouse click: Hiệu ứng thi hành click chuột + Automatically after: Hiệu ứng thi hành sau thời gian thiết lập + Apply to All Slides: Áp dụng cho toàn các Slide + Apply: Chỉ áp dụng cho Slide hành BÀI ĐƯA THÔNG TIN LÊN SLIDE Chèn văn bản, hình vẽ Văn hiển thị trên Slide luôn nằm Textbox Do đó để bổ sung văn vào Slide ta phải bổ sung Textbox vào Cách thực sau: - Cách 1: Vào Insert\TextBox - Cách 2: Click biểu tượng Textbox trên công cụ Drawing => Click và rê lên Slide => Nhập nội dung * Chú ý: - Có thể định dạng nội dung ta có thể thực tương tự WORD (đã học, yêu cầu học viên xem lại) - Cách vẽ các hình đơn giản, cách định dạng đối tượng ta sử dụng công cụ Drawing (đã học, yêu cầu học viên xem lại) Chèn hình ảnh (Picture) Có trrường hợp chèn hình: a Chèn ClipArt - Cách 1: Click biểu tượng Insert ClipArt trên công cụ Drawing trên bố cục Slide - Cách 2: Vào Insert\Picture\ClipArt => xhht ClipArt => Chọn hình ảnh cần chèn => OK b Chèn hình ảnh từ tập tin ngoài - Insert\Picture\From File => XHHT => chọn thư mục chứa hình ảnh => chọn hình ảnh cần chèn => Click Insert Lưu ý: Các thao tác định dạng hình ảnh, đối tượng thay đổi kích thước, màu nền, màu viền tương tự WORD Chèn âm Cũng có trường hợp chèn âm thanh: a Chèn âm từ Clip Organizer - Cách 1: Vào Insert\Movie and Sound\Sound from Clip Organizer - Cách 2: Click vào biểu tượng bố cục Slide => xuất hộp thoại => Chọn âm mà PP đã liệt kê b Chèn âm từ bên ngoài: Vào Insert\Movie and Sound\Sound From File => xhht Insert Sound => Chọn thư mục chứa âm thanh, chọn file âm => Click OK Lưu ý: Sau chèn xong nó xuất thông báo với nội dung sau: "Bạn có muốn phát đoạn âm này slide hiển thị không? Nếu không, nó phát bạn click vào biểu tượng Chèn phim - Video Cũng có trường hợp chèn phim: a Chèn phim từ Clip Organizer - Cách 1: Vào Insert\Movie and Sound\Movie from Clip Organizer - Cách 2: Click vào biểu tượng bố cục Slide => xhht => Chọn đoạn phim mà PP đã liệt kê b Chèn phim từ bên ngoài: Vào Insert\Movie and Sound\Movie From File => xuất hộp thoại Insert Movie => Chọn thư mục chứa phim, chọn file Video => Click OK Lưu ý: Sau chèn xong nó xuất thông báo với nội dung sau: "Bạn có muốn phát đoạn phim này slide hiển thị không? Nếu không, nó phát bạn click lên nó" Chèn bảng biểu: - Cách 1: Vào Insert\Table - Cách 2: Click biểu tượng => xhht, chọn số cột Number of columns, Number of rows => OK Lưu ý: Các thao tác trên bảng hoàn toàn tương tự WORD số dòng Chèn biểu đồ - Chart - Cách 1: Vào Insert\Chart - Cách 2: Click biểu tượng => xhht => Nhập số liệu bảng Datasheet (PP đã cung cấp bảng số liệu mẫu, ta có thể thay đổi lại được) * Hiệu chỉnh biểu đồ: : Chọn số liệu theo dòng để minh họa : Chọn số liệu theo cột để minh họa : Cho phép hiển thị bảng số liệu kèm theo biểu đồ : Cho phép hiển thị đường lưới dọc biểu đồ : Cho phép hiển thị đường lưới ngang biểu đố : Cho phép hiển thị bảng chú thích cho số liệu : Chọn loại biểu đồ Chèn ký hiệu đặc biệt - Vào Insert\Symbol => xuất hộp thoại => chọn ký hiệu => Click Insert Chèn số trang, tiêu đề trên, tiêu đề - Vào Insert =>Date/Time (hoặc vàoView\Header and Footer) =>xuất hộp thoại: => Chọn ngăn Slide  Date and Time: Cho phép hiển thị thời gian và ngày tháng O Update automatic: Tự động cập nhật thời gian O Fixed: Hiển thị theo mẫu  Slide number: Cho phép hiển thị số Slide  Footer: Nhập tiêu đề Slide - Apply to All: Thiết lập cho toàn Slide - Apply : thiết lập cho Slide hành -BÀI THIẾT LẬP HIỆU ỨNG CHO SLIDE Tạo hiệu ứng Bước 1: Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng Bước 2: Thực lệnh + Cách 1: Right Click lên đối tượng => chọn Custom Animation + Cách 2: vào Slide Show\Custom Slide => xuất hộp thoại: + Chọn Add Effect + Chọn hiệu ứng + OK Chú ý: - Có thể chọn More Effect để chọn các hiệu ứng khác - Một đối tượng có thể chèn nhiều hiệu ứng cùng lúc - Để chạy thử hiệu ứng => Click Play Thay đối hiệu ứng: - Bước 1: Chọn đối tượng - Bước 2: Chọn hiệu ứng cần thay đổi - Bước 3: Click nút Change - Bước 4: Chọn hiệu ứng thay cho hiệu ứng cũ Xóa hiệu ứng - Bước 1: Chọn đối tượng - Bước 2: Chọn hiệu ứng cần xóa - Bước 3: Click nút Remove (hoặc Right Click => Chọn Remove) Chú ý: Nếu muốn phục hồi lại các thao tác vừa làm trước đó ta có thể ấn CTRL-Z click nút Undo trên công cụ chuẩn Thứ tự các hiệu ứng: - Mỗi hiệu ứng có số thứ tự Hiệu ứng nào thiết lập trước thì trình diễn hiệu ứng đó thực trước Để thay đổi thứ tự thực các hiệu ứng ta thực các cách sau: - Cách 1: Chọn đối tượng => Chọn hiệu ứng => Click nút   cửa sổ hiệu ứng phần Re-Order - Cách 2: Click lên hiệu ứng đó kéo đến vị trí cần đặt => thả chuột Thiết lập thuộc tính cho các hiệu ứng: a) Các thuộc tính thường gặp - Bước 1: Chọn đối tượng => Chọn hiệu ứng - Bước 2: Chọn giá trị các thuộc tính: * Start: Quy định trạng thái bắt đầu hiệu ứng Có các giá trị như:  On Click: Hiệu ứng thi hành click chuột ấn phím  With Previous: Hiệu ứng thi hành cùng lúc với hiệu ứng trước  After Previous: Hiệu ứng thi hành sau hiệu ứng trước kết thúc * Speed: Quy định tốc độ hiệu ứng Có các giá trị sau: Very Slow (rất chậm); Slow (chậm); Medium (Vừa phải); Fast (nhanh); Very Fast (rất nhanh) * Direction: Hướng di chuyển hiệu ứng (anh chị tự xoay sở phần này) b) Các thuộc tính nâng cao: Để thay đổi các thuộc tính khác chọn âm phát hiệu ứng thi hành, định thời gian để hiệu ứng thi hành, ta thực sau: - Chọn đối tượng => Right Click lên hiệu ứng đó chọn Effect Options => xuất hộp thoại Light Speed - Chọn ngăn Effect:  Sound: Chọn file âm phát thi hành hiệu ứng Trong đó: No sound: không phát âm thanh; Other sound: Chọn file âm khác trên đĩa  After animation: chọn màu cho hiệu ứng thi hành xong (Don't dim: không thay đổi; Hide After animation: Ẩn đối tượng sau hiệu ứng thi hành xong; Hide on next mouse click: Ẩn đối tượng sau click chuột)  Animation Text: chọn các giá trị: All at one: Hiệu ứng cho toàn văn cùng lúc; By Word: Hiệu ứng từ một; By Letter: Hiệu ứng cho ký tự một) - Ngăn Timing: Chọn thời gian dừng cho hiệu ứng  Delay: Thời gian dừng trước hiệu ứng bắt đầu  Start: Xem phần trước  Speed: Xem phần trước  Repeat: Chọn số lần lặp cho hiệu ứng đó None: là không lặp lại - Ngăn Text Animation:  Group text: Hiệu ứng nhóm hay còn gọi là phân cấp hiệu ứng As one object: Toàn văn có hiệu ứng lần; All paragraphs at one: Toàn văn đoạn có hiệu ứng lần; By levels paragraph: Phân cấp hiệu ứng  Automatically after second: Định thời gian tự động thi hành hiệu ứng  In reverse order: Đảo ngược hiệu ứng  Animate Attached shape: Hiệu ứng cho các hình vẽ chứa văn BÀI LIÊN KẾT TRONG SLIDE Hyperlink (Siêu liên kết) hiểu là nối kết từ vị trí này sang vị trí khác trang vị trí khác trên cùng trang Đích có thể cùng trình diễn ngoài trình diễn, là hình ảnh, địa E-mail, file, chương trình, Điểm đặt hyperkink có thể là text hình ảnh Khi NSD click vào Hyperlink, thì đích hiển thị Tạo liên kết văn bản, hình ảnh: - Chọn văn cần tạo liên kết - Vào Slide Show\Action Setting => xuất hộp thoại - Chọn * Ngăn Mouse Click: Với ngăn này, liên kết thực người sử dụng click chuột lên các liên kết đó + None: Hủy bỏ liên kết + Hyperlink to: Liên kết đến:  Next Slide: liên kết đến Slide  Previous Slide: Liên kết đến Slide trước  First Slide: Liên kết đến Slide đầu tiên  Last Slide: Liên kết đến Slide cuối cùng  Last Slide viewed: Liên kết đến Slide cuối cùng vừa thực  End show: Kết thúc Slide  Custom show: Hiển thị Slide theo ý muốn (Xem thêm phần sau)  Slides: Liên kết đến Slide nằm trình diễn hành định  URL: Liên kết đến địa mail, địa trang web Ví dụ như: mailto:info@123doc.org http://www tuoitre com.vn  Other PowerPoint Presentation: Liên kết đến trình diễn PP khác Ở mục này bạn phải định đúng đường dẫn đến tập tin trình diễn đó  Other File: Liên kết đến tập tin nào đó (chẵng hạn tập tin Word hay Excel) Khi liên kết đến thì chương trình liên quan đến tập tin này chạy và nội dung tập tin hiển thị + Run Program: Là liên kết đến chương trình thực thi nào đó Ví dụ như: Khi click vào liên kết thì cho hiển thị chương trình Word, Excel hay chương trình Calculator + Play sound: Cho phép có phát âm liên kết không Tất nhiên, chọn No sound là không phát âm thanh, Other sound là chọn âm khác ngoài âm mà PP định Lưu ý: Những tùy chọn khác anh (chị) tự nghiên cứu vì nó ít thông dụng, ít gặp nên tôi không trình bày đây * Ngăn Mouse Over: Các tùy chọn tương tự ngăn Mouse Click, khác chổ Mouse Over liên kết có hiệu lực NSD trỏ chuột lên liên kết Tạo các nút lệnh liên kết Liên kết hình ảnh, văn bản, nút lệnh tương tự nhau, khác hình thức liên kết mà thôi Để thay đổi dạng liên kết văn bản, hình ảnh ta có thể tạo các nút lệnh liên kết sau: - Vào Slide Show\Action Button => Chọn dạng biểu tượng - Click và vẽ lên Slide => xuất hộp thoại Action Setting trên Ở đây, bạn có thể thay đổi các thông số cho nó hoàn toàn giống phần (không trình bày lại) Chú ý: Để hủy bỏ liên kết, chọn đối tượng đã liên kết Slide đó => Slide Show\Action Setting => None -BÀI KỸ THUẬT TRÌNH DIỄN Chạy trình diễn Sau bước thiết kế thành công bạn có thể cho thi hành trình diễn để kiểm tra kết Cách thực sau: - Cách 1: Click vào biểu tượng góc bên trái cửa sổ - Cách 2: Ấn F5 - Cách 3: Vào Slide Show\View Show * Một số thao tác bàn phím sử dụng trình diễn:  Phím N, Enter, Space, : Thi hành hiệu ứng tiếp chuyển sang lide  Phím P, BackSpace, : Chuyển đến hiệu ứng trước chuyển sang slide trước  Phím B: Ẩn trình diễn và hiển thị màn hình đen  Phím W: Ẩn trình diễn và hiển thị màn hình trắng  Esc: Kết thúc trình diễn * Một số thao tác chuột sử dụng trình diễn: - Click: Thi hành hiệu ứng tiếp chuyển sang lide - Right Click: Bật menu hệ thống, sau đây là số chức năng:  Next: Tương đương với click chuột  Previous: Chuyển đến hiệu ứng trước chuyển sang slide trước  Go: Chuyển nhanh đến Slide định (Slide navigator: Bật hộp thoại chọn slide cần chuyển đến; By Title: Chuyển nhanh đến Slide với tiêu đề chọn)  Meeting Speaker note: Hiển thị hộp thoại yêu cầu NSD nhập nội dung ghi chú cho Slide  Pointer Options: Chọn trỏ hiển thị trình diễn Đặc biệt biểu tượng Pen dùng giảng giải vấn đề nào đó (hiểu cách nôm na là giảng viên cầm viên phấn ghi lên bảng)  Screen: Cho hiển thị màn hình trắng, đen muốn dừng trình diễn đế trình bày vấn đề khác  End Show: Kết thúc trình diễn Trình diễn tùy chọn: Trong tất các trình diễn, bạn muốn trình diễn số slide nào đó và thứ tự các slide đó không theo thứ tự liên tục Do đó ta phải thực trình diễn tùy chọn: - Vào Slide Show\Custom Shows => xuất hộp thoại sau: * Bổ sung trình diễn tùy chọn - Click nút New => xuất hộp thoại hình vẽ sa - Slide show name: Đặt tên cho trình diễn tùy chọn đó - Chọn Slide cần trình diễn khung Slides in Presentation => Click nút Add>> để bổ sung vào trình diễn đó khung Slide in custom show - Để loại bỏ slide nào đó khỏi Slide in custom show thì chọn Slide đó và click nút Remove - Để thay đổi vị trí các slide ta chọn Slide và click nút   - Cuối cùng click OK * Thay đổi lại trình diễn - Chọn tên trình diễn khung custom show => Click nút Edit - Hiệu chỉnh các thông số trên (đã nêu phần trên) * Để thực xóa trình diễn tùy chọn: chọn trình diễn cần xóa => Click nút Remove * Hiển thị trước để xem kết quả: Click nút Show * Copy: chép trình diễn chọn sang thành trình diễn khác tên Thiết lập tùy chọn hiển thị: - Vào Slide Show\Set up show => xuất hộp thoại sau: - Show type: Chọn chế độ hiển thị Slide Nên chọn mục Pressented by a speaker (full screen) để trình diễn hiển thị trên toàn màn hình - Loop continuously until 'ESC': Lặp lại trình diễn ấn ESC thì kết thúc - Show without narration: Hiển thị trình diễn mà không có âm - Show without animation: Hiển thị trình diễn mà không có hiệu ứng - Pen color: Chọn màu cho cây bút chiếu trình diễn - Show Slide: Chọn các slide tham gia vào trình diễn + All: Chọn tất các slide + From to Chọn các slide từ đến để thực trình diễn + Custom show: Chọn các slide tham gia trình diễn tự chọn -BÀI IN ẤN Định dạng trang in: Trước in ta nên thiết lập các thông số cho trang giấy, chiều in, số trang Cách thực sau: - Vào File\Page Setup => xuất hộp thoại (như hình vẽ) - Slides sized for: Chọn cở giấy cho Slide + On-Screen Show: Chọn cở giấy là độ rộng màn hình hiển thị + Hoặc có thể chọn cở giấy A4, A3, - Width: Độ rộng tờ giấy (nên để mặc định) - Height: Độ cao tờ giấy (nên để mặc định) - Number slides from: Số Slide - Orientation: Hướng in tờ giấy + Slides: Chọn hướng in cho các Slide (Portrail: In dọc; Landscape: In ngang) + Notes, handouts & outline: Chọn hướng in cho nội dung chú thích các slide Xem trước in Để in giấy chính xác thì bạn nên thực xem thử trước các cách sau: - Click nút Print Preview vào File\Print Preview ấn CTRL-F2 - Tại cửa sổ này ta có thể phóng to, thu nhỏ để xem thử Hoặc có thể chọn chế độ in bao nhiêu Slide trên mặt giấy In giấy Sau bước kiểm tra thành công bạn có thể in giấy cách sau: - Vào File\Print (hoặc ấn Ctrl-P) - Xuất hộp thoại sau, yêu cầu: - Khung Name: chọn tên máy in - Print Range: Chọn vùng in + All: In tất các slides + Current slide: In slide hành + Selection: In nội dung chọn + Custom show: Chọn các slide đã thiết lập tùy chọn hiển thị + Slides: Liệt kê các slide cần in - Print what: Nội dung in là gì? + Slides: Chỉ in nội dung các slide + Handouts: In nhiều slide trên trang giấy + Notes page: In các trang ghi chú các slide - Color/grayscal: Chọn thể loại in màu hay in đen trắng + Color: In màu + Grayscal: In có sử dụng nền, đen trắng + Pure Black and White: Chỉ in nội dung, không in định dạng, hình và in đen trắng - Slide per page: Số slide in trên mặt giấy (chỉ có tác dụng chọn Handouts phần print what - Scale to fit paper: Tự động điều chỉnh cho vừa với trang giấy (Những thông số khác, anh chị để mặc định, không nên chọn) - Cuối cùng click OK