Giáo trình tin học cơ bản phần 2 tập đoàn microsoft

3 Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK.1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THOÁT KHỎI EXCEL  Lưu sổ tính Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính: 1 Nhấp chuột vào biểu tượng Save trên thanh cô

PHẦN IVCHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH

(16 tiết)

BÀI 1 : LÀM QUEN VỚI EXCEL

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, địnhdạng và tính toán dữ liệu số Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng -và-cột,với đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toánhay giấy đồ thị Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với

kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác

mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có th ể có ích Giáo viênthường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thườngcất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel.Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơbản như khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng

Nội dung bài học bao gồm:

o Khởi động Excel

o Thám hiểm cửa sổ Excel

o Giới thiệu về sổ tính và trang tính

o Mở một hoặc nhiều sổ tính

o Tạo sổ tính mới

o Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel

Kết thúc bài học này học viên có thể:

o Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và trang tính.

o Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng.

1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH EXCEL

Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Từ nút Start của Windows

Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003.

Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của

1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL

Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính nhưminh họa dưới đây:

Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel:

 Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang

được mở

 Thanh công cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng

tính thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này

 Thanh công thức: Hiển thị địa chỉ ô dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho

phép nhập và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiệntại

 Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất.

 Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính.

 Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn

thảo, kết quả cộng đơn giản…

Thanh công cụ Thanh công thức

Thanh tiêu đề

Thanh cuộn ngang/ dọc

Thanh trạng thái Các thẻ trang tính

Thanh thực đơn

VÙNG TRANG TÍNH

 Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang làm việc với trang tính nào và cho

phép bạn di chuyển giữa các trang tính

1.3 KHÁI NIỆM VỀ SỔ TÍNH VÀ TRANG TÍNH

Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính

(workbook) Trong sổ tính có nhiều trang tính (worksheet) Một sổ tính cóthể chứa tối đa 255 trang tính

Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C Z,

AA , AB, AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536

Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel:

Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặttên là Sheet1, Sheet2, Sheet3, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và

chúng được đặt tên tăng dần là sheet4, sheet5,…

Hình minh họa các trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3

 Ô – Cell

Ô của trang tính là giao của một cột và một hàng Ô trên trang tính có địachỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự hàngđứng sau Ví dụ địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng trên bảng

Hộp thoại Open xuất hiện.

2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thông qua ô Look in.

3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấpOpen, hoặc:

Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở

 Mở nhiều sổ tính cùng lúc

1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open hoặc mở thực File, chọn lệnh Open.

Hộp thoại Open xuất hiện.

2) Chọn thư mục chứa các sổ tính cần mở thông qua ôLook in.

3) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl.

1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI

 Tạo sổ tính mới theo mẫu khuôn mặc định

Bạn nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn hoặcnhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

 Tạo sổ tính mới theo khuôn mẫu lựa chọn

Khuôn mẫu sổ tính: Thông thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn

muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính Mỗikhi tạo một sổ tính mới, bạn có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khuônmẫu sổ tính đã có sẵn Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là.xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốcđược tạo ra Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên Để tạokhuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các thànhphần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin .xlt.

Bạn thực hiện các bước sau để mở một

số tính mới theo khuôn mẫu sẵn có:

1) Mở thực đơnFile , chọn lệnh New.

Ô New Templates xuất hiện bên phía

phải cửa sổ Excel.

2) Trong phần Templates, chọn On my

computer.

Hộp thoại Templates xuất hiện.

3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK.

1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THOÁT KHỎI EXCEL

 Lưu sổ tính

Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính:

1) Nhấp chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc

ấn tổ hợp phímCtrl + S Hộp thoại Save as xuất hiện.

2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư

mục My Document).

3) Nhập tên sổ tính vào ô File name.

4) Nhấp nút Savehoặc ấn phímEnter để ghi sổ tính.

oChọn Yes: Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính

(hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽđóng sổ tính lại

oChọn No: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó

o Thám hiểm cửa sổ Excel

o Khái niệm về sổ tính và trang tính

o Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có

o Tạo sổ tính mới

o Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

1 Ô (cell) trong Excel là gì?

2 Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhiêu trang tính?

3 Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu?

4 Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì?

5 Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tínhnày là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls Đóng chương trình Excel

BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI Ô, HÀNG, CỘT, TRANG TÍNH

Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạngngày tháng) vào ô Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu,bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạnthường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thôngtin vào bảng hoặc xóa một dòng thôn g tin không cần thiết Như vậy, trong quátrình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính,hàng, cột và ô Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn cóthể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiệ n

Nội dung bài học bao gồm:

o Trang hiện hành và ô hiện hành

o Di chuyển giữa các trang tính

o Thêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính

o Tìm kiếm và thay thế

o Sắp xếp dữ liệu

Kết thúc bài học này bạn có thể:

o Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô.

o Nhập các loại dữ liệu vào ô

o Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

o Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí bạn đề ra.

2.1 Ô HIỆN HÀNH, TRANG HIỆN HÀNH

 Trang hiện hành

Trên sổ tính đang làm việc, tại một thời điểm bạn chỉ có thể thao tác với

các ô trên một trang tính, trang này được gọi là trang hiện hành.

Sheet1 là trang tính hiện hành.

Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơngiản là nhấp chuột vào tên của trang tính đó

 Ô hiện hành

Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ô,

ô đó được gọi là ô hiện hành

Ô A1 là ô hiện hành.

2.2 CÁC LOẠI CON TRỎ

Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau:

 Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang Một đường bao đậm

sẽ xuất hiện xung quanh ô hiện hành

 Con trỏ soạn thảo: Có hình dạng thanh đứng màu đen, nhấp nhá y, xác

định vị trí nhập dữ liệu cho ô

 Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên

bảng tính

2.3 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

 Các phím thường dùng

- PhímTab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột.

- Phím Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc

- Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu

- Nhập vào dữ liệu từ bàn phím, sử dụng các phím Backspace và Delete

để xóa kí tự Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến hàng cần nhập.

- Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã

nhập NhấnEnterđể đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nh ập

 Chỉnh sửa dữ liệu

Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau:

- Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc

Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa.

Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "- " trước số đó hoặc nhập số vào

giữa cặp ngoặc đơn ( ) Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu " " để

ngăn cách phần nguyên với phần thập phân

 Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng

Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số Kiểu v iết ngày

tháng được hệ điều hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel Thông thường là nhập theo khu ôn mẫu dạng: tháng - ngày -

năm.

Ví dụ:

Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuấthiện trong ô là 22-06-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúngkiểu viết ngày tháng)

Nếu bạn nhập vào ô nội dung 06-22-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuấthiện trong ô là 6/22/06, đây là giá trị kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết ngàytháng)

Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô.Nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiển thịđược hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######"

Chú ý:

oGiá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng t a thayđổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình

oKhi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu

 Nhập dữ liệu kiểu văn bản

Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống.

Ví dụ:

- 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A

- 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách)

Khi số kí tự nhập vào lớn hơn độ rộng của của ô và ô bên phải còn trốngthì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải.

Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thìExcel che dấu các kí tự vượt quá ô Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị

Bạn thực hiện theo các bước sau:

1) Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn

2) Ấn và giữ phím Shift rồi kích chuột vào ô dưới cùng bên phải.

3) Địa chỉ của vùng chọn sẽ được hiển thị theo khu ôn dạng: Địa chỉ ô đầu:Địa chỉ ô cuối Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là: B1:D4.

Chọn vùng ô theo hình chữ nhật.

oChọn vùng ô rời rạc

Bạn thực hiện theo các bước sau:

1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật

2) Ấn và giữ phím Ctrltrong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo.3) Nhả phímCtrl khi kết thúc.

1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn

2) Ấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy.

3) Thả phím Shiftkhi kết thúc

oChọn dãy cột rời rạc

1) Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

2) Ấn và giữ phímCtrltrong khi bạn nhấp chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo.3) Thả phím Ctrl khi kết thúc.

Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F.

 Chọn hàng

oChọn một hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc.

oChọn dãy dòng liền kề nhau

1) Nhấp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc d ưới cùng củadãy) trên đường viền dọc

2) Giữ và ấn phím Shiftvà nhấp vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy.3) Thả phím Shift khi kết thúc.

oChọn dãy hàng rời rạc

1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục

2) Ấn và giữ phímCtrl trong khi nhấp chọn hàng hoặc dãy hàng tiế p theo.

oNhấp chuột vào nút giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc.

2) Mở thực đơn Insert , chọn Rows (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng

bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống).

 Xóa hàng

Bạn thực hiện các bước sau để xóa hàn g:

1) Chọn các hàng cần xóa

2) Mở thực đơn Edit , chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng

bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống).

 Thêm cột

Bạn thực hiện các bước sau để thêm cột:

1) Chọn số cột bạn cần thêm

2) Mở thực đơn Insert , chọn Columns (hoặc nhấp chuột phải vào các cột

bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống).

 Xóa cột

Bạn thực hiện các bước sau để xóa cột:

1) Chọn các cột cần xóa

2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn

vừa chọn rồi chọn lệnhDelete từ hộp lệnh thả xuống).

 Thêm ô/vùng ô

Bạn thực hiện các bước sau để thêm ô hoặc một vùng ô:

1) Chọn ô hoặc vùng ô cần thêm

2) Mở thực đơn Insert và chọn Cells (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc

vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Inserttrong hộp lệnh thả xuống)

Hộp thoại Insert xuất hiện.

3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK

Giải thích các mục trong hộp thoại Insert:

oShift cells right: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí

chèn sang bên phải

oShift cells down: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô nằm dưới vị

trí chèn xuống dưới

oEntire row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới.

oEntire column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải.

 Xóa ô/vùng ô

Bạn thực hiện các bước sau để xóa ô hoặc một vùng ô:

1) Chọn ô hoặc vùng ô cần xóa

2) Mở thực đơn Insertvà chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc

vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Deletetrong hộp lệnh thả xuống)

Hộp thoại Delete xuất hiện.

3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK.

Giải thích các mục trong hộp thoại Delete:

oShift cells left: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang

bên trái

oShift cells up: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô nằm dưới vị trí xóa

lên trên

oEntire row: Xóa cả dòng và đẩy các dòng từ vị trí xóa lên trên.

oEntire column: Xóa cả cột và đẩy các cột từ vị trí xóa sang trái.

2.6 THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC HÀNG/ CỘT

Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải Chiều cao hàngđược đặc trưng bởi mép trên và mép dưới

1) Co giãn kích thước cột

Bạn thực hiện các bước sau để có giãn kích thước cột:

Mép dưới dòng 6

Cạnh phải cột B

1 Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột sao cho con trỏ chuộtbiến thành mũi tên hai chiều.

2 Nhấn và giữ phím chuột rồi kéo di sang phải hoặc trái để tăng hoặcgiảm kích thước của cột

2) Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột cùng lúc

1 Chọn dãy các cột cần phải co, giãn kích thước

2 Di con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn saocho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều

3 Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng cáccột

3) Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột

Bạn làm theo các bư ớc sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột:

1 Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau

2 Mở thực đơnFormat, chọn Column, chọn Width

Hộp thoại Column Width xuất hiện.

3 Nhập kích thước cột vào ô Column width và nhấp OK để kết thúc.

 Thay đổi chiều cao hàng

Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi chiều cao một hàng/nhiều hàng

1 Chọn hàng hoặc các hàng muốn thay đổi

2 Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một hàng

3 Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiềucao hàng

 Đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng

Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng:

1 Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau

2 Mở thực đơnFormat, chọn Row, chọn Height

Hộp thoại Row Height xuất hiện.

3 Nhập chiều cao cho hàng trong ô Row height, nhấp OK để kết thúc 2.7 GIẤU VÀ BỎ GIẤU HÀNG/ CỘT

 Giấu hàng

1 Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu

2 Mở thực đơn Format , chọn Row rồi chọn Hide (hoặc nhấp chuột

phải vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả

xuống)

 Hiện hàng bị giấu

1 Chọn vùng các hàng trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trênbạn phải chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn)

2 Mở thực đơn Format , chọn Rowrồi chọnUnhide (hoặc nhấp phải

chuột vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh

thả xuống)

 Giấu cột

1 Chọn cột (hoặc dãy cột) cần giấu

2 Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Hide (hoặc nhấp

phải chuột vào vùng cột vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh

thả xuống)

 Hiện cột bị giấu

1 Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu

2 Mở thực đơn Format, chọn Columnrồi chọnUnhide (hoặc nhấp

phải chuột vào vùng cột vừa chọn, chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh

thả xuống)

2.8 CỐ ĐỊNH VÀ BỎ CỐ ĐỊNH HÀNG/CỘT TIÊU ĐỀ

 Cố định hàng/cột tiêu đề

Khi nhập trang tính có nhiều cột, nhiều hàng, bạn sẽ có nhu cầu cố địnhmột số hàng và cột trên trang tính trong khi các hàng và cột tiếp theo vẫn đượccuộn

Bạn thực hiện việc này như sau:

1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định

2) Mở thực đơnWindow, chọn Freeze panens.

 Hủy bỏ cố định hàng/cột tiêu đề

Mở thực đơn Window, chọn Unfreeze panens.

2.9 CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI TRANG TÍNH

 Di chuyển giữa các trang tính

Một sổ tính có nhiều trang tính Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấpchuột vào tên trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown).

 Thêm trang tính

Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính được đặt tên

là Sheet1, Sheet2, Sheet3 Để thêm trang bảng tính bạn thực hiện các bước sau:

1 Nhấp chuột phải vào tên của một trang tính bất kỳ chọn Insert từ hộp

lệnh thả xuống

Hộp thoại Insert xuất hiện.

2 Chọn mẫu trang tính cần thêm mới trong thẻ General.

Chú ý: khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ

liệu trong trang tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý

 Nhân bản trang tính

Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này làrất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, vídụ: bảng lương, bảng bán háng hóa,… Bạn thực hiện chức năng này như sau:1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao

2) Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột vào tên

trang tính cần tạo bản sao, chọnMove or Copy từ hộp lệnh thả xuống).

Hộp thoại Move or Copy xuất hiện.

3) Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang

bảng tính vừa chọn

4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ

được đặt trước trang bảng tính nào)

5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này,Excel sẽ thực hiện chức năng di chuyển trang tính)

6) Nhấp nútOK.

 Đổi tên trang tính

1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên

2) Nhập vào tên mới

3) ẤnEnter từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính

2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ô Find what.

3) Nhấp nútFind Next để tìm kiếm.

4) Nếu tìm thấy dữ liệu, con trỏ ô sẽ tự động chuyển về ô có chứa dữliệu đó

5) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính

và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dướihộp thoại

6) Nhấp nútClose để kết thúc tìm kiếm.

 Thay thế dữ liệu

1) Mở thực đơnEdit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H).

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô Find what.

3) Nhập dữ liệu thay thế trong ôReplace with.

4) Nhấp nútFind nextđể tìm kiếm

5) NhấpReplaceđể thay thế lần lượt

6) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính

và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dướihộp thoại

7) Nếu chọn Replace all, Excel sẽ tự động thay thế tất cả dữ liệu tìm

được bằng dữ liệu có trong ôReplace with.

8) Nhấp nútCloseđể kết thúc

2.11 SẮP XẾP DỮ LIỆU

Khái niệm vùng dữ liệu: Là vùng địa chỉ có ít nhất hai hàng, trong đó

hàng đầu chứa tiêu đề của vùng dữ liệu, hàng tiếp theo chứa nội dung của vùng

dữ liệu gọi là bản ghi (Record) Các vùng dữ liệu được cách nhau bởi một cộttrống và một hàng trống

Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau:

1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp

2) Mở thực đơnData, chọn Sort.

Hộp thoại Sort xuất hiện.

3) Nếu chọn Header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu

cần sắp xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu

4) Nếu chọn No header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu

cần sắp xếp và bao gồm cả phần tiêu đề của vùng dữ liệu

5) Trong ôSort by, nhấp chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp chính.

6) Trong các ôThen by, chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp tiếp theo.

7) Nếu chọnAscending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần.

8) Nếu chọnDescending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần.

9) Kết thúc nhấpOK.

TỔNG KẾT BÀI

Trong bài học này bạn đã học các nội dung:

oTrang hiện hành và ô hiện hành

oDi chuyển giữa các trang tính

oThêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính

oTìm kiếm và thay thế

oSắp xếp dữ liệu

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

1 Hình dáng con trỏ ô, con trỏ nhập như thế nào?

2 Tại một thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô?

3 Trình bày hai cách nhập số âm

4 Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel

5 Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel

6 Trình bày cách thêm 5 hàng

7 Mở Excel và tạo một bảng có nội dung như dưới đây:

Lưu ý: Bạn có thể không cần tạo đường viền (do nội dung này chưa học).

8 Dùng chức năng tìm kiếm và thay thế để thay thế “Điểm toán” bằng

“Điểm lý”

9 Sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột “Điểm Trung bình”

10 Lưu trang tính trong tệp tin: Bai2.xls.

BÀI 3: ĐỊNH DẠNG TRANG TÍNH

Trong bài này, bạn sẽ học cách định dạng văn bản, định dạng số và địnhdạng ngày tháng Bạn cũng sẽ học cách thêm các đường viền quanh các ô đượcchọn và học cách kết hợp nhiều ô thành một ô đơn nhất

Bài học bao gồm các nội dung sau:

3.1 ĐỊNH DẠNG SỐ

Bạn thực hiện các bước sau để định dạng dữ liệu số:

1) Chọn ô dữ liệu muốn định dạng

2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells.

Hộp thoại Format cells xuất hiện.

3) Chọn thẻNumber.

4) Chọn mụcNumber trong nhóm định dạng Category.

5) Trong ô Decimal places: nhập vào số chữ số được hiển thị sau dấu

thập phân

6) Nếu nhấp chọn vào Use 1000 sperator (,), Excel sẽ sử dụng dấu phẩy

(,) để ngăn cách nhóm hàng nghìn (3 chữ số) của số có nhiều chữ số Ví dụ:1,000,000

1) Chọn các ô cần định dạng.

2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells.

Hộp thoại Format cell xuất hiện.

3) Chọn mụcDate trong nhóm định dạng Category.

4) Nhấp mục Locale (location) để chọn định dạng ngày cho từng khu

vực

5) Trong ôType chọn kiểu định dạng ngày tháng cần sử dụng.

6) Nhấp nútOK.

Chú ý: Để định dạng ngày tháng theo ý bạn, trong nhóm định dạng

Category chọn Custom, nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy (kiểu định dạng ngày

tháng của Việt Nam) vào ôType, nhấp nút OK.

3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRONG Ô

Bạn thực hiện các bước sau để định dạng văn bản trong ô:

1) Chọn các ô cần định dạng

2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells.

Hộp thoại Format cell xuất hiện.

3) Chọn thẻFont.

- Trong ôFont: bạn lựa chọn phông chữ cần sử dụng.

- Trong ô Font Style: bạn chọn kiểu hiển thị cho văn bản, gồm các lựa

chọn: chữ thường (Regular), chữ nghiêng ( Italic), chữ đậm (Bold), chữ đậm và nghiêng (Bold Italic).

- Trong ô Size: bạn nhấp chọn cỡ chữ (hoặc nhập trực tiếp giá trị độ lớn

của chữ vào ô size)

- Trong ô Underline: bạn chọn kiểu chữ gạch chân, mặc định là none

(không sử dụng chức năng này), có hai lựa chọn thường dùng là: gạch chân đơn(Single) và gạch chân đôi (Double)

- Trong ô Color: bạn chọn màu cho văn bản, mặc định là màu đen

Nếu chọn phương pháp căn lề thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ,bạn chỉ có thể căn lề theo chiều ngang của ô, để căn lề theo chiều dọc của ô bạnthực hiện như sau:

1) Chọn các ô cần căn lề

2) Mở thực đơnFormat, chọn Cells.

Hộp thoại Format cell xuất hiện.

3) Chọn thẻAlignment.

4) Nhấp vào ô Vertical để chọn kiểu căn lề theo chiều dọc, với các lựa

chọn: căn lề trên (Top), căn lề dưới (Bottom), căn giữa ô (Center).

5) Nhấp nútOK.

3.5 TẠO ĐƯỜNG VIỀN BẢNG

Khi quan sát một trang tính, bạn sẽ thấy có các đường kẻ ngang và dọctạo thành các ô địa chỉ Thực chất đây là các đường viền ảo, để tạo đường viềncho bảng tính, bạn thực hiện như sau:

1) Chọn vùng ô cần tạo đường viền

2) Mở thực đơnFormat , chọn Cells.

Hộp thoại Format cell xuất hiện.

3) Chọn thẻBorder.

4) Trong ôStyle nhấp chọn kiểu đường viền.

5) Trong ôColor nhấp chọn màu viền, mặc định là màu đen (Automatic).

6) Nhấp nútOutline để tạo đường viền ngoài.

7) Nhấp nútInside để tạo đường viền trong.

8) Nhấp nútNone để hủy bỏ viền.

9) Kết thúc nhấp nútOK.

Chú ý: Để thêm/bớt hoặc định dạng một đường viền nào đó, bạn chỉ cần

chọn lại các thông số đường viền rồi nhấp chuột vào đường viền đó tại khungBorder

3.6 HỢP NHẤT Ô

Để gộp nhiều ô thành một ô, bạn thực hiện như sau:

1) Chọn các ô cần gộp thành một (các ô phải liền nhau)

2) Mở thực đơnFormat, chọn Cells.

Hộp thoại Format cell xuất hiện.

3) Chọn thẻAlignment.

4) Nhấp vào lựa chọn Merge cells.

5) Nhấp nútOK.

Chú ý: Để đơn giản thao tác gộp này, sau khi chọn các ô cần gộp bạn

nhấp vào nútMerge and center trên thanh công cụ định dạng

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

1 Theo mặc định, dữ liệu số được căn theo lề nào? dữ liệu văn bản đượccăn theo lề nào?

2 Trình bày cách áp dụng đường viền cho một ô hoặc m ột vùng ô

3 Trình bày cách hợp nhiều ô thành một ô

4 Trình bày cách căn lề theo chiều thẳng đứng.

5 Tạo một sổ tính mới, nhập bảng dữ liệu dưới đây rồi lưu sổ tính vào ổcứng (dưới tên Bai3.xls)

BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ

Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng rất được ưa thích của bảng tínhExcel Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tínhthuyết phục Người xem rút ngay ra được những kết luận cần thiết từ các biểu

đồ, đồ thị mà không cần giải thích dài dòng

Bạn có thể dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vàonhững số liệu trên bảng tính hiện hành Excel còn cho phép thay đổi cách trìnhbày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú…

Bài học bao gồm các nội dung sau:

oTạo biểu đồ dùng chart wizard

oDi chuyển, đổi cỡ và xoá biểu đồ

oSửa đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn trục

oDi chuyển và định dạng các thành phần của biểu đồ

oThay đổi kiểu biểu đồ và dữ liệu nguồn

4.1 TẠO BIỂU ĐỒ DÙNG CHART WIZARD

Chart Wizard hướng dẫn bạn các bước của quá trình tạo một biểu đồ Khibạn hoàn thành từng bước, trình cài đặt sẽ nhắc để bạn chọn tiếp

Để tạo biểu đồ với Chart Wizard, bạn thực hiện như sau:

1) Chọn vùng dữ liệu cần biểu diễn trên biểu đồ

2) Mở thực đơn Insert, chọn Chart (hoặc nhấp vào nút Chart Wizart

trên thanh công cụ định dạng)

Hộp thoại Chart wizard xuất hiện.

3) Nhấp chọn thẻ Standard Types Trong mục Chart type: nhấp chọn

kiểu biểu đồ cần sử dụng

 Column: Biểu đồ hình cột đứng.

 Bar: Biểu đồ cột ngang

 Line: Biểu đồ gấp khúc với các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu.

 Pie: Biểu đồ hình quạt tròn Biểu diễn số liệu dạng phần trăm.

 XY: Biểu đồ phân tán XY So sánh dữ liệu từng đôi một.

 Rada: Biểu đồ mạng nhện có các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu.

 Surface: Biểu đồ 3 chiều (3D).

Chú ý: Khi bạn nhấp chọn một kiểu biểu đồ tại mục Chart Type, tại ô

bên phải mục Chart Sub-Type sẽ hiển thị các biểu đồ con của nó, bạn nhấp

chọn một biểu đồ trong danh sách đó (ví dụ ở đây chọn biểu đồ Pie) Sau khi

nhấp chọn kiểu biểu đồ bạn nhấp nút Press and hold to view sample để xem

trước cách hiển thị của dữ liệu bạn chọn trên biểu đồ như thế nào

4) Nhấp nútNextđể sang bước thứ hai

Hộp thoại Chart Source Data xuất hiện.

Trong hộp thoại này, ở mục Data range , bạn nhấp vào biểu tượng mũi

tên màu đỏ để chọn vùng dữ liệu (vì bạn đã chọn vùng dữ liệu rồi do vậy ở hộp

thoại này bạn không phải chọn lại nữa, nếu thay đổi vùng dữ liệu bạn mới phảichọn lại), kết quả sau khi chọn dữ liệu, Execl sẽ mô phỏng dữ liệu bạn chọntrên biểu đồ.

5) Nhấp nútNextđể sang bước thứ ba

Hộp thoại Chart Options xuất hiện.

o Nhấp thẻ Titles cho phép bạn nhập vào tiêu đề cho biểu đồ, nhãn cho

các trục (biểu đồ hình Pie không có nhãn trục)

o Nhấp thẻ Legend cho phép bạn thêm lời ghi chú.

o Nhấp thẻ Data lables cho phép bạn chọn nhãn dữ liệu nào được hiển

thị trên biểu đồ

6) Nhấp nútNextđể sang bước thứ tư

Hộp thoại Chart Location xuất hiện.

o Nếu bạn chọn As new sheet: biểu đồ được tạo và nằm trên mộ t trang

bảng tính mới