Giáo trình tin học quản lý phần 2 potx

Phần 1: Sử dụng Excel quản lý Trên cửa sổ này, Excel cho phép người dùng đưa vào mật để mở khóa bảo vệ sheet Tiếp theo, người dùng chọn nội dung cần bảo vệ danh sách lựa chọn bên Mặc định Excel cho phép chọn (bơi đen) liệu, ngồi chức khác định dạng ô liệu, định dạng hàng, cột, thêm cột, hàng v.v bị cấm Để cho phép chức này, click chọn lựa chọn tương ứng 1.3.3.4 Bảo vệ ô liệu Chức bảo vệ ô liệu cho phép khóa liệu ẩn đi, khơng cho phép hiển thị bảng tính Để thực bảo vệ ô liệu, click chuột phải vào ô liệu tương ứng chọn Format cells … Tiếp theo, cửa sổ chọn Protection 21 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý Lựa chọn Locked cho phép khóa nội dung liệu, lựa chọn Hidden cho ẩn nội dung ô Chú ý lựa chọn có tác dụng ta thực việc bảo vệ Sheet (như trình bày trên) Do vậy, ta thấy liệu Excel có lựa chọn mặc định Locked, nhiên nội dung thay đổi sheet chưa bảo vệ Ẩn hàng, cột, sheet bảng tính Để ẩn hàng, cột, sheet bảng tính, lựa chọn hàng, cột, sheet tương ứng chọn menu Format > Row (Column, Sheet) chọn Hide Để cho hàng, cột, sheet ẩn trước đó, chọn Unhide từ menu tương ứng 22 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý CHƯƠNG 2: SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO 2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ THỐNG KÊ THÔNG DỤNG 2.1.1 Sử dụng hàm IF Trong thực tế, tính tốn số liệu xử lý tốn cơng việc, người dùng cần giải vấn đề có dạng: “Nếu liệu đầu vào này, tơi muốn đầu Ngược lại, tơi muốn có đầu khác.” Với tốn có dạng trên, Excel cung cấp hàm hữu ích giúp người dùng xử lý cách xác hiệu Đó hàm IF mà xem xét sau Để tiện cho bạn đọc nắm cách sử dụng hàm, xem xét ví dụ sau: Ví dụ: Ta có bảng liệu gọi (điện thoại) khách hàng Công việc cần thực tính cước cho gọi dựa vào độ dài (tính theo giây) đơn giá cước gọi (tính theo hướng gọi) Yêu cầu nghiệp vụ tốn là: gọi coi bình thường dài giây, cước độ dài gọi nhân với giá Ngược lại, gọi nhỏ giây coi gọi “lỗi” khách hàng bị tính cước ½ cước bình thường Khi ta có bảng tính sau: Với tốn trên, sử dụng hàm IF Excel để tính tốn giá trị cột “Thành tiền” Cú pháp hàm IF sau: IF(, , ) Lưu ý: Khi áp dụng vào Excel, không sử dụng dấu >, < Ở đưa vào để bạn đọc dễ dàng nhận cách biệt tham số hàm Trong đó, ý nghĩa biểu thức (tham số) hàm IF sau: - Biểu thức logic: Thường phép tốn so sánh kết cho ta khả năng: sai Biểu thức thường sử dụng toán tử so sánh =, > , = (lớn bằng), = 6, Thành tiền = Thời gian liên lạc * Giá cước , Thành tiền = Thời gian liên lạc * Giá cước/2 Điều hiểu sau: Nếu thời gian liên lạc lớn hay 6s “Thành tiền” tính thời gian liên lạc nhân với giá cước Ngược lại, nghĩa thời gian liên lạc nhỏ 6s, “Thành tiền” tính thời gian liên lạc nhân với cước chia đơi Từ đó, ta có cơng thức cho cột “Thành tiền” sử dụng hàm IF sau: Sau viết hàm IF cho ô cột thành tiền (Ở ô F:2), áp dụng công thức tương tự cho tồn khác từ F:3 đến F:6 cách sau: - Chọn ô F:2 (click chuột vào ô này) di chuyển chuột đến góc bên phải ô F:2 trỏ chuột chuyển thành dấu hình chữ thập nhấp đúp chuột Khi tồn cột “Thành tiền” áp dụng công thức giống ô đầu tiên: Như vậy, Excel giúp tính tốn cách xác theo yêu cầu nghiệp vụ tốn đặt Nhìn vào bảng trên, ta thấy, gọi đến Vinaphone (cuộc gọi thứ 2), giá cước cho giây 50Đ thời gian 4s thành tiền có 100Đ gọi bị tính nửa so với giá bình thường 2.1.2 Hàm IF lồng Như nói trên, hàm IF cơng cụ hữu ích phải xử lý toán mà liệu đầu vào “rẽ nhánh” làm nhánh (nghĩa liệu hai trạng thái, cụ thể ví dụ lớn 6s hay nhỏ 6s) Tuy nhiên, thực tế nhiều lại gặp phải toán mà liệu đầu vào “rẽ nhánh” làm nhiều nhánh khác Một ví dụ đơn giản phổ thơng toán xếp hạng học sinh Giả sử có mức xếp hạng học sinh dựa vào điểm trung bình chung mơn học sau: - Nếu điểm trung bình nhỏ học sinh bị xếp hạng Yếu - Nếu điểm trung trình từ 4.0 đến 5.0 xếp hạng Kém - Nếu điểm trung bình từ 5.0 đến nhỏ 6.5 xếp hạng Trung bình 24 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý - Từ 6.5 đến nhỏ 8.0 xếp hạng Khá - Từ 8.0 đến nhỏ 9.0 xếp hạng Giỏi - Từ 9.0 xếp hạng Xuất sắc Với toán vậy, việc sử dụng hàm IF theo cách thực Tuy nhiên, Excel cung cấp cho cách dùng hàm IF lồng để thực toán Cụ thể, Excel cho phép sử dụng hay nhiều hàm IF khác hàm IF ban đầu Để đơn giản khơng tính tổng qt, trở lại với ví dụ tính cước cho khách hàng sử dụng điện thoại Với nghiệp vụ yêu cầu tương tự cũ, ta thêm vào sách khuyến Theo đó, khách hàng gọi nhiều (cuộc gọi có độ dài lớn 30 phút = 1800s) giảm 5% giá cước tổng số cước họ phải trả tính theo thời gian gọi đơn giá cước theo số bị gọi Khi áp dụng việc sử dụng hàm IF lồng sau: “Nếu thời gian liên lạc nhỏ 6s, cước Thời gian liên lạc*Giá cước/2 Ngược lại, thời gian liên lạc nhỏ 1800s (và tất nhiên lớn 6s) cước Thời gian liên lạc * giá cước Cuối cùng, thời gian liên lạc lớn 1800s cước Thời gian liên lạc * giá cước * 95% (Giảm giá 5%).” Như cơng thức để tính cước sau: IF(Thời gian liên lạc